СВ-Принт

Документы для регистрации ООО в 2019 году

Нормативная база:

1. Федеральный закон № 129-ФЗ от 8 августа 2001г. «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
2. «Административный регламент предоставления Федеральной налоговой службой государственной услуги по государственной регистрации юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств», утвержденный Приказом Минфина России № 169н от 30 сентября 2016г.

Необходимые документы и действия для регистрации ООО зависят от того, сколько учредителей у будущей фирмы – один или несколько.

Какие документы нужны для открытия ООО с 2 и более учредителями

Полный перечень документов для регистрации выглядит так:

• решение о создании организации в виде протокола, договора, соглашения или иного документа;
• заявление о государственной регистрации по форме № P11001;
• устав;
• документ, подтверждающий юридический адрес (свидетельство о собственности или гарантийное письмо от арендодателя);
• квитанция об уплате госпошлины.

Все документы нужны в одном экземпляре.

Бесплатная онлайн-подготовка документов для регистрации ООО

В 2019 году госпошлина за регистрацию ООО составляет 4 000 рублей. Но если сдавать комплект документов в электронном виде и с квалифицированной электронной подписью, то госпошлину платить не нужно.

Если учредителем выступает иностранная организация, список документов должен также содержать выписку из реестра иностранных организаций соответствующей страны происхождения или другое доказательство юридического статуса иностранной организации – учредителя (нотариально засвидетельствованный перевод).

Протокол собрания участников

Будущие владельцы проводят собрание и голосуют по следующим вопросам:

• учреждение ООО и утверждение организационно-правовой формы;
• наименование организации и ее местонахождение;
• размер уставного капитала, номинальная стоимость и доли учредителей;
• порядок и сроки оплаты долей;
• утверждение устава;
• кандидатура руководителя;
• кто будет заявителем.

По результатам собрания оформляют протокол, по одному экземпляру для каждого участника, для ООО и регистрирующего органа.

Скачать образец протокола собрания учредителей

Договор об учреждении ООО

В этом документе учредители закрепляют свои намерения. В нем прописывают:

• порядок совместной деятельности по созданию ООО;
• сумму уставного капитала;
• распределение долей и номинальную стоимость доли каждого учредителя;
• порядок и сроки оплаты долей;

Согласно п. 1 ст. 16 Федерального закона № 14-ФЗ от 8 февраля 1998г. «Об обществах с ограниченной ответственностью» учредители должны оплатить свою долю в уставном капитале не позднее 4-х месяцев со дня государственной регистрации ООО. В соглашении об учреждении ООО можно прописать меньший срок, но больший – нельзя. Нельзя также освободить участника от обязанности уплатить свою долю.

• сведения об избрании (назначении) органов юридического лица;
• результаты голосования по вопросам учреждения организации;
• сведения об утверждении устава.

Скачать образец договора об учреждении общества с ограниченной ответственностью

Договор, соглашение, решение – это еще не учредительный документ. Он регулирует не деятельность самого ООО, а отношения, возникающие в связи с его созданием.

Если в будущем кто-то из учредителей решит продать свою долю в фирме, договор об учреждении общества понадобится ему для подтверждения своих полномочий (пп. 3 п. 13.1 ст. 21 закона № 14-ФЗ от 8 февраля 1998г.).

Заявление о государственной регистрации по форме № P11001

Форма бланка и правила оформления утверждены Приказом ФНС России №ММВ-7-6/25@ от 25.01.2012г.

Форма содержит 2 листа и 13 приложений.

Если организацию создают только физические лица, заполняют листы 1 и 2, приложения В, Е, И, Н. При открытии фирмы с двумя учредителями и более, на каждого из них нужно заполнить отдельный лист В.

Если участниками выступают и организации, и физлица, заполняют листы 1 и 2, приложения А, В, Е, И, Н.

Распечатать нужно только заполненные листы.

Страницы 1 и 2 титульного листа:

Страница 1 титульного листа

Страница 2 титульного листа

Здесь нужно указать полное и сокращенное наименование фирмы, адрес и размер уставного капитала.

Наименование фирмы не должно содержать названий иностранных государств, органов власти, общественных объединений и т.д. Прежде, чем выбирать название, ознакомьтесь с ограничениями из пункта 4 статьи 1473 ГК РФ.

Юридический адрес – это адрес, который будет значиться в регистрационных данных, и куда будет приходить корреспонденция от госорганов.

«Прописать» фирму можно в собственном или арендованном нежилом помещении, по домашнему адресу учредителя или директора. Подробнее об этом читайте в статье «Юридический адрес для регистрации ООО».

Лист А

Содержит данные об учредителе – юридическом лице и его доле в уставном капитале.

Из граф 4.2.1, 4.2.2 и 4.2.3 нужно заполнить только одну на выбор, то есть указать долю либо в процентах, либо в виде десятичной или простой дроби.

Если в учредителях только физлица, этот лист заполнять не нужно.

Если в учредителях несколько организаций, на каждую заполняют отдельный лист А.

Лист В

Лист В страница 1

Лист В страница 2

Содержит данные об учредителе – физическом лице, его паспортных данных, адресе и доле в уставном капитале.

Если удостоверяющий документ – паспорт, то в графе 5.1 «Код документа» укажите код «21».

Если другой документ, то код возьмите из этой таблицы:

Таблица кодов

Из граф 7.2.1, 7.2.2 и 7.2.3 нужно заполнить только одну на выбор, то есть указать долю либо в процентах, либо в виде десятичной или простой дроби.

