Инструкция по проведению инвентаризации в магазине

Содержание

Правила проведения инвентаризации товара в магазине: что это такое и как правильно проводится
Продукты
Характеристика
Решения для бизнеса
Когда необходима инвентаризационная ревизия
Оборудование
Порядок проведения инвентаризации в магазине розничной торговли
- Шаг 1. Подготовительные мероприятия, подписание бумаг руководством, формирование комиссии
- Шаг 2. Непосредственный контроль с фиксацией результатов

Правила проведения инвентаризации товара в магазине: что это такое и как правильно проводится

Любая организация, вне зависимости от вида её деятельности, сталкивается с необходимостью организовать стабильное производственное хозяйство. Однако это требует комплексного подхода, включающего все направления предприятия. Тем не менее важнейшим вопросом остаётся инвентаризация товара в магазине (что это такое, как проводится, для чего необходима расскажем в этой статье).

Продукты
	Для склада		Для магазина		Для учреждения

Характеристика

Ревизия магазинной продукции имеет определенную последовательность. Она состоит из нескольких этапов:

Подготовка. Руководитель пишет инвентаризационный приказ и ставит свою подпись, а в проверочном магазине выбирается переучетное время. В большинстве случаев оно приходится на вечер. Если же это круглосуточный супермаркет, то отдаётся предпочтение утренним часам или поздней ночи. На этот период приходится минимальная потребительская нагрузка.
Пересчет и сопоставление информации. Для ускорения этого процесса используются терминалы сбора данных. Они позволяют быстро определить вес, количество и прочие нужные параметры каждого из проверяемого товара.
Занесение результатов. Полученные данные заносятся в счислительную ведомость ИНВ-19. После этого комиссия заполняет акт списания.
Принятие мер в зависимости от полученных результатов. Ревизия может завершиться выписыванием штрафа ответственным людям, назначением повторной проверки или определением продукции, которая нуждается в более частом контроле.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией

Цели

Сопоставление реального состояния имущества предприятия с тем, что указывается в представленных документах, позволяет оценить работу сотрудников и сохранить собственные материалы в целостности. Периодическое проведение таких проверок преследует следующие цели:

Выявление фактов воровства покупателями или рабочим персоналом, а также прочие злодеяния, направленные на умышленное разворовывание организации.
Установить, каким имуществом владеет компания (это особенно важный нюанс для кредиторов, а также необходимая составляющая любого готового отчета).
Контроль товарной порчи, степень утряски и усушки для подготовки эффективных мероприятий на ближайшее время.


	Для «1С:Предприятия»		Для SAP R/3		Для Microsoft Dynamics

Виды процедуры

Так как провести инвентаризацию в магазине можно в плановом и неплановом порядке, необходимо знать какие существуют виды ревизии и какая продукция может провериться. Она разделяется на три главных типа:

Полная – затрагивает абсолютно все товарные позиции. Она проводится 2 раза в год.
Локальная – подразумевает под собой проверку «товаров группы риска». Может осуществляться каждый месяц.
Выборочная – нацелена исключительно на проблемные позиции (молочные продукты, мясо, сладости). Проверочная комиссия имеет право приходить на объект для оценки каждый день.


	Для микрокиосков		Для RFID		Для ТСД (терминалы сбора данных)

Когда необходима инвентаризационная ревизия

Срок и дата запланированного осмотра определяется руководителем компании. Однако важно знать, что они могут корректироваться в зависимости от специфики фирмы. Если она нацелена на продажу продуктами, то рекомендуется проводить её минимум раз в неделю. Если это непродолжительные товары, то оптимальный срок – один осмотр в месяц.

Существует несколько обязательных нюансов, которые необходимо учитывать для любой организации. Среди них:

Изменение МОЛ.
Поступление имущества в аренду,
Выявление порчи или расхищения.
Устранение предприятия.

Оборудование

Терминалы сбора данных	Принтеры этикеток	Мобильные принтеры	Микрокиоски (прайс-чекеры)	Сканеры штрихкода

Таблица формы и отличия инвентаризации:

Добровольная	Обязательная
плановая (план по графику);	имущество находится в аренде;
внезапная;	увольнению подлежит ответственный работник (продавец, бригадир);
сплошная: материалы, запасы, техника, финансовые возможности;	сотрудник сдает свою смену;
выборочная: разновидность товара; склад; отдел;	обнаружена кража;
запрашиваемая: сотруднику необходима ревизия.	составление отчетности.

