Содержание
Акт на списание ГСМ – бланк и образец в 2020 года
Достаточно большое количество организаций имеет на своем балансе различные транспортные средства и водителей. Соответственно, с этим связана отдельная категория затрат, а именно, приобретение горючих и смазочных материалов. Сюда относятся: масло, бензин, тормозная жидкость, смазка и другие жидкости, которые необходимы для работы техники. На таких предприятиях часто приходится оформлять различные документы, связанные с ГСМ, акт на списание не является исключением.
Какую форму имеет документ
Закон не обязывает оформлять акт по какой-то специальной форме. Конечно, составлять его можно в свободном стиле, но на практике многие утверждают для этих целей специальные шаблоны. Естественно, такой бланк должен отображаться в учетной политике компании. Главное, на что здесь нужно обращать внимание – это обязательные сведения, которые должны присутствовать в документе. К ним относятся:
- название документа;
- дата и место оформления;
- сведения об организации;
- хозяйственные операции, на которые расходовались ГСМ;
- единицы расходованных материалов и их стоимость;
- должностные лица;
- подписи ответственных сотрудников.
Налоговый и бухгалтерский учеты компании – основные причины составления данного акта. С его помощью ответственные лица рассчитывают затраты, которые потребовались на приобретение расходных материалов для техники. Данные расходы вычитаются из прибыли, что позволяет снизить сумму общего налога.
Чтобы правильно выполнить списание ГСМ, кроме акта, понадобится путевой лист. Этот документ водитель получает перед отправлением в рейс. Здесь отображается вся информация о рейсе: время поездки, вынужденные и запланированные остановки, общий километраж. Соответственно, это все позволяет определить точные расходы ГСМ.
Как правило, расчеты производит бухгалтерский отдел. Именно в бухгалтерию водитель должен сдать свой путевой лист. Это позволяет руководству компании тщательно контролировать использование расходных материалов. Обычно это приводит к разумному использованию топлива и предотвращает его неоправданные расходы.
(Видео: “Списание ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция”)
Кто занимается составлением Акта
Что касается сотрудника, который занимается непосредственно внесением сведений в документ, то он назначается руководителем. Как правило, эта обязанность возлагается на главного бухгалтера. Также составлением акта может заниматься сотрудник отдела логистики, который является ответственным за все расходы компании. В больших корпорациях составлением актов о списании занимаются специально назначенные работники. Здесь управленец вправе сам выбирать, кому именно доверять данную процедуру.
Процедура списания ГСМ, как и любого другого имущества, которое числится за предприятием, начинается с создания специальной комиссии. Здесь должно быть более двух человек. Как правило, проверяющая группа состоит из сотрудников, которых назначает директор при помощи соответствующего приказа. Обычно в проверяющую группу входят представители различных отделений. Также здесь должен быть и работник, который несет материальную ответственность за списываемое имущество. Крайне желательно, чтобы руководителем был назначен председатель комиссии.
Члены проверяющей группы, получив на руки все необходимые документы, выполняют сверку расходов. Здесь они пользуются определенными нормами, которые закреплены уставом организации. Также нужно знать, эти нормы могут различаться для различных видов транспорта. Естественно, все они утверждаются отдельно. При необходимости комиссия осуществляет контрольные выезды, чтобы максимально точно определить реальные расходы ГСМ.
Стоит отметить, если необходимо выполнить списание материалов в небольшой компании, которая относится к предприятиям малого бизнеса, создавать комиссию нет острой необходимости. В этом случае директор компании имеет право самостоятельно оформить списание, заполнив соответствующий акт.
Для каждого автомобиля существуют определенные нормы. Опираясь на них, ответственные лица могут рассчитать, какое количество ГСМ расходуется на конкретном расстоянии. Эти нормы составлялись с учетом качества дорог, климатических условий, вида ТС и других условий, при которых осуществлялась эксплуатация. Обычно данные нормы используются в бюджетных учреждениях и организациях, которые являются налогоплательщиками по общей системе. Кроме этого, управляющие имеют право вносить в нормы корректировки в определенных пределах. В таких ситуациях используются понижающие или повышающие коэффициенты. Корректировки необходимы для получения правдивых сведений при нестандартных ситуациях. К примеру, при частых остановках, которые предусмотрены маршрутом, расходуется больше топлива. Такая же ситуация наблюдается и в холодное время года.
