СВ-Принт

Штатное расписание является производственным документом, которое не создается на долгий промежуток времени. Перестановки в штате, уменьшение или увеличение зарплаты, а также прочие обстоятельства нуждаются в корректировке.

Внесение изменений в штатное расписание является обычной процедурой и его необходимо осуществлять, согласно предписаниям закона и правами трудящихся. Важные этапы данного процесса представлены в этой статье, они помогут не допустить ошибок в документации предприятия.

Основания и причины для внесения изменений

Принимая во внимание справочник по квалификациям должностей трудящихся, начальников и их подчиненных, за оформление расписания штата несет ответственность экономист по труду. Но не на всех объектах есть данный экономист и начальник самостоятельно принимает решение – кто станет выполнять эту работу.

Штатное расписание обычно составляют на основании производственных задач, а также объема работы. По этим данным набирают штат и рассчитывают основные средства, по которым определяется оклад в пределах законодательной нормы.

Но, организациям свойственно меняться, развиваться, а также преобразовываться. Перемены могут заключаться в увеличении обслуживающих зон, либо в корректировке видов деятельности. Из-за этих обстоятельств изменяется форма труда, а это значит, что трудящиеся могут быть как в излишке, так и в недостатке.

Помимо этого, внести корректировки в важную бумагу могут из-за изменения тарифных ставок. В Федеральный закон регулярно вносят корректировки минимального размера оплаты труда, и начальство организации, если позволяют средства, может поднять размер зарплаты в процентном соотношении к окладу.

Основанием же для перемен в штатном расписании способна выступить документация бухгалтерии.

Помимо этого, результаты, по которым выявлено уменьшение прибыльности или прекращение поставок, могут быть причиной, чтобы произвести сокращение некоторых работников. А, если администратор составит документ, в котором говориться о возрастающем объеме работы из-за введенных новшеств, то это будет причиной, чтобы набрать новых людей в штат.

Какие могут быть корректировки?

Внесение корректировок в расписание штата и их порядок зависят от того, насколько перемены будут глобальными. В основном изменения бывают следующими:

1. Переименование должности или отдела.

Из-за внесенных корректировок в ТК РФ, которые предполагают выполнение профессиональных норм, и соответствие наименований должностей и отделов определенному справочнику, в некоторых организациях появилась необходимость в различных переименованиях.

Согласно законодательству, необходимо, чтобы название должностей и отделов соответствовало единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий.

Для переименования должностей необходимы основания для назначения пенсий раньше срока. Работники могут на это надеяться, когда период их труда будет составлять менее десяти лет согласно штатному расписанию.

Помимо этого, необходимо учитывать профессиональные стандарты тем организациям, акции которых принадлежат Российской Федерации в размере пятьдесят один процент.

2. Увеличение или уменьшение оклада.

Обычно, величина оклада фиксируется в расписании штата с самого начала, но по ходу деятельности компании ее доход может расти, соответственно и объем работы тоже. По этой причине возможно изменение окладов. Помимо этого, изменить оклад могут согласно нормативам ФЗ, которое предполагает увеличение минимального размера оплаты труда.

Согласно законодательству (статья 133 кодекса), оклад не может быть меньше минимального размера оплаты труда.

Соответственно, если вносятся какие-либо изменения, то размер оклада тоже должен меняться в большую сторону, а это предполагает корректировки в расписании штата.


3. Введение новой должности.

При начале своей работы, у предприятия довольно ограниченный ассортимент услуг из-за того, что пока нет постоянных клиентов и наработок. Но, через пару лет своей деятельности, организация способна увеличить спектр своих возможностей и выдвинуть новые проекты.

Все это отразится на том, что специалистов будет недостаточно, а те, которые есть, не справляются с объемом работы. По этой причине в штатном расписании меняют и расширяют круг должностей, а также отделов, с конкретными окладами и доплатами.

4. Сокращение, исключение, ликвидация вакантных должностей.

Во всех этих случаях расписание штата претерпевает изменения.

При этом, должности могут быть как действующие, так и вакантные.

В организации могут сменить оборудование, и тогда потребуется меньше работников, чтобы его обслуживать. Также организация способна поменять свою деятельность, из-за чего администраторов могут сократить, а увеличить штат бухгалтеров.

Могут переименовать, ликвидировать должности по причине слияния с другим предприятием, либо организацией. Потому, как держать в организации пять бухгалтеров никто не станет, если всю работу могут выполнить двое из них.

Как уведомлять работников?

Начальник организации должен сообщать своим подчиненным обо всех изменениях, которые происходят на объекте при условии, что они связаны с выполнением производственных заданий работников. Ознакомление должно происходить как при приеме на работу, так и в ходе деятельности.

Если меняется расписание штата, но оно не влияет на деятельность трудящихся, то начальник не обязан сообщать об этом своим сотрудникам. Это значит, что если руководство решило пополнить штат дополнительными должностями, то об этом знать подчиненным не обязательно.

Если же намечается сокращение, то об этом необходимо знать тем рабочим, которых решили уволить. Сообщается о сокращении уведомлением в виде приказа, который руководитель должен предоставить сотрудникам под роспись.

Естественно, что об изменениях в зарплате подчиненные также должны знать. В курс дела вводятся те граждане, чью зарплату затронут перемены. Ознакомление необходимо проводить согласно 74 статье ТК.

Как часто можно менять штатное расписание?

В законодательстве не прописано ограничений по количеству возможных изменений в штатном расписании. Это означает, что начальник организации имеет право вносить корректировки в документ, сколько захочет. Но, при этом он должен действовать, согласно процессу, допустимому на уровне законодательства.

Если предполагаются перемены в размере зарплаты, либо в названии должности, то сообщать об этом необходимо в двухмесячный срок.

В середине же года расписание штата необходимо менять в двух случаях:

• Формирование нового расписания штата.

Старое расписание берут за основу и формируют другое, внося некоторые корректировки. Начинают работу по данному документу с середины года, либо с его начала.

• В расписание штата вносятся поправки.

Корректировки вносятся, когда посчитает необходимым так сделать руководитель. В документе будут прописаны причины, из-за которых пришлось скорректировать документ. Помимо этого фиксируются внесенные изменения.

Могут ли уволить в связи с изменением штатного расписания?

Когда вносятся корректировки в штатное расписание, руководитель имеет право уволить нескольких сотрудников, и такой вариант предусмотрен законом (пункт 2 статья 81 ТК). Инструкция формирует порядок этого процесса.

Чтобы произвести увольнение работника по всем правилам, нужно действовать, согласно законодательству:

1. сокращение численности штата должно быть подтверждено по факту;
2. сотрудника необходимо лично предупредить, что было принято решение об увольнении;
3. если есть возможность перевести сотрудника, то нужно непременно это сделать;
4. государственные органы должны быть поставлены в известность;
5. профсоюзы должны дать свое согласие;
6. все полагающиеся выплаты сотруднику должны быть произведены.

Порядок внесения изменений

Если на объекте вводятся дополнительные должности и изменяются оклады, то первым делом необходимо оформить распоряжение в виде приказа о внесении изменений в штатного расписания. В приказе необходимо прописать причины для таких изменений. Исходное расписание штата при этом можно оставить без изменений.

Например, приказ о выводе (исключении) из штатного расписания должности должен содержать в себе:

• наименование организации;
• суть изменения, которое необходимо внести в расписание, т.е. какую должность необходимо вывести;
• с какого числа вступают в силу данные корректировки;
• кто будет контролировать исполнение данного приказа.

На данной важной бумаге будут необходимы подписи директора и главного бухгалтера.

Если в организации происходят более крупные перемены, с корректировкой окладов у всех должностей, то рекомендуется оформить приказ об утверждении иного расписания штата. При этом обстоятельстве в документе прописываются все корректировки и утверждаются начальниками организации.

Приказ об изменении штатного расписания составляется по определенным стандартам и обязан содержать наименование, а также распорядительную и констатирующую части.

Вверху данного документа должен фигурировать один из следующих вариантов, который наиболее подходит в конкретном случае: “Приказ о внесении изменений в штатное расписание”, “Приказ об оптимизации штатного расписания”.

В данной важной бумаге должны быть прописаны причины, по которым произошли изменения, либо решено было провести оптимизацию. Приказ необходимо подписать директору, либо уполномоченному лицу.

После того, как приказ будет издан, необходимо предоставить его для подписей тем лицам, к которым относятся эти изменения.

Кроме того оформляется Дополнение к штатному расписанию на отдельном бланке в виде приложения. Оно должно содержать в себе также наименование структурного подразделения, должность и оклад. Подписывает данный документ руководитель и главный бухгалтер.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Алгоритм действий при переименовании должности

Изменения в наименовании должности или профессии не считается переводом на другую должность, а является изменением существенных условий трудового договора (ст. 32 ТК РФ).

Какие условия трудового договора являются существенными читайте в нашей статье.

В этом случае алгоритм будет такой:

• Доводим до сведения работника об изменениях.

Сделать это можно с помощью уведомления сотрудника в письменном виде.


• Вносим изменение в трудовой договор посредством заключения дополнительного соглашения.

Образец дополнительного соглашения скачивайте здесь бесплатно.

• Издаем приказ о внесении изменения в штатное расписание в связи с переименованием должности.
• Делаем соответствующую запись в трудовую книжку работника.

Все о штатном расписании узнайте из ролика:

Понижение окладов в штатном расписании

Цитата:Абзацем 5 ч. 1 ст. 21 ТК РФ установлено, что работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.
Указанному праву работника корреспондирует обязанность работодателя выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные в соответствии с ТК РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами (абз. 7 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Согласно ч. 1 ст. 129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).
На основании ч. 1 ст. 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.
Частью 2 ст. 135 ТК РФ определено, что системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Согласно абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).
Таким образом, размер заработной платы работника является обязательным условием трудового договора.
В соответствии со ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
Следовательно, изменение определенных сторонами условий трудовых договоров возможно только по письменному соглашению сторон.
Однако ч. 1 ст. 74 ТК РФ определено, что в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменениями в технике и технологии производства, структурной реорганизацией производства, другими причинами), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.
Согласно ч. 2 ст. 74 ТК РФ о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за 2 месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ.
Вместе с тем необходимо отметить, что ни названная часть ст. 74 ТК РФ, ни ТК РФ в целом не содержат указания на то, является ли надлежащим уведомлением работника о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора уведомление, врученное работнику ровно за 2 месяца до предстоящего изменения.
Однако из буквального толкования указанных норм можно сделать вывод, что надлежащим уведомлением работника о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора будет уведомление, врученное работнику ровно за 2 месяца или более до предстоящего изменения.
Согласно ч. 1 ст. 14 ТК РФ течение сроков, с которыми ТК РФ связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей.
Таким образом, срок, предусмотренный ч. 2 ст. 74 ТК РФ, начинает исчисляться с момента вручения уведомления работнику.
В силу же ч. 3 ст. 14 ТК РФ сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока.
Следовательно, письменное уведомление 11.11.2012 работодателем работника о предстоящем уменьшении заработной платы по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, с 11.01.2013 является совершенным ровно за 2 месяца.
Как отметил Томский областной суд в Апелляционном определении от 24.04.2012 по делу N 33-981/2012, учитывая, что анализируемый приказ датирован 22.12.2010, принимая во внимание требования ч. 2 ст. 74 ТК РФ, изменение условий труда на предприятии не могло иметь места ранее 22.02.2011.
Новгородский областной суд в Апелляционном определении от 16.05.2012 по делу N 2-200-33-676 указал, что только через 2 месяца после уведомления истицы о предстоящих изменениях определенных условий трудового договора в части условий об оплате труда работодателем мог быть фактически изменен состав заработной платы истицы. До истечения 2-месячного срока после уведомления истицы об изменении условий трудового договора в части условий об оплате труда либо после вступления в силу нового коллективного договора прежние условия трудового договора, в том числе условия получения доплаты за напряженность в работе, сохраняются.
Е.А.Башарин
Юридическая компания «Юново»
18.02.2013

Просто о сложном: что такое оптимизация штатного расписания?

Что это такое?

Штатное расписание должно отражать реальную структуру фирмы, состав занятых работников и фонд оплаты труда, подлежащий выплате.

Тем не менее, далеко не каждый руководитель предприятия может реально оценить, насколько расписание отражает потребности организации в рабочей силе и занятых сотрудниках.

Именно поэтому часто возникает необходимость в оптимизации – приведении расписания в полное соответствие с актуальными потребностями, исключении из него невостребованных вакансий и расширении за счёт тех должностей, которые перегружены.

Какова цель?

Оптимизируя расписание, работодатель ставит своей целью:

• определить, каково минимальное количество структурных единиц и должностей, необходимое для того, чтобы компания могла эффективно продолжать свою деятельность;
• уменьшение затрат на оплату труда;
• ликвидация «узких мест» – расширение штатного состава компании с учётом прогнозируемых перспектив её развития;
• рациональное распределение обязанностей, связанных с исполнением трудовых функций.

Подытоживая, можно сделать вывод: оптимизация штатного расписания – это способ добиться максимальной эффективности компании за счёт минимального количества действующих или будущих сотрудников. Для проведения этой процедуры необходима совместная работа отдела кадров, экономистов, бухгалтеров и других специалистов, имеющих соответствующие полномочия на данном предприятии.

Когда проводится?

Оптимизировать кадровый состав небольшой компании бессмысленно: потери от сокращения в связи с оптимизацией человеко-часов работы окажутся выше, чем выигрыш по оплате труда. Однако чем больше фирма, чем больше в ней занято сотрудников – тем больше бессмысленных обязанностей ложится на их плечи.

Таким образом, оптимизацию имеет смысл проводить:

1. Когда из-за сокращения численности или штатов сотрудников не пострадает качество работы.
2. Когда расходы на оплату труда работников составляют значимую часть расходов организации.
3. Когда компания находится в кризисе – и необходимо использование услуг наёмного аудитора или антикризисного менеджера для того, чтобы привести производственные расходы в соответствие с возможностями компании.

Единого механизма, определяющего необходимый момент для оптимизации, не существует.

Руководство предприятия должно само определять, когда приходит пора избавляться от «балласта» – и принимать на себя последствия такого решения.

Шаги, предшествующие этому действию

Прежде, чем издавать приказы об изменении штатного расписания, руководство предприятия должно предпринять ряд шагов. Первым из них является аудит. Кадровый аудит может быть:

• внутренним, если оптимизировать кадровый состав должны уполномоченные службы самой организации (экономисты, кадровики, служба безопасности и т. д.);
• внешним, если оценку эффективности использования трудовых ресурсов проводят специалисты, ранее не занятые на предприятии.

Первый вариант хорош тем, что не требуется дополнительных расходов на оплату труда внешних специалистов. Однако ни одно предприятие обычно «не закладывается» на то, что придётся увольнять либо переводить часть имеющихся сотрудников: если такая мера назревает – проще заранее предпринять необходимые шаги.

Второй же вариант привлекателен тем, что независимые специалисты не заинтересованы в том, чтобы оставить на конкретных должностях конкретных сотрудников, они более объективны – однако руководство фирмы должно оплатить их труд. Кроме того, внешние специалисты не всегда могут оценивать потребности и стратегию развития компании.

Аудит необходим:

1. если названия должностей в штатном расписании не соответствуют той работе, которую выполняют сотрудники;
2. если названия и объём обязанностей по должности не соответствуют официально утверждённым профессиональным стандартам;
3. когда из названий должностей и структурных подразделений нельзя понять, какие функции исполняют работники и целые отделы на предприятии (как отменить подразделения в штатном расписании?).

По результатам аудита оформляется документация:

• Заключение или акт аудита – если он был поручен внешним работникам.
• Служебная записка – если аудит проводило одно из внутренних подразделений организации.

Уже на основании документации на основании аудита руководитель предприятия может предпринимать следующий шаг – издание приказа о внесении изменений в штатное расписание.

• Скачать бланк приказа об оптимизации штатного расписания
• Скачать образец приказа об оптимизации штатного расписания

В ходе проверки выявляется:

• Возможность сократить расходы на оплату труда неэффективных сотрудников.
• Возможность перераспределения обязанностей внутри организации.
• Необходимость увеличить штат за счёт приёма новых сотрудников и поручения им части обязанностей тех, кто был занят в организации ранее.
• Размер трудового стажа сотрудников, имеющих страховку.
• Требуемый по закону характер льгот и дополнительных выплат, полагающихся сотрудникам.

Результаты аудита зависят от поставленных перед аудитором задач. Именно поэтому важно прежде, чем начинать процедуру оптимизации, решить вопрос о её направлении.

Способы

Оптимизация по своей сути предполагает шаги, направленные на то, чтобы наиболее эффективно использовать трудовые ресурсы. В результате есть два основных подхода к решению этой проблемы.

Расширение

Как ни странно, довольно часто решить проблему, связанную с рабочей силой, можно с помощью найма дополнительных сотрудников. В этом случае за счёт расширения штата и заполнения вакансий можно добиться эффективности работы предприятия.

Уменьшение

Но куда чаще оптимизировать использование трудовых ресурсов приходится за счёт сокращения численности или штата. В этом случае незначительное расширение должностных обязанностей и повышение оплаты имеющихся сотрудников полностью окупает выведение за штат части кадрового состава предприятия.

Если оптимизировать расписание приходится за счёт увольнения при сокращении численности или штата сотрудников, необходимо учитывать требования ст. ст. 81, 82 и 180 ТК РФ. Предлагаем вашему вниманию и другие статьи о штатном расписании, из которых вы узнаете о том:

• как составить, утвердить и оформить документ;
• сколько оно действует и хранится;
• является ли оно локальным нормативным актом;
• как заполнить форму Т-3.

Оптимизация штатного расписания – процедура, не описанная в трудовом законодательстве. Однако на практике она с каждым годом применяется всё чаще. В том случае, если она выполняется без нарушения требований ТК РФ, результаты могут оказаться крайне положительными для работодателя, но если не соблюдаются нормы кодекса, виновные могут быть привлечены к ответственности.

Бизнес в плюс

Работодатель самостоятельно решает, когда и как ему следует изменить штатное расписание (ШР). Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Изменения в ШР могут вноситься по мере необходимости, как того требует бизнес или экономическая ситуация. В случае спора суды НЕ рассматривают вопрос целесообразности изменения штатного расписания.

Способы изменения штатного расписания

Рано или поздно в компании возникает необходимость:

• Добавить новую штатную единицу или даже целое подразделение,
• Исключить должность (или подразделение),
• Уменьшить количество единиц по одной должности,
• Изменить оклады или тарифные ставки,
• Ввести или убрать надбавки,
• Переименовать подразделения или должности.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Вариант 1. Утвердить новое штатное расписание

Если требуется внести большое количество изменений в действующее штатное расписание, то удобнее переработать всю форму целиком (фактически составить новое штатное расписание). Этот вариант подходит также для маленьких организаций и ИП.
Нужно составить ШР заново, внеся все нужные коррективы, а потом приказом утвердить документ со следующим регистрационным номером. Как правильно утверждать ШР, читайте в этой статье.
Плюс этого способа в том, что новое штатное расписание будет показывать реальную картину, вы не запутаетесь ни в количестве единиц, ни в величине окладов.
Минус — не зафиксировано, как и когда штатка менялась, чтобы проанализировать эффект от изменений.

Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание

Если же изменений немного, или предусмотрена сложная процедура согласования нового ШР, то руководителю организации достаточно издать приказ (по основной деятельности) о внесении изменений в действующее штатное расписание.
В этом случае штатное расписание остается прежним, его номер, дата составления и другие реквизиты остаются прежними.
Заголовок приказа может звучать так: «Об изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др.

В преамбуле приказа указываем причины, по которым в штатное расписание вносятся изменения (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.). В распорядительной части описываем сами изменения. Если организация имеет сложную структуру, целесообразно указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.

Если в штатное расписание добавляются новые единицы, то нужно указать:

• наименование структурного подразделения (если у вас в штатке были структурные подразделения);
• наименование должностей и количество штатных единиц по ним;
• дата, с которой изменения вступают в силу (приказ о создании новых подразделений, введении новых должностей может вступить в силу сразу же, так как не влечет последствий для уже работающих сотрудников).

С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены должностные лица, которые будут отвечать за последующие действия и оформление документов. Всех работников с таким приказом не знакомят.

Когда вносить изменения при сокращении штата

Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, а сокращение штата – отдельных должностей. Возможно одновременное сокращение и численности, и штата.

Издание приказа о внесении изменений в штатное расписание об исключении тех или иных должностей является началом процедуры сокращения. В приказе должны быть определены:

• наименование должностей, подлежащих сокращению, и (или) количество сокращаемых штатных единиц;
• дата, с которой изменения вступают в силу.

Учитывая, что о предстоящем увольнении по сокращению работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. То есть, дата утверждения нового ШР (или дата издания приказа о внесении изменений в ШР) будет на два месяца раньше, чем дата введения изменений в действие.

С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть ознакомлены сотрудники, ответственные за процедуру сокращения. В некоторых организациях с этим приказом знакомят и работников, которых касается сокращение. Законом такая обязанность не предусмотрена, т.е. это не обязательно.

При разрешении спора о законности увольнения работника по сокращению численности (штата) суд оценивает только соблюдение порядка увольнения по данному основанию и обращает внимание на юридическую силу документов, которыми оформляется увольнение.

• В соответствии с ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работодатель обязан предупредить работников персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.
• Увольнение по этому основанию возможно только в том случае, когда нельзя перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья (ч. 3 ст. 81 ТК РФ).
• Некоторые категории работников не подлежат увольнению по этому основанию (даже если занимают сокращаемые должности), а для остальных необходимо учесть преимущественное право на оставление на работе.

Все правила увольнения в книге «Интересные судебные решения и находки кадровиков по вопросам сокращения штата»

Изменение штатного расписания при увеличении окладов

Когда в штатном расписании изменяются оклады, приказ о внесении изменений в ШР тоже издается. В таком приказе определяется:

• перечень должностей, для которых меняется размер тарифных ставок, окладов, надбавок;
• новый размер повышения тарифных ставок, окладов, надбавок;
• дата, с которой изменения вступают в силу.

С этим с приказом должны быть под роспись ознакомлены сотрудники, ответственные за документальное оформление изменений определенных сторонами условий трудовых договоров.

Обратите внимание!
Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора. После внесения изменений в штатное расписание с работниками, замещающими указанные в приказе должности, должны быть заключены дополнительные соглашения об изменении условия трудового договора об оплате труда.

В примере мы рассмотрели увеличение окладов. Как правило, это бесконфликтные случаи, в которых не возникает проблем с получением согласия работников. Но в последнее время в связи с ухудшением экономической ситуации работодатели нередко пытаются уменьшить размер оплаты труда своим работникам, причем в одностороннем порядке, используя нормы ст. 74 ТК РФ. Напомним, что нормы этой статьи применяются лишь в том случае, когда изменение определенных трудовым договором условий по инициативе работодателя обусловлено изменением организационных или технологических условий труда, но не причинами экономического характера. Это значит, что в одностороннем порядке работодатель не может уменьшить размер оплаты труда работников.

Как правильно уволить в связи с отказом от изменения условий ТД – в книге «Как правильно расторгнуть договор, если работник отказывается от изменения условий договора».

Изменение штатного расписания при переименовании должностей или структурных подразделений

При переименовании должности у работника не меняется ничего: ни трудовые обязанности, ни режим работы, ни условия оплаты, ни другие условия трудового договора – только название должности.
Если переименовывается отдел (или иное структурное подразделение), то меняться должно только название, функции подразделения не пересматриваются. Если вы хотите структурные подразделения разделить или объединить, передать другие функции, то это уже не переименование, а организационные изменения.

Когда этот приказ вводить в действие? Здесь уже нет единого мнения у кадровиков и юристов.

Одни считают, что наименование должности (профессии) является обязательным условием трудового договора, поскольку определяет трудовую функцию. Поэтому изменить штатное расписание сразу нельзя, а только через два месяца после утверждения (по правилам статьи 74 ТК РФ: предупредить работника за 2 месяца о переименовании, потом заключить дополнительное соглашение к ТД). Но изменять условия ТД можно только при изменении организационных или технологических условий труда, и только в случае, если прежние условия нельзя было сохранить.

Другие считают, что условием трудового договора является именно трудовая функция работника, а не наименование должности, поэтому изменение наименования должности без изменения трудовых обязанностей не требует согласия работника. И вводить изменения в штатное расписание можно сразу после утверждения.
Хотя надо сказать, что и в этом случае необходимо оформлять с работником соглашение к трудовому договору, потом вносит изменения в кадровые документы работника, содержащие наименование должности (профессии) – в личную карточку, трудовую книжку, личное дело.

«Все течет, все меняется», — это известная фраза Гераклита актуальна и сегодня. Многие ранее созданные предприятия на определенном этапе жизнедеятельности меняют свою структуру, оптимизируют численность персонала, разделяются или же наоборот объединяются с другими компаниями. И все эти перемены фактически начинаются с внесения изменений в штатное расписание. Вопросу правильности документального оформления этой процедуры следует уделить отдельное внимание.

Штатное расписание – это один из локальных нормативно-правовых актов, которым руководствуется предприятие в своей деятельности. В нем в табличном виде указывается перечень всех должностей на данном предприятии, количество ставок в соответствии с этими должностями, размеры месячных должностных окладов. Не являясь законодательно обязательным документом, штатное расписание, тем не менее, необходимо в работе с персоналом. Именно на основании него, правил внутреннего трудового распорядка и должностных инструкций работодатель принимает решение по персоналу: о принятии, переводе работников на другую работу, установлении должностных окладов. А отдел кадров на основании этого осуществляет подбор персонала, оформляет соответствующие документы, анализирует качественный состав работников, вносит работодателю предложения по его улучшению, оформляет в установленном порядке учетную и информационно справочную документацию, готовит соответствующую статистическую отчетность.

Штатное расписание составляют в целом по предприятию и утверждают, как правило, на каждый календарный год до его начала. В течение года собственник вправе в любое время внести изменения в штатное расписание. В этом возникает необходимость в таких случаях:

• осуществление структурной перестройки предприятия, например, создание новых или ликвидации существующих структурных подразделений;

• изменения в организации производства и труда, вследствие чего изменяются размер заработной платы, разряды, классы, названия профессий, должностей;

• введение или выведение определенного количества штатных единиц, исходя из потребностей производства.

Количество и периодичность изменений в штатное расписание в течение года законодательством не ограничивается, а любые изменения, касающихся его, осуществляются только на основании приказа по предприятию.

Порядок внесения изменений в штатное расписание зависит, прежде всего, от масштабности изменений. Если в компании несущественно меняется организационная структура, вводятся новые должности либо меняются оклады, то издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен содержать обоснования внесения изменений и формулировку данных изменений. При этом штатное расписание, изначально утвержденное на год, можно не заменять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание. Если же в течение календарного года структура компании модифицируется более глобально, а также массово изменяются должностные оклады, вводятся новые названия должностей, уместно издавать приказ об утверждении нового штатного расписания. В этом случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководством предприятия на момент внесения этих поправок.

Внесение поправок в штатное расписание традиционно означает начало определенной процедуры, которая приводит к последствиям для отдельных сотрудников (изменяется название должности, размер заработной платы, увольнение работника в связи с сокращением численности или штата и прочее). Все изменения условий труда работника, которые последуют за внесением изменений в штатное расписание, должны быть оформлены соответствующим образом. Если в штатное расписание вносятся изменения касательно ликвидации структурных подразделений, вывода из штатного расписания некоторых должностей, то дата введения штатного расписания в новой редакции должна быть такой, чтобы собственник предприятия успел предупредить высвобождаемых работников о планируемом увольнении в связи с сокращением не позже, чем за два месяца (часть 2 ст. 180 ТК РФ). С одной стороны, издание приказа о внесении изменений в штатное расписание об исключении определенных должностей является началом процедуры сокращения, а с другой — сотрудникам гарантирована работа в течение срока предупреждения об увольнении. Эти же сроки должны быть соблюдены и при изменении существенных условий труда (размера должностных окладов, тарифных ставок, окладов, разрядов, классов, наименования должности, профессии).

В большинстве случаев, внесение поправок в штатное расписание влечет за собой выполнение работодателем конкретных действий, которые сопровождаются оформлением кадровых документов.

Прежде всего, надлежит ознакомить под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание, ответственных за дальнейшие действия и оформление документов сотрудников, а также тех лиц, кого непосредственно затрагивают вводимые изменения.

Рассмотрим детальнее различные варианты изменений штатного расписания.

Внесение изменений в штатное расписание в связи с введением новых должностей.

Если работодателем принято решение о создании на предприятии нового структурного подразделения либо введении новых должностей, то руководителю предприятия необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание организации. В этом приказе предопределяются:

• название нового структурного подразделения;

• наименование должностей и количество соответствующих им ставок;

• размеры должностных окладов;

• дата вступления изменений в силу.

При этом приказ о создании нового подразделения или введении новых должностей может вступить в силу незамедлительно, поскольку никак не затрагивает интересы уже трудящихся на предприятии работников. С приказом о внесении изменений в штатное расписание необходимо под роспись ознакомить тех сотрудников, которые ответственны за разработку положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

Внесение изменений в штатное расписание при увеличении зарплаты.

В ряде случаев руководители предприятий принимают решение о повышении должностных окладов работников, надбавок, доплат и с этой целью издают приказ о внесении изменений в штатное расписание. Такой приказ должен содержать:

• список должностей, для которых будет изменен размер тарифных ставок, надбавок, доплат;

• размеры тарифных ставок, надбавок, доплат с учетом повышения;

• дата вступления изменений в силу.

Ознакомление сотрудников под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание не тождественно его согласию на изменение условия трудового договора. Согласно части второй ст. 57 ТК РФ условия оплаты труда обязательны для включения в трудовой договор. Следовательно, изменение размера заработной платы нужно оформлять таким же образом, как и изменение любых других условий трудового договора. А именно: после внесения поправок в штатное расписание с работниками, интересы которых затрагиваются, следует заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, оговаривающие изменения условия оплаты труда.

Из этого следует, что с приказом о внесении изменений в штатное расписание также нужно ознакомить под роспись сотрудников кадровой службы, поскольку они занимаются документальным оформлением изменений определенных сторонами условий трудовых договоров.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание в случае ликвидации или сокращения.

Сокращение численности или штата работников влечет за собой ряд процедур. Одной из них является издание приказа о внесении изменений в штатное расписание. В данном приказе должны быть:

• обоснование целесообразности сокращения;

• наименование должностей, которые подлежат сокращению;

• количество штатных единиц, которые планируется сократить;

• дата вступления изменений в силу.

В случае, когда сокращаемые штатные единицы вакантны, то выполнение пунктов приказа о внесении изменений в штатное расписание состоит в том, что кадровая служба не занимается подбором новых сотрудников на данные должности. Если же должности заняты, то занимающие их работники подлежат увольнению в связи с сокращением численности или штата, при этом получая все предусмотренные действующим законодательством гарантии и выплаты.

Процедурой увольнения в связи с сокращением занимается определенная группа сотрудников, включающая, как правило, работников планового отдела, службу персонала, представителей профсоюзных организаций. Их то и нужно ознакомить под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание. Поскольку именно им предстоит исполнять обязанности по процедуре высвобождения работников, доказывая объективность и целесообразность принятых решений, чтобы избежать конфликтных ситуаций.

Работников же подлежащих сокращению предупреждают о предстоящем увольнении при помощи письменных персональных уведомлений. Ознакомление их с приказом о внесении изменений в штатное расписание в данном случае не требуется.