СВ-Принт

Маршрутный лист

Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.

Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк маршрутного листа .docСкачать образец заполнения маршрутного листа .doc

Кому нужен маршрутный лист

Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

Порядок оформления маршрутных листов

Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.

Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:

• приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
• отчет работника о понесенных расходах;
• четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.

Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.

Правила заполнения маршрутного листа

Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.

Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.

1. Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
2. Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
3. Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
4. Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После оформления маршрутного листа

После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.

В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.

Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.

Маршрутный лист: назначение и правила заполнения документа

Маршрутный лист – разновидность отчётной документации, подтверждающая расходы сотрудника в поездках, сделанных в интересах компании. Согласно ст.168.1 Трудового кодекса, работодатель обязан компенсировать работнику финансовые затраты, связанные со служебными поездками. Сюда входят: проезд, проживание, питание, иные затраты, согласованные с руководством. В отличие от путевого листа, маршрутный не включает реквизиты компании и расходы ГСМ, поэтому может использоваться для возмещения расходов, связанных с поездками, как на личном, так и на общественном транспорте.

Кому нужен маршрутный лист

Этот документ необходим всем сотрудникам предприятия, чья трудовая деятельность связана со служебными поездками:

• водители;
• курьеры;
• экспедиторы;
• региональные менеджеры.

Список не является исчерпывающим. Фактически, подтвердить расходы маршрутным листом может любой сотрудник предприятия, чья работа носит разъездной характер.

Нужны маршрутные листы и руководству компании. На основании этого документа проводится анализ маршрута, делается оптимизация с целью снижения накладных расходов.

Кто и как заполняет маршрутный лист

В большинстве случаев, это делает сам работник, проставляя в соответствующих графах время прибытия/убытия и сумму транспортных расходов. Исключением могут стать сотрудники курьерских служб, которым руководство задаёт маршрут следования, указывая конечные точки маршрута в порядке приоритетности. Однако даже в этом случае, курьер вносит пометки о времени прибытия на объект.

Унифицированной формы маршрутного листа закон не предусматривает, поэтому разработка бланков остаётся на усмотрение предприятия. В большинстве случаев, документ оформляется в виде таблицы, куда вносятся следующие сведения:

• наименование организации;
• адрес;
• цель поездки;
• вид автотранспорта;
• документ, подтверждающий расходы: квитанция АЗС, проездной билет и пр.;
• время прибытия/убытия;
• подпись представителя принимающей стороны.

Составляется маршрутный лист обычно в двух экземплярах: один остаётся у сотрудника, второй передаётся в бухгалтерию предприятия. Срок действия документа зависит от характера работы. Например, в случае с курьерской доставкой, маршрутный лист заполняется на один рабочий день, и в нём отображаются все поездки, совершённые сотрудником в порядке очередности.

Особенности заполнения

Несмотря на то, что маршрутный лист заполняется в произвольной форме, существует ряд нюансов, о которых нужно знать:

• документ необязательно заверять печатью: он относится к внутреннему документообороту компании;
• учитывая, что маршрутный лист отображает финансовую отчётность, он предъявляется надзорным службам, в ходе проведения плановых и внеплановых проверок;
• заполненный документ не должен иметь зачёркиваний и исправлений;
• если компания разработала свой бланк маршрутного листа, его нужно утвердить локальным актом;
• для сверки представленных сведений, бухгалтерия вправе запрашивать документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты.

Отдельного внимания заслуживает срок хранения маршрутного листа. В общих случаях, документ хранится в течение 5-ти лет, после чего отправляется в архив или уничтожается, на усмотрение руководителя компании. Такой порядок утверждён приказом Минтранса №152.

С другой стороны, речь может идти о доставке вредных и опасных грузов. В этом случае, сроки хранения оригинала маршрутного листа увеличиваются до 75 лет.

Образец заполненного маршрутного листа:

Образец бланка маршрутного листа:

Скачать бланк Маршрутного листа в формате Word

Маршрутный лист

На сегодняшний день маршрутный лист используется не так часто, как путевой. Однако иногда его наличие крайне необходимо. Часто их выписывают для точного определения маршрута, который нужно преодолеть для достижения определенной цели. Это может быть документально зафиксированная рекомендация логистов для грузоперевозчиков, вариант постановки боевой задачи у военных или напоминания торговому представителю, работающему на доставке, обо всех пунктах разгрузки в порядке достижения. Отдельный маршрутный лист выписывается на колонну.

Кому нужны маршрутные листы

Документ не является унифицированным, поэтому его использование позволяет достигать самых различных целей. Естественно, при этом каждая организация (или индивидуальный предприниматель) разрабатывает свою форму, максимально отвечающую поставленным задачам.

Заполнять его приходится на сотрудников, которые имеют разъездной характер работы. В каждом случае там указывается цель поездки и ее точный маршрут, включая и время, отведенное на поездку. Во многих случаях вместе с приложенными первичными документами маршрутный лист становится подтверждением расходов сотрудника и основанием для выдачи ему компенсации.

Кроме того, при помощи дополнительного документа, отчета о проведенной работе по выданному листу, можно делать расчеты о полученных средствах (товаре, продукции), или о собственной задолженности по обязательствам. Предлагается образец бланка:

Есть несколько отличий от путевого листа:

• и для легковых, и для грузовых автомобилей маршрутный лист, в отличие от путевого, может иметь произвольную форму (при выполнении некоторых обязательных условий);
• в документе не указывается количество горючего или километраж;
• для грузового и легкового автомобиля выписывается маршрутный лист по одинаковой форме;
• путевые листы должны выдаваться на все автомобили, маршрутные по производственной необходимости;
• маршрутные листы сохраняются до первой внутренней проверки, чаще всего ежеквартальной, хотя сдаваться должны, как и путевые листы, в течение трех суток. Путевые листы хранятся 5 лет и относятся к документам строгой отчетности. Маршрутные уничтожаются после оформления акта приема.
• этот тип документов не оформляется на водителей легковых автомобилей, если они обеспечивают работу должностных лиц, оперативных и дежурных служб.

Что нужно для функциональности бланка

Законодательство позволяет менять форму. Составляя его самостоятельно, следует учитывать в зависимости от потребностей предприятия (учреждения, ИП):

1. Наличие обязательных данных, требуемых законодательством название документа, его выходной номер и срок действия, данные на водителя, транспортное средство и его собственника.
2. Начальная и конечная точка маршрута.
3. Возможность отследить цель поездки.
4. Подписи ответственного лица, бухгалтера и самого водителя.

При этом нет зависимости от типа автомобиля грузового или легкового.

Естественно, в зависимости от направления деятельности меняются графы. В частности, предприниматели и торговые представители часто работают с доставкой товара. В их варианте бланка должны быть графы не только с адресами доставки, но и для учета документов, по которым отпускается груз, для подписи получателями, а иногда и для средств, которыми оплачивают привезенный товар.

В любом случае полезной может быть графа «Примечание», в которой можно прописывать вынужденные отклонения от маршрута, невыполненные поставки, отсутствие оплаты, возвраты и прочее.

Специализированные грузовые транспортные средства часто работают с почасовой оплатой. Иногда водители обеспечивают работу специалиста с таким типом оплаты. В таком случае разумно использовать графы для часов использования транспортной единицы по каждому конкретному отрезку маршрута.

Образец составления бланка маршрутного листа для торгового представителя, работающего с поставками, можно скачать бесплатно по ссылке ниже.

Некоторые детали заполнения

1. Все, что не касается непосредственно работы водителя, заполняет ответственное лицо (начальник учреждения, отделения).
2. Водитель заполняет свою часть бланка непосредственно по выполнению каждой части порученной работы, отображая свою деятельность в документальной форме.
3. Если на автомобиле работают несколько водителей, маршрутный лист оформляется на каждого в отдельности. Это касается как легковых, так и грузовых автомобилей.
4. Временем действия может быть как часть дня, так и длительный срок в несколько недель, в зависимости от цели поставленной задачи.
5. По окончании работ водитель сдает маршрутный лист вместе с первичными документами, заполняя при этом графу «Примечание».
6. После проверки документов, заполняется «Акт выполнения работ», после чего маршрутный лист закрывается. При этом его подписывают ответственное лицо, водитель и бухгалтер.

Отличный видеоурок по заполнению маршрутного листа торговым представителем можно посмотреть бесплатно по ссылке:

Маршрутный лист оказывает значительную помощь не только при ведении расходов и планировании рабочей деятельности сотрудников, но и значимо помогает в оптимизации труда, эффективном использовании грузовых и легковых автомобилей. Для торговых представителей это еще и возможность систематизировать своих клиентов по разным категориям.

Маршрутный лист: бланк и образец

Обновление: 20 ноября 2017 г.

Работники предприятий и организаций в процессе исполнения поручений работодателя, связанных с выполнением трудовых функций, могут нести транспортные расходы (затраты на оплату бензина для транспортного средства, приобретение проездных билетов на общественный транспорт). Для фиксации данных расходов оформляется маршрутный лист, образец которого составляется организацией.

Цели составления маршрутных листов

Оформление данного документа необходимо курьерам, водителям, менеджерам продаж, юристам, бухгалтерам, торговым представителям и другим работникам, которые выполняют трудовые функции за пределами офисов.

Маршрутные листы могут понадобиться руководителям организаций для анализа передвижений работников в целях поиска оптимальных путей, экономии денежных средств, для подтверждения расходов в налоговых органах.

Сотруднику организации, понесшему расходы в связи с передвижениями, выплачивается компенсация в размере соответствующих расходов, основанием для чего является маршрутный лист.

Вид транспортного средства, расстояние, перевозимый груз не влияют на форму маршрутного листа. Его задачей является фиксация факта отправления сотрудника по служебным делам, в результате чего им были понесены расходы.

Утвержденной на законодательном уровне формы маршрутных листов не существует. Бланк маршрутного листа скачать можно по ссылке, которая будет приведена ниже.

Организация разрабатывает ее самостоятельно с учетом своих интересов и потребностей. Форма утверждается руководством организации в учетной политике. Для оформления документа можно использовать лист формата А4 или фирменный бланк организации.

маршрутный лист (бланк)

Оформление маршрутного листа

Составляется маршрутный лист в двух экземплярах, один из которых остается у работника, второй экземпляр передается в бухгалтерию организации. Печати не ставятся, поскольку он относится в внутреннему документообороту. Для подтверждения расходов к маршрутному листу в качестве приложений представляются проездные документы, отчет работника о расходах.

Документы проверяются бухгалтером и передаются на подпись руководителю юридического лица.

Маршрутный лист отражает поездки работника в течение дня (недели, месяца). В нем указываются:

• организация, выдавшая лист,
• населенный пункт, в котором он оформляется,
• дата поездок,
• фамилия, имя, отчество сотрудника организации, в отношении которого составляется маршрутный лист,
• должность сотрудника.

Далее оформляется таблица, в которую заносятся по порядку:

• место назначения,
• цель поездки,
• отметки о прибытии и убытии (часы, минуты),
• транспорт,
• затраты,

Может быть указана иная информация в соответствии с потребностями работодателя.

После таблицы ставятся подписи работника, в отношении которого выдан маршрутный лист, и должностного лица организации, имеющего соответствующие полномочия (бухгалтер, сотрудник отдела кадров, руководитель). Указываются дата и время получения листа.

Оформленный надлежащим образом маршрутный лист становится документами бухгалтерской и налоговой отчетности.

Срок хранения маршрутных листов

Заполненные маршрутные листы подлежат хранению у юридического лица не менее пяти лет. В случае, если листы подтверждают работу специалистов в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, документы должны храниться 75 лет (соответствующее положение закреплено в п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

заполненный бланк маршрутного листа

Республиканский штаб по по COVID-19 опубликовал шаблон маршрутного листа, который необходимо иметь при себе, выходя из дома в условиях комендантского часа.

Напомним, в Бишкеке с сегодняшнего дня, 25 марта, ограничивается передвижение граждан в дневное время с 7:00 до 20:00 часов. Исключение делается только для походов в продовольственные магазины, аптеки, медицинские учреждения и банки. При этом обязательно нужно брать с собой документ, удостоверяющий личность, а также составленный от руки или распечатанный маршрутный лист.

Также режим ЧП и комендантский час введены в Оше, Джалал-Абаде, Ноокатском и Кара-Суйском районах Ошской области, в Сузакском районе Джалал-Абадской области.

Однако в кабмине не уточнили, где и как его можно распечатать учитывая, что выходить из дома кроме как «по острой необходимости» никуда нельзя и скорее всего услуги по распечатке не работают в режиме карантина и комендантского часа.

Шаблон маршрутного листа:

• Заполнить анкету можно от руки, указав все те же пункты.

  Никак не коснется ограничение на дневное передвижение (с 07:00 до 20:00 часов) тех граждан и транспорта, которые вовлечены в работу стратегических и государственных объектов. Кроме тех, у кого нет городской прописки.

  Напомним

  В правительстве также пояснили, как передвигаться работникам незакрытых предприятий во время ЧП. Они должны передвигаться только со справкой с места работы по определенному маршруту и исключительно на машинах компаний.

  На период режима ЧП разрешено продолжать работу всем компаниям, которые занимаются производством, транспортировкой и реализацией продуктов питания и продовольствия, лекарств и медицинских принадлежностей, ГСМ и газовых баллонов, а также банкам, службам ЖКХ, мелким точкам питания, грузоперевозчикам и охранным агентствам. Подробности: Какие предприятия могут продолжать работать в режиме ЧП? Пояснение правительства

  Передвижение работников из этого перечня осуществляется с 7:00 до 20:00 часов на основании (1) заверенной руководителем предприятия справки с места работы, (2) с учетом заранее определенного маршрута и (3) исключительно на автотранспорте предприятия.