План аудита расчетов с подотчетными лицами

Содержание

План и программа аудиторской проверки
Аудит подотчетных сумм
- Похожие работы
Методика проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
Проверка расчетов с подотчетными лицами (Гусев А.)

План и программа аудиторской проверки

Цель аудита расчетных операций определяется федеральным стандартом №1 «Цель и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности». Цель заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в части задолженности по расчетам с подотчетными лицами. Кроме того аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству РФ.

В процессе аудита решаются следующие задачи:

· инспектирование документального оформления расчетных операций;
· проверка инвентаризационной работы и отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризаций;
· проверка организации аналитического учета расчетных операций по каждому работнику, по каждой сумме, выданной под отчет;
· контроль организации аналитического учета расчетов, своевременности выявления срочной и просроченной задолженности;
· сверка данных аналитического и синтетического учета по счетам расчетов;
· проверка организации синтетического учета в соответствии с инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета и рабочим планом счетов;
· сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе;
· анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности с целью принятия эффективных управленческих решений;
· проверка соблюдения расчетной дисциплины, дебиторской и кредиторской задолженности.

При проверке расчетов с подотчетными лицами решается комплекс задач, связанных с исследованием законности, целесообразности, полноты и своевременности осуществления расчетов для подтверждения достоверности и реальности задолженности на счетах бухгалтерского учета.

Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и объектов исследования, перечне аудиторских процедур и приводятся в виде тестов проверки (табл.1)

Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей проверки.

Эффективность внутреннего аудита может оказаться важным фактором при оценке аудиторской организацией аудиторского риска и системы внутреннего контроля и тем самым существенно сократить объем процедур, которые предстоит выполнить аудиторской организацией, хотя и не может исключить необходимость проведения таких процедур полностью.

Оценка внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию. Пример содержания опроса ответственных работников представлен ниже.

Таблица 1

Тесты проверки состояния систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Содержание вопроса или объект исследования	Содержание ответа (результат проверки)	Выводы аудитора
Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных лиц, сроках отчетности и подотчетных суммах?	Приказ о закреплении подотчетных лиц, сроках отчетности имеется	Контроль удовлетворительный
Соответствует ли порядок расчетов с подотчетными лицами Порядку ведения кассовых операций в РФ, утвержденному Письмом ЦБ РФ от 04.10.93г. №18?	Порядок расчетов наличными денежными средствами соответствует законодательству	Контроль удовлетворительный
Своевременно ли сдаются авансовые отчеты в бухгалтерию организации?	Сроки отчетности соблюдаются и не противоречат законодательству	Необходимо усилить контрольные функции
Проверяются ли авансовые отчеты по форме и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка отчетов и прилагаемых к ним документов?	Проверяются при отражении подотчетных сумм в бухгалтерском учете	Необходимо провести выборочную проверку
Используются ли типовые формы первичных документов?	Соответствуют Постановлениям Госкомстата России от 05.01.04г. №1 и от 01.08.01г. №55	Провести инспектирование документов и арифметический контроль
Применяются ли специализированные компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами?	Используется программа 1С Бухгалтерия	Контроль удовлетворительный
Осуществляется ли контроль лимита расчетов наличными между юридическими лицами?	Расчет наличными не превышают установленного лимита	Провести выборочный контроль
Какие документы ведутся по аналитическому учету расчетов с подотчетными лицами?	Ведутся ведомости аналитического учета	Провести инспектирование аналитического учета
Нарушаются ли сроки возврата подотчетных сумм и выдачи перерасхода?	Отсутствуют нарушения в соблюдении сроков	Контроль удовлетворительный
Правильно отражаются на счетах бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами?	Порядок ведения бухгалтерского учета соответствует действующему законодательству	Провести тестирование записей в соответствии с Планом счетов

По результатам опроса у аудитора, складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен. В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами.

Содержание общего плана аудита оформляется в виде таблицы. В общем плане аудиторская организация определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа, оценки надежности системы внутреннего контроля и рисков аудита. Содержание общего плана оформляется в виде таблицы.

