Акт формы км 3

Форма КМ-3. Акт о возврате денежных сумм покупателям

Акт по форме КМ-3 используется для того, чтобы оформить факт возврата покупателю денежных средств. В практике КМ-3 связана с неправильно пробитой суммой, возвратом товара или неотоваренными накладными.

Заполненный документ в обязательном порядке сопровождается чеком (кассовым или товарным), а также другими материалами, включая заявления и объяснительные сотрудника. Все ошибочно выбитые чеки должны иметь отметку “Погашено” и подпись либо руководителя предприятия, либо старшего кассира. Чеки возврата и РКО для таких случаев не формируются.

Обязательное условие для заполнения КМ-3 — возврат в день операции. Если же Z-отчет за смену уже был снят, то вместо означенного акта заполняется расходно-кассовый ордер.

Образец заполнения и пустой бланк формы КМ-3

ФАЙЛЫ
Пустой бланк по форме КМ-3 .xlsОбразец заполнения формы КМ-3 .xlsБланк и образец формы КМ-3 в архиве .zip

Заполнение полей формы КМ-3

В шапке формы заполняем реквизиты предприятия. Если оно не является структурным подразделением и не располагает ими, это поле оставляем пустым. Однако для случаев, когда в сеть объединены несколько магазинов, целесообразно указывать название и адрес конкретной торговой точки.

Обязательно указываем наименование контрольно-кассовой машины.

Прикладную программу и тип операции можно не уточнять. Кассира, ответственного за возврат, можно указывать по ФИО или табельному номеру.

Уточнение “в том числе по ошибочно пробитым чекам” следует понимать так: основанием для заполнения КМ-3 является допущенная кассиром ошибка, когда сумма больше, чем фактическая стоимость товара и предприятие возвращает “разницу”, возникшую в результате этого.

На примере: допустим, что кассир Светлова, оформляя покупку книги, не учла акцию, по которой новая цена — 159 руб. В итоге был пробит чек на 1749 руб. Покупатель обнаружил ошибку и указал на нее, в результате чего ему вернули 1590 руб. По регламенту покупатель представил заявление на возврат средств. Старший кассир Ефремов О.А. затребовал у кассира объяснительную записку, которую также приложили к КМ-3 от 26.08. 2016.

Если неправильно выбили несколько чеков, в форме указывается детализация по каждому из них. Однако в отчете по возврату средств в КМ-4 будет приведена только итоговая цифра.

Заполнение таблицы в КМ-3

Акт КМ-3, как правило, заполняют от руки, однако нет отсылок на то, что его нельзя оформлять с помощью компьютера. В любом случае, документ должен быть заверен подписями комиссии, иначе проверка может определить его как неверно составленный.

Данные можно сокращать — особенно это касается должностей в графе 6.

Когда оформлять акт КМ-3

Поскольку этот документ заполняется только в ряде случаев, ежедневно форму сдавать не нужно. Однако, если за день произошло несколько возвратов, то оформляют всего один КМ-3.
Происходит это в конце смены после снятия Z-отчета. Данные из КМ-3 используются для форм КМ-4 и КМ-7.

Срок давности для документа составляет 2 календарных месяца.
По прошествии этого времени проверка не может предъявить претензии к неправильно оформленному акту. В архиве бухгалтерии КМ-3 хранится 5 лет.

Когда налоговики проверяют работу организаций и предпринимателей с денежной наличностью и ведение ими кассовых операций, то при обнаружении акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по унифицированной форме N КМ-3 <1> (далее — акт КМ-3) особо внимательно изучают его и приложенные к нему документы. Ведь они должны убедиться в правильности оприходования наличной выручки. Поэтому рассмотрим, когда надо составить этот первичный документ и как оформить прилагаемые к нему бумаги.

Когда составлять акт

Акт КМ-3 надо составить, если:

<или> кассир ошибся и пробил неправильный кассовый чек (например, чек на бо’льшую сумму, который не погасили в течение смены);

<или> покупатель в день приобретения возвращает товар и деньги ему возвращают из операционной кассы;

📌 Реклама Отключить

<или> чек выбит, но покупатель передумал его отоваривать (например, когда сначала выбивают чек в общей кассе, а потом в отделе отпускают товар).

Пишем акт

Этот акт оформляется в одном экземпляре в конце рабочего дня (смены) при сдаче выручки за день (при снятии Z-отчета). То есть в тот же день, когда выбит ошибочный или ненужный чек. Акт подписывает комиссия, которая состоит <2>:

— из руководителя организации (предпринимателя);

— заведующего отделом (секцией);

— старшего кассира;

— кассира-операциониста.

Итоговую сумму акта по всем аннулированным за день чекам кассир отражает в графе 15 журнала кассира-операциониста по форме N КМ-4 <1>.

Что приложить к акту

К акту КМ-3 нужно приложить неправильный чек, наклеенный на лист бумаги (так удобнее, чтобы его не потерять). На чеке должен расписаться руководитель организации (заведующий отделом или секцией) или сам предприниматель и должен быть поставлен штамп «Погашено» <3>.

📌 Реклама Отключить

Вместе с тем чек, который надо приложить к акту, не всегда есть в наличии. И тогда налоговики могут трактовать это как несоблюдение требований к оформлению возврата денег покупателям или ошибочно пробитых сумм по ККТ. И соответственно, приравнять к неоприходованию части выручки <4>. Значит, вам надо подстраховаться, а как — зависит от ситуации.

СИТУАЦИЯ 1. Чек не вернул покупатель, возвращающий товар.

Как известно, по Закону о защите прав потребителей продавец обязан вернуть деньги покупателю, даже если у последнего нет оригинала кассового чека <5>. Поэтому если покупатель смог доказать вам, что товар приобретал у вас, и вы вернули ему деньги, то к акту КМ-3 можно приложить заявление покупателя на возврат денег с указанием, что кассовый чек утерян. На этом заявлении руководитель организации (предприниматель) должен поставить отметку о том, что он согласен с возвратом денег покупателю. При этом если программа ККТ позволяет распечатать информацию о покупке, то и ее можно приложить к акту.

📌 Реклама Отключить

СИТУАЦИЯ 2. Ошибочно пробитого чека нет у кассира.

Такое возможно, к примеру, когда:

<или> чек был ошибочно выбит на бо’льшую сумму, но его забрал покупатель, хотя деньги за товар получены в нужной сумме;

<или> неотоваренный неправильный чек потерял кассир.

На первый взгляд, налицо недостача денег в кассе, за которую отвечает кассир <6>.

Однако если по документам видно, что за весь проданный товар деньги в наличии и руководитель организации (предприниматель) сочтет возможным не наказывать кассира, то с него можно взять объяснительную записку. И тогда к акту КМ-3 можно приложить эту записку и товарный отчет (например, по форме N ТОРГ-29 <7>).

Заметьте, налоговики в этой ситуации, конечно, могут попытаться оштрафовать вас за неоприходование выручки, но суды, скорее всего, вас поддержат <8>.

📌 Реклама Отключить

* * *

Итак, правильное оформление акта КМ-3 позволит вам избежать штрафов за неоприходование выручки. А они немаленькие <9>.

И следите за сроками: если прошло уже более 2 месяцев с момента неправильного оформления акта, то наказать вас уже не смогут — пройдут сроки давности привлечения к ответственности <10>.

<1> утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132

<2> Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 (далее — Указания по заполнению)

<3> Указания по заполнению; пп. 4.2, 4.3, 4.5 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Минфином России 30.08.93 N 104

📌 Реклама Отключить

<4> Письмо УФНС России по г. Москве от 30.07.2007 N 34-25/072141

<5> п. 5 ст. 18, п. 1 ст. 25 Закона РФ от 07.02.92 N 2300-1 «О защите прав потребителей»

<6> ст. 244 ТК РФ; Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утв. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85

<7> утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132

Правила заполнения акта КМ-3 при использовании онлайн-кассы

При оформлении возврата акт КМ-3 подтверждает факт и целесообразность операции. Законом 54-ФЗ разрешено не формировать акт, если по онлайн-кассе отражена операция «возврат прихода». Способ возмещения за покупку день в день нельзя оформить чеком коррекции.

Назначение КМ-3 при работе с онлайн-кассой

Учетный документ, зарегистрированный Госкомстатом России Постановлением № 132-м от 25.12.1998 года под кодом КМ-3, при онлайн-кассах предназначен для отражения операций по передаче денег за купленный товар покупателю.

Проверяющие структуры требовали от бухгалтерии пакет документов и акт КМ-3 во всех случаях, когда передавались деньги из кассы за проданный товар, а также, когда уменьшалась выручка на сумму ошибочно пробитых кассовых чеков.

Документ требовался в следующих случаях:

  • клиент вернул купленный товар;
  • продавец пробил по ошибке сумму больше, чем нужно.

В процессе перехода на онлайн-оборудование мнение ФНС изменилось. С 2016 года налоговики пояснили, что форма КМ-3 не является обязательной при работе с новой ККТ. Организации теперь вправе решать самостоятельно, какой формой пользоваться:

  • предлагаемой законодательством;
  • разработанной в организации и закрепленной в учетной политике.

Переход на онлайн-кассы регулируется поправками к закону 54-ФЗ. Сроки и этапы перехода переносят для различных видов бизнеса и экономической деятельности.

Какие реквизиты потребуются при составлении акта КМ-3

Для заполнения акта о возврате денежных средств нужно подготовить и заполнить обязательные реквизиты:

  • название организации-продавца;
  • ИНН, КПП, адрес торговой точки, контактный телефон;
  • регистрационный номер, тип модели, версия прошивки ККМ;
  • день и место продажи;
  • дата, номер и сумма по чеку;
  • ФИО ответственного лица.

Документ должен иметь сквозную нумерацию и заверяться подписью руководителя. Факт возврата подтверждается членами комиссии. Рекомендуется нечетное количество лиц при возможности.

Продавец (или кассир) принимает пробитый чек от клиента, прикрепляет на чистом листе, прикладывает к акту. В конце рабочего дня все документы (первый чек на покупку, акт, заявление от клиента) передаются в бухгалтерию для оперативного учета хозяйственных операций.

С целью обоснования факта возврата денег можно получить от покупателя заявление с просьбой вернуть товар. Стоит указать причины, по которым клиент требует получения уплаченной суммы.

Скачать образец формы КМ-3 для оформления возвратов по онлайн-кассе.

Оформление возврата по новым правилам при онлайн-кассе

После того как документы оформлены, операцию нужно провести в онлайн-кассе. Для чего в кассовом чеке введены новые фискальные реквизиты.

Таблица 1: Признаки кассовых операций в чеке

Торговая операция Фискальный признак
Получены деньги от покупателя (выручка) Приход
Возвращена полученная от клиента оплата (возврат) Возврат прихода
Выданы деньги покупателю (покупка) Расход
Получены средства от клиента, выданные ему ранее (возврат покупки) Возврат расхода

Торговая точка, возвращая деньги клиенту, формирует чек с реквизитом «возврат прихода». При этом независимо от того, когда покупатель подал заявление: в день покупки или позже.

По новым правилам при возврате аннулировать чек запрещено. Если документ пробили по ошибке, то необходимо сформировать чек коррекции.

Если продавец возвращает часть денег, полученных от покупателей при реализации, то в кассовом чеке с признаком «возврат прихода» указывается фактическая сумма, которую требует клиент.

Возврат, когда денег в онлайн-кассе не хватает

Если сумма покупки велика, и продавец не располагает ею в нужном объеме, решить вопрос можно в следующем порядке. Законодательством РФ предусмотрен 10-дневный срок для удовлетворения претензии. За этот период необходимо собрать нужную сумму денег.

При невозможности предприниматель или организация вправе пополнить кассу организации с расчетного счета и передать деньги клиенту.

Какие действия осуществляют с онлайн-кассой в 2019 году при оплате картой

Законом 54-ФЗ реализация товаров, оплаченных банковской картой, должна отражаться в онлайн-кассе. Покупатель должен указать в заявлении, в какой форме ему вернуть деньги, и реквизиты карты, счета физического лица. Если условия не требуют экспертизы товара, то продавец обязан в течение 10 дней осуществить перевод.

Во всех ситуациях продавец может оформлять актом КМ-3 выдачу денег клиентам при работе на онлайн-кассах. Но документ необязателен. Организации вправе разрабатывать свою форму для обоснования учетных операций. Он должен содержать обязательные реквизиты первичной документации, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Для соблюдения законности кассовых операций продавцам (ИП, ООО) потребуется организовать:

  1. Формирование записей в кассовой книге, составление и хранение приходных и расходных ордеров. Эти формуляры по-прежнему обязательны, если в организации есть касса, и ведутся наличные расчеты.
  2. Журнал кассира-операциониста заполнять лишь для внутреннего учета. С началом применения онлайн-аппарата он необязателен.
  3. Разрешается не использовать бланки: КМ-1 – КМ-9 для отражения операций с деньгами, если продавец проводит операции через онлайн-кассу. С июля 2017 года все составляется, хранится, передается контролерам в ФНС через ОФД.
  4. Для ИП сохраняется ведение кассовой книги по желанию. В организациях этот формуляр обязателен в учете.

Форма КМ-3.

Форма КМ-3 это акт «О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.»

Акт КМ-3 это форма возврата. Она оформляется, когда:

  • клиент возвращает товар продавцу, а продавец возвращает клиенту деньги за товар
  • кассир ошибочно пробил кассовый чек

Скачать форму КМ-3 в форматах: Excel, Word.

Подробная статья о возврате товара .

Пример заполнения формы КМ-3.

После заполнения форма КМ-3 заверяется директором предприятия (или другим уполномоченным лицом), печатью и храниться в бухгалтерии 5 лет. Предоставлять заполненную форму в налоговую инспекцию нужно только по требованию.

Приложениями к форме могут быть:

  • кассовый чек — если его сохранил покупатель
  • товарный чек ( бланк строгой отчетности)- если вы не используете кассовый аппарат
  • объяснительная записка кассира — если возврат оформляется из-за неверно пробитого кассиром чека, то можно попросить написать объяснительную записку в произвольной форме.
  • чек возврата — если вы пробили на кассе чек возврата
  • заявление покупателя о возврате товара — можно попросить покупателя написать заявление, в котором он изложит причину возврата товара. Заявление оформляется в произвольной форме.