Образец приказа о представительских расходах

Содержание

Смета на представительские расходы — образец

Смета на представительские расходы — образец ее составления не утвержден законодательно — будет являться значимым элементом документооборота в фирмах, которые проводят официальные мероприятия. В чем заключается предназначение данного документа и где можно загрузить его образец?

Для чего нужна смета представительских расходов?

Что представляет собой смета на представительские расходы?

Составление сметы: утверждение документа и отражение сведений о нем

Составление сметы: количество участников

Составление сметы: отражаем расходы

Составление сметы: заверяем документ

Смета как часть положения по представительским расходам: нюансы

Итоги

Для чего нужна смета представительских расходов?

К представительским относятся расходы фирмы, которые связаны (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  • с организацией официальных деловых мероприятий;
  • с транспортными, буфетными услугами, которые заказаны в рамках соответствующих мероприятий;
  • с оплатой услуг переводчика, если его помощь привлекалась в рамках официальных мероприятий.

В размере, который не превышает 4% от затрат на оплату труда в том же отчетном периоде (их перечень приведен в ст. 255 НК РФ), представительские расходы могут быть использованы в уменьшение налогооблагаемой базы предприятия.

Как и любые другие расходы, представительские должны быть подтверждены. При этом ранее Минфин РФ (в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807) советовал подтверждать соответствующие расходы посредством:

  • издания приказа директора о проведении официального мероприятия, в рамках которого совершены расходы;
  • составления сметы представительских расходов;
  • составления отчета о представительских расходах;
  • дополнения указанных источников первичными документами.

Однако существует и более новый правовой акт от Минфина — письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288. В нем в числе рекомендованных документов, которыми можно подтверждать представительские расходы, присутствует только отчет, а также дополняющая его первичка.

Тем не менее многие компании предпочитают, формируя комплект документов в подтверждение представительских расходов, ориентироваться все же на более ранний перечень, рекомендованный Минфином. Это часто обусловлено не только желанием обезопасить себя от возможных претензий контролеров, но и внутрикорпоративными стандартами финансовой отчетности, позволяющими осуществлять действенный контроль над представительскими расходами в своей организации.

Во многих случаях одним из ключевых документов, подтверждающих представительские расходы, считается смета — как источник, позволяющий последовательно детализировать затраты.

Изучим, что может представлять собой данная смета.

Что представляет собой смета на представительские расходы?

Законодатель не утвердил и не рекомендовал форм соответствующей сметы. Поэтому фирма должна разрабатывать данный документ самостоятельно.

Распространено составление сметы на представительские расходы в структуре, предполагающей включение в документ:

  • графы, удостоверяющей факт утверждения сметы руководителем фирмы;
  • сведений о дате составления документа, дате и месте проведения официального мероприятия;
  • наименования документа;
  • сведений о запланированном количестве участников официального мероприятия, имеющих тот или иной статус (сотрудников фирмы, внештатных приглашенных лиц);
  • перечня статей расходов с указанием соответствующих им сумм по плану;
  • информации об общей сумме предполагаемых расходов;
  • сведений о составителе сметы, главном бухгалтере фирмы, их подписей, печати организации (если она используется).

Изучим более подробно специфику составления указанных разделов сметы.

Составление сметы: утверждение документа и отражение сведений о нем

В современных фирмах распространен подход, по которому сметы, как и многие другие локальные нормативные акты, заверяются посредством проставления в них графы «Утверждаю» — с указанием должности, Ф. И. О. и проставлением подписи лица, которое, таким образом, утверждает документ. Как правило, это руководитель фирмы.

Указывается также наименование организации в соответствии с учредительными документами. Если фирма использует во внутреннем документообороте печать, ее следует проставить в рассматриваемой графе документа.

В числе важнейших сведений о смете, которые должны быть указаны в ней:

  • наименование документа (например, «Смета представительских расходов»);
  • дата составления документа (может быть проставлена и в области графы «Утверждаю»).

Составление сметы: количество участников

Участники официального мероприятия чаще всего бывают представлены:

  • сотрудниками фирмы, которая организует мероприятие;
  • лицами, не входящими в штат фирмы.

Предполагаемое количество участников каждой из категорий отражается в смете.

Некоторые компании также выделяют среди участников мероприятия тех сотрудников, которые фактически являются гостями (и не участвуют в его подготовке), и тех, кто непосредственно организует мероприятие.

Составление сметы: отражаем расходы

Следующий раздел сметы — тот, в котором отражается перечень предполагаемых представительских расходов. Обычно он представлен таблицей из 3 столбцов.

В 1-м столбце отражается порядковый номер статьи расходов. Во 2-м — название статьи. В 3-м — сумма.

В отдельной строке таблицы может отражаться итоговая сумма расходов на финансирование официального мероприятия.

Можно отметить, что многие фирмы предпочитают указывать суммы издержек не запланированные, а предельные — то есть, фиксируя, по сути, лимиты расходов.

Составление сметы: заверяем документ

Несмотря на то что смета, как мы отметили выше, может заверяться руководителем фирмы посредством графы «Утверждаю», рекомендуется также дополнительно удостоверять сведения, отражаемые в документе, подписями:

  • главного бухгалтера;
  • лица, ответственного за составление сметы.

Также указываются их Ф. И. О. и должности.

Смета на представительские расходы может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и частью другого акта — например, внутрикорпоративного положения о представительских расходах. Во втором случае она должна будет составляться по форме, которая утверждена в качестве приложения к соответствующему положению.

Изучим данный аспект использования сметы подробнее.

Смета как часть положения по представительским расходам: нюансы

В фирмах, которые регулярно организуют представительские мероприятия, подтверждение расходов в рамках данных мероприятий может осуществляться с использованием особого локального нормативного акта — положения по представительским расходам.

Данный локальный норматив позволяет регламентировать порядок использования документов налогового и бухгалтерского учета по расходам в рамках соответствующих мероприятий. Имея данное положение, компания может существенно упростить работу финансовым и другим внутрикорпоративным службам, которые занимаются вопросами, связанными с учетом расходов по официальным мероприятиям. Условно говоря, даже новый, неопытный сотрудник, используя рассматриваемое положение, сможет правильно сформировать комплект необходимых документов в подтверждение затрат на проведение представительских мероприятий.

В таком положении может быть оговорено, что сотрудники, ответственные за учет расходов по официальным мероприятиям, обязуются своевременно оформлять документы для подтверждения данных расходов по перечню, который приводится здесь же. Формы (образцы) для документов, в числе которых и смета расходов, помещаются в приложениях к положению.

Скачать образец сметы на представительские расходы вы можете на нашем сайте.

Скачать образец

Фирма, организующая с той или иной степенью периодичности различные официальные мероприятия и несущая расходы, возникающие в связи с проведением данных мероприятий, может использовать соответствующие затраты в уменьшение налоговой базы — в пределах, установленных НК РФ (4% от расходов по оплате труда). Для этого представительские расходы должны быть документально подтверждены. В этих целях может использоваться смета.

Ознакомиться с иными фактами о работе с представительскими расходами вы можете в статьях:

  • «Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете?»;
  • «Документальное подтверждение представительских расходов».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Приказ о представительских расходах

Приказ о представительских расходах является первичным документом, необходимым для надлежащего оформления бухгалтерской отчетности организации. Предприятие может выдать работнику наличные денежные средства для осуществления текущих хозяйственных затрат. Такие расходы строго регламентированы законодательством РФ и не должны осуществляться произвольно.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказf о представительских расходах .docСкачать образец приказf о представительских расходах .doc

Правовое обоснование

Большое внимание налоговых служб уделяется расходам компаний на организацию деловых переговоров, именуемым как представительские. Такие затраты позволяют бизнес-субъектам уменьшать налогооблагаемую базу, поэтому должны быть:

  • фактически обоснованы;
  • надлежащим образом оформлены.

Ст. 264 Налогового кодекса РФ допускает осуществление представительских расходов на прием и на организацию сервиса для:

  • доверенных лиц контрагентов;
  • работников самой компании, если они участвуют в переговорах;
  • участников заседаний руководящих органов компании.

Расходы могут покрывать:

  • организацию банкетов, фуршетов и иных подобных мероприятий;
  • транспортные услуги;
  • услуги переводчиков, если таковых нет в штате компании.

В качестве представительских налоговые службы не примут затраты, произведенные компанией на лечение, развлечения и организацию отдыха.

Чтобы контролирующими органами были подтверждены расходы по ведению переговоров, а налоговая база бесспорно уменьшена, налогоплательщику необходимо:

  • находиться на общей системе налогообложения;
  • учитывать только затраты, которые не превышают 4 процента от суммы, направленной работодателем на оплату труда в том же отчетном периоде.

Согласно Письму Министерства финансов РФ от 13.11.2007 №03-03-06/1/807 оформление затрат на деловые встречи и переговоры осуществляется на основании подтверждающих эти расходы документов, основным из которых является Приказ о представительских расходах.

Структура документа

Распоряжение составляется на официальном бланке компании. Официально утвержденной структуры приказа не существует. Однако практика показывает, что в качестве неотъемлемых элементов в распоряжение о представительских расходах необходимо включать:

  • фирменное наименование налогоплательщика;
  • название приказа (например, «Приказ об организации мероприятия по проведению деловых переговоров с ООО «ААА», «Приказ об организации банкета совета директоров» и т.д.);
  • порядковый номер документа;
  • дату и место вынесения распоряжения;
  • цель документа (не должна совпадать с его названием, например: «для согласования условий контакта», «для выработки стратегии развития бизнеса» и т.д.);
  • ФИО и должность сотрудников, которым поручается представление интересов компании;
  • название мероприятия (может совпадать с названием приказа) и место его проведения;
  • лимит затрат, выделенный на данное мероприятие (в виде таблицы);
  • срок составления отчета о потраченных суммах и иной сопутствующей документации;
  • ФИО и должность лица, контролирующего исполнение распоряжения.

Приказ о представительских расходах подписывает руководитель организации либо лицо, имеющее полномочия для вынесения подобных распоряжений. В ознакомлении с приказом расписываются ответственные за исполнение должностные лица. Если их более 3-х, подписи целесообразно проставлять на отдельном листе, тогда составляется лист ознакомления с приказом.

Сроки составления документов

К распоряжению по затратам всегда прилагаются дополнительные подтверждающие документы, которые оформляются как до вынесения приказа, так и после него. Это могут быть:

  • сметы расходов;
  • подробные программы мероприятий;
  • документы, подтверждающие суммы затрат (например, договоры об оказании транспортных или кейтеринговых услуг, чеки, квитанции и т.д.);
  • отчеты;
  • акты принятия затрат руководителем.

Зачастую сметы расходов оформляются в организациях заранее, на основе общего бизнес-плана по проведению гостевых мероприятий. Для согласования предстоящих затрат, как правило, в начале года, составляется общий приказ об утверждении представительских затрат (или о нормировании) расходов на год, полгода или месяц.

Срок вынесения приказа о представительских расходах в законах РФ не определяется. Согласно общим требованиям кадрового делопроизводства соответствующие распоряжения лучше оформлять не позднее чем за три рабочих дня. Однако, если на организацию мероприятия необходимо больше времени, приказ стоит подписать заранее.

Первичные документы, которые отражают точные суммы расходов, оформляются в процессе организации мероприятий. Они прилагаются к отчетам, которые необходимы бухгалтерской службе для учета денежных средств, выданных сотрудникам на организацию мероприятий.

После проведения соответствующих встреч и переговоров отвечающие за мероприятия сотрудники и работодатель подписывают акт о представительских расходах, в котором отражаются:

  • выполненные должностными лицами работы, оказанные услуги по организации мероприятий;
  • фактические затраты по каждой категории.

Ошибки при заполнении приказа

Наиболее часто встречаются ситуации, когда приказ о представительских расходах составляется без документов, фактически подтверждающих затраты (чеки, квитанции, сметы и прочее). В этом случае при уменьшении компанией налогооблагаемой базы на суммы таких расходов налоговый орган произведет доначисление обязательных платежей. Неуплата доначисленных налогов приведет к взысканию с организации пеней и штрафов.

Приказ о представительских расходах не стоит путать с приказом об оплате услуг представителей.

Последний содержит требование руководителя произвести расчет с гражданами, не входящими в штат работников и привлеченными по гражданско-правовому договору об оказании услуг для представления интересов компании в судах или органах власти.

Сроки хранения

Сроки хранения учетных данных компании регламентированы в Приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 (№558). Приказы о представительских расходах можно отнести к документам, затрагивающим вопросы основной деятельности. Они должны храниться на предприятии постоянно. Подтверждающие исполнение приказа о представительских расходах документы (отчеты, акты сотрудников, первичная документация) необходимо хранить в компании в течение 5 лет с момента их составления.

Составляем положение о представительских расходах — образец

Положение о представительских расходах — образец этого документа вы можете скачать на нашем портале — является важнейшим локальным нормативным актом в фирмах, которые регулярно проводят различные официальные мероприятия. В чём заключается специфика его составления?

В чём сущность представительских расходов и их учета?

Документальное подтверждение представительских расходов

Положение о представительских расходах: структура документа

Приложения к положению о представительских расходах

Итоги

В чём сущность представительских расходов и их учета?

Рассматриваемая категория расходов в соответствии с подп. 22 п. 1, а также п. 2 ст. 264 НК РФ может быть представлена:

  • затратами на организацию официального приема тех или иных лиц (например, в формате делового обеда);
  • транспортными расходами в рамках представительских мероприятий;
  • предоставлением буфетных услуг в процессе официального мероприятия;
  • оплатой услуг внештатного специалиста, осуществляющего перевод устных переговоров (или документов) сторон, участвующих в официальном мероприятии,
  • прочими затратами.

Представительские расходы входят в число тех, что относятся к производственным или же связанным с реализацией. Их можно использовать для уменьшения налоговой базы при исчислении налога на прибыль — в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. К расходам на оплату труда относятся, в частности:

  • зарплата (состоящая из окладов, премий, иных выплат по договору);
  • отчисления в государственные фонды;
  • отпускные.

Полный перечень расходов на оплату труда отражен в положениях ст. 255 НК РФ.

В бухгалтерском учете представительские расходы не выделяются в отдельную категорию издержек. Отражение данных расходов в регистрах осуществляется в соответствии с ПБУ 10/99 как расходов по обычным видам хозяйственной деятельности.

При этом расходы по обычным видам деятельности должны подразделяться:

  • на материальные затраты;
  • расходы, которые связаны с оплатой труда;
  • социальные отчисления;
  • амортизационные отчисления;
  • прочие затраты.

Исходя из экономического смысла представительских расходов, таковые в бухучете следует учитывать как прочие затраты. Их перечень организация устанавливает самостоятельно (п. 8 ПБУ 10/99).

Совершение представительских расходов в целях уменьшения налоговой базы должно быть документально подтверждено. Изучим то, каким образом может решаться эта задача.

Документальное подтверждение представительских расходов

Отметим, что ранее Минфин (письмо от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807) рекомендовал предприятиям применять в целях подтверждения представительских расходов такие документы, как:

  • приказ или распоряжение руководителя фирмы об осуществлении представительских расходов;
  • смета соответствующих расходов;
  • отчет об осуществлении представительских расходов.

Также Минфин в указанном письме рекомендовал удостоверять корректность цифр в отчете первичкой.

В более свежем письме от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 Минфин значительно сократил указанный перечень, разрешая фирмам подтверждать представительские расходы только отчетом и первичкой.

