М 4 приходный ордер

Приходный ордер М-4

Обновление: 28 апреля 2017 г.

По общему правилу все хозяйственные операции в организации должны оформляться первичными документами.

При поступлении в организацию материалов от поставщиков в бухгалтерском документообороте применяется типовая межотраслевая форма приходный ордер М-4.

Порядок документального оформления формы М-4

Согласно методическим указаниям по ведению бухгалтерского учета материально-производственных запасов для поступления материалов, поступающих в организацию от поставщиков или из переработки, применяется приходный ордер М-4. Форма М-4 является унифицированной формой первичной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 №71а.

Приходный ордер М-4 составляет материально ответственное лицо в момент поступления товарно-материальных ценностей на склад организации, а также полуфабрикатов в производственные подразделения предприятия. Документ оформляется в одном экземпляре и содержит фактическое количество поступивших ценностей. Если в товарной накладной на поступление товарно-материальных ценностей содержится несколько наименований продукции, разрешается оформление одного приходного ордера М-4. При поступлении на склад однородных грузов от одного поставщика в течение суток допускается составление формы М-4 в целом за день.

Форма приходного ордера М-4 заполняется вручную или с помощью автоматизированной программы складского учета, например 1С.

Скачать бланк приходного ордера М-4

Пошаговая инструкция по заполнению приходного ордера М-4

  1. Приходный ордер на поступление товарно-материальных ценностей имеет свой порядковый номер и дату составления.
  2. «Организация» — заполняется наименование предприятия с указанием юридического адреса и контактного номера телефона.
  3. «Структурное подразделение» — отдел предприятия, получивший товарно-материальные ценности.
  4. В табличной части отражаются:
  • Дата поступления ТМЦ;
  • Код вида операции;
  • Наименование склада;
  • Наименование и код поставщика из классификатора кодов поставщиков (если данный справочник в организации не ведется, то в графе «Код» ставится прочерк);
  • Страховая компания при условии страхования груза (если ТМЦ не были застрахованы, ставится прочерк);
  • Корреспондирующие счета для бухгалтерского и аналитического учета;
  • Номера сопроводительного и платежного документов.

5. Графа 1 содержит наименование, сорт, размер, марку материальных ценностей.

6. Графа 2- номенклатурный номер товарно-материальных ценностей.

7. Графы 3, 4 «Единица измерения» являются отражением единиц измерения ТМЦ.

8. В графах 5, 6 «Количество» отражается количество ТМЦ в соответствии с товарно-сопроводительными документами и фактическим наличием при поступлении.

9. Графа 7 «Цена» — стоимость одной единицы ТМЦ без учета налога на добавленную стоимость (НДС).

10. Графа 8 — сумма без учета НДС для всех ТМЦ данной строки.

11. Графа 9 — сумма НДС товарно-материальных ценностей для всего количества по строке.

12. Графа 10 — общая сумма, включающая, в том числе, НДС для всего количества ТМЦ по строке.

13. Графа 11 «Номер паспорта» заполняется при наличии в ТМЦ содержания камней и драгоценных материалов. К таким материалам прилагается специальный паспорт;

14. Графа 12 – порядковый номер по складской картотеке из карточек учета материалов.

В конце таблицы приходного ордера М-4 подбиваются итоговые суммы, в пустых графах ставятся прочерки. Оформляется приходный ордер М-4 подписями лица, принявшего товарно-материальные ценности на склад, и лица, которое поставило данные материалы. Оформленный по всем правилам документ передается в бухгалтерию предприятия.

Приходный ордер: образец и бланк формы М-4 в 2019 году

Для чего нужен приходный ордер

Как оформить приходный ордер

Образец заполнения М-4

Кто подписывает приходный ордер

Для чего нужен приходный ордер

Для чего нужен приходный ордер? Такой вопрос часто возникает у неопытных бухгалтеров.

Приходный ордер по форме М-4 — это документальное подтверждение того, что сведения из первичных документов поставщика действительно сходятся с фактическим наличием и качеством принимаемых материальных ценностей.

При наличии расхождений в количестве приобретенных ценностей или недостатков в их качестве приходный ордер оформлять нельзя. Вместо него заполняется акт о приемке материалов, на основании которого выставляются претензии к поставщикам или грузоперевозчикам (п. 49 ч. I разд. 2 приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Как оформить приходный ордер

Готовый бланк приходного ордера представлен постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а в форме М-4. Он оформляется отдельно на каждую поставку материальных ценностей в день их приемки. Если в один день было принято несколько поставок однотипных материалов от одного поставщика, то разрешается оформление единого ордера на все поставки. Для этого сведения по каждой поставке вначале записываются на свободной (оборотной) части документа. А в конце дня они подсчитываются и в просуммированном виде переносятся в табличную часть приходного ордера.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Можно разработать и свою форму ордера, но с соблюдением требований закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Собственную форму первичного документа рекомендуется составлять в случаях, когда нужны дополнительные реквизиты и поля для заполнения. Если такой необходимости нет, то лучше воспользоваться типовой формой.

Есть еще и третий вариант оформления приходного ордера, предложенный приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н — в виде проставления штампа на документе, полученном от поставщика (на счете, накладной, товарно-транспортной накладной и др.). Этот способ самый удобный и позволяет сократить временные и канцелярские траты.

Штамп ордера проставляется либо в свободном месте лицевой стороны накладной (счета, ТТН и др.), либо на ее оборотной стороне. Какие именно реквизиты должны присутствовать в штампе, показано на рисунке ниже:

Образец заполнения М-4

При заполнении бланка М-4 трудностей возникнуть не должно. Вначале вносим в шапочную часть ордера:

  • порядковый номер документа;
  • наименование, ОКПО компании и название подразделения, принимающего материалы.

Затем заполняем таблицу, в которой указываем:

  • дату составления (приемки материалов);
  • код вида операции;
  • номер или название склада;
  • название и код поставщика;
  • наименование компании, осуществляющей страхование грузов;
  • аналитические и синтетические реквизиты счета главной книги, на котором планируется отражать материалы — обычно это счет 10 «Материалы»;
  • номер документа, на основании которого осуществлялась поставка материальных ценностей.

Если каких-то реквизитов нет, например вида операции или кода поставщика, то на этом месте ставится прочерк.

Подпишитесь на рассылку

Далее переходим к заполнению основной таблицы ордера. В ней построчно указываем описания материалов:

  • название;
  • номенклатурный (учетный) номер;
  • единицу измерения.

И напротив каждого вида материала проставляем:

  • их количество по документам поставщика и фактически принятое — значения этих столбцов должны быть равны;
  • стоимость материальных ценностей без НДС, с НДС и сумма НДС;
  • номер паспорта — заполняется, только если в составе материалов есть драгоценные металлы и камни;
  • номер записи в складской карточке материала — этот реквизит обычно заполняется не сразу, а после того, как материальные ценности были приняты и отмечены в складской картотеке.

После заполнения всех необходимых полей основной таблицы суммируем количественные и стоимостные характеристики материалов и отражаем их в строке «Итого».

Посмотрите готовый образец заполнения приходного ордера М-4 на нашем сайте.

А по ссылке ниже можно скачать бланк приходного ордера в word-формате (пустой):

Скачать бланк М-4

Кто подписывает приходный ордер

Все реквизиты заполненного приходного ордера должны быть подтверждены подписями материально ответственных лиц:

  • со стороны получателя (кладовщик и иное лицо, ответственное за прием материальных ценностей);
  • со стороны поставщика, грузоперевозчика (экспедитор, водитель и иное лицо, ответственное за доставку материалов до места их приемки).

Положения о том, кто подписывает приходный ордер, должны быть закреплены в локальных нормативных актах компании либо в доверенности, выписанной на ответственное лицо.

Заверять печатью оформленный ордер не надо.

***

Приходный ордер может быть оформлен на типовом бланке М-4, либо на бланке собственной формы, либо в виде штампа на счете поставщика (накладной, ТТН и др.). Ордер составляется в день приемки материальных ценностей и подтверждается подписями как минимум двух ответственных лиц: принимающего и доставившего материалы. Если при проверке поступивших ценностей выявляются расхождения, то вместо приходного ордера выписывается акт приемки материалов.

***

Больше информации по теме — в рубрике «Бухгалтерские документы».

М-4. Приходный ордер

Как правильно заполнить приходный ордер

Приходный ордер может оформляться сразу на несколько наименований материалов в том случае, если они поступили по одной накладной.

Код вида операции. Данный код ставится в том случае, если в организации есть классификатор видов операций. Если такого классификатора нет, то в этой графе ставится прочерк.

Поставщик (код). Данный код ставится в том случае, если в организации есть классификатор кодов поставщика. Если такого классификатора нет, то в этой графе ставится прочерк.

Страховая компания. Указывается наименование компании, застраховавшей груз. Если груз не был застрахован, то ставится прочерк.

Номер документа (сопроводительного). Указывается номер документа, по которому поступили матариалы, — накладная или товарно-транспортная накладная.

Номер документа (платежного). Указывается номер документа, по которому были оплачены поступившие материалы, – платёжное поручение или платёжное требование.