Порядок проведения инвентаризации в магазине розничной торговли

Данная проверка условно делится на 4 продолжительных периода, каждый из которых имеет свои отличительные особенности (необходимый объем документации, перечень нужных постановлений). Весь процесс обладает следующим видом:

Пересчёт и оценка реальных остатков, на основании которых подготавливается проверочная опись.
Подготовка специальных актов в случае выявления даже малейших отклонений от нормы.
Передача подготовленных бумаг в бухгалтерский отдел для составления общих ведомостей.
Подведение окончательных результатов.

Шаг 1. Подготовительные мероприятия, подписание бумаг руководством, формирование комиссии

Первостепенной важностью обладает приказ о начале (ИНВ-22), подписываемый начальником предприятия. Комиссия обязана состоять из МОЛ и представителя бухгалтерии или руководителя, указывающего себя в разных ролях. На этой стадии крайне важно проконтролировать, чтобы сотрудники, имеющие дело с конкретными инвентаризационными товарами, не были осведомлены о предстоящей проверке и не смогли повлиять на её итоги. Если инвентаризация планируется только в единственном отделе, то он закрывается на этот период.

Шаг 2. Непосредственный контроль с фиксацией результатов

Назначенная комиссия оценивает текущее состояние продукции и отражает остатки товаров. Завершив с подсчетами, на оформленной описи остаются личные подписи каждого из членов проверочной бригады. На этой стадии может быть недостаточно штучного товарного пересчета, поэтому привлекается взвешивание и прочие измерения (определяются в зависимости от специфики товаров). Окончательная ведомость готовится в 2 экземплярах (первый отправляется в бух. отдел, а второй – МОЛ), в каждом из которых не должно быть помарок или ошибок.

Шаг 3. Сверка результатов с данными учета

Сопоставление сведений осуществляется бухгалтером. На основании полученной информации происходит оформление нужного перечня документации (их количество и форма зависит от выявленных нарушений). При наличии отклонений заполняется счислительная ведомость итогов проверки. Она указывает на имеющиеся несоответствия в реальном и учетном количестве.

Шаг 4. Определение результатов

На завершающей стадии определяется соответствие остатков с истинными данными. Сначала начальник подготавливает приказ об утверждении итогов, на основании которого в дальнейшем назначаются виновные и вносятся коррективы в бух. учёт. Работники бухгалтерии подготавливают окончательную ведомость результатов, установленных проверкой, где указаны все недостачи, порчи и прочие отклонения от нормы. Также формируются суммовые выводы, благодаря чему делаются заключения о том, что больше – убытки или наоборот.

Методические постановления по складской проверке и в торговом зале

Существуют четкие правила проведения инвентаризации в магазине, которые регламентируются законодательством РФ.

Ревизия должна проводится в порядке расположения материальных ценностей в проверяемом помещении.
Если под осмотр попадают продукты, которые под действием внешних факторов имеют тенденцию к высыханию, испарению, то для них отдельно разрабатываются нормы естественной убыли.
На основании результатов проверки руководство принимает решение для устранения недостачи и возмещения убытка (согласно 29 пункту Методических указаний).
Резерв под уменьшение стоимости продукции создается для каждой товарной единицы, которая принята в бух. учете.


магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией

Итоги процедуры

Тот, кто проводит инвентаризацию в магазине, обязан предоставить отчет, содержащий в себе результаты проведенной ревизии. Проверка может показать отсутствие нарушений или наличие даже небольших отклонений от нормальных показателей (недостачи или избыток). Они могут выявляться не только по материальной части активов, но и на основании расчетов контрагентов. Помимо этого, в ходе процедуры устанавливается задолженность, которая подлежит списанию из-за истечения срока исковой давности.

Документальное оформление результатов проверки



Терминалы сбора данных	Принтеры этикеток	Мобильные принтеры	Микрокиоски (прайс-чекеры)	Сканеры штрихкода

На основании полученных проверочных данных подготавливается счислительная ведомость (ИНВ-19), в которой указывается выявленная недостача или товарный излишек. По какому нарушению комиссией проводится дополнительная проверка, после чего результаты заносятся в окончательную ведомость (ИНВ-26):

Недостаток, вследствие естественной убыли.
Из-за халатности рабочего персонала.
По предварительному сговору (если предусматривалась целенаправленная кража или порча материальных ценностей).

Установив причину, начальство может найти виновника и взыскать с него недостающие средства. После окончания инвентаризации соответствующий акт подписывается каждым членом комиссии, руководителем, главным бухгалтером и прочими работниками, которые несут ответственность за передвижение проверяемой продукции.

