СВ-Принт

Порядок подготовки, согласования и подписания приказов и распоряжений практически идентичен. Их проекты готовят и вносят структурные подразделения организации на основании поручений директора школы, его заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

В современных условиях эффективное управление невозможно без четко организованного делопроизводства. Грамотно составленный и оформленный документ является показателем управленческой культуры. Игнорирование принятых правил делопроизводства и требований к оформлению документов снижает эффективность управления, приводит к управленческим и юридическим ошибкам.

Целью настоящей статьи является распространение информации об организации, ведении и совершенствовании систем документационного обеспечения деятельности школ на основе единых организационно-методических подходов. Весь представленный материал основан на действующих нормативно-правовых актах, включая ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Публикация предназначена для директоров школ, их секретарей, работников канцелярий, отделов кадров, а также всех, интересующихся вопросами делопроизводства.

Общие положения

Школы организуют и ведут делопроизводство на основе соответствующих инструкций, разработанных в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства.

Примечание. Примерную инструкцию по делопроизводству в образовательных организациях можно скачать с сайта http://управление-образовательной-организацией.рф (раздел «Документы», подраздел «Управление образовательной организацией».

Организация документооборота в школе осуществляется специальным структурным подразделением или назначенным ответственным за делопроизводство лицом (в небольших школах – это, как правило, секретарь директора), на которые возложены функции по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ).

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.

При оформлении документов рекомендуется использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов и требования к бланкам документов. Хотя требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 не являются строго обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие и понимание работниками организации и внешними получателями. Это касается и других рекомендаций, изложенных в настоящей публикации.

Примечание. Содержание ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» представлено в Примерной инструкции по делопроизводству в образовательных организациях, которую можно скачать с сайта http://управление-образовательной-организацией.рф (раздел «Документы», подраздел «Управление образовательной организацией».

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Приказ, распоряжение

В школах самыми распространенными документами являются приказы и распоряжения. Их часто считают синонимами, хотя между ними существуют определенные различия.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации (органом управления), действующим на основе единоначалия в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией (органом управления). Распоряжение же издается в целях решения оперативных вопросов и, как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц, работников и граждан. Приказы подписывают только руководители организаций или исполняющие их обязанности, а распоряжения могут подписывать их заместители в пределах своей компетенции.

Распоряжения, как и приказы, обязательны для исполнения.

Таким образом, приказами и распоряжениями оформляются управленческие решения нормативно-правового характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим внутренним вопросам. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Например, приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» касается всех организаций независимо от подчиненности и форм собственности.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Проекты приказов (распоряжений) и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (юрисконсультом). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием их названий.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы и имеет следующие реквизиты:

Наименование организации.

Наименование вида документа – приказ (распоряжение).

Дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2018 г. N 21; 15.06.2018 N 21.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Например: О командировании работников Департамента образования в …

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю».

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписывает директор школы, а в его отсутствие – лицо, его замещающее.

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Совместные приказы двух и более организаций печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 × 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования организаций располагаются на одном уровне;

наименование вида документа – приказ – располагается центрованно;

дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центрованно;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

Постановления

При решении наиболее значимых нормативно-правовых вопросов органы государственной власти в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы. Подготовка и оформление реквизитов постановления аналогичны оформлению приказов и распоряжений. В школах принятие постановлений практически не встречается.

Положение, правила, инструкция

Положения, правила и инструкции подписываются руководителем или утверждаются приказом директора школы. Соответственно утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Гриф утверждения ставится в верхнем правом углу первой страницы или титульного листа документа, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор школы

(подпись) (расшифровка подписи)

25.01.2018

УТВЕРЖДЕНО

приказом от 27.01.2018 N 12

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативно-правовых актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке организации.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?» (например, «Положение о внутреннем контроле качества образовательных услуг», «Инструкция о порядке заполнения отчетной документации», «Инструкция об организации работы с обращениями граждан»). Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос «Кому?» (например, «Инструкция для интервьюеров по проведению социологического опроса в школах»).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Протокол

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Порядок подготовки и оформления протоколов и решений коллегиальных органов устанавливается положениями об этих органах или регламентами их работы.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания, коллегии, педагогического совета), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями организации и сторонними организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов – по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) – в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы педагогических, технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке организации формата А4.

Служебные письма

Служебные письма по содержанию и назначению разделяются на инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Служебные письма готовятся:

— как ответы о выполнении поручений вышестоящих органов;

— как исполнение поручений вышестоящих органов;

— как сопроводительные письма;

— как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

— как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

«Министерство образования Российской Федерации считает…», «Пенсионный фонд Российской Федерации рассмотрел…»

Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается соответствующими положениями, регламентами, инструкциями. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

Должностные инструкции

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, функции, обязанности, права, ответственность работников и предъявляемые к ним квалификационные требования. Составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (договора), в т.ч. при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

В должностной инструкции указывают наименование образовательной организации, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

Наименования должностей работников в должностных инструкциях должны соответствовать номенклатуре должностей работников школ.

Основным нормативным правовым документом при разработке должностных инструкций работников школ является приказ Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н (ред. от 31.05.2011) «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования».

Содержащиеся в нем квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих уточненный перечень должностных обязанностей с учетом особенностей труда и специфики деятельности конкретных школ.

Должностная инструкция состоит из четырех основных разделов:

— общие положения;

— обязанности;

— права;

— ответственность.

В разделе «Общие положения» указывают:

— уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

— требования к стажу работы по специальности;

— основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;

— основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;

— перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

— порядок замещения работника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

В разделе «Должностные обязанности» указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения образовательной организации с подробным изложением основных направлений его трудовой деятельности. Перечень должностных обязанностей может быть дополнен или сокращен в зависимости от внешних и внутренних условий деятельности образовательной организации.

В разделе «Права» приводят перечень прав работника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых работником должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» указывают меру ответственности работника за несоблюдение трудовых обязанностей. В данном разделе также указывают, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный организации. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность работника.

Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления. Допускается размещение отметки об ознакомлении работника с инструкцией на листе самой должностной инструкции. В данном случае соответствующая отметка должна обязательно включать дату и подпись работника.

Гриф утверждения должностной инструкции располагают в правом верхнем углу документа. Должностная инструкция утверждается руководителем организации или специально издаваемым документом (приказом или распоряжением). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

Директор школы N 1

________________ (подпись)

Петров И.И.

23.01.2018

При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом (наименование образовательной организации)

от 23.01.2018 N 18

Утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения организации.

Примечание. Образцы должностных инструкций работников школ и иных образовательных организаций можно скачать с сайта http://управление-образовательной-организацией.рф (раздел «Документы», подраздел «Должностные инструкции».

Заявления

Под заявлением понимается адресованный должностному лицу документ, содержащий какую-либо просьбу гражданина (например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.), а также сообщение о нарушении законов и иных нормативно-правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц.

Заявление является официальным документом, поэтому при его составлении и обработке рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако следует учитывать, что требования стандарта носят рекомендательный характер и, кроме того, трудно требовать от заявителей (если они не работники организации) соблюдения всех правил оформления заявления. Они могут не знать точного наименования организации, фамилий должностных лиц, наименования их должностей и т.д., поэтому неправильно оформленное заявление – это не повод отказываться от его рассмотрения.

В зависимости от назначения заявление пишется в свободной форме или по установленной форме и обычно адресуется конкретному должностному лицу.

Реквизитами заявления являются:

— адресат;

— автор заявления (фамилия, имя, отчество);

— адрес заявителя (домашний адрес, телефон). Если заявление передается от работника организации, то вместо адреса указывается его должность и подразделение, в котором он работает;

— вид документа (заявление);

— дата;

— текст заявления;

— приложение (при наличии);

— подпись заявителя.

Как правило, текст заявления начинается с существа вопроса и обращения (прошу перевести…, прошу проверить состояние … ), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная. Иногда на первом месте может быть преамбула, с изложением истории и существа дела, ссылками на нормативно-правовые акты и др.

Текст заявлений по однотипным повторяющимся вопросам (например, кадровым) может быть типовым.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (например, по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

В целях экономии времени, повышения качества заявлений и эффективности работы с ними используются типовые бланки и образцы заявлений. В качестве примера можно привести образец заявления о приеме ребенка в школу.

Образец заявления о приеме ребенка в школу

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять моего ребенка (сына, дочь) _________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

в 1 класс Вашей школы.

Дата рождения ребенка _________________ Гражданство _______________________________

Посещал детский сад (наименование ДОУ) ____________________________________________

Ознакомлен (а) с уставными документами школы: Устав, образовательные программы, свидетельство об аккредитации, лицензия на право ведения образовательной деятельности.

_________________ (подпись)

«______» _____________20____ г.

Сведения о родителях (законных представителях):

Мать: Ф.И.О. ______________________________________________________________________

Место работы: _____________________________________________________________________

Должность: ________________________________________________________________________

Телефон (мобильный): ______________________________________________________________

Отец: Ф.И.О. ______________________________________________________________________

Место работы: _____________________________________________________________________

Должность: ________________________________________________________________________

Телефон (мобильный): ______________________________________________________________

Согласен (согласна) на обработку своих персональных данных и персональных данных ребенка в порядке, установленном законодательством РФ

Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить

Каждая серьезная компания, архив, библиотека, музей или образовательное учреждение так или иначе связаны с потоком документов. Для успешной и своевременной обработки информации нужно координирование документного потока. Это работа секретаря делопроизводителя. О том, каковы обязанности секретаря делопроизводителя, каким он должен быть и чем занимается, расскажет эта статья.

Общая характеристика профессии

Делопроизводством называется сфера, связанная с созданием, хранением информации и документооборотом. Сюда входят:

• внутренние документы фирмы: инструкции, распоряжения, Устав
• внешние документы: нормативные акты, договоры с партнерами, платежные поручения, выписки из банков и т. д.

Всей работой с документами занимается секретарь делопроизводитель. Это специалист, который отвечает за ведение документооборота организации и выполняет связанные с ним обязанности и поручения.

Делопроизводитель нужен как крупным фирмам, так и небольшим. В больших фирмах чаще всего есть несколько секретарей, каждый из которых выполняет свой вид работы, в том числе и секретарь делопроизводитель. В маленьких компаниях функции делопроизводителя выполняет обычный секретарь. Другие названия профессии: архивариус, помощник руководителя, администратор, специалист по работе с документами.

Вся работа секретаря делопроизводителя, как правило, прописана в должностной инструкции. Должностная инструкция составляется отдельно в каждой организации, но имеет стандартный вид. В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования к секретарю делопроизводителю.

Основные права и обязанности работника

Обязанности делопроизводителя различаются в зависимости от типа организации, ее внутренних правил и требований руководителя. Но в основном они похожи и регулируются должностной инструкцией. В компании делопроизводитель выполняет следующий набор обязанностей:

• формирует и ведет документные базы данных
• решает проектные задачи
• регистрирует поступившую документацию
• принимает входящие звонки, читает и рассылает корреспонденцию
• ведет переговоры с клиентами
• контролирует исполнение официальных приказов
• организует совещания и приемы
• налаживает связь подчиненных с руководителем и наоборот
• выполняет распоряжения начальства
• создает деловую атмосферу в фирме
• контролирует сроки хранения документов

Права делопроизводителя регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом, а также внутренними актами компании. Секретарь делопроизводитель имеет право:

• знать о предстоящих проектах компании, с которыми он будет связан
• участвовать в проектной работе компании
• запрашивать сведения, которые необходимы в его работе
• сообщать о недостатках, выявленных в процессе работы с документами
• предлагать собственные идеи по улучшению работы и устранению недостатков
• требовать от начальства содействия в выполнении должностных обязанностей
• отстаивать иные права, которые установлены действующим законодательством

Деятельность по осуществлению своих прав секретарь делопроизводитель может совершать как самостоятельно, так и через непосредственного руководителя. Когда секретарь отсутствует, его обязанности на себя берет заместитель либо лицо, назначенное приказом управляющего.

Ответственность

В должностной инструкции также есть параграф про ответственность делопроизводителя. Ответственность наступает в том случае, если секретарь делопроизводитель исполняет свои обязанности ненадлежащим образом. Ответственность также предусмотрена за материальный ущерб организации и за правонарушения, совершенные в ходе работы. В случае нарушения руководством принимаются ответные меры: выговоры, штрафные санкции или увольнение.

Ответственность работника регулируют Гражданский и Трудовой кодекс Российской Федерации.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

Как и ко всем остальным работникам, к секретарю делопроизводителю предъявляются определенные требования. Они связаны со знаниями, навыками, образованием, правилами делового этикета. Ниже будет рассказано об основных требованиях и правилах делового общения.

Требования к знаниям и умениям

Многие организации прописывают, что ищут секретаря делопроизводителя с высшим образованием, но иногда допускается и средне-специальное образование или даже начальное. Важен опыт работы или нет, зависит от требований организации. Какой специальностью должен владеть кандидат на должность секретаря делопроизводителя, также определяется самой компанией. Иногда, например, важно юридическое образование или лингвистическое.

Чаще же на должность делопроизводителя идут люди с освоенной специальностью «документоведение» или «архивоведение». Но не всегда требуется оканчивать вузы или колледжи, чтобы стать делопроизводителем. Иногда хватает пройденных курсов.

Делопроизводитель должен обладать хорошей грамотностью, четкой речью, быть коммуникабельным, аккуратным. Требуется внимательность, организованность, усидчивость и стрессоустойчивость.

Так как работа секретаря делопроизводителя связана в большинстве случаев с компьютером, нужно разбираться в программах хотя бы на уровне уверенного пользователя. Уверенно ориентироваться в интернете, разбираться в офисных приложениях.

Важно умение работать с базами данных, знать Microsoft Excel. Плюсом в работе будет высокая скорость печати. В требования часто также включается знание законодательной базы, на которую ориентируется компания. Часто на работу берут сотрудника с хорошим знанием английского для того, чтобы тот занимался переводами, помогал совершать сделки с иностранными клиентами и т. д. Хорошим навыком является работа с «Гарант» и «Консультант +».

В процессе работы секретарь делопроизводитель должен будет в полной мере освоить структуру и специфику компании и документов, с которыми он имеет дело.

Таким образом, можно увидеть: от секретаря требуется освоение разнообразных навыков. Они связаны с коммуникацией, знанием офисных программ и законодательной базы. Образование не всегда является определяющим для этой должности, но, тем не менее, компании нередко предъявляют требования, чтобы это был работник с высшим образованием. Работа секретаря делопроизводителя требует усидчивости и внимательности, эти навыки, как и другие необходимые в профессии, развиваются посредством тренировки и самообразования.

Требования к этикету

В деловой среде существуют свои правила этикета. Они являются важным составляющим профессионального имиджа человека. Обладание ими является хорошим фактором для развития карьеры.

Требования к этикету секретаря делопроизводителя – это, прежде всего, требования к внешнему виду и вежливости работника. В основном они не отличаются от требований, предъявляемых к другим сотрудникам и, зависят от порядков, установленных в компании.

К основным правилам этикета относятся:

• пунктуальность
• организованность
• презентабельный внешний вид
• вежливое обращение с руководителями, коллегами и клиентами
• обращение на «вы»
• соблюдение коммерческой тайны
• умение не отвлекаться на посторонние дела на работе
• навык ведения деловых переговоров
• умение поддерживать здоровый микроклимат в компании

Секретарь – лицо фирмы. Как сотрудник, секретарь должен иметь презентабельный вид, соблюдать дресс-код компании, если тот имеется. Уметь общаться как вживую, так и по телефону, и в интернете, соблюдая при этом деловой стиль общения.

Также желательно сдерживать негативные эмоции и не переходить на личности в процессе обсуждения рабочих планов или чьих-то промахов и ошибок. Стоит поддерживать ровные отношения с коллегами, быть доброжелательным и вежливым со всеми.

Особенности профессии

В каждой профессии присутствуют особенности. Основные моменты, о которых стоит помнить секретарю делопроизводителю:

1. Работа с документами – прежде всего сидячая работа в офисе. Такая должность не подходит людям, которые привыкли к физической активности. Да и тем, кто привык долго сидеть за компьютером, стоит разминать позвоночник и давать глазам отдых. Нужно делать перерывы между работой для пятиминутной разминки. Например, можно просто пройтись туда-сюда по лестнице. Либо заниматься зарядкой, спортивными нагрузками в свободное от работы время.
2. Зарплата секретаря делопроизводителя колеблется от 9000 до 30000 рублей и выше. Это зависит от компании, города и опыта работы. Сотрудники без опыта работы получают сначала невысокую заработную плату, но она повышается с новыми навыками и карьерным ростом.
3. Карьерный рост связан с профессиональным планом работника, зависит от квалификации и личностных качеств. Делопроизводитель может развиваться в сфере делопроизводства или осваивать смежные профессии.
4. Секретарь делопроизводитель работает полный день. В некоторых компаниях существуют вакансии на удаленную работу, что дает шансы трудоустроиться лицам с особыми физическими возможностями.
5. Делопроизводителю важно постоянно осваивать новые навыки и переобучаться. Связано это с появлением новых технологий и с работой за компьютером. Оформление документов в электронном формате и отправка писем по электронной почте сокращают временные затраты, помогают мобильности и скорости общения в рабочей сфере.
6. Вакансий по поиску секретаря делопроизводителя много. Их можно найти в интернете на различных сайтах по поиску работы. Имея нужные навыки и желание развиваться, работу найти несложно, так как профессия делопроизводителя востребована на рынке труда.

На секретаря делопроизводителя возлагается большая ответственность и нагрузка. Сотрудник должен постоянно развиваться и поддерживать имидж компании. В профессии возможен карьерный рост и способы самореализации. Главные составляющие профессии прописаны в должностной инструкции. В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю. Чтобы узнавать новости из сферы делопроизводства, стоит отслеживать информацию в интернете и читать профессиональные статьи.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Должностная инструкция делопроизводителя школы по профстандарту

Должностная инструкция делопроизводителя школы

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция делопроизводителя в школе составлена на основе Профстандарта: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н); с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012г «Об образовании в Российской Федерации» (в редакции от 1 марта 2020 года); согласно Трудовому кодексу РФ и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя школы по профстандарту устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в общеобразовательном учреждении должность делопроизводителя.
1.3. На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.
1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности директор общеобразовательного учреждения в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором (контрактом) с работником.
1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у директора общеобразовательного учреждения.
1.6. Делопроизводитель в школе при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

• Конституцией Российской Федерации;
• Порядком организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам;
• Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально-правовыми актами общеобразовательного учреждения;
• административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
• Федеральным государственным образовательным стандартом общего среднего образования;
• СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно — эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы общеобразовательных организаций» с изменениями от 27 августа 2015 г;
• постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
• стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правилами орфографии и пунктуации;
• правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
• правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
• данной должностной инструкцией и трудовым договором (контрактом);
• Конвенцией о правах ребенка.

1.7. Делопроизводитель школы обязан знать следующее:

• Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело»;
• нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы и документы по ведению делопроизводства в школе;
• современные информационные технологии работы с документами;
• порядок работы с документами;
• схемы документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила организации и формы контроля исполнения документов в общеобразовательном учреждении;
• типовые сроки исполнения документов;
• принципы работы со сроковой картотекой;
• назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
• правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
• правила документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения;
• виды документов, их назначение;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в образовательной организации;
• системы электронного документооборота;
• правила и сроки отправки исходящих документов;
• требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
• методические рекомендации по выполнению работы с документами в общеобразовательных учреждениях;
• порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
• структуру общеобразовательного учреждения и состав сотрудников;
• виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
• порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
• правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
• правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
• критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
• порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
• правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
• правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
• правила передачи дел в архив общеобразовательного учреждения;
• правила использования телефона, факса, ксерокса, принтера, сканера, компьютера;
• правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
• технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
• правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
• делопроизводство и его ведение;
• требования по сохранности служебной информации, защите персональных данных;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• порядок оказания первой доврачебной помощи;
• порядок действий при пожаре или иной чрезвычайной ситуации, эвакуации.

1.8. Делопроизводитель школы должен уметь:

• работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов общеобразовательного учреждения:
• пользоваться справочно-правовыми системами;
• пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами школы;
• применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
• организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
• использовать номенклатуру дел при изучении структуры общеобразовательного учреждения, составлении описей дел;
• организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел школы;
• правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
• систематизировать документы внутри дела;
• обеспечивать сохранность и защиту документов общеобразовательного учреждения;
• пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
• оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
• производить структурную систематизацию дел;
• осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
• составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.9. Работник должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в школе с учетом профстандарта, с инструкцией по охране труда для делопроизводителя школы, с инструкцией о мерах пожарной безопасности в общеобразовательном учреждении.
1.10. Делопроизводитель школы должен соблюдать Конвенцию ООН о правах ребенка, быть обучен и иметь навыки оказания первой доврачебной помощи пострадавшим.

скачать: Должностные инструкции для Школы (Профстандарт)
43 инструкции поштучно и пакетом, обновление — 24 марта 2020 года

2. Трудовые функции

К основным функциям делопроизводителя относятся:
2.1. Документационное обеспечение деятельности общеобразовательного учреждения:
2.1.1. Организация работы с документами.
2.1.2. Организация текущего хранения документов.
2.1.3. Организация обработки дел для последующего хранения.

3. Должностные обязанности

Делопроизводитель в школе осуществляет выполнение обязанностей:
3.1. В рамках трудовой функции организации работы с документами:

• прием и первичная обработка входящих документов;
• предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
• подготовка входящих документов для рассмотрения директором школы;
• регистрация входящих документов;
• организация доставки документов исполнителям;
• ведение базы данных документов общеобразовательного учреждения;
• ведение информационно-справочной работы;
• обработка и отправка исходящих документов;
• организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
• контроль исполнения документов в общеобразовательном учреждении.

3.2. В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов:

• разработка номенклатуры дел общеобразовательного учреждения;
• проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
• формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
• формирование дел;
• контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

3.3. В рамках трудовой функции организации обработки дел для последующего хранения:

• проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• составление внутренней описи дел для особо ценных документов школы;
• оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• передача дел в архив общеобразовательного учреждения.

3.4. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.
3.5. Вместе с администрацией школы подготавливает отчетные документы для вышестоящих организаций, готовит служебные письма, справки.
3.6. Ведет прием поступающей на имя директора школы корреспонденции (электронной почты), регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в общеобразовательном учреждении порядку, после ее рассмотрения директором передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.
3.7. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.
3.8. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
3.9. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.
3.10. Формирует личные дела учеников, обучающихся в школе.
3.11. Осуществляет учет обучающихся льготных категорий.
3.12. Ведет книги приказов, печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников школы с приказами под подпись в день их издания.
3.13. Согласно распоряжениям директора школы печатает и оформляет требуемую документацию для ведения учебно-воспитательной деятельности в школе, выполнения годового плана.
3.14. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
3.15. Занимается сбором необходимых материалов для подготовки совещаний работников школы, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.
3.16. Является секретарем административного совещания при директоре общеобразовательного учреждения.
3.17. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства общеобразовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства общеобразовательного учреждения.
3.18. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД).
3.19. Делопроизводитель в школе строго соблюдает свою должностную инструкцию, разработанную по профстандарту, проходит периодические медицинские осмотры.
3.20. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.

4. Права

Делопроизводитель школы имеет полное право:
4.1. Принимать участие в управлении общеобразовательным учреждением в порядке, установленном Уставом.
4.2. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и пожарной безопасности.
4.3. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.
4.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.
4.5. На запрашивание от администрации школы, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.
4.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.
4.7. На моральное и материальное поощрение, на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников школы.
4.8. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.
4.9. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.
4.10. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.
4.11. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов. На получение социальных гарантий и льгот, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5. Ответственность

5.1. За невыполнение или нарушение данной должностной инструкции делопроизводителя в школе, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений директора школы и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение учебно-воспитательных отношений, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.
5.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, делопроизводитель может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.
5.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете делопроизводителя.
5.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и обучающихся общеобразовательного учреждения.
5.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил делопроизводитель может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством Российской Федерации.
5.6. За любое виновное причинение общеобразовательному учреждению или участникам образовательных отношений ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель школы несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Делопроизводитель школы:
6.1. Делопроизводитель выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному директором общеобразовательного учреждения.
6.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом школы, с родителями детей (лицами их заменяющими).
6.3. Получает от директора общеобразовательного учреждения информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.
6.4. Вовремя сообщает директору школы и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.
6.5. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом директора школы. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

7. Заключительные положения

7.1. Ознакомление делопроизводителя школы с настоящей должностной инструкцией, разработанной с учетом профстандарта, осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления делопроизводителя с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»_____20___г. _____________ /_______________________/