СВ-Принт

Акт служебного расследования

Внутренним документом, фиксирующим обстоятельства дисциплинарного проступка и наличие его состава, является акт служебного расследования, или акт служебной проверки.

Наличие такого документа в случае судебных тяжб с работником или проведения проверки по жалобе в трудовую инспекцию позволит доказать соблюдение требований ст. 192-193 Трудового кодекса РФ. А это значит, что есть определенные нюансы, которые составитель акта и руководитель организации должны учесть при проведении служебного расследования и подготовке соответствующего акта. О них мы и расскажем в этой статье. При наличии затруднений можно воспользоваться помощью дежурного юриста.

Кстати, обратите внимание на локальные акты организации. Возможно, форма акта служебного расследования на предприятии утверждена. А если нет, на основе нашего примера его можно разработать.

Скачать образец:

Акт служебного расследования

Пример акта служебного расследования

УТВЕРЖДАЮ: ООО «Кувшинка» Генеральный директор Братчиков Родион Константинович 19 мая 2017 г.

Составлен комиссией:

Председатель: Начальник отдела кадров П.Р. Малахов

Члены комиссии:

1. Специалист по охране труда С.С. Выхина
2. Ведущий юрисконсульт Д.В. Федосеева

Факт нарушения: невыполнение администратором Синициной Анастасией Владимировной возложенных обязанностей по уведомлению миграционного подразделения ГУ МВД России по Краснодарскому краю в г. Геленджике о прибытии иностранных граждан в место временного пребывания в течение суток (нарушение ст. 20 Федерального закона «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства» от 18.07.2006 г. № 109-ФЗ).

В результате проведенного служебного расследования выявлено:

1. 18 апреля 2017 г. в гостиницу «Кувшинка» по адресу: г. Геленджик, ул. Морская, 48, в 12 час. 48 мин. прибыл гражданин Республики Узбекистан Фархудов Махмуд, 08.04.1972 г.р., для временного пребывания.
2. Согласно табелю учета рабочего времени, журналу учета, 18 апреля 2017 г. администратор Синицина А.В. выполняла свои функциональные обязанности с 06 час. 00 мин. до 06 час. 00 мин. 19 апреля 2017 г., в т.ч. по заселению гостей и предоставлению им гостиничных номеров. Синицина А.В. предоставила гражданину Узбекистана Фархудову М. номер 309 на третьем этаже гостиницы, а также взяла оплату и выдала квитанцию.
3. В нарушение п. 2.4 должностной инструкции администратора гостиницы и ст. 20 Федерального закона «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства» от 18.07.2006 г. № 109-ФЗ уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания Синициной А.В. не заполнялось, в миграционное подразделение в ГУ МВД России по Краснодарскому краю в г. Геленджике не подавалось.
4. 05.05.2017 г. в результате проведенной проверки ГУ МВД России по Краснодарскому краю в г. Геленджике в отношении ООО «Кувшинка» составлен административный протокол и вынесено постановление об административном правонарушении по ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ. Наложен административный штраф в размере 400 000 руб.
5. Согласно письменным объяснениям Синициной А.В. от 05.05.2017 г. уведомление в ГУ МВД по Краснодарскому краю в г. Геленджике не направила по забывчивости.
6. Ранее сотрудник проявлял усердие в работе, должностные обязанности выполнял в срок. Неснятых взысканий нет. За нарушения трудовой дисциплины к ответственности не привлекался. Работает в ООО «Кувшинка» по трудовому договору в должности администратора с 05.08.2015 г.

Изучив материалы, а именно: Правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция администратора гостиницы, материалы дела об административном правонарушении, объяснения Синициной А.В., комиссия приходит к следующим выводам:

1. В действиях Синициной А.В. содержится состав дисциплинарного нарушения, выразившегося в ненадлежащем исполнении работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, в результате чего работодателю причинен ущерб в размере 400 000 руб.
2. Привлечь Синицину А.В. к дисциплинарной ответственности и применить дисциплинарное взыскание в виде выговора.

Председатель комиссии:

П.Р. Малахов

Члены комиссии:

Специалист по охране труда С.С. Выхина

Ведущий юрисконсульт Д.В. Федосеева

С актом служебного расследования ознакомлен:

Синицина А.В.