(Видео: “Списание бензина по топливным картам”)
Правила составления акта на списание ГСМ в 2020 году
Как уже было сказано, не существует унифицированного бланка, чтобы составлять данный акт. Многие отказываются от оформления документа в свободной форме, так как это неудобно. Компании предпочитают разрабатывать для этих целей собственные шаблоны. Для заполнения обычно используют компьютерный набор, хотя вносить сведения можно и от руки. В этом случае нужно обратить внимание на читабельность текста. Следует постараться, чтобы почерк был максимально разборчивым.
Не стоит забывать, внесение недостоверной информации может привести к серьезным проблемам. Неприятности могут возникнуть не только у сотрудника, который составляет документ, но и у ответственных лиц. Если акт содержит ложные сведения, надзорные органы могут наказать и руководителя организации. Процесс заполнения документа можно рассмотреть поэтапно:
- В углу страницы должно находиться утверждение, свидетельствующее о том, что списание выполняется с согласия руководителя. Здесь же указываются данные управленца, название компании, дата составления.
- По центру прописывается название документа, которое должно коротко передавать его суть.
- Ниже перечисляются члены проверяющей комиссии. Если директором назначен ее председатель, это также должно отображаться в документе. Указываются не только фамилии членов комиссии, но и их должности.
- Отмечается в связи с чем происходит списание ГСМ, например, «Эксплуатация автомобиля ЗИЛ». Здесь же отмечается период использования техники, соответственно, за этот период будет происходить списание. Указывается не только марка транспортного средства, но и его государственный номер.
Далее вносятся полные сведения о списываемых материалах. Конечно, можно каждый из расходников описывать с новой строки, но для большего удобства рекомендуется использовать для этого таблицу. В первом столбце указываются расходные материалы, которые списываются. Последующие столбцы предназначены для того, чтобы отображать норму и фактический расход ГСМ, их стоимость. Также ставится отметка о том, была ли экономия, или она отсутствует. Кроме этого, в таблицу вносятся сведения о расстоянии, которое проехало транспортное средство. Бывают ситуации, при которых некоторые строки остаются незаполненными. Нужно знать, нельзя оставлять их пустыми, чтобы избежать незаконного внесения каких-либо дополнительных сведений. Здесь рекомендуется поставить прочерки.
(Видео: “Списання палива: за нормою чи без? / Списание топлива: по нормам или без?”)
Под таблицей нужно написать причину расходов. Как правило, при списании ГСМ указывается, что это нужды предприятия. Выше было сказано, что к акту должен прилагаться путевой лист. О нем также необходимо упомянуть. Так, под таблицей вносятся все прилагаемые документы. Если их несколько, они вписываются по дате выдаче. Также указываются их номера.
Завершающим этапом оформления акта является проставление автографов членами комиссии. Не стоит забывать, при отсутствии хотя бы одной подписи этот документ будет считаться недействительным. Кроме проверяющих, подпись с расшифровкой должен поставить и водитель. Так он подтвердит, что все сведения, указанные в документе, являются верными.
Образец акта на списание ГСМ
Скачать бланк и образец
Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (ред. от 20.09.2018) «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»
Письмом Минюста России от 21.09.2009 N 03-2609 предписано руководствоваться данным документом в целях организации эксплуатации транспортных средств.
- Распоряжение
- Приложение. Методические рекомендации нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте
- I. Общие положения
- II. Нормы расхода топлив для автомобилей
- 7. Легковые автомобили
- 7.1. Легковые автомобили отечественные и стран СНГ
- 7.1.1. Легковые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года
- Богдан
- ВАЗ
- Волга
- ГАЗ
- ЗАЗ
- ИЖ
- СеАз
- УАЗ
- 7.2. Легковые автомобили зарубежные
- 7.2.1. Легковые автомобили зарубежные выпуска с 2008 года
- Audi
- BMW
- Citroen
- Chevrolet
- Chery
- Chrysler
- Cadillac
- Daewoo
- Dodge
- Infiniti
- Fiat
- Ford
- GMC
- Great Wall
- Honda
- Hyundai
- Jeep
- Jaguar
- KIA
- Lexus
- Mazda
- Mercedes-Benz
- Lifan
- Mitsubishi
- Nissan
- Opel
- Peugeot
- Porsche
- Renault
- Rover
- Saab
- Seat
- Skoda
- Ssang Yong
- Subaru
- Suzuki
- TAGAZ
- Toyota
- Volkswagen
- Volvo
- Vortex
- 8. Автобусы
- 8.1. Автобусы отечественные и стран СНГ
- 8.1.2. Автобусы отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года
- 8.2. Автобусы зарубежные
- 8.2.2. Автобусы зарубежные выпуска с 2008 года
- Citroen
- Fiat
- Ford
- Hyundai
- Iveco
- MAN
- Mercedes-Benz
- Mitsubishi
- Peugeot
- Renault
- Scania
- SsangYong
- Toyota
- Volkswagen
- Andare
- Foton
- Golden Dragon
- Higer
- Shenlong
- Yutong
- ЛУИДОР
- 9. Грузовые бортовые автомобили
- 9.1. Грузовые бортовые автомобили отечественные и стран СНГ
- 9.1.1. Грузовые бортовые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года
- ГАЗ
- КамАЗ
- МАЗ
- УАЗ
- УРАЛ
- 9.2. Грузовые бортовые автомобили зарубежные
- 9.2.1. Грузовые бортовые автомобили зарубежные выпуска с 2008 года
- Ford
- Hyundai
- Isuzu
- Iveco
- Mercedes
- Renault
- Scania
- АБ
- АТС
- 10. Тягачи
- 10.1. Тягачи отечественные и стран СНГ
- 10.1.1. Тягачи отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года
- КамАЗ
- МАЗ
- УРАЛ
- 10.2. Тягачи зарубежные
- 10.2.1. Тягачи зарубежные выпуска с 2008 года
- DAF
- Ford
- Hyundai
- Iveco
- MAN
- Mercedes-Benz
- Renault
- Scania
- Volvo
- Freightimer
- Kenworth
- Tatra
- 11. Самосвалы
- 11.1. Самосвалы отечественные и стран СНГ
- 11.1.1. Самосвалы отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года
- ЗИЛ-СААЗ
- МАЗ
- УРАЛ
- КамАЗ
- ГАЗ-САЗ
- 11.2. Самосвалы зарубежные
- 11.2.1. Самосвалы зарубежные выпуска с 2008 года
- DongFeng
- Ford
- Hyundai
- Iveco
- MAN
- Mitsubishi
- Scania
- Tatra
- 12. Фургоны
- 12.1. Фургоны отечественные и стран СНГ
- 12.1.1. Фургоны отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года
- БАГЕМ
- ВИС
- ГАЗ
- КамАЗ
- МАЗ
- УАЗ
- 12.2. Фургоны зарубежные
- 12.2.1. Фургоны зарубежные выпуска с 2008 года
- Citroen
- Fiat
- Ford
- Hyundai
- Isuzu
- Iveco
- MAN
- Mercedes-Benz
- Peugeot
- Renault
- Scania
- Volkswagen
- Volvo
- Foton
- 13. Медицинские автотранспортные средства
- 13.1 Медицинские автотранспортные средства отечественные и стран СНГ
- 13.1.1. Медицинские автотранспортные средства отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года
- ГАЗ
- УАЗ
- АСМП
- 13.2. Медицинские автотранспортные средства зарубежные
- 14. Автомобили-эвакуаторы
- 14.1. Автомобили эвакуаторы на базе автомобилей отечественных и стран СНГ выпуска с 2008 года
- АЭ
- РК
- 14.2. Автомобили эвакуаторы на базе автомобилей зарубежных выпуска с 2008 года
- Hyundai
- АЭ
- 15. Нормы расхода топлив для специальных и специализированных автомобилей
- 15.1. Автовышки телескопические
- 15.2. Установки бурильные
- 15.3. Установки дезинфекционные
- 15.4. Кабелеукладчики
- 15.5. Кинопередвижки
- 15.6. Компрессоры
