Документооборот и делопроизводство разница

Содержание

Развитие Бизнеса > Начинаете бизнес? > Делопроизводство

Особенности национального делопроизводства

Михаил Козлов
Май 1997

  • Чем отличаются делопроизводство, документооборот и деловые процедуры
  • Чем делопроизводство отличается от документооборота?
  • Что такое электронный архив?
  • Делопроизводство и деловые процедуры
  • Западные системы автоматизации делопроизводства в России
  • Три источника и три составные части ДОУ
  • Почему организациям жизненно важно совершенствовать ДОУ?
  • Как автоматизировать делопроизводство и деловые процедуры?
  • Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства
  • Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства

Если говорить о вещах, отличающих нас от всего остального мира, то на память вначале приходят балет, водка, газ, лен, пенька и первый спутник. Практически все из перечисленного уже не только прерогатива России, лишь в области языка и культуры никто не стремится составить нам конкуренцию. Не стала исключением и область работы с документами. Делопроизводство в современном виде родилось в России в 1811 г., было и до сих пор остается настолько самобытным, что вполне можно говорить об его национальных особенностях.

К НАЧАЛУ

Чем отличаются делопроизводство, документооборот и деловые процедуры

От производителей программного обеспечения в области работы с документами часто приходится слышать слова «делопроизводство», «документооборот», «электронный архив», «деловые процедуры» и др. Как правило, все эти понятия они используют как синонимы для пропаганды своих решений и технологий.

В результате возникла существенная разница во мнениях производителей и пользователей по всем, даже самым простым вопросам. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. На наш взгляд, так происходит, например, с продуктами компании Excalibur Technologies. Это, безусловно, вредит рынку, сбивает с толку пользователей и тормозит развитие российской индустрии делопроизводства. Возможно, мы уже созрели для создания некой профессиональной ассоциации, предназначенной для проведения образовательной работы, приведения терминов и определений к единому знаменателю и установки стандартов на автоматизацию российского делопроизводства.

Но это тема отдельного разговора, и ниже мы не будем ее затрагивать подробно. Целью данной статьи является попытка классифицировать основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства. Также мы очень кратко остановимся на некоторых продуктах, предназначенных для автоматизации работы с документами на российском рынке, и попытаемся их рассмотреть с точки зрения данных определений и существа самих решений. Это может быть полезно, например, для тех, кто считает систему распознавания текста самым важным компонентом в автоматизации корпоративного документооборота. В заключение мы постараемся оценить перспективы развития российской индустрии автоматизации делопроизводства.

Для начала кратко остановимся на понятиях, терминах и нашем видении места делопроизводства в обеспечении управления российскими предприятиями. Сразу оговоримся, что данные определения являются составляющими такой науки, как документоведение.

К НАЧАЛУ

Чем делопроизводство отличается от документооборота?

Для многих эти два понятия синонимичны. По нашему мнению, их нужно различать.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.

Организация работы с документами — обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Систематизация архивного хранения документов — определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.

Документооборот — движение документов в рамках ДОУ.

Деловая процедура — последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием

Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Что такое электронный архив?

Популярность в России термина «электронный архив» является, на наш взгляд, одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства (так же, как и торжество идей сканирования распознавания текста). На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в БД. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив».

В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач (создание, технология обработки и систематизация документов). Часто приходится слышать, что некая «архивная система идеально решает задачи организации документооборота». Этого, исходя из наших определений, не может быть в принципе, т. к. на самом деле документы перемещаются (суть документооборота) в рамках решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения.

К НАЧАЛУ

Делопроизводство и деловые процедуры

Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни. Так, простая деловая процедура продажи товара клиенту может выглядеть следующим образом:

  1. клиент звонит в компанию для размещения заказа;
  2. заказ регистрируется в базе данных клиентов;
  3. выписывается счет на товар;
  4. счет передается в бухгалтерию;
  5. бухгалтерия получает деньги за товар, что фиксируется в бухгалтерской системе;
  6. товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных;
  7. выписывается счет-фактура и накладная на товар;
  8. товар отгружается клиенту;
  9. счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.

Рис. 1. Отличие делопроизводства от деловых процедур

В этой деловой процедуре к делопроизводству имеют отношение пункты 3 (создание счета), 4 (передача счета), 7 (создание счета-фактуры и накладной) и 9 (передача счета-фактуры и накладной). Если продажи устроены более сложно, например при наличии формальных внутренних отношений между отделом продаж, складом и бухгалтерией, то в делопроизводстве могут появиться дополнительные процедуры.

Таким образом, делопроизводственные операции как бы вплетаются в деловые процедуры там, где их необходимо сопроводить документами. В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, деловые процедуры могут состоять исключительно из делопроизводственных операций. Отсюда и вытекает основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры — за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Во всех случаях делопроизводство включает в себя документационное обеспечение деловых процедур.

Другой, не менее важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Может быть, это связано с тем, что документоведение как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX в. в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными и т. д.

Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.

К НАЧАЛУ

Западные системы автоматизации делопроизводства в России

Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных):

  1. системы workflow (автоматизации деловых процедур);
  2. системы groupware (коллективной работы);
  3. системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов);
  4. системы электронной почты (служат для обмена документами).

Такое разделение сложилось на рынке примерно три года назад. Сейчас оно достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных приложений стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например Lotus Domino. Кроме того, каждая их этих технологий (за исключением, естественно, электронной почты, популярность которой в бизнесе с самого начала была примерно такой же, как у средств создания документов), модная на Западе 2-3 года назад, уступила место новой концепции collaboration&messaging («сотрудничество и обмен сообщениями»).

Причины этого, на наш взгляд, и у них и нас примерно одинаковы (если не принимать во внимание чисто языковые, лингвистические и технические проблемы локализации, поддержки кодовых таблиц, поиска, распознавания и т. д.).

Все дело в том, что автоматизировать деловые процедуры и коллективную работу в принципе очень трудно. Во-первых, никто еще не придумал универсальных правил ведения успешного бизнеса. Каждая организация в этом отношении абсолютно уникальна. Помимо того, в рамках автоматизированной процедуры не всегда удается адекватно реагировать на внештатные ситуации, от появления которых никто, естественно, не застрахован. Иногда автоматизация только вредит бизнесу, нередко ряд сотрудников идеально решает свои задачи в неформальных взаимоотношениях, а рамки автоматизированной системы их только сковывают. Впрочем, и обратные примеры совсем не редки.

В итоге на данные момент наиболее рациональным способом автоматизации деловых процедур разумно признать следующий: «Не пытаться программировать поведение сотрудников для каждой возможной ситуации, а вместо этого создать для них общую информационную среду, в рамках которой они смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями». На наш взгляд, это ставит под сомнение безоблачное будущее существующих систем workflow, в которых упор делается на создание законченных цепочек автоматизации деловых процедур.

Кроме перечисленных выше есть еще целый ряд обстоятельств, до недавних пор серьезно затруднявших внедрение данных технологий в России:

  1. отсутствие законченных продуктов для автоматизации российского делопроизводства;
  2. отсутствие активного спроса на средства автоматизации деловых процедур;
  3. путаница в позиционировании продуктов западных производителей для целей автоматизации делопроизводства и т. д.

На сегодняшний день ситуация существенно улучшилась. Появились законченные российские продукты, путаница в терминологии и позиционировании постепенно преодолевается.

Для повышения спроса на решения в области делопроизводства необходимо решить две основные задачи. Во-первых, объяснить важность совершенствования и автоматизации документационного обеспечения управления (делопроизводства), а, во-вторых — совершенствования и автоматизации деловых процедур.

Тогда как вторая задача более или менее понятна, на первой следует остановиться подробнее.

К НАЧАЛУ

Три источника и три составные части ДОУ

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Принято выделять три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

  1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
  2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
  3. Систематизация архива документов.

К НАЧАЛУ

Почему организациям жизненно важно совершенствовать ДОУ?

Потому что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет.

Рис. 2. Компоненты управления предприятием

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так.

  1. Руководство теряет целостную картину происходящего.
  2. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты.
  3. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.
  4. Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
  5. Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.
  6. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль.

В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.

Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.

Наиболее распространенное решение — это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода, как правило, являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.

Как уже отмечалось выше, один из самых важных факторов успешного развития предприятия — его качественное управление. Следствием этого неизменно будет рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников.

Если постараться выявить основные функциональные части (компоненты) в управлении предприятиями и организациями, они будут выглядеть так.