Таблица 2

Общий план аудита.

№ п/п	Планируемые виды работ	Период проведения	Исполнитель
	Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно- операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.	1.04.08 -7.04.08	Агеева Н.В.
	Проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам	10.04.08 –15.04.08	Агеева Н.В.
	Проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.	18.04.08 -20.04.08	Агеева Н.В.
	Проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;	21.04.08 -23.04.08	Агеева Н.В.
	Проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».	25.04.08 -27.04.08	Агеева Н.В.

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии.

Разработка программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка и в общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских процедур.

Объем аудита и последовательность осуществляемых аудиторских процедур проверки расчетов с подотчетными лицами представлены в табл.3. Аудиторская процедура — это определенный порядок действий аудитора для получения необходимых результатов на конкретном участке аудита.

Таблица 3

Объем аудита и аудиторские процедуры проверки расчетов с подотчетными лицами

Объем аудита	Аудиторские процедуры
1. Аудит приказов руководителя организации	1.1. Определение наличия приказов руководителя организации о закреплении подотчетных лиц, отчетности по подотчетным суммам и порядка выдачи подотчетных сумм 1.2. Исследование приказов по существу на соответствие действующему законодательству
2. Аудит оформления первичных документов	2.1. Определение степени унификации первичных документов по учету расчетов с подотчетными лицами 2.2. Проверка учета выдачи и возврата подотчетных сумм 2.3. Проверка правильности оформления авансовых отчетов и приложенных к ним оправдательных документов 2.4. Проверка правильности документального оформления расходов
3. Аудит расчетов с подотчетными лицами	3.1. Аудит выдачи подотчетных сумм лицам, установленным приказом руководителя организации 3.2. Аудит своевременности отчетности по подотчетным суммам 3.3. Аудит законности операций и остатков по подотчетным суммам, числящимся в подотчете работников организации
4. Аудит налогообложения расходов, произведенных через подотчетных лиц	4.1. Аудит правильности применения налоговых вычетов по НДС 4.2. Аудит правильности и законности налогообложения доходов, предоставленных работникам в форме подотчетных сумм 4.3. Аудит законности и правомерности отнесения расходов для целей налогообложения налога на прибыль
5. Аудит организации аналитического учета расчетов	5.1. Проверка достоверности подотчетных сумм, отраженных в аналитической ведомости по счету 71 5.2. Проверка наличия задолженности по подотчетным суммам
6. Аудит достоверности сальдо по счету 71	6.1. проверка правильности отражения оборотов по счетам и субсчетам в Главной книге с аналогичными показателями регистров синтетического и аналитического учета

На начальном этапе аудита необходимо убедиться в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах. Фактически произведенные операции сверяются с положениями, отраженными в приказах руководителя.

Далее осуществляется проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе проверки обращается внимание:

· на порядок оформления авансовых отчетов;
· на порядок оформления командировочных расходов (в том числе за рубеж);
· на случаи передачи подотчетных сумм другому лицу;
· на факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
· на порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

При проверке авансовых отчетов по форме осуществляется тестирование авансовых отчетов организации по признакам соответствия унифицированной форме и правилам заполнения документов. При этом анализируются: наличие номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода; факт указания назначения аванса; наличия подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах.

Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

Кроме того, осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете. Проверке подвергаются авансовые отчеты и прилагаемые к ним документы: товарные и кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, справки, счета, накладные, квитанции и т.д.

В процессе проверки авансовых отчетов детальному исследованию подлежат следующие операции: приобретение МПЗ, командировочные и представительские расходы, операции по приобретению ГСМ.

Аудиторские процедуры проверки хозяйственных операций, осуществленных подотчетными лицами, представлены в таблице 4.

