СВ-Принт

Периодичность и порядок проведения инвентаризации нематериальных активов, учет результатов

Нематериальными активами (НМА) предприятия считаются имущественные объекты, эксплуатируемые правообладателем на протяжении длительного времени (больше года), способствующие получению прибыли (экономической выгоды), не имеющие физического воплощения (материального выражения).

Нематериальные активы организации относятся к категории внеоборотных активов и требуют, как известно, надлежащего бухгалтерского учета.

Такие объекты зачастую являются продуктами интеллектуальной деятельности или, как вариант, средствами однозначной индивидуализации их правообладателя.

Подобные активы появляются у компании как результат целенаправленных действий заинтересованного субъекта по их созданию, передаче/получению или приобретению.

Главной особенностью всех этих мероприятий является возникновение у предприятия исключительного права на полезное применение соответствующего объекта НМА.

Чтобы достоверно определять (уточнять) наличие НМА, их состояние и степень морального износа, необходимо регулярно проводить в компании инвентаризацию (ревизию, проверку) соответствующих активов.

Профильным специалистам важно знать, что представляет собой такая инвентаризация, с какой периодичностью её следует осуществлять, в каком порядке она совершается, какими документами оформляются её итоги, как выполняется её бухучет.

Специфика надлежащих учетных действий по итогам инвентаризации, проведенной для тех или иных нематериальных активов, предопределяется тем, какой результат был получен – полное соответствие сведениям учета или выявление недостачи/излишка.

Надо отметить, однако, что некоторые аспекты проведения и оформления такой ревизии конкретно регламентируются нормативными требованиями, имеющими общеобязательный характер.

Что такое — понятие

Сведения учета НМА, проверенные и подтвержденные соответствующей инвентаризацией, используются бухгалтерами предприятия-правообладателя.

На основе сведений составляются: годовая финансовая отчетность и все промежуточные балансы.

Периодическая проверка наличия и состояния таких активов способствует контролю их сохранности и повышению эффективности (выгодности) их практического применения.

Инвентаризация определенных объектов нематериальных активов может завершиться получением одного из следующих результатов:

• Итоги выполненной проверки полностью совпадают с данными бухучета.
• Выявление активов, не зафиксированных учетом на дату начала ревизии. Обнаруженный НМА включается в опись инвентаризации и зачисляется на учет.
• Порча, утеря, иные обстоятельства форс-мажорного характера обусловили отсутствие НМА, находящихся, однако, на учете предприятия-правообладателя. Факт отсутствия документального обоснования НМА фиксируется в инвентаризационном акте с указанием виновного субъекта.

Как правило, инвентаризация имеющихся нематериальных активов назначается по отдельным ситуациям (случаям), побуждающим руководство компании проверить действительное состояние данных активов на определенную дату.

Как часто проводится для НМА?

В принципе, руководство организации-правообладателя обычно самостоятельно регламентирует частоту, периодичность и конкретные сроки выполнения инвентаризации нематериальных объектов.

Однако её обязательно необходимо осуществлять в четвертом квартале отчетного года – непосредственно перед подготовкой и составлением годовой финансовой отчетности.

Во всех остальных ситуациях (случаях) целесообразность и необходимость такого мероприятия определяются по усмотрению руководства.

Таким образом, чтобы собрать нужные сведения для формирования годовой финансовой отчетности, достаточно будет один раз осуществить ревизию нематериальных активов на протяжении года.

Чтобы проверить наличие НМА на предприятии, оценить их фактическое состояние, а также уточнить достоверность соответствующих учетных документов, можно выполнять инвентаризацию данных активов не чаще одного раза за полугодовой период.

Кроме тех случаев, когда инвентаризационные мероприятия выполняются на предприятии в обязательном порядке, инвентаризация НМА может осуществляться чаще, то есть по необходимости/целесообразности, в следующих ситуациях:

• возникновение обстоятельств форс-мажорного характера, которые привели к частичной/полной потере активов (затопление, пожар и тому подобное);
• установление фактов порчи, хищения, иных злонамеренных действий, совершенных в отношении активов организации;
• активы предприятия переоцениваются специалистами по актуальным рыночным ценам;
• модифицируется структура организации (меняется собственник, осуществляется ликвидация компании, выполняется её присоединение);
• более 50% группы ответственных субъектов у предприятия-правообладателя подлежит высвобождению (увольнению);
• сменяется на предприятии материально-ответственный субъект, к компетенции которого относятся обеспечение сохранности и учет объектов;
• прочие обстоятельства.

