СВ-Принт

Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции

Для проведения аудита кадрового делопроизводства и приведения документов в надлежащее состояние перед приходом ГИТ, необходимо подготовить информацию о виде деятельности организации, штатной численности сотрудников, период за который необходимо восстановить документы или провести проверку с выдачей рекомендаций.
В ниже приведённых статьях мы подробно осветим требования инспекции по труду.

ИНСТРУКЦИЯ по кадровому делопроизводству

Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной инструкцией. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на руководителя отдела кадров.

Перед проверкой кадрового делопроизводства инспекцией по труду необходимо проверить:

1. Прием новых работников;
2. Перевод внутри Организации;
3. Увольнение сотрудников;
4. Предоставление отпусков;
5. Организация работы с трудовыми книжками;
6. Поощрения и дисциплинарные взыскания;
7. Выдача справок и копий документов работникам;
8. Использование и хранение персональных данных работников;
9. Порядок передачи документов на архивное хранение;
10. Наличие специальной оценки условий труда рабочих мест.

1. Прием новых работников

Аудит кадрового делопроизводства осуществляет проверку соблюдения правил оформления сотрудников.

При приеме на работу гражданин должен предъявить, а сотрудник отдела кадров обязан затребовать от него следующие документы:

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. трудовую книжку (кроме совместителей и впервые поступающих на работу);
3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (кроме впервые поступающих на работу);
4. документы воинского учета. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, – военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
5. документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки);
6. медицинскую справку (для несовершеннолетних).

Для лиц, поступающих впервые на работу, отдел кадров оформляет трудовую книжку, а бухгалтерия – свидетельство государственного пенсионного страхования.

Если у кандидата отсутствует трудовая книжка (утрата, порча или иная причина), то по письменному заявлению этого лица сотрудник отдела кадров оформляет ему новую трудовую книжку.

Сотрудник отдела кадров, отвечающий за оформление документов при приеме на работу, обязан:

• проверить наличие всех необходимых документов для заключения трудового договора;
• ознакомить кандидата под подпись с действующими в Организации локальными нормативными актами до подписания трудового договора, в том числе с должностной инструкцией;
• подготовить проект трудового договора в двух экземплярах по утвержденному в Организации шаблону;
• подготовить проект приказа о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1 (Т-1а);
• передать трудовой договор и приказ о приеме на подпись генеральному директору или уполномоченному им лицу.

После того как документы будут оформлены со стороны Организации, сотрудник отдела кадров обязан:

1. подписать трудовой договор у лица, принимаемого на работу;
2. выдать сотруднику один экземпляр трудового договора. Работник подтверждает получение экземпляра трудового договора, поставив подпись на экземпляре договора организации;
3. ознакомить работника под подпись с приказом о приеме на работу (в трехдневный срок со дня фактического начала работы);
4. заполнить личную карточку по унифицированной форме № Т-2 и ознакомить со всеми записями под подпись;
5. заполнить трудовую книжку сотрудника, проработавшего в Организации свыше пяти дней;
6. зарегистрировать трудовую книжку работника в книге учета хранения трудовых книжек и вкладышей в них.

Личные карточки располагаются в алфавитном порядке.

2. Перевод работников внутри Организации

Переводы сотрудников Организации допускаются только с их письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При переводе работника сотрудник отдела кадров обязан:

1. получить согласие сотрудника о переводе, оформив уведомление о переводе (при переводе по инициативе работодателя);
2. принять заявление о переводе, подписанное руководителем структурного подразделения, откуда переводится, руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, и генеральным директором или уполномоченным им лицом (при переводе по инициативе работника);
3. составить проект дополнительного соглашения к трудовому договору в двух экземплярах;
4. составить проект приказа о переводе по унифицированной форме № Т-5 (Т-5а скачать);
5. передать на подпись проекты дополнительного соглашения и приказа генеральному директору или уполномоченному им лицу;
6. подписать дополнительное соглашение у работника и отдать ему один экземпляр соглашения. Проверить, чтобы работник при получении экземпляра дополнительного соглашения поставил свою подпись на экземпляре соглашения Организации;
7. ознакомить работника с приказом о переводе под подпись.

Если перевод является постоянным, то сотрудник отдела кадров обязан:

• внести запись о переводе в трудовую книжку работника и в личную карточку (форма № Т-2 скачать) (не позднее недельного срока);
• ознакомить с этой записью работника под подпись в личной карточке.

3. Увольнение работников

Аудит кадрового делопроизводства проверяет соответствие соблюдения требования Трудового законодательства об увольнении по основаниям, предусмотренным Трудовым законодательством. Соблюдение установленных сроков письменного предупреждения о предстоящем увольнении. Течение срока предупреждения об увольнении начинается на следующий день после уведомления.

Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, на имя генерального директора, в тексте излагается просьба об увольнении, причина и дата увольнения. В документе должна содержаться дата подачи заявления.

При получении заявления об увольнении, сотрудник отдела кадров обязан проверить правильность составленного заявления об увольнении (реквизиты, даты увольнения и написания заявления), наличие необходимых подписей на заявлении.

Увольнение работника (прекращение трудового договора) документируют унифицированной формой № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником».

В тексте приказа об увольнении указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.

При увольнении работника по любому из оснований увольнения сотрудник отдела кадров обязан:

1. составить проект приказа об увольнении по форме № Т-8;
2. передать проект приказа на подпись генеральному директору или уполномоченному им лицу;
3. ознакомить работника с приказом под подпись;
4. по заявлению работника выдать заверенные копии документов, связанных с его работой.

В последний рабочий день работника:

1. внести запись об увольнении в трудовую книжку работника и личную карточку по форме №Т-2 и ознакомить с ними сотрудника под подпись;
2. выдать работнику его трудовую книжку. Работник подтверждает получение трудовой книжки, поставив подпись в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них.

В случае если в день увольнения выдать трудовую книжку сотруднику невозможно в связи с его отсутствием, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, сотрудник отдела кадров в адрес (или адреса) увольняемого сотрудника направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на пересылку ее по почте. Со дня направления уведомления представитель нанимателя (работодатель) освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

4. Предоставление отпусков работникам

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется согласно графику отпусков, утвержденному в Организации. График отпусков на следующий год составляется отделом кадров в первую неделю декабря текущего года с учетом мнения работников по унифицированной форме № Т-7 и утверждается не позднее чем за 14 календарных дней до начала нового года. Сотрудник отдела кадров обязан ознакомить работников с утвержденным графиком отпусков под подпись.

Сотрудник отдела кадров не позднее чем за две недели до наступления отпуска уведомляет работника под подпись о предстоящем отпуске.

По согласованию с работодателем работник может перенести даты отпуска. Для этого он пишет соответствующее заявление, которое подписывает непосредственный руководитель работника и генеральный директор или уполномоченное им лицо. При предоставлении такого заявления в отдел кадров сотрудник отдела кадров обязан проверить заявление на наличие информации для составления приказа.

При оформлении отпуска без сохранения заработной платы работник пишет заявление, которое подписывает непосредственный руководитель и генеральный директор или уполномоченное им лицо.

При предоставлении отпуска работнику сотрудник отдела кадров обязан:

• оформить приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6 (Т-6а);
• ознакомить с приказом об отпуске под подпись;
• внести сведения об отпуске в личную карточку (форма № Т-2) работника.

5. Организация работы с трудовыми книжками

Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Правила утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В его обязанности входит:

• вносить в трудовые книжки записи в установленные законодательством сроки;
• вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• регистрировать (с указанием серии и номера) в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним все трудовые книжки работников Организации, принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, оформленные на работников, поступивших на работу впервые;
• контроль за подписанием трудовых книжек при увольнении работника и получении трудовой книжки на руки.

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 42 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

Проверка заполнения трудовых книжек

6. Поощрения и дисциплинарные взыскания

Поощрения за успехи в работе и ответственность за дисциплинарные проступки
определены Правилами трудового распорядка.

Выплата заработной платы производится Работодателем не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника Организации оформляется унифицированной формой № Т-11. Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой и др.). За особые трудовые заслуги перед Обществом и государством работники Организации могут быть представлены к государственным наградам.

Основанием для издания подобных приказов служит докладная записка. Сотрудник отдела кадров на основании записки и резолюции генерального директора готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).

Подлинник приказа о поощрении остается на хранении в отделе кадров. На его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, личную карточку по форме № Т-2 работника.

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:
– замечание;
– выговор;
– увольнение по соответствующим основаниям.

До применения взыскания от работника должно быть затребовано объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего – нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная
записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения Организации на основании объяснительной записки работника. Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки генеральному директору или уполномоченному им лицу для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансовой и хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения.

За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется:

• на бланке приказа по личному составу, если взысканием является замечание или выговор;
• на бланке приказа по форме № Т-8, если взысканием является увольнение по соответствующим основаниям.

Приказ оформляется на основании докладной записки, объяснительной работника и резолюции генерального директора или уполномоченного им лица.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется работнику, подвергнутому взысканию, под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.

Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров.

7. Выдача справок и копий документов работникам

Сотрудник отдела кадров, ответственный за кадровый учет, в течение трех дней после подачи заявления работником о выдаче документов, связанных с его трудовой деятельностью, должен предоставить работнику:

• справку с места работы (по просьбе работника в справке указываются сведения о заработной плате и другие необходимые сведения);
• заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее;
• заверенную копию приказов, касающихся трудовой деятельности работника (о приеме, переводе, увольнении, отпуске);
• выписку из приказа и т. д.

Справка и выписка оформляются на бланке организации. Подписываются генеральным директором или иным уполномоченным лицом.

Копии документов заверяются путем проставления на каждом листе надписи «Верно» и следующих реквизитов:

• должность лица, заверившего копию;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• дата заверения;
• печать отдела кадров.

Копия трудовой книжки заверяется сотрудником отдела кадров. Чтобы подтвердить факт работы работника в Организации, на копии трудовой книжки после конечной записи сотрудник отдела кадров указывает: «Работает по настоящее время». После этой записи копия трудовой книжки заверяется в общем порядке согласно п. 7.3 Инструкции.

8. Использование и хранение персональных данных работников

Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

При обработке персональных данных работника Организации, то есть получении, хранении, передаче или любом другом использовании персональных данных, сотрудники отдела кадров обязаны соблюдать требования, установленные трудовым законодательством и Положением о работе с персональными данными сотрудников.

Подробнее о проверке хранения данных

Личные карточки работников, приказы по личному составу, справки, отражающие социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом, другие документы, содержащие персональные данные работников и информацию, касающуюся непосредственно работника, хранятся в специально отведенных запираемых шкафах.

Трудовые книжки хранятся в несгораемых сейфах.

9. Порядок передачи документов на архивное хранение

Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется Инструкцией по делопроизводству
Организации.

Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляется путем проведения экспертизы ценности документов.

Работу по Организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия Организации.

10. Наличие специальной оценки условий труда рабочих мест.

Специальной оценки условий труда рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие места. На каждое рабочее место должна быть составлена карта специальной оценки условий труда рабочего места по условиям труда. www.ceut.ru

Работодатель, основываясь на результатах оценки, может привести рабочие места в соответствии с требованиями ГОСТ и др. законодательных актов, с целью освобождения себя от уплаты дополнительных взносов в ПФ.

Результаты исследований могут использоваться в целях предоставления работникам гарантий и компенсаций, повышения уровня защиты прав работников, обеспечения их средствами СИЗ, СКЗ, МО, оценкой рисков на рабочих местах.
Специальную оценку условий труда необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по специальной оценке условий труда рабочих мест хранятся в организации 45 лет.

Приложение №1. Кадровые документы, ведение которых обязательно:

• Трудовые книжки;
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• Трудовые договоры;
• Должностные инструкции;
• Штатное расписание;
• Приказы по основной деятельности;
• Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение);
• Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске;
• Заявления сотрудников о предоставлении отпусков без сохранения з/п и приказы о предоставлении таких отпусков;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положение об оплате труда;
• Положение о премировании;
• Положение о персональных данных сотрудников;
• График отпусков;
• График сменности;
• Приказы по отпускам;
• Личные карточки работников Т-2;
• Табель учета рабочего времени;
• Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год);
• Договоры о полной материальной ответственности (в случае упоминания ответственности в должностной инструкции);
• Документы по охране труда, включая сведения о прохождении медицинских осмотров;
• Журнал учета проверок.

Проверку правильности ведения кадровых документов осуществляет государственная инспекция по труду. Настоящая инструкция «Как подготовиться к приходу инспекции по труду» — разработана аудитором Образовательного центра охраны труда, на основании требований ГИТ.
Обратите внимание на наличие документов по охране труда и документов о обучении.

Кадровый аудит и консалтинг в HR-сфере: что, где, когда и сколько

С помощью процедуры кадрового консалтинга можно оценить кадровый потенциал компании и его соответствие имеющейся стратегии развития.

Причинами для кадрового аудита могут быть следующие ситуации:

• смена топ-менеджмента;
• предстоящая проверка надзорных органов;
• трудовые споры с сотрудниками.

Заказать кадровый аудит…

Кадровый аудит включает в себя проверку наличия всех полагающихся документов, а также приведение их в соответствие с требованиями законодательства.

Комплексный кадровый консалтинг может включать такие задачи, как:

• оптимизация затрат на управление персоналом;
• оценка квалификации персонала;
• оценка эффективности штата и отдельных сотрудников;
• выявление проблем, связанных с кадрами.

Узнать больше о кадровом консалтинге…

Крупные компании часто оказывают полный комплекс услуг в области HR-консалтинга.
Актуальные услуги…

Критериями удачного выбора консалтинговой компании могут служить репутация, опыт, надежность.
Как выбрать консалтинговое агентство?

Где и как найти профессиональных сотрудников? Как не ошибиться в назначении нового управляющего? Как повысить мотивацию персонала? Нужно ли сокращать штат организации и к чему это может привести? Правильно ли заполняются кадровые документы? Руководители компаний прекрасно знакомы и с этими вопросами, и еще с десятком подобных. Ответить на них грамотно и не только ответить, а еще и получить множество полезных рекомендаций, можно с помощью кадрового аудита и кадрового консалтинга.

ЧТО такое кадровый аудит и чем услуга отличается от НR-консалтинга

Кадровый аудит и кадровый консалтинг — два относительно молодых направления в области кадрового менеджмента. Общей их целью является организация эффективной работы службы управления персоналом, но при этом суть, методы и приемы аудита и консалтинга существенно различаются.

Понятие аудита пришло в кадровый бизнес из бухгалтерии и, по сути, является тем же самым — независимой проверкой документов, только в этом случае — кадровых. Нередко в компаниях не слишком ответственно относятся к кадровому делопроизводству, считая его менее важной сферой деятельности, чем, например, бухгалтерию. В порядок кадровые документы начинают приводить только тогда, когда на горизонте появляется проверка со стороны надзорных органов. Такой подход является ошибочным, поскольку за нарушение требований трудового законодательства по оформлению документов компания вполне может получить крупные штрафы.

Важно
При проведении кадрового аудита принимаются во внимание следующие нормативные правовые акты: постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Трудовой кодекс РФ.

Целью кадрового аудита является выявление потенциальных рисков возникновения конфликтных ситуаций, например, трудовых споров или претензий со стороны инспекции по труду. Аудит может входить в комплекс мероприятий по кадровому консалтингу, а может проводиться независимо от него.

Кадровикам известно два вида кадрового аудита:

• внутренний;
• внешний.

Внутренний аудит проводится силами самой компании. Этот вид особенно актуален для маленьких организаций, в которых объем кадровой документации не слишком велик. Поручить внутренний кадровый аудит можно сотруднику, хорошо знающему трудовое законодательство и имеющему навыки оформления документов, например, юристу или начальнику отдела кадров.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних специалистов, обычно из консалтинговых фирм. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях и дадут рекомендации по их устранению и предотвращению в будущем.

Кроме этого, кадровый аудит может быть полным и выборочным. Полный аудит — это проверка кадровой документации в полном объеме, результатом которой являются детальные рекомендации по устранению нарушений. Выборочная проверка кадровых документов дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска и типичные ошибки.

В ходе кадрового аудита организации желательно провести три вида работ.

1. Экспертиза всех имеющихся документов на соответствие законодательству.
2. Проверка компании на наличие полного комплекта предусмотренных законом документов.
3. Проверка сегментов повышенного риска, а именно правомерности кадрового оформления трудовой деятельности иностранцев, заключения договоров о полной материальной ответственности, оформления и оплаты сверхурочных работ, использования механизма испытательного срока и оценки его эффективности.

Логическим продолжением кадрового аудита является восстановление кадровой документации.

Кадровый аудит проводится в несколько этапов:

1. Определение целей и задач аудита. Для этого издается приказ, в котором излагается тема проверки, ее сроки и ответственные лица.
2. Создание комиссии или приглашение аудиторов со стороны.
3. Определение перечня документов, подлежащих проверке. Например, если тема проверки определена приказом, то на этом этапе необходимо подготовить документы в соответствии с ней.
4. Непосредственно сверка и проверка документов. Этот этап можно оформить в виде таблицы, в которую заносятся все имеющиеся в наличии документы и примечания по их оформлению.

Итогом кадрового аудита является экспертное заключение, отражающее ситуацию в компании по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений.

Экспертное заключение — документ, предоставляемый заказчику после проведения кадрового аудита и отражающий ситуацию по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений. Каждый пункт заключения составляется подробно по схеме:

• предмет проверки — указание на документ;
• вид нарушения — указание на нарушенные нормативные правовые акты;
• комментарии — указание на нормативные правовые акты, которые подлежат применению в данном случае;
• риски компании — указание на возможные санкции;
• рекомендации по исправлению нарушений.

Кадровый аудит позволяет компании выявить случаи несоблюдения законодательства с описанием возможных рисков, устранить эти нарушения, изготовив необходимые документы до возникновения спорных ситуаций, и минимизировать риски в сфере трудовых отношений.

Кадровый консалтинг

Кадровый, или HR-консалтинг (human resource consulting) — это система мероприятий, направленных на коррекцию и улучшение организационной структуры компании, ее корпоративной культуры и на решение задач, связанных с человеческими ресурсами. Основные цели консалтинга заключаются в создании и внедрении таких технологий управления персоналом, которые будут эффективны именно для конкретной компании, а также во введении контроля для ее успешного функционирования. По сравнению с кадровым аудитом консалтинг охватывает более широкий спектр кадровых вопросов, таких как анализ потребности компании в персонале, поиск новых специалистов, аттестация, разработка индивидуальных программ развития, повышение и поддержание квалификации, оценка результатов труда, его стимулирование и мотивация, а также диагностика и коррекция социально-психологического климата в компании.

На заметку
Лидерами по использованию услуги кадрового консалтинга являются IT-компании (11%), компании по производству и продаже продуктов питания, алкоголя и пива (9,5%), компании из сферы строительства и ремонта (9,2%), а также в области промышленной и бытовой упаковки (5,3%). На последнем месте — лесная промышленность, агропром, полиграфия, юриспруденция. На их долю приходится всего 0,7% от общего числа компаний, заказывающих HR-консалтинг.

Кадровый консалтинг организации решает следующие задачи.

1. Разработка и оптимизация в компании отдельных процедур по управлению кадрами.
2. Повышение эффективности работы действующей службы управления персоналом.
3. Организация деятельности службы по работе с персоналом с нуля.

Для решения этих задач в ходе кадрового консалтинга проводят:

• анализ текущего состояния и кадрового потенциала компании;
• анализ должностных функций и организационно-кадровой структуры;
• анализ действующего кадрового менеджмента и его мотивации;
• оптимизацию технологии управления и деятельности персонала.

На практике кадровые консультанты используют десятки разнообразных методов, но, по оценкам самих же консультантов, наиболее эффективными и популярными являются четыре:

1. Коучинг. Суть этого метода кадрового консалтинга — в экспертном обучении специалистов с целью совершенствования их профессиональных, деловых и личностных качеств. При этом коуч (тренер) не дает готовых инструкций или рекомендаций по выполнению заданий, его цель — поставить обучаемого в такие условия, чтобы тот самостоятельно нашел максимально эффективные пути решения задачи.
2. Нейролингвистическое программирование. Эффективная технология воздействия на человека через моделирование его ощущений, переживаний и настроений. Выполнять такой вид консалтинга может только дипломированный специалист.
3. Моделирование структуры бизнес-процессов компании. Актуальный метод при перестройке системы управления или других структурных изменениях. Консультант разрабатывает модель будущих преобразований, оптимизируя систему работы с персоналом и формулируя новые требования к нему.
4. Метод социальных исследований. Наиболее понятный и простой в исполнении. Консультант проводит беседы, опросы, анкетирование сотрудников компании с целью выяснения принципов, которыми те руководствуются при выполнении профессиональных задач, уровнем их мотивации, готовностью изменить стиль работы.

Кадровый консалтинг проводится в два основных этапа.

• Аналитический. Он начинается с определения темы и задач консультирования. На этом этапе консультант анализирует предысторию событий, то есть то, что привело компанию к необходимости обратиться за консультацией. Кроме того, он собирает дополнительную информацию о кадровых процессах в компании, диагностирует ситуацию и определяет программу кадрового консультирования.
• Программирующий. Цель этапа — активизация работников компании для достижения желаемых результатов. Для этого необходимо создать три среды: развивающую, для формирования искусственного процесса в компании, направленного на обучение работников способам решения проблем; поддерживающую, в виде условий для успешного протекания процессов; закрепляющую — переход смоделированного процесса в саморегулируемый.

Что дает проведение кадрового консалтинга компании?

1. Экономию времени руководителя и ключевых сотрудников на подбор персонала.
2. Оптимизацию общих издержек и затрат на ФОТ.
3. Независимую оценку системы управления кадровыми ресурсами.
4. Повышение производительности труда.
5. Поддержание нормального психологического климата в коллективе.

В настоящее время в России спрос на кадровый консалтинг постоянно растет, все больше фирм предлагает услуги такого рода. В такой ситуации очень важно правильно выбрать своего будущего консультанта.

ГДЕ заказать услуги

При выборе аудитора или консалтера нужно четко сформулировать базовые требования, которым он должен соответствовать. Основной, ключевой критерий — это опыт работы. Желательно, чтобы специалист имел за плечами минимум два–три года самостоятельной деятельности. Второе обязательное требование — наличие высшего образования, желательно гуманитарного или психологического. Кадровому аудитору обязательно нужно владеть знаниями по кадровому делопроизводству и нормативной базе. Кроме того, важными личностными качествами консультанта являются развитая интуиция, способность выявлять и анализировать нужную информацию, организованность и коммуникативность. Последнее требование весьма актуально, поскольку в процессе консультирования специалисту придется большую часть времени общаться с клиентом, вести переговоры, тренинги и семинары.

Кадровый консалтинг и аудит можно заказать у независимого консультанта, а можно обратиться в специализированную компанию.

Независимые консультанты — это практически фрилансеры, сотрудничество с ними обойдется дешевле, чем со специализированными компаниями, но в этом случае нет никакой гарантии в качестве оказываемой услуги. Квалифицированных специалистов подобного рода на рынке немного, хотя в интернете можно найти десятки объявлений об оказании услуги кадрового консалтинга частными консультантами. Следует учитывать, что независимый консультант или аудитор, как правило, ведет сразу несколько проектов и на полноценный и вдумчивый аудит у него может просто не хватить времени. К тому же в этом случае остро встает проблема сохранения конфиденциальности.

Специализированные компании, предлагающие услуги кадрового аудита и консалтинга — это кадровые агентства или консалтинговые компании с большим спектром услуг. В этом случае заказчик может быть спокоен как за их качество, так и за сохранение информации, поскольку он защищен не только договором, но и деловой репутацией партнера, потеря которой для последнего страшнее любых финансовых санкций.

При этом консалтинговые компании имеют некоторые преимущества перед кадровыми агентствами, особенно при проведении кадрового аудита. Специалисты в таких компаниях имеют большой опыт аудиторской деятельности, глубокие знания правовой базы и владеют специальными, зачастую авторскими, методиками. Единственным минусом обращения в такие компании может быть достаточно высокая цена услуги.

КОГДА актуально обратиться за HR-услугами

Существует несколько ситуаций, когда обращение за услугами консалтинга и аудита становится актуальным.

Итак, кадровый консалтинг необходим компании в следующих случаях:

1. Назрела необходимость изменения порядка управления коллективом. В этом случае консалтер поможет оптимизировать численность управляющего персонала и исполнителей, сократить затраты времени на выполнение тех или иных решений, ликвидировать лишние потоки информации, замедляющие работу. При необходимости возможна автоматизация некоторых бизнес-процессов.
2. Наличие у руководства сомнений в правильном распределении обязанностей среди работников. Кадровый консалтинг в этой ситуации помогает правильно оценить личностные и профессиональные качества сотрудников и распределить нагрузку в соответствии с возможностями.
3. Проблемы с отделом кадров. Консалтер научит внутреннюю кадровую службу вести дела грамотно, при необходимости проведет реорганизацию отдела и спланирует его работу.
4. Необходимость формирования коллектива и корпоративной культуры. Специалисты по консалтингу имеют опыт ее создания или улучшения и владеют методами донесения ценностей компании до ее сотрудников. Профессиональные консалтеры сформируют комфортный микроклимат в организации, что в итоге повысит ее конкурентоспособность на рынке.

Что касается кадрового аудита, то он становится необходим, если в компании происходит следующее.

1. Смена руководителя отдела кадров или работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.
2. Увольнение обиженного сотрудника, когда велика вероятность жалобы с его стороны в трудовую инспекцию.
3. Смена руководителя компании.
4. Изменение законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации.

Кадровый аудит — мероприятие для компании не обязательное, но тем не менее его проведение может помочь организации сберечь репутацию и избежать крупных штрафов, значительно превосходящих те суммы, которые были затрачены на процедуру.

СКОЛЬКО стоят услуги кадрового аудита и консалтинга

В мировой практике приняты четыре формы установления цены на услуги консалтинга:

• Почасовая оплата.
• Фиксированная оплата за проект.
• Оплата как процент от результата.
• Комбинированная форма оплаты.

В России чаще всего компании предпочитают фиксированную оплату стоимости услуги. Такая услуга, например, как анализ кадрового потенциала будет стоить фирме около $2000 при сроках выполнения до 2 месяцев. Оценка персонала — $1500–30 000 в зависимости от объемов и задач. Самая востребованная услуга — поиск персонала — стоит 15–25% от годового дохода работника, не имеющего высокой квалификации, и 12–25% при подборе менеджеров и специалистов (см. табл. 1).

Таблица 1. Примерная стоимость услуг кадрового аудита

Тип аудита	1–20 человек	20–50 человек	50–70 человек	70–100 человек	100–150 человек
Общий (рублей)	10 000	25 000	40 000	65 000	от 65 000
Выборочный (рублей)	5000	10 000	15 000	25 000	от 25 000

Средняя стоимость услуг кадрового консалтинга и аудита имеет тенденцию к росту, поскольку их востребованность на рынке постепенно растет.

Как выбрать надежного партнера

Несколько полезных советов по поводу того, как выбрать надежного партнера в сфере кадрового консалтинга и аудита нам дала Валерия Дворцевая, руководитель HR-практики аудиторско-консалтинговой компании КСК групп:

«Выбор партнера упирается в вопрос о его репутации и профессиональных возможностях. Обе эти компоненты приобретаются консультантом только вместе с опытом и хорошим образованием. Проверить их можно, обратившись к портфолио, изучив пул клиентов и реализованных проектов, связавшись с клиентами для получения рекомендаций, просмотрев рейтинги независимых агентств. Но окончательное решение должно приниматься после личного общения с представителями консалтинговой компании и внимательного изучения договора на оказание услуг.

Специалисты КСК групп начинают любое взаимодействие с анализа проблемы или поставленной задачи, который после заключения договора развивается в оценку эффективности применяемой системы управления персоналом, кадрового потенциала компании и его соответствия имеющейся стратегии развития. Результатом исследования становится отчет с указанием слабых мест в управлении персоналом и ведении кадрового делопроизводства, с предложениями по разработке наиболее эффективных решений. Рекомендации могут касаться корректировки системы управления в соответствии с действующим законодательством, оптимизации расходов, связанных с управлением персоналом, вопросов повышения эффективности кадрового отдела и HR-управленцев, привлечения сотрудников с особым статусом, легального оформления «проблемных» увольнений и многого другого. Все работы проводятся по утвержденному плану, составленному в соответствии с заданием клиента, имеющему обоснование по срокам и финансовым затратам.

Консалтинговые услуги могут быть оказаны комплексно или блоками. Первое знакомство с системой управления персоналом предприятия зачастую требует кадрового аудита и комплексной оценки ситуации, при этом клиенты могут заказать только отдельные услуги, которые необходимы в данной ситуации: ассессмент-центр, KPI и мотивация, хедхантинг и прочее.

Цены на наши услуги зависят от многих факторов и обговариваются с каждым заказчиком индивидуально, но есть и «коробочные решения», с которыми можно ознакомиться на нашем сайте».

P.S. КСК групп — одна из крупнейших аудиторско-консалтинговых компаний в России, оказывающая услуги самой разной направленности. В штате компании работают свыше 350 отраслевых специалистов по юридическому и HR-консалтингу, аудиту, оценке, инвестиционному анализу и налоговому планированию.

Аида Ибрагимова — руководитель кадрового отдела КСК групп

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

• при предстоящей государственной проверке;
• при смене специалиста по кадрам;
• при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
• при смене руководства компании;
• при изменении законодательства.

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.

В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.

После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Проверка наличия обязательных кадровых документов

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

• документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
• документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей

Документ	Ссылка на нормативный акт
Правила внутреннего трудового распорядка	ст. 189, 190 ТК РФ
Положение о защите персональных данных	п. 8 ст. 86 ТК РФ
Инструкция по охране труда	ст. 212 ТК РФ
Положение об оплате труда	ст. 135 ТК РФ
График отпусков	ст. 123 ТК РФ
Штатное расписание	ст. 57 ТК РФ
Табель учета рабочего времени	ст. 91, 99 ТК РФ
Приказы по основной деятельности	Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них	п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда	п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»
Журнал учета мероприятий по контролю	ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ » О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
Трудовой договор	ст. 56, 57, 67 ТК РФ
Трудовая книжка	ст. 65, 66 ТК РФ
Личная карточка	п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Приказы по личному составу	ст. 62, 68, 84.1 и т.д.
Заявления работников	ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий

Документ	Условия, при которых документ становятся обязательным
Должностные инструкции	Если есть ссылка на должностную инструкцию в текстетрудового договора
Положение о премировании	Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем	Если в организации есть такой режим работы
График сменности	Если в организации введена сменная работа
Положение о неразглашении коммерческой тайны	Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Коллективный договор	Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем
Договор о коллективной материальной ответственности	Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)

Таблица 3 Сверка документов

Документ есть	Документ отсутствует
Правила внутреннего трудового распорядка	Положение о защите персональных данных
Положение о премировании	Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка
Положение об оплате труда	Положение о премировании
Штатное расписание	График отпусков
…	…

Экспертиза документов

После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.

Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Оформление итогов кадрового аудита

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

Пример из практики:

По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации:

• Нет обязательных локальных нормативных актов.
• Нет документов по штатному расписанию.
• Нет графика отпусков.
• Отсутствуют табели учета рабочего времени.
• Нет обязательных кадровых журналов.
• Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету.
• Нет приказов по личному составу.
• Нет личных карточек работников.
• Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами.
• Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
• Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
• Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
• В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
• Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.

Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению. В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям.

Нет сомнений в том, что кадровый аудит— важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки. Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита. Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.

Кадровый аудит

Кадровый аудит и консалтинг – деятельность профессиональных экспертов, выполняемая для улучшения результатов работы организаций.

С января 2018 года были приняты изменения в ТК РФ, регламентирующие правила проведения проверок на соблюдение трудового законодательства

Если своевременно инициировать кадровый аудит и консалтинг, работодатель обезопасит себя от проблем с контролирующими органами, избежит выплат крупных штрафов, обеспечит персоналу оптимальные условия работы и профессиональный рост.

Задайте Ваш вопрос online Начать чат с экспертом

Когда обращаются за услугами кадрового аудита

Независимая экспертиза кадровых процессов становится актуальной в таких ситуациях как:

• Оптимизация порядка управления коллективом организации
• Установление нормального количества управляющих и исполняющих сотрудников
• Уменьшение временных затрат, которые требуются для решения поставленных задач и принятия решений
• Устранение лишних информационных потоков, замедляющих профессиональную деятельность работников организации
• Автоматизация некоторых бизнес-процессов, требующих оперативной обработки и управления
• Грамотная оценка способностей, личностных и профессиональных качеств персонала
• Снижение нагрузки в соответствии с возможностями и опытом работников
• Рациональное распределение обязанностей между специалистами разного профессионального профиля и квалификации
• Повышение уровня работы внутренней кадровой службы компании, где организуется эффективная деятельность с планированием всех этапов работы
• Формирование дружного, коммуникабельного коллектива и развитой корпоративной культуры
• Вовлечение сотрудников в ценности фирмы, повышение мотивации персонала
• Установление комфортного рабочего микроклимата
• Устранение и профилактика конфликтов с органами трудовой инспекции
• Приведение организации в соответствие с последними поправками в отечественное законодательство
• Сохранение деловой репутации субъекта экономических отношений, предотвращение начисления серьезных штрафов и применения других видов административных наказаний
• Эффективная подготовка к прохождению государственной проверки
• Смена руководства кадрового отдела, генерального директора юридического лица

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит представляет собой независимое квалифицированное исследование документации компании. Он позволяет изучить специфику работы фирмы и оптимизировать процессы делопроизводства.

Считается большой ошибкой приводить кадровые бумаги в порядок только при наличии информации о приближающейся проверке контролирующих служб.

Такой подход может:

• Приводить к серьезным проблемам с государственными органами
• Стать причиной привлечения к юридической ответственности за нарушение трудовых норм
• Руководителям организаций следует постоянно контролировать качество делопроизводства, исключая риск ошибок задолго до взаимодействия с надзорными структурами

При проведении аудиторских мероприятий важно строго придерживаться регламентированных законом правил и принципов. Необходимо учитывать положения ФЗ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ, ТК РФ, ПП РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69

Аудит можно заказывать отдельно или в комплексе с операциями по кадровому консалтингу. Проводить исследование внутренней документации могут сотрудники предприятия или сторонних организаций. Исполнители из специализированных компаний имеют богатый опыт аналитической деятельности и отличное знание действующего законодательства.

Квалифицированные сотрудники самостоятельно исследуют документы организации и представляют ее руководителю детальный отчет с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению.

Если начальник компании принимает решение вести аудит своими силами, он издает приказ о проведении проверки. В документе отражаются цели, стадии и сроки исследования, ФИО ответственных сотрудников предприятия.

Зачем требуется кадровый аудит

Выделяют несколько целей проведения аудита кадрового потенциала:

• Подготовка компании к инспекционной проверке на предмет соблюдения предписаний миграционного, трудового, страхового, налогового, пенсионного, архивного законодательства
• Повышение уровня профессионализма специалистов кадровой службы компании
• Подготовка действенного плана, направленного на исправление допущенных нарушений
• Объективная оценка и анализ состояния кадровых документов

Виды кадрового аудита

Критерии классификации Вид проверки Периодичность выполнения Текущая Основана на утвержденном регламенте. Выполняется в определенные промежутки времени Оперативная Основана на оперативном распоряжении руководящего персонала Регулярная Совершается периодически Панельная Выполняется в конкретные даты, с помощью установленных методик, в отношении определенных объектов и групп специалистов Полнота исследования Полная Проверка касается всех объектов изучения Локальная Проводится в отношении отдельного вида трудовой документации. Аудит ориентирован на один объект или группу объектов Методика анализа Комплексная Необходимо выделить и применять широкий арсенал методов Тематическая Подразумевает исследование всех документов по одному выделенному критерию соответствия Выборочная Проводится анализ статуса конкретных работников Уровень Стратегический Анализ на уровне руководящего персонала Управленческий Исследование линейных менеджеров Тактический Проверка службы управления персоналом Способ осуществления Внешний Привлекаются специалисты из сторонних аудиторских организаций Внутренний Аудитом занимаются сотрудники предприятия
Длительность аудита зависит от выбранного типа проверки и может составитьот 1 до 21 дня.

Исследованию могут подвергаться:

• Управленческие и кадровые процессы, протекающие в организации
• Элементы структуры компании
• Персонал, включая его численность, качество, достаточность и распределение. Решается вопрос присутствия достойного кадрового резерва

Этапы аудита

1. Проверка кадровых документов

Каждый работодатель имеет обязанность сформировать и следить за соответствием следующего пакета кадровых документов:

• Правила внутреннего распорядка
• График отпусков
• Инструкция по охране труда
• Положение о защите персональных данных
• Табель учета рабочего времени
• Положение об оплате труда
• Штатное расписание
• Личная карточка работника
• Трудовой договор
• Трудовая книжка сотрудника

Определенные документы должны быть разработаны работодателем при наличии соответствующих условий.

Организациям может потребоваться утверждение:

• Графика смен
• Коллективного договора
• Должностных инструкций
• Положений о премировании
• Положений о неразглашении
• Перечня должностей с ненормированным рабочим графиком
• Договора о коллективной или индивидуальной материальной ответственности

Экспертиза документации

Специалисты устанавливают правильность оформления бумаг, их соответствие актуальным требованиям российского законодательства.

Исследование содержания кадровых документов подразумевает проверку на такие критерии как:

• Основанность на ТК РФ и других нормативных актах
• Отсутствие признака нарушения прав работников
• Объективное описание условий труда компании
• Ознакомленность персонала с положениями
• Правильность регистрации, учета и хранения документации
• Актуальность внесенной информации
• Наличие сведений о приеме и переводах работников
• Указание всех необходимых кодов
• Нумерование, пломбирование, прошивка, подпись, скрепление документов печатью

Аудит программного обеспечения

Важную роль при выполнении аудита играет проверка бумаг с помощью специализированных программных продуктов. Электронные базы данные содержат унифицированные формы с актуальными сведениями.

Специалисты анализируют:

• Порядок доступа к программному обеспечению и подготовке кадровой документации
• Полномочия отдельных сотрудников, наличие допуска к персональным данным
• Варианты несанкционированного доступа или потери кадровой информации
• Целесообразность использования определенных программных продуктов

Оформление итогов кадрового аудита

По результатам проверки эксперт составляет отчет. Документ содержит полное описание проведенных мероприятий. Отчет о состоянии кадрового учета описывает выявленные ошибки и риски.

Экспертное заключение можно условно разделить на 2 блока:

• Данные о проверке локальных актов, приказов, графика отпусков, штатного расписания
• Сведения по делу каждого сотрудника, включая трудовые договоры, личные карточки, трудовые книжки

В результате аудиторской проверки работодателю удается объективно оценить:

• Структуру управленческого персонала
• Эффективность стиля управления
• Потребность в обучении работников
• Кадровую обеспеченность фирмы
• Социально-психологический климат на предприятии

Систему мероприятий для совершенствования структуры юридического лица, улучшения корпоративной культуры называют кадровым консалтингом. Его целью является создание и внедрение действенных методик управления персоналом для повышения конкурентоспособности и прибыльности организации.

HR-консалтинг подразумевает широкий спектр задач, включающий:

• Поиск сотрудников
• Разработку программ развития
• Анализ потребностей фирмы в персонале
• Аттестацию и повышение квалификации
• Оценку результатов трудовой деятельности
• Применение мер для мотивации работников
• Коррекцию социально-психологического климата

Содержание кадрового консалтинга

Выполнение кадрового консалтинга подразумевает под собой:

• Аналитику текущего состояния и кадрового потенциала
• Проверку должностных функций
• Исследование организационно-кадровой структуры
• Изучение деятельности кадрового менеджмента
• Совершенствование управленческих технологий

При осуществлении своей профессиональной деятельности кадровые консультанты применяют следующие действенные методики:

• Коучинг. Означает обучение персонала для улучшения деловых и личностных качеств. Профессиональный тренер помогает обучающимся самостоятельно находить решения для поставленных работодателем задач
• НЛП. Психотерапевтическая техника позволяет разработать эффективную систему управления бизнесом. Нейролингвистическое программирование предлагает пути развития предприятия, основываясь на беседах и социальных исследованиях мнения сотрудников

Выделяют 2 этапа кадрового консалтинга:

• Аналитический. Включает исследование истории компании, сбор дополнительной информации о кадровых процессах, определение программы консультирования
• Программирующий. Необходим для активизации и обучения работников, создания оптимальных трудовых условий

Грамотное проведение кадрового консалтинга дает такие положительные результаты как:

• Сокращение временных затрат на подбор персонала
• Уменьшение издержек и расходов на ФОТ
• Оценка системы управления кадрами
• Улучшение психологического климата

Где заказать услуги кадрового аудита

Группа компаний «СЕРКОНС» оказывает компетентную помощь по проведению кадрового аудита и консалтинга. Мы обслуживаем компании различных организационно-правовых форм. Клиенты получают подробные отчеты с рекомендациями по устранению выявленных ошибок.