Цена (графа 7). Указывается стоимость единицы материала без учёта НДС.

Сумма НДС (графа 9). Указывается сумма НДС для всего количества материала.

Номер паспорта (графа 11). Номер паспорта указывается, если материал содержит камни или драгоценные материалы. К таким материалам прилагается специальный паспорт.

Порядковый номер по складской картотеке (графа 12). Сюда записывается номер карточки учёта материалов (форма М-17).

Программы

Документ «Приходный ордер на товары»

Документ «Приходный ордер на товары» предназначен для регистрации поступления товара на склад до занесения в информационную базу сопроводительных документов, под которыми понимается «Поступление товаров и услуг», «Возврат товаров от покупателя», «Поступление товаров из переработки» или «Авансовый отчет».

Данный документ удобно применять для оперативного оформления поступления, например, в случае, когда документы поставщика поступают позже самих товаров, или по каким-то причинам занесение этих документов в информационную базу удобнее отработать позже.

Оформление операций поступления оборудования с использованием приходного ордера в конфигурации не поддерживается.

Этот документ может быть также использован для оформления поступления товаров, закупленных подотчетным лицом, до оформления им документа «Авансовый отчет».

Документ «Приходный ордер на товары» может быть оформлен по следующим видам операции:

  • От поставщика. В этом случае в документе фиксируется факт поступления товаров от поставщика до момента оформления финансовых документов поступления. При этом документ может быть оформлен без указания контрагента-поставщика.
  • От покупателя. В этом случае в документе фиксируется факт возврата товаров покупателем до момента оформления финансовых документов возврата. При этом документ может быть оформлен без указания контрагента-покупателя.
  • От подотчетника. В этом случае в документе фиксируется факт поступления товаров от подотчетника до момента оформления авансового отчета.
  • Перемещение. В этом случае в документе фиксируется факт получения товаров на склад-получатель при его перемещении между складами.
  • Из переработки. В этом случае в документе фиксируется факт поступления товаров от переработчика до момента оформления финансовых документов поступления. При этом документ может быть оформлен без указания контрагента-поставщика. Поступление продукции и возвратных отходов отражается на закладке «Товары».

Документ может быть оформлен с правом продажи товаров или без права продажи товаров. Это регулируется установкой флага «Без права продажи».

  • Если флаг «Без права продажи» не установлен, то товары поступившие по приходному ордеру, могут быть проданы оптом или в розницу, а также отданы в переработку.
  • Если флаг «Без права продажи» установлен, то продажа таких товаров будет возможна только после того, как на основании приходного ордера будет оформлен документ «Поступление товаров и услуг», «Возврат товаров от покупателя» или документ «Авансовый отчет».

При проведении документа «Приходный ордер на товары» увеличивается количество товаров на складе (регистр «Товары на складах») и количество товаров, которое зафиксировано для получения (регистр «Товары к получению»). Затем при оформлении документов «Поступление товаров и услуг», «Возврат товаров от покупателя», «Поступление товаров из переработки» или документа «Авансовый отчет» списывается количество товаров к получению.

При этом оформление сопроводительных документов «Поступление товаров и услуг», «Поступление товаров из переработки», «Возврат товаров от покупателя» или документа «Авансовый отчет» по приходному ордеру может быть зарегистрировано поэтапно, например, несколькими документами поступления от различных поставщиков.

Предусмотрена также возможность резервирования товаров при оформлении документа «Приходный ордер на товары». Та часть товара, которая должна быть зарезервирована при поступлении по приходному ордеру, оформляется с помощью документа «Приходный ордер на товары» с установленным флагом «Без права продажи». Эти товары дополнительно фиксируются в регистре «Товары в резерве на складах».

При этом, несмотря на то, что товары есть на складе, они не подлежат продаже. Право продажи эти товары приобретают только после того, как по ним будут зафиксированы документы «Поступления товаров и услуг», «Возврат товаров от покупателя», «Поступление товаров из переработки» или документ «Авансовый отчет». Если в документе «Поступление товаров и услуг» будет указан заказ покупателя, то товары будут автоматически зарезервированы под указанный заказ покупателя.

При оформлении документа «Поступление товаров и услуг» в документе выбирается вид поступления «По ордеру», указывается документ «Приходный ордер на товары» с видом операции «от поставщика». В документе может быть зафиксирован один из видов: покупка, комиссия, в переработку, оборудование.

При оформлении документа «Возврат товаров от покупателя» в документе выбирается вид поступления «по ордеру» и указывается документ «Приходный ордер на товары» с видом операции «от покупателя».

При оформлении документа «Поступление товаров из переработки» в документе выбирается вид поступления «По ордеру», указывается документ «Приходный ордер на товары» с видом операции «из переработки».

