Содержание
Сейчас уже никого не удивишь мобильным телефоном на балансе предприятия. Во многих организациях он давно превратился из предмета роскоши в производственную необходимость. Поэтому все больше бухгалтеров сталкиваются с учетом услуг сотовой связи и соответствующими проблемами.
Мобильное орудие труда
В соответствии со статьей 264 Налогового кодекса затраты на оплату услуг связи включаются в состав прочих расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль. Но, согласно статье 252, все затраты должны быть «произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода». Другими словами, чтобы отнести затраты на оплату услуг сотовой связи в расходы, необходимо подтвердить производственный характер этих услуг.
Впрочем, в соответствии с Положением о составе затрат такой же порядок действовал и до 2002 года. В своем письме от 22 мая 2000 г. в ? ВГ-9-02/174 МНС разЪяснило, какие документы нужны для отнесения оплаты услуг сотовой связи в себестоимость. Это «счет телефонной станции, расшифровка АТС с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом».
📌 Реклама Отключить
Многие инспекции на местах на этом не останавливались. Например, в Санкт-Петербурге налоговики одно время требовали представлять отчеты работников по каждому звонку «с кратким описанием темы разговора». Не отставали и их коллеги из других регионов, выдумывая все новые условия включения оплаты услуг сотовой связи в расходы.
На практике выполнить все требования инспекторов порой просто невозможно. В результате, как признаются некоторые бухгалтеры, они вообще не учитывают расходы по мобильным телефонам для целей налогообложения или даже вовсе не отражают эти расходы в учете (если оплата производится наличными). Но такое расточительство могут себе позволить не все. Остальные ищут выход. И находят.
«Мы советуем клиентам делать приказы с указанием работников и причин, по которым им предоставлены мобильные телефоны, — говорит Лариса Шаповаленко, аудитор московской фирмы «Авантаж Аудит». — Необходимость работнику телефона должна быть хорошо обоснована. Обычно такие работники, во-первых, имеют разЪездной характер работы или у них несколько рабочих мест в разных офисах. А во-вторых, должна быть необходимость поддерживать с ними постоянную связь. Поэтому в должностных инструкциях этих работников лучше специально указать обязанности, выполнение которых требует наличия мобильного телефона».
📌 Реклама Отключить
Многие фирмы ограничивают телефонные переговоры работников, оплачиваемые предприятием. Это еще один способ продемонстрировать налоговикам производственный характер сотовой связи. «У нас существует лимит: каждый работник может наговорить не более чем на 80 долларов в месяц, — рассказывает Вера Сотова, бухгалтер столичной торговой фирмы. -; По нашим подсчетам, этой суммы для рабочих переговоров вполне достаточно. Если работник превышает лимит, мы удерживаем деньги из его зарплаты».
Самый надежный, но и трудоемкий способ обосновать расходы — сделать расшифровку по каждому звонку: кто, куда и зачем звонил. «У нас все телефонные разговоры оплачиваются полностью. Но работников, пользующихся мобильными телефонами, мы просим ежемесячно составлять отчеты о своих разговорах. В них работники перечисляют, в какую организацию они звонили и как она с нами связана. Затем руководитель подписывает отчет, и он поступает в бухгалтерию, — рассказывает Юлия Ростова, бухгалтер орловской строительной фирмы. — Сначала всем было трудно, но сейчас работники уже привыкли и стараются сразу записывать, с кем они разговаривали в течение дня. Зато мы уверены, что с налоговой проблем не будет».
📌 Реклама Отключить
Там, где звонков очень много, в отчеты включают только отдельные дорогостоящие переговоры. «Мы просим работников записывать в специальный журнал только междугородные и международные звонки. В нем указываются дата разговора, номер телефона, название организации и работник, с которым велись переговоры», — обЪясняет Андрей Зотов, бухгалтер воронежской компьютерной фирмы.
В общем, сколько инспекций с разными требованиями, столько изобретено и способов эти требования выполнить. Можете выбрать тот, который подходит для вашего случая.
Осторожно: счет-фактура!
Еще одна проблема, возникающая при оплате переговоров работников по мобильнику, — налоговый вычет по НДС. Телефонные компании выставляют счета-фактуры за прошедший месяц только в начале следующего. Помните, что вычет по НДС можно произвести только в том месяце, которым датирован счет-фактура. То есть, если у вас счет-фактура за апрель датирован 3 мая, НДС к вычету можно принять только в мае.
📌 Реклама Отключить
Изменить такое положение вещей, договорившись с телефонной компанией выставлять счета задним числом, вряд ли удастся. Как нам обЪяснили в одной московской компании — операторе сотовой связи, у них обработка данных и заполнение счетов-фактур осуществляются автоматически с помощью компьютерной программы. Поэтому всем своим контрагентам они выставляют счета-фактуры одним днем и сделать для кого-то исключение не могут.
Ольга САЛЬНИКОВА,
эксперт «Расчета»
Бухгалтерский и налоговый учет расходов на мобильную связь
В бухгалтерском учете мобильный телефон, приобретенный предприятием, ценой более двух тысяч рублей отражается на счете 01 «Основные средства». В налоговом учете эти затраты можно единовременно включить в материальные расходы, если стоимость телефона меньше 10 тысяч рублей. Более дорогой телефон считается амортизируемым имуществом, относящимся к третьей амортизационной группе (срок полезного использования — от трех до пяти лет).
Стоимость подключения мобильного телефона к сотовой сети в бухгалтерском учете учитывается на счете 97 «Расходы будущих периодов». В налоговом учете затраты на подключение сразу включаются в прочие расходы.
Порядок учета текущих услуг связи, таких как ежемесячная абонентская плата, оплата соединения, роуминга, определителя номера и других, в бухгалтерском иљ налоговом учете совпадает. Они включаются в расходы и уменьшают налогооблагаемую прибыль.
Пример.
В апреле ООО «Фокус» приобрело для своего менеджера по продажам мобильный телефон стоимостью 3600 руб. (в том числе НДС — 600 руб.). Одновременно общество оплатило расходы по подключению к сотовой сети — 1200 руб. (в том числе НДС — 200 руб.) и перечислило аванс компании — оператору связи — 2400 руб. (в том числе НДС — 400 руб.).
Руководитель своим приказом определил срок амортизации телефона в бухгалтерском учете и срок списания расходов на подключение — четыре года. Также установлено, что «Фокус» оплачивает расходы на оплату услуг связи в пределах 1200 руб. в месяц (включая НДС). Расходы сверх этой суммы вычитаются из заработной платы работника.
Бухгалтер должен сделать такие проводки:
ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60
— 3000 руб. (3600 — 600) — приобретен телефон;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 600 руб. — учтен НДС;
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08
— 3000 руб. — телефон передан работнику;
ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 60
— 1000 руб. (1200 — 200) — учтены расходы по подключению телефона;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 200 руб. — учтен НДС;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 4800 руб. (3600 + 1200) — оплачен мобильный телефон с подключением;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 800 руб. (600 + 200) — принят к вычету НДС;
ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» КРЕДИТ 51
— 2400 руб. — перечислен аванс компании — оператору связи.
В мае предприятие получило счет и счет-фактуру по услугам связи за апрель на сумму 1800 руб. (в том числе НДС — 300 руб.). Сверхлимитная сумма расходов составила 600 руб. (1800 — 1200). Бухгалтер сделал такие проводки:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
— 1000 руб. (1200 — 200) — учтены услуги связи за апрель, оплачиваемые предприятием;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 200 руб. — учтен НДС;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 60
— 600 руб. — учтены услуги связи за апрель, оплачиваемые работником;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»
— 1800 руб. — зачтен ранее перечисленный аванс;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 200 руб. — принят к вычету НДС.
В апреле в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, войдут:
— стоимость телефона — 3000 руб.;
— расходы на подключение — 1000 руб.;
— оплата текущих услуг связи — 1000 руб.
Начиная с мая 2002 года стоимость телефона в бухгалтерском учете должна ежемесячно амортизироваться, а расходы на подключение ежемесячно списываться на расходы. Бухгалтер должен делать такие проводки:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 02
— 62,5 руб. (3000 руб. : 48 мес.) — начислена амортизация;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97
— 20,83 руб. (1000 руб. : 48 мес.) — списана часть расходов на подключение.
Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль.
Марина ТУРКИНА,
налоговый консультант ООО «Аудит Холдинг»
Можно ли учесть в целях налогообложения телефон, купленный для директора?
ИА ГАРАНТ
Организация применяет общую систему налогообложения. По безналичному расчету был приобретен престижный мобильный телефон для директора организации стоимостью 45 000 руб., в т.ч. НДС 18%. В бухгалтерском учете имущество стоимостью не более 40 000 руб. в составе основных средств не учитывается.
Можно ли учесть данную покупку в составе расходов при расчете налога на прибыль? Можно ли принять к вычету НДС в случае непризнания расходов в целях налогообложения прибыли? Какие бухгалтерские проводки нужно сделать, чтобы отразить покупку телефона в бухгалтерском учете?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы на приобретение мобильного телефона для директора организации могут быть учтены в целях налогообложения прибыли при их документальном подтверждении, обоснованности и использовании телефона в служебных целях.
Право на вычеты по НДС не ставится в зависимость от факта признания расходов в целях налогообложения прибыли.
В целях бухгалтерского учета мобильный телефон признается в составе материально-производственных запасов, и его стоимость списывается единовременно при передаче в эксплуатацию.
Обоснование вывода:
Налоговый учет
1. Налог на прибыль
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ.
При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В отношении обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов хотелось бы обратить внимание на постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53, из которого следует, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) этой деятельности, а не о ее результате.
КС РФ в определении от 04.06.2007 N 320-О-П указал, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, а потому обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности (ст. 8 часть 1 Конституции РФ) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность.
Представители финансового ведомства поддерживают такую позицию. Смотрите, например, письма Минфина России от 07.04.2014 N 03-03-06/1/15487, от 04.10.2013 N 03-03-06/1/41201, от 29.07.2013 N 03-03-06/2/30016, от 25.01.2012 N 03-03-06/1/33, от 01.11.2010 N 03-03-06/1/664, от 09.04.2010 N 03-03-06/2/70, от 21.12.2007 N 03-03-06/1/884 и др.
Бремя доказывания необоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возлагается на налоговые органы.
Таким образом, в целях налогообложения прибыли могут быть учтены любые расходы, осуществленные налогоплательщиком и соответствующие условиям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Исключение составляют лишь расходы, перечисленные в ст. 270 НК РФ.
В частности, затраты на приобретение мобильного телефона для руководителя организации могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если они:
— документально подтверждены;
— по оценке организации-налогоплательщика необходимы для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, а значит, экономически оправданы. К примеру, наличие престижного мобильного телефона у руководителя (как и дорогостоящего автомобиля, канцтоваров престижных марок, визитных карточек и проч.) может свидетельствовать о финансовом благополучии организации и вызывать доверие у потенциальных партнеров, с которыми планируется наладить взаимовыгодное сотрудничество*(1);
— мобильный телефон используется для служебных целей, что подтверждается соответствующими документами (распоряжением руководителя, бухгалтерскими справками, распечатками звонков и т.п.).
При этом в числе расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли (ст. 270 НК РФ), расходы на приобретение подобного рода имущества не указаны.
Поскольку в рассматриваемой ситуации стоимость мобильного телефона без НДС составляет менее 40 000 рублей (45 000 руб. / 118% х 100% = 38 135,59 руб.), затраты на его приобретение включаются в состав материальных расходов в полной сумме по мере его ввода в эксплуатацию (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, п. 1 ст. 256 НК РФ).
Момент ввода телефона в эксплуатацию в целях налогового учета определяется по данным первичных документов и бухгалтерского учета. Отметим, что глава 25 НК РФ не устанавливает какого-либо перечня документов, оформляемых в той или иной ситуации. В связи с чем в целях налогового учета используются данные первичных документов, оформленных по правилам бухгалтерского учета (п. 1 ст. 11, ст. 313 НК РФ, письма Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, от 19.01.2015 N 03-03-06/1/879, от 05.12.2014 N 03-03-06/1/62458, ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@).
Затраты, осуществляемые в дальнейшем на мобильную связь, могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ при соблюдении указанных выше условий (в числе которых документальное подтверждение и служебные цели осуществляемых звонков) (письма Минфина России от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378, от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178).
2. НДС
Что касается вычетов по НДС, то согласно п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат, в частности, суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг) на территории РФ.
Налогоплательщик имеет право на вычет «входного» НДС, если одновременно выполняются следующие условия:
— приобретенные товары (работы, услуги) предназначены для осуществления операций, облагаемых НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ);
— товары (работы, услуги) приняты к учету (при наличии соответствующих первичных документов) (п. 1 ст. 172 НК РФ);
— имеется надлежащим образом оформленный счет-фактура продавца (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Иных требований либо ограничений для получения права на налоговые вычеты НК РФ не содержит. В частности, положения главы 21 НК РФ не ставят право налогоплательщика на получение налогового вычета по НДС в зависимость от факта (или правомерности) признания расходов в целях налогообложения прибыли.
Суды тоже согласны, что налоговое законодательство не связывает принятие к вычету сумм НДС, уплаченных поставщикам товаров (работ, услуг), с обязательным отнесением стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли. Экономическая обоснованность расходов на приобретение товаров (работ, услуг) правового значения при принятии НДС к вычету не имеет, поскольку право на налоговые вычеты не поставлено в зависимость от учета расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (постановления ФАС Поволжского округа от 23.01.2013 N Ф06-10902/12 по делу N А55-17744/2012, ФАС Московского округа от 13.06.2012 N Ф05-5388/12 по делу N А40-105356/2011, от 15.06.2009 N КА-А40/5288-09, Западно-Сибирского округа от 21.09.2010 по делу N А67-10633/2009 и др.)*(2).
Таким образом, при наличии счета-фактуры и первичных документов НДС, предъявленный продавцом телефона, приобретенного для осуществления деятельности, облагаемой НДС, может быть принят к вычету независимо от того, будут ли организацией признаны расходы на приобретение этого телефона в целях налогообложения прибыли.
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете стоимость приобретенного мобильного телефона не более 40 000 рублей без НДС также позволяет относить его в состав материально-производственных запасов (далее — МПЗ) (п. 4, п. 5, п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (далее — ПБУ 6/01), п. 5, п. 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (далее — ПБУ 5/01)).
Правила и порядок формирования в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах организации установлены ПБУ 5/01 и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее — Методические указания).
В соответствии с п. 90, п. 93 Методических указаний стоимость телефона, учтенного в качестве МПЗ, единовременно при передаче его в эксплуатацию списывается со счетов учета и зачисляется на соответствующие счета учета затрат на производство (общехозяйственных расходов, расходов на продажу).
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, бухгалтерские записи в рассматриваемой ситуации могут быть следующими:
Дебет 10 Кредит 60
— 38 135 руб. 59 коп. — оприходован сотовый телефон;
Дебет 19 Кредит 60
— 6864 руб. 41 коп. — учтен предъявленный продавцом НДС;
Дебет 68 Кредит 19
— 6864 руб. 41 коп. — НДС принят к вычету (на основании счета-фактуры продавца);
Дебет 20 (26, 44) Кредит 10
— 38 135 руб. 59 коп. — телефон передан в эксплуатацию;
Дебет забалансового счета «Малоценные основные средства»
— 38 135 руб. 59 коп. — телефон принят на забалансовый учет для контроля за его сохранностью.
Отражение стоимости телефона за балансом является вариантом его учета в целях выполнения требований положений п. 5 ПБУ 6/01, предписывающих организовать надлежащий контроль за движением переданного в эксплуатацию актива стоимостью не более 40 000 рублей. С этой целью организация может открыть дополнительный забалансовый счет, например 012.
Рекомендуем ознакомиться со следующим материалом:
— Энциклопедия решений. Налоговые вычеты по НДС.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Лазарева Ирина
Ответ прошел контроль качества
19 февраля 2015 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. *(1) На наш взгляд, подобная логика вряд ли может быть применена при приобретении дорогостоящего телефона сотрудникам, не представляющим организацию публично. Например, сложно оправдать экономическую необходимость приобретения подобного рода имущества для уборщицы. Либо обосновать необходимость приобретения дополнительного телефона такого же класса тому же сотруднику. Важно понимать, что п. 1 ст. 252 НК РФ не допускает его произвольного применения без установления объективной связи понесенных расходов с направленностью деятельности на получение дохода (определение КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П).
*(2) Приведенные выводы не касаются случаев, когда в ходе проверки устанавливаются факты «фиктивных сделок», вследствие чего применение налоговых вычетов по НДС признается неправомерным (постановления Президиума ВАС РФ от 03.07.2012 N 2341/12, ФАС Уральского округа от 02.11.2011 N Ф09-6966/11 по делу N А71-13079/2010).
Корпоративная сотовая связь
Некоторым работникам необходимо предоставлять корпоративную сотовую связь. Например, менеджеры по продажам должны вести переговоры, искать новых клиентов, организовывать презентации, заключать сделки, создавать условия для сотрудничества в будущем, оформлять заказы с клиентами от имени организации и т. д. Выполнение этих обязанностей предполагает постоянное использование телефона, в том числе мобильного.
Как предоставить работникам корпоративную сотовую связь
Для использования корпоративной сотовой связи работодатель может обеспечить работников корпоративным телефонным аппаратом либо SIM-картой, которая будет работать в личном телефонном аппарате. При этом необходимо учитывать, что у каждого из вариантов есть свои особенности налогообложения.
Порядок предоставления работникам необходимого оборудования нужно определить в приказе либо в локальном нормативном акте (далее — ЛНА).
ВАРИАНТ 1. Издать приказ об использовании корпоративной сотовой связи
Приказом необходимо утвердить перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи (пример 1).
ВАРИАНТ 2. СОСТАВИТЬ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ КОРПОРАТИВНОЙ СОТОВОЙ СВЯЗИ
В Положении об использовании корпоративной сотовой связи (пример 2) следует отразить все необходимые нюансы, в частности:
• как работникам использовать служебные телефоны в нерабочее время (по выходным), в отпуске;
• формы внутренней отчетности при получении SIM-карты, телефонных аппаратов, а также по расходованию средств, выделенных на оплату услуг связи и т. п.
С приказом либо Положением об использовании корпоративной сотовой связи необходимо ознакомить работников под роспись.
Как правильно организовать мобильную связь для сотрудников
Сотовая связь с каждым годом становится все доступнее. Стоимость аппаратов и контрактов неуклонно снижается. Более того, для корпоративных клиентов операторы предлагают специальные тарифы, делающие мобильную связь даже дешевле стационарной. Неудивительно, что все большее количество организаций предоставляет своим работникам корпоративную сотовую связь. А значит, и проверок по этим вопросам со стороны налоговых органов становится больше. Как правильно обеспечить сотрудников мобильной связью, чтобы не возникло претензий со стороны налоговых органов?
У работодателя, решившего обеспечить своих сотрудников мобильной связью, есть следующие варианты.
Во-первых, организация может самостоятельно закупить телефонные аппараты, подключить их к корпоративному тарифу и уже такие готовые телефоны выдавать сотрудникам.
Во-вторых, организация может выдать сотрудникам лишь СИМ-карту, подключенную к корпоративному тарифу. Соответственно сотруднику для пользования корпоративной сотовой связью придется пользоваться своим телефонным аппаратом.
Наконец, в-третьих, организация может вообще не тратиться ни на телефонные аппараты, ни на заключение контрактов с сотовым оператором, а лишь компенсировать сотрудникам расходы, которые они понесли при использовании собственных сотовых телефонов.
Рассмотрим теперь каждый из этих вариантов подробнее.
Выдача подключенного телефона
Первый вариант, как мы помним, предполагает выдачу сотрудникам телефонного аппарата, уже подключенного к тому или иному сотовому оператору. Соответственно организации придется потратиться на покупку самих аппаратов.
Расходы на такую покупку учитываются по-разному в зависимости от стоимости приобретенных аппаратов. В большинстве случаев расходы на приобретение аппарата будут включены в состав материальных затрат в полном размере на дату ввода в эксплуатацию на основании подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ. Дело в том, что с 1 января стоимость имущества, признаваемого в налоговом учете амортизируемым, увеличена до 40 000 руб. И редкий телефонный аппарат превысит по стоимости этот рубеж (стоимость определяется без учета НДС). Тут нужно отметить, что если одновременно с телефоном приобретаются и аксессуары к нему – чехлы, гарнитуры, зарядные устройства, док-станции и т.п., то каждый аксессуар нужно учитывать отдельно. Другими словами, телефонный аппарат и аксессуары к нему не являются комплексом имущества, и их стоимость в целях налогового учета не суммируется (см. постановление ФАС Поволжского округа от 16.02.2009 по делу № А55-9496/2008).
Ну а если все же куплен дорогой аппарат, то при начислении амортизации по нему нужно учитывать, что телефонные аппараты сотовой связи относятся к третьей амортизационной группе со сроком использования свыше трех и до пяти лет включительно по коду ОКОФ 14 3222000. И ситуация не изменяется в связи с тем, что столь дорогостоящие аппараты обычно являются уже мини-компьютерами и способны обеспечивать работу с документами, электронной почтой и т.п. Все эти функции телефона не делают его компьютером и не переводят в другой код ОКОФ и соответственно во вторую амортизационную группу. Не забудьте также, что отнесение телефона к основным средствам повлечет обязанность начисления налога на имущество (ст. 374 НК РФ).
С учетом телефонного аппарата мы разобрались. Перейдем теперь ко второй составляющей — расходам на подключение к сети, или, проще говоря, на приобретение СИМ-карты. Поскольку приобретение СИМ-карты по своей сути означает предоставление организации телефонного номера и доступа к сети мобильной связи, ее стоимость учитывается на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в качестве расходов на оплату услуг связи. А вот порядок учета таких затрат (единовременно или равномерно) зависит от того, на что будут расходоваться средства, уплаченные при приобретении СИМ-карты. Если эти средства зачисляются на абонентский счет и будут в дальнейшем расходоваться на оплату услуг связи, то и учесть эту сумму по мере использования на основании счетов оператора связи (подп. 3 п. 7 ст. 272 , п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ). Если же данные средства на счет абонента не зачисляются, то учесть их можно единовременно.
Выдача СИМ-карты
Второй вариант обеспечения сотрудников мобильной связью за счет организации заключается в выдаче сотрудникам корпоративных СИМ-карт, а аппараты сотрудники используют свои. Очевидно, что в таком случае организация несет расходы только на заключение контракта с оператором сотовой связи и приобретение СИМ-карт.
Порядок учета этих расходов не отличается от случая, когда СИМ-карты выдаются не отдельно, а вместе с корпоративным телефонным аппаратом. То есть в зависимости от того, как будут расходоваться уплаченные суммы, они учитываются либо единовременно (средства не зачисляются на абонентский счет), либо по мере их расходования на услуги сотовой связи на основании счетов оператора связи (средства зачисляются на счет абонента).
Сложности в данной ситуации могут возникнуть в связи с тем, что организация заключила контракт с сотовым оператором и несет расходы на оплату предоставляемых услуг, несмотря на то, что на балансе (или за балансом) у нее не числятся телефонные аппараты. Чтобы избежать ненужных споров, хотя они в большинстве случаев заканчиваются победой налогоплательщиков, ведь Налоговый кодекс не ставит учет расходов на услуги связи в зависимость от наличия у организации на балансе соответствующего оборудования, нужно документально оформить факт использования сотрудниками собственных телефонных аппаратов в интересах работодателя (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006).
Делается это следующим образом. Сотрудник, получивший корпоративную СИМ-карту, должен подготовить докладную записку на имя руководителя организации. В этой записке он уведомляет руководителя о том, что в связи с получением корпоративной СИМ-карты без телефонного аппарата он будет использовать в интересах работодателя собственный телефонный аппарат. Далее нужно указать, что это за аппарат, и с какого момента сотрудник начинает его использовать. Руководителю организации нужно завизировать такое заявление и подшить к личному делу сотрудника.
На основании завизированного заявления издается приказ по организации о том, что сотрудник использует собственное имущество в интересах работодателя. В этом же приказе устанавливается размер компенсации за такое использование. Докладная записка и приказ будут достаточным основанием для учета в расходах сумм компенсаций, выплачиваемых сотруднику за использование личного имущества в служебных целях (п. 49 ст. 264 НК РФ, ст. 188 ТК РФ). Кроме того, использовать телефон сотрудника можно по договору аренды или ссуды (подробнее об этом см. статью «Варианты оформления использования сотрудником личного имущества» на с. 124 этого номера).
Оплата расходов сотрудника
Третий вариант телефонизации сотрудников — компенсация им расходов на те звонки, которые они произвели с использованием собственных телефонных аппаратов и собственных СИМ-карт. Здесь организации потребуются документы, обосновывающие выплату таких компенсаций.
Такими документами могут быть внутренние документы, устанавливающие перечень должностей, по которым работники имеют право на получение компенсации за использование личных сотовых телефонов в служебных целях. На основании этого перечня приказом по организации утверждается уже конкретный список фамилий сотрудников, которые будут получать подобные компенсации. В приказе желательно привести обоснование необходимости использования сотовой связи в служебных целях по каждому из таких сотрудников. Например, указать, что расходы на сотовую связь будет компенсироваться водителям и курьерам для оперативного и своевременного решения сложных ситуаций, возникающих при доставке товаров покупателям. Или менеджерам по продажам для оперативной связи с клиентами.
Далее нужно подготовить регламент использования сотовой связи в служебных целях. В нем прописываются условия выплаты компенсаций – только ли за звонки, совершенные в рабочее время, или возможна оплата и звонков, совершенных в нерабочее время, по выходным. Также в регламенте прописывается порядок подтверждения сотрудниками своих расходов на сотовую связь.
Обратите внимание!
Регламенты использования сотовой связи в служебных целях, а также перечни должностей и приказы рекомендуется составлять, не только когда работодатель компенсирует сотрудникам расходы на связь, но и если выбраны другие способы обеспечения сотрудников связью. Дело в том, что эти документы являются главным доказательством экономической обоснованности и производственной направленности расходов на сотовую связь.
На вопросах подтверждения расходов на связь, если сотрудник использовал свой собственный телефон, стоит остановиться подробнее. В принципе для признания расходов на сотовую связь (независимо от способов обеспечения сотрудников доступом к ней) требуется всего два документа – договор с оператором сотовой связи на оказание соответствующих услуг и счет от оператора связи. Поэтому от сотрудников, получающих компенсацию за использование собственных телефонов и СИМ-карт, первым делом нужно потребовать принести такой договор, ведь он заключается и с физическими лицами. И этот документ лучше приобщить к личному делу сотрудника в оригинале.
А вот со счетами ситуация сложнее. Дело в том, что некоторые тарифные планы, по которым подключают к сотовой сети физических лиц, не предусматривают выставление счета даже за дополнительную плату. Пользователи могут лишь посмотреть свои расходы на сайте оператора связи в личном кабинете. В таком случае счет оператора связи нужно будет заменить распечаткой детализации переговоров из личного кабинета и служебной запиской сотрудника, в которой он укажет на то, какие звонки были служебными.
Лимиты на связь
В некоторых организациях бухгалтеры предпочитают не усложнять себе жизнь сбором детализированных счетов и их анализом на предмет отделения личных переговоров от служебных, а просто устанавливают лимит оплаты расходов на сотовую связь. Например, 1000 руб. в месяц. И не важно, как сотрудник использовал телефон.
Подход, действительно, заманчивый, но, к сожалению, он все равно не освобождает от законной обязанности включать в расходную часть только экономически обоснованные расходы. Да и от обоснования производственной направленности расходов лимиты не освободят.
Соответственно даже при введении лимитов на оплату сотовой связи бухгалтеру все равно потребуются подтверждающие документы. Как минимум отчеты сотрудников о произведенных расходах, с обоснованием их производственной направленности. А лучше всего, если все же будут детализированные счета.
ООО «Доставим быстро»
ПРИКАЗ
г. Москва 16 февраля 2011 года
В целях обеспечения постоянного контроля за деятельностью сотрудников курьерской службы, а также для обеспечения возможности оперативной и своевременной связи с сотрудниками при решении сложных и неотложных задач
приказываю:
1. Выдавать сотрудникам курьерской службы, занимающим должности «курьер» и «старший курьер», по их письменному заявлению служебные средства связи — сотовые телефоны, подключенные к тарифу оператора связи.
2. Установить, что сотрудники вправе использовать служебные средства связи как в рабочее время, так и за его пределами, если это необходимо для выполнения возложенных на них служебных обязанностей. При этом по фактам использования служебных средств связи во внерабочее время сотрудники обязаны составлять докладные записки не реже чем раз в 10 рабочих дней.
3. Установить, что оплата переговоров, произведенных сотрудниками с использованием служебных средств связи в интересах организации, производится в полном размере за счет средств организации.
4. Установить, что сотрудники, получившие служебные средства связи, обязаны ежемесячно, не позднее десятого рабочего дня месяца, следующего за отчетным, представлять в бухгалтерию служебную записку, содержащую отчет об использовании служебных средств связи. В случае нарушения сроков представления данного отчета сотрудник лишается права на использование служебных средств связи с одиннадцатого рабочего дня текущего месяца.
5. Поручаю юридическому отделу в месячный срок разработать регламент использования служебных средств связи и форму отчетности.
6. Поручаю кадровой службе в десятидневный срок известить работников о возможности использования служебных средств связи, собрать необходимые заявления и передать их в бухгалтерию с сопроводительной запиской, содержащей указание на общее количество сотрудников, нуждающихся в обеспечении служебными средствами связи.
7. Поручаю бухгалтерской службе в месячный срок с момента получения заявок и служебной записки, указанной в п. 6 настоящего приказа, обеспечить приобретение нужного количества телефонных аппаратов и заключение договоров с оператором связи.
8. Контроль за исполнением настоящего приказа поручаю заместителю директора по общим вопросам Седову Н.П.
Директор Н.П. Добролюбова
РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНЫХ СРЕДСТВ СВЯЗИ
Утверждено приказом директора ООО «Доставим быстро»
от 18 февраля 2011 года
Настоящий регламент определяет порядок предоставления служебной мобильной связи в ООО «Доставим быстро».
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Служебная мобильная связь — обеспечение сотрудника возможностью вести служебные переговоры по мобильному телефону за счет организации.
1.2. Обеспечение сотрудников служебной мобильной связью осуществляется посредством получения ими служебных телефонных аппаратов, подключенных к тарифу оператора связи.
1.3. Использование сотрудниками личных телефонов в служебных целях не допускается.
1.4. Служебной мобильной связью обеспечиваются сотрудники следующих отделов:
— отделы доставки центрального офиса и всех региональных подразделений;
— отделы продаж региональных подразделений.
1.5. Для каждого пользователя служебной мобильной связи устанавливается лимит на служебные переговоры по мобильным телефонам в размере двух тысяч рублей в месяц.
2. ПОРЯДОК ОБСЛУЖИВАНИЯ
2.1. Все служебные мобильные телефоны подключены к оператору сотовой связи «Бенефон». Выбор тарифных планов, подключение и пополнение лицевых счетов служебных мобильных телефонов производит бухгалтерия по согласованию с заместителем директора по общим вопросам.
2.2. Сотрудникам, использующим служебную мобильную связь, запрещается самостоятельно подключать или отключать какие-либо услуги оператора связи, а также использовать какие-либо дополнительные платные услуги без предварительного письменного согласования с заместителем директора по общим вопросам.
2.3. Сотрудникам запрещено самостоятельно пополнять счет служебного мобильного телефона. Внесенные в нарушение данного требования средства организацией не возмещаются.
2.4. Обслуживание и ремонт служебных телефонных аппаратов осуществляет хозяйственный отдел.
3. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНОЙ СВЯЗИ
3.1. Сотрудники вправе использовать служебную мобильную связь для ведения телефонных переговоров и передачи/получения данных.
3.2. В случае служебной необходимости телефонные переговоры, а также передача данных по служебной мобильной связи могут осуществляться в выходные дни и (или) за пределами рабочего времени.
3.3. Сотрудникам запрещено использовать служебную мобильную связь в личных целях. В случае обнаружения факта ведения личных переговоров с использованием служебной мобильной связи сотрудник лишается права на использование служебной мобильной связи и обязан сдать телефонный аппарат в хозяйственный отдел в течение 2 дней с момента предъявления данного требования.
3.4. В случае утери служебного телефона нужно незамедлительно письменно сообщить об этом в хозяйственный отдел.
4. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ СЛУЖЕБНЫХ ТЕЛЕФОНОВ
4.1. Выдачу сотрудникам служебного мобильного телефона производит хозяйственный отдел.
4.2. Выдача телефонов производится в течение 10 рабочих дней с момента передачи в хозяйственный отдел соответствующего заявления сотрудника, завизированного его непосредственным руководителем.
4.3. Выдача служебного мобильного телефона, а также инструкции по его эксплуатации фиксируются в ведомости о получении оборудования. Выдача телефона производится только после ознакомления сотрудника с настоящим регламентом.
4.5. Служебный мобильный телефон должен быть возвращен в хозяйственный отдел в следующих случаях:
— увольнение сотрудника;
— переход сотрудника в другое подразделение;
— нарушение сотрудником правил использования служебной связи.