Система автоматизации делопроизводства должна включать средства и правила создания документов, ведения их электронного архива, поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия. Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства.

Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, стоят серьезные задачи.

  1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
  2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор продуктов.

К НАЧАЛУ

Как автоматизировать делопроизводство и деловые процедуры?

Это может показаться невероятным, но для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

  1. системы управления базами данных;
  2. системы поиска документов и анализа текстов;
  3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
  4. среду клиент-сервер;
  5. Internet/intranet.

Надо отметить, что в современном мире совсем немного разработчиков решений применяют сразу все эти технологии. В результате пользователи часто получают эклектичные решения от разных производителей, а это существенно повышает стоимость покупки, внедрения и эксплуатации, а также снижает качество эксплуатируемой системы. При выборе систем автоматизации делопроизводства и деловых процедур обращайте внимание на их качество и соответствие вашим задачам в отдельности и в качестве единого целого (т. е. интеграцию). Также необходимо учитывать позиционирование версий предлагаемых продуктов.

К НАЧАЛУ

Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства

Особенностью российского компьютерного рынка является все более и более четкое его разделение на две большие области, одна из которых охватывает домашних пользователей и малые офисы (1-25 компьютеров), в то время как другая — корпоративных клиентов, средние и большие компании и учреждения (25 и более компьютеров).

Если домашние пользователи предпочитают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие компании, в основном, озабочены повышением эффективности использования существующих компьютерных систем и готовы платить за продукты и связанные с ними услуги.

Понятно, что решение для домашних пользователей не должно быть дорогим и должно учитывать рост популярности работы в Internet в большей степени, чем проблемы делопроизводства.

Делопроизводственное решение для корпоративных пользователей обязано базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, технологиях клиент-сервер, Internet/intranet, электронной почты, сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, поиска и извлечения документов, а также уметь использовать различные СУБД и быть легким в применении и администрировании.

К корпоративной системе автоматизации деловых процедур предъявляются сходные требования: она должна базироваться на концепции «сотрудничества и обмена сообщениями», применять технологии электронной почты, клиент-сервер, Internet/intranet, планирования и регистрации событий, уметь работать с различными СУБД и быть простой в использовании и администрировании.

К НАЧАЛУ

Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства

С развитием рыночных отношений и изменением форм собственности в России появляется устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с документами и организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

  1. С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.
  2. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.
  3. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
  4. Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня.
  5. Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. К счастью, появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны, и уже сейчас видна необходимость в проведении специализированных мероприятий, направленных на пропаганду решений, выработку стандартов и создание профессиональных объединений субъектов данного рынка.

Автоматизируем документооборот с помощью новой платформы. Часть 1. Канцелярия. Работа с «Входящими Документами»

«Проектируя Flexbby Parametric, мы реализовали возможность настраивать большинство процессов в организации с использованием уже существующих Обработчиков событий и Действий платформы.

Мы также добавили возможность разрабатывать дополнительную бизнес логику в виде add-on скриптов, написанных на Python (их использование в нашей системе скорее исключение, чем правило)».

«Наша система обрабатывает несколько десятков типов Событий, и мы это постоянно расширяем, если встречаем какие-то уникальные случаи у наших заказчиков. Большинство других систем обрабатывает только два события – Создание (Create) и Изменение (Change)».

«Новая платформа предоставляет возможность сформировать неограниченное количество различных Действий, если что-то встречается нестандартное, то можно написать скрипт на Python и выполнить его, если произошло определенное Событие».

«Наша новая разработка в корне изменила нашу работу по автоматизации бизнеса. Нам не приходится теперь заниматься программированием под каждого клиента. Утром мы встречаемся с клиентом, вечером уже тестируем готовое приложение».

Но лучше один раз показать, чем 10 раз рассказать.

Простой электронный документооборот не в состоянии удовлетворить потребности организаций. Заказчиков больше не устраивает классический функционал бизнес приложений, они хотят получить инструменты, с помощью которых они будут решать свои задачи, связанные с управлением бизнесом. А управление — это в большей степени процессный подход, чем учетный.

В настоящее время в функциональном развитии ИТ-продуктов по автоматизации прослеживаются тренды:

• все больше набирают популярность универсальные BPM системы, которые позволяют автоматизировать совершенно разные сквозные процессы предприятия;
• классические системы СЭД, CRM, ERP начинают обзаводиться функционалом по управлению процессами и перестают быть только учетными системами;
• функционал одних систем начинает проникать в другие системы, и мы можем видеть CRM системы с подсистемой документооборота или ERP систему с подсистемой управления процессами.

Вот некоторые востребованные функции, дополняющие СЭД:
• автоматическое выставление счетов и создание актов;
• автоматизация процессов сбора документов первичной бухгалтерской отчетности;
• автоматизация процесса утверждения контрагента;
• автоматизация контроля исполнения договорных обязательств;
• автоматизация контроля графика платежей по договорам.

В наших обзорах мы будем рассматривать следующие возможные области автоматизации на основе нашей новой платформы Flexbby Parametric:

Область Процессы/Документы
Канцелярия/ Делопроиз- водство Входящие, Исходящие, Доверенности, Протоколы, Приказы, Внутренняя нормативная документация, Распоряжения, Служебные записки, Пояснительные записки, Поручения и др.
Договорная работа Согласование шаблонов договоров, Согласование договоров, Согласование контрагентов, Контроль исполнения договоров, Пролонгация и автопролонгация договоров
Электрон- ный архив Хранение бумажных копий документов, Потоковый ввод документов (оцифровка бумажных документов), Заявки на получение оригиналов
Финансо- вые документы Создание актов, выставление счета, контроль получения оригиналов бухгалтерских документов, автоматизация контроля платежей. Контроль бюджетов
Продажи, CRM Работа с клиентской базой, работа с лидами (Lead), работа со сделками (возможностями продаж), работа с заказами и продажами, работа с активностями

Наша новая разработка в корне изменила нашу работу по автоматизации бизнеса. Нам не приходится теперь заниматься программированием под каждого клиента. Утром мы встречаемся с клиентом, вечером уже тестируем готовое приложение.

Начнем по порядку с Канцелярии, так как это типичный функционал СЭД.

Разберем простой пример — «Входящие документы».

Для того, чтобы правильно настроить Flexbby Parametric, необходимо провести простой анализ процесса работы с входящими документами у заказчика. Большинство поставщиков систем предлагает решения, которые якобы легко настраиваемы и позволяют учесть все возможные особенности процессов в компании. На нашей платформе бизнес процессы прописываются не в виде «дерева», а выстраиваются как сеть, и в любой момент могут создаваться новые связи, меняться конфигурация бизнес логики. И это не требует доработки программного кода, поэтому все изменения действительно быстро и незатратно вносятся на протяжении всего срока использования приложений.

Типичный проект складывается следующим образом:

• Сначала консультанты описывают процессы.
• Выбирается система, якобы удовлетворяющая требованиям по настройке процессов.
• Начинается долгий и мучительный процесс настройки.
• Переделываются и перестраиваются процессы с учетом возможности системы.

Проектируя механизмы настроек и модификации наших продуктов (Flexbby Договоры, Flexbby Продажи, Flexbby Сервис, Flexbby One), мы сразу вкладывали в них Agile подход, что позволяет нам:

• Существенно сокращать время обследования и внедрения системы.
• После первых интервью с владельцами процессов настраивать их в системе.
• На начальном этапе предвидеть риски несоответствия процессов компании возможностям системы. Взвешенно принимать решение об изменении процесса или о создании новых модулей в рамках нашей платформы.

Проектируя Flexbby Parametric, мы реализовали возможность настраивать большинство процессов в организации с использованием уже существующих Обработчиков событий и Действий платформы.
Мы также добавили возможность разрабатывать дополнительную бизнес логику в виде add-on скриптов, написанных на Python (их использование в нашей системе скорее исключение, чем правило).

Но лучше один раз показать, чем 10 раз рассказать.

Для начала опишем, что выяснилось при обследовании процесса «Входящие документы» при работе с несколькими заказчиками.

Документ движется по следующему процессу:

Роли в этом процессе*:

• Секретарь – это группа сотрудников, которые регистрируют входящие документы;
• Руководитель – это сотрудник, который выносит резолюцию по документу и назначает Исполнителей и Ознакомителей;
• Ознакомитель – это сотрудник, который должен ознакомиться с входящим документом;
• Исполнитель – это сотрудник, который исполняет работу с входящим письмом, готовя соответствующее исходящее письмо.