Аналогичным образом оформляется документ «Авансовый отчет». При этом в качестве приходных ордеров могут быть указаны только те приходные ордера, которые имеют вид операции «от подотчетника». Информация о товарах, закупленных по приходному ордеру, заполняется на закладке «Товары» в документе «Авансовый отчет».

Товары, поступившие по приходному ордеру, могут быть возвращены до момента оформления сопроводительных документов. Возврат таких товаров производится с помощью документа «Расходный ордер на товары», который может быть оформлен на основании приходного ордера.

Сокращаем документооборот на складе

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 апреля 2015 г.

Содержание журнала № 8 за 2015 г.Н.В. Цыбина, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Бывает, что ежедневно на склад приходит множество мелких поставок от разных поставщиков. Каждый поступивший объект МПЗ нужно оприходоватьпп. 6, 7 Методический указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н (далее — Указания № 119н). Но безусловно, хочется уменьшить количество складской документации. Посмотрим, как это сделать.

Приходуем МПЗ на основании ТОРГ-12 поставщика

Сразу скажем, что оформлять на каждую поставку приходный ордер М-4 не обязательно. Ведь он всего лишь внутренний документ складского учета. Его наличие — это только элемент принятого в организации порядка документооборота.

И его отсутствие никак не повлияет на налоговый учет (для целей налога на прибыль, НДС, налога при УСНО), конечно, если МПЗ будут приняты к учету на основании каких-либо других документов. В частности, в качестве такого приходного документа может выступать сама товарная накладная по форме № ТОРГ-12, по которой поступили МПЗпп. 47, 49 Указаний № 119н.

В накладной ТОРГ-12, полученной от поставщика, в строке «Груз получил грузополучатель» кладовщик должен поставить свою должность, фамилию и подписьУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132.

ВЫВОД

Если все материалы по товарной накладной поступают на один склад, то приходный ордер можно не составлять. Но если МПЗ, поступившие по одной накладной, передаются на разные склады или разным материально-ответственным лицам, то вам придется оформить дополнительные приходные документы.

Вместо приходного ордера — штамп

Есть и такой вариант оприходования товара на складабз. 4 п. 49 Указаний № 119н. Он используется, если МПЗ поступили по счету, акту, товарному чеку. То есть по документам поставщика, в которых отсутствует место для отметки вашего кладовщика о принятых на склад материалах.

Оттиск штампа должен содержать те же реквизиты, что приходный ордерабз. 4 п. 49 Указаний № 119н; п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). А значит, вы должны будете заранее заказать штамп с указанием необходимых реквизитов.

Он может иметь следующий вид.

Добавим также, что в штамп нет необходимости добавлять данные о количестве приходуемых материалов и их стоимости. Штамп ставится на приходном документе (накладной, счете, товарном чеке) только в том случае, если в них нет исправленийабз. 2 п. 49 Указаний № 119н. А значит, общая стоимость и количество приходуемых МПЗ будут соответствовать данным приходного документа.

Использовать штамп вместо приходного ордера удобно, когда материалы приходуются на один склад одним материально-ответственным лицом.

Заполняем унифицированный ордер М-4

Как мы уже сказали, в ситуации, когда поступившие по одному приходному документу материалы необходимо распределить на разные склады или разным материально-ответственным лицам, появляется необходимость в использовании приходного ордера М-4.

В приходном ордере расписываются два материально-ответственных лица:

  • от принимающей стороны — кладовщик организации. Подписывая приходный ордер, он подтверждает, что принял на себя материальную ответственность за поступившие на склад на определенную дату МПЗ;
  • от передающей стороны — сотрудник, доставивший товар в организацию. Это может быть сотрудник как сторонней организации, скажем, поставщика (водитель, менеджер по доставке), так и своей (водитель, менеджер по закупке, начальник цеха). Подписывая приходный ордер, он подтверждает, что передал материалы на склад на определенную дату.

Если материалы на склад по разным приходным документам, но от одного поставщика сдает одно материально-ответственное лицо, то допустимо все МПЗ приходовать по одному приходному ордеру унифицированной формы М-4абз. 3 п. 49 Указаний № 119н.

Заполняем собственную форму приходного ордера

Разработать собственную форму приходного ордера на основе унифицированной формы № М-4 можно, если есть необходимость оформить приход в один день от разных поставщиков МПЗ, сдаваемых на склад одним материально-ответственным лицом.

Использование такого «сводного» ордера допустимо при соблюдении двух условий:

  • форму первичного учетного документа должен утвердить руководитель организациип. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ;
  • в первичном документе должны быть все обязательные реквизиты (наименование составившей его организации, номер и дата документа, содержание операции, единица измерения, а также должности, фамилии, инициалы и подписи совершивших операцию лиц)п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Посмотрим, каким образом это можно сделать. Сразу скажем, что неиспользуемые графы из унифицированного приходного ордера формы М-4 можно исключить, чтобы облегчить форму. Или добавить в ордер необходимые графы.

ВАРИАНТ 1. Вставляем дополнительные строки в информационную таблицу приходного ордера М-4, чтобы можно было указывать несколько поставщиков. Данные обо всех МПЗ вносятся в основную таблицу.

Информационная таблица приходного ордера

№ п/п Дата составления Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер сопроводительного документа
1 19.01.2015 ООО «Книга» 60 Счет № 1508 от 19.01.2015
2 19.01.2015 ООО «Канц-Про» 60 Накладная № 17 от 19.01.2015

Основная таблица приходного ордера

Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке Поставщик
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Копировальная бумага 778 Упак. 10 10 60,00 600,00 108,00 708,00 6 1
Клей ПВА 796 Шт. 6 6 20,00 120,00 21,60 141,60 300 1
Корректор печати 796 Шт. 5 5 35,00 175,00 31,50 206,50 119 2
Бумага «Светокопия» 796 Шт. 10 10 160,00 1600,00 288,00 1888,00 605 2
ИТОГО: 31 х 2495,00 449,10 2944,10

ВАРИАНТ 2. Дублируем информационную и основную таблицы унифицированного приходного ордера М-4 так, чтобы по каждому поставщику и (или) корреспондирующему счету вы могли заполнять отдельную таблицу. И добавляем сводную строку «Всего по приходному ордеру», суммирующую итоговые показатели по всем таблицам.

Таблица 1 приходного ордера

Дата составления Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер сопроводительного документа
19.01.2015 ООО «Пак-Кор» 60 Счет № 1508 от 19.01.2015
Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
Коробка упаковочная КН 1501 778 Упак. 100 100 120,00 12 000,00 2160,00 14 160,00 35
Коробка упаковочная НК 1503 778 Упак. 120 120 145,00 17 400,00 3132,00 20 532,00 15
ИТОГО: 220 х 29 400,00 5292,00 34 692,00 х

Таблица 2 приходного ордера

Дата составления Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер сопроводительного документа
20.01.2015 ИП Свиридов 71 Тов. чек б/н от 20.01.2015
Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
Корректор печати 796 Шт. 5 5 35,00 175,00 31,50 206,50 119
Бумага «Светокопия» 796 Шт. 10 10 160,00 1 600,00 288,00 1 888,00 605
ИТОГО: 15 х 1 775,00 319,50 2 094,50 х
ВСЕГО ПО ПРИХОДНОМУ ОРДЕРУ: 235 х 31 175,00 5611,50 36 786,50 х

ВАРИАНТ 3. Объединяем информационную и основную таблицы унифицированного приходного ордера М-4 в общую (сводную) таблицу. В этом случае информация о поступающих в организацию ТМЦ (в том числе сведения о поставщике, номере документа и корсчете) вносится одну общую таблицу.

Общая таблица приходного ордера

Дата приходования Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер и дата сопроводительного документа Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
19.01.2015 ООО «Книга» 60 Счет № 1058 от 19.01.2015 Копировальная бумага 778 Упак. 10 10 60,00 600,00 108,00 708,00 6
19.01.2015 ООО «Книга» 60 Счет № 1058 от 19.01.2015 Клей ПВА 796 Шт. 6 6 20,00 120,00 21,60 141,60 300
20.01.2015 ИП Свиридов 71 Тов. чек б/н от 20.01.2015 Корректор печати 796 Шт. 5 5 35,00 175,00 31,50 206,50 119
20.01.2015 ИП Свиридов 71 Тов. чек б/н от 20.01.2015 Бумага «Светокопия» 796 Шт. 10 10 160,00 1600,00 288,00 1888,00 605
ИТОГО ПО ПРИХОДНОМУ ОРДЕРУ: 31 х 2495,00 449,10 2944,10 х

Если вы хотите объединить приход материалов на склад за несколько дней или от разных поставщиков, то используйте самостоятельно разработанный приходный ордер.

***

Решайте сами, какой вариант документооборота подойдет для вас. Это будет зависеть от вашего программного обеспечения и объема складских операций. И закрепите выбранный способ в учетной политикеПисьмо Минфина от 29.10.2002 № 16-00-14/414.

Добавим также, что подобными правилами приходования ТМЦ могут воспользоваться торговые организации для учета поступающих для перепродажи товаров.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»: