СВ-Принт

Инвентарный номер

Обновление: 1 ноября 2018 г.

Инвентарный номер – это уникальный номер, присваиваемый каждому объекту основных средств при принятии к учету. Такие номера необходимы для целей ведения бухучета в целом и для контроля за сохранностью ОС в частности (п. 11 Методических указаний по бухучету ОС, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 N 91н).

Если объект состоит из нескольких частей и для них установлен общий срок полезного использования, то ОС присваивается единый инвентарный номер. Если же у разных частей разные сроки полезного использования, то они учитываются как разные инвентарные объекты со своими инвентарными номерами.

Как присваивается инвентарный номер

В Методических указаниях нет каких-либо особых требований к порядку формирования инвентарных номеров. Соответственно, в небольших организациях можно использовать хоть ряд натуральных чисел: 1, 2, 3 и т.д.

Вместе с тем, в инвентарные номера можно добавлять и буквенные коды, которые будут нести дополнительную информацию об объекте ОС. К примеру, указывать, к какому отделу (подразделению, сектору, цеху) он относится. Допустим, отдел логистики можно обозначить, как «ОЛ», а отдел маркетинга, как «ОМ». Тогда инвентарные номера могут выглядеть так: ОЛ-01, ОЛ-02, ОМ-01, ОМ-02 и т.д.

Также в инвентарный номер можно «зашить» и иную информацию, допустим, год постановки на учет ОС.

Как наносится инвентарный номер

Обозначить инвентарный номер на объекте можно разными способами: нанести краской (несмываемыми чернилами, маркером), прикрепить металлический жетон, приклеить нестирающуюся этикетку и т.д. Сегодня при нанесении номеров используются также штрихкоды. В любом случае номер должен быть таким, чтобы его невозможно было изменить или удалить с объекта.

Инвентарный номер сохраняется и не подлежит изменению на протяжении всего периода «жизни» объекта в организации. И даже после выбытия ОС в течение 5 лет его инвентарный номер не рекомендуется присваивать новому объекту.

В каких документах фигурируют инвентарные номера

Инвентарные номера указываются в первичных документах по учету ОС: в акте по форме ОС-1, в инвентарной карточке ОС-6, а затем и в акте о списании ОС-4. При инвентаризации номера с объектов сличаются с номерами в аналитическом учете.

Также в разделе 2.1 декларации по налогу на имущество организаций (Приложение № 1 к Приказу ФНС от 31.03.2017 N ММВ-7-21/271@) есть строка с кодом 030, предназначенная для инвентарного номера объекта недвижимости. Но указывать его в декларации нужно в том случае, если у объекта нет ни кадастрового номера, ни условного номера (п. 2 Рекомендаций к Письму ФНС от 14.03.2018 N БС-4-21/4786).

Как присвоить права

8 июня 2011 Автор КакПросто! Операционные системы Windows Vista, Windows 7 закрывают многие папки от вирусов с помощью ограничения прав доступа к этим папкам. К примеру, папки Program Files, Documents and Settings, и т.д. Для того чтобы иметь возможность удалить ненужную папку, файлы, или сохранить в них что-то свое, необходимо присвоить им права на полное их использование. Инструкция 1 Открываем «Мой компьютер», в меню «Сервис» выбираем «Свойства папки…». В появившемся окне заходим на вкладку «Вид». Убираем галочку с пункта «Использовать простой общий доступ к файлам». Нажимаем «Ок». Теперь в свойствах папок или файлов появится дополнительная вкладка «Безопасность». 2 Находим нужный файл или папку. Нажимаем на нем правой клавишей мышки и выбираем «Свойства». В появившемся окне переходим на вкладку «Безопасность». В верхней части мы видим, кто обладает правами использования данным файлом. Если вы выберите кого-то из них, то увидите описание этих прав в нижней части экрана. Выберите свой профиль (чаще всего это «Администратор», точное имя можно увидеть в меню «Пуск»). Поставьте галочку «разрешить» напротив строки «полный доступ», и нажмите «Ок». 3 В большинстве случаев поставить галочки не получается, так как они не активны. В этом случае нам нужно нажать кнопку «Дополнительно». Откроется отдельное окно. В первую очередь важно сменить владельца папки, для этого переходим на вкладку «Владелец». Выберите свой профиль, и нажмите «Применить». В строке «Текущий владелец» должен появиться ваш профиль. 4 Переходим на вкладку «Разрешения». Жмем дважды на свой профиль или «Администраторы» в средней части окна. Откроется новое окно, где вы можете выбирать права. Поставьте в столбике «Разрешить» галочку в строке «Полный доступ». Жмем «Ок». Видео по теме

Совет полезен?

Как правильно присвоить инвентарный номер

Организация бухгалтерского учета любой компании предполагает строгий учет основных средств: средств труда, с помощью которых производятся продукция, работы или услуги. Одним из основных механизмов контроля за сохранностью и перемещением ОС является присвоение им инвентарных номеров: уникальных цифровых и символьных комбинаций, которые не изменяются на протяжении всего эксплуатационного срока ОС. При присвоении инвентарного номера пользуются определенными приемами, позволяющими закодировать в цифрах и символах всю основную информацию о каждом ОС. Помимо ОС, инвентарные номера присваиваются еще некоторым важным для функционирования компании объектам.

Инвентарный номер и особенности его применения

Инвентарный номер присваивается имущественному объекту в момент принятия его к учету. После этого тот приобретает статус инвентарного объекта – единицы БУ. Номер наносится на объект с помощью устойчивой краски, штрихкода, гравировкой, с помощью жетона, который не подлежит быстрому и незаметному удалению, другим аналогичным способом. Номер должен быть нанесен так, чтобы при проведении инвентаризации его можно было легко и без ошибок идентифицировать с данными БУ.

Основными объектами, в отношении которых таким способом организуется БУ и осуществляется контроль, являются:

• ОС – основные средства, объекты имущества организации, которые находятся в работе более года, предназначены для производственных нужд, и стоимость которых составляет законодательно определенную величину;
• нематериальные объекты, активы (НМА) — к ним относят продукты интеллектуального труда, например, технологические разработки, разработки ПО, товарные знаки, фирменные наименования и др.объекты, у которых нет материальной формы, но которые могут в перспективе принести материальную выгоду (см. ГК РФ ст. 1225-1, ПБУ 14/07);
• непроизведенные объекты, активы – это природные объекты, недра, земли, водные объекты и др.

Объектам стоимостью менее 3 тыс. руб. инвентарный номер не нужен.

К инвентарным номерам предъявляются обязательные требования:

• они не должны дублироваться;
• они должны присваиваться по порядку.

Кроме того, важно при использовании инвентарных номеров в БУ руководствоваться следующей важной информацией:

1. Инвентарный номер наносится в присутствии специально созданной для этих целей комиссии и фиксируется в журнале инвентарных номеров.
2. Если инвентарный объект представляет собой целое, состоящее из отдельных функциональных частей, номер наносится на каждую его часть.
3. Перемещения инвентарного объекта в пределах организации или ее подразделений не является причиной для изменения номера или его корректировки. Инвентарный номер не изменяется во все время эксплуатации объекта, которому он присвоен.
4. Если ОС арендованы компанией, они, как правило, учитываются по номерам, присвоенным арендодателем. В то же время из Постановления 11 Арбитражного апелляционного Суда по д. №А55-24142/2013 от 28-04-14 г. следует, что при переходе прав на инвентарный объект, например, при подписании договора лизинга, ему может быть присвоен новый инвентарный номер организацией, приобретшей такие права. Утверждается, что присвоение инв. номера является внутренним делом организации.
5. Инвентарный номер объекта, снятого с учета (проданного, списанного и т.д.), не может быть присвоен другому объекту в этой же организации.

Нормативная база

Четкой нормативной базы, регламентирующей шаг за шагом, как присваивать инвентарные номера, законодательство не содержит. Существует Инструкция Минфина №174н (прил. 2), содержащая общие указания по назначению инвентарных номеров. Кроме того, для МУП применяется Инструкция №157н (п. 46), где порядок такого назначения рассмотрен несколько более подробно. Руководствуясь этими документами, действующим законодательством, организация самостоятельно разрабатывает структуру инвентарных номеров и порядок их присвоения, закрепляя его в локальных нормативных актах (учетной политике и др.). Порядок присвоения номеров может регламентироваться и на ведомственном уровне, устанавливаться вышестоящей организацией.

Структура инвентарного номера

Указанная характеристика во многом зависит от внутренних потребностей компании:

• ее размеров;
• структуры и наличия подразделений;
• возможностей и ресурсов в процессе организации БУ.

Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:

• 04 — счет учета НМА;
• 03 — код подразделения, в котором находится объект;
• 02 — номер по порядку этого объекта в подразделении.

Получаем инвентарный номер 040302.

Допустимо и использование буквенных символов, сокращений наименований подразделений:

• «АХО» — для бухгалтерии и финансовой службы хозяйственной службы;
• «СКЛ» — склад и др.

Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.

Процедура должна быть в обязательном порядке зафиксирована в учетной политике компании.

Типичные ошибки при присвоении инвентарных номеров

Допущенные неточности и ошибки могут не только внести хаос в процесс учета инвентарных объектов, но и привести к негативным последствиям при проведении контроля со стороны. Особенно актуально это для МУП, других государственных организаций, подведомственных организаций. Наиболее распространенные из них приведены ниже:

1. Расхождения с принятой учетной политикой: произвольное изменение длины номера, включение в него буквенных обозначений либо, наоборот, их игнорирование на практике.
2. Нанесение номера способом, не обеспечивающим его сохранность во все время эксплуатации объекта: непрочным красителем, наклеиванием этикеток и т.д.
3. Непроставление инвентарного номера по причине якобы невозможности его проставить. Действительно, инструкция 157н позволяет не проставлять физически этот номер, а лишь заносить его в регистры БУ при соответствующих условиях. Однако, если контрольная комиссия при этом обнаружит, что нанесение на самом деле было возможно, у организации могут возникнуть проблемы.
4. Нанесение инвентарного номера на объекты произвольно, без необходимости. Пример: нумерация объекта стоимостью менее 3000 руб.

Главное

1. Инвентарный номер – обязательный признак инвентарного объекта.
2. Определение структуры, длины и других признаков инвентарного номера – внутреннее дело компании. При этом процедура должна быть отражена в локальных нормативных актах и учитывать действующие законодательные акты, в том числе при необходимости и внутриведомственного характера.
3. Объекты стоимостью менее 3 тыс. руб. не подлежат нумерации.
4. Основные и обязательные требования к инвентарному номеру – уникальность и последовательность.

Одним из обязательных условий ввода в эксплуатацию основного средства на любом производстве является присвоение ему инвентарного номера. О том, как этот процесс происходит, каким нормативным актом регламентируется, и какие сведения зашифрованы в этом номерном знаке, пойдет речь в статье.

Итак, нумерация необходима для контроля использования имущества, отслеживания его перемещений, сохранности и правомерности выбытия. Нумеруют объект в процессе приема на учет перед тем, как начать использовать в производстве. После присвоения номера он становится инвентарным или единицей учета ОС.

Основные аспекты определения активов, подлежащих присваиванию инвентарных номеров, перечислены в п. 45 Инструкции (пр. Минфина РФ № 157н от 01.12.2010). Нумеруются все движимое и недвижимое имущество, объекты, находящиеся в эксплуатации, на консервации или в резерве, стоимостью, превышающей 3 тыс. руб. Исключение составляет лишь библиотечный фонд, все позиции которого нумеруются без ограничений в стоимости.

Общие требования к процессу нумерации ОС изложены в вышеуказанной Инструкции и Методических указаниях по бухучету ОС (пр. Минфина РФ № 91н от 13.10.2003 с дополнениями). К ним относятся, например, такие условия:

• инвентарный номер не должен повторяться, т.е. нескольких объектов, пронумерованных одинаково, в компании быть не должно;
• при сочленении единого объекта из нескольких элементов всему комплексу присваивается один инвентарный номер;
• номера присваиваются в соответствии с порядком числового ряда;
• инвентарный номер объекта не может измениться при перемещениях внутри одной фирмы, прикрепленный к активу при принятии к учету, он остается за ним в течение всего периода нахождения в организации;
• инвентарные номера не сохраняются при выбытии, например, реализации. Компании, приобретающие ОС, присваивают объектам номера в соответствии с разработанной внутрифирменной методикой;
• за арендованными ОФ инвентарные номера могут сохраняться (на усмотрение арендатора).

Порядок присвоения инвентарных номеров основных средств

Законодательством не предусмотрен какой-либо определенный порядок формирования инвентарного номера. Поэтому компаниям дано право разработать его самостоятельно и закрепить в УП. Как правило, при составлении последовательности цифр инвентарного номера ориентируются на удобство работы с ОФ и принятые алгоритмы производственных шифров. Например, в крупных компаниях с разветвленной сетью обособленных подразделений и цехов в номерные значения обязательно включают информацию о балансовом счете/субсчете, филиале размещения объекта, цифровое обозначение цеха, коды отделов и т.п.

Задаваясь вопросом, как присвоить инвентарный номер основному средству, опираются на выделение оптимальной вариации номера, по которому будет проще и быстрее отследить использование объекта в компании. Например, последовательность цифр может быть такой:

1. балансовый счет;
2. код филиала компании;
3. номер цеха, используемый во внутрифирменной номенклатуре;
4. отдел, где размещен объект;
5. порядковый номер объекта.

В зависимости от действующих в компании критериев, в инвентарный номер может быть зашифрована и другая информация: амортизационная группа, к которой принадлежит объект, территориальный код размещения подразделения и др.

Если фирма небольшая и используется в ней всего несколько объектов ОФ, то правильным будет присвоить им инвентарные номера по порядку: 01, 02, 03 и т.д. Регистрируют их в журналах учета инвентарных номеров, которые формируются в автоматическом режиме или ведутся от руки.