  • Роль может быть присвоена как конкретному сотруднику (ФИО), так и закреплена за штатной единицей (должностью) без привязки к конкретному лицу, занимающему эту должность (люди в компании меняются), и, соответственно, группе сотрудников с привязкой к ФИО или штатным единицам.

На этапе тестирования пилотного решения по работе с Входящими документами мы выявили ряд важных моментов:

  1. Каждый входящий документ имеет определенную категорию, и на ее основе можно настроить правила автоматического добавления Исполнителя и Ознакомителя, тем самым разгрузив существенно Руководителя, который назначал Исполнителей.
  2. Иногда входящие документы необходимо регистрировать задним числом, но не все сотрудники могут это делать.
  3. Иногда входящий документ относился к категории Договоры. Поэтому его нужно было связать с объектом Договор;
  4. Необходимо было настроить множество проверок, чтобы минимизировать ошибки пользователя при вводе документа.

Перед настройкой Процесса типа Документа в системе настраиваем два Справочника: Состояния и Роли.
Состояния — это простой справочник в системе, который един для всех процессов:

Настраиваем Роли:

Одним из преимуществ Flexbby Parametric является то, что процесс настраивается отдельно и потом связывается с типом документа. Настроенный процесс можно использовать для неограниченного количества настраиваемых типов документов, что существенно упрощает и удешевляет настройку. Обычно в компании выделяется 3-4 шаблонных Процесса, по которым двигаются документы. В основном большая часть документов незначительно отличается параметрами и шаблонами друг от друга. Поэтому Процессы можно настроить один раз, а затем без ограничений использовать и доопределять в документах.

Теперь настраиваем процесс Входящего документа:

Так выглядит настроенная схема процесса в системе. Цифры в скобках показывают сколько документов находится в данном Состоянии.
Мы преднамеренно делам скриншоты из рабочего варианта внедряемой системы.
Красные квадратики показывают, что есть документы в Состояниях, из которых никуда нет перехода.

Система гибкая, и позволяет перенастраивать процессы, даже если по ним двигаются документы: бизнес администратор должен иметь возможность отследить документы, которые застряли, дальше он может сделать временные настройки, чтобы их запустить в исполняемый процесс, или, как вариант, вообще удалить из системы или заархивировать.

Основное в настройках — это настройка Ролей в Процессе и настройка Переходов.

Начнем с настройки Ролей.
Мы уже определили Роли в глобальном справочнике в системе.
Затем для конкретного Процесса мы определяем, кто эту Роль может исполнять.

Это может быть пользователь в системе, это может быть сотрудник организации, это может быть штатная единица без привязки к конкретному сотруднику (ФИО).

Если настроить конкретного сотрудника, то в случае его увольнения документы, которые попали к нему, будут ожидать решения данного сотрудника, но для таких ситуаций в системе предусмотрена возможность условного или безусловного делегирования решений или замещение.

Далее для Процесса настраиваются Переходы и определяется Роль/Роли, которые могут осуществлять Переходы.

Для Перехода определяется начальное Состояние и конечные Состояния, в которые будет осуществлен Переход.

Для Перехода определяется название кнопки Перехода

и результат Перехода, который будет записываться в историю Документа:

Следующей важной настройкой является условие Перехода:

Допустимый участник
Эта опция позволяет настроить количество людей из Участников, которые должны осуществить этот Переход.

Самый простой случай, когда у нас один участник, и он один принимает решение.
Но во многих организациях, особенно, где много полномочий делегировано среднему звену управления, необходимо, чтобы, например, два человека из трех приняли это решение. В этом случае заявки на затраты подтверждаются минимум двумя менеджерами твоего уровня. Можно настроить, что сотрудник добавляет трех Согласователей, если двое из них подтвердило Документ, он действует дальше, не дожидаясь решения третьего.

Достигнутый процент
С помощью этой настройки можно установить процент принявших решение, необходимый для осуществления Перехода. Если установить 100%, то все участники Процесса должны проголосовать за данное решение.

Максимальный процент
Решение, которое принимается большинством голосов.

Участник с наивысшим приоритетом
Данная настройка позволяет настроить Переход таким образом, что решение по Переходу будет принято на основании приоритета участника. Иногда в процессах согласования документов у руководителя есть право согласовать документ, даже если другие участники приняли другое решение.

Автопереход в случае отсутствия участников
Позволяет настроить процесс таким образом, чтобы определенные Состояния согласования пропускались.
Например, шаблонный договор согласуется юристами и бухгалтером, только в том случае, если к нему есть протокол разногласия. Следовательно, с помощью обработчика Flexbby Parametric можно настроить добавление Cогласователей в случае, если инициатор договора подгрузил протокол.
Если протокол не подгружен, то система автоматически согласует шаблонный договор и отправит его на подписание.

Закрыть диалог при принятии данного решения
Настраивает автоматическое закрытие диалога (окна) документа, когда принято решение.

Запомнить решение участника в случае повторного решения
Позволяет запоминать решения. Это необходимо, когда документ может ходить по кругу и мнения проголосовавших людей уже учитывать больше не надо.

Дождаться решений всех участников
Позволяет настроить возможность ожидания всех решений участников, даже если по другим условиям достигнут критерий Перехода (требуемый Процент проголосовавших, например).

Завершим рассматривать Процесс. Есть еще некоторые интересные настройки и “use cases”, но об этом мы напишем в отдельном посте. Можно, например, разобрать настройку Процесса договора, когда есть выделенная Роль «Администратор договоров», который имеет право двигать договор в любые Состояния, но обычные пользователи видят этого участника процесса. Практика внедрения показывает, такой участник процесса нужен, так как пользователи делают много ошибок, из-за которых останавливаются или идут не в том направлении Процессы.

Следующая настройка, которую необходимо сделать, это собственно настроить тип Документа.
В настройке типа Документа определяются следующие параметры:

  • Процесс, по которому ходит Документ (настроили выше):

  • Тип связи, который рассмотрим отдельно ниже, — очень важный элемент платформы Flexbby Parametric. Он позволяет гибко настраивать связи между объектами в системе и Роль объектов в Документах. Область применения – многосторонние договоры или сложные b2b продажи, где кроме покупателя, еще есть 3-4 юридических лица, вовлеченных в сделку, и продавцу необходимо учитывать влияние всех сторон.

  • Далее настраиваются Бизнес Правила, Интерфейс, Типы файлов, Шаблоны печатных форм, Параметры, переопределяются Участники Ролей процесса.

По каждому этому пункту можно написать многостраничный текст, мы ограничимся несколькими кейсами настроек.

И начнем с настроек Связи.

Как мы говорили, что Входящий документ у нас будет связан или с физическим лицом, или с юридическим лицом, и еще может быть связан с любым договором (это для примера).

Сначала настраивается Роль Связи. В нашем случае надо настроить две Роли: «От кого» и «Договор».

Роль «От кого» — может включать для рассматриваемого кейса 3-х участников (в нашем случае это классы обьектов, и я планирую подробности по работе Flexbby Parametric выделить в отдельный пост).

Внутри Роли много настроек, в деталях описывать не будем.

Основная настройка Роли Связи – это выбор обьекта (в системе написаны на Python). Если кратко, то Связи позволяют связывать любые объекты в Процессах без дополнительной разработки кода и обеспечивать обработку бизнес логики.

Пример таблицы доступных классов обьектов:

Пример отображения реализованного класса на Python в Интерфейсе системы:

Далее настраиваем саму Связь, которая и будет уже указываться в настройках объекта (в типе Документа):

Связь состоит из Ролей, которые определяются классами обьектов. Указывается приоритет отображения в интерфейсе Связи, минимальное и максимальное допустимое количество объектов в Связи, возможность скрывать Связь в отображении таблицы объектов и преобразования Связи. Очень важный функционал: необходим, когда Процесс одного документа порождает другой, например, когда из договора автоматические создаются счета, настраивается преобразование, таким образом, что Связь одного объекта автоматически трансформируется в Связи другого.
Настройки и возможности, которые предоставляет Связь, мы рассмотрим в отдельном посте.

Результат, как это выглядит в карточке объекта, если настройка Связи — «От кого» + «Договор»:

Если просто «От кого» без Договора:

Связи обеспечивают большую гибкость в конфигурации системы, позволяют настраивать бизнес логику заказчиков, которую при проектировании системы даже сложно предположить.

Например, одному заказчику потребовалось связывать договора на обслуживание офисов с договорами аренды офиса и обеспечить проверку того, что договор на обслуживание офиса не может быть заключен, если нет действующего договора на аренду офиса.

Или была компания-заказчик, которая осуществляет продажу через юридические лица, находящиеся в разных странах и которые связаны больше управленчески, и в сделках нужно было указывать, через какое юридическое лицо будет оплата. На основании выбора определенной компании создавался инвойс и отправлялся по нужному маршруту.

И еще один кейс. Не все продавцы могли продавать через все юридические лица, а если продавец указывал неутвержденное для него юридическое лицо, то такая сделка требовала дополнительное утверждение.

Настраиваемые параметры
Позволяют настроить набор полей различного типа, которые отображаются в Карточке документа.

Пример того, что мы видим в Карточке документа:

Как это выглядит в настройках.
Список всех параметров.

Пример настройки одного параметра. Чуть ниже мы расскажем, как обрабатывать значения параметров при настройке бизнес логики процесса:

Обработчики (Event handlers) и Действия (Actions) – это, можно сказать, основа Flexbby Parametric.

Обработчики мониторят события, которые происходят в системе, и в зависимости от Условий производят определенные Действия.
Создавать и расширять бизнес систему, используя концепцию Обработчиков (Event Handlers), как показывает наш опыт, гораздо проще. Если мы какие-то кейсы не учли или даже о них не подозревали, то их впоследствии можно добавить еще одним Обработчиком. Например, необходимо уведомить главного инженера предприятия, если в определенном типе договора создана новая версия спецификации.

Разберем простой Обработчик, который обрабатывает необходимость внесения даты ответа на входящее, если выбрано «Требует ответа» (чуть выше мы завели эти параметры).
Он срабатывает на событие, когда Процесс меняет Состояние – Событие «Move».
Наша система обрабатывает несколько десятков типов Событий, и мы это постоянно расширяем, если встречаем какие-то уникальные случаи у наших заказчиков. Большинство других систем обрабатывает только два события — Создание (Create) и Изменение (Change).

Дальше мы накладываем Условия, и проверяем значения полей связанных объектов.

И прописываем Условия срабатывания Обработчика и Действия, которые должны выполниться.

Flexbby Parametric предоставляет возможность сформировать неограниченное количество различных Действий, если что-то встречается нестандартное, то можно написать скрипт на Python и выполнить его, если произошло определенное Событие.
О Событиях, которые обрабатывает Flexbby Parametric, и Действиях мы также напишем в отдельном посте.

Самое главное — как это выглядит в Карточке объекта.
При нажатии кнопки «Зарегистрировать» отображается Уведомление, и Процесс не переходит в следующее Состояние до тех пор, пока не будут внесены все данные.

Немного о настройках интерфейса

Flexbby Parametric позволяет скрывать объекты Карточки Документа в зависимости от Условий, состояния Процесса, Роли пользователя и т.п. Можно гибко настраивать различные бизнес правила.

Данная настройка скрывает таблицу Исходящие документы, если значение параметра требует ответа «Установлено «Нет»».

Как выглядит Карточка Документа.

Параметр требует ответа «Установлено «Да».

Параметр требует ответа «Установлено «Нет»».

Спасибо всем, кто дочитал до конца.

Повышение эффективности документооборота

3.3 Повышение эффективности документооборота

Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения любого рода задач. Оперативность и качество формирования документов, слаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.

На исследуемом предприятии существует проблема в эффективном документооборота. С внедрением управленческого учета и бюджетирования появилась большая потребность в информационном обеспечении структурных подразделений. Вследствие постоянных организационных изменений, происходит периодическое изменение справочников центров ответственности и мест возникновение затрат. Движение структурных изменений и объектов приводит к обновлению справочников. Вовремя не полученная информация об изменениях приводит к неправильному кодированию первичных затратных документов.

Большая часть ответственных исполнителей за кодирование находится в дали от города на месторождении и поэтому для эффективного поддержания систем управления необходима эффективная система документооборота. Случалось и такое ,что служебные записки и приказы не доходили до адресатов вообще.

Движение основных средств вообще ни как не регламентировано с справочниками кодирования, амортизация может начисляется на старые шифры и формировать прямые затраты не по эксплуатантам. Только полное и своевременное информирование может избавить от неправильного отнесения затрат.

Полное информирование и уменьшение времени, которое тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов, является одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников и непрерывный производственный процесс. Потребность в централизованном получении информации и в контроле за прохождением документов в масштабах всей организации приводит к необходимости создания автоматизированной системы управления документооборотом.

Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в архив, состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание документов, в том числе и на основе типовых шаблонов, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов, контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации.

Объективным требованием к технологиям, заложенным в автоматизированную систему, является возможность обработки и регистрации различных типов информации, такой, как текстовые файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.

В процессе обработки документа нередко участвует большое количество сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на исполнение и т. д. При этом важно, чтобы любой участник делового процесса мог в любое время получить доступ к документу и к любой требуемом информации. При этом важно соблюдать строгое разграничение доступа и защиту данных.

Наличие средств календарного планирования поможет обеспечить надежность и оперативность взаимодействия между подразделениями при организации деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Обеспечение связи с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками так же важно, как и организация взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе заключения договора может потребоваться совместная работа юридического отдела, бухгалтерии, канцелярии, а также обмен документами с деловым партнером. Это достигается распределенным доступом к общим базам данных и встроенной электронной почте. Можно использовать и средства тиражирования (репликации) совместно используемых баз данных системы.

В полной мере всем этим требованиям отвечает система автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, программный продукт, разработанный компанией АйТи на базе Lotus Notes. Технологии Lotus широко используются для организации совместной работы и автоматизации документооборота. При разработке системы БОСС-Референт были учтены требования Государственной системы документационного обеспечения управления, а также специфика исторически сложившейся системы делопроизводства в России. Поэтому применение системы не ограничено специализацией или размером организации.

Система может использоваться в любой организации, где требуются получение целостной картины о ходе подготовки и обработки документов, контроль исполнения поручений, регистрация входящей, исходящей или внутренней корреспонденции с последующей обработкой, ведение истории контактов, переписки с клиентами и поставщиками. учет работы с договорами.

Гибкость системы. Гибкость, надежность, маcштабируемость, безопасность, интегрированность — эти характеристики используют практически все поставщики корпоративных информационных систем. Однако в каждом отдельном случае в зависимости от возможностей системы данные характеристики наделяются разным содержанием. Определенную сложность в их понимании вызывает тот факт, что между ними имеются связи, содержание которых также варьируется от системы к системе. Начнем рассмотрение названных терминов с понятия «гибкость».

Гибкость применительно к системам автоматизации традиционно понимается как возможность адаптации системы с учетом потребностей предприятия-заказчика. Адаптация может осуществляться разными средствами.

Параметрическая настройка. В «гибкой» программе имеются формы настройки, в которых пользователь при помощи простого переключателя устанавливает или отменяет те или иные возможности программы (параметры).

Модификация и развитие системы с учетом потребностей заказчика. Для этих целей служат встроенные средства, ядро которых составляет язык разработки приложений. Система может дорабатываться на стадии внедрения или в ходе ее эксплуатации, в том числе и специалистами самого предприятия. В последнем случае заказчику передается программный код системы, что имеет смысл только в том случае, если самой структурой системы гарантируется возможность ее безопасного развития. Чем выше уровень языка доработки и модификации программы, тем эти доработки выполняются быстрее, а значит, и обходятся дешевле.

Визуальная настройка экранных форм на уровне пользователей. «Гибкая» система предоставляет возможность пользователю самому настроить систему таким образом, что рядовой бухгалтер в карточке клиента, например, будет видеть ограниченное число полей и его действия будут регламентированы редактированием банковских реквизитов клиента. В то же время главный бухгалтер будет видеть намного больше полей и сможет редактировать и кредитный лимит, и группу иен, установленных для данного клиента, и т. п. Достигается это перемещением полей экранных форм, изменением атрибутов, удалением одних и выводом на экран других полей текущей таблицы, но все — в рамках выданных прав пользователю.

Связь с другими программами. Для этого специалистам предприятия необходимо знать структуру данных системы. При наличии у пользователей программного кода очень просто осуществить связь системы с уже имеющимися на предприятии программами других разработчиков, автоматизированными рабочими местами и пр. «Гибкая» система поддерживает также стандартные программные библиотеки, предназначенные для обмена данными между программами разных разработчиков. Качество средств экспорта-импорта определяет удобство и скорость передачи и получения данных из других систем.

Разнообразные генератора отчетов, ориентированные на разные категории пользователей. Наряду со сложными генераторами, предназначенными для создания опытными программистами сложных отчетов, в системе необходимы такие генераторы, при помощи которых любой пользователь может, не прибегая ни к чьей помощи, сделать необходимый ему отчет для анализа деятельности своего подразделения.

Эту же систему я бы посоветовал использовать предприятию ОАО «ТНК-Нягань».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В рамках проведенной реорганизации из организационной структуры в ОАО «ТНК-Нягань», привело к необходимости уделять большее внимание состоянию себестоимости продукции и внутренних услуг, т.е. осуществлять эффективное управление базой себестоимости – затратами. В связи с этим основной задачей данной практической работы является описать какие системы управления затратами существуют на предприятии ОАО «ТНК-Нягань», путем изучения практической области в управление издержками и проведения анализа процесса управления затратами на конкретном предприятии. Задачи, поставленные в начале работы, выполнены. Проведено исследование в области управления затратами. В ходе проведенного анализа, существующей в рамках ОАО «ТНК-Нягань» системы управляемой затратами, выявлена большая разобщенность между элементами системы, их независимость друг от друга, что сильно отражается на качестве управления. Главной причиной неэффективного управления, я вижу в неумении руководства управлять чем-то, кроме производственного процесса. При проведении поэлементного анализа процесса управления затратами выявлены следующие недостатки:

— недостатками при проведении учета затрат является, во-первых, предоставление информации по истечении месяца следующего за отчетным, что не позволяет вести оперативное управление затратами; во–вторых, не соблюдается точность при отнесении затрат согласно мест их возникновения; в третьих не желание руководителей воздействовать на бизнес-процессы. Не придается большой важности тому, что полученная в ходе пообъектного учета и соответственно анализа информация не учитывается при принятии управленческого решения.

Положительные стороны эксплуатируемых систем управления затрат.

Процесс управления затратами с делением центров ответственности и мест возникновения затрат заключается в следующем:

— до каждого центра затрат плановой службой, доводятся плановые показатели по объему работ, предстоящим расходам;

— за каждый месяц плановой службой формируется информация по затратам структурных подразделений, в разрезе статей затрат;

— плановой службой каждый месяц формируется отчеты об отклонениях по каждому ЦО;

— центры ответственности, анализируя состав себестоимости, сложившейся за отчетный период, выявляют виновников происшедших отклонений и объясняют причины случившегося;

— по перерасходу смет в части затрат, за уровнем которых определена ответственность конкретных лиц, службой ОтиЗ, согласно разработанной методики устанавливается размер взыскания за отрицательные результаты работы. В случае положительного эффекта рассматривается вопрос о поощрении центров ответственности;

— центрами ответственности совместно с экономической службой проводится изыскание резервов снижения себестоимости, а также разрабатываются мероприятия по недопущению перерасхода смет в будущем периоде;

— контроль за выполнением принятых мероприятий возлагается на контролирующие органы, согласно специфике выполняемых функций;

— каждым центром ответственности составляются прогнозы на будущее, с учетом введенных в действие и планируемых мероприятий по снижению себестоимости, которые впоследствии учитываются при разработке плана путем проведения корректировки.

Главное приобретение предприятия, в связи с изменением системы управления затратами в следующем:

— оперативный, качественный учет затрат, позволяющий своевременно реагировать на изменения в окружающей среде предприятия.

Возможности управленческого учета бесконечны, а пути его совершенства безграничны.

Информация о работе «Управление затратами на предприятии ОАО «ТНК-Нягань»» Раздел: Экономика
Количество знаков с пробелами: 192910
Количество таблиц: 14
Количество изображений: 2

Похожие работы

55632 6 4

… предприятия; — благоприятные взаимоотношения с государственными природоохранными органами, общественностью и «зелеными» движениями. 1.2 Задачи и функции экологического менеджмента нефтегазодобывающих предприятий Основными целями экологического менеджмента нефтегазодобывающего предприятия являются: Ø Снижение общей площади нарушенных и загрязненных нефтепродуктами земель; …

172011 4 0

… активности предприятия (коэффициент оборачиваемости) в финансовом аспекте; рентабельности капитала в поисках резервов». 2.2 Разработка маркетинговой стратегии и системы контроллинга в антикризисном управлении предприятием Уже не раз отмечалось, что в условиях трансформации российской экономики в деятельности хозяйствующих субъектов существенно повысился фактор неопределенности, увеличился …

66738 2 1

… о положительных, так и отрицательных результатах своей деятельности в области ОТ, ПБ и ООС Поощрять вклад работников в улучшение работы по ОТ, ПБ и ООС. Глава III. Технологии рекультивации загрязненных земель нефтяного комплекса Октябрьского района Север не только нефть, газ, и другие природные ресурсы, прежде всего это уникальная природа, включающая обширные водные и болотные системы. По …

114850 4 0

… движение большинства стран в мире в сторону экономических реформ и развития рыночных отношений. Появившиеся в результате эволюции Концессионном соглашении соглашения о разделе продукции характеризовались одной из основных черт, характерных для гражданско-правовых соглашений — равенство сторон в правоотношении. В практике заключения Концессионном соглашении имеются примеры соглашений, в которых …

Как организовать эффективный документооборот

По итогам «круглого стола», проведенного редакцией журнала «Финансовый директор»

В систему документооборота предприятия могут входить разнообразные документы — письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые документы. От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.

Представляем участников «круглого стола»:

  • Екатерина Усольцева, финансовый директор розничной сети «Магнолия»;
  • Владимир Исаев, руководитель коммерчес-ко-договорного отдела ООО «Фармстер»;
  • Николай Переверзев, директор по экономике и финансам ОАО «Сибур-Нефтехим»;
  • Эдуард Зейбель, руководитель проектов ОАО OXS;
  • Валерий Бровкин, директор практики «Docu-mentum» ОАО OXS;
  • Дмитрий Барышников, руководитель отдела бизнес-анализа департамента консалтинга ЗАО «Энвижн Груп».

Необходимость регламентации документооборота

Документооборот существует в любой компании — от небольшого магазина до крупного холдинга. Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развития бизнеса такая работа становится необходимостью. Возможно, что сотрудники компании не сразу привыкнут к тому, что их действия регламентированы, тем не менее это позволит им сэкономить время на выполнение своих обязанностей — а значит работать эффективнее.

Дмитрий Барышников: Каждая компания по мере роста числа сотрудников и контрагентов сталкивается с увеличивающимися потоками неструктурированной информации. При отсутствии регламента документооборота у любого предприятия будут похожие проблемы — запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел и, как следствие, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.

Екатерина Усольцева: Хотелось бы добавить, что регламент документооборота является инструментом повышения дисциплины сотрудников. У нас, например, многие сотрудники — продавцы и средний менеджмент магазинов — приехали из регионов. Персонал приходится обучать и работе на компьютере, и правильному оформлению документов. Если работник владеет этим навыком, умеет обращать внимание на детали, то становится более дисциплинированным, что крайне важно для бизнеса. Для компании это означает, что первичные документы своевременно попадут в офис компании, следовательно, можно будет контролировать и платежи, и работу сотрудников.

Эдуард Зейбель: Хочу добавить, что отсутствие регламентов не позволит провести автоматизацию документооборота, несмотря на то что на определенной стадии развития бизнеса это станет необходимым.

С чего начать разработку регламента

Участники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.

Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.

Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.

Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.

Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, — закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы — через рекламный отдел. Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.

Количество регламентов в компании

В компаниях большинства участников «круглого стола» существует несколько регламентов. Их количество и назначение определяются прежде всего составом выполняемых в компании операций, направлениями деятельности и спецификой бизнеса.

Владимир Исаев: У нас регламенты разрабатывались разными отделами: общим отделом — регламент по всем входящим и исходящим документам, договорным — регламент договорной работы, финансовой службой -блок регламентов финансовых процедур.

Регламенты представляют собой общие принципы действий, из них ясно, что должно быть на выходе, но не указано, как именно нужно действовать. Поэтому у нас существуют еще инструкции — более подробные документы, в которых описано, что нужно делать в той или иной ситуации, в какие сроки, кто отвечает за тот или иной процесс и кто его контролирует. Инструкции создаются для каждого отдела компании. Если ситуация частная, например работа с входящими письмами, для нее не требуется регламент, достаточно инструкции.

Чтобы сотрудникам было понятно, как пользоваться регламентом или инструкцией, в компании проводятся специальные тренинги. Сначала документы рассылаются по всем отделам, участвующим в процессе, затем собирают всех сотрудников и разъясняют схему работы на примере одного из сложных текущих проектов, в том числе пункты, которые можно истолковать двояко. По результатам таких тренингов с учетом возникших у сотрудников вопросов могут вноситься корректировки и в регламенты, и в инструкции.

Екатерина Усольцева: Один из самых трудоемких в нашей компании — регламент документооборота сопровождения движения товаров. В нем закреплены порядок и сроки представления документов от магазинов в офис компании. Еще есть специфический инвестиционный регламент, прописывающий процедуру горизонтального согласования этапов проводимых работ между разными службами во время строительства новых магазинов. Другими словами, согласование работ проводится и со службами, задействованными в строительстве, и с теми, кто будет потом работать в магазинах.

Николай Переверзев: Большинство сотрудников нашей компании используют регламент договорной работы. В нем указывается, кто инициатор контракта, какие работы должны быть проведены, какие документы требуются от поставщика и в какой срок, что и с кем нужно согласовать (см. рис. 1). Еще существует блок планово-бюджетных регламентов, в которых описаны порядок и сроки формирования бюджетов, состав участников бюджетного процесса, их функции и ответственность, методики корректировки бюджетов и анализа его исполнения и т. д.

Эдуард Зейбель: В нашей компании регламенты разделены на внутренние (например, бюджетный регламент) и внешние, предназначенные для работы с клиентами, в которых описываются методология проведения работ и процесс взаимодействия с заказчиком.

Рисунок 1. Процесс подготовки и согласования договоров в ОАО «Полаир»

Инструменты контроля документооборота

Регламент документооборота предусматривает систему контроля потоков документов на предприятии. Владимир Исаев: Приведу несколько примеров контроля документооборота в нашей компании. Весь массив поступивших писем у нас регистрируется, а затем передается заместителю генерального директора. Последний распределяет документы по исполнителям и ставит пометку «К», если требуется особый контроль. Это означает, что к указанной на документе дате я должен отчитаться об исполнении документа письменно или по электронной почте, указав, какие действия предприняты, каковы результаты и какие проблемы возникли. Только после моего отчета по данному документу будут осуществляться дальнейшие действия.

Кроме того, у нас имеется особый бланк идентификации документов. Прежде чем передать, например, в бухгалтерию счет или счет-фактуру, накладную или акт, в этом бланке указывается, что это за документ, кто его составил, в рамках какого проекта и прочее (см. рис. 2 ). Заполняет бланк сотрудник, работавший с документом, например инженер, выезжавший для починки оборудования, или менеджер, проводивший переговоры с заказчиком.

Дмитрий Барышников: Одним из инструментов контроля процессов документооборота является их измерение согласно заранее определенным критериям, по крайней мере, при регистрации документов, постановке их на контроль и снятии с него, передаче отработанных документов в архив. Отдельные элементы каждого из таких процессов измеряются по количеству документов, сотрудников, задействованных в обработке документов, времени обработки. Точность измерений повышается за счет передачи документов по маршрутам внутри компании с использованием реестров — формы, давно применяемой в делопроизводстве (см. таблицу).

Рисунок 2 Бланк идентификации документа в ООО «Фармстер»

Таблица Пример реестра приема и передачи документов

Реестр может существовать как в электронном, так и в бумажном виде, в форме таблицы, содержащей определенные поля — от кого, кому, для каких целей и в какие сроки передан тот или иной документ. При необходимости можно включать в него и дополнительные поля, например фактический срок обработки документа. При этом в регламенте закрепляется время обработки документа, что позволяет спрогнозировать момент поступления документа на следующий этап маршрута.

Использование реестров позволяет накопить определенную статистику обработки документов в компании, а по результатам измерений можно определить, когда возникают проблемы и с чем они связаны. Это может быть кадровый вопрос (сотрудник не справляется, возрос объем работы), инфраструктурный (не хватает копировальной техники) и другие.

Безусловно, контролем и анализом документооборота в компании должна заниматься специальная служба или отдел.

Николай Переверзев: Регламенты документооборота важно не только создать, но и поддерживать, иначе они могут утратить свою актуальность. Следует своевременно их корректировать, если что-либо изменилось в самих процессах. Подходы к контролю могут быть разными. Например, если не сданы в срок бюджеты подразделений, можно провести с ответственным сотрудником соответствующую беседу, если же пропущены все сроки и я как руководитель должен принимать ответственность на себя, нельзя исключить и возможность штрафа сотрудника. Когда речь идет о договоре, который вовремя не согласован, его можно вернуть на доработку, предварительно выяснив причины срыва сроков работы, или применить меры административного воздействия — тот же штраф, депремирование.

Что касается специального отдела контроля документооборота, то, на мой взгляд, его целесообразно создавать лишь в крупных компаниях.

Екатерина Усольцева: Хотелось бы подчеркнуть важность обратной связи с сотрудниками компании. К сожалению, далеко не всегда только из имеющихся документов можно составить представление о реальном положении дел. Поэтому мы еженедельно собираем руководителей отделов, задействованных в разных проектах, и обсуждаем процесс их выполнения. Случается, что в ходе таких бесед сотрудники высказывают то, что никак не отражено в документах, но тем не менее становится основанием для корректировок планов и бюджета компании.

Эдуард Зейбель: Контролируя документооборот, мы контролируем бизнес-процесс, отслеживаем его основные составляющие. Поэтому контролировать документооборот в том или ином процессе должен человек, владеющий этим процессом, — функциональный руководитель. Хорошо, если удастся привлечь сотрудников компании к контролю документооборота. Например, сотрудник, участвуя в процессе, видит, что передача документа организована неоптимально. Тогда он должен проинформировать об этом руководителя — в том числе и потому, что возможные срывы осложняют его же собственную деятельность. Если срывы носят постоянный характер, то следует внести изменения в процедуры документооборота. Можно задаться целью создания постоянной обратной связи и разработать механизмы ее поддержки и поощрения сотрудников.

Как устранить излишнюю бюрократизацию

Чрезмерная бюрократизация документооборота усложняет деятельность компании. Участники дискуссии поделились своим опытом, как этого избежать.

Валерий Бровкин: От излишнего документооборота и согласований избавляет делегирование полномочий центрам ответственности. Так, если в конечном итоге за выдачу пачки скрепок отвечает кладовщик, то виза генерального директора не требуется.

У подразделений есть свои ответственные, руководитель подразделения вправе наделить их определенными полномочиями и не брать на себя решение всех вопросов.

Владимир Исаев: Случается, что когда работа нескольких отделов пересекается, то регламент, созданный одним из отделов, противоречит регламенту другого подразделения. Например, при разработке инструкции о работе с подрядчиками я указываю, что соответствующие документы готовит проектный отдел, а руководитель проектного отдела — что финансовый. Выход из этой ситуации только один — переговоры. Если же регламент создается несколькими отделами одновременно, то проводится первичное согласование путем рассылки регламентов всем отделам. Каждый из отделов готовит свои замечания, а затем они обсуждаются совместно.

Можно также порекомендовать периодически, например раз в месяц, просматривать уже отработанные документы. Если очевидно, что без какого-то из них можно обойтись, то в следующий раз такой документ изымается из «цепочки» документооборота.

Эдуард Зейбель: Я согласен с тем, что когда регламент разрабатывают сотрудники, которые инициируют создание документов, лишние «звенья» из цепочки прохождения документов исключаются. Но важно понимать, что ни один регламент не может быть абсолютно совершенным, поэтому в нем следует предусмотреть и возможность отклонения от процесса, то есть учесть результаты его нарушения. Ни случаи принятия волевых решений, ни процедуры административного воздействия не должны оставаться за пределами регламента. В нем следует прямо указывать, как нужно действовать в случае отклонений или нарушений. Штрафы, административные взыскания — это скорее поддерживающие регламент процедуры, их можно выделить и в новый документ.

Подводя итоги «круглого стола», можно отметить основный вывод всех его участников: грамотно построенная система документооборота не только упрощает работу финансово-экономической службы, но и позволяет существенно повысить эффективность финансового управления компании.

Добавлено в закладки: 0

Что такое документооборот? Описание и определение понятия.

Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени. Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.

Документооборо́т является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.

Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело. Различают три главных потока документации:

  1. документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние);
  2. документы, которые отправляются в другие организации (исходящие);
  3. документы, которые поступают из других организаций (входящие).

Документы, которые поступают в организацию, проходят:

  1. передачу на исполнение;
  2. предварительное рассмотрение;
  3. первичную обработку;
  4. рассмотрение руководством;
  5. регистрацию.

Что такое документооборот

Правильно организованный документооборот является залогом успеха любого бизнеса. Документ считается объектом, в котором содержится соответствующая информация. К документам относятся электронные файлы и бумажные носители. Для их систематизации необходимо знать, что такое документооборот, каким способом его организовать.

Процесс, включающий в себя составление и согласование, прием и передачу, отправку документов, относится к документообороту. Дадим краткое определение документооборота. Документооборот — это движение бумажных или электронных носителей от момента составления до получения и отправки на хранение в архив. Правильная организация этого процесса помогает обеспечить коммуникацию и информирование, необходима для формирования достоверной отчетности.

Подробнее в Системе Кадры

  • Как организовать документооборот в кадровой службе
  • Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Всю документацию подразделяют на следующие виды:

  • кадровую;
  • производственную;
  • административно-хозяйственную;
  • управленческую;
  • бухгалтерскую.

Указанные виды делят на три категории:

  • входящую — это материальные носители информации, которые поступают из внешней среды (например, от других фирм, от учреждений или иных инстанций);
  • исходящую — это носители, отправляемые за пределы организации;
  • внутреннюю — это материальные носители, которые создаются и остаются только в пределах одного конкретного предприятия.

Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота

Документооборот: определение

Что такое документооборот — это создание, поток и организация хранения материальных носителей между подразделениями одной организации или между разными компаниями. В современных условиях количество бумажных носителей стремительно сокращается. Многие организации перевели все документы в электронные файлы. Однако по-прежнему некоторые предприятия применяют смешанную форму, совмещая бумажные и электронные материальные носители информации.

Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.
Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Как обеспечить оперативность движения документа оборота

Документооборот: кратко о формах

Основным правилом, касающимся организации документооборота, служит его оптимизация. Необходимо максимально сократить все промежуточные «остановки», чтобы иметь возможность обеспечить оперативное движение документов. Для этих целей разработаны три основных формы организации документооборота:

  1. Централизованная
    — она предполагает сосредоточение всех видов документации в одном месте. Это может быть канцелярия, секретариат, кадровая служба. На такие отделы возлагают обязанности по регистрации, обработке, хранению материальных носителей информации.
  2. Децентрализованная
    — такая форма характеризуется тем, что все документы сосредоточены в нескольких структурных подразделениях, где с ними и проводятся необходимые операции. Эта форма уместна при наличии в организации нескольких структурных подразделений, которые удалены друг от друга территориально.
  3. Смешанная
    — форма совмещает в себе все характеристики двух предыдущих форм. В отдельных службах организации регистрируют, обрабатывают и хранят определенную документацию. При этом есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через нее пропускают важные носители информации, предназначенные для руководства компании.

Подробнее в Системе Кадры

  • Как организовать кадровый документооборот в организации с обособленными подразделениями

Форму документооборота выбирают исходя из размера, структуры самой организации. Для небольших компаний подходит централизованная форма, всеми файлами и бумагами занимается определенный сотрудник. При смешанных формах в крупных компаниях создают отдельную службу, которая занимается документооборотом. Децентрализованная форма подойдет тем организациям, в которых многочисленные структурные подразделения расположены удаленно. В таком случае документы хранятся в нескольких офисах.

Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Смотреть подсказку

Как автоматизировать делопроизводство, деловые процедуры и документооборот на предприятии ?

Это может показаться невероятным, но для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

  1. системы управления базами данных;
  2. системы поиска документов и анализа текстов;
  3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
  4. среду клиент-сервер;
  5. Internet/intranet.

Надо отметить, что в современном мире совсем немного разработчиков решений применяют сразу все эти технологии. В результате пользователи часто получают эклектичные решения от разных производителей, а это существенно повышает стоимость покупки, внедрения и эксплуатации, а также снижает качество эксплуатируемой системы. При выборе программы автоматизации делопроизводства и деловых процедур обращайте внимание на их качество и соответствие вашим задачам в отдельности и в качестве единого целого (т. е. интеграцию). Также необходимо учитывать позиционирование версий предлагаемых продуктов.

Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства и документоборота

Особенностью российского компьютерного рынка является все более и более четкое его разделение на две большие области, одна из которых охватывает домашних пользователей и малые офисы (1-25 компьютеров), в то время как другая — корпоративных клиентов, средние и большие компании и учреждения (25 и более компьютеров).

Если домашние пользователи предпочитают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие компании, в основном, озабочены повышением эффективности использования существующих компьютерных систем и готовы платить за продукты и связанные с ними услуги.

Понятно, что решение для домашних пользователей не должно быть дорогим и должно учитывать рост популярности работы в Internet в большей степени, чем проблемы делопроизводства.

Делопроизводственное решение для корпоративных пользователей обязано базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, технологиях клиент-сервер, Internet/intranet, электронной почты, сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, поиска и извлечения документов, а также уметь использовать различные СУБД и быть легким в применении и администрировании.

К корпоративной системе автоматизации деловых процедур и документооборота предъявляются сходные требования: она должна базироваться на концепции «сотрудничества и обмена сообщениями», применять технологии электронной почты, клиент-сервер, Internet/intranet, планирования и регистрации событий, уметь работать с различными СУБД и быть простой в использовании и администрировании.

Основные принципы документооборота

Если в организации происходит несвоевременная доставка материальных носителей информации, действия по работе с бумагами или электронными файлами дублируются, осуществляется неправильная сортировка и не обеспечивается надежное хранение, это говорит о том, что документооборот осуществляется неправильно. Такие действия могут привести к нарушению работы всей организации. Поэтому необходимо изучить основные принципы обеспечения бесперебойной деятельности:

  • четкость:
    все электронные файлы и бумажные носители двигаются без различного рода препятствий в четко заданном направлении, для этого разрабатывают определенную схему движения;
  • непрерывность:
    этот принцип обозначает постоянное движение документопотока, поможет в этом равномерное распределение нагрузки на всех ответственных сотрудников;
  • ритмичность
    : то есть определение сроков обработки документации, для этого разрабатывают регламент регулирования документопотока;
  • параллельность
    : при которой одна и та же работа не выполняется несколькими сотрудниками.

Все указанные принципы являются самостоятельными, но в то же время взаимосвязаны между собой. При нарушении одного принципа разлаживается вся система.

Схемы потока документов в организации

Смотреть все схемы

Правила хранения документации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Пример

Сведения о доходах физических лиц должны храниться 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет. Реестры сведений о доходах физических лиц хранятся тоже 75 лет, а вот годовая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно. Требования к помещениям, предназначенным для хранения документов, приведены в п. 4.2 Основных правил, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. В частности, архивное помещение должно быть пожаробезопасным, защищенным от затопления и иметь запасной выход.

Хранение бухгалтерских документов (правила и сроки)

Если организация формирует «первичку» в электронном виде, то хранить ее на бумаге не обязательно. А сроки здесь будут такими же, как и для «обычной» документации.

Однако если проверяющие запросят бумажную копию документа, то предприятие должно будет распечатать его и заверить в установленном порядке.

Этапы документооборота

Рассмотрим, что включает документооборот. Документопотоки подразделяются на внутренние и внешние. В зависимости от этого будут зависеть все этапы обработки.

Так, этапы обработки внутренних материальных информационных носителей включают:

  • составление и проверку документа уполномоченным лицом;
  • согласование всей описанной информации;
  • подписание уполномоченным лицом и/или руководителем организации;
  • регистрация документа;
  • исполнение заданий (если это требуется);
  • оформление тех документов, которые подтверждают исполнение действий;
  • уничтожение устаревшей документации или отправка ее в архив.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Обработка внешних исходящих документов подразделяется на следующие этапы:

  • составление и проверку документа;
  • согласование и подписание;
  • регистрация;
  • снятие ксерокопии для второго экземпляра, который останется в организации;
  • отправка конкретному получателю.

Журнал учета исходящей корреспонденции

Обработка внешних входящих документов подразделяется на следующие этапы:

  • поступление и прием;
  • рассмотрение;
  • регистрация канцелярией или секретарем;
  • направление руководству организации на рассмотрение;
  • исполнение, если это требуется;
  • составление ответа (при необходимости);
  • отправка в архив.

Журнал учета входящей корреспонденции

Документооборот: правила организации

Для эффективной организации документа оборота разрабатывают определенные правила, которые нужно неукоснительно соблюдать для обеспечения работы всех указанных принципов. В первую очередь необходимо минимизировать количество тех служб, через которые проходят бумажные или электронные носители. То есть весь документопоток направляется в определенные службы или проходит через ответственных лиц, назначенных руководителем. Для сокращения возвратов нужна последовательность обработки.

Каждая служба работает только с носителями определенной категории. Оперативность и эффективность достигается при соблюдении всех правил.

Читайте в журнале Кадровое дело

Эффективный документооборот в кадровой службе: с чего начать

Узнать подробнее

Документооборот относится к важному звену организации делопроизводства, проходит определенный путь. Если с бумажными или электронными материальными носителями возникнет неразбериха, в скором времени работа всей организации окажется под угрозой.

Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства

С развитием рыночных отношений и изменением форм собственности в России появляется устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с документами и организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

  1. С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.
  2. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.
  3. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
  4. Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня.
  5. Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. К счастью, появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны, и уже сейчас видна необходимость в проведении специализированных мероприятий, направленных на пропаганду решений, выработку стандартов и создание профессиональных объединений субъектов данного рынка.

Опубликовано: Интернет-сайт «Развитие бизнеса.Ру»

Внедряем в практику

Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:

  • <�или>оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.

Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;

  • <�или>сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».

Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.

Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:

  • <�или>внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ кладовщика

2. Должностные обязанности:

— принимает материальные ценности;

— проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам;

— составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;

— ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению;

— участвует в проведении инвентаризаций.

Кладовщик обязан:

— находиться на рабочем месте в специальной одежде;

— соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

— соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

  • <�или>закрепите обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом по организации, если должностных инструкций у вас нет.

ПРИКАЗ

В целях организации рационального документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Всем сотрудникам ООО «Калинка» при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота.

2. Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера.

Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное.

Похожие главы из других работ:

Аналитический учет производственных затрат ОАО «ОЗМК»

1.2 Производственный учет затрат

Производственным учетом называется составление внутренних отчетов, предназначенных для использования аппаратом управления при планировании, осуществлении контроля и принятии решений…

Запасы: роль, значение и управление на примере ТОО «ТрансКаргоКазахтан»

3.2 Производственный учет и формирование себестоимости услуг.

Учет товарно-материальных запасов осуществляется в соответствии со Стандартом бухгалтерского учета N 7″Учет товарно- материальных запасов» и Методических рекомендаций к СБУ N 7…

Организация бухгалтерского учета в ООО «Щигровский кирпичный завод»

1.2 Производственный потенциал ООО «Щигровский кирпичный завод»

Для осуществления своей деятельности предприятие должно располагать определенным набором экономических ресурсов (или факторов производства) — элементов, используемых для производства экономических благ…

Организация управленческого учета по системе АВС

1.2 Роль управленческого учета в принятии решения

Управленческий учет — это система сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают решения для достижения целей организации.

Этот раздел создан для тех, кто только начинает знакомиться с темой электронного документооборота. Раздел поможет вам сформировать базовое представление об электронном документообороте без углубления в сложные вопросы. Время на изучение 1-1,5 часа.

Если вы хотите скачать архив материалов для самостоятельного изучения — зарегистрируйтесь. Затем вам будет доступен комплект «Основы электронного документооборота для предприятия». Время на изучение 20 ч.

Если вы преподаватель, и вас интересует дисциплина «Основы электронного документооборота и ECM», предлагаем вам набор лекционных материалов, практических и лабораторных заданий. Для его получения напишите нам или звоните.

  • ECM – это просто или сложно?
  • Что такое электронный документ, СЭД, ECM
  • Нужна ли Вам ECM-система
      Преимущества электронного документооборота
  • Технологии ECM Функционал и классификация СЭД и ECM-систем
  • Пример процесса в ECM-системе
  • Лучшие практики организации бизнес-процессов в ECM-системе
      Как подружить ERP и ECM-системы
  • Чего не стоит ждать от ECM-системы
  • Внедрение ECM-системы
      Эффект от внедрения
  • Что такое внедрение ECM-системы
  • Проблемы и риски внедрения ECM-системы
  • Достоверность и законность электронного документа (законодательство, ЭЦП)
  • Расчет экспертов минимальной тарифной ставки рабочего первого разряда на 2007 год

    Показатель 2007 год
    I кв. II кв. III кв. IV кв. Средняя за год
    Месячная тарифная ставка рабочего первого разряда 2700 2822 2864 2878 2816
    Индекс роста цен, % 1,045 1,015 1,005 1,013

    Для расчета среднего тарифного коэффициента используется следующая структура штатного расписания тепловых сетей, отраженная в таблице 2.

    Таблица 2

    Профессия Численность Оклад 5 разряда
    Изолировщик на термоизоляции 20 9000
    Электрогазосварщик 20 9500
    Слесарь по обслуживанию тепловых сетей 20 9000
    Оператор теплового пункта 28 9000
    Всего 88

    Для котельной структура штатного расписания отражена в таблице 3.

    Таблица 3

    Профессия Численность Оклад 5 разряда
    Оператор котельной 22 10 000
    Электрогазосварщик 15 9 500
    Машинист насосных установок 22 10 000
    Аппаратчик химводоочистки 12 9 500
    Лаборант химводоанализа 2 9 200
    Электромонтер по обслуживанию электрогазооборудования 22 10 000
    Слесарь по контрольно- измерительным приборам 15 9 500
    Слесарь по ремонту оборудования 22 9 000
    Всего 132

    Численность рабочих котельной составляет 132 человека, численность рабочих тепловых сетей — 88 человек.

    Средний оклад рассчитывается исходя из общего фонда оплаты труда, деленного на количество работников. Таким образом, средний оклад основного рабочего составляет:

    • в тепловых сетях — (9000 x 3 + 9500) / 4 = 9125 руб.;
    • в котельной — (10 000 x 3 + 9500 x 3 + 9000 + 9200) / 8 = 9588 руб.

    Экономический смысл тарифного коэффициента заключается в том, чтобы определить, во сколько раз тарифная ставка данного разряда больше тарифной ставки первого разряда, коэффициент которого принимается за единицу. Средний тарифный коэффициент — показатель среднего уровня квалификации работников, заработная плата которых считается по данным тарифным ставкам. Для расчета тарифного коэффициента средний оклад основного рабочего делится на минимальную тарифную ставку рабочего первого разряда.

    То есть тарифный коэффициент равен:

    • тепловые сети — 9125 / 2816 = 3,24;
    • котельная — 9588 / 2816 = 3,40.

    Получив средний тарифный коэффициент, можно рассчитать среднюю тарифную ставку. Для этого средний коэффициент умножается на минимальную тарифную ставку рабочего первого разряда.

    Пусть средняя тарифная ставка одного производственного рабочего составляет:

    • теплосети — 3,24 x 2816 = 9123,8 руб.;
    • котельная — 3,40 x 2816 = 9574,4 руб.

    Теперь возможно распределить фонд оплаты труда производственных рабочих двух подразделений теплового хозяйства тепловых сетей и котельной.

    ФОТ производственных рабочих тепловых сетей составляет:

    ФОТ = С x Ч,

    где С — среднемесячная ставка основного рабочего;

    Ч — численность.

    Фонд оплаты труда подразделения составил:

    • тепловые сети — 9123,8 x 88 = 802 894,40 руб.;
    • котельная — 9574,4 x 132 = 1 263 820,80 руб.

    Эти величины в дальнейшем войдут в расчет необходимой валовой выручки, который определяет тариф на отпуск и передачу тепловой энергии.

    В заключение хотим добавить, что раздельный учет на предприятии позволит документированно обосновать затраты, принимаемые для расчета тарифа, и отстоять произведенные расчеты в РЭК.

    И.И.Степанова

    Эксперт

    отдела аудита

    «Консультационной

    Какие существуют программы ЭДО?

    На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

    Система Особенности Стоимость
    Дело Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования. От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
    Логика Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя От 4900 до 5900 за одно место.
    Евфрат Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн От 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
    1С:Архив Полная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов — текстовых, графических, видео и аудио. От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
    DIRECTUM Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными. От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
    OPTIMA-WorkFlow Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы. От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.