СВ-Принт

Как правильно аннулировать счет-фактуру

Аннулированный и нулевой счет-фактура — в чем разница

Зачем аннулировать счет-фактуру

Как правильно аннулировать счет-фактуру продавцу

Аннулирование счета-фактуры покупателем

Итоги

Аннулированный и нулевой счет-фактура — в чем разница

Нулевой счет-фактуру могут выставить коммерсанты, если они не применяют НДС (например, упрощенцы), по просьбе контрагента. При этом обязанность по выставлению нулевых счетов-фактур Налоговым кодексом для них не предусмотрена.

Подробнее об НДС при УСН читайте в материале «НДС при УСН: в каких случаях платить и как учитывать налог в 2019-2020 годах».

Разница между нулевыми и аннулированными счетами-фактурами заключается в налоговых последствиях. Так, если регистрировать в книге покупок или продаж нулевой счет-фактуру, последствий для коммерсанта не будет. В случае же с аннулированным счетом-фактурой не всё так просто.

Зачем аннулировать счет-фактуру

Всем свойственно ошибаться, поэтому ошибки в работе иногда возникают. Рассеянный бухгалтер может выставить счет-фактуру в адрес не того покупателя или ошибиться в его реквизитах. В любом случае ошибки нужно исправлять, но не всегда это делается одним и тем же способом.

К примеру, исходный счет-фактура содержит информацию, не соответствующую действительности, и это требует корректировок. Сразу возникает вопрос: как аннулировать счет-фактуру и существуют ли иные способы исправлений?

Случаи, когда можно обойтись без аннулирования, хотя исходный счет-фактура требует корректировок, перечислены в п. 5.2 ст. 169 НК РФ. Это происходит, например, при изменении стоимости товаров (работ, услуг) в связи с корректировкой их цены или количества.

При этом не возникает вопросов по поводу того, как аннулировать счет-фактуру, так как изменение налоговых обязательств покупателя и продавца будет отражаться в книгах покупок и продаж на основании корректировочного счета-фактуры. Важно помнить, что он не заменяет исходный счет-фактуру, а лишь вносит в него корректировки, то есть существование корректировочного счета-фактуры возможно только совместно с первоначальным.

О позиции Минфина по вопросу применения корректировочных счетов-фактур читайте в материале «Корректировочный счет-фактура — не для исправления ошибок».

Случаев, когда приходится аннулировать первоначальный счет-фактуру, немного: если продавец выставил отгрузочный счет-фактуру ошибочно или допустил ошибки в реквизитах, значимых для вычета НДС — в обеих ситуациях какой-то из сторон потребуется аннулировать исходный счет-фактуру. Поговорим теперь о том, как это правильно сделать.

Как правильно аннулировать счет-фактуру продавцу

Рассмотрим пример: ООО «Ромашка» в августе выставило в адрес ООО «Василек» счет-фактуру на отгрузку и отразило его в книге продаж за 3-й квартал, а на следующий день выяснилось, что фактически товар отгрузили в адрес ООО «Колосок» и менеджер этой компании не сразу обнаружил ошибку в полученном счете-фактуре.

Это обстоятельство никак не повлияло на итоговую сумму налога в книге продаж ООО «Ромашка». Потребовалось лишь оформить для ООО «Колосок» и зарегистрировать в книге продаж новый счет-фактуру и аннулировать ошибочный.

Для этого данные ошибочно выставленного в адрес ООО «Василек» счета-фактуры бухгалтер ООО «Ромашка» еще раз отразил в книге продаж (гр. 13а-19) со знаком минус (п. 3 правил заполнения дополнительного листа книги продаж), а счет-фактуру в адрес ООО «Колосок» отразил в обычном порядке.

Порядок регистрации счетов-фактур и действия по заполнению книг продаж и книг покупок (а также дополнительных листов к ним) указаны в Правилах ведения книг покупок и книг продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 о формах и правилах заполнения документов при расчетах по НДС.

Если бы ошибочный счет-фактуру выявили после окончания третьего квартала, бухгалтеру ООО «Ромашка» пришлось бы оформить дополнительный лист книги продаж и в нем зарегистрировать ошибочно выставленный счет-фактуру (со знаком минус), затем отразить там же счет-фактуру в адрес ООО «Колосок» на эту же сумму (п. 3 правил заполнения книги продаж). При этом итоговые суммы реализации ООО «Ромашка» остались бы без изменений и необходимость в уточненной декларации не возникла (п. 1 ст. 81 НК РФ, п. 2 приложения 2 к приказу ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@). Однако в рассматриваемой ситуации данные, представленные ООО «Ромашка» в приложении 9 к декларации по НДС за 3-й квартал, будут неверными и налоговые органы при обнаружении ошибки затребуют пояснения (п. 3 ст. 88 НК РФ). Предупредить запрос налоговиков можно, сформировав уточенную декларацию по НДС за 3-й квартал, добавив приложение 1 к разделу 9 «Сведения из дополнительных листов книги продаж».

Дополнительно см. материал «Как сдать в налоговую электронную книгу покупок и продаж».

Если бы бухгалтер ООО «Ромашка» забыл отразить в книге продаж выставленный в адрес ООО «Колосок» счет-фактуру, а счет-фактуру на имя ООО «Василек» успел аннулировать, пришлось бы подать уточненку, так как этим он занизил бы итоговую реализацию (п. 1 ст. 81 НК, п. 5 правил заполнения доплиста книги продаж, письмо ФНС от 05.11.2014 № ГД-4-3/22685@).

Аннулирование счета-фактуры покупателем

В рассмотренном примере для ООО «Василек» и ООО «Колосок» аннулирование ошибочного счета-фактуры дополнительных проблем не создало, т. к. никаких записей в книгу покупок на основании этого счета-фактуры не сделано. Однако ситуации бывают разные: предположим, ошибочный счет-фактура в адрес ООО «Василек» вместе с массой других счетов-фактур попал в бухгалтерию ООО «Колосок», после чего рассеянный бухгалтер ООО «Колосок», отражая полученные счета-фактуры в книге покупок, по ошибке занес суммы из всех счетов-фактур в книгу покупок. В результате налоговый вычет за 3 квартал оказался завышен, что было обнаружено уже после подачи декларации.

В этом случае аннулировать счет-фактуру и исправлять книгу покупок придется уже покупателю — ООО «Колосок». Для этого бухгалтеру необходимо оформить дополнительный лист к книге покупок за 3 квартал, в котором в гр. 15 и 16 показатели ошибочного счета-фактуры внести со знаком минус (п. 5 правил заполнения доплиста книги покупок). Затем нужно подать уточненку, предварительно доплатив налог и пени во избежание штрафа (п. 1 ст. 81 НК, п. 6 правил заполнения доплиста книги покупок).

Итоги

Если коммерсант отразил ошибочную информацию в книге покупок или продаж, ему понадобится аннулировать счет-фактуру и скорректировать записи в этих книгах. Действия в этом случае зависят от периода, в котором имел место счет-фактура, требующий аннулирования. Записи производятся в самих книгах или в дополнительных листах к ним. В любом случае данные в книге покупок и продаж (или доплистах) по аннулируемому счету-фактуре всегда приводятся со знаком «минус».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Ведение книги продаж, т.е. хронологического перечня осуществленных фактов реализации товаров, является обязанностью плательщиков НДС. Иногда, в связи с различными обстоятельствами, возникает необходимость корректировки сумм продаж. Сделать это можно разными методами, исходя из того, в какой момент исправления вносятся в документ. К примеру, дополнительный лист книги продаж оформляется, когда изменения следует внести уже по завершении отчетного квартала в случаях:

• Если в выставленном покупателю счете-фактуре обнаружена ошибка и нужно аннулировать его, а затем зарегистрировать исправленный вариант;

• Если отражен счет-фактура (СФ), который не следовало выставлять вообще;

• Если в СФ ошибочно не начислен НДС.

Таким образом, доплист – это специальная форма, составляемая в определенных случаях. Заполняют ее, руководствуясь требованиями законодательства, и в некоторых ситуациях представляют в ИФНС. Разберемся, как заполнять дополнительные листы книги продаж.

Особенности новой редакции доплиста

Последние изменения, которыми в формы книги продаж и доплиста к ней вносились изменения, приняты постановлением Правительства РФ № 981 от 19.08.2017. Были добавлены графы:

• 3а «Регистрационный № таможенной декларации» – для декларантов, работающих с продажами, которые проводятся в соответствии с принятой в РФ таможенной процедурой;

• 3б «Код вида товара» – для заполнения плательщиками НДС по товарам, вывезенным в страны ЕАЭС.

Обновленные редакции этих форм применяются с 01.10.2017. Доплист к книге продаж представляет собой документ, состоящий из информационного раздела – «шапки» и таблицы, где аккумулируются данные исправительных СФ.

В этой статье мы приводим образец оформления доплиста за 4 квартал 2018 г. Обратите внимание, что в связи с повышением ставки НДС, с 01.01.2019 г. будет применяться другая, вновь измененная форма книги продаж и дополнительного листа, где будет учтена новая налоговая ставка 20% (изменения утв. Постановлением Правительства № 15 от 19.01.2019 г.).

Заполнение дополнительного листа книги продаж

Оформляют доплист за 4 кв. 2018 в соответствии с Правилами заполнения, утвержденными постановлением № 1137 в редакции от 01.02.2018 по следующему алгоритму:

1. В графах 1-12 построчно указывают сведения из ошибочного счета-фактуры, подлежащего аннулированию;

2. В строку «Итого» переносят итоговые цифры по графам 14–19 из книги продаж за соответствующий квартал (при составлении первого дополнительного листа), в котором была обнаружена ошибка или из предыдущего доплиста (если подобная форма уже была оформлена ранее). Все стоимостные показатели в этих графах указывают, следуя правилам:

• при аннулировании СФ – со знаком «минус»;
• при регистрации исправленного или не зарегистрированного вовремя СФ — так, как они отражены в СФ.

