СВ-Принт

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Когда она необходима

Служебная записка – это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения.

Ее составление требуется, если:

1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.

Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.

Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.

Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Форма и структура

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
2. По центру листа вписывается название.
3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
4. Перечень прилагаемых документов.
5. Дата и подпись сотрудника.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Образец служебной записки на командировку

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.

Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

• 6000 рублей для проживания в гостинице;
• 6000 рублей в качестве суточных;
• 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

На командировочные расходы

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

• цель поездки;
• дата отбытия и прибытия;
• данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

о командировочных расходах

02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

Согласно приказу №334 от 03.02.2018, я отбыла в командировку в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546.

Документы основания расхода топлива на поездку и прочие расходы прилагаю.

Перечень документов: путевой лист, талоны на бензин, чеки из гостиницы.

Младший бухгалтер Головко А. С.

Об отмене командировки

Составляется с целью возврата затраченных средств на подготовительные работы и с обозначением причины отмены мероприятия.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об отмене командировки

от 02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с составлением годового баланса бухгалтером филиала самостоятельно прошу отменить командировку младшего бухгалтера Головко А. С.

Главный бухгалтер Сазонова Е. Е.

Для отчета

В данном случае составление служебной записки выполняется в такой же последовательности, как и в случае с командировочными расходами – работник собственноручно составляет отчетность и в произвольной форме перечнем указывают основные данные поездки, отчитывается относительно проделанной работы, указывает на понесенные расходы и прикладывает оправдательные бумаги, чеки, квитанции.

Нюансы составления

В ходе формирования записки также нужно учитывать нюансы и обстоятельства, при которых она составляется.

Поездка ИП

Согласно законодательству РФ, предприниматели являются самозанятыми гражданами, а значит, и отправить себя в командировку они не могут, что избавляет их от положенного документального сопровождения поездки.

Однако, они вправе учитывать часть расходов при уплате налогов. Уменьшить налогооблагаемую базу допустимо за счет:

• расходов на гостиницу – аренда помещения;
• расходов на топливо – затраты на материалы.

Также важно подтвердить документально расходы и обосновать необходимость поездки для бизнеса, например, встреча с поставщиками или партнерами для решения глобальных вопросов.

Командировка директора

Согласно Положению Правительства РФ №749, директор предприятия является таким же наемным рабочим, как и прочие сотрудники, а значит, нужно всю командировку документально оформлять.

Однако Роструд имеет иное мнение, согласно которому директор не нуждается в составлении документов, так как он все равно их подпишет самостоятельно, а значит, продублирует.

Чтобы не возникали проблемы на случай проверки контролирующими органами, следует в локальные акты предприятия внести положения о нюансах поездки в командировку руководителя.

Поездка за границу

В случае поездки за границу формирование командировочного удостоверения не требуется, но составлять служебную записку необходимо.

В данном варианте возмещение командировочных расходов будет выполняться в валюте, а доказательством пребывания сотрудника на территории иностранного государства послужит отметка таможенных работников в паспорте о пересечение границы.

Если же поездка планируется в ближнее зарубежье, то оправдательными будут проездные документы или отметки в путевом листе.

Применение служебного или личного авто

Для этого случая кроме прочих оправдательных бумаг следует приложить к служебной записке:

1. Путевой лист и бумаги, указывающие на проезд согласно маршрутной линии.
2. Талоны и прочие квитанции, указывающие на расходы, связанные с обслуживанием и заправкой авто.

Командировка в выходной день

Когда происходит командирование сотрудника, не имеет значение, в какой день выполнялось поручение руководителя, главное — количество затраченных на данное задание часов.

Так что на правила формирования документации не влияет используемый день недели.

Без каких бумаг можно обойтись при наличии записки

Согласно изменениям в нормативных актах, служебная записка выступает заменой для:

• командировочного удостоверения;
• служебного задания;
• отчета о выполнении задач.

За чьей подписью и согласованием формируется документ

Подписывает и утверждает все документы, связанные с будущей командировкой и по ее окончанию, руководитель предприятия.

Согласование служебной записки требуется с бухгалтерией, кроме этого любые расходы, понесенные в ходе подготовки поездки и во время нее, необходимо документально оформить для бухгалтерской отчетности.

Согласно законодательным актам, четкой даты подачи отчета за командировку для осуществлявшего ее работника не существует, однако существует требование в отношении совершения этого действия как можно раньше по возвращению из командировки.

