СВ-Принт

ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ, ПОНЯТИЕ РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ

Задачи учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Любая организация, осуществляющая деятельность, не может функционировать односторонне. Поставщики и подрядчики составляют одну из сторон взаимодействия. Поставщики и подрядчики — это организации, поставляющие различные товарно-материальные ценности (готовую продукцию, товары, сырье), оказывающие услуги (посреднические, арендные, коммунальные) и выполняющие разные работы (строительные, ремонтные, модернизирующие и др.). Для нормального функционирования предприятия (организации) требуется электричество, связь, отопление. Для организаций, не имеющих своего помещения, также требуется помещение (аренда). Все это нам предоставляют поставщики.

Все организации как коммерческие, так и бюджетные имеют поставщиков или подрядчиков, а также и тех и других.

В условиях нестабильной рыночной экономики риск неоплаты или несвоевременной оплаты счетов увеличивается, это приводит к появлению дебиторской и кредиторской задолженности. Часть этой задолженности в процессе финансово-хозяйственной деятельности неизбежна и должна находиться в рамках допустимых значений. Сомнительная дебиторская задолженность и просроченная кредиторская задолженность свидетельствуют о нарушениях поставщиками и клиентами финансовой и платежной дисциплины, что требует незамедлительного принятия соответствующих мер для устранения негативных последствий. Своевременное принятие этих мер, возможно, только при осуществлении со стороны предприятия систематического контроля.

Рыночные отношения повышают ответственность и самостоятельность предприятий в выработке и принятии управленческих решений по обеспечению эффективности расчетов с дебиторами и кредиторами. Увеличение или снижение дебиторской и кредиторской задолженности приводят к изменению финансового положения предприятия. Так, например, значительное превышение дебиторской задолженности над кредиторской может привести к так называемому техническому банкротству. Это связано со значительным отвлечением средств предприятия из оборота и невозможностью гасить вовремя задолженность перед кредиторами. На основании этого необходимо проводить мониторинг и анализ состояния расчетов. Для проведения анализа используются данные бухгалтерского учета и отчетности, поэтому немаловажную роль играет правильная организация на предприятии бухгалтерского учета расчетных операций, которая требует своевременного и полного отражения хозяйственных операций по расчетам в первичных документах и учетных регистрах.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками является важным элементом в системе бухгалтерского учета.

Основными задачами этого учета являются:

формирование полной и достоверной информации о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности — руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним — инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности;

контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с поставщиками и покупателями;

своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности.

Одним из участков бухгалтерского учета является учет расчетов с поставщиками и подрядчиками. Предприятия постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности и оказанные услуги.В задачи учета расчетов с поставщиками и подрядчиками входят:

· обеспечение контроля за правильностью оформления договоров и иных документов, регулирующих и регламентирующих взаимоотношения между предприятием и поставщиками;

· обеспечение контроля за правильностью соблюдения форм расчетов между субъектами рынка;

· правильное отражение операций в первичных документах и регистрах синтетического и аналитического учета по расчетам с поставщиками и подрядчиками;

· своевременное выполнение расчетов с поставщиками и подрядчиками;

· обеспечение постоянного и действенного контроля за состоянием задолженности предприятия перед поставщиками, своевременным поступлением достоверной и полной информации о состоянии и динамике задолженности, необходимой для принятия управленческих решений;

· соблюдение допустимых размеров дебиторской и кредиторской задолженности и их оптимального соотношения.

Поставщиками и подрядчиками торговой организации являются организации и предприятия, поставляющие товарно-материальные запасы (промышленные, сельскохозяйственные и другие предприятия) или оказывающие различные услуги (транспортные, коммунальные услуги, услуги связи и др.).

Для бесперебойного удовлетворения потребности покупателя в товарах народного потребления торговые организации заключают договоры с поставщиками и подрядчиками на поставку товарно-материальных запасов и оказание услуг, в которых предусматривается порядок расчетов между ними. Расчеты между торговыми организациями и поставщиками осуществляются, в основном, безналичным путем через учреждения банка в виде перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя.

Все операции, связанные с расчетами за приобретенные товарно-материальные запасы и потребленные услуги, находят отражение на указанном счете, независимо от того, одновременно или предварительно производилась оплата предъявленного счета.

К поставщикам и подрядчикам относятся организации, поставляющие различные товарно-материальные ценности (готовую продукцию, товары, сырье), оказывающие услуги (посреднические, арендные, коммунальные) и выполняющие разные работы (строительные, ремонтные, модернизирующие). Расчеты с поставщиками и подрядчиками производятся в основном в безналичной форме; в настоящее время они сами выбирают форму расчетов при заключении договоров. Для учета расчетов организации с поставщиками и подрядчиками за приобретенное сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности, а также за потребленные услуги и работы в системе счетов бухгалтерского учета используют самостоятельный синтетический счет «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам». Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за: — полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, по доставке и переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые подлежат оплате через банк; — товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили; — излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке; — полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и др. Счет «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам» кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей или счетов учета соответствующих затрат.

Большинство расчётов между предприятиями, с бюджетом и внебюджетными фондами производится в виде безналичных платежей.

Безналичные расчёты осуществляются посредством безналичных перечислений по расчётным, текущим и валютным счетам клиентов в банках, системы корреспондентских счетов между различными банками, клиринговых зачётов взаимных требований через расчётные палаты, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги.

Для хранения денежных средств и операций по расчётам строительные предприятия, имеющие самостоятельный баланс и собственные оборотные средства, открывают в учреждениях банков расчётные счета.

Для открытия расчётного счёта строительное предприятие должно в учреждение выбранного им банка следующие документы:

— заявление на открытие счёта установленного образца;

— нотариально заверенные копии устава предприятия, учредительного договора и регистрационного свидетельства;

— справку налогового органа о регистрации предприятия в качестве налогоплательщика;

— копию письма о присвоении статистических кодов;

— карточку с образцами подписей руководителя, заместителя

руководителя и главного бухгалтера и оттиском печати предприятия по установленной форме, заверенную нотариально.

Движение средств на расчётном счёте оформляются платёжными документами. Денежный чек — письменное распоряжение владельца счёта банку о выплате указанной суммы денег лицу, на имя которого он выписан. Денежный чек должен содержать наименование предприятия-чекодателя, номер его расчётного счёта, сумму к выдаче, паспортные данные получателя, подписи руководителя и главного бухгалтера, оттиск гербовой печати.

Объявление на взнос денег наличными — письменное распоряжение владельца счёта банку зачислить на расчётный счёт деньги, сдаваемые из кассы. В нём проставляются номер расчётного счёта, сумма взноса и дата. После сдачи денег в кассу банка, кассир предприятия получает квитанцию, подтверждающую данную операцию.

Платёжное поручение — письменное распоряжение владельца счёта банку на перечисление средств с его счёта на счет получателя. Безналичные расчёты строительные предприятия осуществляют по товарным и нетоварным операциям.

К товарным операциям относят куплю — продажу сырья, материалов, реализацию выполненных строительно-монтажных работ

К нетоварным операциям относят расчёты с коммунальными учреждениями, научно — исследовательскими организациями и т.д

В зависимости от местонахождения поставщика и покупателя безналичные расчёты разделяют на иногородние и одногородние.

Иногородними называют расчёты между предприятиями, обслуживаемые отделениями банка, находящимися в разных населённых пунктах. Их основными формами расчётов являются расчёты платёжными поручениями — требованиями, аккредитивами, с особых счетов, денежные переводы.

Одногородними называют расчёты между организациями, обслуживаемыми одним или двумя учреждениями банка, находящимися в одном населённом пункте.

Их формами расчётов являются расчёты в порядке плановых платежей, платёжными поручениями — требованиями, платёжными поручениями и расчётными чеками.

Расчёты платёжными поручениями — требованиями. При данной форме расчётов, получатель средств представляет в обслуживающий его банк расчётный документ, содержащий требования к плательщику об уплате получателю через банк определённой суммы за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги.

Акцепт в расчётах означает согласие плательщика на оплату. Плательщик имеет право отказаться от акцепта счёта в полной сумме в случае отгрузки поставщиком незаконной, недоброкачественной, нестандартной и т.д. продукции.

Частичный отказ от акцепта может быть при нарушении поставщиком цен, скидок, поступлении части не заказанной, недоброкачественной и т.д., продукции.

Особенности наличных и безналичных расчетов

Наличный и безналичный расчет, как правило, присутствует в деятельности любого хозяйствующего субъекта, а также частных лиц в личных, не связанных с предпринимательством целях. Для учета наличных и безналичных расчетов используются бухсчета 50 и 51 соответственно.

Понятие наличного и безналичного расчета

Особенности учета наличных и безналичных средств

Выводы

Понятие наличного и безналичного расчета

Наличные и безналичные расчеты осуществляются как юридическими, так и физическими лицами. В соответствии с п. 1 ст. 861 Гражданского кодекса наличные и безналичные расчеты, не связанные с бизнес-деятельностью между физлицами, могут осуществляться без ограничения, за исключением случаев, когда есть лимиты, установленные договором по обслуживанию в банках и/или законом.

Безналичный и наличный расчет между юрлицами, а также с участием граждан при ведении предпринимательской деятельности производится в соответствии с п. 2 ст. 861 Гражданского кодекса. При этом безналичные расчеты осуществляются через финансово-кредитные организации (банки), где открыты соответствующие расчетные счета.

В п. 1 ст. 862 ГК РФ выделены 4 основные формы проведения безналичных расчетов:

1. с помощью платежных поручений;
2. с использованием чеков;
3. по аккредитиву;
4. по инкассо.

Также могут существовать и другие формы безналичных расчетов, если это предусмотрено соответствующим законом и правилами обслуживающего банка. Участники сделки сами выбирают удобную им форму оплаты (делают выбор в пользу наличного или безналичного расчета) и закрепляют сделанный выбор в условиях двухстороннего договора.

Правила ведения наличных и безналичных расчетов утверждены нормативными актами. Так, порядок проведения операций с наличностью по кассе предприятия/ИП производится в соответствии с указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210. Порядок проведения безналичных операций утвержден положением Банка России от 19.06.2012 № 383-П.

Особенности учета наличных и безналичных средств

Для проведения наличных и безналичных расчетов в бухучете используются активные счета 50 и 51. Поступление денежных средств (при проведении наличных и безналичных расчетов) отображается по дебету указанных выше счетов. И соответственно, выбытие средств отображается по кредиту.

Сальдо на счетах 50 и 51 должно быть всегда положительным, за исключением тех случаев, когда банк открывает клиенту овердрафт — тогда возможен отрицательный остаток на расчетном счете.

При работе с наличностью на предприятии устанавливается самостоятельно выбранный размер лимита. Наличные расчеты должны проводиться через кассу фирмы, а с 2015 года еще и с применением специальных кассовых программных техсредств.

Выводы

Ведение безналичных и наличных расчетов предусматривает присутствие 2 контрагентов. Ведение расчетов наличными средствами между физлицами, которые не осуществляют предпринимательскую деятельность, происходит без каких-либо ограничений. Наличные расчеты у юрлиц и ИП проводятся с соблюдением кассовой дисциплины.

О том, как важно соблюдать кассовую дисциплину, вы узнаете из нашей статьи «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».

Безналичные расчеты проводятся с участием банковских учреждений, которые выполняют распоряжение своего клиента на списание денежных средств с его расчетного счета в пользу другого лица на его расчетный счет, открытый в этом же или в другом банке, с которым у исполняющего платежное поручение банка установлены корреспондентские отношения.

Для отображения наличных и безналичных расчетов в бухучете используются активные синтетические счета 50 и 51. На данных счетах по итогам отчетного периода может оставаться сальдо, которое свидетельствует о наличии денежных средств у организации или предпринимателя.

Тем, кто по закону может вести упрощенный бухучет, будет полезно ознакомиться с нашей статьей «Уточнен перечень организаций, которые могут применять упрощенные способы ведения бухучета».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Формы расчетов с поставщиками и подрядчиками

Кто такие поставщики и подрядчики и услуги, которые подлежат оплате

Стабильная производственная деятельность требует поставок материальных ресурсов, таких как стройматериалы, сырье, топливо, энергоносители, изделия, конструкции и оборудование. Кроме того, обязательно требуется налаживание ритмичного выполнения всех предусмотренных планом процессов, к выполнению которых привлекается большое количество третьих лиц. Следовательно, необходимо организовать четкий механизм расчетов как внутри предприятия, так и с привлеченными субъектами.

Остановимся на основных внешних контрагентах:

• Поставщиками являются физические или юридические лица, которые предоставляют на платной основе различные материальные и товарные ценности, а также оказывающие ряд услуг, в том числе жилищно-коммунальных, транспортных, информационных, юридических и т.д.
• Подрядными организациями считаются такие, которые выполняют работы по строительству, ремонту, реконструкции и реновации.

В обоих случаях эти структуры осуществляют для компании-заказчика поставку, поэтому между ними возникают отношения товарно-денежного характера. Основа такого рода отношений – договор между сторонами, в котором фиксируется вид выполняемых работ, оказываемых услуг или доставляемых товаров, сроки отгрузки и условия поставок, условия проведения оплаты.

Своевременность и полнота расчетов позволяют избежать накопления долгов между партнерами, что способно привести к уменьшению оборачиваемости активов, уровня производства и остановкой развития бизнеса.

Поэтому для любой компании жизненно важно вести четкий учет и анализ расчетов с поставщиками и подрядчиками, состояние счетов и динамику изменений на них, состав и структуру задолженности, добросовестное выполнение сторонами заключенных договоров.

Применяемые формы и виды расчетов

На сегодняшний день контрагенты субъекты хозяйствования самостоятельно решают, в каком виде им проводить расчеты с поставщиками и подрядчиками за услуги или продукцию. Расчет проводится после их получения или в одно время в соответствии с достигнутыми соглашениями.

Все расчетные манипуляции подразделяются на:

• товарные, которые предполагают оплату за полученные материальные ценности, а также исполненные работы и услуги;
• нетоварные, представляющие собой погашение обязательств финансового плана (в части налогов или взносов в социальные страховые фонды), оплата коммунальных, консалтинговых, банковских услуг, арендной платы.

Оплата может проводиться разными способами в денежной форме: безналичной и наличной. Расчеты с поставщиками и подрядчиками наличными деньгами требуют иметь на банковском счете или в кассе свободных остатков, что часто бывает проблематичным и может привести к осложнению отношений с партнерами по бизнесу. При работе с наличными погашение долга проводится путем выдачи денежных знаков из кассы или с расчетного счета представителю партнера или его доверенному лицу. Все эти действия регламентируются Указанием Центробанка от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке проведения кассовых операций».

Безналичные формы расчетов с поставщиками и подрядчиками более удобны по причине своей простоты и быстроты проведения, они перечислены в гражданском кодексе РФ и регламентируются Положением от 19 июня 2012 года №383-П «О правилах осуществления переводов денежных средств»:

• платежные поручения наиболее распространены (по поручению плательщика банк переводит деньги с его счета на расчетный счет получателя);
• выдачей чека (оплата проводится после его предъявления банку);
• осуществлением перевода электронных денег (самый современный и динамично развивающийся способ);
• инкассо (банк обязуется провести платеж после получения всех необходимых для этого документов);
• открытие аккредитива (по заданию плательщика банк бронирует определенную сумму, которая впоследствии будет реализована путем проведения акцепта, оплаты или учета векселя).

Все указанные выше формы расчетных операций используются в современном бизнесе, на каких из них остановиться, выбирают договаривающиеся стороны. При этом при любом из избранных вариантов требуется постоянный анализ расчетов с поставщиками и подрядчиками, поскольку большая кредиторская задолженность по сравнению с дебиторской может привести к нарушению платежеспособности компании. С другой стороны, значительное превышение дебиторской задолженности в балансе способно нарушить финансовую устойчивость предприятия.

Операции с поставщиками и подрядчиками при составлении баланса включаются в кредиторскую задолженность и отражают величину остатка по приобретенным, но еще не оплаченным товарам. Расчеты с поставщиками и подрядчиками за поставки принимаются как актив баланса, так как они могут принести доходы от продаж, а неоплаченные суммы за отправленные товары формируют дебиторскую задолженность.

С зарубежными контрагентами расчет следует производить по международным Унифицированным правилам для инкассо (1978 г.) и документарных аккредитивов (1983 г.), собранных Международной торговой палатой.

Где фиксируются финансовые операции с партнерами

Для отражения информации о проведенных операциях с контрагентами по принятым материальным ценностям, услугам и работам, их излишкам используется 60 счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На нем собирается и обобщается информация о таких денежных оплатах партнерам:

• за полученные товары, потребленные услуги (в т.ч. воду, газ, пар, электроэнергию, транспортировку и переработку ТМЦ), выполненные и принятые работы;
• за акцептированные и подлежащие к банковской или наличной оплате документы, а также обязательства, по которым оплата должна проводиться не в денежном виде, в т.ч. векселя;
• за излишки ценностей, которые были обнаружены во время проведения приемки;
• за неотфактурованные ТМЦ, документы на оплату которых не были предоставлены;
• услуги почты, телефонной связи, транспортные (в т.ч. перебор и недобор по тарифу или фрахту).

60 счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» является активно-пассивным, поскольку на нем отражаются и кредиторская и дебиторская задолженность, а в конце месяца может образовываться сальдо по кредиту или дебету. Счет кредитуется непосредственно после получения материальных ценностей или услуг, независимо от момента перехода права собственности на них. Дебетуется же он в случае погашения долга перед продавцами, при проведении авансовых платежей и обмене товарами (производятся вычеты).

Любая операция хозяйственного характера отражается в бухгалтерских документах в соответствии с принципом двойной записи, т.е. в кредите и дебете отражается одинаковая сумма, на которую была совершена сделка. Поэтому 60 счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» находится в постоянном взаимодействии с другими счетами. В частности, по дебету, он корреспондируется с:

• 50, 51, 55.1 (расчетными). Они применяются для погашения долгов перед продавцами товаров. Например, так выглядит проводка при оплате поставки с расчетного счета: Кт51 Дт60. Авансовый платеж также записывается как Кт51 Дт60, однако он фиксируется на специальном субсчете.
• 66, 67. Применяются при погашении долга через оформление займа (долгосрочного или краткосрочного).
• 91. Используется для списания сумм, по которым истекли сроки исковой давности, такие средства признаются в качестве общего дохода.

По кредиту 60 счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» корреспондируется с такими счетами учета активов:

• 10, 15, 41. Показывают суммы материально-производственных запасов или материально-товарных ценностей, которые поступили предприятию.
• 20, 44. Отражают расходы компании по доставке и транспортированию товаров.
• 07. На него записываются средства за поставку оборудования, требующего дополнительной установки.

Если покупатель согласен погасить появившийся долг за поставки, то это значит, что счет 60 акцептуют, соответственно, сумма операции указывается в его кредите. Тут же указывается размер выявленных при приемке недостач и налога на добавленную стоимость.

Применяемые субсчета и аналитический учет

Для организации качественной аналитики по всем проводимым операциям необходимо получать конкретную и актуальную информацию по всем документам, которые могут быть основанием для перечисления денег. Это помогают сделать субсчета, которые открываются в дополнение к основному счету.

Среди самых распространенных субсчетов счета 60 можно выделить такие:

• 60.01. Называется «Расчеты с подрядчиками и поставщиками» и показывает состояние взаиморасчетов со всеми кредиторами.
• 60.02. «Расчеты по выданным авансам». Фиксирует авансовые платежи продавцам за будущие услуги или поставки.
• 60.03. «Выданные векселя». Показывает задействованные в оплатах ценные бумаги.

Если предприятие проводит хозяйственные операции с иностранными партнерами, то требуется открытие таких субсчетов:

У каждой организации может быть свой перечень субсчетов, утвержденных приказом руководителя в зависимости от утвержденных стандартов и специфики хозяйственной деятельности компании.

С помощью субсчетов организовывается качественный аналитический учет всех платежей, которые фиксируются на 60 счете «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Аналитический учет предполагает разделение общего потока информации на отдельные участки и ведется в разрезе каждого предъявленного к оплате счета, а если речь идет о плановых выплатах – то в разрезе каждого получателя. Он должен быть выстроен таким образом, чтобы дать возможность быстрого получения требуемых сведений по таким параметрам по поставщикам:

• расчетные документы (в том числе акцептованные), срок погашения которых еще не подошел;
• по неоплаченным вовремя документам;
• по выданным авансам;
• по поставкам, которые можно отнести к неотфактурованным;
• по векселям, которые были выданы и должны быть еще оплачены;
• по просроченным векселям;
• по полученному предприятием коммерческому кредиту.

К подрядчикам и поставщикам, которые действуют в группе взаимосвязанных компаний, применяется особый подход. По ним составляется бухгалтерская сводная отчетность, которая ведется отдельно на счете 60. Если просуммировать остатки на всех открытых субсчетах по состоянию на конец месяца, то этот показатель должен совпасть с величиной сальдо конечного по синтетическому (объединяющему) учету.

Проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками проводится при помощи составления оборотной ведомости. Она позволяет своевременно обнаруживать ошибки арифметического свойства и оперативно исправлять их. Оборотная ведомость – это контрольная таблица, куда заносятся все совершаемые финансовые операции. Она состоит из разделенных по дебету и кредиту граф «Начальное сальдо», «Обороты» и «Конечное сальдо». Такая контрольная таблица дает возможность анализировать показатели фактически в режиме реального времени, т.е. на любую выбранную дату, а не только на конец месяца, квартала или года. Это очень удобно для экономического анализа развития компании.

Данные на счет 60 и открытые к нему субсчета заносятся на основе регистра, в качестве которого выступает журнал-ордер №6. В бухгалтерском балансе сальдо 60 счета отражается так: кредиторская задолженность – в V разделе, а дебиторская – во II разделе.

Сопроводительные документы к товару

Хозяйственная операция покупки может быть проведена по бухучету лишь при наличии всех необходимых первичных сопровождающих документов. Они являются основой для дальнейшего оформления принятых ТМЦ. К основным сопровождающим бумагам можно отнести такие:

• счет-фактура;
• товарно-транспортная или обычная накладная;
• сертификат на поставляемую продукцию;
• спецификация товара и др.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками подразумевают наличие различных видов документации, которая дает исчерпывающую информацию о той продукции, которая отгружается получателю. Исходя из характеристик продукции, сопроводительные документы могут подразделяться на несколько видов:

• Количественные. Бумаги технического характера, содержащие сведения о размерных показателях (масса, объем, длина), в них указывается информация, благодаря которой товар можно четко идентифицировать (название, марка, сорт). Указание цены не является обязательным. К количественным документам можно отнести спецификации, упаковочные и заборные листы, отвесы акты забора образцов и т.д. Акты о выявленных расхождениях в количестве груза и коммерческие акты составляются при обнаружении несоответствия реального количества ТМЦ и заявленного в документации.
• По качеству. В них дается информация о качестве товаров (отобранных образцов, каждого изделия и товарных партий). Здесь, кроме наименования груза, указывается его градация (нестандартная, стандартная, брак), изготовитель или отправитель, дата производства или отгрузки. К обязательным документам относятся декларации и сертификаты соответствия по безопасности и санитарно-эпидемиологические заключения в случае, если это предусмотрено законодательством. Также, при необходимости, могут прилагаться фитосанитарный, ветеринарный и другие сертификаты.
• Расчетные. Предназначены для оформления договора о цене и покрытии транспортных и прочих расходов. К их числу относят счета-фактуры (их наличие обязательно) и протокола о согласовании цены. Главное – наличие цены единицы продукции и стоимость партии, другая информация второстепенна. Счет-фактура, наряду с накладной, является основанием оформления платежного поручения для оплаты в безналичной форме.
• Комплексные. Нужны для учета движения партии груза, содержат все вышеприведенные сведения о товарной партии. Это накладные (железнодорожные, товарно-транспортные, приходно-расходные). Применяются в основном при передаче груза от изготовителя посреднику или транспортной организации.

Перед проведением оплаты бухгалтер обязан удостовериться, что все необходимые подтверждающие бумаги есть в наличии. Счет-фактура составляется в 2 экземплярах не позднее, чем через 5 дней после отправления груза. В ней выделяют НДС отдельной строкой, чтобы иметь возможность ее позже возместить. Для этого все данные заносятся в специальный журнал (основная сумма и НДС отдельно), на основании чего предприятие имеет право уменьшить сумму уплаты налога на добавленную стоимость в бюджет.

Если же груз поступил на предприятие и был принят, а расчетные документы от поставщика не были предоставлены, то точную стоимость его узнать не представляется возможным. Предположим, присутствует лишь железнодорожная накладная, где есть сведения о массе груза и его отправителе, но не о цене. Такие поставки называют неотфактурованными. В этом случае при приемке составляется акт, один экземпляр которого отправляется продавцу. Стоимость ценностей приблизительно определяется по среднерыночным ценам, а сами они берутся на забалансовый счет до получения недостающих бумаг.

Правила проведения инвентаризации бухгалтерских операций

Для того чтобы обеспечить четкую финансовую дисциплину в компании регулярно должна проводиться инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками. Она нужна для понимания обоснованности и правильности выполнения финансовых операций и проводится как минимум один раз в году, перед составлением бухгалтерского годового отчета, однако по решению руководителя может осуществляться и чаще. Правила ее проведения регулируются специальными утвержденными Методическими указаниями.

Инвентаризация представляет собой проверку сумм, которые числятся по бухучету на счетах по состоянию на конец года или другого проверяемого периода. Также выявляется просроченная дебиторская и кредиторская задолженность. Согласно Методическим указаниям, счет 60 проверяется обязательно.

Инвентаризация проводится в соответствии с приказом директора специально созданной и постоянно действующей комиссией. Члены комиссии изучают обоснованность возникновения числящейся задолженности. Для получения достоверной информации применяется практика проведения сверок взаиморасчетов с подрядчиками и поставщикам, по результатам которых составляются соответствующие акты, форму которых организации могут разработать самостоятельно.

Акт сверки взаиморасчетов служит таким целям:

• выявление ошибок в учете и устранение разногласий с партнерами, если акт подписан дебитором, то контрагент, таким образом, признает долг и соглашается его погасить;
• списание долгов с истекшим сроком исковой давности, признанных безнадежными;
• подготовка судебного иска о погашении долга за предоставленные услуги, выполненные работы или поставленные материальные ценности.

Акт становится правомерным лишь после подписания его обеими сторонами.

Выявленные расхождения фиксируются. Если они – результат арифметической ошибки, то проводится коррекция бухгалтерских записей. Если же обнаружены неуплаченные долги, то этот вопрос решают между собой хозяйственные субъекты.

Результаты инвентаризации необходимо оформлять должным образом. Проверки по каждому дебитору и кредитору записываются в справку-приложение к основному акту, а затем уже составляется непосредственно акт инвентаризации по расчетам с контрагентами. Один его экземпляр остается у комиссии, а другой отдается в бухгалтерию. На основании этого акта руководство компании принимает обоснованные решения о необходимых финансовых и юридических процедурах.

Порядок учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Расчеты между поставщиками и подрядчиками производятся в основном в безналичной форме. Они сами выбирают форму расчетов при заключении договоров. Поставщикам и подрядчикам может быть выдан в соответствии с хозяйственным договором аванс.

Без согласия организации в безакцептном порядке оплачиваются требования за отпущенный газ, воду электроэнергию, выписанные на основании показателей измерительных приборов и действующих тарифов, а также за канализацию, пользование телефоном, почтово-телеграфные услуги.

Для учета расчетов организации с поставщиками и подрядчиками за приобретенные товарно-материальные ценности, а также за потребленные услуги (электроэнергию, воду, газ и пр.) и работы (текущий и капитальный ремонт, строительство и пр.) в системе счетов бухгалтерского учета используют самостоятельный синтетический счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы, оказанные услуг отражаются на данном счете независимо от времени оплаты .

Аналитический учет ведут в хронологическом порядке по каждому поставщику или подрядчику. Он должен быть организован так, чтобы сведения можно было получать сгруппированными по срокам оплаты (долгосрочная или краткосрочная задолженность); расчетным документам, срок оплаты которых еще не наступил; не оплаченным в срок расчетным документам; выданным неоплаченным и просроченным векселям; неотфактурованным поставкам и т.д.

На суммы, предъявленных на оплату, счетов поставщиков за поставленные ценности, фактически поступившие товары и материалы составляяются бухгалтерские записи:

Д-т 10 «Материалы», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 41 «Товары», К-т 60 » Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

На суммы потребленных услуг и работ составляются бухгалтерские записи:

Д-т 26 «Общехозяйственные расходы», Д-т 44 «Расходы на продажу», К-т 60 » Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Сумма налога на добавленную стоимость включается поставщиками и подрядчиками в счета на оплату и отражается у покупателя записью:

Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

По действующему законодательству налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям или услугам, предъявляется бюджету, т.е. на сумму налога, уплаченного поставщикам, уменьшаются обязательства организации перед бюджетом по уплате НДС.

Это отражается записью: Д-т 68 «Расчеты с бюджетом», К-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» .

Если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления товарно-материальных ценностей, а при приемке их на склад обнаружилась недостача, или при последующей проверке счета было обнаружено несоответствие цен условиям договора или арифметические ошибки, до выяснения их причин делают следующие бухгалтерские записи:

Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям», К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Суммы штрафов, пеней и неустоек, предъявленные другим организациям за несоблюдение договорных условий, отражаются :

Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям», К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

При получении таких штрафов: Д-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета, К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям».

Оплата счетов поставщиков, т.е. погашение задолженности перед ними, отражается на счетах следующей записью:

Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», К-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Схемы бухгалтерских записей при погашении задолженности перед поставщиками и подрядчиками зависят от применяемых форм расчетов.

Таблица 1 — Формы расчетов с поставщиками и подрядчиками

Формы расчетов	Предоплата
	Оплата по факту поставки продукции, товара
	Предоставление отсрочки платежа

Если в счет предстоящей поставки предприятие перечислило аванс, то в учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 60 субсчет «Расчет по авансам выданным», Кредит 51;

Дебет 41, Кредит 60 — оприходованы товары, в счет оплаты, которых перечислялся аванс;

Дебет 60 Кредит, 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» — зачтен аванс.

Аналитический учет по счету 60 ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей — по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных :

— по поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам срок оплаты, которых не наступил;

— по поставщикам с не оплаченными в срок расчетными документами;

— по поставщикам с неотфактурованными поставками;

— по авансам выданным;

— по поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;

— по поставщикам с просроченной оплатой векселей;

— по поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 60 обособленно.

При журнально-ордерной форме учета учет расчетов с поставщиками ведут в журнале-ордере № 6. В этом журнале синтетический учет сочетается с аналитическим. Аналитический учет расчетов с поставщиками при расчетах в порядке плановых платежей ведется в ведомости № 5, данные которой в конце месяца включают общими итогами по корреспондирующим счетам в журнал-ордер № 6.

Если задолженность погашается кредитами банка, то делается запись:

Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», К-т 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».

Общий срок исковой давности установлен в три года. Дебиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на основании приказа руководителя на уменьшение финансовых результатов организации или резерва по сомнительным долгам. Но эта списанная задолженность не считается аннулированной; ее отражают на забалансовом счете в течение пяти лет и наблюдают за возможностью взыскания .

Кредиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на увеличение финансовых результатов организации.

Таблица 2 – Бухгалтерские проводки при оказании услуг

Дебит	Кредит	Название операции
41	60	Получены и оприходованы товары на склад от поставщика
10	60	Оприходованы материалы от поставщика
08	60	Получено основное средство от поставщика
20 (44)	60	Оказание услуг, выполнение работ
19	60	Выделен НДС по поступившим материальным ценностям или оказанным услугам (если поставщик выделяет НДС)
60	51	Погашена задолженность перед поставщиком
60	62	Произведен взаимозачет (если поставщик является одновременно и покупателем)

Виды и формы расчетов с поставщиками и подрядчиками

Поставщики и подрядчики — это организации, поставляющие сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг и выполняющие разные работы.

Осуществляя хозяйственную деятельность, предприятие сталкивается с необходимостью производить расчеты как внутри самого предприятия, так и вне его. Внутренние расчеты связаны с выплатой заработной платы и подотчетных сумм работникам, дивидендов акционерам и др. Внешние расчеты обусловлены финансовыми взаимоотношениями по поводу поставок продукции, выполнения работ, оказания услуг, закупки сырья и материалов, уплаты налогов, взносов во внебюджетные фонды,

получения и возврата кредита и др.

В практике существуют следующие виды расчетов, которые условно можно классифицировать следующим образом:

денежные формы расчетов;

безденежные формы расчетов.

К безденежной форме расчетов относится только бартерные сделки, безвалютный, сбалансированный обмен товарами и услугами, обусловленный главным образом нехваткой иностранной валюты. Оформляется единым договором, в котором содержится оценка товаров (услуг), необходимая для эквивалентности обмена, определения страховых сумм, оценки претензий, начисление санкций. Все остальные расчеты относятся к денежной форме. Денежные формы расчетов подразделяться на наличные и безналичные. Большинство расчётов между предприятиями, с бюджетом и внебюджетными фондами производится в виде безналичных платежей. Безналичные расчёты предприятия осуществляют по товарным и нетоварным операциям. Платежи по товарным операциям — это операции, связанные с движением товара: расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, комиссионерами и комитентами. К товарным операциям относят куплю — продажу сырья, материалов, реализацию выполненных работ. Их учитывают на счетах 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками». Расчеты по нетоварным операциям — операции, не обусловленные движением товара и связанные лишь с движением денежных средств — расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, учредителями, акционерами, подотчетными лицами, доверителями и поверенными, кредитными организациями.

Безналичные расчёты осуществляются посредством безналичных перечислений по расчётным, текущим и валютным счетам клиентов в банках, системы корреспондентских счетов между различными банками, клиринговых зачётов взаимных требований через расчётные палаты, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги.Для хранения денежных средств и операций по расчётам предприятия, имеющие самостоятельный баланс и собственные оборотные средства, открывают в учреждениях банков расчётные счета.

Для открытия расчётного счёта предприятие должно в учреждение выбранного им банка следующие документы:

заявление на открытие счёта установленного образца;

нотариально заверенные копии устава предприятия, учредительного договора и регистрационного свидетельства;

справку налогового органа о регистрации предприятия в качестве налогоплательщика;

копии документов о регистрации в качестве плательщиков в Пенсионный фонд РФ и в Фонд обязательного медицинского страхования;

копию письма о присвоении статистических кодов;

карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера и оттиском печати предприятия по установленной форме, заверенную нотариально.

Движение средств на расчётном счёте оформляются платёжными документами. Денежный чек — письменное распоряжение владельца счёта банку о выплате указанной суммы денег лицу, на имя которого он выписан. Денежный чек должен содержать наименование предприятия-чекодателя, номер его расчётного счёта, сумму к выдаче, паспортные данные получателя, подписи руководителя и главного бухгалтера, оттиск гербовой печати. По чеку предприятия получают деньги на выплату заработной платы, хозяйственные и другие расходы. Объявление на взнос денег наличными — письменное распоряжение владельца счёта банку зачислить на расчётный счёт деньги, сдаваемые из кассы. В нём проставляются номер расчётного счёта, сумма взноса и дата. После сдачи денег в кассу банка, кассир предприятия получает квитанцию, подтверждающую данную операцию.

Платёжное поручение — письменное распоряжение владельца счёта банку на перечисление средств с его счёта на счет получателя.

В зависимости от местонахождения поставщика и покупателя безналичные расчёты разделяют на иногородние и одногородние.

Иногородними называют расчёты между предприятиями, обслуживаемые отделениями банка, находящимися в разных населённых пунктах. Их основными формами расчётов являются расчёты платёжными поручениями — требованиями, аккредитивами, с особых счетов, денежные переводы. Одногородними называют расчёты между организациями, обслуживаемыми одним или двумя учреждениями банка, находящимися в одном населённом пункте. Их формами расчётов являются расчёты в порядке плановых платежей, платёжными поручениями — требованиями, и расчётными чеками. Расчёты платёжными поручениями — требованиями. При данной форме расчётов, получатель средств представляет в обслуживающий его банк расчётный документ, содержащий требования к плательщику об уплате получателю через банк определённой суммы за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Оплата платёжных поручений — требований может осуществляться с их акцептом и без акцепта. Акцепт в расчётах означает согласие плательщика на оплату. Плательщик имеет право отказаться от акцепта счёта в полной сумме в случае отгрузки поставщиком незаконной, недоброкачественной, нестандартной и т.д. продукции. Частичный отказ от акцепта может быть при нарушении поставщиком цен, скидок, поступлении части не заказанной, недоброкачественной и т.д., продукции.

Аккредитивная форма применяется в двух случаях: когда она установлена договором и когда поставщик переводит покупателя на эту форму расчётов в соответствие с положением о поставках продукции производственно — технического назначения и товаров народного потребления. Особенности аккредитивной формы расчётов состоит в том, что оплату платёжных документов производят по месту нахождения поставщика сразу после отгрузки им продукции.

Аккредитив — это поручение отделения банка покупателя, отделению банка поставщика, об открытии специального аккредитивного счёта, для немедленной оплаты поставщика на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении и в пределах указанной в заявлении суммы. Выплаты по аккредитиву производят в течении срока его действия в банке поставщика в полной аккредитива или по частям против представленных поставщиком реестров счетов и транспортных или приёмо-сдаточных документов, удостоверяющих отгрузку товара.

Расчёты чеками. Расчётный чек содержит письменное поручение владельца счёта (чекодателя) обслуживающему его банку по перечислению указанной в чеке суммы денег с его счёта на счёт получателя средств (чекодержателя). Данная форма расчётов всё шире используется при одногородних расчётах.

Расчёты в порядке плановых платежей производят в тех случаях, когда между подрядчиком и заказчиком сложились устойчивые хозяйственные и расчётные отношения, а взаиморасчёты носят регулярный характер. Сущность данной формы заключается в том, что заказчик оплачивает будущую продукцию равными суммами и в сроки, установленные соглашением. Расчёт в порядке плановых платежей заказчики отражают на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», подрядчики — на счёте 62 «Расчёт с покупателями и заказчиками».

Расчёт, основанный на зачёте взаимных требований. При данной форме расчётов.

взаимные требования и обязательства должников и кредиторов друг к другу погашаются в равновеликих суммах, и лишь на разницу производится платёж в установленном порядке. Взаимные расчёты могут быть разовыми и постоянными, между двумя организациями или их группой. Сроки и порядок расчётов устанавливаются соглашением сторон между организациями по согласованию с учреждением банка.

Применение безналичных расчётов сокращает потребность в наличных деньгах, снижает расходы на денежное обращение, способствует концентрации в банках свободных денежных средств организаций, обеспечивает их более надёжную сохранность.

Данные бухгалтерского учёта — это международный язык предприятий всех уровней.

Без правильного ведения учёта невозможно:

обеспечить контроль над наличием и движением имущества, и рациональным использованием ресурсов;

своевременно предупреждать негативные факты в хозяйственной деятельности, выявлять и мобилизовать резервы, разрабатывать меры по их использованию;

получать полную и достоверную информацию о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности;

правильно рассчитываться с финансовыми органами.