СВ-Принт

6-НДФЛ — кто сдает и когда

Что такое 6-НДФЛ: декларация, справка или расчет

Кто должен сдавать отчет 6-НДФЛ

6-НДФЛ: сроки сдачи

Как сдавать 6-НДФЛ совмещающему режимы коммерсанту

Сдача 6-НДФЛ в 2020 году (нюансы)

Как облегчить составление 6-НДФЛ и можно ли его не сдавать

Итоги

Что такое 6-НДФЛ: декларация, справка или расчет

Форма 6-НДФЛ вошла в список обязательной отчетности по НДФЛ с 2016 года. Аналогов до этого она не имела. Ключевые особенности 6-НДФЛ таковы:

• 6-НДФЛ совмещает суммовую и календарную информацию;
• 6-НДФЛ обладает спецификой — сочетает систему наращивания данных от периода к периоду (первый раздел) с квартальной градацией информации (второй раздел).

На первый взгляд 6-НДФЛ напоминает декларацию (по структуре, форме и др.), а также схож со справкой 2-НДФЛ (по виду налога и назначению). Однако не является ни тем, ни другим.

Для 6-НДФЛ предусмотрено особое название — расчет налогового агента. Такой вид отчетности описан п. 1 ст. 80 НК РФ и подтверждается приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, в котором 6-НДФЛ именуется расчетом.

Кто должен сдавать отчет 6-НДФЛ

Отчетность 6-НДФЛ должны составлять налоговые агенты — об этом говорится в первой строке Порядка оформления 6-НДФЛ, утвержденного приказом ФНС № ММВ-7-11/450@.

Например, является ли адвокат налоговым агентом и должен ли он сдавать 6-НДФЛ? Должен, если он учредил адвокатский кабинет и выплачивает физлицам доходы (п. 1 ст. 226 НК РФ).

К налоговым агентам относятся:

• отечественные фирмы и ИП;
• обособленные подразделения иностранных фирм в нашей стране.

Для всех указанных коммерсантов действует общий алгоритм: «заплатил физлицу — оформи 6-НДФЛ».

Столкнулись со сложностями при заполнении отчета? На нашем форуме можно проконсультироваться по любой ситуации, вызывающей у вас сомнения. Так, знатоки объясняют, как следует отразить в отчете 6-НДФЛ излишне удержанную сумму подоходного налога.

Об обязанностях и ответственности налоговых агентов по НДФЛ читайте в статье «Налоговый агент по НДФЛ: кто является, обязанности и КБК».

Существует еще одна категория налоговых агентов по НДФЛ, отдельно не обозначенных в п. 1 ст. 226 НК РФ, но упоминаемых в п. 2 ст. 230 НК РФ — это обособленные подразделения (ОП) отечественных фирм.

В отношении 6-НДФЛ каждое такое ОП фактически признается самостоятельным налоговым агентом — все имеющие подразделения фирмы, обязаны представлять расчет отдельно по каждому ОП. На титульном листе таких 6-НДФЛ указывается ОКТМО и КПП соответствующего ОП, а в остальном алгоритм формирования подобен аналогичному расчету центрального подразделения.

Куда сдавать 6-НДФЛ по ОП, узнайте из статьи «Порядок сдачи формы 6-НДФЛ по обособленным подразделениям».

6-НДФЛ: сроки сдачи

Сроки сдачи 6-НДФЛ приведены в ст. 230 НК РФ:

• периодичность отчетности 6-НДФЛ — 1-й квартал, полугодие, 9 месяцев и год;
• «пограничные» отчетные сроки 6-НДФЛ — на составление и отправку отчета отведен 1 месяц для внутригодовых 6-НДФЛ и 2 месяца для итогового 6-НДФЛ.

При совпадении крайней отчетной даты по 6-НДФЛ с нерабочим днем действует специальное правило: отчитаться можно в первый после выходных или праздников рабочий день.

Внимание! Крайний срок для представления годового расчета сокращен на 1 месяц. Отчитаться за 2019 год нужно не позднее 02.03.2020. Подробности см. . Также изменился и порядок сдачи 6-НДФЛ. На бумаге смогут отчитаться налоговые агенты с численностью сотрудников 10 человек и менее. Подробнее мы рассказывали .

Для 6-НДФЛ правомерность применения данного правила подтверждена письмом ФНС России от 21.12. 2015 № БС-4-11/22387.

Подробнее про сроки сдачи отчета 6-НДФЛ читайте в этой статье.

Чего ожидать от налоговиков, если 6-НДФЛ сдан не вовремя? Об этом расскажет статья «Размер штрафа за несвоевременную сдачу отчета 6-НДФЛ».

Как сдавать 6-НДФЛ совмещающему режимы коммерсанту

Совмещение предпринимателем ОСНО или УСН с ЕНВД или другим спецрежимом — это повод разобраться, как сдавать 6-НДФЛ.

За основу берется общий подход: 6-НДФЛ сдается по месту учета в инспекции. Но необходимо учесть один нюанс: при совмещении режимов мест учета может быть несколько (п. 7 ст. 226 НК РФ), поэтому коммерсанту необходимо сдать как минимум 2 отчета:

• первый 6-НДФЛ с данными о доходах, выплаченных работникам, занятым в переведенной на УСН деятельности — в ту инспекцию, где коммерсант зарегистрирован в качестве ИП (по месту его жительства);
• второй отчет отправляется в инспекцию, на территории которой осуществляется деятельность ИП, переведенная на ЕНВД. В нем нужно отразить выплаченные доходы по работникам, связанным с «вмененными» видами деятельности.

Подробнее этот вопрос рассмотрен .

Сдача 6-НДФЛ в 2020 году (нюансы)

При заполнении 6-НДФЛ в 2020 году требуется учесть присущие только данному расчету особенности, которые можно классифицировать:

• на технические;
• учетные;
• логические;
• организационные.

К техническим особенностям заполнения 6-НДФЛ можно отнести:

• схему заполнения ячеек (1 ячейка — 1 цифра, направление заполнения — слева направо, незаполненные поля прочеркиваются, при отсутствии показателя проставляется «0»);
• метод формирования отчета: для бумажного варианта — цвет чернил заполнения отчета только синий, черный и фиолетовый, запрет на использование корректирующих средств для исправления ошибок и др.; для электронной формы — применение шрифта Courier New высотой 16–18 пунктов при заполнении отчета и др.

Среди основных учетных особенностей 6-НДФЛ можно назвать:

• формирование показателей раздела 1 нарастающим итогом с начала года, раздела 2 — только за последние 3 месяца отчетного периода;
• обезличенность данных отчета — приводятся только обобщенные показатели без привязки к конкретному получателю дохода;

Логические особенности 6-НДФЛ заключаются в необходимости соблюдения специальных принципов отражения данных:

• в разделе 1 не может быть отрицательных сумм: если стр. 030 (вычеты) превышает стр. 020 (доходы), вычеты принимаются равными доходам и др.;
• в разделе 2 показатели заполняются по принципу: число блоков строк 100–140 равно числу дат выплаты доходов;
• показатель стр. 120 (срок перечисления налога) — параметр, не имеющий отношения к фактической дате перечисления НДФЛ и являющийся законодательно установленным крайним сроком уплаты НДФЛ для конкретного вида дохода.

Правильно заполнить расчет вам поможет наш чек-лист. Скачать его можно в материале «Чек-лист по заполнению 6-НДФЛ за 2019 год».

Основной организационной особенностью является обязательное применение регистров по НДФЛ в качестве первоисточника данных для заполнения 6-НДФЛ.

Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ ищите .

Как облегчить составление 6-НДФЛ и можно ли его не сдавать

Возможность не сдавать 6-НДФЛ появляется только в одном случае — если в отчетном периоде отсутствовали выплаты в пользу физлиц.

Такая ситуация возможна, если:

• коммерсант находится на предварительном этапе становления бизнеса (этап решения организационных аспектов, набора штата — при этом никакие выплаты физлицам не производятся);
• финансовое состояние коммерсанта не позволяет производить какие-либо выплаты из-за недостатка или отсутствия денежных ресурсов;
• в иных аналогичных ситуациях.

В этом случае о несдаче 6-НДФЛ налоговую целесообразно проинформировать письмом, образец которого вы можете найти .

При этом если в 1-м квартале доходы выплачивались, а затем до конца года выплаты отсутствовали, 6-НДФЛ за все отчетные периоды требуется обязательно представить, поскольку расчет требуется составлять нарастающим итогом от начала года.

В такой ситуации:

• в разделе 1 расчетов за все последующие отчетные периоды повторятся показатели 1-го квартала;
• в раздел 2 за указанные периоды информация не заносится ввиду ее отсутствия — при заполнении этого раздела принимаются во внимание выплаты последнего в отчетном периоде квартала.

Облегчить составление 6-НДФЛ можно следующими путями:

• использовать специальные программные продукты;
• минимизировать риск появления ошибок (контролировать проверяемые параметры расчета, в том числе используя применяемые налоговиками контрольные соотношения) — это позволит избежать подачи корректировок и иных пояснений;
• иные способы (усиление контроля достоверности данных на этапе сбора первичной информации, системное повышение квалификации специалистов компании, позволяющее свободно ориентироваться в нюансах налогового законодательства и др.).

Механизм снижения риска ошибок в 6-НДФЛ рассматривается в статье «Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ».

Как проходит камеральная проверка отчета 6-НДФЛ, читайте .

Итоги

Основные виды отчетности работодателя — это 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам. На вопросы о 6-НДФЛ: кто сдает и когда, мы ответили выше. А про РСВ мы подробно рассказываем в этой рубрике.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

6-НДФЛ — кто сдает и когда?

Форма 6-НДФЛ — расчет по налогу на доходы физлиц — сдается в ИФНС согласно требованиям, установленным законодательством. К ним, в том числе, относятся сроки подачи документа и перечень лиц, обязанных сдавать отчет.

Законодательство: кто и когда сдает 6-НДФЛ

Отчет по форме 6-НДФЛ утвержден Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. В нем содержатся сведения о том, какая форма расчета должна применяться и каким образом нужно ее заполнять.

Что касается лиц, обязанных сдавать расчет 6-НДФЛ, то о них рассказано в ст. 230 НК РФ, согласно которой отчет подается налоговыми агентами. Это российские компании и индивидуальные предприниматели, а также нотариусы и адвокаты. Кроме того, согласно ст. 226 НК РФ, к налоговым агентам причисляются и иностранные компании в России, которые выплачивают доход физлицам.

Главное условие, при котором должен формироваться 6-НДФЛ, — физическое лицо должно получить от налогового агента облагаемый доход, выраженный в денежной или натуральной форме.

Если гражданин не получил от налогового агента доход, обязанности сдавать отчет 6-НДФЛ не возникает, поскольку налог не начисляется и, соответственно, не удерживается.

Сдавать отчет 6-НДФЛ нужно по итогам каждого квартала в сроки (ст. 230 НК РФ):

• по итогам 1, 2 или 3 квартала — не позже последнего дня месяца, следующего за отчетным кварталом;
• по итогам года — не позже 1 марта года, следующего за отчетным.

Если срок сдачи 6-НДФЛ приходится на выходной или праздничный день, налоговый агент может сдать расчет в первый следующий за ним рабочий день.

Надо ли показывать в 6-НДФЛ необлагаемые доходы?

Большинство необлагаемых НДФЛ доходов не отражают в 6-НДФЛ:

• Выплаты, которые полностью не облагаются НДФЛ: пособия по БиР, по уходу за ребенком до 1,5 лет и др.
• Выплаты, которые частично облагаются НДФЛ, не превышающие предела необлагаемой суммы. К примеру, стоимость призов и подарков до 4 000 руб.

Если же сотруднику выплачен доход, превышающий необлагаемый лимит, его обязательно надо показать в расчете 6-НДФЛ: сумму дохода — по строке 020 Раздела 1, а необлагаемую НДФЛ часть — в составе вычетов по строке 030 того же раздела.

Когда расчет не сдается

В некоторых случаях налоговый агент имеет право не сдавать 6-НДФЛ, но все они связаны с одной причиной: если физическое лицо в отчетном квартале не получило доход у налогового агента, с него не удерживается НДФЛ и, соответственно, сам налоговый агент имеет право не сдавать расчет. Либо был выплачен необлагаемый НДФЛ доход (эту ситуацию мы рассмотрели в предыдущем разделе статьи).

Ситуации, при которых физлица не получают доход, могут быть разными. К примеру, компания только начала свое функционирование, а потому доход сотруднику еще не начислен. Или организация приостановила свою деятельность по каким-либо причинам.

Также доход может не выплачиваться, если у компании нет денег на осуществление финансовых операций, в том числе выплату зарплаты. Тогда целесообразно направить в налоговую инспекцию письмо, в котором будет указано, по какой причине компания не сдала 6-НДФЛ.

Если в 1 квартале были начисления и удержания налога, а в других кварталах нет, то 6-НДФЛ нужно подавать, поскольку расчет заполняется нарастающим итогом с начала года.

Законодательством не установлена обязанность налоговых агентов сдавать нулевой 6-НДФЛ. Однако некоторые компании все же его представляют вместо письма с объяснением причины не сдачи расчета. Безопаснее для организации уведомить ИФНС о том, что компания не забыла направить документ, а у нее отсутствует такая обязанность.

Если расчет 6-НДФЛ не сдан: ответственность

Если налоговый агент просрочит сдачу отчета 6-НФДЛ, ему грозит административная ответственность (ст. 126 НК РФ). За просрочку сдачи расчета в ИФНС предусмотрен штраф в размере 1 000 руб. за каждый месяц (полный или не полный). Штраф начисляется с того дня, который установлен для сдачи расчета, но в этот срок налоговым агентом не была выполнена обязанность.

Кроме того, в ст. 126 НК указано, что налоговый агент будет нести ответственность и в том случае, когда сдаст расчет вовремя, но в нем содержатся ошибки. Тогда штраф составит 500 руб.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.