СВ-Принт

Екатерина Меньшикова, руководитель отдела аутсорсинга бухгалтерского учета UCMS Group

Расчет заработной платы — задача, которая отнимает у бухгалтерии много времени и ресурсов, ведь дорогостоящее рабочее время сотрудников финансового подразделения регулярно расходуется на выполнение рутинной операции.

Расчет зарплаты требует от исполнителя досконального знания ТК, бухгалтерского и налогового законодательства, а также аккуратности и внимания к деталям. Если сотрудник бухгалтерии отвечает не только за участок расчета зарплаты, он далеко не всегда может быть в курсе всех новшеств и тонкостей законодательства, связанных с этим участком. Это приводит к ошибкам, штрафам и конфликтам с «пострадавшими» коллегами. Когда за этот участок отвечает выделенный специалист, он часто недозагружен или, напротив, перегружен работой. В среднем один специалист рассчитывает зарплату от 400 до 600 сотрудников. Если в штате, например, 700-750 человек, приходится поручать расчет зарплаты двоим специалистам. Найти сотрудника на полставки, чтобы обеспечить расчетчикам полную занятость, — задача, как вы знаете, не из простых.

📌 Реклама Отключить

О необходимости снижения фискальных рисков расходов на расчет зарплаты компании во всем мире задумались еще в середине прошлого века. Одним из вариантов решения этой задачи стала передача функции на аутсорсинг. Первые провайдеры, считающие зарплату, появились в США после Второй мировой войны. Практика прижилась, поскольку аутсорсеры смогли обеспечить оптимальные условия для ведения расчета — автоматизацию, стандартизацию, отсутствие ошибок и независимость от персонала (зависимость возникает, когда штатные расчетчики болеют или увольняются, а заменить некем).

Функция расчета зарплаты, как и любой другой рутинный процесс – обособленный, предсказуемый и регулярный, ­— это идеальный вариант для аутсорсинга. По данным исследования рынка аутсорсинга учетных функций, проведенного HeadHunter в конце 2013 года среди 400 компаний, аутсорсинг расчета зарплаты используют уже треть (!) организаций из числа опрошенных. По мнению участников опроса, он в первую очередь интересен собственнику, генеральному директору и руководителям финансовой функции — главному бухгалтеру и финансовому директору, то есть отвечающим за финансовые показатели компании.

📌 Реклама Отключить

Мифы об аутсорсинге

Последние пять-семь лет число использующих аутсорсинг российских компаний постоянно растет. Однако некоторые предубеждения против этой бизнес-модели живы до сих пор. Например, мнение, что аутсорсинг слишком дорог и рискован, ведь генеральный директор отвечает головой за правильность учета и отчетности в компании.

Здесь нужны некоторые пояснения. Дешевым качественный аутсорсинг быть не может, ведь в штате провайдера должны работать квалифицированные специалисты, юристы и аудиторы. Низкие расценки аутсорсинговой компании — залог больших проблем для его клиентов. О том, насколько аутсорсинг дорог именно для вашей компании лучше всего судить после учета всех затрат на самостоятельный расчет зарплаты:

• прямых расходов на подбор, обучение, оплату отпусков и больничных; мотивацию и оплату труда расчетчиков; приобретение, внедрение и техническую поддержку ПО, а также расходов на оборудование рабочих мест.
• косвенных расходов в виде сумм штрафов, уплаченных из-за ошибок в расчетах, а также затрат на замену ключевых сотрудников, перекупленных конкурентами, узнавшими размеры их окладов и условия премирования и проч.

Максимальную экономию при аутсорсинге получают компании с численностью персонала от тысячи человек. Практика показывает, что организации со штатом менее 100 работников уже через год возвращают порядка 60% инвестиций в проект. 📌 Реклама Отключить

Несмотря на возможности экономии расходов, основной мотив перехода на аутсорсинг во всем мире — не столько снижение издержек, сколько стандартизация процессов, уменьшение числа претензий со стороны проверяющих органов и экономия ресурсов.

Что касается ответственности за правильность отчетности, учета и расчета зарплаты, то директор и главный бухгалтер несут ее вне зависимости от того, кто делает эту работу – провайдер или собственные специалисты. Отличия лишь в том, что аутсорсер обязан по договору компенсировать ущерб, причиненный клиенту по своей вине, и имеет на этот случай серьезное страховое покрытие. Штатного расчетчика вам вряд ли удастся привлечь к какой-то ответственности.

Преимущества аутсорсинга расчета заработной платы для главного бухгалтера

Мы уже коснулись таких плюсов аутсорсинга расчета зарплаты как снижение издержек на выполнение функции и фискальных рисков. Однако есть еще несколько значимых аспектов, важных для руководителя бухгалтерской службы. 📌 Реклама Отключить

Экономия ФОТ подразделения

Освобождение от рутинных операций позволяет сократить часть ставших ненужными позиций и перераспределить нагрузку на бухгалтеров. Это объективно делает работу функции эффективнее. К тому же главные бухгалтеры часто подбирают в команду специалистов, способных подменять друг друга. Передача расчета зарплаты на аутсорсинг снимает необходимость иметь сотрудников, знающих этот участок. Так что вместо недозагруженных расчетчиков или бухгалтеров-«многостаночников» можно нанять бухгалтеров с более узкой специализацией (они дешевле) и, при необходимости, недорогого координатора работы с провайдером, в задачи которого будет входить общение с аутсорсером и сотрудниками компании.

Кстати, оплата услуг провайдера относится к категории затрат и уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и НДС на всю сумму.

📌 Реклама Отключить

Улучшение качества расчета зарплаты

Для аутсорсера учетных функций бухгалтерия и кадры — прибылеобразующие направления, а не поддерживающие, как в остальных компаниях. Поэтому он использует передовые методики, современное ПО и постоянно повышает квалификацию своих специалистов. Это позволяет провайдеру считать зарплату оперативно, в полном соответствии с законодательством и без ошибок. При этом в интересах аутсорсера выстроить свои процессы и отладить процессы клиента наиболее оптимальным образом, поскольку от этого зависит его прибыль. А бухгалтерия заказчика услуги также выиграет в качестве получаемых отчетов и сроках их предоставления.

Независимость от персонала

Отсутствие рисков, связанных с текучкой кадров и человеческим фактором, облегчает жизнь любому руководителю, в том числе и главному бухгалтеру. Компании часто принимают решение передать расчет зарплаты на аутсорсинг после того, как уход бухгалтера с этого участка негативно сказался на бизнесе в целом. Например, если расчет зарплаты поручили менее опытным сотрудникам, которые в итоге допустили много ошибок. Или если нет возможности быстро закрыть вакансию – скажем, за пару недель найти бухгалтера со знанием английского языка и SAP.

📌 Реклама Отключить

Состав услуг

Основные, стандартные операции по расчету зарплаты провайдеры обычно «упаковывают» в базовый пакет услуг с фиксированной стоимостью, которая зависит только от количества сотрудников клиента. В такой пакет входят два расчета зарплаты в месяц (в том числе подготовка отчетности в налоговую, ПФР и ФСС). Заказчик аутсорсинга получает от провайдера ведомости с аналитикой по подразделениям и видам выплат, суммы к выплате и суммы налогов, расчетные листы в нужном формате и проводку в 1C, SAP и другие финансовые системы.

Оказание необходимых от случая к случаю услуг (таких как межрасчеты или взаимодействие с налоговыми органами), можно оплачивать отдельно по факту предоставления. Однако это может привести к непредвиденному росту стоимости обслуживания. Поэтому мы рекомендуем сразу определиться с потребностями в услугах и зафиксировать в договоре с провайдером их оказание в определенном объеме. При крупном контракте аутсорсер вполне может включить некоторые дополнительные услуги (предоставление разъяснений по методологии расчета или формирование дополнительных отчетов) в базовый пакет на выгодных заказчику условиях.

📌 Реклама Отключить

Как не ошибиться с выбором провайдера расчета зарплаты?

В России рынок аутсорсинга учетных функций начал формироваться в начале 1990х годов и уже достиг определенного уровня зрелости. Некоторые провайдеры успешно работают в России уже 15-20 лет, имеют хорошую репутацию и солидных клиентов. При выборе подрядчика стоит ориентироваться именно на такие, хорошо зарекомендовавшие себя компании.

Определившись с пулом благонадежных провайдеров, обратите внимание на их опыт работы с компаниями, аналогичными вашей. Ознакомьтесь с полным перечнем их услуг, проверьте наличие нужных вам дополнительных опций и способность оказывать услуги с учетом вашей специфики. Например, считать зарплату при cложной схеме премирования, посменной работе, оплате сверхурочных по корпоративным тарифам. Узнайте, какую финансовую IT-систему использует аутсорсер, и может ли он обеспечить интеграцию с вашим ПО.

📌 Реклама Отключить

Свяжитесь с текущими и бывшими клиентами потенциального провайдера и расспросите их об особенностях сотрудничества, причинах его продолжения или прекращения.

Посчитайте стоимость услуг провайдеров и сравните с текущей стоимостью процесса со всеми прямыми и косвенными расходами. Небольшое превышение стоимости со временем окупится за счет улучшения качества расчета и снижения издержек. Если обслуживание выходит существенно дешевле или дороже, поищите другого поставщика.

И последнее – обязательно поинтересуйтесь «внутренней кухней» аутсорсера. Проверьте стандартный договор на оказание услуг и SLA (соглашение об уровне качества оказания услуг), наличие страховки. Обратите внимание на наличие политики качества и действующего сертификата ISO 9001:2008. Посетите офис провайдера и удостоверьтесь, что там действительно работают штатные сотрудники по расчету зарплаты, бухгалтеры, юристы и т.д. Познакомьтесь со специалистами, которые будут работать на вашем проекте. Если оценка их квалификации вызывает затруднения, привлеките сторонних консультантов. Поверьте, эти расходы многократно окупятся. Ведь некачественный аутсорсинг легко потянет компанию ко дну, а высококлассный — также легко позволит бизнесу «взлететь», освободившись от рутины.

📌 Реклама Отключить

Если у вас есть вопросы или вы хотели бы получить консультацию, напишите нам на электронную почту либо свяжитесь по контактам ниже, мы с удовольствием пообщаемся с вами:

UCMS Group
Тел. + 7 (495) 369-64-61
Адрес: Москва, 115280, ул. Ленинская слобода, д. 26, стр. 28, офис 313

Аутсорсинг расчета заработной платы

Компания «Балиот» предлагает аутсорсинг расчета заработной платы для малых и средних предприятий с оформлением и сдачей полного комплекта отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды. Это направление бухгалтерского учета стало особенно сложным после введения ежемесячного предоставления СЗВ-М по стажу, а также ежеквартального предоставления формы 6-НЛФЛ и расчета по страховым взносам.

Ежегодная смена тарифов по страховым платежам, МРОТ, КБК, изменения и дополнения в стандартизованных формах множат количество ошибок, приводят к нарушениям сроков сдачи отчетов. Штрафные санкции следуют за каждое упущение в представленной отчетности:

1. СЗМ-М — до 500 рублей, за каждый месяц опоздания (в том числе неполный) подачи сведений в ПФР, а также административный штраф на руководителя юридического лица до 500 руб;
2. 6-НДФЛ — 1 000 рублей за каждый месяц просрочки, а также административный штраф на руководителя юридического лица до 500 руб;
3. Расчет по страховым взносам — 1 000 рублей, а также если несвоевременно были перечислены платежи, то налоговый орган в праве оштрафовать от 5% до 30% от начисленных взносов за каждый полный и неполный месяц просрочки.

Преимущества передачи заработной платы на аутсорсинг

По статистическим данным спрос на услуги по расчету заработной платы вырос за последний год на 18 %, тогда как в целом на ведение бухгалтерского учета он остается стабильным. Это свидетельствует о том, что руководители организаций оценили выгоду от перевода зарплатных проектов на обработку в специализированную фирму.

Преимущества:

• Сокращаются расходы на содержание бухгалтерии, оплату обучающих семинаров, обновление программного обеспечения.
• Передача расчета заработной платы на аутсорсинг гарантирует финансовую ответственность исполнителя за качество работы.
• Возрастает доходность предприятия за счет отсутствия штрафов и пени, насчитанных контролирующими органами.
• Обеспечивается конфиденциальность сведений о доходах работников, тогда как внутреннюю утечку информации предотвратить практически невозможно.
• Снимается необходимость повышенного контроля над отдаленными филиалами, изолированными подразделениями.
• Вы всегда можете получить свежую информацию об изменениях в законодательстве, а также консультации о кадровом учете от высококвалифицированных специалистов нашей компании.

Стоимость оказания бухгалтерских услуг по расчету заработной платы в Москве в 2 — 3 раза ниже, чем затраты на содержание штатного бухгалтера. При этом предприниматель получает качественный результат, избавляется от проблем, связанных с отсутствием сотрудника вследствие болезни или внезапного увольнения. Это распространенная ситуация перед наступлением отчетного периода или проведением налоговой проверки.

Удаленный расчет заработной платы в «Балиот»

В число клиентов «Балиот» входят организации промышленной, строительной, торговой, рекламной, развлекательной сферы. Компания оказывает профессиональные бухгалтерские услуги больше 12 лет, накоплен большой опыт работы в различных отраслях коммерческой деятельности. Полный комплекс обслуживания включает:

• начисление всех видов заработной платы, включая сдельную и повременную; отпускных выплат, пособий по временной нетрудоспособности, а также расчет декретных пособий, учет командировочных расходов, оформление материальное помощи сотрудникам.
• формирование и своевременная сдача отчетности по налогам и взносам: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, и расчета по страховым взносам;
• заполнение отчетов и отправление по каналам электронной связи в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-стаж, ОДВ-1, ДСВ-3), ФСС и в органы статистики.
• Предоставления комплекта документов на возмещение пособий из ФСС.

Квалифицированные специалисты оказывают помощь в расчете заработной платы организациям с обособленными подразделениями, развитой сетью филиалов, с большим штатом работников из стран СНГ. Для иностранцев предусмотрен специфичный порядок начисления и уплаты подоходного налога, а также дополнительные отчетности в МВД.

Стоимость услуги по аутсорсингу расчета заработной платы

Заказчик самостоятельно выбирает удобный для себя вариант обслуживания (частичный или полный). Можно передать на обработку рутинные, занимающие много времени, операции по кадровому учету или только составление отчетности в государственные органы. Это особенно важно для малого бизнеса, где бухгалтер выполняет множество разнородных функций, не успевает отслеживать актуальные изменения.

В общем случае, стоимость работ зависит от количества сотрудников в организации. Базовая ставка составляет от 500 рублей в месяц в расчете на 1 человека (но не менее 2500 руб. в месяц). Усложняющие факторы: наличие представительств, частые командировки; «плавающий» график работы, характерный для торгово-розничных сетей.

Обращайтесь в компанию «Балиот», чтобы снизить финансовые риски предприятия. Вы получите дополнительную экономию за счет отнесения расходов по оплате сторонних услуг в затраты на основную деятельность, уменьшите налог на прибыль. Рекомендации опытных специалистов помогают находить оптимальные решения в условиях частой смены законодательных норм.

Расчет зарплат на аутсорсинге или in-house?

Стоимость реализации процесса — главный аргумент «за» или «против» при рассмотрении любого предложения по его оптимизации. Чтобы понять, стоит ли переводить на аутсорсинг расчет зарплаты, сравним расходы на выполнение этой функции штатными специалистами и специалистами и провайдера.

Скажем сразу, сравнение не получится абсолютно корректным. Хотя бы уже потому, что стоимость штатного сотрудника для работодателя складывается из трех основных типов прямых и косвенных затрат: расходов на полное содержание работника, на HR-издержки (стоимость подбора, адаптации, обучения, мотивации и проч.), а также расходов на компенсацию возможных ошибок в работе специалиста, фискальных рисков. Если суммы по первой и второй составляющим затрат можно приблизительно прикинуть, то последняя статья расходов непредсказуема и варьируется от нуля до весьма чувствительных сумм. При аутсорсинге зарплаты же провайдер покрывает допущенные по своей вине убытки за счет собственной страховки — вся ответственность лежит на нем. Будем иметь это в виду, но, чтобы эксперимент состоялся, примем как данность, что наш абстрактный штатный расчетчик – грамотный и внимательный специалист, и ошибок не допускает.

Сколько стоят штатные расчетчик и бухгалтер?

Итак, если верить актуальным предложениям о вакансиях на рынке, оклад бухгалтера по расчету заработной платы для непроизводственного предприятия составляет в среднем в 40 тысяч рублей в месяц, 480 тысяч в год.

Стоимость содержания бухгалтера-расчетчика в штате с учетом HR-издержек

Что касается отчислений в различные фонды, то в ПФР работодатель с каждой зарплаты переводит 22% (16% — страховая и 6% — накопительная части пенсии), в ФФОМС — 5,1%. Отчисления в ФСС по временной нетрудоспособности и в связи с материнством составляют 2,9%, а также страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний – 0,2% (берем по минимальному тарифу для работников офисов). Совокупно отчисления работодателя на одного бухгалтера по рассчету зарплаты в среднем составляют 30,2% его оклада, в нашем случае, — 12 тысяч рублей ежемесячно, 144 тысячи ежегодно.

Немаловажная часть расходов, на которую нечасто обращают внимание, — оплата труда работника, замещающего коллегу, находящегося в отпуске и на больничном. Работодатель дополнительно тратит как минимум полтора оклада каждого сотрудника в год (при 28 днях отпуска и двух-трех неделях на больничном).

Курсы повышения квалификации бухгалтера-расчетчика стоят на рынке от 10 тысяч рублей, семинары – в среднем по четыре тысячи. Положим, наш специалист проходит два курса и три семинара в год. Итого – 32 тысячи рублей.

Суммы выплат в рамках программы материальной мотивации зависят от способа премирования, принятого в компании. Часто бухгалтера-расчетчика премируют ежеквартально или по итогам года фиксированным процентом от оклада за свеоевременную сдачу отчетности, отсутствие штрафных санкций. Посчитаем вилку для двух вариантов. Первый – премирование по итогам года в размере, равном двум окладам — 80 тыс. рублей. Второй — ежемесячная премия по результатам выполнения плана. Допустим, если за месяц сотрудник сделал не менее 90% от объема запланированных работ, он получает премию в размере 1,9 оклада. Положим, у нашего расчетчика выдаются три особенно продуктивных месяца (по 36 тысяч за каждый “ударный” месяц, 108 тысяч премиальных в год). Премию за повышение квалификации начислять не будем, поскольку все обучение оплачивает компания. Таким образом, вилка по материальному стимулированию составит от 80 до 108 тысяч рублей.

Что до нематериальной мотивации, учтем здесь ставшее “хорошим тоном” для работодателя добровольное медицинское страхование сотрудников. Средняя стоимость полиса ДМС на одного работника в Москве сегодня составляет порядка 30 тыс. рублей в год. Самостоятельно при желании вы можете посчитать, во сколько компании обходятся другие опции соцпакета, например, софинансирование фитнеса или проезда к месту отдыха, оплаты мобильной связи, питания и прочего. Для большей достоверности результата можно учесть и затраты на одного сотрудника по специальным мероприятиям – праздникам, выездным сессиям, тимбилдингам и прочему.

Существует также целый спектр нерегулярных расходов, таких, как выплата единовременных пособий на рождение ребенка, смерть родственников и т.д. К единоразовым затратам относятся и оборудование рабочего места мебелью и оргтехникой, покупка лицензированного ПО и его техподдержка. Мы не будем учитывать эти разовые расходы, но, если хотите прикинуть самостоятельно, средний компьютер с монитором обойдется примерно в 25 тысяч рублей, офисные стол, стул и шкаф – порядка 15 тысяч (на сайтах мебельных производителей, во всяком случае, все обстоит так). То есть в общей сложности на мебель и оргтехнику уходит около 40 тысяч рублей.

И последнее – стоимость аренды площади, которую занимает в офисе штатный расчетчик. Аренда одного квадратного метра в бизнес-центре класса “В”, скажем, в районе метро Алексеевская, обойдется в 13 тысяч рублей в год. По науке на одного работника должно приходиться пять-шесть “квадратов”, на практике обычно не более четырех. В итоге рабочее место расчетчика обходится компании в 52 тысячи рублей ежегодно. К слову, в странах ЕС на сотрудника, работающего за компьютером, должно приходиться не менее 10 кв. м. площади. Не удивительно, что аутсорсинг зарплаты там так развит.

Итак, по предварительным оценкам, содержание в штате непроизводственной компании одного бухгалтера-расчетчика обходится работодателю как минимум в 878 – 906 тысяч рублей в год. Округлим для удобства дальнеших вычислений в меньшую сторону, до 850 тысяч.

По тому же алгоритму (только без учета оплаты аренды помещения) мы посчитали, что специалист по расчету зарплаты на промышленном предприятии, где его оклад пониже, примерно 30 тысяч рублей, обойдется работодателю в 640 тыс. рублей в год.

Иногда расчет зарплаты входит в обязанности бухгалтера, который стоит на рынке в среднем 60 тыс. рублей, а его полное содержание – 1 300 тысяч в год.

В маленьких компаниях всем бухучетом, в том числе и расчетом зарплат, нередко заведует главный бухгалтер. Его оклад составляет в среднем 80 тысяч рублей, а содержание обойдется работодателю в 1 700 тыс. рублей в год.

За что клиент платит провайдеру?

Теперь посчитаем стоимость расчета заработной платы на аутсорсинге. Логично, что мы будем рассказывать на примере UCMS, поскольку четко представляем, как у нас это все работает.

Для начала разберемся, за какие услуги платит клиент. Аутсорсинг зарплаты можно разделить на базовые/типовые (те, что оказываются постоянно, регулярно, по графику) и дополнительные (эпизодические, единоразовые и/или адаптированные под нужды заказчика). Клиент имеет возможность сформировать для себя пакет услуг так, чтобы помимо базовых в него входили интересующие дополнительные опции. В таком случае стоимость последних будет ниже. Единственное условие – обозначить перечень всех нужных дополнительных услуг еще на этапе переговоров по переходу на аутсорсинг, чтобы мы могли оценить объем работ и учесть допуслуги в своем коммерческом предложении.

Итак, к базовым услугам относятся расчет зарплаты и аванса, а также подготовка отчетности в госорганы (2-НДФЛ, отчеты в ПФР, ФСС). Заказывая их, клиент ежемесячно получает:

• расчетно-платежную ведомость с аналитикой по отделам, центрам расходов, видам выплат (в зависимости от потребностей);
• суммы к выплате (информацию для выплаты зарплат);
• суммы налогов к выплате;
• расчетные листы, подготовленные в любой удобной форме (для e-mail рассылки, для размещения на портале в личных кабинетах каждого сотрудника; на бумаге или в общем файле для HR-службы);
• проводку в любую финансовую систему клиента (1C, Oracle, Scala и другие).

К дополнительным услугам относятся, в первую очередь, межрасчеты — выплаты при увольнении, оплата отпускных и премиальных. Объем работ по подготовке межрасчетов обычно стандартный, поэтому у нас они идут по фиксированной стоимости. Это позволяет еще на этапе составления договора включить в пакет услуг нужное заказчику количество межрасчетов. Крупным клиентам мы предлагаем договориться о подготовке межрасчетов по определенным дням, к примеру, вторникам и средам. В таком случае мы получаем предсказуемую загруженность своих специалистов, а клиент – льготный тариф.

При желании при подписании контракта в пакет предоставляемых услуг можно также включить кастомизированные (адаптированные под нужды заказчика) отчеты, которые он хочет получать регулярно. Например, ежемесячный отчет о затратах в разрезе определенных видов выплат по подразделениям или анализ ФОТ.

Мы также оказываем дополнительные услуги, объем которых сложно предугадать и оценить заранее. Речь идет, например, о консультативной поддержке при визите налоговой инспекции. Оказываться такая поддержка может в разных вариантах: при возникновении вопросов у представителей проверяющего органа наш специалист может подготовить разъяснительное письмо с описанием происхождения вызвавших сомнения цифр, присутствовать в офисе клиента при визите инспекторов или выехать в налоговую. Каждый случай индивидуален, поэтому оплата почасовая и зависит от объема работ.

Впрочем, при формировании пакета оказываемых услуг можно включить туда, скажем, консультативное сопровождение одной налоговой проверки в год, продолжительностью не более восьми часов.

Некоторые допуслуги использовать по принципу “все включено” не имеет смысла. К ним относятся разовые процедуры — подготовка справки о доходах для госорганов, запрос на демонстрацию динамики ФОТ в течение нескольких последних лет, которая потребовалась при бюджетировании, и другие. Года три назад задним числом менялось законодательство, и мы по просьбам клиентов делали перерасчеты и корректировочные отчеты.

Резюмируя вышесказанное, в пакет услуг на этапе подписания договора об аутсорсинге расчета зарплаты можно включить не только базовые, но и практически любые дополнительные опции – подготовку межрасчетов, функцию общения провайдера с налоговой и предоставление кастомизированной отчетности. Это будет дешевле, чем отдельно оплачивать их по факту оказания.

Из чего складывается стоимость аутсорсинга

На стоимость ауторсинга РЗП, помимо перечня используемых заказчиком услуг, о содержании и формировании которого мы подробно рассказали выше, главным образом, влияют:

1. количество сотрудников в штате;
2. число юрлиц/ обособленных подразделений с выделенным балансом (каждое считается отдельно по установленному алгоритму);
3. сложность расчета (наличия системы КТУ, сменного режима работы или присутствия в заработной плате премиальной части и различных надбавок);
4. вид предоставления аутсорсеру данных для расчета (в электронном виде дешевле, чем в бумажном за счет снижения временных затрат на обработку).

Итак, тарифные ставки. В нашем случае стоимость базовых услуг (расчет зарплаты и аванса, подготовка отчетности в госорганы, включая сдачу отчетов) для одного юрлица/обособленного подразделения с выделенным балансом с числом сотрудников до двадцати человек фиксирована. Она составляет от 12 до 20 тысяч рублей в месяц.

Далее оплата взимается за каждого работника в зависимости от численности предприятия.

Чем меньше численность персонала предприятия, тем выше стоимость услуг в расчете на одного сотрудника, и наоборот. Если юрлиц/обособленых подразделений несколько, такой алгоритм расчета оплаты действует для каждого в отдельности.

Проще всего производить расчеты для офисных сотрудников с фиксированным графиком работы и окладом. Для работников с посменным графиком – сложнее, а самое трудоемкое – считать зарплаты рабочим производств. Поэтому при увеличении сложности учета c уменьшается количество работников, которым один расчетчик может считать зарплату, а при аутсорсинге к ставке за одного сотрудника применяются поправочные повышающие коэффициенты. Для наших расчетов мы ограничимся оценкой уровня сложности ведения учета по трехбальной шкале, где “единица” – минимальная сложность, а “тройка” – максимальная, а также указанием числа сотрудников, приходящихся на одного расчетчика (это число может колеблется от 300 до 600 человек, мы взяли средние значения: 400 сотрудников для самого высокого и 500 для среднего уровней сложности).

Итак, для общего представления о стоимости владения функцией расчета зарплаты in-house и на аутсорсинге мы посчитали стоимость оказания типового пакета услуг для четырех организаций с различной спецификой учета и числом сотрудников: компании из IT-сферы, представительства, сети магазинов и промышленного предприятия.

Расчет стоимости владения функцией расчета заработной платы in-house

* Полная стоимость содержания специалистов рассчитана в разделе «Сколько стоят штатные расчетчик и бухгалтер?» по подробно описанному там же алгоритму.

** Приблизительные, оценочные показатели, выведенные из числа сотрудников и общего перечня обязанностей специалистов.

*** Стоимость владения функцией рассчитывалась как стоимость рабочего времени специалиста, затрачиваемого им на выполнение данной функции.

Расчет стоимости владения функцией расчета заработной платы на аутсорсинге

* Здесь оценка уровня сложности учета по трехбальной шкале, где “единица” – минимальная сложность, а “тройка” – максимальная, обращает внимание на то, что при высокой трудоемкости выполнения расчета, указанная в графе «Стоимость владения», сумма будет тяготеть к верхнему пороговому значению.

** При расчете стоимости пакета типовых услуг использовались усредненные тарифные ставки, указанные в разделе «Из чего складывается стоимость аутсорсинга».

Пример расчета стоимости аутсорсинга РЗП для промышленного предприятия, численностью персонала 2500 человек

Подводя итоги…

Малый бизнес, наподобие рассматриваемой нами IT-компании, где за всю финансовую часть отвечает один главный бухгалтер, наименее эффективен с точки зрения расходов на выполнение функции расчета зарплат, используя для этого рабочее время дорогостоящего специалиста. Таким компаниям можно посоветовать передать расчета зарплаты на аутсорсинг, а оставшиеся немногочисленные, хотя и более высокоуровневые обязанности передать другому сотруднику по совместительству.

В компаниях с численностью персонала от 50 до 150 человек, где функцию расчета зарплаты выполняет не специализированный расчетчик, а один из бухгалтеров, ее также можно передать на аутсорсинг, высвободив рабочее время этого сотрудника. По стоимости аутсорсинг практически идентичен реализации функции in-house, однако здесь возможна оптимизация численности бухгалтерии за счет перераспределения обязанностей, что приведет к прямой экономии.

Среднего размера компании, где работают несколько сотен человек, и расчетом зарплаты занимаются отдельные расчетчики, при передаче функции на аутсорсинг сэкономят на стоимости содержания штатных сотрудников. Кроме того, мы не случайно ввели для компаний с выделенными расчетчиками коэффициент эффективности использования рабочего времени. В среднем один расчетчик может считать зарплату для пятисот сотрудников. Это его максимальная, стопроцентная загрузка. Если в компании работают 700 человек, расчетчиков нужно два. В таком случае на каждого приходится по 350 работников, и загруженность падает до 70%. Остальные 30% рабочего времени компания оплачивает специалисту просто так. Это, между прочим, 216 тысяч в год для работника с окладом в 60 тыс. рублей. На двоих, как в случае с рассматриваемой нами сетью магазинов, получается уже 432 тысячи рублей. В общем, если компании нужно “полтора” бухгалтера, аутсорсинг — хороший способ не платить больше.

Для крупных предприятий, на первый взгляд, аутсорсинг не очень выгоден экономически — разница в стоимости составляет порядка 500 тысяч рублей. Однако с учетом эффективности использования рабочего времени штатными специалистами, видение ситуации может несколько измениться. Чтобы посчитать зарплату 2500 работникам нужно 6,25 бухгалтера. В жизни так не бывает, поэтому их семеро, каждый загружен на 90%. При окладе в 30 тыс. рублей предприятие платит в год “за воздух” 64 тысячи за каждого, 448 тысяч за всех. Почти полмиллиона неэффективных расходов. Тут вариантов два: повышать производительность труда сотрудников и оптимизировать численность персонала бухгалтерии или передать функцию расчет заработной платы на аутсорсинг и смириться с тем, что эти полмиллиона теперь расходуются куда эффективнее, работая на качественное, с минимальным риском ошибок и срывов сроков, ведение расчета зарплат.