СВ-Принт

Как правильно оплатить переходящую командировку, если она переходит на следующий месяц – порядок и пример расчета

Ряд профессий тесно связан с необходимостью исполнения работниками своих трудовых функций не по месту своей постоянной работы.

Продолжительность таких служебных поездок определяется руководством с соблюдением ограничения по продолжительности, установленной законодательством – достаточность для выполнения установленного задания (ст.72.1 Трудового кодекса РФ).

Командировки, начинающиеся в одном месяце и продолжающиеся в следующем, называются переходящими и имеют некоторые особенности в произведении по ним оплаты.

Как оплачивать, если поездка переходит на следующий месяц?

Следовательно 167 статьи Трудового кодекса России и пункта 9 Положения № 749 Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 года, оплата работнику времени, проведенного в командировке, производится по его среднему заработку, рассчитанному в соответствии с Положением № 922, утвержденным Правительством России.

Пункт 4 указанного выше Положения № 922 устанавливает порядок исчисления среднего заработка: в учет берутся все предусмотренные указанным актом выплаты за 12 календарных месяцев, которые предшествуют периоду, за который за сотрудником должна сохраняться средняя зарплата.

То есть если командировка начинается 15 октября 2019 года, а оканчивается 6 ноября 2019 года, средний заработок рассчитывается на 15 октября – расчетный период с 15.10.2018 по 14.10.2019 года. Полученная сумма будет считаться средним заработком на все время командировки.

Локальными актами предприятия (организации) может быть установлена доплата до оклада работникам, находившимся в служебной поездке.

Это необходимо, в связи с тем, что размер среднего заработка за все дни командировки получается меньше, чем выплата, которая полагалась бы такому сотруднику в случае его оставления на постоянном месте работы.

Когда начислять оплату?

Статьи 8 и 9 Трудового кодекса России устанавливают обязательства работодателей сохранения за всеми сотрудниками круга гарантий, предусмотренных данным нормативно-правовым актом.

ТК Российской Федерации закрепляет положение о том, что заработная плата должна начисляться работникам не реже двух раз в месяц.

При этом не имеет значение, находится ли сотрудник в служебной поездке или пребывает на постоянном месте работы.

Средний заработок, полагающийся каждому командированному трудящемуся, приравнивается к заработной плате и должен начисляться работникам в дни произведения выплат, установленные коллективным трудовым договором.

Начисление заработной платы командированному сотруднику при переходящей командировке начисляется двумя частями. Средний заработок за командировку за все дни месяца, в котором она началась, следует выдать работнику в день начисления зарплаты за этот месяц.

Соответственно, за все оставшиеся дни – в день выплаты заработной платы за месяц, в котором служебная поездка была окончена.

Расчет среднего заработка

Отличительным моментом исчисления среднего заработка по переходящей командировке является наличие двух расчетных периодов: для месяца, в котором сотрудник отправился в служебную поездку и для месяца, в котором он из нее вернулся.

Дни командировки оплачиваются соответственно каждому из расчетных периодов.

В учет берутся следующие выплаты за соответствующий расчетный период:

• Начисленные оклады или тарифные ставки;
• Сдельная зарплата;
• Оплата труда, полученная в неденежной форме;
• Комиссионное вознаграждение;
• Зарплата в виде процента от выручки;
• Содержание муниципальных служащих;
• Вознаграждение гражданам, которые замещают госдолжности РФ;
• Зарплата преподавателей (учителей) за превышенное количество отработанных часов;
• Гонорары и авторские вознаграждение работников культуры;
• Рассчитанная за предшествующий календарный год заработная плата, обусловленная системой оплаты;
• Дополнительные выплаты, которые производятся в соответствии с особенными условиями труда;
• Вознаграждение преподавателям (учителям), которые ведут классное руководство;
• Вознаграждения, премии;
• Иные виды денежных начислений, которые предусмотрены определенным работодателем.

Не учитываются какие-либо социальные начисления, а также выплаты нерегулярного характера.

Пример

Исходные данные:

Работник был командирован с 25.11.2019 года по 03.12.2019 года. Расчетный период, по которому будет определяться средний дневной заработок: с ноября 2018 по октябрь 2019 и с декабря 2018 по ноябрь 2019 года.

Сумма заработной платы за указанный первый период, включая премии, надбавки и индексацию составляет 530 000 российских рублей, а количество отработанных дней, отмеченных в табеле учета, составляет 246. Рабочих дней командировке за ноябрь 2019 составляет 5.

Зарплата за второй из двух выше указанных период 520 000 российских рублей, отработанных дней — 248. Рабочих дней, проведенных в служебной поездке, равняется 1.

Расчет:

Рассчитываем заработную плату за время командировки:

Первый расчетный период: 530 000/246 * 5= 2154, 47 * 5 дней = 10 772, 36 российских рублей.

Второй расчетный период: 520 000/248 * 1= 2096, 77 * 1 день = 2096, 77 российских рублей.

Средний заработок за весь период служебной поездки: 10 772, 36 + 2096,77 = 12869, 13 российских рублей.

Полезное видео

О порядке расчета дней командировки по среднему заработку, можно узнать из данного видео:

Выводы

Переходящей считается командировка, которая начинается в одном месяце и оканчивается в следующем.

В связи с особенностями оплаты времени, проведенного работниками в служебных поездках, средний заработок командированных работников исчисляется в двух расчетных периодах, соответствующих дате начала командировки и первому числу месяца, на который перешла часть такой рабочей поездки.

Оплата труда работников, направленных на выполнение своих трудовых функций на другое предприятие (в организацию), производится в дни произведения выплаты заработной платы всем сотрудникам, предусмотренные коллективным трудовым договором.

Довольно много предприятий используют возможность отправки своих работников в командировку. Рабочая поездка сотрудника может быть связана с разными видами деятельности.

Однако независимо от них, а также от того, кто именно спонсирует командировку, работнику полагаются выплаты. Их расчет регламентируется трудовым законодательством.

Правила начисления

При начислении командировочной зарплаты стоит учитывать несколько правил, часть из которых была введена относительно недавно.

Так, к примеру, теперь размер суточных, входящих в командировочные выплаты, не должен превышать 700 рублей, если сотрудник перемещается по территории России. Если же поездка предполагает выезд за границу, то размер данных начислений вырастает до 2,5 тысяч рублей.

При этом, если суточные были выплачены в иностранной валюте, то при расчете учитывается курс того дня, когда деньги были переданы работнику.

В случаях, когда работник самостоятельно приобретает валюту на полученные командировочные, расчет можно произвести двумя путями:

1. При наличии справки об обмене валют бухгалтер может произвести расчет исходя из официального курса, действующего в указанный в бумаге день.
2. В случае утери справки командировочные рассчитываются исходя из курса ЦБ, который действовал в день выдачи средств.

При этом, суточные не выплачиваются в том случае, если рабочая поездка длится не более одних суток.

Также стоит учесть, что все расходы, которые могут возникнуть в командировке, не подлежат обложению страховыми взносами и удержанию НДФЛ. В то же время, питание работника не относится к расходам организации, то есть, оплачивать его он должен самостоятельно.

Работодателю важно знать, что с размера суточных, превышающего установленные 700 и 2500 рублей для командировок по России и за рубежом, соответственно, удерживается НДФЛ.

Поэтому величину суточных в день рекомендуется принимать меньше установленных сумм.

Расчет командировочных чем-то похож на ту же операцию, но по отношению к отпускным, однако различия между ними все же есть.

Так, к примеру, начисления зарплаты во время служебной поездки производятся только в рабочие дни, тогда как на отдыхе деньги начисляются исходя из календарных суток. Поэтому бухгалтеру важно знать, сколько именно дней из времени поездки будут являться рабочими.

Законодательная база

Если смотреть законодательную базу — то стоит особое внимание уделить 167 статье ТК РФ.

В ней четко указывается, что работодатель не только обязан сохранить рабочее место сотрудника, пока тот пребывает в командировке, но и возместить ему все необходимые расходы, которые связаны с поездкой.

Это означает, что только выплаченная зарплата в командировке в 2020 году без каких-либо надбавок во время служебной поездки является незаконной.

Основными документами, регламентирующими расчет выплат во время командировки, являются 139 статья ТК РФ, а также Постановление Правительства № 749.

Кроме того, во внимание стоит принимать третий пункт статьи № 217 НК РФ, а также второй пункт Федерального закона № 212.