Служебная записка на данный момент является основным документом в документальном оформлении командировки, так как она является носителем всех основных фактов и отчетом за понесенные расходы.

Особенности оформления служебных командировок подробно представлены в данном видео.

Образец служебной записки о командировке

Иногда у работодателя возникает необходимость направить сотрудника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, т. е. в командировку (ст. 166 ТК РФ). И перед направлением работником в командировку иногда составляется служебная записка на командировку.

Служебная записка о направлении в командировку

Служебная записка о согласовании командировки, как правило, составляется непосредственным начальником работника, которого планируют направить в командировку. Пишется такая служебная записка на имя руководителя организации.

В служебной записке на командировку нужно указать служебную необходимость, в связи с которой работника необходимо отправить в командировку, место, а также период командирования.

Если руководитель организации согласен с необходимостью командировки, то издается соответствующий приказ.

Служебная записка на командировку: образец-2019

Приведем образец служебной записки о командировке.

Пред. / След. Скачать бланк служебной записки на командировку Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

• Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
• Я не подписчик, но хочу им стать
• Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Служебная записка на командировку генерального директора (образец)

Нужна ли служебная записка на командировку, если в служебную поездку направляется руководитель? По сути, необходимости в такой служебке нет – достаточно приказа о командировке.

Служебная записка о продлении командировки: образец

Иногда может возникнуть необходимость в продлении командировки, тогда командированный работник или его непосредственный начальник могут составить соответствующую служебную записку на имя руководителя организации.

В данном материале мы не будем приводить образец такой записки – ее можно составить по аналогии с приведенным выше примером служебной записки на командировку. В служебной записке укажите причину, по которой требуется продление командировки, а также период ее продления.

На основе служебной записки о продлении командировки впоследствии нужно издать приказ о продлении, если руководитель организации посчитает продление командировки целесообразным.

Служебная записка об отмене командировки (образец)

Командировка может быть отменена, например, в связи с болезнью работника, которого планировали направить в деловую поездку. Тогда в служебной записке нужно отразить причину отмены командировки. Затем на основании такой служебной записки руководитель издаст приказ об отмене командировки.

Сколько хранить служебные записки о командировках

Документы о командировании работников нужно хранить 5 лет (п. 669 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Кроме того, служебные записки о командировке могут пригодиться в налоговых целях для подтверждения обоснованности командировки и ее отмены. Срок хранения документов, используемых для налоговых целей, тоже 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 400 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Служебная записка о компенсации бензина

Компенсация ГСМ

Компенсация ГСМ представляет собой возврат денег, ранее потраченных сотрудником на исполнение служебной цели. Также предполагается компенсация затрат сотрудника на бензин, солярку, охлаждающую жидкость. Предоставление компенсационных выплат предполагает документальное сопровождение.

Согласно Трудовому кодексу РФ, применение личной собственности сотрудника в интересах работодателя подлежит возмещению. Причём объём средств, направленный на покрытие расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией такого имущества, законодательно не ограничен. К тому же с таких выплат не взимается НДФЛ.

Нормативными актами установлено, что если служащий привлекает свой автомобиль в рабочий процесс с согласия руководства, то возникающие в этом случае затраты на топливо должны быть восполнены. Объём компенсации оговаривается внутренними документами компании.

Возмещение расходов на использование транспортного средства не зависит от его вида:

• легковой;
• грузовой;
• мотоцикл.

Нередко возникают споры о том, можно ли возвращать суммы, потраченные на эксплуатацию машины, применяемой для выполнения трудовых обязанностей сотрудника, которой он управляет по доверенности. Разъяснения ФНС и сложившаяся судебная практика однозначно указывают, что выплаты в такой ситуации являются правомерными.

Организация должна возместить издержки, возникшие при использовании личного транспорта работника для её нужд, если ситуация удовлетворяет ряду условий:

• руководство поставлено в известность;
• сотрудник — собственник автомобиля или имеет доверенность на управление;
• размер компенсации установлен соглашением сторон;
• отношения оформлены в письменном виде;
• затраты подтверждены соответствующими документами;
• имеется обоснование (расчёты и бумаги) того, что машина эксплуатируется в интересах компании.

