Содержание
- Составляем ходатайство о премировании сотрудников: образец
- Порядок оформления
- Особенности оформления
- Составление
- Другие виды поощрений
- Ходатайство на премию для сотрудника: как просто и правильно составить документ
- Общие положения о ходатайстве
- Поэтапный процесс выплаты премий на основании ходатайства непосредственного руководителя перед работодателем
- Оформление ходатайства
- Ходатайство о премировании сотрудников – образец
- Если работник желает написать заявление о премировании в адрес руководителя, допустимо ли это
- Заявление на премию – образец
- Как написать записку о премировании?
- Когда премируют сотрудников
Составляем ходатайство о премировании сотрудников: образец
Руководители многих предприятий используют систему премирования для поощрения своих работников. Такие выплаты стимулируют рост эффективности, заинтересованности служащих в продвижении, укрепляют их моральный дух. Поэтому нужно быть в курсе всех аспектов составления необходимой для поощрения работников документации. Рассмотрим ходатайство о премировании сотрудников, образец которого можно успешно использоваться на практике.
Порядок оформления
Процедура ведения нужных документов для премирования работников должна быть строго регламентирована. Она может быть урегулирована:
- частично – законодательством;
- в основном – правилами, установленными в организации.
Сам процесс поощрения работников на предприятии обычно идет следующим образом.
- Сначала составляют ходатайство на премирование работника, образец которого лучше изучить заранее, чтобы избежать неточностей и ошибок. Такой документ еще называют представлением. Бумагу пишут на имя руководителя организации, начальника кадрового отдела или иного лица, имеющего полномочия в части премирования.
- Руководитель делает надпись на указанном документе в виде распоряжения удовлетворить ходатайство.
- Составляют соответствующий приказ.
- Запись о вознаграждении обязательно вносят в личную карточку и трудовую книжку сотрудника. Это необходимо сделать не позднее недели после выхода приказа.
В трудовую книжку не вносят данные только о тех премиях, которые:
- относятся к оплате труда;
- выдаются систематически.
Особенности оформления
Ходатайство имеет ряд особенностей. Их необходимо изучить прежде, чем переходить к составлению документа. Поэтому лучше в организации иметь образец ходатайства о выплате премии, чтобы всегда можно было посмотреть, как и что нужно писать. Сам оригинал документа подшивают в личное дело. Есть и конкретные сроки хранения такой документации в зависимости от статуса работников (см. таблицу):
Вид ходатайства | Период |
Для ходатайств на простых рабочих | Срок равен 75 годам |
Для представлений о премировании лиц руководящих должностей | Бессрочно |
Документ печатают на фирменном бланке предприятия, но можно оформить и на обычном листе. Обычно один из обязательных реквизитов – печать (если фирма ее имеет).
Также см. «Годовая премия за 2016 год: как оформить».
Составление
На данный момент нет закона, который бы утвердил типовую форму представления (ходатайства о премировании). В любом случае, должна быть определенная структура. Держаться советуем такого содержания:
Обязательно у документа должно быть название:
«Ходатайство о премировании»
Проставляют дату составления документа и его порядковый номер
Информация о работнике, включая:
• Ф.И.О.;
• название должности;
• название структурного подразделения, к которому он отнесен.
Вид желаемого поощрения
Когда работнику положена премия в денежном эквиваленте, документ должен содержать информацию о причитающейся сумме и способе расчета такого вознаграждения.
Некоторые виды премий утверждены федеральным и региональным законодательством. Но основные полномочия в этой части – у самого руководителя на основании положения о премировании.
Причина поощрения
Их варианты довольно разнообразны. На предприятиях они обычно связаны с выполнением плана или внедрением современных технологий, оборудования. А некоторые премии могут быть приурочены к юбилею, празднику или какой-либо другой памятной дате.
В конце документа – подпись лица, составившего ходатайство. Ее обязательно расшифровывают с пометкой о должности.
Дополнительно в представлении можно упомянуть личностные и профессиональные качества сотрудника, обосновать необходимость использования поощрения по отношению к нему.
Ходатайство может содержать сведения кадрового учета: трудовой стаж, профессиональную категорию, информацию о других поощрениях или взысканиях и др.
Главная цель ходатайства о премировании сотрудников – аргументированное побуждение работодателя произвести выплату вознаграждения сотруднику, на которого подана бумага. Чтобы сделать все максимально верно, можно использовать образец ходатайства на премирование.
Далее вашему вниманию – образец ходатайства о премировании сотрудников:
Другие виды поощрений
Руководство может использовать в качестве поощрения своих работников не только премии в денежном эквиваленте. Причем порядок оформления документов в этом случае такой же, как и при выдаче бонусных денег. Главная особенность, по сути, одна: будет указан другой вид поощрения.
Способ вознаграждения для своих сотрудников руководитель организации выбирает сам. Это могут быть не только те разновидности, которые закреплены в Трудовом кодексе (ст. 191), но и те, которые входят в перечень возможных вариантов поощрения. Их прописывают во внутренних документах. А именно:
- коллективном договоре (в отдельном разделе);
- трудовом договоре;
- правилах внутреннего трудового распорядка;
- положение о премировании.
Вне зависимости от способа изложения условий о поощрениях, используемых на предприятии, в документе должны быть ответы на такие вопросы:
- кто имеет право поощрять сотрудников;
- какие разновидности поощрений могут быть использованы, за что они положены;
- можно ли использовать сразу несколько поощрений к одному работнику;
- как делать расчет суммы причитающейся сотруднику премии;
- какие документы и как должны быть оформлены.
Также см. «Как рассчитать квартальную премию: правила».
При составлении локальных актов, в которых отображают информацию о возможных способах премирования, должен присутствовать сам работодатель (он утверждает эти документы) и представитель от трудящихся (в соответствии со ст. 135 ТК РФ).
Если предприятие использует определенную систему премирования, то данные о возможных поощрениях лучше включить и в трудовые договоры с работниками.
Помните, что составление ходатайства о премировании – обязанность непосредственного руководителя человека (если, конечно, работник того заслуживает). При необходимости такое представление может быть заменено аналогичной служебной запиской.
Также см. «Сроки выплаты премий по новому закону о зарплате».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Ходатайство на премию для сотрудника: как просто и правильно составить документ
Ходатайство на премию – это документ, который составляет непосредственное начальство сотрудника и передает руководителю организации, в случае наличия желания поощрить подчиненного. Расскажем, как составляется ходатайство, какими нормативными актами предусмотрено его написание, приведем образец документа, соответствующий всем требованиям закона и кадрового документооборота. В заключение рассмотрим, может ли работник самостоятельно написать заявление о его поощрении, и как это сделать.
Общие положения о ходатайстве
Работодатели могут выплачивать сотрудникам премиальные при наличии желания поощрить их за какие-либо трудовые достижения. Между тем, ТК РФ не закрепляет обязанности работодателя премировать сотрудников. Это исключительно право, которым руководство может воспользоваться, либо нет.
Порядок выплаты премиальных не закреплен на уровне Федеральных законов и иных нормативных актов. Нет указания на порядок премирования и в ТК РФ. На практике процедура премирования в каждой конкретной организации прописывается в локальных актах, например, в Положении о премировании. Хотя принятие таких актов также не является обязанностью работодателя.
В больших организациях работники, распределены по отделам – бухгалтерия, отдел кадров, и т.д. В каждом отделе действует непосредственный руководитель. Если у него есть основания полагать, что работник отдела, т.е. подчиненный, заслужил право быть премированным, может быть составлено ходатайство об этом и передано работодателю.
Ходатайство – это письмо, в котором содержится просьба к руководителю организации о выплате премиальных одному или нескольким сотрудникам, составляемое их непосредственным руководителем.
Поэтапный процесс выплаты премий на основании ходатайства непосредственного руководителя перед работодателем
Процесс выплаты премий на основании ходатайства выглядит следующим образом:
- Составление руководителем структурного подразделения ходатайства о премировании с указанием в нем конкретных оснований для начисления премии. Документ может быть составлен в отношении одного или нескольких сотрудников, подписан его составителем.
- При наличии у непосредственного руководителя организации своего руководства, которое выступает промежуточным звеном между ним и работодателем, ходатайство должно быть согласовано. На нем должна быть проставлена соответствующая виза «согласовано», подпись начальника лица, подающего ходатайство, дата визирования.
- Ходатайство передается руководителю организации. Такую роль выполняет единоличный исполнительный орган, например, директор, либо генеральный директор. Возможна также ситуация, когда вопросы премирования разрешает не руководитель организации (если такие полномочия переданы иному лицу). В этом случае ходатайство передается не руководителю, а уполномоченному на разрешение ходатайства лицу.
- На ходатайстве работодателем проставляется виза, из которой следует, что ходатайство удовлетворено. Например, «удовлетворить», «выплатить», и т.д. Составляется приказ о премировании и передается для исполнения в бухгалтерию. Бухгалтерия начисляет премиальные и перечисляет их сотруднику, как правило, с очередной заработной платой.
Каких-либо жестких требований к порядку составления и направления ходатайства на премию руководителю нет, однако предложенный вариант вполне может быть использован на практике. Могут быть нюансы, в частности, когда в организации нет бухгалтерии, однако в общем виде процедура и в этом случае будет похожа, просто начислять премиальные будет не данный отдел, а иные лица, уполномоченные на это.
Оформление ходатайства
Действующее законодательство не предъявляет к ходатайству на премию, как документу, каких-либо требований. Оно должно быть составлено в письменной форме и выполнять свою функцию – оповещать руководство организации о достижениях сотрудника и необходимости поощрения. Далее мы расскажем, какие данные подлежат включению в образец ходатайства на премию, а после этого приведем образец документа.
В документ может быть внесена следующая информация:
- О руководителе организации, которому адресуется документ, а именно – его Ф.И.О. и должность.
- О лице, подающем ходатайство (Ф.И.О., должность).
- Дата составления и номер (при наличии).
- О том, какой сотрудник подлежит премированию. Как уже упоминалось, возможно указание нескольких сотрудников. Прописывается Ф.И.О. работника, его должность, структурное подразделение.
- О причинах премирования, т.е. конкретных достижениях работника, за которого ходатайствует его непосредственный начальник.
- Размер премиальных. Данный пункт можно не указывать, если такие вопросы решает руководитель организации.
- Перечень приложений к ходатайству. Заполняется в том случае, если целесообразность премирования сотрудника обосновывается документально.
- Подпись лица, составляющего документ и расшифровка подписи.
Это базовый объем информации, который может быть включен в образец ходатайства на премирование. Можно конкретизировать данные о сотруднике, например, указав дату его рождения, достижения в профессиональной сфере, его семейном и материальном положении, деловых и личных качествах.
Составляться документ может как на компьютере, так и от руки. Рекомендуется набирать его с помощью компьютера (для удобства чтения) 14 шрифтом Times New Roman с полуторным интервалом, использованием абзацев, нумерованных и маркированных списков. В начале документа рекомендуется указать «Уважаемый …!», где … — имя и отчество руководителя.
Ходатайство о премировании сотрудников – образец
Директору ООО «Верес»
Иванову Ивану Ивановичу
от начальника юридического отдела ООО «Верес»
Петрова Ивана Ивановича
Уважаемый Иван Иванович!
В связи с успешным завершением судебного процесса по делу по иску ООО «Верес» к ООО «Ладога» о взыскании неосновательного обогащения, в результате которого исковые требования ООО «Верес» были удовлетворены в полном объеме, взыскано в пользу ООО «Верес» с ООО «Ладога» неосновательное обогащение в размере 350 000 рублей 00 копеек, прошу:
Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!
Москва: +7 (499) 938-49-02
Петербург: +7 (812) 467-39-58
Бесплатный звонок по России: 8 (800) 350-84-13, доб. 453
- Премировать юриста ООО «Верес» Сидорова Станислава Семеновича, который составил исковое заявление, подал его от имени ООО «Верес» в Арбитражный суд, участвовал во всех судебных заседаниях. Благодаря действиям Сидорова С.С. удалось склонить чашу весов правосудия на сторону истца и получить значительную сумму средств.
- Размер премии прошу назначить на Ваше усмотрение.
Приложение: Копия Решения Семнадцатого апелляционного Арбитражного суда от 12.03.2018 по делу № АП-1235125/18.
дд.мм.гггг Петров И.И. /Петров/
Если работник желает написать заявление о премировании в адрес руководителя, допустимо ли это
Каких-либо требований законодательства по данному вопросу нет, соответственно, сотрудник может самостоятельно обратиться с заявлением к руководителю организации и попросить выплатить ему премию. Это возможно в случае, когда сотрудник, по его мнению, незаслуженно не получает премиальных выплат, хотя делает для организации все необходимое.
Заявление на премию пишется почти также, как и приведенное выше ходатайство, однако о премировании просит не непосредственный начальник сотрудника, а сам работник.
Обязанности выплачивать премиальные на основании поданного заявления у работодателя нет. Он вправе не предпринимать никаких действий в связи с поступившим заявлением. Но в некоторых случаях такая инициатива позволяет обратить на себя внимание руководства и получить поощрение.
Как и ходатайство, заявление составляется в произвольном виде. Приведем образец заявления на премирование сотрудника, который соответствует всем требованиям, предъявляемым к такого рода документам.
Заявление на премию – образец
В документе можно указать следующую информацию:
- О работодателе, т.е. его Ф.И.О. и должности. Рекомендуется перед обращением добавлять слово «Уважаемый». Это не только правила хорошего тона, но и возможность расположить к себе руководителя.
- Ф.И.О. работника, подающего заявление и его должность.
- Причины, по которым сотрудник полагает, что заслужил премию.
- Размер премиальной выплаты.
- Дата и подпись, а также расшифровка подписи.
Приведем образец заявления на премию сотрудника:
Диретору ООО «МашТорг»
Иванову Ивану Ивановичу
менеджера
Филатова Олега Олеговича
Уважаемый Иван Иванович!
Прошу Вас начислить мне премию в размере оклада (6 000 рублей) за перевыполнение плана за февраль 2018 года. План перевыполнен на 32 %, что является отличным показателем. Кроме того, отсутствуют дисциплинарные взыскания, проступки, замечания от непосредственного руководства. Должностные обязанности всегда выполняются в точном соответствии с должностной инструкцией, своевременно, правильно и качественно.
дд.мм.гггг Филатов О.О. /Филатов/
***
Таким образом, в статье мы рассмотрели, как составляется ходатайство о премировании и заявление об этом. Составителем ходатайства может выступать непосредственный руководитель премируемого сотрудника. Заявление пишет сам сотрудник, желающий получить премию.
Читайте еще больше полезной информации в рубрике: «Трудовая деятельность».
Как написать записку о премировании?
Одно из наиболее приятных поощрений труженика на работе – материальное. Каждому хочется, чтобы его труды оценили по заслугам, а как показывает практика, выплата премии стимулирует человека работать ещё лучше.
Чтобы выплатить работающему дополнительные средства составляется служебная записка о премировании сотрудника, образец которой рассмотрим далее.
Когда премируют сотрудников
Денежное премирование может выдаваться за любые заслуги труженика, которые, по мнению, начальника того заслуживают. Каждая организация самостоятельно определяет, выплачивать ей премию или нет и в каком размере. Прописывается это во внутренних нормативах юрлица. Основными поводами для написания служебки на премию могут послужить:
- выполнение либо перевыполнение нормативов, установленных в плане;
- хорошее качество проделанной работы;
- высокие достижения труда;
- индивидуальные заслуги труженика либо его успешная работа в коллективе;
- достижение результатов в короткие сроки;
- оптимальное распределение времени и ресурсов.
Все эти основания определяются индивидуально предприятием. В целом их все можно поделить на несколько групп:
- количественные данные (увеличение объёмов производства, сокращение времени, затрачиваемого на выполнение тех или иных функций, использование рабочей силы меньшего количества работающих и т.д.);
- качественные показатели (повышение качества изготавливаемой продукции либо предоставляемых услуг);
- экономия ресурсов (снижение расходов на обслуживание техники, уменьшение количества используемого сырья);
- рациональность (оперативное освоение новых технологий, внедрение их в работу, увеличение загрузки оборудования).
В некоторых организациях премии могут предусматриваться за отсутствие недостатков в работе, сбоев в рабочем процессе и дисциплинарных нарушений. Они могут определяться в процентном показателе от оклада либо в фиксированной сумме.
А также многие юрлица выплачивают подобные денежные поощрения в честь каких-то дат или событий. К таким можно отнести:
- дни рождения либо юбилеи;
- свадьба;
- рождение ребёнка;
- большая выслуга лет и т.д.
Служебная записка представляет собой вид внутреннего документа организации, с помощью которого можно оперативно решать служебные дела. Её цель – уведомление лица о какой-то проблеме, событии либо внесении предложения.
Служебная записка о поощрении сотрудников составляет по внутренним правилам той или иной компании, так как единого унифицированного шаблона подобного документа не существует.
Так, в ней должны отображаться следующие ведомости:
- адресат с указанием ФИО человека, а также его должности;
- данные составителя бумаги;
- наименование документа, его номер и дата составления;
- суть вопроса;
- предложение либо ожидаемые действия адресата;
- подпись составителя.
Важность документа
Премия – эффективный мотивационный инструмент в руках любого начальника. На такого рода дополнительные выплаты имеют право все сотрудники, несмотря на характер выполняемых обязанностей.
Так, к примеру, те же юристы либо сотрудники бухгалтерии могут не приносить видимого дохода предприятию, однако, благодаря их работе организация функционирует должным образом, а все документы находятся в порядке.
Служебная записка на премирование сотрудника является подтверждением факта его поощрения. Именно в ней разъясняется причина такого события в жизни человека. Аргументированная бумага в дальнейшем может обезопасить нанимателя от различных споров и судебных разбирательств по такому вопросу.
Руководителям важно понимать, что как премия является мощным мотиватором труженика, так и её отсутствие либо несправедливое распределение может послужить основанием для накалывания обстановки в коллективе и его недовольства.
В чем ее необходимость?
Подобный служебный документ составляется для того, чтобы донести до определённого лица какой-то факта. В нашем случае – это выплата поощрения. Однако есть случаи, когда оформлять такого рода бумагу нет необходимости. К ним относят:
- премия является обязательной и считается частью зарплаты;
- размер денежного поощрения и основания для его выдачи прямо прописаны внутренними нормативами компании.
Есть ли разница при оформлении выплаты на себя и на работника
Служебная записка на премирование работников составляется непосредственным руководителем или начальником. Рассматривать её вправе только вышестоящий орган. Записку же о премировании самого себя работающий составляет самостоятельно. В ней он просит нанимателя выплатить ему премию с изложением соответствующей аргументации.
Самостоятельно написанную бумагу желательно всё же завизировать у своего непосредственного начальника, а также зарегистрировать в журнале входящей документации.
Особые пункты
Служебка по премиальным может иметь свои особенности.
О вознаграждении
Когда выдаётся премия, в документе обязательно должно быть прописано:
- за какие заслуги происходит поощрение;
- сумма начисляемой доплаты;
- за какой период происходит премирование.
О лишении премии
В служебку о депремировании следует внести такие ведомости:
- причины происходящего;
- предложение либо просьбу о лишении доплаты;
- визу составителя, а иногда и группы тружеников, способных подтвердить факт ненадлежащего выполнения человеком своих обязанностей.
К подобному документу прилагаются акты, подтверждающие те или иные факты, а также объяснительная работника по такому поводу.
Структура и содержание служебки
Выше упоминалось, что единой формы подобного документа нет. Однако, определяя, как написать служебную записку на премирование сотрудников, желательно пользоваться нижеперечисленными рекомендациями.
Форма служебки обязательно письменная. Структура бумаги должна быть приблизительно следующая:
- в правом верхнем углу пишется, кому и от кого составлена записка (ФИО, должности и место работы указанных лиц);
- посредине прописывается наименование документа, где указывается, кого будут премировать;
- в тексте прописывается просьба либо предложение поощрения, основания его проведения, а также размер предполагаемой доплаты;
- дата составления;
- должность и подпись автора записки.
Структура записки о депремировании будет такой:
- в шапке указывают данные адресата;
- прописывают название бумаги, дату её составления и номер регистрации;
- в тексте указывают о работе, выполненной ненадлежащим образом, а также само предложение о лишении поощрения;
- должность и данные автора бумаги, его подпись.
К рассматриваемому документу следует приложить сопутствующую документацию (речь идёт о докладной, объяснительной виновника и т.д.). Все прилагаемые материалы перечисляются внизу записки.
Образец служебной записки на премирование
Выше оговаривалось, что текст записки на поощрение сотрудника может варьироваться. К примеру, играют роль обстоятельства, что повлияли на премию сотрудников и вообще стали катализатором, почему начальство приняло решение о премировании сотрудника. Рассмотрим несколько конкретных примеров записки на проведение подобной оплаты в различных обстоятельствах.
К календарным праздникам
На многих предприятиях бухгалтерия ведёт учет начисляемых доплат. Часто бухгалтера насчитывают премиальные, приуроченные к какому-либо празднику. Как бухгалтерии грамотно составить такую бумагу можно увидеть в размещённом ниже образце.
В связи с юбилеем
Внутренние нормативы организаций часто предусматривают выплату премии в связи с юбилеем. Образец служебной записки по этому поводу можно найти ниже.
За выполнение дополнительной работы
Если любой работающий, будь то начальник отдела, менеджер или простой водитель, выполняют какие-то дополнительные работы, за это подобных лиц следует поощрить. Пример записки для рассматриваемого случая представлен далее. Невыплату доплаты в этом случае можно рассматривать как нарушение законодательства.
За хорошую работу
Когда же ещё поощрять труженика, как не за хорошую работу? Просмотрите наглядный пример служебки при премировании лица, работа которого выполнилась на высшем уровне.
Рассмотрим правила оформления служебки и поощрения труженика пошагово.
Шаг 1: составляем служебную записку
Как уже оговаривалось, для начала требуется составить записку. Письмо должно содержать основания предоставления выплат, кому предполагают их предоставить и желаемую сумму.
Шаг 2: согласуем при необходимости
Просить премию следует у начальника. Однако иногда такой процесс требует согласования с финансовой службой, чтобы убедиться, что в организации есть финансовые возможности поощрить работающего именно сейчас.
Шаг 3: ходатайствуем перед руководством
Заявление, текст которого начинается с “Прошу премировать сотрудника …”, передают руководству. Как правило, перед этим его предварительно регистрируют в журнале исходящей корреспонденции.
Шаг 4: издаём приказ
После визирования записки бумагу относят в отдел кадров. Там на её основании издаётся приказ о поощрении, после чего работник может рассчитывать на выплаты.
Шаг 5: поздравляем работника
СЗ завизирована, приказ подписан – всё! Можно поздравлять труженика с этим приятным мероприятием в торжественной обстановке!
Образец служебной записки и приказа о премировании сотрудников
Одним из самых приятных поощрений на работе – это получение премии сотрудником. Работая, часто приходится выкладываться по полной, задерживаться, иногда получается перевыполнять план.
Существует закономерность, что чем лучше работает сотрудник и со стороны руководства это замечено и одобрено, то активность работников со временем возрастает, тем самым, повышая производительность и приводя предприятие к прибыли.
Каждый сотрудник хочет, чтобы его труд был оценен по достоинству и, желательно, в денежном эквиваленте. Рассмотрим:
- в каких случаях можно премировать сотрудника;
- как происходит премирование (пошаговый процесс);
- для чего необходима служебная записка;
- рекомендации по составлению (образец).
Премия выдается по согласованию с руководством за заслуги сотрудников. К таким заслугам может относиться все что угодно, по мнению руководителя. Премия подразумевает собой денежное вознаграждение сотрудника поощрительного характера.
Каждая компания самостоятельно решает, выплачивать премии или нет, такая информация регулируется внутренними документами. В таких документах прописывается основание для выплаты, суммы или процент от зарплаты, порядок и срок выплаты.
Премирование – это хороший способ привлечь сотрудников выполнять свою работу качественнее и в более короткие сроки. Предприятие будет более успешно развиваться, а это главная цель успешного бизнеса, поэтому многие руководители вводят систему премирования.
Основные поводы для премирования:
- за выполнение или перевыполнение плана;
- за качество проделанной работы;
- за высокие достижения;
- за индивидуальные заслуги или за успешную работу в коллективе;
- выполнение задания в короткие сроки;
- грамотное распределение ресурсов, времени.
Также случаи премирования можно поделить на следующие группы с возможными примерами:
- Количественные данные – выполнение задач по выпуску продукций, обеспечение работы оборудования без перерывов, сокращение времени на ремонтные работы, использование меньшего количества работников.
- Качественные – улучшение качества продукции или выполняемых услуг, снижение брака.
- Экономия ресурсов – снижение количества используемого сырья и материалов, снижение затрат при обслуживании техники.
- Рациональность – быстрое освоение новой техники, применение ее при работе, использование технологических нововведений, повышение загрузки оборудования.
Руководитель вправе установить, что премирование сотрудников происходит в связи с отсутствием недостатков, сбоя в работе, либо в связи с перевыполнением плана.
Размер доплаты можно установить:
- фиксированный;
- в виде процента от суммы (оклада, перевыполненного плана).
Оценка работы на предприятии может производиться в индивидуальном порядке, рассматривая результаты каждого работника, или в зависимости от комплексной работы, когда рассматривается, например, работа отдела в совокупности.
При ориентировании на индивидуальные показатели работников, выплачивать премию можно за личные показатели, к таким могут отнести:
- за качественное выступление на конференции;
- презентация фирмы, представление интересов предприятия;
- выполнение срочного задания;
- успешное прохождение переговоров;
- применение творческого подхода при работе;
- улучшение показателей;
- привлечение новых партнеров;
- укрепление позиций на рынке, улучшение показателей конкурентоспособности.
Премировать сотрудников могут и при наступлении определенных значимых событий:
- день рождение, юбилей;
- бракосочетание;
- рождение ребенка;
- длительная работа – выплата за выслугу лет.
В зависимости от прописанных условий премирования по результатам работы составляется приказ на премирование сотрудников. Также составляется список сотрудников, которым премиальные не положены.
Сначала разрабатывается внутренняя нормативная документация, в которой прописывается вся информация, касающаяся поощрения:
- сроки выплат;
- суммы – фиксированные или процент;
- частота выплат;
- причины премирования;
- характер выплат – разовый или постоянный;
- источники выплат премий.
Если не прописать все условия в локальных документах, то руководству придется прописывать все это отдельно в каждом новом заключенном трудовом договоре с сотрудником. Присутствие положения о премирования поможет избежать претензии со стороны проверяющих структур и исключить финансовые недовольства со стороны работников.
Далее определяют ряд лиц, выполненную ими работу, их результативность – количественные показатели. Устанавливается период выплаты (с ближайшей заработной платой, по окончании квартала, года).
Производится расчет суммы, в зависимости от установленных условий (фиксированная ставка, процент от зарплаты, процент от выполненный работы или от работы сверх нормы).
Составляется служебная записка в соответствии с разработанным ГОСТом, этот документ фиксируется в документообороте после согласования с руководителем фирмы.
Вполне вероятно, что подсчет количественных показателей работы, выполненной сотрудником, требует времени, поэтому часто премиальные выплачиваются в месяце, следующем после выполненной работы или по итогу квартала.
Служебная записка – это документ, который составляется по итогам работы для выделения человека или группы лиц для премирования. Служебная записка требует четкой формулировки, так как от нее зависит сумма выплаты, а также срок ее получения или отказа в выплате.
Помимо служебной записки к составленному в ней тексту необходимо приложить документы, подтверждающие обоснования премирования, можно выделить следующие группы:
- При выполнении или перевыполнении плана – необходимо предоставить производственные данные о выпуске продукции, оказанных услугах, осуществление нормы продажи за отведенное время (месяц, квартал, год).
- Непроизводственные заслуги, такие как многолетний стаж, наличие положительных отзывов о проделанной работе со стороны клиентов, поддержание имиджа фирмы – в этих случаях подтверждение могут предоставить кадровики, также любые упоминания в средствах массовых информации, результаты проведенных конференций будут подтверждением для премирования.
- Неожиданные обстоятельства – такие ситуации могут не быть зафиксированы в положении о премировании, но действия работника помогли избежать серьезных потерь, убытков, либо работник проявил себя с хорошей стороны в трудно решаемой ситуации. Для таких ситуаций потребуется составление отдельного приказа, в служебной записке потребуется описать количественные показатели результата действий работника и увязать их с положительным влиянием на предприятие в целом.
- Коллективное премирование – сумма премии каждого участника бригады будет выплачена в соответствии с информацией, отраженной в табеле, будет учтено количество отработанных часов и объем изготовленной продукции.