Что сделать до составления акта служебного расследования

Акт служебного расследования составляется в случаях причинения ущерба работодателю действиями работника или выявления нарушений трудовой дисциплины. Такой документ необходимо составлять и после Акта об отсутствии на рабочем месте при намерении уволить работника за прогул.

Проведение служебного расследования или проверки инициируется резолюцией руководителя – первого лица организации. Состав комиссии утверждается приказом, а срок проведения проверки ограничен 30 календарными днями. С приказом должны ознакомиться члены и председатель комиссии. Кстати, это должны быть лица, не связанные с происшествием.

Комиссия собирает, изучает документы, связанные с происшествием, истребует объяснения у сотрудника (обязательно). При отказе – составляется соответствующий Акт (по аналогии с Актом об отказе от получения). По результатам проверки составляется Акт служебного расследования, который подписывается всеми членами комиссии и работником, в отношении которого она проводилась (Акт об отказе от подписи).

Что включается в акт служебного расследования

Комиссией по проведению служебного расследования должны быть установлены следующие факты:

• причинен ли ущерб компании, имело ли место происшествие или факт нарушения трудовой дисциплины работником
• обстоятельства, при которых это произошло
• последствия произошедшего и причинно-следственная связь между действиями работника (работников) и причиненным ущербом
• чья вина, в чем она выразилась
• обстоятельства, смягчающие или отягчающие ответственность (факт нарушения трудовой дисциплины ранее и т.п.)
• вывод комиссии: установлен ли факт нарушения работником своих обязанностей. Вид дисциплинарного взыскания может устанавливаться отдельно приказом руководителя по его усмотрению, а может быть выражен в акте служебного расследования.

Акт служебного расследования

Трудовое законодательство обязывает работодателя проводить в определенных случаях служебные расследования. Их результаты оформляются актами.

Представим в нашей консультации примерную форму бланка акта служебного расследования на предприятии и образец его заполнения.

Когда необходимо проводить служебные расследования?

В общем случае работодатель сам решает, когда и в каком порядке проводить служебное расследование. Однако есть случаи, когда расследовать какое-либо событие работодатель обязан. Речь идет, к примеру, о расследовании несчастных случаев на производстве (ч. 2 ст. 212 ТК РФ). Обязан проводить расследование работодатель и для установления размера причиненного ему работником ущерба, а также причин возникновения такого ущерба (ч. 1 ст. 247 ТК РФ).

К расследованию можно отнести и процедуру затребования от работника письменного объяснения, когда работодатель планирует применять к работнику дисциплинарное взыскание (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Если несчастные случаи на производстве, к счастью, все же редкость для большинства работодателей, то расследование в связи с возникновением ущерба – достаточно распространенная ситуация. Например, по результатам инвентаризации на складе выявлена недостача товаров. Или в результате ДТП был поврежден служебный автомобиль.

По какой форме составить акт служебного расследования?

Форму акта служебного расследования работодатель, как правило, разрабатывает самостоятельно. Например, в случае, когда составляется акт служебного расследования ДТП, образец работодатель утверждает сам. Но, скажем, форма акта о расследовании группового несчастного случая (тяжелого несчастного случая, несчастного случая со смертельным исходом) утверждена (Постановление Минтруда от 24.10.2002 № 73). И применять придется именно данную форму.

Акт служебного расследования составляется комиссией. Соответственно, до проведения расследования издается приказ о проведении расследования и назначении специальной комиссии. Количество членов комиссии и ее состав утверждает работодатель (как правило, не менее 3 человек).

Сколько составляется актов служебного расследования, работодатель также решает сам. Отдельный экземпляр обычно готовится для стороны, задействованной в расследовании, а также стороны, чьи интересы затронуты в результате расследуемого обстоятельства (к примеру, для страховой компании). Понадобится дополнительный экземпляр акта и в случае, если, к примеру, материалы расследования будут направлены в дальнейшем в правоохранительные органы.

Приведем пример акта служебного расследования, проводимого в связи с выявленной на складе недостачей товаров.

Пред. / След. Скачать бланк акта о проведении служебного расследования можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

• Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
• Я не подписчик, но хочу им стать
• Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Пример бланка акта служебного расследования (образец) скачать можно по приведенной ниже ссылке.

Документирование утери документов

Документов в любой организации создается великое множество. И когда в организации для совершения определенных действий требуют оформить несколько документов, нередко приходится слышать от сотрудников ставшие такими привычными слова «Развели тут бюрократию!». Так-то оно так. Но следует учитывать тот факт, что рост объема документооборота в каждой организации — процесс весьма объективный.

На 17-й конференции — выставке по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW 2011 (которая проходила в мае 2011 г.) в одном из выступлений было отмечено, что, по экспертной оценке IDC*, с 2009 по 2020 г. рост информации увеличится в 44 раза, а это означает, что увеличится количество и объем документов, обеспечивающих процесс управления. А при увеличении объема документов на первый план выходит проблема их сохранности. Ведь нередко случается так, что документы пропадают. И причины тому могут быть разные: невнимательность или халатность сотрудников, форс-мажорные обстоятельства. Что же делать в таких ситуациях?

International Data Corporation (IDC) — аналитическая фирма, специализирующаяся на исследованиях рынка информационных технологий. Является подразделением компании International Data Group. Штаб-квартира — т, Массачусетс. По собственным данным, на IDC работают более тысячи аналитиков в пятидесяти странах мира.

Как всегда, постараемся начать с самого начала, т. е. посмотрим, что же собой представляет документ. Документ, документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать**.

**ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель***.

***Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Закон об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Как видим, документ — это информация, которая фиксируется, во-первых, для подтверждения каких-то фактов, а во-вторых, для сохранности этой самой информации об этих фактах, поэтому пропажа каких-либо документов всегда таит в себе серьезные проблемы для любой организации. Так как же правильно хранить документы?

Хранение документов

Обязанность хранить документы определяется законодательством Российской Федерации, а перечень документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании:

1. Типовых перечней.

В настоящее время при определении документов, подлежащих хранению, а также сроков их хранения используют следующие утвержденные типовые перечни:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Перечень содержит 1003 статьи о хранении документов, а учитывая, что часть статей имеет обобщенное название тех или иных видов документов, то на практике количество видов документов, подлежащих хранению, значительно больше.

• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).

Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

2. Ведомственных перечней.

Ведомственные перечни разрабатываются конкретным ведомством.

3. Законов, регулирующих деятельность той или иной организационно-правовой формы юридического лица, что в значительной степени накладывает отпечаток на хранение определенных видов документов в той или иной организации. Приведем некоторые из законов:

• Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (одобр. Советом Федерации 30.10.2002);
• Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 30.11.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (одобр. Советом Федерации 28.01.1998);
• Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон «Об акционерных обществах»).

4. Специальных законов, регулирующих ту или иную деятельность, например Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Ответственность за сохранность указанных документов несет руководитель организации.

Следует учитывать, что данный закон утратит свою силу с 1 января 2013 г., а вместо него вступит в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в соответствии с которым несколько изменяются сроки хранения бухгалтерских документов.

5. Иных правовых актов Российской Федерации.

6. Устава организации.

7. Внутренних документов юридического лица, например, документы каждой организации и сроки их хранения отражаются в номенклатуре дел, утверждаемой приказом организации.

8. Решений исполнительного органа юридического лица (органами управления организации).

Пропажа документов

В деятельности организации важен любой документ, и, говоря о пропаже документов, прежде всего нужно определить алгоритм действий, которые необходимо выполнять в таких ситуациях. Но переходить к рассмотрению предложенного алгоритма следует в том случае, если невозможно быстро восстановить документ, например попросить контрагента подписать заново договор или первичные учетные документы.

Очевидно, что выполнение предложенного алгоритма достаточно трудоемко, поэтому он не всегда используется в практической деятельности организации. Хотя на практике могут возникнуть ситуации, когда без соблюдения такого алгоритма не обойтись. Алгоритм этот достаточно общий, поэтому в зависимости от вида документа и соответствующих требований, определенных законодательством при утрате соответствующих документов, в приведенную схему действий могут вноситься изменения.

Шаг первый. Пишем докладную записку

В случае пропажи документов сотрудник, обнаруживший пропажу, должен направить докладную записку руководителю организации. Докладная записка должна содержать следующую основную информацию:

• перечень документов, которые пропали (если он установлен), или просто наименование тех или иных документов;
• обстоятельства, при которых была обнаружена пропажа документов.

Ведь очень часто случается так, что, например, компетентные органы запрашивают при проверке оригиналы документов. Сотрудник, сопровождающий работу компетентных органов, обеспечивает сбор документов, запрашивая их в соответствующих структурных подразделениях, которые осуществляют их хранение. И если на такой запрос документы не будут предоставлены, то следует направить докладную записку руководителю организации о пропаже документов. На основании записки руководитель узнает о пропаже документов и решит, как действовать в той или иной ситуации.

Пример докладной записки

Шаг второй. Создание комиссии

Как правило, на основании докладной записки руководитель организации принимает решение о создании комиссии для расследования причин пропажи или гибели документов, установления четкого перечня тех документов, которые пропали (погибли), определения путей их восстановления. При этом следует заметить, что иногда создание комиссии может быть предусмотрено правовым актом Российской Федерации или внутренними локальными нормативными актами организации. Так, в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 под № 105),

«в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации».

В каждом случае утраты или гибели документов приказом организации создается комиссия для расследования факта утери или гибели документов организации. В члены комиссии включают: руководителя соответствующего структурного подразделения, ответственного за хранение пропавших документов, представителя юридической службы, представителей иных структурных подразделений, а также представителя службы безопасности.

Пример приказа о создании комиссии

По результатам работы комиссии составляется соответствующий акт с указанием причины утраты или гибели подлинников документов организации и перечнем таких документов. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Но при этом акт должен содержать следующие данные:

• состав комиссии, которой было поручено провести расследование причин гибели документов;
• причины утраты документов;
• перечень документов, которые утрачены;
• ссылку на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников (сами записки прилагаются к акту).

Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации, после этого приобщается к передаваемому на хранение дубликату утерянного или утраченного документа организации, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» делается отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа.

Пример акта

Шаг третий. Анализ причин

После того как комиссией будет составлен акт о причинах утраты документов и определен перечень этих документов, необходимо особое внимание обратить на причины утраты:

например, в соответствии с п. 2 ст. 12 Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в случае пожара, стихийного бедствия и в других чрезвычайных ситуациях необходимо провести инвентаризацию.

Инвентаризация проводится для оценки стоимости утраченного имущества. Необходимость проведения инвентаризации определяют юристы и бухгалтерия. Для проведения инвентаризации приказом организации создается рабочая комиссия. Для этого используется унифицированная форма № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации», утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Результаты инвентаризации оформляются актами*, которые после проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

* Формы данных актов утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 27.03.2000 № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»».

Для признания в целях налогообложения прибыли в качестве внереализационных расходов, уменьшающих полученные доходы, материальные потери от пожара, стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств необходимо документально подтвердить:

• справкой, выданной соответствующим органом о произошедшем чрезвычайном обстоятельстве, например, пожар может быть подтвержден справкой Управления Государственной противопожарной службы, протоколом осмотра места происшествия и актом о пожаре, которыми утверждается причина возгорания;
• актом инвентаризации, в котором нужно зафиксировать стоимость утраченного имущества.

Если документы были украдены, то необходимо обратиться в отделение внутренних дел по месту нахождения вашей организации для проведения соответствующего расследования.

Если были утрачены первичные учетные документы, необходимо уведомить об этом ИФНС.

Меры по восстановлению этих документов

После того как комиссия определила, какие документы были утрачены и причины их утраты, должны быть приняты меры по восстановлению этих документов. В случае утраты подлинника документа соответствующее структурное подразделение или члены комиссии инициируют и осуществляют все необходимые действия в целях получения надлежащим образом оформленного дубликата утерянного документа.

Здесь тоже возможно несколько вариантов действий в зависимости от видов утраченных документов. Можно направить письмо контрагенту с просьбой восстановить утраченные документы.

Пример письма контрагенту с просьбой изготовить дубликаты утраченного документа

Если утеряны документы в акционерных обществах, хранение которых предусмотрено Законом «Об акционерных обществах» (ст. 89), а также Положением о порядке и сроках хранения документов (утв. постановлением ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс (п. 2.1), вашей организации необходимо обратиться в Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР) за получением копий этих документов. Но, сразу предупредим, ФСФР может оштрафовать вашу организацию.

В соответствии с ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение акционерным обществом обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акциорнерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, а также нарушение порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.

Если утерян какой-либо организационно-распорядительный документ, а руководитель организации отказывается подписать восстановленный документ без проведения расследования, то тогда необходимо будет провести расследование причин утраты по всем правилам, для чего создается комиссия и выявляются причины утраты, и потом направить служебную записку руководителю с просьбой подписать дубликат организационно-распорядительного документа. Т Как правило, при утере документов изготавливают дубликаты, выдача отдельных видов которых предусмотрена нормативно-правовыми актами. Но в некоторых случаях возможно изготовление заверенной копии утраченного документа, например, такая возможность предусмотрена п. 3.4 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Если утерян бухгалтерский документ, то можно обратиться в ИФНС с просьбой о выдаче копии или в банк, который имеет оригинал утраченного документа (при утере финансовых документов).

Следует заметить, что после восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа, о чем делается соответствующая отметка в номенклатуре дел организации.

Фрагмент номенклатуры дел

Как видим, документирование пропавших документов -процесс непростой, но в некоторых ситуациях просто необходимый и зачастую определенный требованиями законодательства Российской Федерации. Поэтому можно рекомендовать в целях минимизации возможных потерь документов и обеспечения их сохранности организовать хранение документов на предприятии по всем правилам архивного дела.

Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов

Не виновен, пока не доказано обратное. Если позиция работодателя в итоговом акте служебной проверки окажется недостаточно аргументированной, впоследствии суд может встать на сторону работника. Юридически точное и делопроизводственно грамотное оформление документов на разных этапах расследования поможет вам вынести взвешенное решение и хладнокровно отстоять интересы компании в будущем.

Служебное расследование (служебная проверка) – процедура серьезная. Для доказательства мелких нарушений она не затевается. Часто с нарушителем корпоративного спокойствия достаточно провести профилактическую беседу. Если же есть подозрения в том, что сотрудник нанес организации значительный материальный ущерб или использовал свои служебные полномочия в корыстных целях, то стоит перейти к строгим мерам. Факт прогула также подтверждается результатами служебного расследования.

Кроме того, к дисциплинарным нарушениям, за проверку которых возьмется специальная комиссия, относятся уклонение от медицинского освидетельствования (для работников некоторых профессий) и прохождения в рабочее время специального обучения и сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации, а также отказ от заключения договора о полной материальной ответственности, если это является основной трудовой функцией работника.

В российском законодательстве отсутствует понятие служебного расследования как таковое. Его можно считать частью дисциплинарного производства, в котором детально описан порядок привлечения к ответственности за дисциплинарный проступок. Служебное расследование в отдельно взятой организации регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка и внутренними нормативными актами (инструкциями, положениями).

Важно знать, что проведение служебного расследования – мероприятие внутреннее. Работодатель может вызывать на «допрос» виновного, очевидцев произошедшего и других сотрудников, но только в рамках своей организации, ведомства, учреждения и т.п. Поскольку процедура носит добровольный характер, работники вправе отказаться от участия. Нельзя заставлять работников проходить проверку полиграфом или без их согласия проводить обыск и личный досмотр. Если для служебного дела требуется заключение эксперта, допускается привлечение третьих лиц (аудиторов, оценщиков, медицинских работников, инженеров и др.) на договорной основе. Закон также разрешает направлять в государственные органы и пр. организации необходимые для расследования запросы.

С чего начинается служебное расследование

Основная задача работодателя при проведении служебного расследования состоит в том, чтобы доказать факт совершения дисциплинарного проступка, установить вину работника и ее степень, характер и размер причиненного вреда. Дополнительно определяются причины и мотивы совершения дисциплинарного проступка, смягчающие и/или отягощающие обстоятельства, возможности работодателя устранить и предотвратить такие нарушения трудовой дисциплины, меры по привлечению лиц к ответственности.

Перед началом официальной процедуры необходимо позаботиться о том, чтобы факт проступка был документально зафиксирован. Именно этот документ служит основанием для последующей проверки. Это может быть служебная записка руководителя подразделения, отдела и/или непосредственного начальника. Как правило, она составляется в бумажном виде (см. Образец 1), но может быть оформлена и в форме электронного документа.