Покрытие расходов на приобретение бензина, дизельного топлива, масел и других материалов предоставляется владельцу или лицу, имеющему полномочия на вождение либо распоряжение автомобилем. Привлечение сторонней техники для нужд организации с оплатой издержек на её применение может быть узаконено разными способами.

Чаще всего — это компенсация, оформленная в рамках трудового договора, соглашение о безвозмездной эксплуатации, или о найме транспортного средства с экипажем, а также без него.

У каждого варианта есть свои нюансы, важные для обеих сторон. Они связаны с налогообложением, размером выплат, возможностями по использованию имущества.

Оформление

Один из самых очевидных способов возместить расходы на ГСМ — компенсация, установленная руководителем. Её объём и виды затрат, подлежащие возмещению, согласовывают с сотрудником. Кроме топлива, в список могут входить ремонт и амортизация. При необходимости сумма может быть увеличена.

	—
Не требуется заключение соглашения.	Нормы, установленные законодательством, не покрывают реальных издержек.
Легко скорректировать размер выплат.	Восполнение затрат сверх лимита не уменьшает базу налога на прибыль.

Оптимальный порядок покрытия финансовых затрат на эксплуатацию машины сотрудника в интересах организации — это Договор аренды ТС без экипажа.

Гражданский кодекс РФ предлагает альтернативу: нанять транспорт с экипажем или без него. Первый вариант не может быть использован, поскольку в рассматриваемом случае водитель является собственником.

Как следствие, у него не получится заключить трудовой контракт с самим собой.

Используя такой способ, можно учесть любые нюансы, например:

• размер арендной платы;
• какая из сторон оплачивает ремонт и заправку;
• возмещение собственнику суммы, потраченной на транспортный налог, или стоимости страхового полиса.

	—
Сумма прибыли, которая принимается для исчисления налога, уменьшается на расходы, связанные с оплатой найма.	Стоимость аренды облагается НДФЛ — 13%.
Компания может взять на себя все затраты по эксплуатации транспорта и учесть их при расчёте обязательного взноса в бюджет.	Требуется составление договора.

Сделка по аренде предполагает следующий алгоритм:

• согласование с руководством фирмы привлечения собственного транспорта служащего;
• выбор способа возврата средств, использованных на обслуживание машины;
• подписание соглашения;
• переоформление ОСАГО с учётом изменившегося количества лиц, допущенных к управлению;
• составление бумаг, подтверждающих передачу автомобиля организации на оговорённый заранее срок.

Вариант, при котором вознаграждение за предоставление транспортного средства для исполнения служебных обязанностей не предполагается, выгоден, если оно принадлежит, например, учредителю. Впрочем, если необходимо, перечисление денег можно оформить, как материальную помощь сотруднику.

Использование имущества по безвозмездному соглашению увеличивает основу для расчёта налога на прибыль, согласно рыночной стоимости услуги, оказанной бесплатно.

В этом и состоит самый большой минус такого способа. И всё же он дешевле, чем простой возврат денег за ГСМ.

Выплата

Покрытие расходов сотрудника на использование личной собственности в рабочем процессе происходит с периодичностью, указанной в соглашении, подписанном обеими сторонами. Чаще всего — один раз в месяц. Во время отпуска, больничного, командировки возмещение не предусмотрено.

Для получения денег нужно представить ряд документов:

• паспорт транспортного средства;
• свидетельство о регистрации;
• доверенность (если служащий не является владельцем);
• обоснование расходов, например, чеки;
• путевые листы подтверждающие, что автомобиль эксплуатировался для нужд фирмы (Путевой лист легкового автомобиля).

По последнему пункту нередко возникают споры. Дело в том, что такая бумага предназначена для учёта перемещений транспорта, принадлежащего компании.

Законодательство не регламентирует применение личной собственности в служебных целях и не требует заполнения соответствующей документации.

Суды не настаивают на составлении путёвки лицом, которое не является водителем. Однако письма Минфина на эту тему неоднозначны. Тем, кто не желает использовать такую форму отчётности вполне реально доказать свою правоту в спорах с ФНС. А если отвечать на лишние вопросы инспекторов не хочется, то придётся документально подтверждать служебный характер разъездов.

Налогообложение

Все организации, неважно применяют они общую систему или УСН, возмещение затрат на привлечение личного транспорта сотрудника для исполнения служебных обязанностей относят к расходам.

Характеристика объёма двигателя (куб./см)	Норма (руб./мес.)
Не более 2000	1200
От 2000	1500

Для грузовиков сумма не регламентируется. А при эксплуатации мотоцикла базу налога на прибыль можно уменьшить на 600 рублей. Тип легко определяется с помощью ПТС или свидетельства о регистрации.

На выплаты работнику, в свою очередь, не начисляются:

• НДФЛ (не отражается в соответствующей декларации);
• обязательные взносы в ФСС и ПФР.

Чтобы избежать возникновения налога необходимо передать в организацию бумаги для подтверждения:

• права собственности на транспорт;
• применение машины для нужд компании;
• суммы фактических затрат на эксплуатацию.

Нередко возникает вопрос, обложения доходов физического лица, полученных сверх норматива, установленного для прибыли Правительством РФ. Такой подход не совсем верен. И несколько лет назад ВАС принял решение, что указанные лимиты нельзя применять для определения базы НДФЛ. Следовательно размер возмещения ничем не ограничен.

В случае когда сотрудник управляет автомобилем, который ему не принадлежит, мнения о взимании налога с суммы компенсации разделились. ФНС и Минфин считают, что НДФЛ нужно начислять. В то же время есть несколько судебных решений в пользу освобождения от обязательной выплаты. Однозначного ответа пока не существует.

А вот организация, сможет учесть в составе расходов выплаты, связанные с возмещением затрат на использование транспортного средства, управляемого по доверенности.

Такие действия удовлетворяют нормам НК РФ, при условии, что сотрудник представит следующие бумаги:

• копию технического паспорта;
• путевой лист с учётом служебных поездок.

Расчёт суммы

Размер выплаты определяется по соглашению сторон. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана провести соответствующие вычисления.

Операция	Наличие в начале периода	Уменьшение объекта учёта
Покрытие издержек на привлечение собственности сотрудника в рабочем процессе.	26
Удержан НДФЛ с возмещения, предоставленного сверх, установленной нормы.
	50-1.	Выдача денег из кассы.
		Перечисление с расчётного счёта организации на карточку служащего.

Периодичность

Работодатель исполняет обязательства, связанные с расходами подчинённого на применение собственного автотранспорта для служебной необходимости, ежемесячно.

Затраты на ГСМ в текущем периоде покрываются до его окончания.

Все сроки должны быть согласованы обеими сторонами и оформлены в письменном виде.

Таким образом, для восполнения расходов, связанных с эксплуатацией машины, которая находится в собственности или управляется по письменному уполномочию, нужно придерживаться простого алгоритма:

• поставить в известность руководителя компании о желании привлечь своё имущество для выполнения служебных функций;
• выбрать способ оформления отношений (договор аренды самый выгодный);
• представить все бумаги для подтверждения правомерности распоряжения автомобилем;
• написать заявление в бухгалтерию;
• своевременно и аккуратно передавать чеки и другие бумаги для отчёта о потраченных средствах;
• составлять путевые листы, в которых показываются все передвижения по заданию компании;
• помнить, что издержки не возмещаются в период отпуска, больничного, командировки и в нерабочее время;
• получать компенсацию ежемесячно на зарплатную карту или наличными деньгами в кассе;
• выплата не включается в базу налога на доходы физических лиц и не вносится в соответствующую декларацию, за исключением арендной платы по договору;
• страховые взносы не перечисляются;
• компания имеет возможность минимизировать налогооблагаемую прибыль за счёт затрат, связанных с наймом транспорта, приобретением топлива, осуществлением текущего ремонта и техобслуживания.

1. согласовываются все детали возмещения;
2. составляется Дополнительное соглашение к трудовому договору о компенсации ГСМ;
3. служащий передаёт в бухгалтерию компании Заявление на компенсацию ГСМ на ежемесячную компенсацию средств, потраченных на обслуживание автомобиля.
4. издаётся соответствующий Приказ на компенсацию ГСМ;

1. размер арендной платы;
2. возмещение собственнику суммы, потраченной на транспортный налог, или стоимости страхового полиса.
3. какая из сторон оплачивает ремонт и заправку;

Особенности оформления записки

В служебной записке нужно зафиксировать просьбу о компенсации расходов на ГСМ. К записке требуется приложить документы, подтверждающие то, что сотрудник действительно приобретал ГСМ. Приложения также подтвердят точную сумму расходов.