Если в учредителях несколько физлиц, на каждого из них заполняют отдельный лист В (п. 2.9 приложения № 20 к Приказу ФНС России № ММВ-7-6/25 от 25 января 2012г.).

Лист Е страница 1

Лист Е страница 2

Здесь указывают сведения о руководителе организации – физлице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица.

Директором (генеральным директором, президентом и т.д.) может быть один из учредителей или наемный работник. Не забудьте проверить кандидатуру на должность директора по реестру дисквалифицированных лиц.

Лист И

Здесь нужно указать коды ОКВЭД.

Подходящие коды для направлений деятельности будущей фирмы нужно выбрать в Общероссийском классификаторе видов экономической деятельности ОКВЭД-2, утвержденном приказом Росстандарта N 14-ст от 31.01.2014г.

Нужно определить один основной вид деятельности и дополнительные – их может быть сколько угодно. В качестве основной укажите деятельность, которая будет приносить наибольший доход.

Когда фирма начнет работу, ежегодно до 15 апреля нужно будет подтверждать основной вид деятельности в ФСС. По основному ОКВЭД ФСС устанавливает ставку для расчета взносов на страхование от несчастных случаев. Если не подтвердить основной вид деятельности, то в ФСС возьмет для расчета тот ОКВЭД из вашего списка, по которому ставка максимальная.

Вы можете указать от 4 до 6 знаков кода. Но лучше указать только первые 4 знака, не конкретизируя дальше, потому что иначе вы сузите сферу деятельности и в будущем шаг влево или шаг вправо будет отклонением от выбранного вида деятельности.

Пример: Код 58.11.1 подходит для издания книг, брошюр, рекламных буклетов и аналогичных изданий, включая издание словарей и энциклопедий, в том числе для слепых, в печатном виде. Но для выпуска электронных книг этот код не подходит. Для этого есть отдельный код 58.11.2 Если указать только первые 4 цифры 58.11, то можно будет выпускать и бумажные, и электронные книги, а еще атласы, карты и таблицы в бумажном и электронном виде.

В будущем вы всегда сможете дополнить или сократить свой список кодов ОКВЭД. Для этого решением учредителей нужно будет внести изменения в устав и отправить в налоговую инспекцию заявление по форме Р14001. За отправку заявления в бумажном виде нужно будет уплатить госпошлину в 800 рублей, а если отправлять документы в электронном виде, то эта процедура бесплатная.

Узнайте, на что влияют выбранные коды ОКВЭД.

Воспользуйтесь бесплатным сервисом для подготовки документов на регистрацию от «Моё дело», и система сама подскажет набор кодов ОКВЭД. Вы просто выбираете из списка направление деятельности, например, «рекламная деятельность», и сервис предлагает вам набор кодов, которые этому направлению соответствуют. Если какой-то из этих кодов не нужен, удалите его. Кроме того, система предупредит, для каких видов деятельности нужно подавать уведомление в Роспотребнадзор или другое контролирующее ведомство.

Лист Н страница 1

Лист Н страница 2

Здесь указывают сведения о заявителе. Для вновь создаваемой организации это кто-то из учредителей или руководитель организации-учредителя.

Если организацию создает единственный учредитель, и он же заявитель (в разделе 1 листа Н проставлено значение «1»), заполнять на него раздел 4 этого листа не нужно (п. 2.20.4 приложения № 20 к Приказу ФНС России № ММВ-7-6/25 от 25 января 2012г.).

Подготовить заявление для регистрации ООО бесплатно

Если ООО с двумя, тремя и более учредителями, то по правилам на каждого из них заполняют отдельный лист Н (п. 2.20 приложения). Но на практике в некоторых регистрирующих органах могут потребовать заполнить лист только на одного заявителя, который будет сдавать документы.

Лист Н страница 3

На последней странице раздела Н заявитель:

• подтверждает полноту и достоверность предоставленных сведений и собственноручно пишет свои Ф.И.О. (п. 7.21.5, 2.20.5 приложения);
• указывает, каким способом выдать итоговые документы: заявителю, другому лицу по доверенности или направить по почте;
• ставит подпись. Ее нужно засвидетельствовать в нотариальном порядке (п. 7.21.5, 2.20.5 приложения).

В последнем разделе проставляют отметку, кто засвидетельствовал подлинность подписи заявителя, нотариус или другое уполномоченное лицо, и указывают его ИНН.

Скачать образец заполнения заявления Р11001

Устав организации

Это главный учредительный документ организации, который регулирует всю ее деятельность.

Пройдемся по списку необходимых сведений, которые должен содержать устав:

Название	Пояснение
Полное наименование юридического лица	Пример: Общество с ограниченной ответственностью «Звезда». По желанию можно указать: — сокращенное наименование: ООО «Звезда»; — полное наименование на английском языке: Zvezda Limited Liability Company; — сокращенное наименование на английском языке: Zvezda LLC; — наименование на любом национальном языке.
Местонахождение организации	Можно указать только населенный пункт, не конкретизируя улицу и дом. Тогда если организации поменяет местонахождение в пределах одного населенного пункта, не придется вносить изменения в устав.
Сумма уставного капитала	Минимальная сумма – 10 тысяч рублей. Но для некоторых организаций закон об ООО предусматривает большую сумму. Например, кредитные финансовые учреждения должны формировать устав на 300 миллионов рублей. Если устав больше 10 тысяч рублей, минимум 10 тысяч должно быть оплачено деньгами, а остальное по желанию можно внести ценными бумагами, имуществом, неимущественными правами, если это прописано в уставе и в договоре о создании ООО.
Компетенция и вопросы, решаемые общим собранием участников	Вопросы, которые относятся к компетенции собрания участников, в том числе к исключительной компетенции (то есть вопросы, которые может решать только собрание и никто больше), перечислены в ст. 33 Федерального закона № 14-ФЗ от 8 февраля 1998г. «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2 ст. 67.1 Гражданского кодекса РФ
Права и обязанности учредителей	Права участников прописаны в статье 8 закона 14-ФЗ от 8 февраля 1998г. и в статье 67 ГК РФ. Кроме этого, в уставе можно предусмотреть дополнительные права участника (участников) по решению общего собрания, принятому всеми участниками общества единогласно. Если участник продаст долю или часть доли, дополнительные права к новому участнику не переходят.
Порядок и сроки проведения собраний участников, в т.ч. внеочередных	Обязательное годовое собрание участников общества должно проводиться не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года (ст. 34 закона 14-ФЗ). Порядок созыва собрания прописан в статье 36 того же закона, но вы можете прописать свой порядок в уставе. Почему необходимо проводить собрания и что будет, если не соблюсти порядок и сроки читайте в статье «Или собрание, или штраф 700 тыс. рублей».
Сведения о порядке и последствиях выхода учредителей (участников) из общества, если право на выход предусмотрено уставом ООО	Порядок прописан в ст. 26 закона 14-ФЗ.
Сведения о порядке перехода доли или части доли в уставном капитале ООО к другому лицу	Это регулирует ст. 21 закона 14-ФЗ. В уставе можно прописать обязанность участников уведомить других собственников и получить их согласие на отчуждение доли. Это поможет избежать появления в составе участников нежелательных лиц и рейдерского захвата.
Сведения о наличии печати	С 7 апреля 2015 года ООО вправе, но не обязаны иметь печать. Если решено применять печать, то сведения о ее наличии должны быть отражены в уставе.
Количество членов, порядок и срок работы ревизионной комиссии	Это обязательное требование только для обществ с 15 и более участниками.
Другие положения	В уставе можно предусмотреть дополнительные положения, которые посчитают необходимыми сами учредители (участники) ООО.

Необходимые сведения, которые должен содержать устав ООО

В скором времени при желании можно будет не разрабатывать индивидуальный устав, а воспользоваться типовым. 36 типовых уставов утверждены приказом Минэкономразвития № 411 от 1 августа 2018 года. Он вступил в силу 25 июня 2019 года. Предполагается, что будет разработана новая форма заявления Р11001, в котором организация будет указывать, что применяет типовой устав. Тогда сам устав уже не нужно будет распечатывать и отправлять в налоговую с комплектом документов.

В типовых уставах предусмотрены разные комбинации условий, касающихся возможности выхода участников, правил покупки или отчуждения доли, порядка принятия решений и т.д.

Скачать образец устава

Но если характер взаимоотношений между участниками требует более подробного регулирования, лучше разработать индивидуальный устав при участии опытного юриста.

Документы для регистрации ООО в 2019 году с 1 учредителем

Для создания фирмы с одним учредителем вместо протокола и договора о создании ООО оформляют решение единственного участника. В остальном порядок регистрации и пакет документов для открытия общества с ограниченной ответственностью тот же.

Учредитель также должен назначить руководителя фирмы и прописать это в решении. Он либо возлагает полномочия единоличного исполнительного органа на себя, либо нанимает директора.

Скачать решение единственного участника о создании ООО

Передача документов в регистрирующий орган

Когда документы для создания ООО готовы и нотариально заверены, пошлина оплачена, весь перечень нужно передать в регистрирующую налоговую инспекцию. Передать можно лично в налоговом органе или МФЦ, по почте или в электронном виде, предварительно заверив документы квалифицированной ЭЦП. Передать документы в электронном виде может и нотариус.

Подать заявление о переходе на УСН

Если организация планирует работать на УСН, к регистрационному пакету нужно приложить уведомление о переходе на УСН. На местах иногда могут требовать, чтобы уведомление сдавали не в регистрирующую налоговую, а в ту ИФНС, где будущая организация будет стоять на учете. Уточните этот момент заранее. В любом случае уведомление нужно предоставить не позднее 30 дней со дня регистрации.

Скачать уведомление о переходе на УСН

Зарегистрировать организацию должны в течение трех дней. Если все хорошо с документами, на указанный в заявлении электронный адрес придут итоговые документы, в бумажном виде их теперь выдают только по запросу.

Если с документами что-то не так, налоговая инспекция пришлет уведомление, в котором укажет причину отказа. Бумажные документы можно отправить повторно без пошлины, но только один раз, за последующие попытки придется платить. В электронном виде можно отправлять бесплатно неограниченное количество раз.

Воспользуйтесь бесплатным сервисом «Моё дело». Он подскажет, какие документы необходимы для оформления ООО и поможет заполнить их правильно, чтобы вы все сделали с первого раза. В избранное Нажмите Ctrl+D чтобы добавить страницу в избранное 0 нравится Поделиться:

10 вещей, которые обязательно нужно сделать после регистрации ООО

После регистрации общество с ограниченной ответственностью ставят на налоговый учёт, и компания, вместе с правом вести бизнес, получает определённые обязанности. Не все эти обязанности очевидны и известны новичкам в бизнесе. Чтобы не было мучительно жалко в первые же месяцы платить штрафы из своего кармана, советуем учредителям ООО убедиться, что вы знаете, как избежать ненужных потерь.
А для тех, кто зарегистрировался в качестве ИП, мы подготовили: 7 советов начинающему ИП, чтобы избежать проблем (что-то вы точно из этого не знаете)

Заключить трудовой договор с директором

О том, кто именно будет руководить компанией, налоговая инспекция узнаёт еще на этапе регистрации ООО – из формы Р11001. Сразу после получения регистрационных документов надо заключить трудовой договор с руководителем. От имени ООО договор подписывает один из учредителей, указанный в протоколе об учреждении.