Служебная записка должна быть принята к исполнению и зарегистрирована. С того момента, когда на ней ставится входящий номер по журналу внутреннего документооборота и дата принятия, начинается отсчет времени для проведения расследования. Помимо служебной записки, основанием для проверки могут стать:

• заявление самого работника;
• претензия контрагента или жалоба потребителя;
• акт об обнаружении недостачи товара;
• заключение аудитора, акт инвентаризации;
• письменные и устные обращения граждан, представителей организаций, содержащие сведения о совершении работником проступка и др.

Одного из этих документов достаточно для того, чтобы запустить процедуру служебного расследования. Стартовым выстрелом для него является приказ руководителя о проведении проверки или иного уполномоченного лица, ответственного за принятие кадровых решений.

Кто участвует в служебном расследовании

Обычно служебной проверкой занимается служба безопасности и/или подразделение внутреннего аудита. В небольших компаниях эти функции нередко на себя берет кадровая служба. Как уже говорилось выше, для служебного расследования можно привлекать и сторонних специалистов (юристов, бухгалтеров и т.д.). В расследовании должен участвовать непосредственный начальник работника, в отношении которого оно проводится. При этом важно знать, что для объективности проводимой проверки непосредственный начальник не может быть членом специальной комиссии. Это требование касается и руководителей организации, принимающих решения по вынесению дисциплинарного взыскания. Таким образом, в комиссию могут входить сотрудники службы безопасности и персонала, а также профсоюзной организации. Как правило, в ее составе находится не менее трех человек, возглавляемых начальником службы безопасности.

Сроки проведения расследования

Один месяц – столько времени отводится законом на расследование факта нарушений трудовой дисциплины. Он считается со дня принятия решения (издания приказа) о проведении проверки. В том случае если расследование проводится на основании служебной записки какого-либо работника, то проверка должна быть завершена не позднее одного месяца с момента подачи документа (ст. 193 ТК РФ). В указанный период не входит время болезни работника, пребывание его в отпуске, а также время, необходимое на учет мнения представительного органа работников, которое в совокупности не может превышать шести месяцев. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В эти сроки не включено время производства по уголовному делу.

Проведение служебного расследования

После того, как приказом руководителя была сформирована комиссия, начинается выяснение обстоятельств нарушения. У работника запрашивается письменное объяснение. По месту жительства работника рекомендуется направить уведомление – заказным письмом с описью вложения или телеграммой (см. Образец 2).

Со дня получения уведомления отсчитывается два дня, в течение которых работник должен дать письменное объяснение. Отсутствие ответа по прошествии этого времени расценивается как отказ от содействия расследованию. О факте отказа составляется соответствующий акт (см. Образец 3).

Формы этих документов не установлены, но желательно, чтобы они были подписаны всеми членами комиссии. Работник может составить объяснительную записку в свободной форме с соблюдением общих требований делопроизводства. В объяснительной работник излагает свою версию произошедшего, поясняет обстоятельства и указывает причины проступка (см. Образец 4).

Объяснительная записка – обязательный, но не всегда единственный документ расследования. Комиссия может потребовать копии или оригиналы иных документов, подтверждающих вину или невиновность работник. Все полученные документы нумеруются и подшиваются в дело. В итоговом документе проверки они оформляются как приложения.

Неявка на рабочее место

Если работник не вышел на работу, то на каждый день отсутствия составляется акт об отсутствии лица на рабочем месте. К акту можно приложить косвенные доказательства, как например, факт отсутствия подписи работника в журнале учета прихода и ухода работников, информацию в электронной системе контроля доступа персонала, докладные записки сослуживцев и непосредственного начальника и др. Требование явиться на работу и представить объяснения прогула направляется заказным письмом с описью вложения или телеграммой по месту жительства работника, если он не появлялся на рабочем месте два дня подряд. Срок ожидания ответа рекомендуется отсчитывать с даты получения письма или телеграммы. Работник может направить свои объяснения в письменной форме. При наличии подтверждения, что корреспонденция не была получена адресатом, работодатель вправе обратиться в полицию или направить запросы в больницы. Важно помнить, что если причины неявки на работу в суде будут признаны уважительными, работник будет восстановлен в должности и работодатель понесет убытки в виде денежных компенсаций работнику за все время его отсутствия на работе.