Образец

Руководителю ООО «Сокол»

от менеджера проектов

служебная записка о компенсации ГСМ.

Довожу до вашего сведения, что была совершена служебная поездка на личном автомобиле. Прошу о компенсации затрат на бензин. К записке прилагаю подтверждение затрат.

Пример расхода на ГСМ

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Обзор видов и руководство как составлять

является внутренним инструментом любой организации Служебная записка составляется в произвольной форме, но, тем не менее, должна включать в себя ряд обязательных элементов: Если служебная записка обеспечивает связь между сотрудниками предприятия на горизонтальном уровне (например, руководитель одного структурного подразделения может подготовить на имя руководителя другого структурного подразделения того же предприятия), то докладная записка, являясь разновидностью служебной записки, адресуется вышестоящему руководству, например непосредственному руководителю, либо директору предприятия.

Служебная записка о перерасходе топлива Данные о фактическом расходе бензина берутся из первичных документов, в нашем случае – из путевых листов. Форму путевого листа можно взять готовую (форма № 3, постановление Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78) или разработать свою. Вы можете пользоваться этим бланком, а можете разработать свой.

Важно, чтобы лист содержал всю необходимую информацию для последующего обоснования расходов. В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались.

Служебная записка на такси (образец) Случаи целесообразности • Риск срыва контакта или срочность решения какого-либо вопроса относящегося к деятельности предприятия.

• Перевозка важных документов или ценностей компании. • Срочность проводимой встречи с партнерами или нерегулярность езды местного транспорта. • Отсутствие доступа к транспорту в ночное

О нормах расхода гсм на автотранспорте в учреждениях минюста (соболева е.) Дата размещения статьи: 02.11.2015 Все учреждения в процессе ведения хозяйственной деятельности используют различные автотранспортные средства.

Для эксплуатации данных средств необходимы горюче-смазочные материалы (далее — ГСМ).

Образец служебной записки о применении надбавки к расходу топлива Образец формы приказа » О компенсации и возмещении расходов за использование личного имущества » разработан в соответствии с Трудовым кодексом РФ (с учетом положений Федерального закона №90 – ФЗ от 30.06.2006г.) О компенсации и возмещении расходов за использование личного имущества.

Как выглядит образец служебной на возмещение расходов Ситуации, через которые сотрудники тратят свои активы Имеется масса случаев, через которые сотрудники тратят свои активы: Приобретение канцелярских атрибутов.

Затраты, совершенные в период командировки (уплата за проживание в гостинице, покупка бензина, проездной на транспорт, еда).

Если такой документ составляет рядовой сотрудник, то его желательно заверить у человека, руководящего подразделением, в котором работает составитель.

Таким образом, можно показать, что руководитель подразделения ознакомлен с проблемой и согласен с позиций своего сотрудника относительно путей её решения.

Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях.

Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию: информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения); информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража.

… Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 (499) 703-45-38.

Home / Бюджетное право / Образец служебной записки на выделения денежных средств заправку автомобилей гсм

На разных предприятиях сегодня нередко возникают ситуации, когда сотрудники оказываются, вынуждены писать различные служебные записки (» служебка » — в просторечии), в которых они излагают свои просьбы о возмещении расходов и выдаче определённых сумм.

В нашей статье мы подробно рассмотрим образцы оформления служебных записок о выделении и возврате денежных средств, а также примеры документов для других нужд. … Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Особенности электронного документооборота Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается.

Внимание

К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата.

Бланкер.ру

• иные расходы с оповещением работодателя.
• посуточные.
• проезд.
• проживание в гостинице.
• бухгалтер точно обязан учитывать выплаты возмещенных сумм. служебная записка на компенсацию оплаты проезда руководителю гуп г. москвы трест «мосотделстрой № 1 от начальника отдела кадров в связи с разъездным характером работы, прошу вас разрешить компенсацию проезда в размере 1700 рублей (стоимость единого билета в г. москве) специалисту отдела кадров соловьеву виктору александровичу в октябре 2009 года.

Вариант, при котором вознаграждение за предоставление транспортного средства для исполнения служебных обязанностей не предполагается, выгоден, если оно принадлежит, например, учредителю.

Впрочем, если необходимо, перечисление денег можно оформить, как материальную помощь сотруднику.