Списываем		Куда идет списанная продукция
Списываем		Дебет	Кредит
	Излишки		91,1
	Недостача
	Естественный убыток
	Ущерб за счет виновного работника	73,2
	Недостача за счет прибыли компании	91,2
	НДС в части товаров, списанных в убыток	91,2	19,3

Как поступать с недостачей, излишками, порчей и браком

Инвентаризация в магазине одежды или продуктов нередко может завершиться выявлением убытка, несоответствия или других нарушений. В подобной ситуации необходимо понять причину этих отклонений и определиться с тем, что списывается на потребительскую кражу и какая убыточная доля появилась по доказанной вине продавца или другого работника. Эти проблемы решаются заблаговременно установленными методами внутри самого предприятия. С этой целью применяется сопоставление реальных показателей с нормами естественной товарной убыли. Ответственный подход к данному вопросу поможет руководству внести правильные коррективы в производственную работу для предотвращения подобных проблем в будущем.

Сколько может длиться инвентаризация

Учитывая требования и формы осуществляемой проверки, ее длительность составляет от 60 минут до нескольких рабочих суток. Существуют правила, основанные на проверочных видах:

При подготовке балансного ответа – каждый год (в строго установленные сроки: с 1 октября по 31 декабря).
При проверке основных средств – единоразово каждые 3 года.
Проведение расчетов с контрагентами – в конце календарного года (31 декабря).
Остальные – на основании решения начальником.

Несмотря на то что розничная торговля не имеет четко установленных проверочных сроков, рекомендуется осуществлять периодическую ревизию (в разумных пределах).

Возмещение ущерба ответственным лицом

Инвентаризация в продуктовом магазине (примером может служить совершенно любая организация), предусматривает привлечение к процессу некоторых сотрудников. Подписывая трудовое соглашение, работник осознанно берет на себя материальную ответственность за целостность продукции. Поэтому при выявлении недостачи, его можно законно обвинить в образованном убытке, но при наличии следующих условий:

Подтверждение фактического административного или уголовного преступления.
Наличие доказательств, указывающих на преднамеренные нанесение вреда предприятию.
Сотрудник пребывал в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

Возмещение ущерба допускается исключительно для прямых расходов. Физическое лицо, несущее ответственность за материальные ценности, заполняет письменную объяснительную, которая впоследствии отправляется руководителю. Именно начальство принимает решение о возмещении убытка, издавая соответствующий приказ. Бух. отдел вычитывает из месячной заработной платы виновного не больше 20%. Эта сумма расходуется на погашение задолженности перед фирмой. Однако важно учитывать, что работник должен быть ознакомлен с итогами ревизии и поставить личную подпись. При несоблюдении установленного регламента он имеет законное право оспорить это решение в судебном порядке.

Секреты успешной организации

Зная, как проводится инвентаризация в магазине, руководство может обеспечить стабильность функционирования своего предприятия. Однако эффективная работа компании скрывает множество хитростей, позволяющих поддерживать этот результат. Среди них:

Разработка инвентаризационных стандартов, учитывающих технологические показатели и программное обеспечение.
Найм квалифицированных работников, обладающих необходимой базой знаний и практическим опытом.
Проведение экспертизы реализуемой продукции.
Осуществление работ по учету несколькими проверяющими, которые пересчитывают ТМЦ и основные средства.
Анализ и структурирование полученных данных ложиться на плечи исполнителя.



Терминалы сбора данных	Принтеры этикеток	Мобильные принтеры	Микрокиоски (прайс-чекеры)	Сканеры штрихкода

Как сервис клиента помогает при проведении осмотра

Несмотря на то: что основные проверочные расчеты должны осуществляться вручную, привлечение учетной системы позволяет значительно ускорить и упростить этот процесс, предотвращая совершение некоторых ошибок. С её помощью удаётся:

Внести коррективы в отклонения у десятка необходимых позиций и сопоставить общий итог.
Воспользоваться несколькими способами загрузки описных данных, благодаря чему можно подобрать оптимальный для себя вариант, опираясь на размеры магазина или складского помещения.
Всего одним кликом отразить учетные изменения в нужных документах.
Распечатать соответствующие бланки непосредственно в системе.

Привлечение современных и инновационных технологий позволяет значительно облегчить проведение инвентаризации. Поэтому большинство учреждений, заинтересованных в ускорении проверки, обращаются в компанию «Клеверенс». Здесь представлена высококачественная продукция – современное оборудование и специальное программное обеспечение.

Инвентаризация – это сложная и многоступенчатая процедура, требующая профессионального и ответственного подхода. Ее проведение даёт возможность оценить производительность собственного предприятия, в том числе и рабочего персонала. На основании полученных после ревизии данных можно сделать полезные выводы, которые помогут в будущем приумножить прибыль и предотвратить финансовые потери. Поэтому крайне важно знать её базовые особенности, нюансы поведения и способы реализации, регламентированные законодательством страны.

Количество показов: 2916

Инвентаризация товаров

Обновление: 26 мая 2020 г.

Инвентаризация в торговле – процедура, без которой не обойтись ни одной торговой организации. Порядок проведения инвентаризации товаров зависит от того, ведется ли оптовая или розничная торговля, насколько много видов товаров имеется у организации, велико ли количество хранящихся в организации товаров и т.д.

Об инвентаризации товаров в розничной торговле (в магазине) мы рассказали отдельно. А в этой консультации расскажем об инвентаризации товаров в оптовой торговле.

Инвентаризация товаров в оптовой торговле

Проведение инвентаризации товаров обязательно в следующих случаях (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 N 49):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально-ответственных лиц;
при установлении фактов хищения или порчи товаров;
при стихийных бедствиях, пожарах, авариях и других чрезвычайных ситуациях;
при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации товаров в опте

Приведем основные правила инвентаризации товаров (пп. 3.15 – 3.26 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 N 49):

описи на товары составляются по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.);
инвентаризация товаров проводится в порядке их расположения в помещении. А если товары у одного материально ответственного лица хранятся в разных изолированных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки товаров в одном помещении вход в него закрывается, например путем опломбирования, и комиссия переходит в следующее помещение;
инвентаризация товаров проводится в присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц;
во время инвентаризации товаров проверяется их фактическое наличие путем пересчета, перевешивания или перемеривания. Вносить в описи сведения об остатках товаров со слов материально ответственных лиц или по данным учета не допускается;
товары, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов комиссии и заносятся в отдельную опись;
отпуск товаров в процессе инвентаризации допускается только с письменного разрешения руководителя организации и главного бухгалтера в присутствии членов комиссии. Эти товары также заносятся в отдельную опись;
отдельно инвентаризируется тара. Она заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию.

Инвентаризация товаров по штрих коду

Ускорить инвентаризацию позволяет автоматизация. В частности, если на товары нанесены штрих коды, то инвентаризация пройдет быстрее. Необходимо считать штрих коды товаров с помощью сканера или терминала сбора данных. После этого в программе можно будет увидеть отчет о расхождениях фактического и учетного количества товаров.

Документальное оформление инвентаризации товаров

По итогам инвентаризации товаров составляется инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей. Об этом читайте в отдельной консультации.

Об оформлении сличительной ведомости по форме ИНВ-19 мы рассказали . Образец акта о недостаче товара при инвентаризации вы можете посмотреть в отдельной консультации.

О списании товаров по результатам инвентаризации читайте .

Правила проведения инвентаризации в магазине

Обновление: 19 мая 2020 г.

Проведение инвентаризации в магазине обязательно в определенных случаях, в частности (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 N 49):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально-ответственных лиц;
при установлении фактов хищения или порчи товаров;
при пожарах, авариях и других чрезвычайных ситуациях.

Плановая инвентаризация проводится в сроки, утвержденные руководителем организации. Например, можно составить Регламент проведения инвентаризации в магазине, в котором прописать правила проведения инвентаризации в магазине.

О том, как провести инвентаризацию и документально ее оформить, мы рассказали . Общий порядок проведения инвентаризации товаров мы приводили в отдельной консультации. А сейчас остановимся на особенностях инвентаризации товара в магазине.

Как проводится инвентаризация в магазине

Как правильно провести инвентаризацию в магазине? Порядок проведения инвентаризации в магазине законодательно не регламентирован. Каждая организация может установить его самостоятельно в зависимости от особенностей ведения торговли и количества материально ответственных лиц. При этом можно руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 N 49.

В частности, если проходит инвентаризация товаров в зале магазина, нужно ограничить доступ посторонних лиц в это помещение. Товары должны пересчитываться (перевешиваться, перемериваться) инвентаризационной комиссией в присутствии материально ответственных лиц (в частности заведующего магазином). Если в магазине несколько залов (отделов), то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения товаров. После проведения проверки товаров в одном помещении, это помещение должно быть закрыто и опечатано. После этого комиссия переходит в следующее помещение.

Сложности инвентаризации в магазине

Затруднения с учетом результатов инвентаризации в магазине возникают при наличии следующих факторов:

за товар отвечают несколько работников, с которыми заключены договоры о полной материальной (бригадной или индивидуальной) ответственности;
большой ассортиментный ряд товаров;
свободный доступ покупателей к товару в зале магазина.

В этом случае руководитель принимает решение, какую часть материального ущерба организация будет взыскивать с материально ответственных лиц, а какая будет списана за счет средств самой организации.

Документальное оформление инвентаризации товаров в магазине

По итогам инвентаризации товаров в общем порядке составляются:

инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей;
сличительная ведомость по форме ИНВ-19;
акт о недостаче товара.

В принципе организация может составить Акт инвентаризации товара в магазине в произвольной форме, поскольку использование унифицированных первичных документов при инвентаризации не является обязательным.

Инвентаризация магазина

Проведение инвентаризации можно условно разделить на четыре больших шага. Каждый из шагов характеризуется оформлением обязательных документов: актов и ведомостей.

Процесс выглядит следующим образом:

Сначала пересчитываются и оцениваются фактические остатки в магазине, по этим остаткам заполняется инвентаризационная опись.

Если по инвентаризационной описи фиксируются какие-либо отклонения (излишки или недостатки, а также несоответствие качеству товара), то требуется оформление актов для каждого из видов отклонений.

Все составленные документы передаются для фиксирования в бухгалтерию, где составляется общая сличительная ведомость.

По результатам этой ведомости подводятся окончательные итоги инвентаризации. К ним относятся непосредственные изменения в учете (оприходование излишков и списание недостачи), а ущерб, если таковой был зафиксирован, взыскивается с материально-ответственных лиц.

Рассмотрим эти шаги чуть подробнее, а также отметим, какая документация требуется на каждом шаге.

Шаг 1. Подготовка инвентаризации, приказ о начале, определение и сбор комиссии.

Самым первым в списке документов стоит Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22), который подписывается руководителем компании. В комиссию обязательно должны войти материально-ответственное лицо и бухгалтер, либо руководитель, который указывает себя в различных ролях. На данном этапе очень важно, чтобы работники магазина или склада, которые имеют дело с определенным в инвентаризации товаром, не знали о начале проверки, чтобы избежать случаев вмешательства или влияния на результаты. Если инвентаризация проводится в каком-то одном отделе магазина, то он временно закрывается, так как продавать или перемещать товар во время пересчета строго запрещается.

Шаг 2. Непосредственное проведение инвентаризации с фиксацией результатов.

Документ, который требуется на этом шаге, называется Инвентаризационная опись ТМЦ (ИНВ-3). Члены комиссии в этой описи в графе «Фактическое количество» должны отразить реальные остатки товаров, которые они пересчитывают. После завершения подсчетов опись подписывается всеми участниками комиссии. На этом этапе может потребоваться не только штучный пересчет товаров, но также взвешивание и дополнительные измерения, это зависит от специфики самого товара. Все пересчеты намного проще проводить, если в этой описи заранее будут распечатаны расчетные данные из учетной системы. Опись составляется в двух экземплярах (одна — для бухгалтера, другая — для материально-ответственного лица), заполняется вручную и не допускает исправлений.

Шаг 3. Сверка результатов инвентаризации с данными учета.

Данную сверку как правило проводит бухгалтер по данным описи, составленной на втором шаге. По результатам сверки оформляются несколько документов, в зависимости от того, какие отклонения были зафиксированы в момент инвентаризации. Само наличие отклонения обязывает бухгалтера сформировать Сличительную ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (ИНВ-19). В ней фиксируется все отклонения фактического количества от учетного. Дополнительные документы, которые могут понадобиться оформить по результатам инвентаризации: Акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (ИНВ-6), Инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение (ИНВ-5), Акт о списании товаров (ТОРГ-16). Случаи, когда эти документы нужно оформить, следуют из их названия.

Шаг 4. Подведение итогов, внесение изменений в учетные данные.

На последнем шаге мы подходим к тому, для чего инвентаризация, собственно, и проводилась. Необходимо, чтобы учетные остатки стали совпадать с реальными. Для начала руководителем составляется приказ об утверждении результатов. Именно на основании этого приказа можно назначать виновных, а также вносить изменения в бухгалтерский учет. Бухгалтер составляет итоговую Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26), где отражаются все излишки, недостатки, пересортица, испорченный товар и прочее. Подводятся суммовые итоги, по которым можно делать выводы о том, превышают ли убытки по товарам нормальные значения или нет. Ведомость подписывается всеми участниками.

СВ-Принт