При наличии нескольких документов, данные которых необходимо скорректировать или аннулировать, их вписывают в следующие строки.

1. По завершении перечисления всех документов, требующих исправления, заполняют строку «Всего», суммировав положительные и отрицательные значения предыдущих соответствующих строк. Сведения из дополнительных листов книги продаж становятся основанием для внесения изменений в декларацию по НДС и представления уточненного расчета в ИФНС.

Представляем пример заполнения доплиста к книге продаж за 4 квартал 2018г. при обнаружении СФ, который необходимо аннулировать, и зарегистрировать исправленные суммы по СФ, т.е. стоимость реализованного товара и НДС:

Оформленный и заверенный подписью руководителя компании доплист подшивается к книге продаж. Электронная версия документа должна быть подписана квалифицированной электронной подписью.

Поскольку передача сведений в ИФНС осуществляется по каналам электронно-коммуникационной связи, то формировать дополнительный лист, как и книгу продаж, следует в электронном формате.

Как сформировать доплист книги продаж

В бухгалтерских программах обычно доплист создается во вкладке «Отчеты», куда необходимо перейти по ссылке «Книга продаж» и начать формирование документа, предварительно убедившись, что в форме настроек зафиксировано действие «Формировать дополнительные листы». Можно создать доплист обособленно от книги продаж, выставив флажок «Выводить только доплисты».

Создать документ можно в двух режимах:

• за текущий период, когда он формируется в периоде образования книги продаж с внесенными в следующих периодах исправлениями;

• за корректируемый период, т.е. когда листы формируются за прошлые периоды, в данных которых исправляются в текущем времени.

Оформление документа в программе – довольно простая процедура. Важно лишь внимательно заполнить все необходимые поля: как реквизиты, так и собственно аннулирование ранее зарегистрированных СФ и отражение новой скорректированной информации по представленному выше алгоритму, избегая возникновения расчетных ошибок.

Проверка корректности заполнения счетов-фактур (web-сервис ФНС)

ОПИСАНИЕ

«Проверка корректности заполнения счетов-фактур (web-сервис ФНС)»– это внешняя обработка для групповой и одиночной проверки корректности заполнения идентификационных реквизитов контрагентов(ИНН/КПП)в счетах-фактурах и др. документах на дату выставления или дату создания документа. Для проверки используется официальный web-ресурс Федеральной Налоговой Службы. Программа за выбранный период по выбранному виду документов выводит список документов с результатом проверки реквизитов организации, выставляющей документ, и результатом проверки реквизитов контрагента-получателя документа.

О сервисе ФНС:

• Сервис создан как одно из мероприятий по подготовке к расширенному декларированию операций по НДС с 2015 года.
• Так, начиная с 1 квартала 2015 года в налоговую декларацию по НДС подлежат включению сведения из книг покупок, книг продаж и дополнительных листов к ним, журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур.
• Сервис позволяет избежать ошибок и сэкономить время на проверку правильности заполнения книг покупок, книг продаж и дополнительных листов к ним, журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур в части заполнения идентификационных реквизитов контрагентов (ИНН, КПП).

Программа необходима прежде всего при проверке документов для отчетности по НДС, но также может быть использована в целях проверки корректности данных в 1С.

Дополнительные возможности:

• выбор вида документов для проверки
• обработка может быть зарегистрирована как внешняя печатная форма и использоваться для проверки корректности заполнения конкретного документа на сайте ФНС
• вывод расшифровки результата проверки по конкретной организации/контрагенту на дату документа
• отбор документов для проверки по конкретной организации
• проверка документов по признаку “только проведенные”
• вывод в отчет только списка документов с ошибками

Как это работает?

Анимация — «Мне НДС уже завтра сдавать…»

Видео-демонстрация возможностей программы
ПАРАМЕТРЫ

Внешняя обработка «Проверка корректности заполнения счетов-фактур (web-сервис ФНС)» не является самостоятельным программным продуктом, для использования необходимо наличие установленной платформы «1С:Предприятия 8.2/8.3» и любой конфигурации, работающей в режиме обычного приложения. Необходимо соединение с Интернет на компьютере пользователя программы с открытым доступом к web-сервису ФНС.

Программа имеет защищенные модули.

«Проверка корректности заполнения счетов-фактур (web-сервис ФНС)» (обычное приложение) тщательно проверена на следующих типовых конфигурациях:

• Бухгалтерия предприятия ред 2.0
• Управление торговлей ред 10.3
• Управление производственным предприятием ред 1.3
• Комплексная автоматизация ред 1.1

Принимаются заявки на проверки в др. конфигурациях и адаптацию при необходимости.

При большом документообороте и большом кол-ве собственных организаций и внешних контрагентов, без подобного инструмента контролировать корректность данных в 1С весьма сложно. Использование программы позволит Вашим бухгалтерам сконцентрироваться на учете, а не на исполнении операторских функций.