СВ-Принт

Проводки по авансовому отчету

Подотчетные денежные суммы, переводы или документы проводятся в бухгалтерском учете разными способами. Тип авансовой проводки может зависеть от того, на какие цели были выданы активы сотруднику, а также от разновидности деятельности самой компании.

Что такое подотчет

Для решения задач, поставленных руководством предприятия, некоторым сотрудникам могут выдаваться подотчетные активы, к которым относят:

• денежные суммы;
• безналичные средства, перечисляемые на банковский счет или карту;
• денежную документацию.

Работники, получившие активы, обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, в котором будет прописано, на какие цели и в каком размере ушли средства. Впоследствии документ проверяется бухгалтером и вносится в бухгалтерский учет предприятия по определенной схеме.

Согласно законодательству, получать подотчет могут штатные и внештатные сотрудники, а также сторонние лица, если это прописано в документах по учетной политике.

Как правильно вести

Учет по подотчетам ведется по счету 71, согласно которому выдача средств записывается в дебет (Дт), а списание – в кредит (Кт).

Бухгалтерские проводки должны оформляться по каждой операции с активами. Например, компания выдала 10000 сотруднику на приобретение гладильного оборудования, вот как выглядела бы документация:

Дебет (Дт) — № счета	Кредит (Кт) — № счета	Тип проводки	Основание проводки
41	71	Покупка материальных объектов за подотчетные средства	Авансовый отчет сотрудника, акт приемки нового оборудования предприятия

Существуют другие типы проводок – их выбор формируется исходя из вида операций с подотчетом и целями, на которые он направлен.

Получение сотрудником средств из кассы компании: Дт 71 Кт 50, основание – расходно-кассовый ордер.

Зачисление денег из кассы компании на банковский счет или карту сотрудника: Дт 71 Кт 51, 52 или 55, основание – платёжное поручение.

Выдача проездной документации командированному работнику: Дт 71 Кт 50-3.

Возврат средств, не израсходованных работником: Дт 50, 51, 52 или 55, основание – АО сотрудника, приходно-кассовый ордер на оставшуюся сумму, банковская выписка.

Возмещение работнику личных средств, потраченных на покупку материальных объектов для компании: Дт 08, 10 или 15, Кт 71, основание – авансовый отчет и акт приемки.

Начисление НДС (налога на добавленную стоимость) по АО: Дт 19 Кт 71, основание – АО и счёт.

Выдача перерасхода сотруднику: Дт 71 Кт 50 или 51, основание – расчетно-кассовый ордер (РКО) и платёжное поручение.

Отдельно должны учитываться суммы, которые не были вовремя возвращены сотрудником. Это делается проводкой по удержанию нужного объема денежной массы с зарплаты работника. Это фиксируется по дебету 70 и кредиту 73, а основанием является зарплатная ведомость.

Срок сдачи и предоставления

Все сроки по сдаче авансовых отчетов должны обговариваться с работодателем еще до выдачи средств из кассы компании. В заявлении на имя руководителя подотчетный сотрудник должен указать:

• цель, ради которой берутся активы;
• количество денег, оформляемых в подотчет;
• срок сдачи авансового отчета.

Благодаря этим важным моментам работодатель сможет быстро определить срок сдачи АО, а бухгалтер легко сделает нужную проводку.

Сотрудники, получившие средства от компании, обязаны сдать авансовый отчет в течение 3 дней после завершения срока, указанного в документе о выдаче активов. Если же подотчет оформлялся на время длительного отсутствия человека на рабочем месте (из-за командировки, отпуска, больничного и т.д.), то авансовый отчет (АО) предоставляется не позднее чем через 3 дня после возвращения.

Далее бухгалтер приступает к проверке АО, финальным этапом которой выступает утверждение документа.

Утверждение

В момент подачи документов в бухгалтерию сотрудник, взявший активы под отчет, должен написать расписку. В ней указывается, что все необходимое он сдал и отчет был принят к проверке. В расписке должны поставить свою подпись:

• подотчетный сотрудник;
• руководитель компании;
• главный бухгалтер;
• ответственный сотрудник.

После проведенной работы по проверке бухгалтер утверждает пакет документов у руководителя, получает его подпись.

Хранение

После того как полученный отчет проверен бухгалтером компании и оформлен подходящими проводками, возвращены или удержаны суммы остатка, документ направляется в хранение.

Согласно статьям Налогового кодекса РФ, авансовые отчеты в коммерческих или негосударственных предприятиях хранятся разное время по типам бумаг:

• 4 года – срок хранения для бухгалтерских и налоговых отчетов, заявлений, авансовых отчетов, с которых начисляются налоги;
• 10 лет – срок для первичной документации, в которой расходы из-за полученных убытков переносятся на ближайшие периоды;
• 5 лет – для первичных авансовых отчетов.

В государственных организациях эти типы документов должны хранятся не менее 5-ти лет.

Проводки по перерасходу

На этапе проверки поданного авансового отчета бухгалтер может выяснить, что сотрудник истратил большее количество средств, чем те, что были выданы компанией. В таком случае предприятие обязано вернуть разницу работнику.

Перерасходом можно назвать:

• ситуацию, когда сотрудник полностью выполнил задачи, поставленные руководством при выдаче подотчетных активов, а средств при этом было потрачено больше;
• ситуацию, когда работник предъявил доказательства личных трат – чеки, квитанции, оплаченные им гарантийные талоны и т.д.

Учет перерасхода ведется за счет оформления расходно-кассового ордера (по форме КО-2) на сумму, равную возмещению личных трат сотрудника. Средства выдаются из кассы компании и при этом не облагаются налогом, взносами на страхование и пенсионные цели.

Правила ведения АО

Алгоритм работы с АО условно делится на 12 простых шагов:

1. Подача заявления сотрудника на получение подотчетных активов.
2. Выдача средств из кассы компании.
3. Направление полученных работником средств на цели, указанные в заявлении.
4. Заполнение бланка авансового отчета по форме АО-1 (общий для всех категорий предприятий).
5. Прикрепление к АО бумаг, подтверждающих перерасход сотрудника.
6. Оформление расписки о подаче всех необходимых документов в бухгалтерию.
7. Старт проверки АО в бухгалтерии.
8. Выявление корректности заполнения бланка, отсутствия в нем помарок, исправлений, сторонних подписей.
9. Оформление всех необходимых бухгалтерских проводок.
10. Подтверждение законности предоставленных чеков или квитанций-доказательств перерасхода.
11. Завершение проверки АО, подача документов на утверждение руководству.
12. Отправка АО на хранение.

Наличие в документе каких-либо помарок и исправлений обязывает бухгалтера не принимать его к рассмотрению. Соответственно, сумма, отраженная в нем, автоматически считается неподтвержденной в расходе и удерживается из объема зарплаты подотчетного сотрудника. Именно поэтому внимательно следует относиться к заполнению бланка со стороны работника и к скрупулезной проверке со стороны бухгалтера.

Выводы

Авансовый отчет – один из немногих документов, который не меняет свое назначение и форму на протяжении многих лет. Поэтому практика государственных и негосударственных компаний доказывает его важность при работе с любыми денежными активами из кассы. Это единственный документ, подтверждающий целевое расходование средств сотрудником, а значит, и доказывающий его законное поведение.

При начале оформления подотчетных средств и при завершении бухгалтерской проверки, руководитель должен внимательно просматривать все документы, поскольку именно за ним остается право уменьшения или увеличения срока предоставления АО для конкретного работника. Также его подпись на пакете бумаг в момент утверждения автоматически доказывает, что все спорные и конфликтные ситуации с остатком активов решены и никаких претензий стороны друг к другу не имеют.

Все нюансы составления авансового отчета в программе 1С представлены ниже.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Какие документы и как должны оформляться в этом случае?

Кто считается подотчетным лицом

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Нюансы командировочных расходов

Проводки для ведения учета на счете 71

Итоги

Кто считается подотчетным лицом

Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.

Деньги подотчетникам могут быть выданы:

• на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
• на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.

Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ВАЖНО! Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.

О правилах оформления этого документа читайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Отчитаться работник должен не позднее 3 дней после окончания периода, на который выдавались деньги. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена. К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы.

ВАЖНО! До 19.08.2017 действовало правило о невозможности выдачи денежных средств под отчет лицу, не отчитавшемуся за предыдущие суммы. С 19.08.2017 оно отменено.

Нюансы командировочных расходов

Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.

При этом нужно учесть, что:

• днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
• расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
• суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).

ВАЖНО! Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ.

О нюансах отражения суточных в налоговой отчетности вы можете узнать из статьи «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?».

Проводки для ведения учета на счете 71

Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

• дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
• кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.

Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.

Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.

Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:
по дебету со счетами		по кредиту со счетами
Наименование операции	Корр. счет	Наименование операции	Корр. счет
Выданы средства в подотчет или на возмещение перерасхода подотчетных сумм	50, 51, 52	Приобретение материальных ценностей, товара	07, 08, 10, 41
		Потрачены средства на издержки, хознужды	20, 23, 25, 26, 44
		НДС по купленным ТМЦ
		Возврат остатка подотчетных денег	50, 51
		Произошла просрочка возврата подотчетных сумм

Сданный в бухгалтерию авансовый отчет проверяет бухгалтер, а утверждение его (путем подписания) осуществляет руководитель (или ИП). После этого бухгалтер может сделать все необходимые проводки по расходам в учете.

Учет расчетов по денежным средствам, выданным подотчетному лицу, основывается прежде всего на правильном и своевременном документальном оформлении всех операций. В числе таких операций – выдача денег на расходы, отчетность подотчетного лица, возврат неизрасходованных сумм, отражение в учете произведенных расходов.

Авансовый отчет

Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса.

В авансовом отчете лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:

• сумму, полученную под отчет;

• фактически произведенные расходы;

• остаток либо перерасход денег.

Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.

Форма авансового отчета

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон о бухучете).

Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.

Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета

Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У).

Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).

Кто должен составлять авансовый отчет

В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

• в первую очередь – работники организации;

• физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Срок для представления авансового отчета

Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

• после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;

• или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Пример. Расчет даты представления авансового отчета

Ситуация 1:

Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней.

Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017.

Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.

Ситуация 2:

Допустим, деньги были выданы на командировочные расходы.

Последний день командировки – пятница 19.05.2017.

А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета.

Заявление работника о выдаче денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:

• подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;

• а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.

Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.

В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации

Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом.

Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).

При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

Проводка	Операция
На дату выдачи денег под отчет
Дебет 71 — Кредит 50	Работнику выданы деньги под отчет
На дату утверждения авансового отчета
Дебет 10 (08, 20, 26, 44) — Кредит 71	Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы
Дебет 50 — Кредит 71	От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег
Дебет 71 — Кредит 50	Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету
Расчеты с использованием пластиковой карты
Дебет 55 — Кредит 51,52	Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте
Дебет 71 — Кредит 55	Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет)
Дебет 73- Кредит 55	Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами
Дебет 50 — Кредит 73	Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов
Дебет 70 — Кредит 73	Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях

В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:

Проводка	Операция
Д 94 — К 71	Отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок
Д 70 — К 94	Из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Проводки по авансовым отчетам с примерами и разъяснениями

Деятельность хозяйствующего субъекта требует финансовых затрат. Для обеспечения работоспособности юрлица сотрудникам могут перечисляться финансовые средства. На основе представленных бумаг бухгалтер делает проводки по авансовому отчету.

Руководители для обеспечения деятельности хозяйствующего субъекта могут потребовать от трудящихся выполнения каких-либо задач, связанных с определенными затратами.Для их решения работнику передаются подотчетные средства в следующем виде:

• денежная наличность
• деньги могут быть перечислены на счет в банке либо пластиковую карту
• финансовые документы

В соответствии с законодательством страны подотчет может выдаваться работникам, состоящим в штате компании, работающим по договорам. Если соответствующее условие присутствует в учетной документации юрлица, то деньги могут выдаваться посторонним гражданам.

После растраты денег сотрудник предоставляет бухгалтеру отчет. В нем должна присутствовать информация о том, в какой сумме и для каких нужд были потрачены деньги. Бухгалтер проводит проверку документации и фиксирует операцию в системе бухгалтерского учета.

Нюансы выдачи денег в подотчет

Работники, которым хозяйствующий субъект может выдавать финансовые средства в подотчет, определяются распоряжением руководства. Правила предоставления денег регламентируются указанием ЦБ РФ № 321-У от 11.03.2014 г. У сотрудника, которому выдается под отчет, не должно иметься непогашенных авансовой отчетности.

Если работник истратил большую сумму денег, чем была выделена, то при наличии подтверждающей документации расходы будут возмещены. Деньги перечислят на банковский пластик либо выдадут в кассе наличностью.

Рекомендации по ведению авансовой отчетности

Для хозяйствующих субъектов всех форм собственности (за исключением бюджетных организаций) разработана единая форма авансового отчета № ОА-1. Первый блок бланка заполняется бухгалтером. Здесь обозначаются:

• реквизиты документа (номер, дата)
• название юрлица
• ФИО ответственных сотрудников, получающих деньги
• сумма выданных денег
• сумма потраченных средств
• номера счетов, подтверждающих перемещение денег
• данные о возврате средств либо их перерасходе

В следующем блоке бухгалтер фиксирует данные о том, что отчет поступил на проверку. Эту часть бланка бухгалтер отрывает и передает подотчетному сотруднику.

На обороте ОА-1 информация вносится бухгалтером и подотчетным гражданином. Подотчетник вписывает реквизиты и прикладывает чеки, квитанции и прочую документацию, подтверждающую расход денег. Бухгалтер пишет авансовую сумму и счета в системе бухучета, подтверждающие перемещение денежных средств.

Срок сдачи и ответственность

Промежуток времени, в течение которого подотчетник должен отдать бухгалтеру авансовый отчет, определяется руководством до передачи денег в подотчет. Для этого на имя руководителя следует написать заявление. В его тексте необходимо обозначить:

• основание для выдачи средств под отчет
• денежную сумму, требующуюся к выдаче
• период предоставления авансового отчета

На протяжении 3-х дней от даты, обозначенной в заявлении, гражданину следует отчитаться в бухгалтерию о понесенных затратах. Иногда деньги выдаются подотчетнику на продолжительный временной промежуток (на время отпуска, больничного листа, командировки). В этой ситуации авансовый отчет должен быть направлен в бухгалтерскую службу в течение 3 дней после выхода на работу. Далее документ проверяется и утверждается.

Видео о правилах заполнения отчета:

Если подотчетник выезжал за пределы страны, то представить отчет необходимо на протяжении 10 дней после возврата в РФ. В случае отсутствия отчета нарушается кассовая дисциплина. Если налоговые инспекторы обнаружат этот факт, то на компанию могут быть наложены штрафные санкции.

Контроль и утверждение

Для получения денег работнику потребуется предъявить бухгалтеру заявление, подписанное руководством. На основе представленного документа бухгалтерия формирует расходный кассовый ордер (РКО) либо платежку для передачи определенной суммы денег гражданину. Расходовать выделенные средства дозволено только на нужды организации: покупка товаров для работы, оплата услуг, командировочных расходов и прочее. Передача суммы подотчета прочим гражданам запрещена законодательством.

Не потраченные денежные средства возвращаются бухгалтеру и оформляются приходным кассовым ордером. Форма заверяется подписями подотчетного работника, бухгалтера и главбуха после проверки. Далее ее утверждает руководство.

Отражение авансовых отчетов в бухучете

Для фиксации операций по авансовым документам в системе бухучета применяется счет 71. Дебет свидетельствует о том, что денежные средства получены, а кредит отражает понесенные затраты.

Прием авансового отчета на видео:

Перечень типовых проводок

Для фиксации операции по передаче финансовых средств и документации используются следующие проводки:

• для выдачи средств в сумме 13 700 руб. подотчетнику из кассы: Дт 71 – Кт 50
• перечисление средств на карточку работника в национальной либо иностранной валюте: Дт 70 – Кт 51 (52)
• для перечисления средств на спецсчет в банке: Дт 71 – Кт 55
• для фиксации выдачи проездной документации: Дт 70 – Кт 50-3, сумма – 4 290 руб.

Примеры проводок

В качестве примеров по операциям с документацией можно рассмотреть следующие проводки:

• покупка подотчетником ценного объекта: Дт 08 (10, 15) – Кт 71
• покупка вещей за деньги, выделенные в подотчет: Дт 41 – Кт 71, сумма – 3 650 руб., основание – накладная на расход
• для начисления НДС по АО (8 400 х 20%): Дт 19 – Кт 71, сумма – 1 680 руб., основание АО и счет

Возмещение перерасхода

Если подотчетник израсходовал большую сумму, чем была выделена, то компания должна компенсировать затраты. Перерасход учитывается приходно-кассовым ордером (бланк № КО-2). Сумма возмещения соответствует сумме перерасхода. Деньги могут выдаваться из кассы фирмы.

Для фиксации перерасхода используется следующая запись: Дт 71 – Кт 50 (51).

Возврат подотчетных сумм

Выданная под отчет сумма может быть больше той, которую израсходовал гражданин. В этом случае остаток должен быть возвращен компании. При возврате неизрасходованных денег используется следующая запись: Дт 50 (51, 52, 55) – Кт 71.

Выдача расходов для командировки

Если подотчетник был направлен в командировку, то после его приезда в РФ и предоставления АО бухгалтер создает следующие записи в системе бухучета:

• для выдачи денег командированному подотчетнику: Дт 71 – Кт 50/1, основание РКО, сумма – 35 000 руб.

Расходы на проживание

Чтобы учесть траты на проживание в гостинице, бухгалтеру потребуется создать следующие проводки:

• для учета суточных, выплачиваемых на проживание подотчетника: Дт 20 – Кт 71, документация – АО, сумма – 5 800 руб.
• для учета суммы, затраченной на проживание в гостинице: Дт 20 – Кт 71, документация – чеки из гостиницы, сумма – 15 000 руб.

Транспортные расходы

Если проездные документы приобретает сам подотчетник, то они должны прикрепляться к АО. Можно прикладывать билеты, как на бумажном носителе, так и на электронном. Проездные документы списываются на расходы юрлица, так как они подтверждают заключение соглашения между гражданином и перевозчиком.

Проводка может выглядеть следующим образом:

• для фиксации затрат на авиабилеты: Дт 20 – Кт 71.

Проводки для получения предоплаты

В некоторых случаях покупатели перечисляют деньги продавцу до приобретения товара, услуги либо работы. При этом бухгалтер обязан выделить НДС из полученных средств.

Таблица 1. Записи для фиксации в системе бухучета поступившего авансового платежа.

Описание проводки	Дт	Кт	Основание	Сумма
Для зачисления денег, перечисленных в качестве аванса	50 (51, 52)		платежка	24 550 руб.
Для начисления НДС			счет-фактура, выписка из банка	4 092 руб.
Для начисления выручки с продажи			накладная	24 550 руб.
Для фиксации НДС с продажи	90 (НДС)		счет-фактура	4 092 руб.
Для принятия к вычету НДС по авансовому платежу (вслед за продажей)		76 (авансы)	книга покупок	4 092 руб.

Подробное видео об авансовых отчетах:

Бухгалтерские записи для выданной предоплаты

Для перечисления авансового платежа покупатель в системе бухучета создает проводку: Дт 60.2 – Кт 51, основание – исходящая платежка, сумма – 24 550 руб.

Принятие к вычету НДС

Покупатель может уплачивать НДС не только после получения купленного товара, но и после перечисления предварительного платежа в счет предстоящей поставки. Для выделения НДС создаются следующие записи:

• на НДС с суммы аванса: Дт 19 – Кт 60.2, основание – счет-фактура на платеж, сумма – 4 092 руб.
• при вычете НДС с платежа: Дт 68 – Кт 76 (аванс), основание – книга покупок, сумма – 4 092 руб.

Проводки для бюджетников

План счетов бюджетной сферы отличается. Для фиксации авансового платежа в системе бухучета могут создаваться записи:

• на перечисление платежа продавцу: Дт 206 00 000 – Кт 201 01 610
• для принятия на учет товара, поступившего после уплаты авансовой суммы: Дт 302 00 000 – Кт 206 00 000

На основе авансового отчета можно проверить правомерность расходования средств подотчетником. Поэтому бухгалтеру необходимо быть внимательным и скрупулезным при проверке отчета и фиксации операций в системе бухучета.

Проводки по авансовым отчетам сотрудников

В процессе ведения хозяйственной деятельности каждое предприятие имеет право выдавать своим сотрудникам средства под отчет. Работник, в данном случае именуемый подотчетным лицом, обязан предоставить отчет об использовании выданных средств и приложить к нему документы, подтверждающие расходы. В данной статье мы познакомим Вас с особенностями расчетов с подотчетными лицами, а также с порядком отражения авансовых отчетов в проводках.

Нормативные основы расчетов с подотчетными лицами

Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации. Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1. К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.

Процедура выдачи средств работнику под отчет регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.

В случае если фирма отправляет сотрудника в командировку, то работник, получивший средства, может их потратить на:

• проезд, в том числе расходы на приобретение билетов;
• проживание (аренды квартиры, номера в гостинице и прочее);
• расходы, связанные с проживание (так называемые «суточные»);
• оформление визы, медицинской страховки (при командировке за границу).

Работник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после совершения хозяйственной операции (окончания командировки или покупки необходимого товара).

Основные проводки по авансовым отчетам сотрудников

Для операций по расчету с подотчетными лицами используют счет 71. Выдача средств проводится по дебету 71, израсходованные средства – по кредиту 71.

Каким образом необходимо отражать операции по расчету с подотчетными лицами в учете? Рассмотрим типовые проводки на примерах.

Расходы на хозяйственные нужды

Представим, что сотрудник ООО «Престиж» получил наличные средства в сумме 6250 руб., НДС 954 руб. для покупки бумаги для предприятия. Фактически на бумагу было потрачено 7315 руб., НДС 1116 руб., о чем и был предоставлен авансовый отчет.

Бухгалтер ООО «Престиж» оформит данную операцию в проводках таким образом:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
71	50	Сотрудник ООО «Престиж» получил аванс на приобретение бумаги	6250 руб	заявление сотрудника
10	71	Фактические расходы на приобретение бумаги учтены в составе себестоимости приобретенных материалов	7315 руб.	авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее)
19	71	Учтен НДС по приобретенной бумаге	1116 руб.	авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее)
71	50	ООО «Престиж» осуществил доплату сотруднику (7315 — 6250)	1065 руб.	авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее)

Возможна ситуация, когда расходы по договору аренды оплачиваются наличными, и бухгалтер предприятия ежемесячно выдает сотруднику средства для внесения платежей. Выдаче средств в таком случае осуществляются по кредиту 60. Расходы же отражаются по счету 44.

Командировочные расходы

Допустим, ООО «Глобал» отправило своего сотрудника Симонова В.П. в командировку в г. Екатеринбург на 11 дней. Перед отбытием Симонов получил аванс в сумме 27 500 руб. Вернувшись, Симонов подал в бухгалтерию авансовый отчет, где были указаны расходы:

• проезд в оба конца (авиабилеты) на сумму 12 350 руб., НДС 1884 руб.;
• проживание в гостинице «Центральная» на сумму 7200 руб., НДС 1094 руб.;
• суточные согласно утвержденных норм на сумму 5500 руб.

Остаток неиспользованных средств (2450 руб.) Симонов вернул в кассу ООО «Глобал».

В учете ООО «Глобал» были сделаны такие проводки по командировочным расходам:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
71	50/1	Симоновым получен аванс на командировку в г. Екатеринбург	27 500 руб.	приказ на командировку, заявление Симонова В.П.
19	71	Учтен НДС	2978 руб.	авансовый отчет Симонова В.П.
68 НДС	19	Вычет НДС	2978 руб.	авансовый отчет Симонова В.П.
10	71	Учтены расходы по командировке	25 050 руб.	авансовый отчет Симонова В.П.
50/1	71	Возврат неиспользованных средств в кассу ООО «Глобал»	2450 руб.	приходный кассовый ордер

Расчеты с подотчетными лицами являются достаточно распространенными операциями. трудно найди бухгалтера, который хотя бы раз не столкнулся с выдачей средств сотруднику или с авансовым отчетом. Главное, о чем стоит помнить в данном случае — внимательность и скрупулезность при проверке документов, подтверждающих факт и сумму понесенных расходов работником.