- 15.7. Краны автомобильные
- 15.7.1. Краны автомобильные отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года
- КС
- УРАЛ
- Акран
- 15.8. Лаборатории на автомобилях
- 15.9. Лебедки на шасси автомобилей
- 15.10. Мастерские на автомобилях
- 15.11. Погрузчики
- 15.12. Автомобили пожарные
- 15.12.1. Автомобили пожарные отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года
- АЦ
- КамАЗ
- ПАЗ
- ПСА
- 15.12.2. Автомобили пожарные зарубежные выпуска с 2008 года
- Iveco
- Liebherr
- 15.13. Автомобили-битумовозы
- 15.14. Автомобили-гудронаторы
- 15.15. Автомобили-самопогрузчики
- 15.16. Автомобили-топливозаправщики и маслозаправщики
- 15.16.1. Автомобили-топливозаправщики и маслозаправщики отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года
- 15.16.2. Автомобили-топливозаправщики и маслозаправщики зарубежные выпуска с 2008 года
- 15.17. Автомобили-цистерны
- 15.17.1. Автомобили-цистерны выпуска с 2008 года
- АТС
- 15.18. Автомобили-цементовозы и автобетоносмесители
- 15.18.1. Автомобили-цементовозы и автобетоносмесители зарубежные выпуска с 2008 года
- Mercedes-Benz
- Volvo
- 15.19. Бронированные автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года
- ВАЗ
- КамАЗ
- УАЗ
- ДИСА
- ЛАУРА
- Ратник
- РИДА
- 15.19.1. Бронированные автомобили зарубежные выпуска с 2008 года
- Лаура
- РИДА
- ДИСА
- ИМЯ
- РИДА
- Рыцарь
- 15.20. Автомобили для перевозки подозреваемых, временно заключенных и обвиняемых отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года
- ГАЗ
- КамАЗ
- 15.20.1. Автомобили-штабные выпуска с 2008 года
- АШ
- Приложение N 1. III. Нормы расхода смазочных материалов
- 16. Индивидуальные эксплуатационные нормы расхода масел (в литрах) и смазок (в кг) на 100 л общего расхода топлив автомобилем, не более
- 16.1. Легковые автомобили
- Легковые автомобили бензиновые
- Легковые автомобили дизельные
- 16.2. Автобусы
- Дизельные автобусы
- 16.3. Бортовые грузовые автомобили
- Грузовые бензиновые автомобили и автобусы, включая работу на сжиженном и сжатом газе
- Дизельные грузовые автомобили и самосвалы
- 16.4. Тягачи
- 16.5. Самосвалы
- 16.6. Фургоны
- 16.7. Для автомобилей и их модификаций, на которые отсутствуют индивидуальные нормы расхода масел и смазок, установлены следующие временные нормы расхода масел и смазок
- 16.8. Специальные жидкости
- Расход реагента Adblue
- Приложение N 2. Предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам Российской Федерации и их частям
- Применение зимних надбавок к нормам расхода топлив
- Приложение N 3. Классификация и система обозначения автомобильных транспортных средств
- Классификация автотранспортных средств, принятая ЕЭК ООН
- Приложение N 4. Нормы расхода топлив на обогрев салонов автобусов и кабин автомобилей независимыми отопителями
- Приложение N 5. Примеры расчета нормативного расхода топлива
- Приложение N 6. Рекомендации по сезонному применению автомобильных бензинов для регионов Российской Федерации. — Исключено
- Приложение 7. Рекомендации по сезонному применению дизельных топлив для регионов Российской Федерации. — Исключено
Открыть полный текст документа
Порядок списания ГСМ на предприятии и составление акта
Любое предприятие, владеющее транспортными средствами, ведет учет поступления и расходования горючих материалов, и если данное хозяйствование проводится с соблюдением установленных государством норм, использование топлива не облагается НДС. Но когда происходит перерасход в результате ненадлежащей деятельности приходится объясняться с налоговыми органами.
Что собой представляет документ-основание для списания ГСМ
Акт списания ГСМ – это первичный документ бухгалтерского баланса, содержащий информацию из основных документов прихода и расхода горюче-смазочных материалов.
Назначение документа в решении целого перечня поставленных задач:
- Наведение порядка в бухгалтерской документации. вы узнаете, как проводится списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;
- Соответствующее отражение информации в финансовой документации;
- Снижение возможности возникновения ошибочных данных в бухгалтерской отчетности;
- Обоснование затрат на приобретение основных средств, активов и прочего.
Важно: эта бумага имеет отношение к документации строгой отчетности, так как является основанием для проверки различных списаний ГСМ.
Такого рода документация находится под неусыпным контролем ФНС, так как она нередко применяется для различного рода махинаций, так что указание в ней любых ошибочных данных вызывает подозрение и дополнительные проверки.
Прямое назначение акта – это контроль расхода топлива внутри предприятия.
Как осуществляется учет ГСМ и их списание на предприятии – смотрите в этом видео:
Кем, когда составляется и подписывается документ
Идеальный вариант формирования такого документа – ежемесячно. В его формировании участвует:
- Главный бухгалтер. В каком порядке составляется должностная инструкция главного бухгалтера – узнайте в статье по ссылке;
- Водитель транспортного средства;
- Специалист, отвечающий за соблюдение и разработку нормативов.
Важно: документ является юридически значимым, если он содержит подписи всех лиц, участвующих в составлении.
Что такое ГСМ и какой порядок его списания
К горюче-смазочным материалам имеют отношение:
- Дизельное топливо;
- Бензин;
- Природный газ;
- Прочие виды топлива;
- Моторное масло;
- Различного рода смазочные материалы.
ГСМ списывается в основном при использовании 2-х основных нормативов проведения данного процесса:
- На основании фактического расходования материала с учетом официальных источников подтверждения количества бензина в баках;
- В соответствии с разработанными нормативами на предприятии плюс сопоставление их с законодательно установленными нормами с учетов всех особенностей – марки машины, ее износа, количества пробега.
Важно: чтобы списать определенную статью расходования горючего необходимо экономическое обоснование такого списания для налоговой.
Также для списания ГСМ за основу берется следующая документация:
- Ведомость учета;
- Путевой лист (например, путевой лист легкового автомобиля по форме 3);
- Чек или накладная на покупку горючего.
Реквизиты акта на списание ГСМ.
Порядок проведения списания горючего
Чтобы выполнить списание излишнего топлива необходимо:
- Составить комиссию – основанием для этого может быть проведение осмотра транспортного средства;
- Проводиться сверка с путевым листом – который является основанием для вычисления;
- Формируется акт списания – в соответствующем формате. вы узнаете, как правильно оформить акт списания основных средств по форме ОС-3;
- Составляется приказ на списание, также с соблюдением норм законодательства.
При этом:
- Для составления приказа необходима подпись главного бухгалтера и исполнительного органа организации;
- Состав комиссии должен быть не менее, нежели из 2-х лиц, один из которых является председателем;
Важно: приказ и акт составляются с соблюдением норм законодательства, иначе это будет поводом для вопросов со стороны ФНС.
- Базовые нормы расхода и перечень транспорта
Для составления правильных нормативов расходования горючего следует составить перечень транспорта на предприятии, это может быть:
- Грузовые, легковые авто, автобусы;
- Краны на автомобильных и гусеничных шасси;
- Погрузчики ДВС;
- Трактора, грейдеры;
- Автономные генераторы – газовые, дизельные, бензиновые;
- Обогревательные приборы работа которых выполняется на основе заправки горючим различного рода;
- Газонокосилки, бензопилы и прочие технические устройства.
При этом доступно использовать базовые нормы, установленные специалистами на предприятии с учетом особенностей и вида транспорта:
- Для легковых и грузовых авто базовая норма формируется на основании пробега;
- Для техники, которая выполняет тяжелые работы базовая норма берется из расчета выполненной работы;
- Для автономных электрогенераторов от количества выработанной электроэнергии;
- Для обогревательных приборов – от количества выработанной тепловой энергии.
Форма и реквизиты акта списания ГСМ
Документ составляется согласно требованиям и должен содержать следующие реквизиты:
- Дату составления;
- ФИО, лиц, входящих в комиссию;
- ФИО руководителя предприятия;
- Название механизма с указанием государственных номеров, на который составляется акт;
- Инвентарный номер;
- Вид работы;
- Базовый норматив расхода в соответствующих единицах;
- Расходование за месяц по факту;
- Уточняющие коэффициенты условий работы механизма;
- Средневзвешенная цена ресурса;
- Цена использованных материалов;
- Заключение комиссии;
- Подписи лиц, составивших документ с расшифровкой.
Весь акт доступно оформить в виде таблицы.
Образец акта на списание ГСМ.
Пошаговая инструкция составления документа
Акт необходимо составлять в соответствии с требованиями делопроизводства:
- Если предусмотрен унифицированный бланк необходимо его использовать;
- Для составления документа нужно брать бланк с логотипом предприятия;
- Составляется акт на списание ГСМ, как и прочий другой только при наличии приказа руководителя и соответствующей комиссией;
- Датой документа считается дата его составления;
- Подписывается документ всеми членами комиссии;
- Документ должен иметь названием с основанием «Акт списания ГСМ»;
- Текст документа также следует начинать с указания на основание – приказ руководителя.
Важно: с документом необходимо ознакомить водителя, который также должен поставить свою подпись.
Как избежать ошибок
- Документ должен содержать только точные данные – замеры количества остатка бензина по факту в баке, указание количества закупленного материала согласно накладным и платежным документам, пробег авто за месяц по путевым листам;
- Акт не должен иметь ошибок, опечаток, исправлений – все это основания для недоверия со стороны ФНС;
- Он обязательно должен иметь подписи комиссии и руководителя, так как в противном случае является недействительным.
Акт на списание ГСМ является не только важным документом для обоснования перерасхода материала для налоговой, но и основным документом для формирования бухгалтерского баланса, так что в его формировании обязательно должен участвовать бухгалтер, как ответственное лицо за расходование финансов и учет материальных средств.
Инструкция по поступлению бензина на склад и списания ГСМ с помощью документа требование-накладная – в этом видео:
Акт списания ГСМ
Правильный учет горючих материалов является существенным взносом в дело экономии всего предприятия. Поэтому для данного мероприятия разработаны отдельные документы бухучета, одним из которых является акт списания ГСМ.
Нормы расхода горюче-смазочных материалов устанавливаются предприятием индивидуально, и закрепляются в приказе о нормах расхода топлива и ГСМ. Отдельные нормы следует установить для списания ГСМ при отсутствии спидометра. Также к первичной документации учета ГСМ относят путевые листы (к примеру, легкового автомобиля).
Акт должен быть утвержден руководителем организации, составляет его специальная комиссия на основании информации путевых и рабочих листов, а также других документов (рапорта о работе машины, справки о выполненных работах, записях журнала учета работы строительных машин и т.п.). Акт списания топлива имеет таблицу с указанием вида используемого ГСМ, количества фактического расхода, перерасхода и недостачи в количественном выражении и с указанием цены.
Заключением комиссии является подтверждение законности израсходования ГСМ и их списания, в чем расписывается каждый член комиссии во главе с председателем. Завершает документ (это также может быть акт списания бензина) подпись материально ответственного за ГСМ лица (начальник соответствующего склада либо же топливозаправщик) с указанием занимаемой должности и расшифровкой ФИО.