СВ-Принт

Куда можно ставить печать для документов — образец?

Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?

Итоги

Какой должна быть печать для документов?

Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:

• основную;
• структурного подразделения;
• специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).

В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.

Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.

С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:

• посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
• они имеют круглую форму;
• название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).

Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.

В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.

ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали .

Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Но если фирма всё же использует собственную печать для документов — куда можно ставить ее, в какую часть листа?

В какую часть документа ставится печать?

Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.

Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:

• распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
• удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.

Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.

Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).

Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.

Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?

Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.

Скачать образцы печатей для документов

Итоги

В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.

Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.

Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.

Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье .

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Оттиск — изображение клише печати на бумаге.

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Оттиск печати»

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Рис. 2.
Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:

1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).
2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).
3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).
4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.
5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.
6. Командировочные удостоверения.
7. Нормы расхода материалов.
8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
10. Письма гарантийные.
11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).
12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.
13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).
14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).
15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).
16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений.
18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.
19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.).

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы:

• перечень печатей, используемых в организации;
• места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
• порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых печатями, используемыми в организации.

К. Сикоев, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

В ходе проверки налоговики могут запросить у фирмы любые документы, которые прямо или косвенно связаны с уплатой налогов. На это неоднократно указывал Минфин. В последнее время все чаще предметом споров с инспекторами является отсутствие печати на тех или иных бумагах. Всегда ли претензии ревизоров обоснованны? Неотъемлемым атрибутом любой фирмы является печать. Ее оттиск должен содержать наименование компании и ее местонахождение (п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»; п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 4 ст. 3 Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»). В настоящее время довольно распространенным явлением можно назвать использование в работе компаний сразу нескольких печатей. Например, одну применяют для заверения финансовых документов, другой штампуют исключительно договоры, третья – для корреспонденции и т. д. Обратите внимание, что далеко не всегда в таких ситуациях печати взаимозаменяемы, и если окажется, что на документе стоит «неправильный» оттиск, проблем с налоговой не избежать. Инспекторы на этом основании вполне могут не принять соответствующие затраты в уменьшение налогооблагаемой прибыли и не разрешат принять к вычету НДС, уплаченный поставщику. Но и это еще не все. Такое нарушение карается штрафом по статье 122 Налогового кодекса. Избежать неприятного поворота событий можно, если запросить у партнера по бизнесу специальный приказ по фирме, в котором установлено «введение в действие» всех печатей и указано назначение каждой из них, например, печать с надписью «Для склада» проставляется на актах приемки товаров (форма ТОРГ-1) и т. д. 📌 Реклама Отключить

Нужна ли печать на договоре?

Если спросить любого бухгалтера, какие реквизиты должны присутствовать в договоре, то среди прочих в ответе обязательно будет фигурировать печать. В общем-то это вполне логично и предсказуемо, но попробуем все-таки выяснить, насколько существенно наличие фирменного оттиска в контракте.

В Гражданском кодексе, а именно в статье 160 прямо сказано, что печать в договоре нужна, если это предусмотрено законом, иными правовыми актами или же соглашением между сторонами. Значит, если в законе или в договоре такого указания нет, договор необязательно скреплять печатями. Правда, стоит отметить, что налоговые органы зачастую с этим не согласны. Так, например, инспекторы предъявили претензии к оформлению договора, на котором отсутствовала печать, и отказали фирме в возврате экспортного НДС. Предприятие подало иск в суд. Арбитры встали на сторону компании и указали налоговикам, что «наличие печати не отнесено к обязательному требованию, предъявляемому к письменной форме сделки» (постановление ФАС Московского округа от 25 января 2005 г. по делу № КА-А40/12921-04).

