СВ-Принт

Дерево целей организации

Даже человек, далекий от бизнеса и маркетинга, понимает, насколько важно правильно формулировать цели, подцели, ставить перед собой сроки выполнения задач. Тем более грамотное планирование важно руководителю организации или специалисту по продвижению. Наиболее удобный способ подготовить «плацдарм» для подробной стратегии развития – составить дерево целей.

Что такое дерево целей

История целеполагания в бизнесе начинается в 1954 году Питером Друкером. Он впервые попробовал построить «дерево» – от цели компании он вывел персонализированные задачи для каждого сотрудника фирмы и задал планку по нужным показателям.

Со временем владельцы бизнеса отказались от идеи постановки отдельной задачи для каждого сотрудника. Сейчас чаще всего дерево целей имеет максимум 45 уровней, а мелкие задачи доносятся лишь до руководителей отдела.

Однако общий смысл остался прежним. Дерево целей – схематичное изображение, напоминающее либо перевернутую крону, либо корни. Во главе находится главная, самая крупная и важная цель. От нее ответвляются более мелкие, которые достигаются проще и быстрее. В результате получается структурированная схема, в которой в порядке иерархии обозначены мелкие этапы работы. Разноуровневые задачи, объединенные в одну систему, позволяют впоследствии и создать стратегический план, и рассчитать бюджет.

Конечно, можно не усложнять планирование и записать все задачи в виде одноуровневого списка. Однако по сравнению с разветвленным деревом простой список будет иметь ряд недостатков:

• не получается ранжировать цели по значимости. Если имеющихся ресурсов не хватит, придется пожертвовать несколькими задачами. Но в рамках линейного списка не всегда выходит определить потеря каких целей нанесет меньший ущерб;
• цели будут достигаться не системно, с разными промежутками времени. В итоге будет сложно поддерживать энтузиазм сотрудников;
• не видна взаимосвязь между второстепенными целями.

Правила формулировки целей

Основная часть правильно составленного многоуровневого дерева – цели, прописанные в схеме. Цель предприятия – набор конкретных показателей, которые характеризуют эффективность ее работы или рост продаж.

Есть несколько критериев, которым должны соответствовать цели. Они обозначаются аббревиатурой SMART.

S – specific – конкретность. Необходимо прописать конкретные задачи. Плохой пример – «повышение эффективности компании». Хороший – «повышение продаж на 20% за первый квартал года». Важно донести цели до сотрудников. Если в формулировке есть какие-то термины, то можно дополнить дерево целей глоссарием.

M – measurable – измеримость. Должен быть конкретный показатель, который позволит оценить эффективность. Если напрямую оценить не получается, достаточно подобрать хотя бы косвенный показатель. Например, при постановке цели «увеличить долю рынка» может быть сложно измерить стартовую и финальную долю. Но возможно оценить количество покупателей, количество чеков.

A – achievable – достижимость. Психологический аспект постановки целей – определить оптимальную сложность. Если задача слишком проста, сотрудники могут отнестись к ней халатно. Но если перед отделами поставлена невыполнимая задача, то у сотрудников возникнет неприязнь к работе.

R – relevant – значимость. Цель должна быть значима с точки зрения развития бизнеса и достижения главной задачи. В идеале для этого цель оценивается большим количеством показателей. Однако надо учитывать, что слишком большое количество показателей и оценок усложнит работу отделов.

T – timed – временные рамки. Каждая задача обязательно привязывается к конкретным срокам выполнения. Если не обозначить сроки исполнения, то велик риск, что цель никогда не будет достигнута.

Если у компании нет конкретных целей, потом будет сложно понять, достигла ли она задуманного. А также нет стратегического плана и системы управления, которая обеспечила бы реализацию этого плана.

Группировка целей

Не все руководители бизнеса понимают, как управлять компанией с помощью дерева целей. Обычно все задачи группируют по направлениям: каждое направление отвечает за одну сферу работы компании.

Финансовые показатели

Самый частый «запрос» на вершине дерева – увеличение продаж, прибыли. Детализируется на ответвления, связанные с оборотом компании, повышением цены на товар или услугу, снижением затрат на закупку или производство. Обычно закрепляются за финансовым директором и его отделом, однако в частных случаях встречаются исключения. Примеры задач и показателей для контроля за реализацией целей:

• рентабельность (увеличение рентабельности до N%);
• оборот компании (каждый год оборот должен увеличиваться на N%);
• размер долга перед кредитными организациями (снижение суммы обязательств на N% каждый год);
• выработка на одного сотрудника компании (повышение на N% в год).

Работа с клиентами

Вторая по популярности головных целей – увеличение клиентов или повышение их лояльности. Обычно распадается на следующие подцели:

• привлечение новых покупателей;
• проведение клиентских мероприятий;
• повышение качества обслуживания.

Выполнение задач поручается коммерческому директору, отделу маркетинга, директору по развитию. Чтобы оценить достижение целей, можно использовать такие показатели:

• количество подписчиков в социальных сетях (увеличение на N% ежемесячно/ежегодно);
• клиентская база данных для email-рассылки (увеличение на N% ежегодно);
• количество новых клиентов (увеличение на N% ежегодно);
• количество повторных заказов.

Продуктовые цели

Если грамотно составить дерево целей, можно выявить фронт работ в совершенствовании товаров и линеек продуктов. Например, расширить текущую линейку, создавать новые предложения. Вот какие показатели можно использовать:

• доля определенного продукта (локомотива или новинки) в общем товарообороте;
• время цикла создания товара или продукта;
• срок окупаемости новинки;
• доля товаров с высокой рентабельностью в общем товарообороте (увеличить долю до N%);
• доля товаров с низкой рентабельностью (снизить ее до N% от общего товарооборота).

Операционная эффективность

Аспект, который редко рассматривают и пытаются улучшить руководители, – операционная эффективность компании. Она выражается в следующих подцелях:

• сокращение сроков производства или доставки товаров в компанию-клиента;
• автоматизация бизнес-процессов;
• оптимизировать количество безопасных IT-серверов.

Чтобы контролировать достижение целей, используются такие показатели и формулировки:

• конверсия (увеличение на N% ежегодно);
• время доставки товаров клиенту (уменьшение на N% за год);
• время подготовки коммерческого предложения;
• количество претензий клиентов;
• затраты на закупку товаров.

Обучение и мотивация сотрудников

Важное значение в развитии компании имеет взаимоотношение с сотрудниками. Если поставить цели перед начальником отдела продаж, можно поработать над мотивацией персонала. Поставив задачу перед отделом кадров, можно сократить текучку и обеспечить сотрудникам условия для их личностного и карьерного роста. Чтобы оценить эффективность работы, можно использовать следующие показатели:

• средняя зарплата (увеличить ее на N% по сравнению с другими компаниями в этой отрасли);
• размер премий и других мотиваций (увеличить их до N% от ежемесячного дохода сотрудника);
• количество обучающих мероприятий для продавцов;
• текучка кадров;
• удовлетворенность сотрудников условиями работы.

Принципы построения

Есть несколько принципов, которые помогают правильно построить дерево целей:

• брать в расчет имеющиеся ресурсы. Обычно главная цель – довольно большая и сложная. Сходу оценить, хватит ли ресурсов для ее достижения, сложно. Поэтому при создании дерева, во время прописывания дополнительных задач необходимо отталкиваться от доступных сил и средств. В этом случае дерево целей станет инструментом для анализа;
• конкретно формулировать задачи. Чтобы дерево было эффективным, нельзя прописывать цели расплывчато. Должно быть ясно, чего необходимо достичь и как понять, что задача выполнена. Для этого на той же «ветке», где прописана цель, нужно указать конкретные параметры, по которым можно определить стадию выполнения;
• разбивать сложную цель на этапы. Некоторые задачи требуют комплексного решения, все необходимые составляющие прописываются в виде подцелей. Дерево уточняется и расширяется до тех пор, пока весь процесс достижения головной цели не будет ясен. Для каждого этапа можно указать необходимые ресурсы, сроки реализации;
• полное указание подэтапов. Выполнения всех подцелей должно быть достаточно, чтобы достичь главную цель. Если подцели выполнены, но все равно чего-то не хватает и что-то не учтено – дерево составлено неправильно или не до конца;
• накладывать дерево на структуру предприятия. Если дерево состоит из нескольких элементов, то выполнение каждого этапа должно зависеть от определенного отдела фирмы. Если предприятие состоит из нескольких элементов, то все они должны принять участие в достижении общей цели.

Главный принцип составления дерева – учет особенностей конкретной фирмы. Поэтому если требуется как-то иначе персонализировать схему, то можно добавлять в дерево дополнительные этапы, ответвления или прописывать нужные детали.

Как построить систему

В идеале для составления дерева необходимо провести предварительный анализ всех сфер работы фирмы: количество продаж, размер чека, затраты на закупку или производство, каналы рекламы и пути сбыта. Только имея на руках полную информацию о работе компании, можно приступать к целеполаганию.

Для работы допускается использовать бумагу и карандаш, однако гораздо удобнее прописывать все цели в таблице Excel, приложении ЛидерТаск или специальных программах для Mind-Map. Работа начинается всегда с вершины: руководитель формулирует главную цель, которая будет расположена на верхнем уровне. Формулируются сроки достижения и критерии выполнения.

На втором шаге предстоит собрать руководителей всех отделов. Вместе с ними генерируются второстепенные задачи. Их выполнение должно автоматически привести к реализации головной цели. За каждым отделом можно сразу закрепить одну или две задачи.

На третьем шаге руководители отделов вместе с ключевыми сотрудниками своих департаментов составляют цели третьего уровня. Они дополняют цели второго уровня, уточняют их. По аналогии формулируются задачи следующих уровней.

Финальный этап – сдача дерева руководителю. Он должен проверить цели нижних уровней. Возможно, какие-то задачи пересекаются: на этом этапе схема оптимизируется. Допускается использование SWOT-анализа для выявления пробелов в дереве целей.

Дерево целей: как построить и пользоваться

Дерево целей – широко известный термин в менеджменте. Это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням) совокупность целей экономической системы, программы, плана.

В 1957 году американский учёный Рассел Линкольн Акофф предложил методику построения дерева целей. С того времени и до сегодняшнего дня эта методика не утратила популярности и активно используется при планировании задач менеджерами и бизнесменами.

Что это такое и для чего оно нужно

Метод дерева целей считается одним из наиболее эффективных методов планирования задач. Этот метод включает в себя все общие принципы планирования, простые и лёгкие для изучения. По сути, это граф, отражающий план решения той или иной задачи.

• Дерево целей имеет стандартную структуру. «Стволом» дерева целей является главная проблема, для которой требуется найти решение.
• «Ветки» — это задачи второго, третьего, четвёртого и так далее уровней.

При планировании решения задачи, как правило, используют графическое изображение дерева. В таком изображении дерево имеет перевёрнутый вид, где «ствол» представляет собой вершину графа и находится на самом верху. А из неё, вершины, растут стремления последующих уровней, образуя крону.

Графическое изображение задач в таком виде помогает человеку чётко продумать план достижения намеченного. Изобразив свои планы в виде графа, человек видит с какими проблемами он столкнется и какие дополнительные ресурсы ему потребуются, чтобы достичь задуманного.

Также по графу приблизительно оценивается срок достижения целей. При таком представлении решения проблемы, становятся видны связи и зависимости одних задач от других. Сегодня методом дерева целей пользуются в научном прогнозировании менеджеры при ведении проектов, а также для планирования личных вопросов.

Как построить

Правила, используемые при построении дерева целей, весьма простые:

1. Вначале определяется главная задача, которую необходимо решить. Она то и будет вершиной или «стволом» дерева. Обычно такую задачу называют генеральной. Она, как правило, не может быть достигнута сразу. Для того чтобы её достичь, необходимо решение других подцелей, результат которых нужен для выполнения генеральной.
   Они, подцели, будут называться «ветвями». Ветвь тоже может иметь подцели.
2. При построении дерева целей нужно чётко и детально описывать каждую ветвь. Каждая цель также должна иметь нужное количество подцелей, для того чтобы быть реализованной. В итоге должно получиться такое дерево, которое полностью сосуществует решению той или иной проблемы. Оно должно содержать все необходимые шаги и ресурсы для решения главной задачи.

В менеджменте приняты следующие принципы построения дерева целей:

• Учитывайте потребности и ресурсы

Постановка цели предполагает, что есть некоторая проблема, которую необходимо решить. Как правило, задачи, требующие планирования, решить сходу невозможно. Потому что они достаточно сложные и требуют комплексного подхода к решению.

Бывает так, что поставленная задача не может быть решена, потому что не хватает ресурсов для её решения. Или нет возможности оценить наличие ресурсов, так как проблема слишком большая. В этом случае дерево целей хороший вариант для анализа ситуации. Учитывайте потребности и ресурсы, которые есть в вашем распоряжении, при построении дерева целей.

• Конкретизируйте

Используя в планировании дерево целей, формулируйте задачи конкретно. Учитывайте, что они должны быть конечными. Опишите параметры, по которым в итоге можно будет определить выполнена она или нет. Также необходимо установить время, которое нужно для выполнения поставленной задачи.

• Разбейте постановку на этапы

Рационально будет ставить задачи в несколько этапов. Первым этапом ставится генеральная цель. Затем для её выполнения ищутся и анализируются ресурсы. После чего, как правило, понадобится поставить подцели. Аналогично для реализации подцелей тоже ищутся ресурсы.

Таким образом, продолжается разворачивание главной задачи, пока не будет продумана вся схема её решения. Задачи уточняются и проясняются до тех пор, пока это необходимо.

• Совместимость

Подцели должны быть достаточными для решения главного замысла, то есть если достигаются все подцели, то это приводит к решению главной задачи. Не должно получиться так, что при выполнении всех подцелей, для решения главной задачи потребуются дополнительные действия или ресурсы. Если получается так, то это говорит о том, что дерево целей было построено неверно.

• Соответствие структуре предприятия

Если деревом целей пользуются для организации работы бизнеса или предприятия, то структура его должна соответствовать структуре предприятия. Таким образом, чтобы каждый отдел или подразделение достигали своих стремлений, что в дальнейшем должно привести к достижению общего замысла предприятия. Это наиболее удобное построение дерева целей для систем, состоящих из нескольких элементов или предприятий.

• Метод декомпозиции

При построении дерева целей часто используют метод декомпозиции. Суть этого метода в том, чтобы произвести разбиение главной цели высшего уровня на частные подцели. Или же в обратном порядке, из подцелей составляется план достижения замысла высшего уровня. Для решения конкретной проблемы всегда стоит выбирать вариант создания дерева целей максимально подходящий и оптимально использующий ресурсы.

Примеры построения

Разберём построение дерева целей на следующих примерах целей: поступление в ВУЗ и финансовое благополучие. Как получить дерево целей?

Пример с поступлением в ВУЗ описывает постановку главной задачи, подцелей, выделение ресурсов. А так же каким образом используются ресурсы для решения вопроса. В примере о финансовом благополучии рассматривается ещё одни вариант построения графа.

• ПОСТУПЛЕНИЕ В ВУЗ

Допустим, главная задача — поступление в ВУЗ. Построение дерева целей для будущего студента требует учесть имеющиеся ресурсы и выделить подцели. Какие могут быть ресурсы для поступления в ВУЗ.

К ресурсам в этом случае относятся:

1. Образование, полученное в школе;
2. Финансовые возможности семьи;
3. Связи.

Учитывая имеющиеся ресурсы необходимо получить дерево целей. Для этого выделяются подцели. Они зависят от ресурсов. Например, у семьи мало финансов, нет связей, молодой человек окончил школу без медали, имеет средние оценки знания.

Получаем следующие подцели:

1. Наладить связи, при возможности;
2. Взять кредит на обучение или найти источник дополнительного заработка;
3. Заниматься с репетитором.

В свою очередь, эти цели могут иметь подцели. Рассмотрим на примере цели о занятиях с репетитором. Сюда нужно отнести:

1. Организация дополнительных доходов, чтобы оплачивать услуги репетитора;
2. Поиск репетитора обладающего нужными знаниями;
3. Выделение дополнительного времени на занятия.

Конечно в каждом конкретном случае будут свои ресурсы и варианты решения проблемы. Ведь бывают богатые родители со связями и ребенок, который плохо учится. Тогда структура всего плана поменяется очень сильно.

Так же она будет зависеть от того, в какой ВУЗ хочет поступить человек. Так как для поступления, например, в обычный малопопулярный ВУЗ, где конкурс, возможно один человек на место, это один вариант планирования. А поступление в заграничный престижный ВУЗ, это уже совсем другое. Тут дополнительно понадобяться и знание языка, и изучение возможностей проживания в другой стране во время учебы, и получение визы и многое другое.

• ФИНАНСОВОЕ БЛАГОПОЛУЧИЕ

Теперь разберём пример построения графа для создания финансового благополучия.
Начнём строить дерево целей с постановки главного замысла: финансовое благополучие.
Дерево целей можно изобразить графически, так будет более наглядно.

Условно финансовое благополучие можно достичь при исполнении трёх подцелей:

1. Организации пассивного дохода;
2. Организации активного дохода;
3. Везения и халявы.

Таким образом, дерево целей имеет три пункта второго уровня. Затем каждый из пунктов разбивается на подцели, которые образуют третий уровень. Например, организация активного дохода может иметь следующие пункты:

1. Смена места работы;
2. Получение дополнительного образования;
3. Смена профессии;
4. Переезд в другой город;
5. Самостоятельное развитие в профессиональной области;
6. Налаживание связей в коллективе;
7. Приобретение опыта.

Опять же, это всего лишь общий пример. Представления и ресурсы для организации финансового успеха у дворника, например, будут очень сильно отличаться от финансовых планов богатого бизнесмена. Для кого-то дополнительный заработок в несколько тысяч рублей будет большим успехом или приобретение скромного жилья в пригороде. А для кого-то приобретение еще одного завода станет лишь маленькой частью плана.

По аналогии граф строится дальше. Дерево целей может иметь сколько угодно подцелей на каждом уровне, кроме первого. На первом уровне всегда одно главное стремление. Важно, чтобы оно полностью описывало план решения проблемы.

Планировать свою деятельность при помощи графа очень удобно. Это наглядный инструмент, позволяющий увидеть каким образом взаимодействуют задачи и ресурсы для их решения.

При помощи такого построения легко обнаруживаются недостающие ресурсы и появляются новые задачи, которые необходимо решить для восполнения не хватающих ресурсов.

Также при графическом изображении становится видно взаимодействия целей между собой, их зависимость друг от друга, влияние выполнения той или иной задачи на вышестоящие, её значимость в общем результате.

Граф удобно использовать не только при ведении бизнеса или планировании рабочих вопросов. Он легко трансформируется для решения личных вопросов, таких как учёба, финансы, саморазвитие и другие.

Что такое дерево целей и зачем оно нужно, есть соответствующая статья, или для наглядности можно воспользоваться примером уже построенного дерева личных целей по Х. Адлеру. Эта же статья посвящена практическим рекомендациям, как самостоятельно составить иерархию целей.

Что нужно для составления

Если вы только учитесь стратегическому планированию или строите дерево целей для себя, то кроме самого желания быть успешным, нужны: чистый лист бумаги А4 (на обучающем этапе – возможно стопка бумаги), ручка.

Если готовите презентацию дерева целей: в таком случае подойдут многие программы на ПК (Mind Manager, простенький SmartArt MS Word, …)

Этапы построения дерева целей

1. Формулировка стратегической цели. Это вершина дерева, так же может быть глобальная большая и очень сложная цель, в отличии от стратегической, в возможности ее конечной достижимости. (пример, стратегическая – увеличение продаж, глобальная – увеличение капитала в определенную сумму; стратегическая – личностный рост, глобальная – выучить 5 ин. языков). Эта цель отвечает на вопросы: что я (мы, организация) хотим получить или получать в прошествии такого-то срока? Кем я хочу быть? Чего хотим достигнуть или достигать? Ответ – записываем в вершину.

2. Записываем условия, под-цели способствующие осуществления глобальной стратегической цели. Отвечая на вопросы: при каких условиях возможна реализация поставленной цели? Какие задачи или цели нужно решить, что бы осуществить цель номер 1? См. пример ниже.

2.1. Выделить те цели и задачи, условия, которые зависят напрямую от нас (себя), или поддаются косвенному нашему влияния, или наоборот – являются абсолютно от нас независимыми. Обычно это формулируют как внутренними, внешними или косвенными условиями. Подпишите, соответственно, условия, цели или задачи. Этот пункт можно пропустить. Но иногда он тоже нужен.

3. Дробим дальше цели, делаем ту же процедуру, что и в случае в п.2, но только в отношении 2-го ряда целей. Наша задача выстроить последовательную иерархию до тех пор, пока все цели на сведутся к реализации конкретной мелкой задачи, то ли разово выполненной, то ли находящейся в постоянном цикле.

Общие рекомендации к построению

Достраиваем дерево на одном листе. Но если нужно что-то вычеркнуть для наглядности лучше начать с нового чистого листа.

Дробить цели нужно последовательно. Т.е. они должны быть подчинены друг другу, и не было больших прыжков.

Записывая ту или иную ступень в иерархии – важно помнить, всегда есть еще один вариант.

Самые мелкие цели – должны быть максимально простыми, реализация которых реализует, так же просто, более высшую цель.

Тренироваться и еще раз тренироваться. В идеале вы спустя некоторого времени достигнете такого успеха в построении целей – что будете делать это почти автоматически.

Не боятся ошибок. Ошибки – необходимое условие в успешном обучении.

Вот так на скорую руку я набрал макет дерева целей в МO SmartArt

Цели организации. Модель (дерево) целей. Принципы построения дерева целей

Цели организации

Под целью организации обычно понимается некий ожидаемый результат или же некоторое будущее желательное состояние какого-то объекта (организации в целом, показателей ее деятельности, направления бизнеса, функционального блока, производственного комплекса и т.п.).

В общем случае цель может быть охарактеризована через:

• качественное описание, выраженное на естественном языке;

• количественные показатели и их ожидаемые значения;

• временной горизонт – время, отведённое на её достижение.

Модель целей

Модель целей организации содержит в себе как описание собственно целей и их характеристик, так и взаимосвязей между ними. В рамках этой модели между ее элементами устанавливаются иерархические отношения «цель-средство», предполагающие, что достижение каждой нижестоящей цели становится одним из средств для достижения вышестоящей (рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент дерева целей

Графически модель целей отображается в виде иерархической диаграммы (набора диаграмм), называемой деревом целей (рис. 2).

Рис. 2. Верхний уровень дерева целей

Описание характеристик целей может быть выполнено как в табличной форме (при наличии значительного объема структурируемой информации), так и в графической.

Порядок построения дерева целей

Основой для построения вершины дерева целей становится набор стратегических целей, определяемых в рамках стратегии организации. Здесь следует обратить внимание на то, что стратегически значимыми следует признать не только те цели, которые определяют направления стратегического развития, но и долгосрочные цели, связанные с поддержанием функционирования системы управления и посистем, связанных с производством и обеспечением.

Достижение стратегических целей обеспечивается достижением как операционных (регулярных, перманентно достигаемых) целей, так и проектных (уникальных по своему содержанию) целей.

Цели в рамках модели необходимо тщательно классифицировать и соответствующим образом структурировать в рамках диаграмм — таким образом, чтобы они становились презентабельными и максимально понятными для их читателя.

Выделение, описание и иерархическое упорядочивание каждой из целей выполняется посредством выполнения ряда соответствующих аналитических процедур и процедур согласования и утверждения.

К каждой из определяемых на нижнем уровне детализации целей, насколько это возможно, применяются требования SMART (Specific — конкретная; Measurable — измеримая; Achievable — достижимая; Realistic — реалистичная; Timed — ограниченная по времени).