Причинение материального ущерба

Согласно Федеральному закону 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», проведение инвентаризации обязательно при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества. Инвентаризация проводится комиссией на основании приказа руководителя организации. Установление причин возникновения и размера материального ущерба обязательно до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками. При этом размер ущерба определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день его причинения (ст. 246 ТК РФ). Но он не может быть ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета за минусом амортизационных отчислений. Как правило, для определения размера работодатели приглашают независимых оценщиков либо берут данные балансовой стоимости имущества.

Злоупотребление полномочиями

Для того чтобы выявить факт злоупотребления полномочиями, проводится аудиторская проверка или привлекаются независимые аудиторы. Их услуги могут понадобиться для установления, например, обоснованности отпуска товаров, передачи в аренду имущества по заниженным ценам и др. Для акционерного общества и общества с ограниченной ответственностью решение об аудиторской проверке принимается общим собранием участников (акционеров) юридического лица с целью подтверждения правильности бухгалтерской документации, финансовой отчетности и состояния текущих дел организации.

Как оформить результаты служебного расследования

Итогом служебного расследования является письменное заключение или акт (см. Образец 5), составленный на основании собранных материалов. Заключение состоит из трех частей: вводной, описательной и резолютивной:

• Вводная часть содержит факт нарушения дисциплины труда, дату нарушения, период проведения расследования и состав комиссии.
• Описательная часть подробно излагает доказательства расследования.
• Резолютивная часть – это резюме: кто конкретно и в чем именно виновен, имеются ли у данного сотрудника аналогичные неснятые взыскания.

В конце приводится список приложений к итоговому акту комиссии:

• служебные записки об обнаружении факта дисциплинарного проступка, акты об отсутствии работника, иные документы, являющиеся основанием для проведения расследования;
• адресное требование представить объяснения, документы, подтверждающие направление (вручение) данного требования, объяснительную записку работника (либо акт об отказе ее представления);
• докладные, служебные и объяснительные записки должностных лиц и очевидцев происшедшего;
• акт инвентаризации;
• заключение аудитора; заключения независимых экспертов, а также показания специальных технических средств и т. д.

Документ вместе с приложениями должен быть подписан всеми членами комиссии. В делопроизводстве итоговому акту присваивается порядковый номер, указывается дата его составления. Она и является днем окончания расследования. Документ утверждается руководителем организации и заверяется печатью.

Ответственность при дисциплинарном проступке

Решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принимается на усмотрение работодателя. Оно должно быть принято руководителем организации в течение трех дней с момента окончания расследования. Некоторые работодатели ограничиваются мягкими мерами воздействия: проведением бесед, выражением порицания и др. В ТК РФ предусмотрено три вида наказания: замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям. Другие взыскания к работнику применяться не могут, за исключением работников, в отношении которых действуют специальные уставы и положения о дисциплине труда (ч .5 ст. 189 ТК РФ).

Обязательному привлечению к дисциплинарной ответственности подлежат руководители организации или ее структурного подразделения либо их заместители за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения. Если факт нарушения был подтвержден в ходе проверки, должностное лицо должно быть привлечено к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения (ст. 195 ТК РФ).

Решение о дисциплинарном взыскании оформляется приказом (см. Образец 6), в котором определяются виновные должностные лица, наложенные взыскания и основания вынесенного решения.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Для учета служебных расследований и их результатов в бумажном или электронном виде ведется Журнал учета служебных расследований (см. Образец 7). Все материалы расследований целесообразно хранить подшитыми в отдельные дела либо в одно дело и размещать в хронологическом порядке.

В соответствии со ст. 193 ТК РФ, с приказом о применении дисциплинарного взыскания работник обязательно должен быть ознакомлен в течение трех рабочих дней дня его издания, не считая времени его отсутствия на работе. В случае отказа работника составляется соответствующий акт. Ст. 248 ТК РФ установлено, что приказ о взыскании с материально ответственного лица суммы причиненного ущерба издается не позднее чем через один месяц с момента окончательного установления работодателем его размера.

ВНИМАНИЕ! Желательно, чтобы работник ознакомился со всем пакетом документов под роспись. В будущем это может предотвратить подачу работником иска, поскольку он заранее знал аргументированную позицию работодателя.

Если в ходе служебного расследования были обнаружены признаки состава преступления (например, работник использовал служебные полномочия в целях извлечения личной выгоды), необходимо их назвать и внести предложения руководителю организации рассмотреть вопрос о возбуждении уголовного дела.

Т.В. Войцехович