Классификация бух документов

5.3 Классификация бухгалтерских документов

Совершающиеся в процессе деятельности организаций хозяйственные операции разнообразны по своему содержанию. Этим обуславливается различие форм и содержания документов, которыми оформляются хозяйственные операции. Различия в документах вызываются также способами их оформления и последующей обработки в учетном процессе.

Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам (таблица 5.2).

Таблица 5.2 — Схема классификации бухгалтерских документов

Признак

классификации

Вид

документа

Характеристика

Примеры

По назначению

Распорядительные

Содержат распоряжение на проведение хозяйственной операции, однако факт ее совершения не подтверждают и поэтому основанием для учетной записи не являются

Доверенность на получение материальных ценностей, чек на получение денег с расчетного счета

Оправдательные

Составляются в момент совершения хозяйственной операции, отражая ее исполнение лицом, предоставившим такой документ

Товарно-транс-портная накладная, приходный кассовый ордер, авансовый отчет

Комбинированные

Сочетают разрешительный и оправдательный характер. Их использование позволяет сократить количество документов, упростить и ускорить процесс бухгалтерской обработки информации

Расходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта, расчет заработной платы за время отпуска

По месту

составления

Внутренние

Составляются и используются для оформления хозяйственных операций, совершаемых внутри организации

Кассовые ордера, платежные ведомости товарные отчеты

Внешние

Поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации

Счет-фактура поставщика, платежное поручение

По степени обобщения информации

Первичные

Составляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания

Кассовые ордера, платежные требования, платежные поручения

Сводные

Составляются для обобщения информации о хозяйственных операциях, оформленных ранее первичными документами

Кассовый отчет, авансовый отчет товарно-денеж-ный отчет

Окончание таблицы 5.2

Признак

классификации

Вид

документа

Характеристика

Примеры

По способу охвата

операций

Разовые

Необходимы для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций, совершаемых одновременно

Товарно-транс-портная накладная, приходный кассовый ордер

Накопительные

Служат для регистрации и накапливания данных по однородным хозяйственным операциям, совершаемым в разное время в течение определенного периода

Отчет о движении товаров по складу, заборный лист, лимитно-заборная карта

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

1) по назначению;

2) месту составления;

3) степени обобщения информации;

4) способу охвата операций.

По назначениюдокументы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), комбинированные, документы бухгалтерского оформления и нормативные.

К распорядительным документамотносятся письменные распоряжения уполномоченных лиц на выполнение определенных хозяйственных операций: приказы, распоряжения, записки о приеме и увольнении с работы, об отпуске и др. Их основное назначение – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Исполнительные (оправдательные) документыудостоверяют факт совершения операций, подтверждают их выполнение и составляются в момент совершения операции. К ним относятся различные ведомости по заработной плате, акты, накладные, приходные ордера на поступившие материалы, счета, платежные требования на отпущенную продукцию и др.

Чаще всего на практике применяются комбинированные документы, которые объединяют признаки распорядительных и оправдательных. Они содержат распоряжения на совершение хозяйственных операций и удостоверяют факт их выполнения. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования и накладные на отпуск материалов, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет, наряды и др.

Так, например, требование на отпуск материалов содержит не только количество затребованного материала и подписи лиц по строке «Затребовал» и «Разрешил», но и фактическое количество отпущенного материала и подписи лиц по строкам «Отпустил» и «Получил». Аналогичным комбинированным документом является и наряд на сдельные работы, где указывается не только заданная работа и ее объем, но также и фактическое исполнение задания с соответствующими подписями и показателями.

К отдельной группе относятся документы бухгалтерского или учетного оформления (комбинированные).

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей. Они составляются в бухгалтерии на основании ранее оформленных документов и предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет амортизации основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д.

К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

По месту составлениядокументы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документысоставляются на том предприятии (организации, учреждении), где произошла (совершилась) хозяйственная операция (приходный кассовый ордер). Эти документы не выходят за пределы организации.

Внешние документыпоступают от других организаций (извне) и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, платежное требование о перечислении денег за отпущенную продукцию, накладные, счета-фактуры контрагентов. Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По степени обобщения информации бывают первичные и сводные документы.

Первичные документыотражают факт совершения отдельных хозяйственных операций и составляются в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. Примером первичного документа служит приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Сводныминазываются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. К сводным документам относят авансовый отчет, который заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом, расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

Сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных первичных данных об операциях.

По способу охвата операцийдокументы делятся на разовые и накопительные.

К разовым относятся документы, отражающие, как правило, одну хозяйственную операцию. Отличительная черта этих документов — сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Примером таких документов служат требования, кассовые ордера, денежные чеки, накладные и др.

Накопительные или многоразовые первичные документы служат для отражения многократно повторяющихся однородных операций, отличающихся только датой и количественными показателями. Эти переменные данные по операциям записываются в документ по мере их осуществления и подтверждаются подписями участников или другим установленным способом. Окончательное оформление документа и передача его в бухгалтерию осуществляются в установленное время, но, как правило, не позже конца месяца.

Такими документами являются лимитно-заборные карты или ведомости на отпуск материалов, маршрутные карты по обработке партии деталей и начислению по ней заработной платы, ведомости учета выработки и др. Накопительные документы экономят время и бумагу на оформление операций, но ограничивают время при обработке их в конце месяца, а также затрудняют группировку (расчленение) информации.

Кроме названных, существует еще целый ряд классификационных признаков для группировки документов.

По виду материальных носителей информациидокументы делят на традиционные (бумажные) и машинные (технические). Машинные носители информации, наряду с огромными достоинствами в обработке и записи данных, имеют и ряд недостатков, например, для их визуального просмотра и расшифровки необходимы специальные устройства-дисплеи, автоматические печатные устройства, датчики и др. Нет надежных способов подтверждения данных типа печати и подписей лиц, способов защиты в виде бланков, выполненных на специальной бумаге, надежного хранения и т. п. Тем не менее, благодаря этим носителям и современной счетной технике в бухгалтерском учете и других сферах деятельности человека в настоящее время происходит поистине революционный переворот, а в бухгалтерском учете наступает «эра безбумажной бухгалтерии».

По степени использования техники различают документы, заполненные вручную, машинным способом и полученные автоматически.

Документация является основой учета, поэтому от того, как организован первичный учет и каково качество бухгалтерских документов, зависят своевременность и точность отражения хозяйственных операций, последующее принятие управленческих решений и в конечном счете результаты деятельности организации.

Путями совершенствования первичного учета и бухгалтерских документов являются:

1) унификация документов и их материальных носителей, т.е. создание единой структуры документов и форм их носителей для различных отраслей национальной экономики (например, кассовые ордера, банковские документы и др.);

2) стандартизация документов, т.е. создание одинаковых стандартных размеров материальных носителей однотипных документов;

3) автоматический съем первичных данных;

4) широкое применение вместо бумажных технических носителей, терминалов, видеозаписей;

5) сокращение количества документов, не несущих полезных данных для управления;

6) освобождение документов от производственных показателей;

7) изъятие постоянных реквизитов и использование базы данных (БД) и распределенной базы данных (РБД);

8) введение показателей, необходимых для контроля, анализа.

Классификация бухгалтерских документов

На предприятиях и в организациях совершаются самые разные хозяйственные операции. Управление организацией обеспечивается огромным количеством документированной информации. Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы и подсистемы документации включают десятки видов документов, характерных для данного документного образования, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов.

Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

· назначение;

· порядок отражения операций;

· степень охвата хозяйственных операций;

· количество учетных записей;

· место составления документа;

· содержание хозяйственных операций.

По назначению документы делятся на организационно-распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Организационно-распорядительные документы – это комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации. Распорядительные документы служат основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно толь­ко при наличии письменного распоряжения директора предприятия и главного бухгалтера. К распорядительным документам относятся до­веренность на получение товарно-материальных ценностей, чек на по­лучение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расче­тов, наряд на сдельную работу и т.п.

Оправдательные (исполнительные) документы оформляют на уже произведенные операции, т.е. они подтверждают факт совершения хозяйственных опе­раций и служат бухгалтерии основанием для отражения в учете. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании то­варно-материальных ценностей и денежных средств.

К таким доку­ментам относятся: приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются работника­ми бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдатель­ных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.

К ним относятся: накопительные ведомости распределе­ния общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомос­ти начисления амортизации, расчет реализованных торговых скидок, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки организационно-распоря­дительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкрет­ной хозяйственной операции и оформляют уже совершенную опера­цию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах. Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, слу­жит распорядительным документом.

После того как деньги будут вы­даны с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере кор­респондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерско­го оформления. К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассо­вый ордер и др. Применение комбинированных документов широко распростране­но в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, де­лает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бу­магу.

По порядку отражения операции документы бывают первичными и сводными.

Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале технологической цепочки учетного процесса. Они составляют основу первичного учета, ибо в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения. К первичным относится большая часть учетных документов, оформляющих хозяйственные операции (например, приходные и расходные кассовые ордера, приемные акты, накладные, платежное требование и др.).

Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов. Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей, либо получения дополнительных сведений об учитываемых хозяйственных операциях и отражения их в бухгалтерском учете в соответствующих разделах. Примером сводного документа могут быть отчеты кассира, которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.

По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы, оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одно­временно. После составления на их основании делаются бухгалтерс­кие записи. К разовым документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.

Накопительные документы составляют постепенно на протяже­нии определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения одно­родных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего они передаются в бухгалтерию для записей. К та­ким документам относятся: ведомость распределения накладных расходов, справка бухгалтерии на списание калькуляционной разницы, лимитно-заборная карта. На основании лимитно-заборной карты отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер потребляемых цехом материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов. Сравнивая дан­ные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, по­стоянно контролируют отпуск материалов в производство.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтер­ского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого от­дельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись. Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных до­кументов находят все большее распространение в бухгалтерской прак­тике.

По количеству учетных записей документы делятся на одностроч­ные и многострочные. Однострочный документ отражает операцию прихода или расхода одного вида материалов. К таким документам относятся: доверенность, материальный ярлык, карточка складского учета материалов и др.

Многострочный доку­мент содержит несколько позиций, видов материальных ценностей. Многострочные документы сокращают коли­чество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков. Эти документы более ра­циональны и при обработке с помощью вычислительной техники. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз. Таким образом заполняются: приходный ордер, товарно-транспортная накладная, лимитно-заборная карта, накладная на отпуск материалов на сторону и др.

По месту составления различаются документы внутренние и вне­шние. Внутренние документы составляются на данном предприятии. К ним относится основная масса документов предприятия, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, тре­бования и др. Внешние документы поступают от других организаций, отражают хозяйственные отношения с ними, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др. Различия между этими документами обусловливают их проверку и бухгалтерскую обработку, порядок исправления обнару­женных ошибок.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на:

· материальные документы, которые отражают движение товарно-материальных ценностей (акт приема-передачи основных средств, ведомость расхода материалов и т.д.);

· денежные документы, которые отражают операций с наличными и без­наличными средствами (платежное поручение, чек на получение де­нежных средств, квитанция на взнос наличными и т.д.);

· расчетные документы, которые отражают расчетные взаимоотношения с партнерами по возникшим обязательствам (счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т.д.).

В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение и, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разо­вым, внешним документом. Приходный кассовый ордер — комбини­рованный, первичный, разовый, однострочный, внутренний документ. Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе. Классифика­ция документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности предприятия.

Виды и классификация документов. Классификация бухгалтерских документов

Современный человек, осуществляя деятельность в той или иной сфере, часто работает с различными документами. Какова специфика их классификации? Какова целесообразность выделения тех или иных самостоятельных категорий источников? Какова специфика подходов к классификации документов, сложившаяся на российских предприятиях?

Предмет классификации

Прежде чем говорить о подходах к делению источников на те или иные классы, полезно определиться с тем, что такое собственно понятие документа. Классификация документов предполагает определенный процесс ее осуществления. Что под ним склонны понимать современные исследователи?

Согласно распространенной трактовке, понятие документа может быть интерпретировано как отражение в той или иной устойчивой форме — печатной или компьютерной — сведений, значимых с хозяйственной, социальной, культурной, юридической или управленческой точки зрения. Имеет значение то, насколько соответствует источник этой информации критериям, принятым для конкретной сферы, в которой предполагается его использование.

Теперь становится понятно, что такие категории, как информация и документ, классификация документа, играют важнейшую роль в бизнесе и государственном управлении, в образовании и иных сферах деятельности человека. Использование определенных критериев отнесения источников к определенному классу придает устойчивость системе управления, программе образования, правовому и даже политическому режиму, облегчает доступ заинтересованных граждан к требуемым данным.

Критерии и признаки классификации документов, принятые в том или ином государстве или экономической отрасли, могут быть самыми разными. Рассмотрим те, что сложились в современной российской бизнес-практике. Для начала определимся с базовым термином, о котором идет речь.

Определение классификации

Что такое классификация документов? Она может рассматриваться как процесс и как явление. В первом случае под термином следует понимать процедуры отнесения источников к тому или иному типу на основе обобщающих признаков. Во второй трактовке классификация документов — это схема, в рамках которой реализуется процесс, о котором ведется речь в первом случае.

Критерии классификации

Выделение признаков, по которым те или иные источники обобщаются в классы, может осуществляться по разным основаниям. Все зависит от практики, которая сложилась в определенной отрасли документооборота. Основанием для классификации документов может быть характер сведений, содержащихся в них. Так, принято разделять информацию, которая присутствует в источниках, на три основные разновидности: ретроспективную, текущую и перспективную. Классификация документов может осуществляться на основании функций, которые выполняет источник. Спектр таковых — самый широкий. Есть коммуникативная, управленческая, справочная, правовая, культурная функция.

В рамках каждого класса документов чаще всего выделяются дополнительные категории источников. Например, если основание для их классификации — функция, то в числе тех документов, для которых свойственно ее выполнять — чаще всего это законы — могут формироваться дополнительные группы источников. Тем самым образуется система классификации документов. Например, в источники, выполняющие правовую функцию, могут входить нормативные акты, бухгалтерские, финансовые документы. Классификация нормативных документов также может предполагать их деление на дополнительные категории. Например, если речь идет о законах, то они могут быть федеральными, региональными или муниципальными.

Документы в бизнесе

В российской бизнес-практике классификация документов предполагает выделение двух основных групп источников. Какова их сущность? Во-первых, есть документы, отражающие общие вопросы деятельности организации, а также те, что относятся к управленческим активностям, и те, что отражают аспекты руководства предприятием. Их составление обычно не предполагает узкой специализации по должностям, но в отношении доступа к ним в фирме могут практиковаться различные ограничения.

Во-вторых, есть документы, которые касаются функций конкретных подразделений компании. Они могут касаться деятельности бухгалтерии, отделов сбыта, маркетинга, продаж, разработки и т. д. В этом случае их формирование может требовать как раз таки узкой специализации: маловероятно, что специалист по продажам или программист хорошо разбирается в тонкостях бухгалтерской документации.

Не считая двух основных групп источников, виды документов и их классификация в бизнесе могут быть предоставлены в широчайшем спектре разновидностей. Рассмотрим некоторые популярные интерпретации соответствующих подходов.

В российской бизнес-среде распространен такой критерий классификации документов, как их цифровой или бумажный статус. Несмотря на то что источник может иметь одинаковое содержание и в виде компьютерного файла, и в печатном формате, классифицируют его на два разных типа.

Подобная методология отчасти поддерживается законодателем: например, способы заверения подлинности цифровых и бумажных документов могут значительно отличаться. На распечатанных источниках нужно ставить подписи и печати, электронные же необходимо заверять посредством особых шифровых алгоритмов, называемых электронными подписями.

Источники могут быть классифицированы также по признаку адресата. В рамках данного критерия они могут быть личными или же коллективными (типовыми). Во втором случае они могут приобретать характер локального нормативного акта. Примеры подобных документов — штатное расписание, коллективный трудовой договор. К личным источникам может относиться служебная записка.

Принятая на российских предприятиях классификация документов в делопроизводстве также предполагает деление источников на разные типы в зависимости от уровня их подлинности. Документ может быть оригинальным, представленным в виде дубликата, в виде копии. Последняя, в свою очередь, может быть простой или же нотариально заверенной — юридическая сила источников в этом случае будет, скорее всего, разной.

Внутренние и внешние источники

Классификация документов в делопроизводстве на предприятии может предполагать их деление по признаку происхождения. Так, источники могут быть внутренними — сформированными в рамках структуры предприятия, или же внешними. К первым может относиться, например, приказ руководителя, служебная записка, та или иная должностная инструкция. Примеры документов второго типа — деловое письмо, коммерческое предложение.

Основной критерий отнесения документов к внутренним или внешним — юридическая самостоятельность организации. Она может не всегда коррелировать с экономической. То есть если источник сформирован одним ООО или АО и передается в адрес другого юрлица, он будет считаться для партнера внешним, даже если первая компания владеет контрольным пакетом акций во второй.

Бухгалтерская документация

В числе ключевых для бизнеса типов документов — бухгалтерские. Какие источники к нему относятся? Бухгалтерская документация — это совокупность оформленных в письменном виде свидетельств, подтверждающих факты осуществления тех или иных хозяйственных операций или же право предприятия участвовать в них. Классификация бухгалтерских документов, принятая на российских предприятиях, включает следующие критерии.

Во-первых, соответствующего типа источники могут быть классифицированы в зависимости от назначения. Так, документы могут быть распорядительными, носить оправдательный характер, оформительными или же комбинированными — сочетающими в себе несколько признаков.

Во-вторых, классификация бухгалтерских документов может предполагать их деление на первичные и сводные, в зависимости от порядка составления источников.

В-третьих, документы, относящиеся к бухгалтерским активностям, могут подразделяться на те или иные категории в зависимости от содержания операций. Так, источники могут быть материальными, связанными с денежными операциями, а также расчетными.

Назначение бухгалтерских документов

Выше мы отметили, что, в зависимости от назначения, документы бухгалтерского характера могут быть классифицированы на три основных типа: распорядительные, исполнительные и оформительные. Также есть источники, которые сочетают в себе признаки, характерные сразу для нескольких типов документов. Рассмотрим данную схему подробнее. Дело в том, что подобная классификация юридических документов распространена на российских предприятиях очень широко. Полезно будет изучить ее особенности.

К распорядительным источникам принято относить: приказы руководства, издаваемые менеджментом распоряжения и указания, а также оформляемые компетентными сотрудниками доверенности. Посредством данных документов структуры предприятия, ответственные за принятие важных управленческих решений, одобряют те или иные действия подчиненных подразделений или сотрудников, направленные на совершение хозяйственных операций. Но сведения, которые содержатся в распорядительных документах, обычно не фиксируются во внутренних бухгалтерских регистрах, так как фактов, касающихся непосредственного совершения хозяйственных операций, в них не содержится.

К исполнительным документам могут относиться такие источники, как товарная накладная, акт приемки, ордер, требование. Другое распространенное название данного типа источников — оправдательные. Составляются они в момент, когда хозяйственная операция непосредственно осуществляется. Сведения, содержащиеся в исполнительных документах, подлежат занесению в бухгалтерские регистры предприятия.

Есть источники, которые сочетают признаки, характерные как для распорядительных, так и для исполнительных документов. В числе таковых — платежная ведомость или, например, кассовый ордер.

Что касается оформительных источников, их основное назначение — подготовка учетных записей, отражающих факты, которые содержатся в распорядительных и исполнительных документах. К ним принято относить различного типа ведомости — накопительные, амортизационные, расходные, отражающие расчеты по нормативной себестоимости, а также различные типы справок.

Есть и иные основания для классификации документов в бухгалтерской отрасли. Так, распространена модель, в рамках которой те или иные виды документов и их классификация определяются бухгалтерами в зависимости от одного или нескольких признаков следующего спектра: назначение, содержание операций, объем средств в транзакциях, количество фиксируемых процедур, способ заполнения.

Специфика первичных документов

В числе важнейших документов бухгалтерского типа — первичные. В них фиксируются факты совершения тех или иных хозяйственных операций на предприятии. Данные документы свидетельствуют о том, что компания предоставила товар или оказала услугу, которые были оплачены. Выше мы отметили, что на российских предприятиях распространено деление источников на внутренние и внешние. Можно отметить, что классификация первичных документов отлично коррелирует с соответствующим критерием. Есть первичные документы внутреннего происхождения — сформированные штатными специалистами акты или счета, а есть источники внешние, которые направлены со стороны других юридических лиц. Это также могут быть счета, акты и иные требования.

Первичные документы относятся к категории исполнительных или оправдательных. Они лежат в основе бухучета. Данного типа документы — в числе базовых инструментов поддержания хозяйственной устойчивости предприятий. Существует ряд требований к их оформлению. Рассмотрим их.

Особенности работы с первичными документами

Первичные источники на российских предприятиях должны формироваться на русском языке. Они должны создаваться в устойчивой документальной форме — на бумаге или же в виде файла, размещенного на надежном носителе. Первичные документы должны быть оформлены на основе типовых форм, принятых в отрасли или рекомендованных ведомствами посредством тех или иных нормативно-правовых актов.

Ошибочные записи в первичных документах нельзя корректировать, прорисовывая правильные буквы или цифры поверх тех, что уже присутствуют на бумаге. Следует зачеркивать неверную информацию, а затем надписывать над ней правильный текст, а также оставлять предусмотренные правилами документооборота комментарии. При этом есть документы, которые нельзя корректировать без согласования с ответственными должностными лицами или руководством организации.

Как только первичный источник поступает в распоряжение бухгалтера, он должен быть проверен на предмет корректности формы, точности цифр, формулировок. Должны быть проверены все необходимые реквизиты. Бухгалтер, исследовав первичный документ и убедившись в его корректности, установленным образом вносит информацию, содержащуюся в нем, в регистры. На самом документе обычно ставится пометка об этом, чтобы не допустить повторного использования соответствующих сведений.

Хозяйственные операции подлежат фиксации в соответствующих регистрах согласно тому, в какой хронологической последовательности они совершались. Также в большинстве случаев бухгалтеру необходимо фиксировать сведения о хозяйственных процедурах на специальных счетах.

Первичные источники, относящиеся к категории денежных, должны помечаться специальными штампами: в зависимости от конкретной процедуры, соответствующие графические элементы могут содержать сведения о получении источников или об оплате товаров или услуг, о которых говорится в документе. Первичные источники должны храниться в бухгалтерии в течение периодов, установленных законодательством.

Первичные и сводные источники

Основные классификации документов, сложившиеся в российской бизнес-практике, предполагают также выделение в отдельную категорию сводных источников. Какова их специфика? Дело в том, что сводные документы формируются на основе первичных. Каким именно образом?

Первичные документы предполагают фиксацию каждой самостоятельной хозяйственной операции. Это может быть поступление тех или иных материалов в производственный цех, отгрузка готовой продукции потребителю, начисление зарплаты, иные операции с денежными средствами.

Те первичные документы, которые носят однородный характер по тому или иному признаку, объединяются в сводные источники. В большинстве случаев они выступают одним из элементов бухгалтерских регистров, о которых мы сказали выше. Пример сводного источника: журнал, ведомость, машинограмма. Регистры, если понимать под ними сводные источники, могут задействоваться с целью последующего анализа данных, касающихся хозяйственных операций.

Многообразие подходов

Мы рассмотрели особенности классификации документов, критерии которой сложились в российской бизнес-практике. Конечно, в других сферах могут быть приняты иные критерии. Классификация архивных документов, медицинских, исторических и иных источников может осуществляться по самым разным основаниям. Соответствующие критерии могут быть прописаны как на уровне официальных нормативно-правовых актов, так и в источниках, которые сформировались как элемент практики, сложившейся в той или иной сфере.