Зарплата во время командировки

Как уже было сказано, зарплата во время командировки чем-то схожа с той, что выдается в начале отпуска.

Так, ее средние размеры рассчитываются исходя из среднего годового заработка сотрудника, которого отправляют в рабочую поездку.

При этом, стоит отметить, что на время командировки работнику полагается множество выплат, которые включают в себя не только саму зарплату, но и:

• возмещение затрат на жилье;
• средства на расходы, связанные с рабочей деятельностью во время командировки;
• оплату за транспорт то места командировки и обратно.

Часть из озвученных выплат выдается работнику до начала поездки, а часть уже после его прибытия. При этом, далеко не все выплаты имеют четко определенные суммы. Все они зависят от таких факторов, как курсы валют, стоимости билетов и жилья.

Сотрудник по возращении из командировки должен отчитаться и предоставить работодателю чеки, квитанции, а также прочие документы, подтверждающие расходы во время служебной поездки.

Читайте, как оформить продление командировки.

Какой минимальный срок командировки? Смотрите .

Как оплачиваются дни?

Перед тем, как начать расчет заработной платы во время командировки, необходимо правильно определить количество оплачиваемых дней.

Как уже было сказано выше, зарплата в рабочей поездке начисляется только в те сутки, которые являются рабочими, согласно графику компании. Поэтому у бухгалтера под рукой должен присутствовать табель учета рабочего времени. Особенно это важно в тех случаях, когда график в компании является плавающим.

Как рассчитывается?

При стандартной схеме, командировочные для сотрудника рассчитываются, исходя из среднего годового заработка.

Для правильного проведения расчетов, необходимо придерживаться строго определенной схемы:

1. Определить количество дней, за которые необходимо выплатить средний заработок во время рабочей поездки.
2. Определить сумму тех выплат, которые необходимо произвести во время данного расчетного периода.
3. Определить количество дней, которые будут включены в расчет.
4. Исключить из расчета средний дневной заработок.
5. Исчислить средний заработок за время, которое работник находился в командировке.

Теперь же можно рассмотреть схему более подробно. Первый пункт не нуждается в отдельном пояснении. Для второго пункта следует учесть не только средний заработок, но и все выплаты, которые так или иначе предусмотрены Положением об оплате труда во время командировки.

Для третьего пункта необходимо определить расчетный период, который должен составлять 12 календарных месяцев. При этом его длительность все же может быть изменена, но только в том случае, если об этом говорится в локальном акте компании. Также данные корректировки не должны вредить самому работнику.

При расчете дней также стоит учитывать то, что далеко не все из них могут быть включены в расчетный период.

Так, не стоит включать:

• время, когда работник находился на больничном или в отпуске, тогда как законодательно его заработок сохранялся;
• рабочие дни, когда сотрудник отсутствовал на своем месте по вине самого работодателя или же причинам, которые не завесили ни от одной из сторон;
• часы, когда сотрудник был участником забастовки, из-за которой не мог начать выполнение своей работы;
• выходные дни, когда сотрудник отсутствовал на своем месте в связи с уходом за недееспособным родственником или детьми-инвалидами;
• любые другие дни, во время которых сотрудник не мог присутствовать на работе согласно законодательству РФ, однако ему все равно начислялась средняя зарплата.

Порядок направления работника в командировку определяется действующим законодательством.

Как указать командировку в табеле? Информация .

Как рассчитать командировку в выходные дни? Подробности в этой статье.

Выполнение четвертого пункта более простое. Он предусматривает деление суммы выплат, которые были произведены за время расчетного периода, на количество дней, которые работник отработал за это же время. В результате получится средний дневной заработок.

Теперь остается выполнить только пятый пункт. Для этого полученная в четвертом пункте сумма перемножается с количеством рабочих дней, найденным в первом пункте.

Расчет командировочных: шпаргалка для бухгалтера

1. Определяем количество фактически отработанных в расчетном периоде дней

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.

Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.

Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Пример:

Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней.
Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.
Тогда 247 – 8 – 14 = 225 фактически отработанных дней.

Здесь и далее расчеты в примерах даны с округлением до двух знаков после запятой.

Заполняйте и сдавайте РСВ через Экстерн: импортируйте данные всех сотрудников в раздел 3 за один клик, используйте фильтры и массовые операции. Бесплатно 3 месяца.

Зарегистрироваться

2. Определяем заработок за расчетный период

В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.

Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.

3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных

Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.

(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.

Доплата до оклада

Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.

Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).

Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.

Командировка в выходные

Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. 153 и 106 ТК РФ).

При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина от 25.12.2013 г. № 14-2-337 и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

Готовьте и сдавайте нулевой расчет по страховым взносам через Экстерн. 3 месяца бесплатно.

Зарегистрироваться

Расчет суточных

За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По суточным работник отчитываться не должен (см. письма Минфина от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).

Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.

Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 рублей — за пределами страны.

Смотрите также другие шпаргалки для бухгалтера:

• Расчет среднего заработка
• Начисление отпускных
• Начисление декретных

Средний заработок для оплаты командировки

Статья 167 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) гарантирует работнику, направленному в служебную командировку, сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. При расчете среднего заработка для оплаты командировки существуют некоторые особенности, которые будут рассмотрены в этой статье.

Для всех случаев определения среднего заработка, предусмотренных ТК РФ, установлен единый порядок его исчисления. Он определен в ст. 139 ТК РФ, а также в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение N 922). Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (часть вторая ст. 139 ТК РФ, пункт 2 Положения N 922).

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (в рассматриваемом случае — 12 календарных месяцев перед командировкой). При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно) (часть третья ст. 139 Трудового кодекса, пункт 4 Положения N 922). Из пункта 9 Положения N 922 следует, что для оплаты командировки всем работникам, кроме тех, которым установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний дневной заработок.

Средний дневной заработок для всех случаев, кроме случаев оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, учитываемые в соответствии с пунктом 15 Положения N 922, на количество фактически отработанных в этот период дней. Именно по этим правилам рассчитывается средний дневной заработок для оплаты времени командировки. Согласно пункту 9 Положения N 922 средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате.

При командировке оплате подлежат все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, приходящиеся на период нахождения работника в командировке, а также приходящиеся на время в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути (пункт 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Следовательно, средний заработок за время командировки рассчитывается путем умножения среднего дневного заработка на количество рабочих дней в период командировки. Средний дневной заработок рассчитывается путем деления заработной платы, начисленной за расчетный период, на количество фактически отработанных в этот период дней.

Служба Правового консалтинга ГАРАНТ

Расчет среднего заработка при командировке

Актуально на: 19 декабря 2016 г.

Дни нахождения работника в командировке, включая дни в пути и вынужденной остановки, оплачиваются по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ). Рабочие дни, подлежащие оплате, определяются по графику работы, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). В свою очередь выходные дни в соответствии с графиком не оплачиваются.

Рассмотрим порядок расчета средней зарплаты для командировки.

Оплата по среднему заработку в командировке

Расчет среднего заработка при командировке начинается с определения расчетного периода. По общему правилу он равен 12 месяцам, предшествующим месяцу направления работника в командировку. То есть, если, к примеру, командировка начинается в ноябре 2016 года, то расчетный период в этом случае – с 1 ноября 2015 года по 31 октября 2016 года (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Но если сотрудник отправляется в командировку в первый месяц работы у данного работодателя, то для него средний заработок считается за период с первого дня работы в этой организации до первого дня командировки (п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Далее нужно определить средний дневной заработок для расчета командировочных по формуле:

О выплатах, учитываемых при подсчете среднего заработка, читайте «Что входит в средний заработок».

Что касается отработанных работником дней, то это все те дни, когда он фактически выполнял свои трудовые обязанности. Таким образом, к отработанным дням не относятся периоды отпуска, временной нетрудоспособности, время простоя не по вине работника и др. (п. 5 Положения, утв. Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Зная средний дневной заработок, можно переходить к начислению среднего заработка при командировке. Общая сумма за время командировки считается так (п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922):

Доплата до среднего заработка при командировке

Бывает, что сумма среднего заработка для расчета по командировке оказывается меньше суммы оклада, установленного работнику. Некоторые организации в таких случаях выплачивают командированным сотрудникам доплату до среднего заработка. Если такая выплата входит в систему оплаты труда (прописана в трудовых договорах с работниками), включена в фонд оплаты труда и с нее начисляются взносы во внебюджетные фонды, то ее также надо учитывать при подсчете среднего заработка (Письмо Минтруда от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105).