СВ-Принт

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя .doc

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

1. Общие положения

1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
   • среднее образование;
   • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
   • законченные профильные курсы;
   • опыт работы не требуется.
5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
   • процесс документооборота в организации;
   • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
   • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
   • система электронных баз документов организации;
   • правила оформления соответствующей документации;
   • требования к хранению документов и их сохранности;
   • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
   • правила грамматики и орфографии;
   • принципы делового общения;
   • правила архивирования документации;
   • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
   • нормы ведения деловой переписки;
   • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
   • правовыми нормами и действующим законодательством;
   • положениями этой инструкции;
   • документами организации.

2. Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
4. Ведение электронной базы документов.
5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
7. Участие в описи документов.
8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

3. Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

4. Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Нормы составления должностной инструкции

В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:

• Общие положения.
• Должностные обязанности специалиста.
• Его права.
• Возможная ответственность за нарушения.

К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

• порядок его подчинения, найма и увольнения;
• кто временно заменяет сотрудника;
• требуемые от него навыки;
• требования к его образованию и опыту.

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Права

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.

Должностная инструкция делопроизводителя

855 134734

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2020 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Организация службы делопроизводства

В любой организации (фирме) документационное обеспечение управления возлагается на специализированное структурное под­разделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и дру­гие, которые носят обобщенное название — служба делопроизвод­ства. В небольших организациях служба делопроизводства не со­здается, а вся работа, связанная с документами, выполняется одним сотрудником. Как правило, это секретарь организации (фирмы).

Независимо от названия службы делопроизводства основной целью ее деятельно­сти является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Достиже­ние этой цели предусматривает решение следующих задач:

Ø совершенствование форм и методов работы с документами;

Ø обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, применение информационно-поисковых си­стем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государствен­ными нормативно-методическими документами;

Ø сокращение документооборота;

Ø разработка ивнедрение нормативных и методических докумен­тов по совершенствованию документационного обеспечения в орга­низации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства1.

Цели и задачи службы делопроизводства определяют виды ра­бот (функции), выполняемые ею:

· разработка и проектирование бланков документов;

· экспедиционная обработка поступающих и отправляемых доку­ментов;

· регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

· информационно-справочная работа по документам организации (фирмы);

· организация своевременного рассмотрения руководством орга­низации (фирмы) поступивших документов;

· подготовка поступивших документов к докладу руководству ор­ганизации (фирмы);

· контроль за правильностью оформления документов, представ­ляемых на подпись руководству;

· регулирование хода исполнения документов, контроль за срока­ми исполнения документов;

· организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения;

· разработка номенклатуры дел организации, оформление и фор­мирование дел, обеспечение их хранения;

· организация и ведение делопроизводства по предложениям, за­явлениям, жалобам граждан;

· организация работы архива учреждения (ведомственного архи­ва) в соответствии с действующими нормативно-методическими ре­комендациями Росархива Российской Федерации.1

Это наиболее типичные делопроизводственные функции, кото­рые выполняются практически каждой делопроизводственной служ­бой независимо от ее названия, структуры, объема документообо­рота и направлений деятельности организации (фирмы).

В отдельных случаях к перечисленным функциям могут добав­ляться дополнительные, например, контроль за ведением делопро­изводства в структурных подразделениях (для крупных делопро­изводственных служб) и др. В небольших организациях, напротив, часть функций может не выполняться. Например, такая функция, как ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жа­лобам граждан.

Основные задачи делопроизводства

Основными задачами делопроизводства в организации являются:

1. Адекватное отражение в документах деятельности организации, ее структурных подразделений и сотрудников.
2. Оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реа­лизации функций органа управления.
3. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.
4. Обеспечение контроля за исполнением и оформ­лением документов.
5. Защита информации, обеспечение сохранности государствен­ной и служебной тайн, содержащихся в документах.
6. Экономия затрат времени и сил на составление, изготовление и поиск документов.

Основная роль в решении вышеперечисленных задач отводится подразделениям делопроизводства, кото­рые осуществляют централизованное обслуживание всех служб и подразделений организации, исключающее необ­ходимость выполнения последними технических операций по обработ­ке документов и их хранению.

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т. п.).

Основные задачи службы ДОУ:

— организация делопроизводства,

— ведение делопроизводства,

— совершенствование делопроизводства.

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

— управление делами,

— управление делопроизводства,

— канцелярия,

— отдел ДОУ,

— отдел делопроизводства и режима,

— секретариат (дирекция),

— инспекция при руководителе.

Подразделения делопроизводства выполняют следующие основные функции:

1. Прием, регистрацию и распределение входящих (поступающих) документов.
2. Передачу документов на рассмотрение руководителю и непосредственно исполнителю после получения соответствующих указаний (резолюций).
3. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.
4. Регистрацию исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционную обработку и отправку адресатам.
5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
6. Организацию справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.
7. Копирование и оперативное размножение документов.
8. Разработку и проектирование бланков документов.
9. Разработку и ведение номенклатуры.
10. Оформление и формирование дел, обеспечение их сохранности.
11. Подготовку проектов описей дел постоянного и долговременного хранения.
12. Выдачу нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.
13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у работников.
14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.
15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.
16. Информирование руководителя об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.
17. Определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота.
18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.
19. Координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам документационного обеспечения управления.
20. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации.
21. Организацию специального первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства.
22. Разработку организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.
23. Организацию изучения сотрудниками нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.
24. Консультирование сотрудников по вопросам работы с документами.
25. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений служебного характера.
26. Техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных работ.
27. Подготовку заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение канцелярских товаров.
28. Учет печатей, штампов и бланков документов, а также хранилищ документов и ключей от них.
29. Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.

Ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства возлагается на руководителей. В подразделении делопроизводства должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов.

Должностные лица при работе с документами обязаны:

1. Знать и точно выполнять требования, установленные соответствующими инструкциями по документационному обеспечению управления (например, приказ Федерального агентства по образованию от 4 февраля 2005 г. № 38 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию»).
2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов.
3. Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).
4. Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.
5. Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства под расписку в соответствующих журналах учета.
6. Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащиеся в документах, посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя.
7. Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.
8. При увольнении с работы, переводе на новое место работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства.

Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации. При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства. Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.