Однако любая служебная записка должна быть составлена с учётом элементарных правил оформления, например:

• Документ в обязательном порядке должен быть составлен на листе бумаги формата А4.
• При составлении в программе Word нужно использовать шрифт под названием Times New Roman.
• Размер шрифта должен быть 14 пунктов.
• Необходимо установить межстрочный интервал 1,5.
• Дата составления документа должна быть обозначена арабскими цифрами или буквами и числами.
• Название документа может находиться как посередине листа, так и около границы левого поля.

Несоблюдение этих элементарных требований повлечёт за собой проблемы с любым документом. Ещё бумага может быть оформлена в письменном виде. В такой ситуации стоит уделить особое внимание орфографическим ошибкам и общей грамотности текста.

Однако в любом случае документ должен содержать подпись составителя. Бывают случаи, когда люди, занимающие руководящие должности в организации, требуют, чтобы подобные бумаги составлялись на фирменных бланках и заверялись подписями определённых ответственных лиц. Записка должна содержать в себе чётко сформулированную проблему, а также возможные пути её решения.

Если такой документ составляет рядовой сотрудник, то его желательно заверить у человека, руководящего подразделением, в котором работает составитель.

Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии.

Привлечение сторонней техники для нужд организации с оплатой издержек на её применение может быть узаконено разными способами.

Чаще всего — это компенсация, оформленная в рамках трудового договора, соглашение о безвозмездной эксплуатации, или о найме транспортного средства с экипажем, а также без него. У каждого варианта есть свои нюансы, важные для обеих сторон.

Её объём и виды затрат, подлежащие возмещению, согласовывают с сотрудником.

Кроме топлива, в список могут входить ремонт и амортизация. При необходимости сумма может быть увеличена. Приведённый вариант имеет как достоинства, так и недостатки: — Не требуется заключение соглашения.

Довольно часто случаются различные жизненные ситуации, которые вынуждают сотрудников писать служебные записки с просьбой выплаты определенных денежных средств. Однако существует множество форм данного документа.

А выбор одной из них осуществляется в зависимости от того какого вида денежную компенсацию и по какой причине требует работник. Предлагаем рассмотреть в этой статье различные образцы служебных записок, которые помогут вам правильно и без малейших затруднений получить столь желанные материальные средства.

Что за документ? Служебная записка – это деловая бумага, предназначенная для использования строго внутри определенного предприятия, которая пишется касательно рабочих моментов и содержит определенные просьбы.

Записка, как правило, предназначается для рассмотрения руководителем того отдела, где числится работник, а решение относительно того, удовлетворять просьбу сотрудника или нет может принимать не только непосредственный начальник, но и лица руководящие другим подразделением.

Справочник адвоката

Образец формы приказа » О компенсации и возмещении расходов за использование личного имущества » разработан в соответствии с Трудовым кодексом РФ (с учетом положений Федерального закона №90 – ФЗ от 30.06.2006г.) О компенсации и возмещении расходов за использование личного имущества.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Основания для составления и цели записок

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. С оставление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

• запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
• сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
• сообщение о направлении в командировку;
• предложение о дополнительном премировании;
• информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.

• наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Электронные служебные записки. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).

Как регламентировать служебные поездки

» Назад
28.12.2016 18:53

Авторская колонка Елены Кожемякиной, управляющего партнера юридической фирмы BLS.

Некоторые сотрудники периодически отправляются по заданию в другой город или регион. Но где они находятся в это время: в командировке или служебной поездке? Практика показывает, что путаница в определениях действительно существует.

Командировка и служебная поездка: разграничение понятий

Согласно закону, командировкой считается направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Со служебными поездками сложнее. Причина трудностей в том, что они в ТК РФ не регламентированы. Ст. 166 ТК РФ лишь объясняет, что такие поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, командировками не являются.

На практике служебная поездка означает, что исполнение трудовых обязанностей связано с регулярными выездами в определенных границах. В первую очередь они относятся к тем, кто много трудится «в поле». Это, например, курьеры, страховые агенты, медицинские представители, супервайзеры. Но они зачастую хотят считать свои передвижения командировками. А вот законодательные пробелы и отсутствие нужных документов могут создать работодателям совсем ненужные риски.

Во-первых, это управленческий риск. Разъездные сотрудники периодически просят признать служебные поездки командировками, компенсировав расходы в соответствии с законом. Очевидно, что управлять сотрудниками, если поездки не регламентированы, намного сложнее. Во-вторых, это судебный риск. Не добившись цели, работник может обратиться в суд с требованием возместить расходы. Наконец, сложности с возмещением из Фонда социального страхования РФ. Если в корпоративных документах не прописаны возможные несчастные случаи во время служебных поездок, будет сложно доказать связь происшествия с производством и получить положенные выплаты из ФСС для пострадавших работников.

Отметим, что служебные поездки могут быть для работодателей более удобными. Прежде всего, платить сотрудникам во время поездок надо в соответствии с окладом, а не по среднему заработку. Суточные платятся только, если человеку придется ночевать вне дома. Кроме того, не надо запрашивать письменное согласие сотрудника с семейными узами и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Да и в табеле она обозначается обычными рабочими днями, избавляя вас от лишних хлопот. Но чтобы оценить эти выгоды, надо все четко регламентировать.

Оформление документов

Прежде всего, проверьте внутренние нормативные акты, в которых описан порядок организаций поездок. Мы рекомендуем оформить «Положение о разъездном характере работы» и прописать в нем:

1. Перечень работ, профессий и должностей с разъездным характером работы. Наличие списка – обязательное требование, в соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ.
2. Порядок планирования и согласования поездок с руководителем. Еженедельные или ежемесячные планы работы сотрудника позволят контролировать поездки и привлекать к ответственности за несогласованные передвижения.
3. Предпочтительные и альтернативные виды транспорта. В зависимости от расстояния или транспортной доступности можно указать различные варианты (корпоративный, общественный), чтобы избежать необоснованных расходов и снизить риск аварий.
4. Особенности взаимодействия и способы связи работника с руководителем во время поездки для контроля или учета рабочего времени (если отсутствует геолокация).
5. Срок и порядок предоставления отчета о служебной поездке.

Также мы рекомендуем детализировать в Положении некоторые особенности поездок:

• Разъездной характер работы и работа в пути – разные понятия. Ваш сотрудник не трудится пока движется автомобиль, а просто перемещается между точками своей работы, и данный нюанс лучше задокументировать.
• Расстояние, не входящее в рабочее время, например, «170 км является временем до работы в пути». Если расстояние больше, превышение включается в рабочее время.
• Лимиты и перечень расходов, порядок согласования и компенсаций, документы для подтверждения затрат.
• Порядок определения возможности ежедневного возврата домой и расходов по найму жилья.
• Суточные при поездках на несколько дней.

В трудовом договоре разъездного сотрудника обязательно надо указать характер работы в соответствии со ст. 57 ТК РФ и определить территорию или расстояние. Например, «работнику устанавливается разъездной характер работы. Служебные поездки осуществляются по г. Москве и Московской области». Поездки на большее расстояние или за пределы региона будут считаться командировкой.

Четкость указанной территории имеет одно важное назначение. При несчастном случае в дороге и внеплановой проверке ГИТ надо будет доказать, что происшествие связано с производством. Если вы это докажете, сотрудник или его родственники получат все положенные льготы и компенсации из ФСС. Нетрудно догадаться, что Фонд старается не признавать подобные случаи производственными и не выплачивать компенсации. Поэтому наличие всех документов, полностью и правильно заполненных, – это защита и вас, и ваших сотрудников.

В завершении обратим внимание на одну деталь. Многие думают, что разъездной сотрудник по умолчанию является дистанционным. Но это не так. Если у вашего регионального представителя разъездной характер работы, но договор о дистанционном труде не заключен, вам придется:

• предоставлять человеку стационарное рабочее место, а, значит, открывать представительство в регионе, даже если его нет;
• проводить специальную оценку условий труда;
• решать вопрос, как обмениваться документами с сотрудником. Согласно ТК РФ, с дистанционными сотрудниками возможен электронный документооборот, а с обычными – нет.

Поэтому мы рекомендуем вам заключать с региональными разъездными представителями договоры о дистанционном труде, что существенно облегчит вам текущую работу.

Так или иначе деловой визит в другой город или регион – важнейшее событие. Он должен быть средством развития бизнеса, а не дополнительным риском. Значит, организовать его надо правильно. И тогда вы сможете правильно оформлять документы и уверенно отвечать на вопросы сотрудников, инспекторов ГИТ и суда, если до него дойдет дело.

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены