СВ-Принт

УТ 8.2 & УПП : Управленческий & Торговый учет

1. Предисловие
Цель данной статьи – помочь найти рациональные пути решения задач т.н. «управленческого учета» (далее УУ) средствами программы «УПП».
Конечно, оптимальный выбор путей решения (для таких непростых задач как УУ) неоднозначен и всегда зависит специфики работы и организации вашей ИТ-системы.
Однако, как показывает практика, т.н «базовые задачи» (и известные трудности их решения) у большинства компаний совпадают.
И не смотря на то, что (в отличии от регламентного учета) организация УУ в разных компаниях различается (а в этом и есть самая главная сложность методологической организации и постановки задач УУ!), практический «круг задач» — известен. Т.е можно говорить о т.н. «сводной модели УУ», которая частично и реализуется в разных компаниях.
И так же при этом нужно понимать, что если у вашей компании (допустим) пока не стоит задача перераспределить некоторую затрату между центрами затрат (сейчас затрата относиться всегда на один центр ), то (вполне вероятно) завтра руководство вашей компании поставит новую задачу «обеспечить перераспределение».
Таким образом, при проектировании информационной системы, нужно заранее понимать возможный «круг задач», «что бы не пришлось потом переписывать» всю вашу конфигурацию.
К сожалению, очень многие допускают такие ошибки проектирования. И, пожалуй, среди всех контуров учета, которые мучительно и долго (а следовательно — дорого) «переписываются» «лидирует» (в большинстве случаев) УУ.
В данной статье некоторая классификация задач (и путей их решения) приведена в разделах №3 и №4.
Сразу хочу уточнить, что в этой статье я буду (в первую очередь) рассматривать задачи, которые наиболее актуальны для предприятий т.н. «среднего бизнеса». Т.е не буду рассматривать задачи планирования / бюджетирования, а так же консолидации и формированию отчетности по международным стандартам.
И еще (обращаю ваше внимание), если у вас ранее не было опыта в решении задач автоматизации УУ, то в статье есть раздел №2, который поможет вам быстрее «войти в курс дела».
Раздел №2 поможет раскрыть понятия УУ, что бы было проще понять суть задач УУ и не упустить важные моменты при проектировании информационной системы.
2. Управленческий учет — это..
Все (с разных сторон) говорят про «УУ» и понятие УУ сильно «перегружено». Кто-то (например) полагает, что задача УУ — это расчет прибыли от продаж товаров и расчет долгов контрагентов; для кого-то УУ – это планирование платежей; для кого-то — формирование бюджетов и т.д…
Как известно, «нельзя объять необъятное, и по этому нужно ясно определится: решение какой задачи (задачи «миниум»!) обеспечивает, с позиции среднего бизнеса (так выбрано было ранее) реализацию контура УУ.
Так же важно понимать, что УУ никогда не существует (не может существовать) «сам по себе». Т.е он обязательно основывается на данных, которые предоставляет ему т.н «оперативный учет».
В УПП (в документах) есть признак «отразить в упр. учете», однако не следует понимать это буквально. Т.е » функционал упр. учета конфигурации УПП» можно использовать и как «оперативный учет», и как «управленческий учет», а можно не использовать его вовсе.

Для целей УУ отражать хозяйственные операции «в реальном времени» не требуется. Зато обязательно требуется (там, где это возможно) их финансовая оценка.
В качестве «оперативного» вполне может выступать бухгалтерский учет и (для целей УУ) это хороший вариант.
Здесь главное условие — предоставить все необходимые (для УУ) данные «в срок» (обычно, до конца текущего месяца).
Какие-то данные (например, выручка и движение денежных средств) обычно требуется предоставлять ежедневно, так как по этим данным формировать отчеты (например, анализ движения денежных средств) обычно хотят ежедневно.
—————
Далее, (для понимания задач УУ), я приведу ряд «распространенных понятий» о том «что такое УУ». Каждое такое понятие «от части» справедливо, «отчасти» – нет.
Я прокомментирую данные понятия и (в итоге), сформулирую «практическое» понятие УУ и задачу «миниум» его реализации.
——————
(1) УУ — это более детальный и точный учет, чем бухгалтерский…
Это может быть так, но далеко не всегда. Подсистема регламентного учета УПП является мощным инструментом, который позволяет вести учет как на плане счетов, так и дополнительный (т.е. более детальный) учет на регистрах учета (например – регистры учета НДС). Так же на плане счетов «Хозрасчетный» предусмотрена возможность использования различных аналитик . И в т.ч. УПП обеспечивает возможность добавлять свои аналитики (субконто).
В итоге, если ваша детализация бух. учета «покрывает» потребности УУ, и если вы можете «в срок» (обычно — в начале следующего месяца за месяц предыдущий) формировать «отчет о доходах и расходах» , то все необходимое для ведения УПР учета в УПП у вас уже есть. Это вариант т.н. «Бухгалтерского управленческого учета».
Однако надо понимать, что существуют различные факторы, которые могут существенно влиять на «правильность» бухгалтерских данных для целей УУ.
Например, ваша компания давно работает с контрагентом. Владелец компании-контрагента все это время не менялся, а вот «вывески», юр. адреса и название – менялись. Таким образом, бухгалтера внесли в базу нескольких контрагентов, хотя для целей УУ (по сути дела) это один контрагент (одна фирма). Отклонение бухгалтерского учета от «реальности» в этом случае очевидна.
.. И тем не менее , вариант с «Бухгалтерским управленческим учетом» – самый короткий путь к достижению цели. И так, где это возможно, я рекомендую в УПП именно этот путь.
Справедливости ради нужно сказать, что вариант «Бухгалтерского управленческого учета» чаще может быть реализован в относительно небольших компаниях.
Однако, оценивать такую возможность необходимо в каждом конкретном случае.
(2) УУ – это «реальный учет», а бухгалтерский – это «белый» (фискальный) учет.
Опять-таки — далеко не всегда. Часть компаний (например, многие западные) работают «по белому» и вполне могут вести «Бухгалтерский управленческий учет».
Но даже если часть данных не должна отражаться в БУ (а должна только во внутреннем учете!), то технически в УПП, например, есть такой вариант:

1. Вы вводите в базе УПП две организации» : «Управленческая» и «Ваша организация» (как она зарегистрирована в налоговой инспекции);
2. Все первичные документы вводятся пользователями на «управленческую» организацию, а если документ должен быть отражен в «белом» учете, то дополнительно нужно обеспечить (лучше автоматически) формирование такого же документа, но сформированного по «Вашей регламентной» организации.
3. Еще этот способ решения хорошо подходит, если нужно решить задачу консолидации: т.е. в состав вашей компаний входят несколько юр. лиц и вам нужно исключить внутригрупповые операции (выполнить элиминирование). В этом случае, вы можете собирать все нужные хоз. операции на «Управленческой организации», исключая внутрифирменные операции.

Сразу хочу сказать, что применимость подобных подходов нужно оценивать всегда самостоятельно.
(3) УУ показывает текущие (актуальные) данные; он «оперативнее» чем бухгалтерский учет.
Опять -таки — не всегда. Например, цеховые учетчики могут оперативно отражать (в учете) закрытие заказов на производство , но при этом, в бухгалтерском учете эта информация не отражается. Однако данная информация едва ли будет полезна финансовому директору, так как эта информация (скорее) ориентирована на менеджеров и начальника производства.
Таким образом, далеко не все данные т.н. «оперативного учета» требуется отражать в «управленческом учете».
С другой стороны, бухгалтерия, например, фиксирует в учете авансовые отчеты сотрудников. Сотрудники могут «забывать» сразу приносить оправдательные документы (например , авиабилеты) и по этой причине авансовые отчеты будут оформляются не оперативно (т.е. задним числом). Но при этом (предположим) все авансовые отчеты бухгалтерия требует «сдать» до конца месяца. И такая «оперативность» вполне устраивает финансовых контролеров (в вашей фирме, например, есть такие сотрудники и они формируют отчетность УУ), так как все расходы попадут в отчетность указанного периода.
Однако, возможна и другая ситуация (пример), когда входящие услуги оплачены и фактически оказаны фирмой-контрагентом, однако акт выполненных работ своевременно предоставлен контрагентом не был. И в результате, в бухгалтерском учете поступление услуг оказывается «не оформленным» (и по бухгалтерскому учету числиться дебиторская задолженность), а по УУ ее быть не должно.
И наконец, еще одно распространенное отличие УУ и бухгалтерского учета: закрытие периода по УУ требуется выполнять раньше (в начале нового месяца, не позднее 10 числа), чем по РУ.
По этой причине потребуется согласовывать сроки формирования бух. данных и дальнейшее «закрытие от изменения» данных выбранного периода .
(4) УУ позволяет выполнять планирование, а бухгалтерский ориентирован только на прошлое, т.е на фиксацию свершившихся фактов хоз. деятельности.
С этим стоит согласиться: в подсистеме регламентного учета УПП не предусмотрены, например, механизмы планирования или бюджетирования.
Однако, автоматизировать в УПП эти задачи можно только тогда (и только тогда), когда автоматизированы задачи текущего учета. Суть в том, что для планирования и бюджетирования обязательно потребуется:

1. План-фактный анализ;
2. Актуализация планов и бюджетов (коррекция их «до факта»).

И еще замечу, что если внедрен (работает) текущий учет, то формирование планов (бюджетов) можно вести и вне УПП (например, многие это делают, используя различные другие программы, возможно более удобные для этого).
А далее, уже в рамках УПП (средствами «1С») формируют план-фактный анализ и выполняют актуализацию планов .
В итоге, такой подход тоже позволяет эффективно решать задачи планирования и бюджетирования , ни используя и не внедряя (при этом ) соответствующие контуры УПП.
После того, как приведены все эти примеры, я наконец таки, сформулирую свою формулировку: «что такое управленческий учета в УПП»:
УУ в УПП – это набор механизмов и методик их использования для формирования отчетности, предназначенной для целей текущего (и прогнозирования в «обозримом» будущем ) финансового состояния компании.
В итоге (заинтересованных лиц) всегда интересуют следующие отчеты:

1. Отчет о доходах и расходах;
2. Отчет о движении денежных средств;
3. Управленческий баланс;

Т.е как бы «иначе» не была для вас «озвучена задача автоматизации управленческого учета в «1С», в итоге вы должны понимать : «нужно готовиться к предоставлению вот этих отчетов».
Если же подойти к этому вопросу еще более практически (что в первую очередь необходимо примерно 80% компаний), то это пункт 1. Т.е «Отчет о доходах и расходах».
Собственно, автоматизированное формирование этого отчета и есть «задача миниум» УУ.
А техническая задача автоматизации «1С» УПП – обеспечить его формирование.
3. Базовые задачи и известные трудности их решения.
Так в чем же «известные трудности» реализации УУ в УПП, раз «на выходе» (см. задачу миниум) достаточно получить отчет, схожий с формой № 2 (отчет о прибылях и убытках) стандартного бухгалтерского баланса ?
А для других отчетов («Отчета о движении денежных средств» и «Баланса») так же есть бухгалтерские аналоги : форма №4 (движение ден. средств) и форма №1 (бух. баланс) ?
——————
Суть (трудность) состоит в том, что отчеты (УУ и бух), совпадая по форме, могут существенно различаются по содержанию, а именно:

• По детализации (т.е аналитикам учета);
• По финансовой оценке (показателям);

И так, рассмотрим технически значимые отличия (и трудности из решения). В начале, начнем с общих моментов:

• Отчет о доходах и расходах УУ (в отличии от регл. учета) должен формироваться «в разрезе» центров затрат (другое распространенное название – ЦФО : центр фин. ответственности).

Т.е в отличии от регл. учета здесь нужно «раскрыть» доходы и расходы «по подразделениям» (это уже в терминах УПП). Иными словами, нужно показать : какие подразделения работают более эффективно (приносят дохода больше, затрат потребляют меньше и т.д).
В регл. учете детализация «до подразделений» не предусматривается. Однако стоит заметить, что в конфигурации «Бухгалтерия предприятия корп . 2» «подразделение» стало измерением учета (хотя и не балансовым). Т.е можно сказать что «Бухгалтерский управленческий учет в «1С» тоже «двигается» в этом направлении. Однако, подсистемы регламентного учета конфигурации УПП это пока «не касается».

• Отчет о движении денежных средств (в отличии от регл. учета) то же должен формироваться «в разрезе» центров затрат.

Т.е в отличии от регл. учета движения д/с (например входящие и исходящие платежи) нужно обязательно «привязывать» не только к статьям движения денежных средств, но и к местам возникновения затрат (далее МВЗ). Т.е платежи уже не могут быть «просто по организации в целом», а должны быть привязаны МВЗ.
Вполне может быть, например, что исходящий платеж (оплата услуг контрагенту) нужно сразу «связать» с несколькими подразделениями.
Именно в распределении расходов и затрат (в том числе долями или иными способами) состоит одна из наиболее распространенных задач автоматизации УУ.

• Управленческий баланс — более сложная задача автоматизации, чем (1) и (2).

Во-первых, потому что для решения задач (1) и (2) требуется обеспечить учет оборотных показателей. А для задачи (3) (кроме «оборотных») нужно ввести и учитывать еще и остатки.
И при этом, нужно быть готовым к тому, что в качестве требуемой аналитики «управленческого баланса» заказчик потребуют еще и «направление деятельности».
Конечно, если у вашей компании сейчас одно единственное направление деятельности (например «общественное питание»), то разделять баланса «по направлениям деятельности» не понадобится.
Однако, если собственник бизнеса (например, завтра) решит развивать новое направление бизнеса (допустим, розничная торговля продуктами питания), то от вас, скорее всего, потребуют «обеспечить формирование упр. Баланса» в разрезе направлений: общественное питание / розничная торговля продуктами.
Для разделения учета по «направлениям деятельности» в УПП можно использовать «номенклатурные группы». Например, «общественное питание», «розничные товары».
В этом случае, при оформлении продаж необходимо будет указывать номенклатурную группу. Обязательным будет и указывать номенклатурную группу, для учета затрат (и иных расходов).
И так, рассмотрение «общих» задач на этом мы закончим и рассмотрим («на примерах») несколько типичных задач УУ.

• Пример «A»:

В состав компании входит IT-отдел, который оказывает услуги по обслуживанию оборудования и программ. Потребителем услуг выступает бухгалтерия и отдел продаж. При этом, IT-отдел является отдельной организацией » A», выделенной на отдельный баланс.
В конце каждого месяца от имени этой отдельной организации «А» ( IT- отдел) выставляется на другую организацию «Б» акт выполненных работ.
Акты выполненных работ (как и полагается) вводятся в программу «УПП», и при этом в регламентном учете возникают доходы по организации » A» и расходы по организации «Б».
Однако, у этих организации один собственник и (следовательно) для целей УУ таких «доходов» и «расходов» возникать не должно (все это происходит внутри единой компании).
Однако для целей УУ нужно учитывать расходы IT отдела (разумеется, услуги по обслуживанию программ не бесплатные.
И более того, расходы IT-отдела (например, зарплату работников) справедливо (и правильно) с позиции УУ каким-то образом распределить между «бухгалтерией» и «отделом продаж».
В качестве базы распределения может, например, выступать количество единиц компьютерной техники (находящейся в этих подразделениях), или что-нибудь еще.

• Пример » B»:

Товародвижение в компании происходит таким образом, что товар проходит по «цепочке поставок» через несколько отделов.
Например, сначала проходит «оптовый отдел», далее попадает в «региональный распределительный центр», далее в «розничное торговое подразделение» (магазин).
Допустим:

1. Все указанные подразделения входят в состав одной организации; имеют одного собственника.
2. Политика по УУ предусматривает, что доход должен рассчитываться только по товару, который был продан «конечному потребителю» (в нашем примере : «розничное торговое подразделение» продало товар покупателю).
   И при этом, необходимо (от проданного товара) рассчитать т.н. «сквозную доходность» всех подразделений участвующих в цепочке поставок.

Т.е сложность состоит в том, что по фату движения товара в программе оформлялись межскладские перемещения.
Однако при расчете «сквозного дохода» нужно учитывать т.н. «трансфертные цены» передачи товаров между подразделениями. И таким образом, разница между исходящей и входящее стоимостью проданного товара и будет определять т.н. «сквозной доход» каждого из подразделений.

• Пример «C»:

Компания закупает товар у иностранного поставщика. Для доставки и «растаможки» товара она пользуется услугами внешних контрагентов, которые оказывают фрахтовые и брокерские услуги.
Доставку товаров (с центрального распределительного склада в регионы) осуществляет внешний контрагент (транспортный агент).
В соответствии с принятой в компании методологией УУ все вышеперечисленные расходы должны относиться на так называемые «нулевые затраты». Т.е эти затраты должны сразу включаться в себестоимость товара, с которым они связаны.
В некоторых случаях, доставка товара осуществляется «за счет покупателя». В таких случаях услуги по доставке «перевыставляются» на самого покупателя.
Для целей УУ необходимо раскрыть (в отчете по анализу продаж товара) себестоимость товара:
Очевидные сложности реализации такой схемы:

• Во первых, доп. расходы могут возникать в разные моменты, а не только при поступлении товара.

И если использовать типовой документ «Поступление доп. расходов», то не ясно «какую партию» (приходный документ) выбирать, если например доп. расходы возникают «при перемещение товара со склада на склад».

• Во вторых, необходимо «раскрыть» себестоимость проданного товара.

Например, отчет «Валовая прибыль» удобно использовать для анализа продаж, однако этот отчет показывает с/с товара, в которую уже входят все «нулевые затраты». А требуется раскрыть эту с/с по составляющим.

• В третьих, если мы отказываемся вести партионный учет (выбираем в УПП вариант расширенной аналитики учета затрат, далее РАУЗ) то совсем не очевидно «как разделить доп. расходы» между проданным и оставшимся товарам.

К тому же замечу, что в режиме работы с РАУЗ, документ «Поступление доп. расходов» все равно требует от пользователя указать ему документ прихода.

• В четвертых, распространенная трудность — распределение доп. расходов по поставке товара.

Практическая сложность в том, что товары (например, приходят контейнерами) могут поступать разных габаритов и стоимости. Следовательно, распределить по доп. расходы только по стоимости, или только по весу товара будет экономически не справедливым.
От сюда возникают задачи распределить суммы доп. расходов более сложными способами.

• Пример » D»:

Компания регулярно пользуется услугами сервисных компаний. C некоторыми компаниями (контрагентами) оплата осуществляется после оказания услуг (предоставления актов выполненных работ).
C другими контрагентами (в соответствии с договорами), необходима значительная предоплата (и окончательны расчет после выполнения работ, т.е после подписания акта выполненных работ).
Предположим, что хоз. операции оформляются в УПП и по факту выплаты аванса оформляется платежное поручение исходящее. В этот момент в бух. фиксируется авансовый платеж и возникает дебиторская задолженность поставщика. Но при этом, для бух. учета данный платеж не отражается как расход или затрата.
Но в соответствии с установленной учетной политикой (предположим такое) в УУ доходы и расходы нужно определять не в момент начисления, а по оплате. И следовательно, в УУ авансовый платеж нужно рассматривать как расход.
Сделаем еще допущение: учетной политикой по УУ предусмотрено следующее: для авансовых платежей (к расходам по УУ) нужно принимать не «сразу всю сумму авансового платежа», а делить сумму платежа на запланированный срок выполнения работ и (таким образом) рассчитывать ежемесячные суммы, которые и относить к расходам.
Итого:
На основе приведенных примеров (а это примеры из практики) очевидно, что оценка доходов и расходов; учет и перераспределение расходов – все это не простые задачи. Собственно говоря, решение подобных задач – это и есть наиболее частные задачи реализации УУ.
4. Примеры реальных проектов по УУ. Примеры их решения в УПП.
В заключительной части статья я приведу примеры задач УУ, которые возникали у меня на проектах внедрения УПП.
Здесь же я обозначу возможные пути их решения ; раскрою собственное понимание «как это лучше сделать».

На этом, все.

Ведение управленческого учета в 1С — особенности

Управленческий учет в 1С реализован в виде нескольких возможностей. Подробнее об этих возможностях и нюансах организации управленческого учета в 1С поговорим в нашей статье.

Общие характеристики программных продуктов в 1С

Управленческий учет, встроенный в специализированный модуль программы

Решения для управленческого учета в 1С

Итоги

Общие характеристики программных продуктов в 1С

Российская компания «1С» ведет свою деятельность с 1991 года. Название «1С» образовано от словосочетания «1 секунда» — именно столько требовалось для получения запрошенной информации с помощью первой программы, созданной основателями.

Наиболее известными продуктами 1С стали учетные системы различного назначения.

Современные программные продукты 1С для ведения учета обычно построены по принципу «оболочка и база данных».

Оболочка — технологическая платформа, система объектов и механизмов управления ими. В свою очередь, объект — это составной элемент, кусочек мозаики, который необходим для построения нужной картинки — конфигурации. Все возможные кусочки мозаики и составляют оболочку. Прикладное решение (конфигурация) выбирает нужные для прикладного решения объекты, по которым оболочка создаст информационные структуры и будет работать с внесенными в них данными заранее определенным образом.

База данных — совокупность информации, хранимой в системе, структурированная и управляемая с помощью технологической платформы. В версии 1С 8.2 есть новшество — объект «Внешние данные», с помощью которого можно напрямую подключаться и к внешним источникам информации (данных).

Подобное устройство — секрет успеха 1С. С такой технологией разработчику остается только выбрать те кусочки мозаики (объекты), которые отвечают запросам пользователя, и получить картинку-конфигурацию, решающую поставленную задачу.

Управленческий учет, встроенный в специализированный модуль программы

Устройство программы способствует 2 основным вариантам реализации управленческого учета в 1С:

• когда в специализированную конфигурацию (например, зарплатную или складскую) добавлены элементы управленческого учета, т. е. выбраны кусочки мозаики, которые дадут цельную картину по выбранному направлению (персоналу или запасам);
• когда конфигурация изначально построена для реализации управленческого учета, т. е. все возможные элементы мозаики, необходимые для создания картинки, по которой можно принимать управленческие решения, включены в конфигурацию.

Рассмотрим 1-й вариант на примере «1С: ЗУП» («Зарплата и управление персоналом»).

Как можно понять из пояснений выше, данная конфигурация является специализированной. Помимо обслуживания бухгалтерских нужд, в нее добавлены объекты, позволяющие выполнять управленческие функции.

Например, помимо справочников «Сотрудники» и «Штатное расписание», есть возможность формирования справочника «Вакансии». Для каждой вакансии можно указать требуемые параметры (например, по заявкам руководителей подразделений) и описание рабочего места, после чего можно сформировать «Кадровый план» (какие сотрудники и куда нужны).

Следующая функция — «Набор персонала», позволяющая вводить в систему информацию о соискателях с упорядочиванием сведений по нужным параметрам. Это позволяет анализировать эффективность затрат на набор персонала и работу кадровой службы.

По принятым сотрудникам формируются карточки в справочнике «Сотрудники», и в «Кадровом плане» их рабочие места перестанут быть вакантными.

В отношении работающих сотрудников предусмотрены функции:

• «Управление компетенциями», позволяющая оценивать сотрудников и проводить аттестацию.
• «Управление обучением», дающая возможность определить потребности в обучении, составить учебный план и организовать учебу.
• Еще одна функция, «Планирование занятости», может пригодиться для тех сотрудников, которым полагаются высвобождение рабочего времени и отпуск в связи с учебой. Помимо этого, функция позволяет планировать совещания, встречи, презентации и даже пространственно-временные параметры, например использование сотрудниками переговорных помещений по графику.

Подробнее об учебных отпусках читайте в статье «Заявление на учебный отпуск — образец заполнения 2015–2016».

• «Управление мотивацией» позволяет рассчитать в первую очередь финансовые стимулы путем анализа взаимосвязи доходов сотрудников и результатов их деятельности.

Таким образом, используя управленческие возможности «1С ЗУП», можно почти полностью автоматизировать формирование управленческой информации для кадровых решений, повысив при этом оперативность и полноту информации, а также эффект от самих решений. Достигается это с помощью включения в конфигурацию соответствующим образом подобранных объектов платформы.

Решения для управленческого учета в 1С

При 2-м варианте управленческого учета в 1С также существует несколько прикладных решений. Обычно решение выделяется применительно к специфическому виду деятельности, например «1С-Рарус: Управление рестораном». Объединяет эти конфигурации принцип построения: в них использованы все управленческие кусочки мозаики, что в итоге дает комплекс функций, охватывающий все ключевые моменты учета и управления организацией или группой организаций.

Наглядно это можно увидеть на примере «1С: УПП» («Управление производственным предприятием»).

Факт хозяйственной деятельности регистрируется 1 раз — в документе, в полях которого проставляется вся необходимая информация (признаки), позволяющая системе далее классифицировать ее по соответствующим видам учета и отчетов: бухгалтерскому, налоговому и управленческому. Это обеспечивает:

• сопоставимость учетных данных;
• независимость учетных данных одной системы учета от другой;
• совпадение суммовых и количественных показателей в случае, если нет причин для расхождений (например, из-за разницы в учетных политиках);
• выявление расхождений и их влияния, если расхождения имеют место.

Больше о нюансах учетной политики для управленческих целей узнайте из статьи «Учетная политика для целей управленческого учета».

В решение «1С: УПП» также входит комплект интерфейсов и система доступов, позволяющая конкретному пользователю видеть или вводить именно те данные, которые ему нужны. То есть менеджер, анализирующий вверенный ему участок, например сбыт, не будет вынужден блуждать в лесу из бухгалтерских проводок и обороток. Настройка его рабочего места сразу позволит получить управленческие данные в нужной группировке и аналитике. А конструктор отчетов позволит представить информацию сразу в требуемом формате.

Отдельные элементы внутреннего контроля также заложены на автоматическом уровне. Например, при вводе расходного кассового ордера система может автоматически проверить:

• наличие заявки на выдачу;
• доступность средств (с учетом других текущих заявок);
• состояние взаиморасчетов с получателем;
• соответствие расхода установленному бюджету.

Об управленческих функциях планирования и бюджетирования подробнее см. в статье «Организация финансового планирования и бюджетирования».

Нюансом, следующим из такого устройства системы, является необходимость подстройки внутрифирменной среды к функциям системы. Например, чтобы программа проверила наличие правильно оформленной заявки на выдачу наличных, должен существовать внутрифирменный регламент, обязывающий ответственных лиц такую заявку создавать и визировать. А чтобы автоматически уточнялось соответствие наличного расхода бюджету, в управленческий учет в «1С: УПП» должна быть введена необходимая информация о рабочем бюджете на текущий период (что тоже обеспечивается локальными актами предприятия).

Зато после всех отладок у любого лица, отвечающего за принятие управленческих решений, появляется надежный инструмент сбора и обработки необходимых данных и их представления в наиболее удобном для него формате.

Таким образом, путем включения в картину всех управленческих кусочков мозаики в «1С: УПП» создано единое информационное пространство, в котором отображены все бизнес-процессы предприятия, что позволяет получать полную и оперативную информацию для принятия управленческих решений.

Итоги

Управленческий учет в 1С может быть реализован 2 основными путями:

• дополнением программного решения управленческим функционалом;
• созданием единой информационной системы, обеспечивающей управленческий учет во всех аспектах.

Выбор предприятием той или иной конфигурации зависит от поставленных перед менеджментом задач, масштабов и специфики деятельности предприятия.

Управленческий учет на службе успешного предприятия

Деятельность предприятия невозможна без управленческого учета. Специфика бизнеса приводит к тому, что в разных сферах определения понятия отличаются. Главная особенность заключается в том, что управленческий учет направлен на анализ и последующее планирование функционирования целостной системы, а не отдельных процессов.

Что собой представляет управленческий учет

Управленческий учет можно назвать связующим звеном между прошлым, настоящим и будущим. Эта часть информационной системы предприятия отвечает за рассмотрение информации в необходимых ТОП-менеджменту аналитических разрезах.

Единообразных требований к построению системы управленческого учета нет. Есть только рекомендации, основанные на опыте предпринимателей, которые можно и нужно адаптировать под потребности и масштабы конкретного бизнеса.

Мнения ученых относительно того, чем является управленческий учет, тоже разделяются. Но большая часть экспертов сходится во мнении, что управленческий учет — не формализованная отчетность, ценная сама по себе. Это — одно из средств достижения успеха в бизнесе.

Прогрессивные компании постоянно стремятся к улучшению показателей рентабельности. Один из способов — использование цикла Шухарта-Деминга и его производных.

Очевидно, что без налаженных алгоритмов работы с информацией ни одна из стадий цикла принятия решений не будет эффективной.

При помощи управленческого учета руководство оценивает связь между принятыми решениями (как глобальными, так и локальными) и результатами для компании.

Правильно организованный управленческий учет позволяет видеть объективную картину того, приближается ли предприятие к своей цели. Локальные процессы иногда кажутся оптимизированными, но на общем результате деятельности это не сказывается в лучшую сторону. Значит, управленческий учет — инструмент избавления от иллюзий.

Рекомендуем. БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет. Комплексное решение на базе 1С:Предприятие 8 для организации управленческого учета предприятия любого масштаба!

Цели управленческого учета

Главная цель — сбор информации в нужном количестве и качестве и своевременное ее донесение до руководства. Ей подчинены следующие цели:

• контроль и анализ экономической эффективности предприятия;
• планирование и прогнозирование дальнейшей работы;
• построение корректной системы ценообразования;
• выбор основных векторов развития организации.

Задачи управленческого учета

Они становятся логичным продолжением целей, описанных выше.

• Генерация информации, отражающей процесс создания продуктов и услуг компании (состояние факторов производства, эффективность их использования, стоимость, избыток или дефицит). Необходимо для формирования адекватной себестоимости, позволяющей достигать целей компании.
• Своевременный контроль за издержками, ценой продажи и их влиянием на общий финансовый результат.
• Анализ себестоимости, финансового состояния, их динамики, интерпретация полученных данных. Делается это для выявления узких мест, тормозящих достижение глобальных целей.
• Измерение эффективности использования разного рода ресурсов (финансовых, материальных, трудовых, временных).
• Обеспечение внутренней бухгалтерской отчетности, отражающей текущее состояние дел. Необходимо для скорости в принятии решений. Ведь отчетность для налоговой инспекции показывает только то, что давно стало историей, и для принятия текущих управленческих решений не подходит.
• Расчет использования инвестированных средств для предоставления отчетности заинтересованным лицам.
• Анализ политики управления внутри фирмы, разработка мероприятий для усовершенствования этих процессов.
• Фиксирование упреждающих показателей и их отклонений от планов и норм. Это позволит до подведения итоговых результатов понять, что что-то идет не так.
• Отслеживание эффективности форм отчетности и их коррекция.

Объекты управленческого учета

К ним относят как внешние, так и внутренние факторы, от которых зависит функционирование предприятия. Чтобы выявить объекты управленческого учета для организации, надо знать цели ее работы. Для коммерческих и некоммерческих организаций они будут отличаться.

Для коммерческих организаций выделяют такие группы объектов управленческого учета.

• Производственные ресурсы. К ним относят:

• основные фонды (средства труда, длительно участвующие в процессе производства, сохраняя первоначальные характеристики: здания, сооружения, станки, техника);
• нематериальные активы (то, что не имеет вещественного выражения, но важно в производстве: лицензии, патенты, разрешения, документы на аренду);
• материальные ресурсы (предметы труда, использующиеся в процессе производства: сырье, материалы, топливо).

2) Процессы, совокупность которых — результат деятельности компании. К ним относят:

• организацию снабжения и хранения необходимых ресурсов;
• производственные операции;
• сбыт готовой продукции (в этот пункт включают множество действий от формирования рынка сбыта до отгрузки и маркетингово-рекламной деятельности);
• создание организационной структуры компании (здесь речь идет о создании глобальной структуры, ее подразделений, формировании связей между ними, координации совместных действий разных участков и корректировке процессов с точки зрения достижения целей компании).

3) Прогнозирование будущей деятельности.

4) Внутренняя отчетность.

Важно! В управленческом учете объекты рассматриваются в динамике и в связке друг с другом, а также с целью работы предприятия.

Требования к управленческому учету

• Единство отслеживаемых показателей, форматов хранения информации.
• Постоянство. Это значит, что информация поступает и регистрируется постоянно, в каждый момент времени данные актуальны.
• Периодичность. Подготовка информации должна выполняться к определенным датам, единым для всех подразделений.
• Финансовая оправданность. При всей важности управленческого учета содержание системы не должно стоить дороже, чем прибыль, которую она приносит.
• Сопоставимость данных. Без этого невозможно упорядочить данные аналитики по разным подразделениям, а тем более сделать это быстро.

Пользователи информации управленческого учета

Пользователей можно разделить на внешних и внутренних. Обычно у внешних пользователей есть доступ к ограниченному количеству данных системы управленческого учета. В основном к тем, которые касаются бухгалтерии. Необходимость расширения прав доступа определяют собственники бизнеса.

Внутренние пользователи

• Собственники и ТОП-менеджеры. Видят максимально полные отчеты, в которых отражены все аспекты деятельности компании (производство, инвестиции, финансовые результаты) и ее отдельных подразделений. Могут получать как информацию за истекший период, так и выборки (за месяц, неделю, день) или показатели конкретных метрик на текущий момент (например, количество позиций товара Х на складе филиала в городе М). Также первые лица получают аналитику и прогнозы, составленные на ее основе. На основе данных управленческого учета формируют стратегию развития компании.
• Руководители подразделений. Получают информацию в необходимом объеме. Имеют доступ к планам, данным о связанных подразделениях, контрагентах, иногда — к прогнозам. На основе информации и стратегии, разработанной первыми лицами, реализуют тактические мероприятия.
• Специалисты. Получают данные, нужные им с точки зрения предыдущих категорий пользователей.

Внешние пользователи

• Инвесторы. Для оценки выгодности вложений в компанию.
• Кредиторы. Для оценки способности компании отвечать по долговым обязательствам.
• Контрагенты.
• Держатели акций.
• Сотрудники налоговых органов.

Требования к информации для управленческого учета

Независимо от того, какая именно информация собирается, обобщается и используется, она должна соответствовать таким критериям.

• Достоверность. Данные должны соответствовать текущему состоянию объекта управленческого учета.
• Непредвзятость. Личные оценки и мнения недопустимы.
• Достаточность. Следует заранее определить, какие метрики отслеживаются. Их недостаток, как и избыток, мешают принимать взвешенные решения.
• Оперативность. Информация в системе управленческого учета должна быть обновлена к определенной дате. Есть сферы, в которых она должна актуализироваться несколько раз в день.
• Адресность. Доступ к данным должен предоставляться тем, кому они нужны в соответствии со списком обязанностей. Существует информация, которая является коммерческой тайной. Она обязательно закрывается от большинства участников системы.

Стратегический и текущий управленческий учет

Эти виды учета взаимосвязаны, но имеют различия.

Стратегический управленческий учет	Текущий управленческий учет
Предназначен для оптимизации стратегических решений высшего руководства. Направлен на работу с внешними факторами (анализ рынка, прогнозирование).	Предназначен для успешной работы с тактическими решениями. Сосредоточен на внутренних процессах компании (нормирование, калькулирование, лимитирование и т.п.).
Объектом учета выступают капитальные вложения, прогнозируемые результаты работы, внешнее ценообразование с учетом рыночной ситуации, колебаний курсов валют и пр.	Работа ведется с показателями текущих затрат компании в целом и ее подразделений, внутренним ценообразованием, бюджетированием, отчетностью.
Используются математические методы (корреляция, линейное программирование), анализ цепочки ценностей.	В качестве инструментария для работы применяются: методики бухгалтерского учета, статистика (индексы, коэффициенты).

Преимущества, которые дает управленческий учет

Если сравнивать управленческий учет с бухгалтерским, то у него есть такие достоинства:

• оперативность;
• детализированность;
• практическая ценность;
• индивидуальность;
• отсутствие законодательных ограничений по форме и срокам.

Ограничения управленческого учета

• Риск получения недостоверной информации (особенно из внешних источников). Это может привести к принятию неправильных решений.
• Необходимость изучить ситуацию со всех сторон и оценить ее комплексно иногда приводит к задержкам в получении обратной связи.
• Не все сотрудники достаточно квалифицированы, чтобы адекватно оценивать информацию.

Этапы внедрения

1. Описать деятельность компании и ее стратегические цели. Определить, кто и для чего станет пользоваться информацией.
2. Выявить необходимые данные для разных уровней принятия решений. Установить временные интервалы обновления данных.
3. Создать единые для всех подразделений правила ведения учета.
4. Внедрить систему.
5. Постоянно контролировать работу и оптимизировать при необходимости.

Появление в компании управленческого учета — необходимый и закономерный этап развития. До определенного момента можно обходиться только бухгалтерией и простыми записями. По мере увеличения масштабов бизнеса такой упрощенный процесс превращает принятие решений в аналог гаданий и предсказаний.

Практика показывает, что успешно управлять можно только тем, что так же эффективно измеряется и контролируется.

Признаки того, что пора внедрять систему управленческого учета:

• собственник не получает ответов на поставленные вопросы или получает несвоевременно;
• появляется наемный управляющий;
• нет ясности в том, что приносит прибыль, а что — убыток;
• отсутствует инструментарий для анализа работы отдельных подразделений компании;
• компания расширяется;
• показатели рентабельности бизнеса снижаются;
• привлекаются деньги инвесторов;
• невозможно выяснить положение компании в конкурентной среде;
• времени и труда на поиск информации уходит слишком много.

Сам по себе управленческий учет — не гарантия успеха бизнеса. Его отсутствие — гарантия высокой вероятности ошибочных решений, которые приведут если не к краху, то к недополученной прибыли. Потому правильное решение — использование управленческого учета не из-за моды на него, а из-за того, что он позволяет видеть бизнес как бы “со стороны”.

Остались вопросы? Закажите консультацию прямо сейчас. Наша компания гарантирует качественное проведение автоматизации финансового и управленческого учета, которое позволит заказчикам сэкономить ресурсы и получить эффективные результаты проводимого мероприятия.

Выбор информационной системы для автоматизации управленческого учета компании зависит от ее потребностей. Крупные предприятия, которым необходима полная и подробная информация, внедряют дорогие ERP-системы, небольшие же компании для этих целей часто используют Excel. Вместе с тем очень многие компании ведут управленческий учет с помощью бухгалтерских систем. Мы решили подробнее рассказать об этом способе организации управленческого учета, опросив пользователей самой распространенной в России учетной программы «1С: Бухгалтерия», а также специалистов компаний, занимающихся ее внедрением.

Журнал «Финансовый директор» № 3 (март) 2004

Сбор информации

Можно выделить три основных варианта сбора и обработки информации в программе «1С», характерные для работы в любых учетных системах.

📌 Реклама Отключить

Первый вариант. Данные управленческого и бухгалтерского учета собираются и вносятся в соответствующие базы отдельно. Никаких проблем с сопоставлением информационных баз не возникает, поскольку в этом нет необходимости. Однако этот вариант очень трудоемок.

Второй вариант. Данные управленческого учета получают путем преобразования данных бухгалтерского учета. Но полностью автоматизированный перенос данных вряд ли возможен, поскольку бухгалтерскую информацию необходимо дополнять. Например, отгрузка собранного компанией компьютера может отражаться в бухучете как отгрузка комплектующих, а сборка их в цельную модель — как отдельная услуга. В то же время в управленческом учете отгрузка компьютера может отражаться как ряд операций (перемещение комплектующих на сборку, сборка, отгрузка единицы продукции). Поэтому такие операции проще отражать в бухгалтерском и управленческом учете раздельно.

📌 Реклама Отключить
Участники исследования:Татьяна Борисовец,руководитель по внедрению «1С» ЗАО «Каландр» (пос. Мамонтовка, Московская обл.). В компании установлены программы «1С: Предприятие», «1С: Торговля и Склад», «1С: Производство и Услуги», «1С: Финансовое планирование»;

Вадим Лебедевич,руководитель отдела консалтинга «МАСАН Бизнес-консалтинг» (Москва). В компании установлены программы «1С: Бухгалтерия», собственные разработки на основе «1С»;

Сергей Порфирьев,начальник отдела внедрения консалтинговой компании «1С: Автоматизация» (Москва);

Евгений Фадеев,директор консалтинговой компании «Дельта IT» (Ижевск);

Станислав Шарипов,генеральный директор консалтинововй компании «АВРО-БУС» (Москва);

Марина Шелудько,финансовый директор компании «Идеальная чашка» (Санкт-Петербург). В компании установлены программы «1С: Предприятие. Комплексная конфигурация», «1С: Финансовое планирование».

📌 Реклама Отключить

Третий вариант. Данные бухгалтерского учета получают из данных управленческого учета. При этом операции, связанные с основной деятельностью (закупки, продажи, производство), чаще всего выгружаются из управленческой базы в бухгалтерскую. Ведется также параллельный раздельный учет операций, которые в бухгалтерском и управленческом учете различаются по содержанию. Этот способ самый технологичный. Однако поскольку данные управленческого учета заносятся в базу, как правило, непосредственными исполнителями или экономистами, а потом автоматически переносятся в бухгалтерскую базу, то бухгалтерия может потерять контроль над учетным процессом. Чтобы этого не произошло, обычно автоматизируются наиболее типичные операции, а учет остальных ведет бухгалтерия.

Наше исследование показало, что пользователи учетных модулей «1С» чаще всего применяют первый вариант. Это, в частности, связано с тем, что бухгалтеры средних и мелких компаний, как правило, не хотят брать на себя дополнительную нагрузку и ответственность по ведению управленческого учета и в то же время выступают против вмешательства в их сферу деятельности других сотрудников. В таких компаниях управленческим учетом занимается непосредственно финансовый директор (иногда руководитель предприятия) или же независимый от бухгалтерии отдел, например планово-экономический. Кроме того, управленческий учет и бюджетирование часто не поставлены как управленческие технологии и за принятие решений отвечают один-два человека, которые и являются потребителями финансовой информации, а сама информация четко делится на «черную» и «белую». В таких компаниях не возникает потребности в комплексных системах автоматизации, поэтому для ведения управленческого учета используется параллельная база в программе «1С: Бухгалтерия».

📌 Реклама Отключить

С ростом бизнеса и повышением квалификации управленческих кадров компании отказываются от упрощенного подхода, предпочитая полностью автоматизировать трансформацию данных, то есть переходят ко второму или третьему вариантам. Обычно при этом повышается и прозрачность бизнеса.

При втором и третьем вариантах рабочий план счетов, на основании которого ведется управленческий учет, строится аналогично плану счетов бухгалтерского учета с использованием дополнительных аналитических признаков или субсчетов для учета операций в управленческом учете1. В такой ситуации вводить основную массу данных можно однократно, а затем путем выборки по аналитическому признаку или субсчетам создавать требуемые управленческие и бухгалтерские отчеты.

Личный опыт Вадим Лебедевич

Наша методика управленческого учета местами существенно отличается от методики бухгалтерского. Если вести управленческий учет непосредственно в тиражной версии «1С: Бухгалтерия» параллельно с бухгалтерским и налоговым учетом, то программу придется слишком часто перенастраивать после обновлений, связанных с изменением законодательства. Поэтому для нас более эффективным стало ведение управленческого учета в специализированной системе, разработанной на базе «1С: Предприятие».

📌 Реклама Отключить

Евгений Фадеев

Для того чтобы добиться однократного ввода данных, необходимо установить правила, по которым сведения из бухгалтерского учета могут быть перенесены в управленческий. Затем эти правила просто нужно описать в программе.

Данные приходится обрабатывать повторно, если такие правила не разработаны, либо сотрудники, которые обрабатывают информацию для одного из учетных разрезов, например бухгалтерии, не могут определить, как эта информация должна трактоваться для целей управленческого учета. В этом случае переносом бухгалтерских данных в базу управленческого учета занимается экономический отдел.

Татьяна Борисовец

У нас весь учет ведется по месту возникновения операции, то есть проводку в систему вводят сотрудники отделов продаж, склада и производственных цехов, при этом вносятся все необходимые аналитические признаки. Позже бухгалтерия сверяет данные системы с первичными документами.

📌 Реклама Отключить

Чтобы учетная система стала комплексным инструментом сбора и анализа управленческой информации о деятельности компании, необходима ее доработка: сопоставление справочников управленческого и бухгалтерского учета, разработка аналитик, настройка и т. д. Для этого потребуются дополнительные финансовые (от нескольких сотен до десятков тысяч долларов) и временны’е (до одного года) затраты.

Рассмотрим различия между тремя способами получения управленческой информации на примере.

Пример учета хозяйственной операции в «1С: Бухгалтерия»Описание операции

Постановка на учет основного средства (компьютера) и регистрация выписки о состоянии счета.

Первый вариант

Постановка на учет. Компьютер учитывается в базе бухгалтерского учета, заполняется карточка основного средства, где указываются срок эксплуатации, дата постановки на учет, стоимость покупки и т. д. Затем поля карточки, которые будут одинаковыми для обоих типов учета (инвентарный номер, название, материально ответственное лицо, место эксплуатации, тип основного средства), копируются в параллельную базу. Остальные поля, необходимые для ведения управленческого учета (срок амортизации, стоимость основного средства, статья затрат и т. д.), заполняются вручную.

📌 Реклама Отключить

При бухгалтерском учете основного средства в соответствующих документах отражается стандартный набор операций: ввод в эксплуатацию, передача основного средства, перемещение, поступление, списание. На основе этих документов в «1С: Бухгалтерия» автоматически формируются бухгалтерские проводки. В управленческом учете могут отражаться иные операции, поэтому проводки делаются вручную.

Выписка о состоянии счета. Выписка регистрируется в бухгалтерском учете по стандартным правилам и копируется (автоматически или вручную) в базу управленческого учета.

Второй вариант

Постановка на учет. Принципиально не отличается от первого варианта.

Выписка о состоянии счета. Информация о состоянии счетов поступает в бухгалтерию, как правило, оперативно. В управленческую базу данные можно просто импортировать. При излишней детализации бухгалтерской информации детализированная проводка «сворачивается». Например, для бухгалтерии важно разделение на «оплату» (счет 62.1) и «авансы» (счет 62.2). В управленческом учете подобное разделение в отдельных случаях неважно, поэтому такие проводки можно автоматически объединить.

📌 Реклама Отключить

Третий вариант

Постановка на учет. При переносе данных из управленческого учета в бухгалтерский придется заполнять поля карточки основного средства, необходимые для бухгалтерии. Кроме того, поскольку учет основных средств в управленческом учете ведется в форме двойной записи, в бухгалтерскую базу информацию о них также придется импортировать в виде проводок. Учитывать основные средства в бухгалтерской базе также придется с помощью проводок, а это трудоемко. Поэтому при большом количестве основных средств имеет смысл доработать программу так, чтобы можно было автоматически трансформировать проводки управленческого учета в документы бухгалтерского.

Выписка о состоянии счета. Допустим, клиент заплатил аванс за отгруженный товар и бухгалтер внес в управленческую базу проводку: Дебет 51 Кредит 62. Для целей управленческого учета неважно, имеет место аванс или оплата. Для целей же бухгалтерского учета, напротив, необходимо четкое разделение на аванс и оплату. Поэтому автоматически трансформировать проводку из управленческого учета в бухгалтерский не получится. Чтобы решить эту проблему, необходимо предусмотреть возможность проставления типа платежа в электронном документе в управленческом учете.

📌 Реклама Отключить

Пример подготовил Вадим Лебедевич

Дополнение данных учетной системы

Помимо различной трактовки операций в бухгалтерском и управленческом учете существуют еще проблемы совмещения этих типов учета2. В тиражных версиях учетных программ, в том числе и в «1С: Бухгалтерия», очень трудно организовать учет нефинансовых показателей (например, количество посадочных мест на квадратный метр площади, процент брака на одного сотрудника). Поэтому при ведении управленческого учета возникает необходимость дополнения и корректировки данных учетных систем.

Несмотря на то что в соответствующих модулях «1С: Предприятие» (например, «Финансовое планирование») есть возможность учета нефинансовых показателей, все участники исследования подчеркнули, что для этой цели обычно используется программа Excel. Так, в компании «Идеальная чашка» при расчете себестоимости продукции ее составляющие, которые отличаются от отражаемых в бухгалтерском учете, вручную переносятся из файлов Excel в модуль «Финансовое планирование». По словам Марины Шелудько, удобнее было бы вести учет в едином контуре. В настоящее время сотрудникам компании приходится с помощью настроек производить выгрузку части данных из «1С: Предприятие. Комплексная конфигурация» в «1С: Финансовое планирование», а часть данных вводить вручную.

📌 Реклама Отключить

Еще одна проблема при автоматизации управленческого учета с помощью «1С: Бухгалтерия» — учет расчетов между центрами ответственности в рамках одного юридического лица. В бухгалтерском учете такие операции, как правило, не отражаются вовсе, а в управленческом их отражать необходимо. Эта проблема решается с помощью дополнительных настроек.

Личный опыт Станислав Шарипов

У наших клиентов потребность в автоматизации расчетов между внутренними подразделениями возникает не часто. Однако если нужен учет внутренних расчетов, то его можно настроить аналогично схеме учета взаиморасчетов между организацией и внешними контрагентами. Для этого обычно выполняются следующие действия:

• вводится счет, на котором учитываются операции, способные влиять на расчеты между подразделениями (или регистр для компоненты «Оперативный учет»);
• создаются новые документы, которые отражают различные операции, влияющие на взаимные расчеты между подразделениями;
• разрабатываются специальные отчеты, позволяющие получить информацию о расчетах между подразделениями.

Бюджетирование и сопоставление плановых и фактических данных 📌 Реклама Отключить

Бюджеты у компаний-пользователей «1С: Предприятие» составляются либо в Excel, либо в соответствующих приложениях («1С: Финансовое планирование»). Если в качестве системы бюджетирования используется программа, совместимая с «1С», возможна автоматическая загрузка фактических учетных данных, поэтому отслеживать выполнение плана можно регулярно (даже ежедневно).

Ведение оперативного анализа отклонений фактических показателей от плановых возможно при условии, что бо’льшая часть данных вносится в систему на основании операций, информацию о которых вводят исполнители на местах, а не исходя из первичных документов, поступивших в бухгалтерию. При этом на момент ввода операции информация о ней может быть не подтверждена документально. Например, в компании «Каландр», где реализован такой подход, итог предыдущего дня по состоянию движения денежных средств компании попадает в модуль «1С: Финансовое планирование» ежедневно до 11 утра.

📌 Реклама Отключить

Личный опыт Марина Шелудько

В нашей компании планирование производится в модуле «1С: Финансовое планирование». Плановые показатели заносят руководители и сотрудники соответствующих подразделений. Фактические данные по исполнению плана движения денежных средств (из платежных поручений, служебных записок и т. д.) сначала попадают в модуль «Финансовое планирование», а затем передаются на обработку в бухгалтерию. Это позволяет ежедневно отслеживать состояние дел. В бухгалтерию же поступают только подтвержденные документы, которые и попадают в модуль «1С: Предприятие. Комплексная конфигурация». Контроль за денежными средствами ведется ежедневно, полную же отчетность мы составляем помесячно. Часть данных для полной отчетности сначала обрабатывается в блоке «Комплексная конфигурация», а затем поступает в блок «Финансовое планирование» (производство, потери и т. д.).

📌 Реклама Отключить

Анализ информации

Анализ собранных данных происходит с помощью либо инструментов одного из специализированных модулей «1С: Предприятие» («Финансовое планирование»), либо Excel. При этом все участники исследования используют как стандартные отчеты (отчет о прибылях и убытках, балансовый отчет и отчет о движении денежных средств), так и дополнительные отчетные формы.

Личный опыт Татьяна Борисовец

Для того чтобы данные управленческого учета были доступны всем руководителям среднего звена, нам пришлось добавить отчетные формы, отражающие деятельность разных подразделений. Так, технический отдел получил возможность анализировать расход сырья. Были добавлены отчеты «Отгрузка готовой продукции по видам» (для отдела маркетинга), «Оборот товаров по складам» (отдел продаж), «Учет движения материальных ресурсов», «Затраты на производство по видам продукции» и т. д. Сейчас мы отрабатываем ведение позаказного учета по определенным видам производства. Кроме того, мы настроили систему, чтобы можно было организовать оперативное (ежедневное) списание сырья. В результате весь анализ управленческой информации проводится в «1С: Предприятие».

📌 Реклама Отключить

Марина Шелудько

Использование модуля «Финансовое планирование» позволяет просматривать стандартные отчеты в различных разрезах (подразделения, статьи, показатели) и при необходимости детализировать эти отчеты, чтобы выявить причины отклонений от плана. Таким образом, мы узнаем, какие показатели влияют на значение той или иной статьи бюджета. Помимо трех основных мы используем и другие отчеты, но они формируются в основном в Excel, так как модуль «Финансовое планирование» является статичным инструментом.

Возможности гибкого анализа данных прошлых периодов в «1С: Бухгалтерия» ограничены: нельзя автоматически сформировать отчет, содержащий данные конкретной статьи затрат за несколько периодов; количество аналитических признаков в стандартной системе равно 4, а при дополнительной настройке их число можно увеличить только до 10 (для сравнения — в специализированных системах бюджетирования 12 аналитических признаков считаются небольшим количеством). 📌 Реклама Отключить

Технические аспекты

Определенные проблемы при использовании учетных систем, в частности «1С: Бухгалтерия», связаны с тем, что пользователи стремятся использовать более дешевую (а следовательно, маломощную) версию программы и недорогое оборудование. Поэтому возникают трудности при обработке больших массивов данных. Однако этих проблем можно избежать.

По словам Татьяны Борисовец, на их предприятии (численностью около 700 человек) даже при формировании помесячного отчета о движении денежных средств выгрузка данных в отчет длится всего несколько минут. Станислав Шарипов считает, что точно оценить количество проводок, способное перегрузить систему, сложно: «Допустим, компания численностью от 300 до 900 человек покупает пакет модулей «1С» и оборудование для текущих нужд и при этом продолжает динамично развиваться. Если количество операций в месяц, отражаемых в системе, достигнет 5000—7000 и более, то компании придется потратиться на более мощную версию программы и более производительное оборудование через 1—2 года работы в таком режиме».

📌 Реклама Отключить

Еще один способ, который используют для «разгрузки» системы, — копирование информации о прошлых учетных периодах на резервные носители (компакт-диски, дополнительные серверы и т. п.). Это поможет снизить количество анализируемых данных, к которым при необходимости можно будет обращаться как к архиву.

Что касается ограничения доступа к данным системы, то опрошенные нами пользователи применяют стандартные средства: запрет просмотра по группам данных и редактирования закрытых периодов и т. д. Можно также использовать дополнительные уровни защиты, например электронные ключи, шифрование базы данных и т. п. В большинстве случаев затраты на них минимальны.

Итоги исследования

Исследование показало, что организация управленческого учета на основе программы «1С: Бухгалтерия» подходит компаниям, у которых требования к управлению и анализу данных о своей деятельности невысоки. К ним относятся небольшие и средние предприятия или же отделения крупных корпораций, управленческие функции в которых осуществляются главным образом из «центра». Эта система в большей степени отвечает интересам бухгалтеров, а не руководителей, в том числе финансовых директоров. Поэтому для получения информации о деятельности компании необходимы дополнительные модули «1С: Предприятие» и может потребоваться их доработка с учетом требований менеджеров.

📌 Реклама Отключить

Хотя ведение управленческого учета в «1С» — наиболее простой и экономный способ организации управленческого учета как с финансовой точки зрения, так и с точки зрения трудозатрат, все равно он потребует от предприятия дополнительных ресурсов.

Татьяна БорисовецПосле автоматизации управленческого учета количество функций у рядовых сотрудников увеличилось. Если раньше работник склада только принимал или отпускал товар, то сейчас он принимает деньги, проверяет карточку клиента и историю платежей. Отдел продаж начал продавать услуги и выписывать акты об их оказании. Удалось упорядочить документооборот на предприятии. Мы целенаправленно сделали «1С» единой для всех подразделений учетной системой.

При достаточно динамичном развитии компании и росте профессионализма управленческого персонала наступает момент, когда для ведения управленческого учета на смену учетной системе должна прийти система более высокого уровня. Так, Марина Шелудько утверждает, что текущую версию «1С» ее компания решила использовать в течение максимум двух лет даже с учетом всех доработок. В то же время, если компания в ближайшие годы не планирует активно расти (увеличивать количество подразделений, открывать филиалы и т. д.), имеет смысл рассматривать «1С» как недорогой и адекватный инструмент для учета и управления и развивать эту систему «вглубь». Учетная система подойдет и компаниям, которые только начинают внедрять управленческие технологии: она поможет научиться структурировать элементы управления для правильной организации работы. 📌 Реклама Отключить

Следует отметить, что все приведенные выводы не относятся к системе «1С: Предприятие 8.0», которая, по замыслу разработчиков, должна значительно расширить возможности управления компанией. Как только появится практический опыт использования этой системы, мы обязательно расскажем о нем на страницах нашего журнала.

Материал подготовлен экспертом журнала Анной Нетесовой

Программа Управляющий 8 продается в вариантах: Базовая, Стандарт и ПРОФ. Они дают набор инструментов для управленческого и финансового учета. Руководитель может контролировать активы и пассивы предприятия. Центр кт поможет с выбором и внедрением программы, формированием управленческой системы в целом на предприятии.

• Базовая — ориентирована на малые предприятия (5-10 сотрудников). Однопользовательская программа, т.к. в малом бизнесе управленческий учет, как правило, составляет сам собственник.
• Стандарт — позволяет обеспечить доступ к базе данных в многопользовательском режиме, что особенно актуально для средних и крупных предприятий (оптимально от 10 до 50, но можно более сотрудников фирмы).
• ПРОФ — предназначена для предприятий с численностью от 35-70 сотрудников. В отличии от Стандарт, в ПРОФ можно вести учет доходов и расходов не только по направлениям бизнеса, но и по подразделениям ЦФО.

Программа предназначена для автоматизации управленческого финансового учета.

Учет для управляющих и директоров.

Программа ориентирована на руководителей предприятий. Даже если директор не в курсе финансово экономической сферы и ИТ технологий.

Центральная задача управляющего делать бизнес, а смотреть тонкости методологии учета. Они люди творческие. Поэтому при разработке для ввода и представления информации.

Отчеты в программе наиболее просто отражают показатели. Они не пестрят показателями бухгалтерии и налоговыми делами, показывая отчеты в простой и понятном виде.

Консолидация данных.

Собственники, акционеры и руководители предприятий пытаются решить решить проблему с объединением данных своих филиалов или розничной сети в единую отчетность — проблемой консолидации данных на предприятии. Конфигурация 1с управляющий версии 8 позволяет вести один учет по всем филиалам и собственным юридическим лицам предприятия. Управляй бизнесом целиком вместе с центром кт.

Быстрое обучение.

В программе 1С:Управляющий 8 реализовано скоростное освоение работы с программой для неопытных и большую скорость работы для специалистов.

В программе можно поэтапно начинать работать с функционалом. В начале с решения простых задач ЦКТ к сложным, например, начав с ведения учета ДДС. Потом перейти на другие типы учета, по степени сложности, например Прибыли и Убытки.

Руководители прекрасно знают стоимость времени, которое приходится тратить на изучение и выбор различных способов управления бизнесом, вместо того чтобы «просто руководить».

Управленческий учет

Учет и контроль взаиморасчетов

Программа «1С:Управляющий» реализует управленческий учет, который существенно отличается от бухгалтерского регламентированного. Налоговый и бухгалтерский учет ориентирован на налоговые организации и сдачу отчетов. Управленческий учет же в программе «1С:Управляющий» ориентирован в первую очередь на руководителя и данные, необходимые для принятия важных решений, позволяя двигаться вверх.

Финансовый учет

Программа включает в себя оперативную отчетность и отчетность по финансово-управленческим показателям:

• Денежные потоки предприятия с аналитикой по статьям движения денег и план-фактный анализ выполнения бюджета движения денег.
• Финансовый результат (прибыль или убыток) работы предприятия, в том числе по каждому направлению его деятельности или проекту.
• Управленческий баланс для контроля за состоянием средств предприятия (денег, имущества, товаров и материалов), прибыли и капитала, а также состоянием взаиморасчетов.

Программа для «реальных» директоров

Программа ориентирована на руководителей, которые не всегда являются специалистами в финансово-экономической сфере и IT-технологиях. Основная задача руководителя — управлять бизнесом, а не разбираться в методологии ведения учета. Поэтому при разработке программы особое внимание уделялось созданию удобных и понятных форм для ввода и представления информации.

Платформа «1С:Предприятие 8»

В комплект поставки программы «1С:Управляющий» входит платформа «1С:Предприятие 8». Программа дает возможность настроить «под себя», индивидуальным особенностям на предприятии.

Настройка параметров учета

Выбор валют учета

Программа «1С:Управляющий 8» позволяет выбрать базовую валюту учета в которой формируются итоговые отчеты программы, отчет о прибылях и убытках, отчет по денежным потокам, управленческий баланс. Базовой валютой может являться российские рубли или одна из иностранных валют используемых в расчетах, курсы которых можно загружать из интернета автоматически.

Настройка параметров учета ТМЦ

Программа «1С:Управляющий 8» позволяет использовать суммовой и количественно-суммовой способы ведения учета Товарно-Материальных Ценностей.

Суммовой способ учета используется в случае, когда на предприятии большой и сложный товарооборот, который учитывается в отдельной складской программе. В этом случае в программе «1С:Управляющий 8» руководитель сможет отслеживать товарные потоки по направлениям без детализации по номенклатурным позициям.

Количественно-суммовой способ учета используется в случае, когда необходимо контролировать движение товара по каждой номенклатурной позиции.

Включение режима учета ТМЦ по подразделениям позволяет контролировать остатки и обороты номенклатуры в количественном и суммовом выражении по организациям, складам и любым другим подразделениям предприятия. В ином случае, будет производиться учет движения ТМЦ по организации в целом. Режим учета ТМЦ по подразделениям позволяет учитывать товары не только на собственных местах хранения, но и на складах комиссионеров, которым отпущен товар на реализацию (ответственное хранение).

Себестоимость перемещаемого или списываемого ТМЦ будет определяться не по предприятию в целом, а внутри каждого подразделения. В случае выбора метода «по средневзвешенной» себестоимость при списании ТМЦ определяется, как средневзвешенная по подразделению. При использовании метода FIFO себестоимость при списании ТМЦ определяется, как FIFO по предприятию в целом, а не по подразделению, при этом учитывается наличие в подразделении остатков партий.

«1С:Управляющий 8» позволяет вести учет реализации ТМЦ и услуг по менеджерам, что дает возможность анализировать вклад каждого менеджера в общий доход предприятия. Этот режим учета используют в том случае, когда зарплата сотрудников зависит от выручки.

Учет доходов расходов и прибыли по видам бизнеса

Программа «1С:Управляющий 8» позволяет учитывать доходы и расходы с аналитикой по видам бизнеса. Возможность ведения аналитики доходов, расходов по видам бизнеса имеет исключительную важность для управленческого учета, поскольку позволяет определять финансовые результаты работы предприятия (прибыль или убытки) по каждому направлению его деятельности.

Видами бизнеса могут быть, как общие направления деятельности предприятия (торговля, строительство, производство),так и их отдельные составляющие (строительство дорог, строительство зданий, производство столов, производство стульев). Кроме того, под видами бизнеса можно понимать ограниченные по времени проекты (контракты), а также объекты выполнения работ.

Учет расходов по статьям расходов

В программе «1С:Управляющий 8» учет расходов ведётся с аналитикой по статьям расходов. Все расходы в программе подразделяются на «прямые» и «общие». К прямым расходам относятся расходы, принадлежащие определённому виду бизнеса, направлению деятельности. Общими являются расходы, относящиеся к деятельности всего предприятия в целом. Для обеспечения сквозной аналитики по видам бизнеса, общие расходы в конце месяца распределяются по видам бизнеса и включаются в состав прямых расходов.

Статьи движения денег

Статьи движения денег являются отдельным разрезом аналитики в «1С:Управляющий 8». Программа позволяет осуществлять планирование, контроль и сопоставление плановых и фактических показателей движения денег по статьям.

Настройки прав доступа пользователей к данным

При разработке программы особое внимание было уделено созданию эффективной и удобной системы настройки прав доступа пользователей к данным. Программа позволяет гибко настроить доступ пользователей к различным разделам учета, при этом документы и отчеты, которые связаны с закрытым для пользователя разделом учета, не будут отображаться при входе этого пользователя в программу.

Настройка прав осуществляется без перехода в режим конфигурирования, прямо из меню настройки прав доступа. Настройку прав может производить только пользователь с правами Управляющий. Пользователю с правами Оператор доступны только те разделы учета, которые определил Управляющий.

Подсистема учета денежных средств

Оформление операций с денежными средствами.

Учет наличных рублевых и валютных средств может вестись в нескольких кассах, например, в основной кассе, кассе руководителя и так далее. В этом случае следует рассматривать кассу, как объект учета наличных денег, а не как официальную кассу предприятия. Отличительной особенностью программы «1С:Управляющий 2.0» является возможность в одном документе оформлять все операции с рублевой и валютной наличностью производимые за день в одной кассе. Такая возможность позволяет значительно сократить время необходимое для ввода данных. Простота и удобство оформления операций с наличными и безналичными средствами делают ввод данных в программу максимально комфортным для пользователя.

Программа предусматривает возможность назначения прав доступа пользователей к кассам. Пользователь, который не имеет прав доступа к кассе, не может оформлять в ней операции и формировать отчеты по этой кассе. При оформлении операций с наличными, безналичными и подотчетными денежными средствами указывается статья движения денег, что позволяет контролировать денежные потоки по статьям.

В управленческом учете для контроля подотчетных денежных средств недостаточно указывать статью движения денег при списании наличных денег под отчет. Денежные средства, выданные подотчетнику, могут использоваться им для совершения различных платежей. Возможность указания любой статьи движения денег при списании подотчетных средств является отличительной особенностью программы «1С:Управляющий 8». Данная возможность позволяет руководителю контролировать движение подотчетных денег и направление их использования. Информацию по расчетам с подотчетниками можно найти в описании подсистемы Расчеты с сотрудниками.

Отчетность по денежным средствам

Программа позволяет анализировать обороты наличных, безналичных и подотчетных денежных средств по кассам, расчетным счетам и подотчетным лицам предприятия.

Отчет «Ведомость остатков и оборотов денег» дает руководителю информацию о том, где находятся деньги предприятия. Отчет «Структура поступлений и платежей денег» дает руководителю информацию о том, откуда пришли деньги и куда они были потрачены.

Помимо оборотов денег программа позволяет отслеживать хронологию операций с денежными средствами. Пользователь может выбирать и группировать объекты учета денежных средств (касса, расчетный счет, подотчетник) по которым будут отражены все операции с денежными средствами за указанный период.

Контроль запланированных и фактических денежных потоков

Программа «1С:Управляющий 8» предоставляет возможность производить анализ и сравнения запланированных и фактических денежных потоков. Отчет «Сравнение денежных потоков» позволяет детально оценить сделанные ранее прогнозы и проанализировать отклонения между запланированным и фактическим движением денег.

Подсистема расчета с контрагентами

Отражение расчетов с контрагентами

Все контрагенты в программе разделены на четыре вида: поставщики, покупатели, финагенты, бюджеты и фонды. Такое распределение сделано для реализации механизма разделения прав доступа пользователей к информации. Пользователь, с правами Управляющий может, ограничить доступ других пользователей к разделам учета связанным с одним из видов контрагентов. Например: В программе осуществляется учет расчетов с финагентами (кредиторами, учредителями, финансовыми посредниками). Операции взаиморасчетов с финагентами являются конфиденциальными и не предназначены для просмотра сотрудниками, работающими в программе. Для ограничения пользователя к расчетам с финагентами, Управляющий может запретить оформление и просмотр финансовых операций для Оператора. Информацию по настройке прав доступа можно получить в описании подсистемы настройки параметров учета.

Справочная информация о контрагентах содержит сведения для эффективной работы менеджеров и управленцев.

В программе «1С:Управляющий 2.0» все операции или отгрузки ТМЦ, имущества, услуг (расходов) за один день отражаются в одном документе. Программа ориентирована на топ-менеджеров поэтому в ней не предусмотрена выписка «первички», а отражение всех операций в одном документе позволяет сделать ввод данных в программу быстрым и удобным.

При помощи отчетов пользователи программы получают необходимую информацию о хозяйственных операциях с контрагентами в простом и понятном виде. Отчетность по контрагентам лишена бухгалтерской терминологии. В отчетности такие термины как: «сальдо», «дебет», «кредит» заменены на простые и привычные: долг на начало, долг нам, долг наш. Для каждого контрагента в программе можно сформировать историю взаиморасчётов с ним.

Подсистема расчета с сотрудниками

Программа позволяет учитывать расчёты с сотрудниками по зарплате и расчёты по подотчетным суммам. При этом можно разграничить доступ пользователей к информации по расчетам с сотрудниками. Например, сотруднику, контролирующему подотчётников, может быть запрещён доступ к данным по зарплате. Информация по настройке прав доступа содержится в описании подсистемы настройки параметров учета.

Отражение расчетов с сотрудниками по зарплате

Для каждого сотрудника выбирается валюта, в которой производятся расчеты по зарплате. При начислении сотруднику зарплаты начисленная сумма относится на расходы предприятия и возникает задолженность предприятия перед сотрудником. Сумма зарплаты, относится на прямые или общие (косвенные) расходы предприятия с указанием статьи расходов. Выплата денег сотруднику погашает задолженность предприятия перед ним.

Программа позволяет отражать выплату денег сотруднику через кассу или через банк.

Отчеты по расчетам с сотрудниками

Программа предоставляет данные по оборотам и текущей задолженности сотрудников по зарплате и подотчётным суммам. Отчеты по сотрудникам позволяют отслеживать хронологию расчетов с каждым из них по датам. При этом отчёты могут быть представлены, как в краткой форме, так и в развёрнутом виде с комментариями по каждой операции.

Подсистема учета товарно-материальных ценностей

Учет движения ТМЦ

В программе «1C:Управляющий 8» учёт ТМЦ можно вести либо с аналитикой по номенклатуре товаров, либо по товарным потокам (количественно-суммовой или суммовой учет). Количественно-суммовой учет используют, когда на предприятии небольшой товарооборот, для учета которого не нужна специальная складская программа. Суммовой учет применяют, когда на предприятии большой и сложный товарооборот. В этом случае в «1С:Управляющий 8» можно загружать данные по движению номенклатуры из программы складского учёта и в процессе импорта сворачивать номенклатуру по видам (номенклатурным группам).

В программе контроль остатков и оборотов ТМЦ может производиться, как по всему предприятию, так и по его отдельным подразделениям (складам и другим местам хранения). Программа позволяет вести партионный учет ТМЦ. При списании ТМЦ их себестоимость рассчитывается, как средневзвешенная или по методу FIFO. Средневзвешенная себестоимость рассчитывается по предприятию в целом или по подразделению (если включен режим учета по подразделениям). Себестоимость ТМЦ по методу FIFO рассчитывается по всему предприятию в целом.

Информацию по настройке режимов учета и способов списания ТМЦ можно найти в описании подсистемы настройки параметров учета.

Программа позволяет оформлять операции поступления, реализации, инвентаризации товарно-материальных ценностей, списание израсходованных материалов на себестоимость выполненных работ, услуг, списание материалов и полуфабрикатов на выпуск продукции, перемещение ТМЦ с одного подразделения (места хранения) на другое.

Учет выпуска продукции

Для оформления выпуска продукции в программе «1С:Управляющий 8» предусмотрена операция Сборка. При оформлении операции Сборка происходит списание материалов, используемых для выпуска продукции, и производится оприходование выпущенной продукции. При оформлении сборки можно произвести начисление сдельной заработной платы рабочим, сумма которой будет отнесена на себестоимость продукции. Для оформления выпуска продукции можно воспользоваться нормативами расхода материалов для каждого вида продукции. Помимо операции сборка программа позволяет оформлять операцию Разборка, когда из одного материала изготавливается несколько изделий.

Отражение в программе остатков и оборотов ТМЦ и выпуска продукции

Программа позволяет получать сведения об остатках и оборотах ТМЦ за выбранный период. Отчеты по движению ТМЦ позволяют прослеживать хронологию движения каждой номенклатурной позиции по датам (поступление, реализация, списание на расходы или выпуск продукции).

Отчеты по выпуску готовой продукции предоставляют информацию о фактической комплектации выпускаемой продукции и показывают ее себестоимость. В себестоимость включается стоимость материалов списанных на выпуск продукции и затраты на сдельную оплату труда производственных рабочих.

Подсистема учета имущества

Учет имущества

«1С:Управляющий 8» позволяет руководителю наладить полный контроль за всем имуществом предприятия. С помощью бухгалтерских программ контролировать имущество сложно, так как учет может вестись в разных информационных базах, а некоторые объекты имущества могут вообще не учитываться в бухгалтерии.

Помимо общей справочной информации об имуществе программа позволяет регистрировать информацию об изменении местонахождения имущества или закреплении имущества за материально-ответственным лицом.

В программе могут быть оформлены операции приобретения, переоценки, начисления амортизации, реализации и списания имущества, что позволяет вести полноценный учёт имущественных активов.

В «1С:Управляющий 8» при отнесении суммы начисленной амортизации на расходы предприятия можно указывать несколько статей расходов для каждой единицы имущества, что является актуальным, когда имущество используется при выполнении работ на различных объектах (например, строительная техника).

Отчеты по движению имущества

Всю информацию об имеющемся на предприятии имуществе и его состоянии можно получить при помощи наглядных отчётов.

Подсистема учета ценных бумаг

Программа «1С:Управляющий 8» позволяет вести учет инвестиций в ценные бумаги и прочих финансовых вложений. Ценные бумаги являются долгосрочными финансовыми вложениями и отражаются в Управленческом балансе отдельной строкой. Ценные бумаги учитываются на балансе по покупной стоимости.

В программе «1С:Управляющий 8» для любой ценной бумаги может быть выставлен признак количественного учета. В этом случае в каждой операции поступления или реализации ценных бумаг необходимо указывать количество, а списание производиться по средневзвешенной стоимости реализуемого количества. В ином случае, при реализации ценной бумаги списывается ее полная покупная себестоимость. Программа отражает обороты ценных бумаг, а также показывает их движение в хронологическом порядке по датам.

Регламентные операции «1С:Управляющий 8»

Регламентные операции выполняются в конце месяца после всех хозяйственных операций и закрывают месяц, позволяя определить финансовые результаты работы предприятия в целом, а также по каждому направлению деятельности (виду бизнеса). Отличительной особенностью выполнения регламентных операций в «1С:Управляющий 8» является возможность от начала до конца контролировать результаты их выполнения.

Переоценка валюты

Операция переоценки валюты позволяет произвести переоценку всех валютных долгов и остатков на конец месяца с отнесением курсовой разницы на прочие прибыли и убытки.

Распределение общих расходов

Существуют виды расходов, которые невозможно однозначно отнести к конкретному направлению деятельности компании, такие расходы являются общими (косвенными) для всего бизнеса, например, аренда офиса, налоги, зарплата управленческого персонала. Общие расходы распределяются между направлениями деятельности и включаются в состав прямых расходов. Распределение общих расходов между направлениями деятельности производиться согласно алгоритму, указанному пользователем. Основой распределения (базой распределения) могут быть доходы, выручка или прямые расходы по направлениям деятельности. При необходимости общие расходы могут быть распределены по видам деятельности в соответствии с весовыми коэффициентами, указанными для каждого вида деятельности.

Финансовые результаты

Финансовые результаты работы предприятия определяются на основе данных о доходах и расходах предприятия за истекший период. Для определения финансовых результатов (прибыли или убытка) программа уменьшает доходы по каждому направлению деятельности на величину прямых расходов по этому направлению.

Итоговая отчетность

Финансовые результаты деятельности определяются на основе учета всех доходов и всех расходов предприятия. Программа «1С:Управляющий 8» позволяет определять финансовые результаты работы предприятия, как по всему предприятию в целом, так и по каждому направлению его деятельности.

Анализ показателей Выручка, Доходы, Расходы, Себестоимость, Прочие прибыли и Убытки производиться в программе по их аналитическим составляющим (статьям, видам бизнеса, менеджерам и т.д.), а также в динамике их изменения.

Денежные потоки по статьям движения денег

Анализ движения денег позволяет проанализировать поступления и платежи денег по статьям. Можно создать статьи движения денег соответствующие направлениям деятельности компании (видам бизнеса). В этом случае эффективность направлений деятельности можно определять и по денежным потокам.

Управленческий баланс

«1С:Управляющий 8» реализует финансовый учет с использованием двойной записи. В программе используется управленческий план счетов, позволяющий построить баланс предприятия. В отличие от бухгалтерского баланса, управленческий баланс понятен руководителю и является удобным инструментом контроля. С помощью баланса руководитель может контролировать реальные остатки материальных активов, капитал, прибыль, а также состояние дебиторской и кредиторской задолженности. Любой показатель баланса может быть легко детализирован до составляющих его объектов аналитики.

Подсистема планирования

«1С:Управляющий 8» предусматривает возможность составления бюджета движения денег в соответствии с задачами стратегического планирования и ведение платежного календаря для оперативного планирования движения денег.

Бюджет движения денег

Бюджет составляется на месяц в базовой валюте учета. В бюджете отражаются данные о планируемых поступлениях и платежах по статьям движения денег. Программа позволяет производить сравнение плановых и фактических показателей оборотов денег. Отчет по денежным потокам может быть представлен как в табличном виде, так и виде диаграммы.

Платежный календарь

Платежный календарь составляется на неделю. Составление платежного календаря позволяет заранее планировать поступление и выплаты денег и оперативно осуществлять корректировку плана во избежание «кассовых разрывов». Запланированные в платежном календаре показатели поступлений и платежей можно сравнивать с показателями бюджета движения денег.

Импорт данных

Помимо непосредственного ввода операций, в программу можно импортировать хозяйственные операции из других конфигураций 1С. На сегодняшний день импорт возможен из конфигураций «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей 8», «1С:Бухгалтерия 7.7» и «1С:Торговля и склад 7.7».

Импорт данных осуществляется с помощью удобного «Помощника», который позволяет пользователю настраивать выгрузку последовательно, шаг за шагом. В программе предусмотрена гибкая настройка как перечня переносимых операций, так и способов их обработки при загрузке. Подробные отчеты позволяют пользователю осуществлять контроль над процессом переноса данных.

Программу «1С:Управляющий 2.0» можно использовать как среду консолидации, перенося хоз.операции из разных баз бухгалтерских и торговых конфигураций.

Описание функциональных возможностей

• Выбор валют учета, параметры учета ТМЦ, учет доходов и расходов, статьи движения денег.
• Гибкий и удобный механизм настройки прав доступа пользователей к учетной информации.
• Настройка прав доступа в пользовательском режиме (без перехода в Конфигуратор).
• Динамическое формирование интерфейса пользователя в соответствии с его правами доступа.

Учет денежных средств

• Учет наличных, безналичных и подотчетных денежных средств, как в рублях, так и в валюте.
• Возможность создания нескольких касс для учета наличных денег.
• Учет операций с разными валютами в одной кассе.
• Учет перемещения денег внутри организации.
• Контроль денежных потоков предприятия по статьям движения денег.

Расчеты с контрагентами

• Отслеживание текущего состояния взаиморасчетов с контрагентами.
• Оформление операций взаимозачетов и списания долгов в расчетах с контрагентами.
• Формирование истории взаиморасчетов по каждому контрагенту.

Расчеты с сотрудниками

• Оформление операции начисления и выплаты зарплаты сотрудникам.
• Отражение выдачи денег в подотчет и контроль их расходования.
• Контроль текущего состояния взаиморасчетов с сотрудниками (подотчетниками).
• Формирование истории взаиморасчетов по сотруднику.

Учет товарно-материальных ценностей

• Учет ТМЦ по подразделениям (складам, филиалам, ответственным лицам).
• Использование суммового или количественно-суммового способа учета ТМЦ.
• Определение себестоимости при списании ТМЦ методом «FIFO» или по «средневзвешенной».
• Возможность списания материалов на выпуск продукции по нормативам.
• Включение в себестоимость выпускаемой продукции затрат на заработную плату рабочих.
• Формирование отчетов по выпуску продукции, отражающих структуру ее себестоимости.

Итоговая отчетность

• Определение финансовых итогов деятельности предприятия (прибыль или убыток) на основе учета всех его доходов и всех расходов (в т.ч. внереализационных доходов, расходов, курсовой разницы).
• Анализ финансовых итогов работы предприятия по направлениям деятельности (проектам, контрактам, видам номенклатуры и т.п.).
• Анализ показателей (выручка, доходы, расходы, себестоимость, прочие прибыли и убытки), используемых для определения финансовых результатов.
• Учет выручки и доходов по менеджерам для ЦКТ расчета агентского вознаграждения.
• Учет расходов по статьям расходов.
• Формирование управленческого баланса для обеспечения полного контроля за всеми активами и пассивами предприятия.
• Анализ баланса в динамике для оценки показателей баланса во времени.

Планирование

• Составление бюджета движения денег для решения стратегических задач предприятия.
• Ведение платежного календаря для оперативного управления денежными потоками.
• План-фактный анализ денежных потоков.

Импорт данных

• Импорт хозяйственных операций из типовых бухгалтерских и торговых конфигураций “1С:Предприятие”.
• Удобный помощник для организации импорта данных.

Вопросы и ответы

Вопрос: Зачем «1С:Управляющий 8», если у меня уже есть «1С:Бухгалтерия 8»?

Ответ: «1С:Бухгалтерия 8» заточена под официальный налоговый учет. Вести в ней управленческий финансовый — все равно что забивать гвозди отверткой. А вот «1С:Управляющий 8» создан специально для ведения управленческого финансового учета.

Вопрос:Зачем мне «1С:Управляющий 8», если у меня уже есть «1С:Управление торговлей 8»?

Ответ: «1С:Управление торговлей 8» дает информацию, «сколько товара лежит на складе» или «сколько нам должен контрагент такой-то». Эта информация интересна менеджеру или кладовщику, но никак не директору. Директору нужно знать, сколько фирма дает прибыли, сколько она стоит, как распределяются расходы, откуда приходят и куда уходят деньги. Такой информации в «1С:Управление торговлей 8» нет. Такая информация есть только в «1С:Управляющий 2.0».

Вопрос: Каким образом программа защищена от несанкционированного доступа?

Ответ: Во-первых, ключом защиты. Во-вторых, разграничением доступа. Программа создавалась для ведения внутреннего учета. То есть, вопросу безопасности с самого начала уделялось большое внимание.

Вопрос: Каким образом вводится информация?

Ответ: Информация вводится вручную или импортируется из стандартных баз 1С. При этом ручной ввод информации происходит достаточно быстро. Например, среднее время ввода накладной на 10 позиций составляет 3 минуты.

Вопрос: Каким образом происходит импорт данных?

Ответ: Импорт данных осуществляется в XML-формате, причем данные выгружаются в виде документов. Можно импортировать данные из стандартных конфигураций 1С.

Вопрос: Как увидеть финансовые результаты деятельности не только консолидированно по всему предприятию, но и отдельно по каждому юридическому лицу?

Ответ: Существует два варианта решения проблемы:

• если виды бизнеса не пересекаются, то необходимо сгруппировать их по папкам с наименованием юридических лиц и формировать отчет по прибыли по соответствующей папке;
• если виды бизнеса пересекаются (совпадают), то необходимо для каждого юридического лица завести свою информационную базу.

Вопрос: Как учесть в себестоимости товара транспортно-заготовительные расходы?

Ответ: В документе «Поступление» или «Отчет подотчетника» введите операцию получения от поставщика услуги в направлении «Удорожание ТМЦ», укажите стоимость ТМЦ и укажите стоимость ТЗР.

Вопрос: Как обменять безналичным образом USD и РУБ?

Ответ: Необходимо завести двух финагентов с одним название и разными валютами взаиморасчета: «РУБ» и «USD». После этого выполнить три операции:

• с валютного счета перевести деньги на валютного финагента;
• с помощью документа «Взаиморасчеты» обменять валюту (автоматически рассчитывается курсовая разница);
• на рублевый счет приходовать обменянную рублевую сумму.