📌 Реклама Отключить

Правда, порой контролеры идут еще дальше и требуют признать контракт недействительным либо незаключенным. «Действительность» в первую очередь определяется правильностью оформления контракта. Как минимум сделка должна быть заключена с соблюдением простой письменной формы (ст. 158, ст. 161, п. 2 ст. 162 ГК). Важными условиями при письменном оформлении соглашения являются отражение «содержания сделки» и наличие подписи на документе (п. 1 и 3 ст. 160 ГК). Претензии налоговиков к договору будут обоснованными, если он не прошел госрегистрацию, хотя в силу закона эта процедура для него обязательна (п. 1 ст. 165 ГК). В любом случае среди требований к оформлению договора наличие печати не упоминается, а значит, ее отсутствие не может быть причиной признания контракта недействительным.

Теперь перейдем к такому понятию, как незаключенный договор. Для того чтобы договор считался заключенным, в нем должны быть согласованы все существенные условия. Для каждого договора они определяются индивидуально. Как правило, таковыми являются сам предмет договора, его цена, сроки оплаты и т. п. Естественно, контракт должен быть подписан обеими сторонами. В то же время независимо от вида соглашения печать существенным условием не признается. Примером тому может послужить постановление ФАС Уральского округа от 30 ноября 1998 г. № Ф09-1032/98-ГК.

📌 Реклама Отключить

Безусловно, чтобы избежать претензий налоговых инспекторов, лучше все-таки удостоверять подписи сторон в договоре. Однако, если по тем или иным причинам оттиск отсутствует и контролеры за это выписали штраф, не спешите его платить. Как видно из приведенных примеров, арбитражная практика в таких ситуациях складывается в пользу компаний.

Закон обязывает

На предприятиях оформлением договоров документооборот далеко не заканчивается. Существует масса других бумаг, которыми ежедневно пользуются бухгалтеры. Одним из таких документов является товарная накладная (форма № ТОРГ-12, утверждена постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132). Как ни крути, но печать на ней должна быть обязательно, на что указывает и аббревиатура «МП». Причем накладная должна быть заверена подобным образом обеими сторонами сделки. В противном случае она будет признана недействительной. Совершенно аналогичная ситуация складывается и с «Путевым листом грузового автомобиля» (форма № 4-П, утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78), без оттиска этот документ считается составленным с нарушением.

📌 Реклама Отключить

Довольно широко в своей деятельности фирмы используют доверенности, например, на получение грузов (форма М-2, утверждена постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а); на представление интересов компании в суде (пункт 5 ст. 61 АПК), в налоговой инспекции и других учреждениях; на проведение переговоров и обмен документами с партнерами. С точки зрения наличия печати, в данном случае нет никакой двусмысленности. Доверенность без оттиска не будет признана действительной, что прямо следует из пункта 5 статьи 185 Гражданского кодекса.

Если с документами, для которых в альбомах предусмотрены унифицированные формы, все более-менее понятно, то с «обделенными» формами финансовой документации дела обстоят несколько иначе. Эксперты журнала «Расчет» обращают внимание читателей на то, что правила оформления таких документов указаны в пункте 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» и в пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности (утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н).

📌 Реклама Отключить

Итак, в документах должны присутствовать лишь следующие реквизиты:

– наименование документа;

– дата его составления;

– наименование организации, которая составила документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники – ЭЦП).

Как видите, печати в данном перечне нет.

«Электропечать»

Одним из достижений нашего времени является электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая позволяет значительно ускорить документооборот. Правда, воспользоваться всеми ее преимуществами можно, только если это оговорено в соглашении между партнерами.

Из названия данного аналога собственноручной подписи ясно, что он используется вместо «личного автографа», а как же быть с печатью? Оказывается, электронная цифровая подпись заменяет не только «автограф» должностного лица, но и печать фирмы (ст. 19 Закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»). Поэтому скреплять ЭЦП можно не только те бумаги, «опечатывание» которых происходит по воле сторон, но и те, печать на которых необходима в силу закона.

Когда применяется печать для документов?