Порядок проведения

Инвентаризация НМА на предприятии проводится обычно специальными комиссиями – разовыми или регулярно действующими.

Как правило, такая комиссия включает минимум трех человек – председатель и рядовые участники.

Старт инвентаризационной процедуры оформляется соответствующим приказом руководства (форма ИНВ-22).

Если же инвентаризационная комиссия действует на предприятии постоянно, оформление распорядительного акта руководства не является в этом случае необходимым условием для начала обязательной инвентаризации.

Если такой приказ все же издается, его регистрация осуществляется в учетной книге, составляемой по стандарту ИНВ-23.

Обязательным требованием при выполнении очередной ревизии НМА считается непосредственное участие в данной процедуре субъектов, персонально отвечающих за сохранность и надлежащий учет соответствующих активов.

Ответственные субъекты составляют необходимые расписки, которые включаются комиссией в пакет инвентаризационной документации.

Такие бумаги (расписки) однозначно подтверждают следующие факты:

• НМА списываются предприятием по срокам, регламентированным для выбытия;
• 24114899

  объекты, пребывающие в распоряжении ответственных субъектов, приходуются и зачисляются на учет;

• документы, фиксирующие получение, движение, перемещение и выбытие НМА, передаются уполномоченным лицам с целью выполнения проверок.

Если ответственным субъектам ранее выдавались подотчетные денежные средства для приобретения (покупки) нематериального актива, а документальный отчет по этим суммам так и не был передан в бухгалтерию, обязательно составляется расписка о наличии таких обстоятельств.

Инвентаризация актива, в первую очередь, должна уточнить, является ли конкретный имущественный объект нематериальным активом.

Иначе говоря, соответствует ли данный актив нормативным требованиям, предъявляемым к нематериальным активам.

Кроме того, необходимо проверить наличие документального подтверждения НМА, а также выяснить, обладает ли предприятие-владелец исключительным правом на него.

Следует проверить присутствие у организации-правообладателя патентной документации, авторских свидетельств, регистрационной бумаги на товарный знак, соглашения о получении исключительного права, иных документов.

Документальное оформление

Проведение комиссией инвентаризации на предприятии подразумевает проверку специалистами первичных учетных документов, предоставленных ответственными субъектами.

По итогам такой ревизии полученные сведения указываются комиссией в соответствующей описи.

Для учетных действий может использоваться форма стандарта ИНВ-1а или, как вариант, бланк, самостоятельно разработанный специалистами предприятия.

Сформированная опись добавляется в пакет документации, оформляемой при проверке.

Данные инвентаризационной описи применяются впоследствии для сравнения (сличения, сопоставления) с учетной информацией бухгалтерских регистров.

Оформляется специальная сличительная ведомость, посредством которой устанавливается соответствие сопоставляемых данных или выявляется расхождение между ними.

Сличительная ведомость и инвентаризационная опись составляются минимум в двух экземплярах.

Данные бумаги подписываются всеми ответственными субъектами, что является официальным подтверждением их действительности.

Первый экземпляр направляется непосредственно в бухгалтерское подразделение предприятия с целью подтверждения учетных сведений или внесения необходимых изменений.

Второй экземпляр следует оставить в распоряжении комиссии, он хранится в инвентаризационном архиве или, как вариант, у ответственного субъекта.

Учет результатов: излишки, недостача

Итоги проведенной ревизии НМА отражаются в бухучете следующим образом:

Выводы

Инвентаризация (ревизия, проверка состояния) нематериальных активов имеет огромное значение для повышения эффективности и улучшения качества бухучета на предприятии.

При её осуществлении необходимо следовать общеобязательным нормативным требованиям, затрагивающим периодичность, порядок проведения, документальное оформление и бухучет данного аспекта.

Отклонения, несоответствия, расхождения, обнаруженные уполномоченной комиссией по итогам такой проверки, подлежат корректному документальному оформлению и грамотному учету.

Инвентаризация нематериальных активов

Обновление: 9 февраля 2017 г.

В случае, если российская организация использует в своей деятельности нематериальные активы (далее — также НМА), ей надлежит проводить их инвентаризацию. Наличие НМА должно подтверждаться соответствующими документами, а сами активы должны быть своевременно и верно отражены в бухгалтерском учете. Инвентаризация нематериальных активов включает в себя проверку наличия подтверждающих документов и правильности отражения НМА в учете и отчетности.

Нормативное регулирование

Объект для проведения инвентаризации указан в пункте 3.8 Указания Минфина России от 13 июня 1995 года № 49:

• факт документального подтверждения прав субъекта на применение соответствующего НМА;
• вопрос о том, отражен ли НМА в балансе предприятия верно и в необходимый для этого срок.

Порядок учета и отчетности по НМА регулируется ПБУ 14/2007 (утверждено Минфином 27 декабря 2007 года).

Содержание процесса инвентаризации нематериальных активов

Как следует из пункта 5 ПБУ 14/2007, объектом НМА является:

• либо простой объект (право, подтвержденное документом на возможность использования объекта авторских прав);
• либо сложный объект (право использования нескольких объектов авторских прав одновременно).

Такими объектами, как правило, являются:

• произведения науки, литературы и искусства;
• компьютерные программы;
• различные базы данных;
• музыкальные фонограммы;
• изобретения и т.п.

Чтобы иметь представление о порядке нормативного регулирования авторских прав, необходимо ознакомиться с нормами части четвертой Гражданского кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что возможность использования объекта авторских прав и возможность использования его материального носителя не идентичны.

В ходе инвентаризации НМА проверке подлежат, в частности, такие документы, как:

• патенты на изобретения;
• свидетельства о регистрации компьютерных программ;
• авторские договоры и договоры о передаче исключительных прав;
• лицензионные договоры и т.п.;
• документы, подтверждающие государственную регистрацию права собственности на объект НМА (при необходимости).

В ходе проведения инвентаризации нематериальных активов следует проконтролировать не только наличие самого актива, но и верность отражения НМА в аналитическом учете (инвентарных карточках).

Синтетический учет НМА следует проанализировать в журналах-ордерах 10, 13 и в ведомости учета НМА N 17.

Кроме этого, следует проанализировать сведения в учете об амортизации соответствующих НМА. При этом важно учитывать, что метод осуществления амортизации подлежит ежегодному уточнению. Это необходимо для того, чтобы сделать максимально идентичными расчет амортизации для бухгалтерского учета и расчет для учета налогового. Подобное уточнение метода расчета амортизации надлежит проводить до подготовки бухгалтерской отчетности.

Как правило, порядок инвентаризации нематериальных активов можно условно разделить на три этапа:

• определение состава инвентаризационной комиссии, срока для осуществления инвентаризации и причин ее проведения. Все эти составляющие должны быть включены в один документ — приказ руководителя о проведении инвентаризации;
• установление факта наличия НМА. Этот этап включает в себя выявление и проверку подтверждающих документов;
• сличение установленных в результате вышеуказанной процедуры проверки сведений с информацией, содержащейся в учете.

Инвентаризационная комиссия устанавливает, являются ли достоверными сведения, включенные в инвентарные карточки учета соответствующих НМА, и созданы ли такие карточки для всех указанных активов.

Документальное оформление инвентаризации нематериальных активов

По результатам проведения рассматриваемой проверки инвентаризационная комиссия оформляет ведомость по форме ИНВ-1а.

Каждое лицо, несущее ответственность за сохранность подтверждающих документов на НМА, должно расписаться в заголовке инвентаризационной описи.

Если в ходе проверки были установлены неучтенные активы, они также подлежат включению в опись.

Опись распечатывается в двух экземплярах (один для бухгалтерии, второй для ответственного за хранение документов лица).

Этот документ должен быть подписан каждым членом инвентаризационной комиссии.

Кроме этого, оформляется сличительная ведомость (форма ИНВ-18). Она предназначена для учета разночтений между фактическими данными (т. е. данными инвентаризационной описи) и данными бухучета.

Этот документ также распечатывается в двух экземплярах.

Результаты инвентаризации НМА должны быть приняты к бухгалтерскому учету.

Излишки относятся на финансовый результат и принимаются к учету по рыночной стоимости. Недостачи взыскиваются за счет виновных материально ответственных лиц или также списываются на финансовый результат.

Обращаем внимание, что начиная с 2013 года унифицированные формы применять не обязательно. Для того, чтобы учитывать результаты инвентаризации, организация вправе разработать и утвердить собственные формы документации с указанием всех необходимых для этой операции реквизитов. После этого организация вправе осуществлять оформление инвентаризации ОС с использованием собственных форм документации.

Инвентаризация НМА: проводки бюджетного учета

Бюджетные учреждения отражают результаты инвентаризации в следующем порядке:

Инвентаризация нематериальных активов: проводки бухучета

В бухучете результаты инвентаризации отражаются так:

Инвентаризация нематериальных активов: порядок проведения, отражение результатов, документальное оформление

В этой статье мы рассмотрим порядок проведения инвентаризации нематериальных активов, кратко разберемся в законных положениях, регулирующих эту сферу, взглянем на правила процедуры и узнаем, каким образом происходит фиксация итогов. А также затронем все смежные вопросы, так или иначе, связанные с данными понятиями.

Суть объекта

Итак, НМА являются коммерческими ценностями компании. Соответственно, они направлены сугубо на получение выгоды. В противном случае они не признаются таковыми, также не имеют материальной формы, они невещественные. Но принадлежат предприятию на законных основаниях. Это может быть как полное авторское право, что фактически стоит приравнять к собственности, так и использование по доверенности на временный срок с ограничениями. Данная категория относится к той части имущества, которая не участвует в обороте. Ведь их реализация происходит не один раз, а постоянно за тот срок, что они находятся в собственности. Многократное получение выгоды – вот основная цель. Поэтому, учет проводится, как инвентаризация внеоборотных активов предприятия.

Но даже при том, что у них нет материальной формы, они все так же подлежат бухгалтерскому учету, итоги которой сохраняются в специальных документах. Разумеется, проверять фактическое наличие обычной сверкой невозможно. Ведь их в физическом мире и нет. Но допустимо выявлять документные основания для их использования, корректность оформления, правильность приема или передачи, возможность реализации в определенный срок и на конкретном географическом участке.

Причем зачастую количество таких объектов вполне способно даже превосходить остальные, соответственно, проверка становится затяжной процедурой. И провести ее без соответствующих знаний, а также подходящего программного обеспечения – крайне затруднительно.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией

Инвентаризационная опись НМА

Для того чтобы начать процесс, предварительно необходимо уяснить, что же попадает в наше поле зрение.

А это:

• Авторские права. Принято считать, что к ним относится только различные достижения в области культуры и искусства. Художественные произведения, картины, иллюстрации, музыкальные фрагменты или видеоряд. Но список оказывается куда шире. Сюда стоит отнести и программы, различные модели, планы, стратегии, алгоритмы и многое иное. И специфика из культурной легко перерастает в научную.
• Патенты. Данные права касаются изобретений. То есть, какое-то устройство, механизм, форма, графическая оболочка и многое иное. Ключевое отличие в том, что в данном случае имеет место не сам конкретный результат, например, научная статья. А лишь принцип, который далее используется лишь теми, кому действие позволено законом.
• Слоганы, наименования, товарные знаки, бренды и схожее. Главная ценность в коммерческой составляющей. А также в ассоциациях, которые люди присваиваются какому-то названию.
• Репутация проекта, ущемление которой карается по текущему законодательству Российской Федерации.

И это лишь простые объекты. К ним относятся те, использование которых допускается на основании отдельного документа. А вот если одна бумага дает возможность реализации сразу массы патентов, это уже сложные. Которые тоже попадают под опись.

К проверяемым документам, помимо перечисленных, относятся также свидетельства о государственной регистрации и лицензии. Все зависит от того, что необходимо узаконить.

Цель и правила

Фактически инвентаризация основных средств и нематериальных активов – ревизия, но она имеет свои персональные особенности и правила. Которых лучше придерживаться, чтобы провести процедуру максимально корректно.

Как известно, такой метод – это лучший способ контроля сохранности имущества. Постоянно изучать, в порядке ли все правоустанавливающие документы. Вносить их в базу, отмечать их наличие, фиксировать, что сроки эксплуатации еще не истекли. Но все действия выполняются по следующим правилам.

• Устанавливается определенная периодичность. Количество описей – это компетенция учредителей и руководительского состава, допустима произвольная. Но это если говорить о необязательных мероприятиях. А вот точно проверка должна проводиться как минимум раз в год, перед закрытием ежегодной отчетности. А также в случаях, если ответственные за сохранность сотрудники покинули свои должности, и на их место пришли иные лица. Тот же принцип работает и при смене организационного устройства компании: реорганизации, слиянии или даже ликвидации. Особенно если прекращение деятельности происходит на фоне накопившихся задолженностей, не говоря уже о банкротстве. При выявлении хищения для достоверности также обязательно нужно проводить мероприятие.
• Проведение ложится на плече специальной комиссии. В ней должны присутствовать определенные звенья, представители бухгалтерии, руководящего состава, эксперты и иные сотрудники. Назначением состава занимается директор или его уполномоченный заместитель. Только так проходит инвентаризация нефинансовых нематериальных активов, пример – помощник руководителя, бухгалтер, специалист по оценке, грузчик и неотъемлемо кладовщик. Или иное лицо, которое несет личную ответственность за сохранность изучаемых ценностей.
• Еще до начала действия комиссия получает на руки все бумаги, которые зафиксировали принятие, распределение или передачу объектов. Чтобы быть в курсе положения дел, знать, с чем нужно сравнивать.
• Конечный итог строго фиксируется в двух экземплярах. И это происходит не в конце всего мероприятия, а по завершении рабочего дня. Даже если с утра все возобновится. Отчетность заверяется всеми присутствующими. Подпись ставит и кладовщик, как надзорная инстанция, которая проверяла законность и отсутствие преступного умысла во время мероприятия. Ведь на нем лежат финансовые обязательства в случае утери.
• При наличии расхождений любого плана, составляется специальная ведомость. Она, как и правоустанавливающий приказ, результаты инвентаризация нематериальных активов за каждый рабочий день, составляет полный отчетный пакет.

С точки зрения закона, основным регулятором выступает приказ Минфина России. Установлен он был еще 1995 году за номер 49. В нем отображается сам факт необходимости сверки, выдвигается основные определения ключевых понятий. Но конкретный порядок, а также условия не регламентируются. Они были изменены уже в 2007 году. Опять же Минфином, но в ПБУ (положение по бухгалтерскому учету).

Любые отступления от указанных в законе норм свидетельствуют о нарушении. И полученные результаты не считаются истинными, на них недопустимо ссылаться. Если выявлено было нарушение существенного условия, то процедуру нужно провести повторно.

Как проводится

Важное значение имеет порядок проведения инвентаризации, НМА выявленные в результате придется проверять еще раз, если будет нарушение регламент. Поэтому уделим ему пристальное внимание.

Инициация происходит путем реализации приказа по особой форме. Это ИНВ-22. Но она действует не во всех случаях. Она, по сути, формирует новую комиссию, которая будет решать поставленную задачу. Но если все требуемые члены уже существуют в штатном режиме и постоянно занимаются этим делом, то задействуется другой приказ. Это ИНВ-23.

Также порядок касается и кладовщиков или иных ответственных лиц. Помимо непосредственного надзора, они формируют и свою небольшую отчетность. А точнее, заполняют расписки. О том, что конкретный объект был принят на учет, выявлен в ходе проверки. Или списан по истечении эксплуатационного срока. А кроме этого, они заносят все реквизиты бумаг, которые были переданы членам комиссии для ознакомления. И строго отмечают их возвращение на хранение.

Кстати, если до этого ответственным лицам выдавались средства для приобретения определенных товаров как вещественного, так и невещественного характера, а отчетность по реализации не была проведена, она тоже отмечается.

Примечательно, что у комиссии есть и дополнительная цель: принятие решения о том, являются ли проверяемые вещи этими НМА. Соответствуют ли они всем обозначенным в приказе Минфина требованиям, категориям, условиям. И если что-то не попадает под описание, об этом делается соответствующая запись. А сам он исключается из поля зрения при проведении процедуры.

Инвентаризация НМА, документальное оформление нематериальных активов

Главным итоговым документом считается ведомость. Она формируется строго по образцу ИНВ-1А. И хоть и ведет ее зачастую всего один человек, подтвердить факт своего участия и согласия с указанными результатами должны все члены комиссии. И ответственные лица, разумеется, в том числе.

Но, как мы уже уточняли, есть и вторая ведомость, сличительная. Она инициируется не всегда, а лишь в тех случаях, когда наличествуют расхождения. Неучтенные ценности или, напротив, отсутствие таковых, когда они отмечены по бумагам. Ее форма звучит, как ИНВ-18.

Все полученные итоги направляются в бухгалтерию. Что примечательно, сейчас, а точнее, уже с 2013 года требование по строгому соблюдению формуляра упразднилось. Разумеется, много в каких компаниях выявленные в ходе инвентаризации излишки нематериальных активов (НМА) и их отражение показано все также в сличительной ведомости ИНВ-18. Но с внесением поправок фирмы вправе разработать свой персональный формуляр. И действовать по нему, отмечая документы собственным образом. Конечно, если вариация никак не противоречит законным нормам, установленным Минфином. В противном случае такой формуляр будет исключен и не принят во внимание.

Собственную же форму проще адаптировать к автоматизированной проверке. Которая в десятки раз превосходит ручную и по скорости, и по качеству. Компания «Клеверенс», предлагает различные решения программного характера. Они превратят процедуру в легкую задачу. С помощью адаптированных под все поправки Минфина мобильных приложений, сверка происходит намного проще, а фиксация отчета не требует долгой возни с бумагами и изучения отчетов.