При этом в письме ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 приводится мнение, что в целях подтверждения расходов достаточно (не считая первички) любых документов, которые удовлетворяют критериям ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

На практике же в целях минимизации налоговых рисков в комплект подтверждающих представительские расходы документов фирмы чаще всего включают именно те, что утверждены приказом от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807, а также дополняют их:

  • актами о списании расходов;
  • программами официальных мероприятий;
  • договорами со сторонними хозяйствующими субъектами на оказание услуг в целях проведения официальных мероприятий.

В случае если официальные мероприятия проводятся регулярно, порядок их проведения имеет смысл регламентировать внутрикорпоративным положением о представительских расходах. Порядок его применения не рассматривается Минфином и ФНС: использование этого приложения предусмотрено только отраслевыми правовыми актами (такими как приказ РЖД от 26.02.2006 № 46). Но на практике многие организации применяют данный источник.

Изучим его специфику подробнее.

Положение о представительских расходах: структура документа

Документ может быть представлен следующими основными разделами (блоками):

1. Содержащим общие положения о документе, его предназначении.

2. Устанавливающим термины и понятия, используемые в документе.

3. Раскрывающим цель осуществления учитываемых расходов.

4. Устанавливающим территорию, места проведения официальных мероприятий.

5. Устанавливающим перечень субъектов, которые могут выполнять ведущую роль в проведении соответствующих мероприятий.

6. Устанавливающим перечень представительских расходов — в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ.

7. Устанавливающим порядок применения соответствующих расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы, также с учетом положений НК РФ.

8. Определяющим перечни документов, используемых предприятием в целях учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.

9. Устанавливающим нормативы (или лимиты) по основным представительским расходам.

10. Устанавливающим порядок определения величины расходов, по которым не установлены соответствующие нормативы или лимиты.

11. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих за решение тех или иных задач в рамках учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.

12. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих непосредственно за проведение официальных мероприятий.

13. Устанавливающим порядок взаимодействия сотрудников, которые отвечают за проведение соответствующих мероприятий, учет и отчетность по ним.

14. Устанавливающим порядок учета расходов в рамках представительских мероприятий и формирования отчетности по ним.

15. Устанавливающим порядок осуществления расчетов по расходам в рамках официальных мероприятий.

16. Устанавливающим порядок взаимодействия фирмы с внештатными специалистами, подрядчиками, контрагентами в рамках проведения официальных мероприятий.

В случае если фирма утверждает положение о представительских расходах, то документы для их подтверждения должны будут составляться на основе форм, принятых в качестве приложений к этому положению.

Как они могут выглядеть?

Приложения к положению о представительских расходах

Соответствующими приложениями могут быть:

  • форма приказа или распоряжения руководителя фирмы об организации официального мероприятия, предполагающего осуществление представительских расходов;
  • типовые формы договоров с внештатными специалистами, подрядчиками, контрагентами на оказание услуг, которые необходимы в целях проведения тех или иных официальных мероприятий.
  • форма сметы представительских расходов;
  • форма отчета об осуществлении соответствующих расходов;
  • форма акта о списании расходов;
  • типовые программы проведения тех или иных официальных мероприятий;

Положение может быть утверждено:

  • в качестве самостоятельного локального нормативного акта;
  • в качестве приложения к учетной политике предприятия.

Ознакомиться с образцом положения о представительских расходах вы можете на нашем портале:

Скачать образец

Представительские расходы могут использоваться организацией в целях уменьшения налоговой базы в размере, не превышающем 4% от расходов по оплате труда (которые определяются в соответствии с положениями ст. 255 НК РФ). Перечень представительских расходов утвержден в подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. В бухгалтерском учете данные расходы не выделяются в отдельную категорию, но классифицируются как прочие расходы в числе тех, что относятся к обычным видам деятельности.

Порядок осуществления представительских расходов, их учета и формирования отчетности по ним может утверждаться в отдельном внутрикорпоративном положении. Оно может быть самостоятельным локальным актом или же частью учетной политики компании.

Узнать больше об учете представительских расходов вы можете в статьях:

  • «Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете?»;
  • «Документальное подтверждение представительских расходов».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.