Собственный бизнес – это неустанная работа. При продвижении компании к новым вершинам вас поджидает большое количество тонкостей и правил ведения предприятия. Особое место в жизни любой фирмы занимают печати. Сколько их должно быть и куда ставится печать на документах? Как открыть штамп для документов, кто должен ими заведовать и где они хранятся? Стоит ли ограничиться основной, или же удобнее вести бизнес имея несколько различных вариантов?
Однозначного ответа на данные вопросы не существует, однако есть наработанная практика, опыт и практичный пример оттиска для документов. Сейчас существует огромный выбор инструментов для офиса: печати различных видов, штампы, нумератор страниц автоматический или ручной, факсимиле и т.д. Нужно только правильно подобрать необходимый вариант.
В нашей статье вы узнаете, когда применяется печать для документов, куда ее можно ставить, и оправдано ли вообще использование печати для документов.

Гербовая печать и печать для документов: в чем разница?

В современных деловых отношениях без штемпелей не обойтись. В любой компании должны быть в наличии так называемые гербовые или приравненные к ним печати. Стоит сразу же обозначить, что гербовая печать представляет собой уникальную категорию, которая предназначена для органов государственной власти и непосредственных государственных учреждений. Помимо этого, подобного вида печати могут использовать организации, имеющие соответствующие полномочия. В противном случае предполагается наличие основного оттиска, который по своей функциональности приравнивается к гербовой, однако им не является.

• Гербовая — должна быть выполнена на круглом клише и включать в себя следующие элементы: государственный герб в центре, по окружности наименование организации.
• Основная — имеет круглую форму и вмещает в себя: полное название фирмы на русском языке, а также адрес, ИНН, ОГРН и т.п. Допустимо дублирование названия фирмы на иностранном языке, наличие собственной эмблемы, товарного знака и другие индивидуальные отличия.

Использование одной основной печати не всегда удобно. Ведь за каждым экземпляром закреплен сотрудник, который обладает правом ее использования. В вопросе главного штемпеля, который имеет абсолютную силу, подобные функции разрешены только директору, а выдавать посторонним людям на руки такой могущественный инструмент готов далеко не каждый. Для того чтобы разграничить ответственность работников, упорядочить документацию и обезопасить бизнес от мошенников, во многих компаниях наряду с основной печатью используется клише с надписью для документов. Они имеют ряд отличительных черт, однако в базовом содержании основываются на тех же требованиях что и основной инструмент.

• Круглая печать для документов представляет собой клише, в котором указаны полное название фирмы и точный адрес. Эти данные дополняются надписями: «Отдел кадров», «Филиал» или «Для документов», «Для счетов» и т.д. Все зависит от того, где и кто будет использовать данный оттиск.

Присутствие же герба государства на печати организации недопустимо, так же как и использование его видоизмененных вариантов. Подобные действия могут быть расценены, как подделка геральдических знаков и их использование, а это является прямым нарушением закона.
Сегодня печать предприятия для документов может иметь различный внешний вид. Удачный пример клише для документов: внешне оттиск основной и для документов идентичны, но с необходимыми дополнениями во вспомогательном клише. Однако при желании дизайн может быть выполнен абсолютно в самостоятельной компоновке, различной формы и наполнения. Хотя такие инструменты уже относятся к категории штампов, нежели печатей. Главное чтобы основная информация была читаема и в полном объеме. Поэтому как правильно сделать печать для документов, решать исключительно вам.

Использование печати для документов

Использование печати для документов крайне удобно и функционально. Введение подобных дополнительных инструментов позволяет грамотно распределить ответственность и наладить заверку любых бумаг. Дополнительным бонусом становится распределение загрузки на клише, что продлевает срок службы основного экземпляра в несколько раз.
На момент принятия решения о введении дополнительных щтемпелей каждый директор уже знает ответ на вопрос, зачем нужна печать для документов именно ему. Главная причина: гарантия того, что основная печать будет иметь ограниченное количество пользователей, вплоть до одного. Такой подход позволяет отслеживать все важные бумаги и исключать возможные махинации со стороны персонала. Куда ставить печать на документах, а где использовать основную – руководитель решает сам, основываясь на допустимом уровне доверия к сотрудникам и безопасности для своего бизнеса. В целом использование такого оттичка приравнивается по силе к основному, однако это актуально только в тех случаях, когда стороны согласны с внедрением печати для документов.
Дополнительный инструмент является универсальным решением. И если вы задались вопросом как правильно оформить печать для документов и учли при этом все требования к основному клише, то вы получаете средство, которое подойдет во многих ситуациях и не вызовет никаких проблем.

Как открывается печать для документов, и как закрыть печать для документов?
В зависимости от той или иной компании при изготовлении придется представить различные документы, подтверждающие наличие фирмы, ее директора и т.д. Полный список таких свидетельств может отличаться в разных мастерских. В вопросах закрытия печати все довольно просто. При изъятии из оборота, компании следует уничтожить ее, при этом данное действие фирма может выполнить: своими силами, обратиться в мастерскую или орган по учету штампов. Самый простой способ – удалить клише самостоятельно, при этом в момент данной процедуры составляется акт об уничтожении, в котором фиксируется информация:

• место и время уничтожения;
• состав комиссии;
• причина уничтожения;
• оттиск уничтожаемой печати;
• способ уничтожения: опиливания 2-мя линиями, сжигание или разрезание;
• заключение комиссии о непригодности к использованию даннго штемпеля и их подпись.

Таким образом, вы фиксируете наличие данной печати в прошлом и ее законность, при этом полностью исключаете возможность проведения махинаций, так как использование старого оттиска после зафиксированного уничтожения будет довольно просто отследить и доказать свою правоту в борьбе с мошенниками. При этом рекомендуется вести учет всех печатей и штампов, применяемых на производстве.

Где и куда можно ставить печать для документов?

Печать для документов на договоре, можно ли использовать ее как полноценную замену основной? Использование дополнительного оттиска ничем не ограничено, если дело не касается работы с государственными учреждениями, подачей отчетов и других бумаг, где прописано применение только основной круглой печати. Однако некоторые затруднения могут возникать и при работе с партнерами. Дополнительный оттиск может быть использован, в случае если наличие штампа необязательно или условия договора не предусматривают обязательное использование основного.
Перечень вариантов, где можно поставить печать:

• Различные договора о предоставлении услуг и товаров, как внешние, так и внутренние.
• Дополнительные соглашения.
• Акты приема-сдачи работ.
• Справки и характеристики.
• Командировочная документация.
• Ходатайства и гарантийные письма.
• Трудовые книжки.
• Дополнительные внутренние бумаги, инструкции, расписания и т.д.

В целом ситуаций, когда применяется печать для документов, по-настоящему много и большинство из них представляют ежедневные рабочие процессы. Поэтому и дополнительные клише пользуются большим спросом у предпринимателей разной величины. Но в процессе работы могут возникать и недопонимания. Не все партнеры доверят ту или иную сделку бумагам, заверенным дополнительной печатью. И чтобы не происходило подобных ситуаций, такие моменты сотрудничества необходимо обговаривать заранее. Да и назначение печати для документов может быть совершенно разным. Важным является лишь тот факт, что штамп организации для документов не подходит для заверки банковских бланков, счетов, финансовых отчетов в налоговые и статистические органы, фонды и т.д.

Куда ставить печать на документах?

Как и любая другая, печать для документов ставится в отведенное для нее место. Во многих бумагах эта область помечается как «Место печати» или «М.П.». Вторым важным моментом в вопросе как пользоваться печатью для документов становится правило, в котором сказано, что оттиск не должен залезать на текст, подпись и ее расшифровку.
Все символы печати и заключаемого договора должны быть максимально читаемыми. И, конечно же, сам оттиск обязан иметь четкий рисунок. При соблюдении этих правил печать для документов на договоре не вызовет сомнений и вопросов.