Есть одна особенная ситуация, когда трудовой договор с директором можно не заключать: если вы единственный учредитель ООО и указали в качестве руководителя самого себя. Тогда достаточно издать приказ о возложении на себя полномочий руководителя без заключения трудового договора. В этом случае вы не сможете выплачивать себе зарплату, а стаж для начисления пенсии идти не будет. Но учитывая, что получение зарплаты учредителем – это самый дорогой способ получения дохода от бизнеса, расстраиваться особо не стоит.

Почему это важно: трудовой договор с директором у вас будут требовать контрагенты, банки, госорганы. Кроме того, незаключение трудового договора в тех ситуациях, когда он обязателен, грозит для компании штрафом по статье 5.27 КоАП РФ (от 50 до 100 тысяч рублей).

Обеспечить ведение бухучёта

По закону «О бухучёте» ответственность за постановку бухгалтерского учёта лежит лично на руководителе. Начинать сводить дебет с кредитом надо с первого дня существования фирмы. Если бухгалтера в ООО пока нет, то возложите обязанность по ведению учёта на руководителя, закрепив это приказом.

Штатный бухгалтер обходится достаточно дорого, поэтому если объёма работ для него нет, то можно подключиться к одному из специализированных онлайн-сервисов и вести учёт самостоятельно. Другой вариант — передать учёт полностью или частично на аутсорсинг, а самому заняться более перспективными для бизнеса делами.

Почему это важно: за нарушение порядка ведения бухучёта руководитель наказывается штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а за повторное нарушение он может быть дисквалифицирован на срок от 1 года до 2 лет (статья 15.11 КоАП РФ).

Выбрать правильную систему налогообложения

Правильный выбор системы налогообложения – это основа налоговой оптимизации. Вместо того, чтобы искать волшебный способ снизить налоги (а большинство предлагаемых в свободном доступе методов уже давно известны фискалам и помечены как «налоговая схема №…»), лучше обратиться за консультацией к хорошему специалисту по учёту.

Вырастете до размеров корпорации – наймёте для оптимизации налогов финансового директора, а на первых порах стоит заказать расчёт налоговой нагрузки на разных режимах и выбрать самую низкую. Что при этом надо учитывать?

1. ОСНО имеет смысл рассматривать, если основной пул ваших предполагаемых заказчиков работает на этом режиме (как правило, крупный бизнес и бюджетные организации). Обычная ставка налога на прибыль на ОСНО – 20% плюс НДС до 18%.
2. УСН Доходы – самый простой для понимания режим: 6% доходов отдаёте государству. Дополнительный плюс этого варианта упрощёнки в том, что рассчитанный налог можно до половины уменьшить за счёт взносов, уплаченных за работников. Но есть и минус – никакие предпринимательские расходы не уменьшают доход для налогообложения. Если расходов по бизнесу предполагается много (65%-70% от доходов и более), то выгоднее будет УСН Доходы минус расходы.
3. УСН Доходы минус расходы – стандартная ставка 15% может быть снижена в регионах до 5% по определённым видам деятельности. В плане учёта и признания расходов этот режим похож на ОСНО. Все расходы должны быть экономически обоснованы (направлены на получение прибыли) и документально подтверждены, что гарантирует внимание налоговиков к каждой цифре в вашей отчётности.
4. На ЕНВД налог – это фиксированная рассчитанная государством сумма, который надо платить, независимо от того, ведёте ли вы деятельность или нет. Налог на этом режиме считают по специальной формуле. Приложив немного усилий, можно рассчитать налог для своей ситуации самостоятельно с помощью калькулятора ЕНВД. Так же, как на УСН Доходы, рассчитанный налог можно уменьшить, если вы платите страховые взносы за работников.
5. ПСН организациям применять не разрешают, хотя видимых причин этому нет. Периодически ведутся разговоры о том, чтобы позволить фирмам покупать патент в рамках действующих ограничений: не более 15 работников и доход не более 60 млн рублей за год. Пока ситуация не меняется, возможно, дело сдвинется после отмены ЕНВД в 2021 году.

Почему это важно: для любого бизнеса, а тем более стартапа, важно, чтобы платежи в бюджет не были разорительными. Возможности легально снижать налоговую нагрузку действительно есть. С 2016 года регионы получили право вводить для УСН и ЕНВД ещё более низкую ставку, чем установлено НК РФ. Дополнительные льготы есть у организаций Крыма и Севастополя. Уделите этому вопросу внимание, потому что возможность перейти на УСН есть только в течение 30 дней после регистрации ООО или уже со следующего года.

Открыть расчётный счёт

Расчётный счет нужен каждому ООО, даже если организация укладывается в лимит наличных расчётов с другими коммерческими субъектами (не более 100 000 рублей в рамках одного договора). Дело в том, что статья 45 НК РФ признает уплату налогов организациям только в безналичном порядке. Так что, как только настанет время платить налоги, придётся идти в банк, если вы не сделали этого раньше.

Почему это важно: за несвоевременную уплату налогов (которые ООО не может заплатить без расчётного счёта) налагается штраф от 20% до 40% неуплаченной суммы (статья 122 НК РФ). Если же сумма недоимки признается крупной (от 5 млн рублей), то наступает уголовная ответственность по статье 199 УК РФ.

Внести уставный капитал

Не так давно внести половину уставного капитала требовалось до регистрации ООО. Сейчас для этого есть четыре месяца после получения свидетельства о создании общества и постановки его на налоговый учёт. Но если раньше внести УК можно было любым имуществом, то теперь минимальный размер (10 000 рублей) вносится только в денежной форме. Если в дополнение к минималке вносится имущество, его должен оценить независимый оценщик, а результаты оценки единогласно утвердить все учредители.

Что будет, если учредители не внесут уставный капитал в 4-х месячный срок? Если говорить об ответственности перед законом, то ничего, штрафов за это не установлено. Максимум, что может сделать ИФНС – это инициировать ликвидацию ООО без уставного капитала, но это случается не так часто.

А вот между учредителями отношения сложнее. Во-первых, если кто-то из учредителей свою долю внёс, а другой (другие) – нет, то неоплаченные доли после четырёх месяцев переходят к обществу. Во-вторых, в договоре об учреждении ООО учредители могут прописать пени в виде процентов за каждый день или месяц просрочки внесения уставного капитала.

Почему это важно: без уставного капитала, даже минимального, фирма не может начать действовать. В разборках учредителей между собой тоже мало хорошего. А ещё есть одна косвенная норма (статья 14.25 КоАП), которая позволяет привлечь руководителя ООО по факту недостоверности сведений в ЕГРЮЛ. То есть, если в реестре прописано, что УК ООО «Пингвин» равен 10 000 рублей, а по факту он не внесён, то это недостоверная информация, за что налагается штраф от 5 до 10 тысяч рублей.

Решить вопрос с печатью ООО

История с печатью для ООО – образцовый пример того, как чиновники, «упрощая» процедуру чего бы то ни было, умудряются в итоге всё запутать. Печать ООО отменили в апреле 2015 года, точнее, не отменили, а сделали её применение добровольным. Статья 2 закона «Об ООО» изменила формулировку с «общество должно иметь круглую печать» на «общество вправе иметь печать». Вправе – значит, добровольно, по желанию.

Но решать применять печать или нет, можно только в глобальном смысле, потому что в таких частностях, как оформление приходного кассового ордера или БСО, выбора нет – печать до сих пор обязательна. Да и в трудовых книжках обязательную круглую печать работодателя отменили совсем недавно – в ноябре 2016 года.

На десерт в статью 2 закона «Об ООО» внесли такую маленькую оговорку: «Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать». То есть, в любой момент может быть принят федеральный закон, который для каких-то ситуаций или документов потребует применять «добровольную» печать. Так что, если печать у вас уже есть, то не выбрасывайте, а если нет – на всякий случай узнайте, где её можно быстро изготовить.

Логическое продолжение истории таково – теперь по умолчанию считается, что ООО печать НЕ использует. Если же вы её используете или планируете использовать, об этом должно особо сообщаться в уставе. Из той же статьи 2: «Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества». Что будет, если не внести в устав формулировку о наличии печати, а использовать её «де факто»? Да ничего не будет. В законе пока нет ни сроков, ни ответственности за применение нелегитимной печати или за отсутствие этого положения в уставе.

Почему это важно: в принципе, если вы не будете оформлять ПКО или БСО, то можно работать без печати (если не примут какой-нибудь ФЗ, согласно которому печать обязательна). Просто будьте готовы объяснить свою позицию контрагенту, если он откажется подписывать документы по сделке, или своим работникам, которые считают, что запись в трудовой без печати недействительна.

Зарегистрировать обособленное подразделение

Сейчас всё чаще практикуется регистрация ООО на домашний адрес руководителя или учредителя. В принципе это нормально на первоначальном этапе, когда ещё неясно, как пойдут дела и где будет вестись реальная деятельность (в офисе, магазине, цехе, складе). Аналогичная ситуация складывается у ООО, зарегистрированных на юрадрес с почтово-секретарским обслуживанием, бизнес по этому адресу не ведётся.

Если в какой-то момент вы стали торговать/обслуживать клиентов/иным образом вести дела по адресу, отличному от официального юридического, то надо по этому реальному адресу регистрировать обособленное подразделение. Как это сделать, можно в подробностях узнать .

Почему это важно: за нарушение 30-дневного срока регистрации обособленного подразделения можно получить штраф по статье 116 НК РФ (10 тысяч рублей). А если вообще не ставить ОП на налоговый учёт, то штраф составит не менее 40 тысяч.

Отменить нотариальное удостоверение протоколов собраний

С 1 сентября 2014 года протокол любого общего собрания участников ООО должен быть заверен нотариально. Норма введена статьей 67.1 ГК РФ. Причём юристы считают, что это требование относится не только к собранию нескольких участников, но и единственному учредителю тоже.

Однако обязательного нотариального заверения всех протоколов или решений можно избежать, если в уставе или в протоколе общего собрания участников общества, принятого участниками единогласно, предложен другой способ удостоверения. Варианты предлагает сам ГК РФ:

• подписание протокола всеми участниками или частью участников;
• с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения;
• иным способом, не противоречащим закону.

Советуем проверить свой устав на наличие возможности удостоверять протоколы и решения без нотариуса. Возможно, в вашем варианте устава (как в п. 10.19 образца Устава), эта фраза уже есть изначально. Если её нет, то придется всё же один раз сходить к нотариусу, чтобы заверить у него протокол или решение об ином способе подтверждения достоверности протоколов или решений.

Почему это важно: ну хотя бы потому, что услуги нотариуса стоят денег. Да и ходить в нотариальную контору в полном составе участников или приглашать нотариуса на собрания тоже весьма хлопотно.

Подать уведомление о начале деятельности

Если ваша компания планирует оказание услуг по ремонту компьютеров и коммуникационного оборудования (коды ОКВЭД 95.11 и 95.12), то перед тем, как приступить к реальной деятельности, надо подать уведомление в местное отделение Роспотребнадзора. Это необходимо для того, чтобы вас включили в план проверок службы защиты прав потребителей.

Правда, в рамках надзорных каникул государство обещает три года не проверять малый бизнес, но это относится только к плановым проверкам. Если ваш клиент окажется недоволен качеством услуг, то по его жалобе может быть инициирована внеплановая проверка. С 2017 года перед тем, как обратиться с жалобой в Роспотребнадзор, клиент должен обратиться с претензией к исполнителю услуг. Так что, если вы правда виноваты, то у вас есть шанс решить дело миром.

Почему это важно: если не подать уведомление, то можно получить штраф на ООО от 10 до 20 тысяч рублей плюс от 3 до 5 тысяч на директора (статья 19.7.5-1. КоАП РФ). Просто указание кодов ОКВЭД 95.11 и 95.12 при регистрации ООО не обязывает вас ни о чем сообщать. Уведомление о начале осуществления предпринимательской деятельности надо подавать только перед тем, как вы реально станете обслуживать клиентов.

Получить лицензию, если ваш вид деятельности относится к лицензионным

Лицензия — это разрешение на право заниматься определённым видом деятельности. В IT-сфере закон от 04.05.2011 № 99-ФЗ относит к лицензионным следующие направления:

• разработка, производство, распространение шифровальных средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, выполнение работ, оказание услуг, техобслуживание в этой области, за исключением собственных нужд организации или ИП;
• разработка, производство, реализация и приобретение в целях продажи специальных технических средств, предназначенных для негласного получения информации;
• деятельность по выявлению электронных устройств, предназначенных для негласного получения информации, за исключением собственных нужд организации или ИП;
• разработка и производство средств защиты, деятельность по технической защите конфиденциальной информации.

Лицензии выдаёт ФСБ, консультацию по вопросам лицензирования можно получить .

Почему это важно: за деятельность без лицензии или с нарушением ее условий могут взыскать административный штраф по статье 14.1 КоАП РФ (для ООО сумма от 40 до 50 тысяч рублей плюс на руководителя от 4 до 5 тысяч), допускается также конфискация изготовленной продукции, орудий производства и сырья. Если же в результате такой деятельности причинён крупный ущерб или получен доход в крупном размере, то возможна и уголовная ответственность.

Другие статьи из нашего блога на Хабре:

• Что выгоднее открыть разработчику: ИП или ООО?
• Сколько зарабатывает программист в Москве по мнению ФНС
• Нужны ли книжные советы начинающим предпринимателям?
• Развеиваем мифы о том, что учредители не отвечают своим имуществом по долгам ООО
• 6 легальных способов и 1 сомнительный вывода денег учредителями из бизнеса
• 5 причин не использовать свой личный счёт в фрилансе
• 7 советов начинающему ИП, чтобы избежать проблем

Документы, которые должны быть у ООО

Коллеги, добрый день!

Так уж получилось, что я с детства люблю «расставлять всё по полочкам» и фигурально выражаясь, и в самом прямом смысле слова. Поэтому моим любимым развлечением на каждом новом месте работы было упорядочение имеющейся документации. И, судя по благополучно пройденным проверкам, получалось это неплохо.

На начало 2020 года материал полностью актуален.

Составить список абсолютно всех документов, которые могут оказаться обязательными в тех или иных ситуациях, – невозможно. Но перечислить основные документы вполне реально, и, думаю, такой список подойдет для большинства компаний.

Корпоративные документы

1. Копия Устава со всеми изменениями и дополнениями или копия действующей редакции Устава (обязательно с печатью налогового органа)
   Как учили нас в университете «Устав – это своя маленькая конституция». Он обязательно должен быть. А если «потерялся», то нужно сразу бежать в налоговую за копией, потому что без него ни один уважающий себя нотариус ничего не будет заверять: ни доверенность от юр. лица, ни унифицированную форму за подписью директора. Что касается предыдущих редакций устава ООО, то их тоже желательно хранить. Но я на таких уставах помещала надпись «не действует в связи с принятием новой редакции от …». В организациях с более чем 20-летней историей, причем историей наполненной событиями, это простое действие помогало избежать регулярного повторения увлекательного квеста «найди действующую редакцию устава».
2. Учредительный договор или Договор об учреждении.
   Один из самых странных документов в списке, потому что он «вроде бы есть, а вроде и нет». Юридически этот договор хотя и вышел из списка учредительных документов, но всё ещё существует. Когда учредители создают своё ООО, они в соответствии со статьей 89 ГК РФ должны заключать такой договор. Но, во-первых, при регистрации этот договор никому кроме учредителей не нужен (а часто и им самим он не очень-то и нужен). Во-вторых, этот договор в подавляющем большинстве случаев просто дублирует информацию, которая уже есть в протоколе о создании. В-третьих, договор об учреждении и после регистрации никому не нужен – его даже банки не запрашивают для открытия счета. Но быть он должен. Хотя я знаю много вполне благополучных обществ, где его никогда и не было… Но мы здесь плохому не учим, поэтому быть он должен.
3. Протокол или решение о создании ООО
4. Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества
   Протоколы/решения обязательно хранить все, но самым часто используемым будет протокол/решение об избрании действующего руководителя ООО, т.к. его регулярно будут запрашивать нотариусы. Поэтому его лучше либо иметь в 2 экземплярах (один подшить в папку с протоколами/решениями, второй – хранить неподалеку от устава), либо просто не подшивать в папку до новых выборов руководителя.
   Остальные протоколы/решения лучше всего хранить в одной папочке, упорядоченные по дате принятия.
5. Список участников ООО
   Список, как правило, ведет руководитель, если иное не установлено уставом или решением участников. Список содержит сведения о каждом участнике (паспортные данные или основные данные о юридическом лице), размер доли каждого участника и сведения о её оплате, а так же размер доли принадлежащей самому обществу с информацией о дате её приобретения обществом.
   Кстати, совсем недавно Николай Андреев опубликовал отличный образец такого списка.
6. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме № Р51003 (или более старое)
   То самое свидетельство, которое выдают при успешной регистрации компании.
7. Уведомление или Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
8. Листы записи ЕГРЮЛ по форме № Р50007 и выданные до июля 2013 года Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ
   Обязательно нужно хранить все листы записи в ЕГРЮЛ (и самый первый, и выдаваемые в связи с изменениями), они могу понадобиться у нотариуса и в банке. А вот выписки из ЕГРЮЛ хранить не нужно – у них слишком короткий «срок годности», поэтому проще при необходимости получить новую.
9. Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность
   Формально этот приказ относится к документам по кадрам. Но я бы рекомендовала хранить его именно с корпоративными документами в связи со спецификой должности руководителя.
10. Приказ о назначении главного бухгалтера или о возложении полномочий главного бухгалтера на руководителя
    Этот приказ так же относится к документам по кадрам, но периодически требуется в банках, поэтому лучше хранить его отдельно от остальных кадровых документов.
11. Информационное письмо Росстата (коды статистики)
    В Москве его можно получить онлайн по адресу http://91.194.112.170/webword/default.aspx. Так как это письмо сейчас получается через интернет, оно вполне может храниться в виде распечатки без печати Росстата. Банки такие письма принимают без вопросов.

Какие услуги юристов востребованы прямо сейчас. Что юрист может предложить клиенту или работодателю. Разберём на вебинаре 29 июня.

Документы, подтверждающие адрес организации

Если помещение принадлежит самой организации

1. Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится организация
2. Правоустанавливающие документы на помещение

Если помещение арендуется

1. Договор аренды
2. Акт приема-передачи помещения
3. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация заверенная арендодателем
   Предусмотрена п. 1.2 инструкции № 153-И и ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Если помещение является местом жительства руководителя

1. Гарантийное письмо от собственника
2. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником
   Предусмотрена п. 1.2 инструкции № 153-И и ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Документы по основной деятельности

1. Лицензии и разрешения
   Обязательно нужно хранить все действующие разрешения, лицензии и приложения к ним. Когда закончился срок их действия, эти документы точно не стоит выкидывать. Лучше их подшить и отправить в свой архив, т. к. они ещё могу понадобиться при повторном получении лицензии или разрешения, или при определенных обстоятельствах потребуются в суде.
2. Подтверждение того, что компания является членом специализированной СРО
   Если компания состоит в СРО.
3. Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам
   Если для выполняемых работ требуются такие допуски. Так же как и лицензии, по тем же причинам все документы, связанные с членством в СРО и полученных допусках, обязательно хранить и после окончания срока их действия или выхода из СРО.
4. Уведомления о начале деятельности
   Если по закону о начале деятельности следует специально уведомлять органы власти.
5. Документы о внесении в Торговый реестр
   Если ООО осуществляетторговую деятельность или поставки товаров (за исключением производителей товаров).
6. Документы на ККТ и договоры на их обслуживание
   Если в работе используется контрольно-кассовая техника.

Кадровые документы

Обязательные документы по кадрам – это те документы, которые упомянуты в Трудовом кодексе и других законах, поэтому их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по статье 5.27.КоАП, а повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет.

Кроме того, статьи 5.28-5.31 КоАП устанавливают ответственность за нарушения в связи с заключением коллективного договора.

Документы, которые являются обязательными всегда

1. Трудовые книжки всех работников
   Обязательно хранятся в металлическом сейфе под замком и охраной сурового главбуха. Выдаются только с пристальным испытующим взглядом в глаза работника, тяжелым вздохом и уточняющей фразой «точно надо?», но чаще не выдаются вовсе, т. к. «не положено». И что характерно, выдавать работнику его трудовую книжку до дня увольнения, действительно, не положено Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Работодатель обязан по письменному заявлению работника в течение 3-х рабочих дней выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. А сама книжка должна всегда храниться в сейфе бухгалтерии и это правило лучше не нарушать.
2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
4. Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями
   Статьей 67 Трудового кодекса установлена обязательная письменная форма для трудового договора. Отсутствие трудовых договоров – это стопроцентное основание для штрафа при очередной проверке Инспекции по труду.
   Так же по закону трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах и один экземпляр должен быть отдан работнику. Поэтому желательно попросить работника на вашем экземпляре написать что-то вроде «экземпляр трудового договора получил, подпись, дата». Это поможет избежать лишних проблем, если работник вдруг решит в суде или в инспекции заявить, что вы ему так и не выдали договор.
5. Листы ознакомления или журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями и т. д.
   При приеме на работу работник должен быть под роспись ознакомлен со всеми документами, так или иначе касающимися его должности: штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и т. д. Отсутствие подтверждения ознакомления (подписи) обычно приравнивается к неознакомлению и расценивается как нарушение законодательства. Поэтому слово «ознакомлен», подпись и дата должны быть. Вопрос в том, как вести эти листы или журналы. Есть 3 основных варианта:
   1) для каждого работника заводить отдельный лист ознакомления и хранить его в личном деле работника (можно по каждому работнику персонально подтвердить его ознакомление с документами; это удобно, когда нормативная документация компании меняется редко);
   2) прикладывать листы/журналы ознакомления к каждому отдельному положению/инструкции (это удобно в компаниях с большим штатом);
   3) вести один большой журнал ознакомления, где все расписываются за всё (чаще всего такой способ довольно неудобен, зато точно ни одна подпись не потеряется).
6. Штатное расписание (форма Т-3)
   Штатное расписание предусмотрено статьями 15 и 57 ТК РФ. Формально в кодексе нигде не сказано, что штатное расписание должно быть, но на практике считается, оно ведется в обязательном порядке.
7. Табель учета рабочего времени (форма Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)
   На основе такого табеля рассчитывается зарплата работника, кроме того, он является основным документом, фиксирующим присутствие или отсутствие сотрудника на работе, поэтому он так же считается обязательным. Но на практике вполне подходит вариант с ведением такого табеля в электронном виде с возможностью распечатать при необходимости (например, в 1С или облачной бухгалтерии).
8. Правила внутреннего трудового распорядка
   Предусмотрены статьями 189 и 190 ТК РФ. Обязательно должны быть у всех работодателей.
9. Документ о защите персональных данных работников (обычно – положение)
   Предусмотрен статьями 87 и 88 ТК РФ. Обязательно должен быть в организации. Желательно принимать такое положение в связке с другими документами по персональным данным и, в связи с размерами штрафов за нарушение законодательства о персональных данных, желательно поручить разработку специалистам.
10. График отпусков (форма Т-7) и уведомления о начале отпуска
    Так же как и табель может вестись в электронном виде, хотя листы ознакомления обязательно ведутся в бумажном виде. Но с приходом проверки желательно распечатать и сами графики за 3 последних года.
    А вот уведомления обязательно нужно распечатывать и вручать работникам за 2 недели до начала отпуска. Обязательно сохраните в архиве второй экземпляр с подписью работника о получении (благодарю Натулёк за напоминание про это уведомление).
11. Личные карточки (форма Т-2)
    Это те самые знакомые ещё с советских времен картонные листы формата А3, распечатанные типографским способом и заботливо заполненные рукой кадровика или бухгалтера. На практике часто ведутся в электронном виде, а зря. Дело в том, что в личных карточках работник расписывается о достоверности личных данных при приеме на работу, в связи с уходом в отпуск, штатными перемещениями в рамках организации и при увольнении. А значит их лучше вести на бумаге, поскольку для придирчивого инспектора личные карточки действующих работников, может быть, и получится распечатать и заполнить за одну ночь, а вот законным способом проставить подписи уже уволенных работников будет проблематично.
    Единственная проблема личных карточек – сложность их заполнения в связи с законодательством о персональных данных. Во-первых, практически половину граф работник с чистой совестью может отказаться заполнять. Во-вторых, десятый пункт первого раздела и сам работодатель ни в коем случае не должен спрашивать, т. к. этот пункт содержит данные о семье работника, а это уже персональные данные членов его семьи, а значит, они могут обрабатываться и храниться организацией только при наличии соответствующего письменного согласия этих лиц.
12. Приказы и распоряжения.
    Приказы и распоряжения хранятся обязательно. Все. За все время работы организации.
13. Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки и т. п.)
    Само по себе отсутствие докладной записки двухгодичной давности нарушением не является. Но если на основании этой записки был издан приказ, например, об увольнении работника, то такую записку хранить нужно обязательно, т. к. она при необходимости подтвердит вашу позицию в споре с инспектором, прокурором или в суде.
14. Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений и, крайне желательно, журналы учета приказов и журналы учета трудовых договоров.
15. Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.
    Эти документы относятся скорее к бухгалтерии, нежели непосредственно к кадрам, но так как при проверке Инспекции по труду они могут быть запрошены, упомяну и их в блоке с кадровыми документами.
16. Документы по аттестации рабочих мест.
    С тех пор как аттестация рабочих мест стала обязательным мероприятием, к слову, воспринимаемым подавляющим большинством руководителей как бессмысленное, но неизбежное зло, итоговые документы аттестации вошли в список бумаг, которые обязательно должны быть в компании. Самостоятельно такую аттестацию проводить нельзя, поэтому писать подробно о перечне документов об аттестации не имеет смысла. Нужно просто хранить всё, что передаст вам специализированная организация.
    Согласно статье 212 ТК РФ аттестации по условиям труда подлежат все рабочие места в организации (с учетом исключений, установленных приказом Минтруда РФ №590н от 12.12.2013).
17. Документы по охране труда.
    Список таких документов более чем внушительный, он включает в себя и инструкции, и положения, и журналы инструктажа, и документы об обучении руководителей и специалистов по охране труда, и документы о финансировании мероприятий по охране труда, и сопутствующие акты и приказы… Кроме того, эти документы сильно разняться в зависимости от того, какой деятельностью занимается организация. Поэтому их, как и документы о защите персональных данных, тоже лучше отдать на откуп специалистам.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах: