Как нумеруются трудовые договора?

В делопроизводстве у кадрового работника всегда находится много различных документов. В практике встречаются ситуации, когда нужно быстро найти ту или иную бумагу, в этих целях все документы должны подвергаться строгому учету. Так, например, регистрация трудовых книжек производится в дополнительном журнале. В целях организации деятельности и порядка среди документов не лишним будет завести в отделе кадров предприятия журнал с нумерацией оформленных контрактов. О том, как грамотно присвоить номер заключенному контракту, подскажет данная статья.

Обязательна ли нумерация трудовых договоров?

Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.

Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.

О том, как оформляется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно узнать .

Нумерация трудовых договоров с нового года новая или нет?

Чаще всего, нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново, как и приказов. Не запрещено также продолжать учет с началом нового года. В организациях, где работники принимаются большими потоками, в день по несколько человек, удобнее регистрацию начинать каждый год заново. На предприятиях же с небольшой текучестью кадров нет необходимости начинать ежегодно новую регистрацию.

Порядок нумерации трудовых договоров в организации

Контракты регистрируются в специальном журнале. Унифицированной формы он не имеет, может быть составлен произвольно, в том виде, который удобен кадровому специалисту. Такие журналы можно заказать на сайте продукции готовых бланков, стоимость его не превышает 300 рублей.
Журнал учета прошивается, страницы его пронумеровываются, для отчетности его можно зарегистрировать в канцелярии организации, присвоив ему номер, после чего поставить на нем штамп фирмы.

Журнал может содержать следующие графы:

  • номер по порядку начиная с первого;
  • дата заключения контракта;
  • Ф.И.О. принятого работника;
  • его должность;
  • вид работы;
  • подпись сотрудника в получении экземпляра на руки;
  • примечание.

Важно оформить в книге колонку с подписями сотрудников, так как при наличии подписей нельзя будет опровергнуть факт того, что экземпляр контракта на руки трудящемуся был выдан. По общему правилу, выдать документ нужно не позже трех дней с момента оформления гражданина на работу. Кадровик может добавить или убрать какие-либо графы по своему усмотрению.

Нумерация доп соглашений к трудовому договору по сотруднику или общая?

При изменении условий труда, оклада составляется соглашение с работником об этом. Единого порядка учета доп. соглашений для всех организаций не существует. Регистрацию соглашений можно произвести тремя способами:

  • в отдельном журнале, заведенном специально для учета доп.соглашений;
  • в том же журнале, где ведутся контракты;
  • путем проставления отметки в графе «Примечания» того же журнала.

Выбор осуществляется кадровиком с учетом удобства. Регистрировать соглашения также необходимо, чтобы воспроизвести информацию по прошествии определенного времени.

Нумерация трудовых договоров – образец

Чаще всего ставится номер по порядку. Классической формой является проставление месяца, года приема, а затем через дробь или тире – номера по порядку. Если работник, к примеру, принят первым в день 20 февраля 2018 года, то регистрация контракта будет выглядеть следующим образом: «02/2018-1».

Единого образца для всех не предусмотрено, в каждой организации разрабатывается и согласовывается своя форма присвоения номера.

Скачать образец

Нумерация срочных трудовых договоров

Контракты со сроком действия могут фиксироваться в том же общем журнале. Если на предприятии практикуется частое оформление людей на определенный срок, то лучше завести для регистрации специальную книгу.

В любом случае, выбор остается за кадровиком, он поступает так, как ему удобнее в организации учета документов.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

Соглашения регистрируются по тому же принципу, что и контракты. Чаще всего, имеют номер по порядку. За получение экземпляра соглашения на руки преимущественно также нужно проставить подпись от трудящегося.

Таким образом, в целях упорядочения документов и быстрого поиска нужной информации о времени и условиях приема трудящихся на работу кадровому специалисту необходимо вести письменный учет заключенных контрактов и соглашений к ним.

Трудовой договор это важнейший документ, как для работника, так и для предприятия в целом. Организация ведет строгую отчетность этим документам и обеспечивает их регистрацию и сохранность в течение 75 лет. Даже для небольших фирм ежегодные прием и увольнение кадров без присвоенной нумерации соглашениям рано или поздно приведет к путанице, а для больших предприятий, отсутствие должного регистрирования, может подкосить всю делопроизводственную работу. В данной статье мы рассмотрим различные варианты проставления номеров на соглашения, заключаемые при приеме на работу.

Нумерация трудового договора с нового года

Все вопросы, которые касаются взаимоотношений сотрудника и нанимателя, а также работы кадровой службы, регламентируется ТК РФ. В статье 53 описана процедура составления рабочей договоренности и обязательные к указанию в ней пункты. Присвоение обязательного номера документу не является пунктом данной статьи. Наступление нового года знаменуется для делопроизводства началом нового отсчета. При этом возникает вопрос, необходимо ли начинать нумерацию трудовых договоров с нового года?

Никаких правил по этому поводу нет, но есть рекомендации, которые выражены в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. Данное постановление рекомендует начинать новый отсчет каждый год. Именно поэтому во многих организациях нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново. При этом данный факт не позволяет утверждать, что такое способ ведения документации единственно верный.

Порядок и правила нумерации трудовых договоров в организации

В 2007 году Роструд в своем постановлении объяснил, что присваивание номеров в соглашениях при принятии на работу не является обязательным правилом для организаций. Данный акт позволил каждой компании принимать собственное решение по поводу того, как правильно вести нумерацию трудовых договоров.
В рекомендательных пояснениях к статье 53 ТК РФ Госкомстат предлагает правила учета документов и порядок присвоения номерных знаков. Вот как происходит нумерация рабочих договоренностей по правилам Госкомстата:

  • Сначала указывается порядковый номер соглашения;
  • Затем дата его заключения. Например, 27-20022017 или 27/20-02-2017.

Предложенные сочетания помогают решить многие проблемы при последующем поиске необходимого документа даже по происшествии десятка лет.

Изменение нумерации в трудовом договоре

Работа кадровой службы организации подразумевает внесение изменений в имеющиеся соглашения. Это может быть связано как с изменениями в законодательстве, так и с изменениями в условиях работы или оплаты труда. Корректировки вносятся путем составления обязательного дополнительного соглашения, которое вводиться приказом по организации и должно быть заверено и работодателем, и работником.
Рекомендуется придерживаться следующих правил при изменении некоторых аспектов соглашения:

  • Последовательность изложения от меньшего к большему;
  • Сперва указывается слово или фраза в кавычках, которая подлежит замене, а затем приводиться новое слово для замены;
  • Новые пункты вводятся под новыми обозначениями, с обязательным указанием пункта и подпункта;
  • Прописывается очередность исключаемого пункта.

Изменение внутренних номеров не рекомендуется, так как в этом случае легко запутаться и потерять смысл первоначально составленного соглашения.

Дополнительно заключенные соглашения также подлежат проставлению номеров, что является верным методом при соотношении дополнительного акта с первоначальным трудовым договором. Правила проставления номеров для дополнительных документов зависят от первоначально принятой системы в организации. Обычно практикуется проставление добавочного номера с датой заключения через дробь с первоначальным номером документа. Тем самым дополнительный акт продолжает первый документ, а это в дальнейшем исключает вероятность возникновения ошибок.

Срочные трудовые договора нумеруются отдельно от бессрочных и подшиваются так же в отдельном порядке. Для них даже существует собственный журнал регистрации. Поэтому по предложенным правилам нумерация контрактов ведется с цифры один, но прибавляется буквенное обозначение для того, чтобы можно было сразу определить, что данный документ является срочным.
Срочные рабочие договоренности также хранятся 75 лет в архиве компании. Именно данный факт заставляет продумать правила проставления цифр обозначения и последующего опознования.

Пример нумерации трудовых договоров

Трудовому договору заключенному под №27 20.02.2018 будет присвоен номер 27-20022018 или 27/20-02-2018. Если заключенная договоренность под номером 27-20022018, подверглась изменениям, выраженным в дополнении № 1 от 15.03.2018. Новый присвоенный дополнению номер может выглядеть таким образом – 1-16032018/27-20022018.
Срочные рабочие договоренности нумеруются отдельно, например №2 от 03.03.2018, будет выглядеть как 02-03032018 или с 02-03032018.

При регистрации нового сотрудника на предприятии большое значение имеет оформление с ним профессиональных отношений. Для большего удобства был разработан способ присвоения отдельного порядкового числа каждому документу. Однако, следует иметь в виду, что каждая компания выбирает для себя индивидуальный вариант для ведения делопроизводства.

Нумерация договоров в организации правила

Как нумеровать договоры в организации. Правила ведения нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений

На первый взгляд вопрос о нумерации договоров кажется незначительным. Как и детальное название договора, номер договора – реквизит не обязательный. Тем не менее, наличие номера облегчает идентификацию договора.

Кроме того, присвоение договорам номеров может иметь важное значение для организации всей системы их учета предпринимателем. При определенных же обстоятельствах наличие номера является не просто удобным, но и необходимым реквизитом для правильной идентификации договора при разрешении споров.

Это, в частности, следует иметь в виду в тех случаях, когда между одними и теми же сторонами заключается ряд однотипных договоров.

Предположим, ЗАО “Альфа” (Альфа) поставляет стройматериалы ООО “Строитель” (Строитель), которое является подрядчиком на нескольких объектах. Строитель заключает с Альфой отдельные договоры на поставку аналогичных стройматериалов для каждого из объектов с различными сроками поставки.

При этом несколько договоров заключаются в один и тот же день. Альфа допускает просрочку в поставке по этим договорам, и Строитель по каждому из договоров предъявляет иск о взыскании неустойки. Договоры заключены между одними и теми же сторонами, датированы одним числом и при этом не имеют номеров.

При рассмотрении споров возникает вопрос, сколько стройматериалов было отгружено в счет каждого из договоров и какова стоимость недопоставленных материалов для целей исчисления неустойки по каждому из договоров.

Очевидно, что каждая из сторон будет настаивать на той версии распределения отгруженных материалов между договорами, которая наиболее выгодна ей. При отсутствии номеров договоров как средства их идентификации объективного способа установить истину в такой ситуации нет.

Аналогичная проблема будет иметь место, если Строитель несвоевременно оплачивает материалы, и Альфа предъявляет иски о взыскании пени на просрочку в оплате товара.

Поскольку в договоре есть как минимум две стороны, то возможно как минимум два варианта нумерации договоров.

При первом варианте договор имеет один номер, обычно присвоенный стороной, которая его инициировала, или стороной, на которой лежит выполнение основного обязательства по договору (продавцом в договоре купли-продажи, подрядчиком в договоре строительного подряда и т.д.

) При втором варианте договор имеет два номера, обозначенные в соответствии с системой нумерации договоров у каждой из сторон. Это делает нумерацию более громоздкой. Однако если каждая из сторон имеет большой объем договоров и собственную развитую систему их учета, то они могут предпочесть двойную нумерацию.

В этом случае во всей документации, связанной с выполнением договора (отгрузочные накладные, акты сдачи-приемки, платежные документы и т.д.), нужно указывать оба номера. Иначе двойная нумерация договора, необходимая для его правильного учета в системе каждой из сторон, утратит смысл.

Сама система нумерации у сторон зависит от объема заключаемых предпринимателем договоров и их видового разнообразия. Никакого единого подхода здесь нет. Номер договора может содержать:

Вариант выбора префикса также произволен. Например, для купли-продажи можно использовать аббревиатуру “КП”, а можно сокращенное “Куп”.

Для договора на выполнение строительных работ можно использовать аббревиатуры “С” или “Сп” (строительный подряд).

Для договоров аренды может использоваться только префикс “А” или сочетание букв, отражающее объект аренды: “Аа” – для договора аренды автомобиля или “Ап” – для договора аренды помещения.

Я работаю начальником секретариата более 10 лет, имею специальное образование (историко-архивное). В последнее время у меня возникла следующая проблема, которую я не могу ­решить ­ни поисками в Интернете, ни консультациями у коллег.

На меня возложена обязанность по регистрации договоров. Так как это двусторонний документ, подписываемый и заверенный печатями обеих сторон, я считала, что и номер он должен иметь двойной, так как регистрируется документ в обеих организациях.

Но в последнее время я столкнулась с тем, что из нескольких государственных организаций нам были возвращены договоры, которые имели, кроме их первоначального номера, регистрационый номер нашей организации, добавленный через косую черту.

Причина возврата: «Вы испортили договор, вы не имели права ставить свой номер».

Не могли бы вы, как специалисты высшей для меня инстанции, к которым я имею возможность обратиться, объяснить, как правильно должны регистрироваться данные документы (желательно со ссылками на нормативные акты, устанавливающие данный порядок). Я знаю, что данный вопрос будет интересен и другим моим коллегам.

  • Черепкова Е.А.,
  • г. Екатеринбург

Хотелось бы обратить внимание читателей на то, что, как правило, представители служб делопроизводства привыкли работать с организационно-распорядительными документами, а основные требования, предъявляемые к такому документу, как договор, определяются Гражданским кодексом Российской Федерации (далее по тексту – ГК РФ).

В соответствии со статьей 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках.

Но сразу сделаем оговорку, что требований к регистрации договоров и присвоению номера договорам ГК РФ не содержит, за исключением договоров, подлежащих государственной регистрации.

Так, в соответствии со статьей 433 ГК РФ договор, подлежащий государственной регистрации, считается заключенным с момента его регистрации, если иное не предусмотрено законом. К таким договорам относятся, например, сделки с землей и другим недвижимым имуществом.

Поэтому следует понимать, что законодательство не требует обязательно присваивать договору номер. Хотя в соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные, бухгалтерские, финансовые и другие.

На практике многие читатели сталкивались с тем, что иногда договор не имеет номера. Но вместе с тем именно отсутствие номера на договоре иногда приводит к серьезным проблемам, которые порой приходится решать в суде. Посмотрим несколько примеров из судебной практики.

Пример 1

Показать

Постановление ФАС СЗО от 19.12.2005 № А56-6971/2005:

Суд отказал во взыскании с налогового органа расходов на оплату услуг представителя, так как налогоплательщик не подтвердил получение представителем денежных средств. Одной из причин было названо отсутствие в платежном документе ссылки на номер и дату договора, на основании которого производилась выплата денег.

Пример 2

Показать

Договорная нумерация

Раз договор, два договор, три договор…

Начинающий бизнесмен сталкивается в своей деятельности с множеством проблем.

Как организовать систему учёта; как рассчитать сумму налогов и не остаться в «глубоком минусе»; где открыть банковский счёт; в конце концов, какие требования предъявлять к работникам, которых планируется взять в штат…В конечном итоге решение всех этих вопросов не только оградит от ненужных претензий со стороны властей, но и позволит организовать бизнес-процесс наиболее эффективно, чтобы он приносил максимальную экономическую отдачу.Однако если для каких-то потенциально проблемных моментов в российском законодательстве прописаны целые инструкции, то способы решения для других приходится изобретать самому, опираясь исключительно на собственную логику или же на опыт коллег, принятый называть обычаями делового оборота.Об одном из таких «не прописных» правил мы и поговорим далее.Требований к реквизитам, присваиваемым договорам, нет ни в одном нормативном документе. Соглашения можно даже составлять вовсе без номеров. Таким образом, создание системы договорной нумерации целиком и полностью зависит от фантазии самого бизнесмена.
Входящие и исходящиеВесь объём заключаемых фирмой или ИП соглашений можно разделить на входящие и исходящие. Иногда их также называют «хозяйственные» и «производственные». Разница, так сказать, в источнике товаров, работ или услуг. В первом случае их оказывают или продают вам, а во втором — вы сами являетесь исполнителем по договору, тогда как заказчиком выступает ваш контрагент.В большинстве случаев форму договора, то есть его конкретный текст и условия, предлагает именно исполнитель. Он же задаёт нумерацию исходящих договоров. Соответственно, если вы — заказчик, скорее всего, вам придётся подписывать соглашение с уже готовым номером.

Не запутаться в собственных фантазиях

Тем, кто вынужден изобретать нумерацию самостоятельно, следует выработать прежде всего некую систему, в которой они сами смогут легко ориентироваться. Можно нумеровать договоры просто и последовательно с начала года: № 1, № 2 и далее.

Это вполне оправданный способ, правда, в таком случае более информативными будут совсем другие реквизиты — дата заключаемого соглашения.

Если же договоров много или они, к примеру, разноплановые, то простой последовательной нумерации недостаточно.

Так, для фирмы или ИП, совмещающих несколько видов деятельности, можно посоветовать «зашить» в номер документа буквы, обозначающие конкретную группу товаров, услуг или работ.

Например, если бизнесмен предоставляет услуги по разработке макетов и изготовлению визиток и бланков, а также занимается печатью буклетов и фотографий, то для нумерации исходящих договоров он может использовать две «маски»: » ХХХ-ДЗ» и » ХХХ-П».

При этом номера контрактов на дизайнерские услуги и на услуги печати вполне могут дублироваться, однако риска перепутать их уже не будет.

Ещё один способ — шифровать в номере договора дату: год или месяц, можно даже конкретный день его заключения. В данном случае номер документа может выглядеть так: «№ 005/01–2013», что означает пятый по счёту договор, заключённый в январе 2013 года. Правда, при этом реквизиты частично будут продублированы в дате — «о такого-то января».

Реестр договоровКакой бы системой нумерации договоров ни пользовался бизнесмен, совершенно не лишне будет регистрировать заключаемые соглашения в специальных реестрах. Требования об этом в законодательстве нет, однако, как показывает практика, это надёжный способ избежать случайной утери какого-либо документа.Реестр может представлять собой таблицу, в которой по столбцам будут перечислены реквизиты и основные условия контрактов, например: номер, дата, контрагент, предмет договора, сумма, предполагается ли аванс, срок действия. Подобная практика помогает не только лучше структурировать архив договоров, но и отслеживать процесс их исполнения.

Когда нумерация должна быть последовательной

Даже если вы не используете сплошную последовательную нумерацию договоров, имейте в виду, что некоторые документы, выставляемые в рамках заключённых соглашений, предполагают использование именно такого подхода.

Речь идёт об исходящей первичной документации, а для плательщиков НДС также счетах-фактурах, которые должны иметь последовательные номера, соотносящиеся при этом с датами. Стоит, правда, отметить, что штрафов за нарушение этого принципа не предусмотрено.

Однако, обнаружив «дыры» в нумерации актов или накладных, инспекторы ИФНС как минимум потребуют объяснений, предполагая нарушение принципа ведения учёта сплошным и непрерывным способом, а проще говоря, подозревая занижение налоговой базы.

Так что пренебрегать этим, назовём его так, пожеланием мы всё же не советуем.

Нумерация в сервисе «Моё дело»

Нумерация в сервисе осуществляется следующим образом: берётся документ с самой поздней датой, к его номеру прибавляется 1, этот номер и устанавливается.

То есть если вы начинаете работать в сервисе не с начала года и нумерацию надо продолжить, то необходимо просто ввести нужный вам номер, например 45, и нумерация продолжится автоматически, то есть следующему договору будет присвоен № 46.

Если для нумерации документов вы используете префиксы, шифры, то следить за уникальностью номеров придётся самостоятельно.