Таблица 4

Аудиторские процедуры проверки хозяйственных операций, осуществленных подотчетными лицами

	Аудиторские процедуры
Поступление материально-производственных запасов	Проверка наличия платежных и расчетных документов (товарного чека, накладной, кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру). Контроль наличия записей о наименовании приобретенных ценностей и подтверждение производственного характера расходов.
Командировочные расходы	Контроль наличия документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме №Т-9 и командировочного удостоверения по форме №Т-10 и их соответствия требованиям Постановления Госкомстата от 05.01.04г. №1. Проверка наличия служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении по форме №Т-10а для определения источника финансирования расходов и их признания в учете. Проверка оправдательных документов, подтверждающих расходы (счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, билеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, автомобильной стоянки, за право въезда на территорию города)
Операции по приобретению горюче-смазочных материалов	Установление производственного характера расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации, по данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел. Подтверждение расходов на приобретение ГСМ актами о расходе и путевыми листами.
Представительские расходы	Проверка правомерности и документального оформления расходов (проведение официального приема, транспортное обеспечение представителей, буфетное обслуживание участников переговоров, оплата услуг переводчиков). Установление наличия приказа руководителя и отчета о представительских расходах, перечня участников и программы мероприятия, авансового отчета с прилагаемыми документами (товарным и кассовым чеком, закупочным актом и др.). Проверка обоснованности расходов статей затрат для их подтверждения в бухгалтерском и налоговом учете

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов с наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует проконтролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

На заключительном этапе аудита осуществляется проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере.

Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца, и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в Главной книге.

Аудит подотчетных сумм

5. Аудит подотчетных сумм

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичным расчетом, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

· Приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;

· Оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

· Расходы на командировки по территории РФ и за границу;

· Представительские расходы.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

· Авансовые отчеты;

· Журнал регистрации авансовых отчетов;

· Приказы о направлении сотрудников в командировку;

· Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

· Сметы представительских расходов;

· Приказы об утверждении смет представительских расходов.

Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм

1.1 выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

1.2 выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

1.3 выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

1.4 несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

1.5 списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

· Отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

· Несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

· Отсутствие на предприятии системы подачи посменных заявлений на выдачу наличных денег наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

· Несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

· Задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки.

6. Аудит капитала, уставного капитала

Уставный фонд – зафиксированный в уставе коммерческой организации начальный капитал, являющийся, по сути, гарантией обеспечения обязательств при осуществлении данной организацией хозяйственной деятельности.

Целью аудиторской проверки уставного капитала является формирование мнения о достоверности данных показателей бухгалтерской отчетности, отражающих состояние уставного капитала, и соответствии методологии его учета нормативным актам. Цель состоит в проверке фактического права формализации на существование и соответствие деятельности организации положениям устава предприятия.

Проверка учредительных документов, учетных и отчетных данных о формировании уставного капитала ставит перед собой следующие задачи:

• проверка наличия и формы учредительных документов;

• соответствие содержания учредительных документов требованиям законодательных и нормативных актов;

• проверка полноты и соблюдения сроков внесения уставного капитала;

• проверка денежной оценки стоимости имущества, вносимого учредителями в оплату акций при учреждении акционерного общества;

• проверка налогообложения средств, переданных в уставный капитал организации ее учредителями;

• проверка законности видов деятельности;

Порядок проведения аудита уставного капитала.

1.Ознакомление с учредительными документами, проверка их соответствия требованиям законодательства.

При ознакомлении с учредительными документами аудитор выясняет:

1) какие виды деятельности предусмотрены учредительными документами;

2) соответствуют ли осуществляемые виды деятельности учредительным документам;

3) виды деятельности, подлежащие лицензированию в соответствии с Федеральным законом «О лицензировании отдельных видов деятельности».

7. Анализ рабочих документов и финансовой отчетности

Анализ Финансовых Отчетов анализ взаимосвязи в финансовых отчетах, проводящий сравнение показателей деятельности компании во времени и с другими компаниями. Включает: 1. Горизонтальный анализ (от года к году).

2. Анализ тенденций (горизонтальный анализ, расширенный до нескольких лет).

3. Вертикальный анализ (удельный вес показателей в общем итоге, структура финансового отчета в виде относительных показателей).

4. Анализ показателей: ликвидности организации, прибыльности (доходности, рентабельности), долгосрочной платежеспособности.

Документальное оформление аудиторской проверки проводится на основании:

— «Документальное оформление аудиторской проверки»

— «Аудиторское заключение»

— «Другая информация в документах, которая относится к проверки аудитором финансовой отчетности предприятия»

— «Аудиторское заключение специального назначения»

— «Оценка перспективной финансовой информации».

В соответствии с этими документами документальное оформление аудита состоит из двух видов документов: рабочего и итогового.

Рабочие документы — это записи, в которых аудитор фиксирует использованные процедуры, тесты, полученную информацию и итоги, вынесенные в результате проведенного аудита. Рабочие документы являются собственностью аудитора. Они должны содержать всю информацию, которую аудитор считает важной для правильного выполнения проверки. Данная информация должна подтвердить заключение аудитора.

Рабочие документы исполняют следующие функции:

-обеспечение обоснованности аудиторского заключения

-свидетельство соответствия проведения аудита стандартам

-обоснованность планирования, контроля качества проведения аудита

-проведение аудита на единых методологических принципах.

Рабочая информация должна содержать опись всех значимых моментов и обстоятельств, с которыми встретился аудитор во время проведения проверки. Она должна быть четкой и понятной, чтобы по ней можно было легко определить объем работы, проверить обоснованность итоговых выводов. Рабочая документация должна составляться во время произведения аудита. Рабочая документация должна соответствовать таким требованиям про каждый объект проверки:

— использованные методики и тесты

— полученная информация

— заключение.

Рабочие документы разрабатываются каждым аудиторским предприятием с учетом квалификационной подготовки аудиторов, их принятой организации аудиторского процесса.

Каждый рабочий документ должен быть надлежащим образом оформлен:

1) иметь реквизиты аудиторской фирмы, номер и дату договора, на основании которого проводится проверка

2) иметь реквизиты субъекта, который проверяется

3) иметь идентификационный номер и пронумерованные страницы

4) быть засвидетельствованным аудитором, который проводит проверку с написанием даты аудита.

Рабочие документы обычно содержат:

-информацию о клиенте (юридическую, организационную)

-копию юридических первичных и других документов

-документацию о планировании аудита

-информацию о проведении тестирования систем контроля, процедурах проверки на существенность, аудиторские свидетельства

-выводы сторонних аудиторов или экспертов

-выводы, сделанные аудитором для разных объектов аудита.

После окончания проверки рабочие документы остаются у аудитора, собственностью которого они являются. Аудитор должен обеспечить надежную сохранность рабочих документов. Рабочие документы могут быть запрошены у аудитора по решению следственных органов или суда.

Итоговые документы состоят их аудиторского заключения и дополнительной информации, которая передается заказчиком.

По результатам аудиторской проверки составляется аудиторское заключение и другая информация, которая передается заказчику.

Аудиторское заключение- это официальный документ, который составляется в установленном порядке по результатам проведения аудита и содержит суждения оценку аудитора относительно достоверности отчетности, полноты и соответствия действующему законодательству и установленным нормативам бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности. Аудиторское заключение рассчитано на широкое поле пользователей.

Аудиторское заключение является завершающим этапом аудита, которое должно отвечать требованиям Закона Украины «О аудиторской деятельности» (с.7, 21) и национальным нормативам аудита.

Аудиторское заключение оформляют в 3-х экземплярах, два из них вручают клиенту, а третий остается в аудиторской фирме. К этому экземпляру прилагают рабочие документы аудитора, заверенные подписью руководителя предприятия-клиента и печатью, бухгалтерский баланс ф.1, отчет о финансовых результатах ф.2.

Один экземпляр предприятие направляет в Государственную налоговую инспекцию.

Информация о работе «Основные положения аудита» Раздел: Бухгалтерский учет и аудит
Количество знаков с пробелами: 45166
Количество таблиц: 0
Количество изображений: 0

Методика проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

Целью аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами является формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей, отражающих обязательства по внутренним расчетным операциям, и о соответствии применяемой методики учета и налогообложения действующим нормативным документам.

Задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами, как правило, осуществляется сплошным методом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами проводят по схеме, представленной на рисунке 1.

Проверка достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявление на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетов с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставлять авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

авансовые отчеты;

приказы о направлении сотрудников в командировки;

командировочные удостоверения;

копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

сметы представительских расходов;

приказы об утверждении смет представительских расходов;

оправдательные первичные документы.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

баланс предприятия (ф. №1) (стр. баланса 236 — прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев и стр. 628 — прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

отчет о движении денежных средств (ф. №4);

главная книга;

журнал-ордер объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально — ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

При проведении аудита осуществляются следующие процедуры:

оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;

устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;

проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;

проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию.

Аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие направления.

1) проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации.

Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

2) провёрка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверяет:

оформление авансовых отчетов;

оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);

порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;

своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;

существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

При проверке авансовых отчетов по форме следует протестировать следующее:

соответствие типовой форме «Авансовый отчет»;

наличие номера и даты составления;

указание подотчетного лица;

указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;

указание назначения аванса;

наличие подписей;

заполнение обратной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами. При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. При этом необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности. Если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, выдача другой подотчетной суммы не допускается. Подотчетное лицо обязано вернуть в кассу организации сумму неиспользованного аванса. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. На данное положение бухгалтеру необходимо обратить особое внимание.

Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.

3) детальная проверка отдельных расчетных операций с подотчетными лицами. Аудитор должен обратить внимание на учет поступления материально — производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов.

При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально-производственных запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме №Т-9 и командировочного удостоверения по форме №Т-10. Данные документы должны составляться по установленным Постановлением Госкомстата от 05.01.04 г. №1 унифицированным формам. Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении. Важным внутренним первичным документом является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме №Т 10а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Т — 10) и авансовым отчетом.

Особую важность имеет форма №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения. Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет, счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей, талоны об оплате права въезда на территорию города и др.). Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче — смазочных материалов через подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче-смазочных материалов на счета расходов в учете должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет рекомендуется выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую сумму на закупку ГСМ. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом по предприятию. Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана использования автомобиля.

При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы водитель должен представить отчет о ранее приобретенном топливе. При приобретении горюче-смазочных материалов за наличный расчет у бухгалтеров организаций нередко возникает вопрос о применении вычетов по НДС.

В соответствии с п. 2 ст. 1 71 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг) на территории Российский Федерации. Указанные вычеты в соответствии с п. 1 ст. 172 НК РФ производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами, и документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога. При этом согласно п. 4 ст. 168 НК РФ в расчетных документах, первичных учетных документах и в счетах-фактурах соответствующая сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой.

Согласно п. 7 ст, 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

В письме Минфина РФ от 21 августа 2001 г. №04-03-11/113 сказано, что п. 7 ст. 168 ПК РФ организациям не запрещено в случаях применения контрольно-кассовой техники при реализации товаров, в том числе ГСМ, за наличный расчет оформлять счета-фактуры. Таким образом, для вычета сумм НДС, уплаченных при приобретении горюче-смазочных материалов за наличный расчет, покупателю необходимо получить от АЭС не только кассовые чеки, но и счета-фактуры.

Как правило, АЭС отказываются выдавать своим покупателям счета фактуры, и возникает вопрос отнесения сумму уплаченного НДС. Согласно ПБУ 5/01 ГСМ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, при этом к фактическим затратам на приобретение относятся и суммы невозмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением этих ГСМ. Таким образом, в случае отсутствия счетов-фактур по ГСМ суммы НДС по этим товарам следует учитывать в их стоимости.

Очень часто на практике на небольших предприятиях сотрудники, эксплуатирующие автотранспортные средства, не требуют или забывают потребовать на заправке чеки АЗС, а на предприятии впоследствии произведенные расходы им возмещают. Как правило, подобная хозяйственная операция сопровождается составлением внутреннего акта.

Составление внутренних актов для списания в том случае, когда водитель не получил при заправке автомобиля документ, подтверждающий расходы, для включения этих расходов в себестоимость продукции (работ, услуг), не допускается.

Если такие расходы все-таки произведены, необходимо:

произвести их за счет чистой прибыли предприятия;

удержать с получивших деньги сотрудников налог на доходы;

начислить Единый социальный налог.

Обращается внимание на правомерность и оформление представительских расходов. Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, отчет о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми документами (товарным чеком, кассовым чеком, закупочным актом и др.). Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

4) проверка расчетов наличными денежными средствами. При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.
5) проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Учёт по расчётам с подотчётными лицами ведётся на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Это — активно — пассивный счёт, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию или сумму не возмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт, на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

В промежуточных и заключительных балансах годового отчета главный счет 71 «Расчёты с подотчётными лицами» находит свое отражение во II разделе актива (дебиторская задолженность) и V разделе пассива (кредиторской задолженности) баланса по счетам соответственно «Прочие дебиторы» и «Прочие кредиторы».

Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере.

Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в Главной книге.

Проверка расчетов с подотчетными лицами (Гусев А.)

Проверка расчетов с подотчетными лицами проводится с целью выявления нарушений и злоупотреблений в данной области финансово-хозяйственной деятельности организаций, ошибок и недостоверной информации в отчетности и привлечения к ответственности виновных лиц. В ходе проверки устанавливаются полнота, достоверность и точность отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности.
Вопросы, подлежащие проверке
В ходе проверок учета государственными (муниципальными) учреждениями расчетов с подотчетными лицами контрольные органы рассматривают следующие вопросы:
— законность расходования средств, выделенных на служебные командировки;
— соблюдение порядка документального оформления расчетов с подотчетными лицами;
— использование средств на хозяйственные расходы;
— осуществление учреждением контроля за выдачей авансов под отчет.
Чтобы проверить эти аспекты, проверяющие изучают такие документы, как:
— журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071);
— авансовые отчеты (ф. 0504049);
— оправдательные документы к авансовым отчетам;
— документы о направлении работников в служебные командировки;
— кассовая книга (ф. 0504514);
— приходные кассовые ордеры (ф. 0310001);
— расходные кассовые ордеры (ф. 0310002);
— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003);
— ведомость на выдачу денежных средств из кассы под отчет (ф. 0504501);
— главная книга (ф. 0504072);
— журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071);
— журнал по прочим операциям (ф. 0504071);
— баланс государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730) (баланс главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503130));
— отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121 или 0503721).
Проведение проверки
Сам процесс проверки кассовых операций включает в себя набор следующих процедур.
Проверка наличия оснований для выдачи денежных сумм под отчет. Согласно п. 4.4 Положения Банка России N 373-П <1> денежные средства в подотчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором в обязательном порядке должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции N 157н <2>). Письменное заявление на выдачу денежных средств в подотчет в обязательном порядке должно содержать собственноручную надпись руководителя учреждения о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные, а также его подпись и дату (п. 4.4 Положения Банка России N 373-П). Указанная надпись должна иметься на каждом заявлении о выдаче денежных средств под отчет.
———————————
<1> Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П.
<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
Проверка отсутствия фактов выдачи подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее выданные под отчет суммы. Согласно п. 4.4 Положения Банка России N 373-П и п. 214 Инструкции N 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат сумм неизрасходованного аванса в кассу учреждения.
Кроме того, при проверке данного вопроса ревизоры обращают внимание на наличие фактов выдачи авансов под отчет работникам в счет заработной платы и лицам, не работающим в учреждении.
Правильность оформления авансовых отчетов и своевременность представления их в бухгалтерию. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю учреждения авансовый отчет с подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, превышающего три рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из служебной командировки, неправомерно.
К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Напомним, что авансовый отчет должен быть составлен по форме 0504049.
Наличие фактов возмещения произведенных расходов при отсутствии подтверждающих документов. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 9 Закона о бухгалтерском учете от 21.11.1996 N 129-ФЗ и п. 7 Инструкции N 157н все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами.
Соблюдение порядка оформления служебных командировок. При проверке данного вопроса ревизоры обращают внимание на наличие и надлежащее оформление следующих документов:
— служебного задания и отчета о его исполнении;
— приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
— командировочных удостоверений (за исключением случаев направления работников за пределы территории РФ);
— журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации;
— приказа (распоряжения) руководителя учреждения о назначении работника организации, ответственного за ведение вышеуказанных журналов, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.
Проверка правильности возмещения командировочных расходов. В силу ст. 168 ТК РФ размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Например, федеральным государственным гражданским служащим расходы на служебные командировки возмещаются по нормам, приведенным в п. 21 Указа Президента РФ от 18.07.2005 N 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих». Лицам, не являющимся федеральными государственными служащими, но работающим в учреждениях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, расходы на служебные командировки возмещаются в размерах, установленных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
В свою очередь, на бюджетные и автономные учреждения, получающие средства из соответствующего бюджета бюджетной системы РФ на финансовое обеспечение выполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) или на иные цели согласно ст. 78.1 БК РФ, не могут распространяться положения, установленные законодательством РФ для организаций, финансируемых за счет средств бюджета, поскольку бюджетные и автономные учреждения не являются участниками бюджетного процесса, а субсидии, им поступившие, не являются средствами бюджета. Следовательно, размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, автономные и бюджетные учреждения устанавливают самостоятельно.
Возмещение расходов, связанных со служебными поездками лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Служебные поездки таких работников не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ). В отличие от командировок временного характера и ограниченных сроком, работа, связанная с разъездами или выполняемая в пути, должна быть для работника постоянной, и это условие следует закрепить в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), а также в должностных инструкциях данных работников.
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения.
Согласно ст. 168.1 ТК РФ тем, чья постоянная работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера работодатель обязан возмещать:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, лицам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также определяться трудовым договором.
Напомним, что в отличие от работы, выполняемой в пути, при разъездном характере работы сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства. Таким образом, в данном случае у работодателя возникает обязанность по возмещению только транспортных расходов. Эти затраты могут возмещаться путем:
— предоставления работнику служебного автотранспорта;
— предоставления проездных билетов (закупленных в централизованном порядке либо приобретенных работником самостоятельно);
— компенсации работнику расходов, связанных с эксплуатацией личного автотранспорта в служебных целях;
— аренды личного автотранспорта работника с выплатой арендной платы.
В соответствии с п. 2 Постановления Совета министров РСФСР от 04.05.1963 N 521 «Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте» месячные и квартальные билеты для проезда на городском пассажирском транспорте могут приобретаться только для лиц, работа которых носит разъездной характер (курьеров, экспедиторов, работников городского хозяйства: электрических, газовых, водопроводных и канализационных сетей, связи и др.), если эти работники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом.
Перечень работников учреждения, чья работа носит разъездной характер, утверждается приказом руководителя учреждения. Работники, внесенные в этот список, получают проездные билеты либо денежные средства на их приобретение.
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Использование средств на хозяйственные расходы. По данному вопросу ревизоры проверяют полноту оприходования материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет.
Соблюдение порядка ведения бухгалтерского учета. В ходе проверки контролеры устанавливают взаимосвязь между регистрами бюджетного учета и проверяемыми первичными документами. С этой целью проверяются:
— соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы учреждения, сведениям журнала операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) и журнала операций по счету «Касса» (ф. 0504071) за каждый месяц;
— соответствие сальдо по счету 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» данным главной книги за каждый месяц;
— соответствие сведений, отраженных в журналах операций, данным отчетов — баланса государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730) (баланса главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503130)) и отчета о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121 или 0503721) за отчетный период;
— сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы, отнесенные в дебет счетов аналитического учета счета 100 00 000 «Нефинансовые активы», с записями в главной книге по дебету соответствующих счетов;
— соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах;
— соответствие аналитических данных журнала операций расчетов с подотчетными лицами (в разрезе подотчетных лиц) представленным авансовым отчетам за конкретный период;
— месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу по журналу операций по счету «Касса» с соответствующим итогом по данным журнала операций расчетов с подотчетными лицами.
Кроме того, проверяющие обращают внимание на:
— правильность отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам с подотчетными лицами. Также в ходе проверки данного вопроса ревизоры анализируют причины образования дебиторской, кредиторской задолженности по подотчетным суммам и меры, принятые к погашению задолженности;
— правильность ведения журнала операций расчетов с подотчетными лицами и других регистров аналитического учета;
— соблюдение порядка списания дебиторской задолженности по подотчетным суммам. Напомним, что списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству РФ нереальной к взысканию, отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» (0 401 10 273 — для казенных учреждений) с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов»;
— соблюдение порядка внесения исправлений в первичные учетные документы. Принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью «Исправленному верить» («Исправлено») и датой внесения исправлений (п. 10 Инструкции N 157н);
— инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с п. 20 Инструкции N 157н инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств должна проводиться бюджетным учреждением в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми Минфином в соответствии с законодательством РФ. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение);
— ведение аналитического учета в разрезе каждого подотчетного лица;
— правильность отражения операций с подотчетными лицами в бухгалтерском учете и применения бюджетной классификации;
— соблюдение порядка удержания из заработной платы. Нередки случаи, когда работник, которому выдавались денежные средства под отчет, отказывается возвратить остаток выданного аванса в кассу учреждения либо сам просит удержать его из заработной платы. В случае принятия решения об удержании излишне выплаченных сумм из зарплаты работника учреждению следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю.
Осуществление учреждением контроля за выдачей авансов под отчет. В соответствии со ст. 19 Закона о бухгалтерском учете N 402-ФЗ государственные (муниципальные) учреждения обязаны организовывать и проводить контрольные мероприятия в рамках внутреннего контроля. Внутреннему контролю подвергаются все сферы деятельности учреждения. С целью выполнения указанных требований в учреждении должно быть разработано положение о внутреннем контроле.
К признакам отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при расчетах с подотчетными лицами можно отнести:
— отсутствие в учреждении системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
— несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
— задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
— отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
— отсутствие визы руководителя организации или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты.
Типичные ошибки и нарушения, выявляемые в ходе проверок
К наиболее распространенным нарушениям, выявляемым контрольными органами в ходе осуществления проверок расчетов с подотчетными лицами, можно отнести следующие:
— выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;
— несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
— систематическая выдача сумм под отчет без оснований и необходимости с последующим возвратом их в кассу;
— неудержание денежных сумм с подотчетных лиц, не отчитавшихся в установленный срок;
— списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;
— отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
— отсутствие командировочных удостоверений или ненадлежащее их оформление;
— неполное заполнение реквизитов командировочного удостоверения (отсутствие печатей в пунктах назначения, отметок);
— несоблюдение установленных норм командировочных расходов, возмещение командировочных расходов сверх установленных законодательством норм без основания;
— отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
— отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
— несоответствие маршрута командирования, длительности пребывания в командировке данным, указанным в удостоверении;
— возмещение в составе командировочных расходов сумм, не предусмотренных действующими нормативными документами;
— оплата командировочных расходов при командировке на один день и при возможности ежедневного возвращения из пункта командировки к месту жительства или работы;
— отсутствие краткого отчета о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом (на одном и том же бланке составляются два документа — служебное задание и отчет о выполненной работе);
— некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
— неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
— несоответствие записей в авансовых отчетах и журналах операций, главной книге или других регистрах.

СВ-Принт

Аудит подотчетных сумм

План и программа аудиторской проверки

Аудит подотчетных сумм

Похожие работы

Методика проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

Проверка расчетов с подотчетными лицами (Гусев А.)

Добавить комментарий Отменить ответ