Важным моментом является своевременное предоставление служебной записки. Если в компании большой документооборот, то такой документ следует зафиксировать в специальном журнале документов.
Последней инстанцией, которая решает, выплачивать премию или нет, является генеральный директор или индивидуальный предприниматель. Составляет такой документ начальник отдела премированного сотрудника, иногда записка требует согласования и с другими начальниками отделов.
Могут возникнуть и ошибки при составлении, это часто бывает, если руководитель подразделения ошибочно оценил результат о выполненной работе сотрудников.
Работнику тоже стоит понимать, что не всегда выполненная работа без явных «косяков» должна быть обязательно премирована, за такую работу работодатель выплачивает зарплату.
Для ответственного за составление служебной записки важно, чтобы все данные отражали реальную картину, и эти показатели приносили прибыль или снижали затраты, поэтому все необходимо проверить несколько раз и не спешить, чтобы все обстоятельства были уже учтены. Грамотное премирование будет дополнительным поощрением для работников выполнять свою работу лучше и быстрее.
Существует унифицированная форма для премирования (Т-11), она не является обязательной, носит рекомендательный характер. Структура служебной записки включает в себя:
- «шапку» документа, включающую информацию о фирме;
- название документа;
- дата и номер исходящего документа;
- текст записки – причина премирования;
- указывается сотрудник или группа лиц, которым положено вознаграждение, с указанием должности каждого;
- указывается сумма премии или процент от суммы, который положен сотруднику;
- ставится подпись, должность и ФИО лица, ответственного за составление;
- указывается дата составления;
- место для согласования с руководителем фирмы, возможны поля для согласования с другими начальниками отдела.
Четких формулировок, за что положена премия, в законе не прописано, каждое предприятие самостоятельно регулирует, за что вознаградить и поощрить работника, главное помнить, что требуется соблюдать законодательство по отношению к налогообложению таких выплат. Именно на эти статьи обращают внимания проверяющие органы.
Чтобы при проверке у налоговых не возникало вопросов к премии, лучше использовать формулировку общего характера для выплат за непроизводственные заслуги. Например, в приказе указать премирование «за многолетний труд», а уже в положении о премировании или в коллективном договоре прописать более конкретно, что премия выплачивается по достижению 50-летнего возраста.
Образец
Иногда руководители избегают вопросов о премировании, потому что опасаются сделать ошибку. Данное видео поможет премировать сотрудников так, чтобы не опасаться ошибок.
Служебная записка от работника: цели и образец
Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:
- уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
- внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
- побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.
Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.
Виды записок
Рассмотрим основные виды служебных писем:
- о запросе информации;
- о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
- о направлении в служебную поездку или командировку;
- о премировании сотрудников.
Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма).
Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте. В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.
Правила составления
Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.
Пример служебной записки
Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:
- бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
- далее указывается наименование документа;
- вносится дата его составления и номер;
- описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
- ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.
Как подавать в электронном виде
На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.
Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя.
Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.
Образец документа
Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.
При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.
Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации.
В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.
Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника
Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.
Образец объяснительной
Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.
Как правильно написать служебную записку, образец
Срок хранения
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.
Внутри одного предприятия информация между структурными подразделениями передаётся при помощи информационных и справочных документов. Среди них стоит выделить докладную записку. Через неё обращаются к вышестоящему руководству с различными сообщениями или с просьбами принять решение по важным вопросам. Докладная записка хоть и внутренний документ, но имеет свои правила составления в зависимости от рабочих ситуаций и целей.
На выбор три образца бланков
Отображение в законе
В законодательных актах вы не найдёте термин «докладная записка». Виды служебной информации не содержит в себе даже Трудовой кодекс. Однако докладная записка имеет номер в классификаторе ОКУД – 0286041. Этот вид обмена информацией между работниками одной организации стоит на одном уровне со служебными и объяснительными записками.
Особенности докладных записок
Докладная направляется только в адрес вышестоящего руководства. Это и отличает её от других видов записок внутри одной фирмы. То есть в адрес тех, кто наделён полномочиями принимать важные решения для правильного функционирования деятельности компании. В документе должны присутствовать сведения, которые в зависимости от цели и предложений повлекут за собой определённые действия.
Разница между докладной запиской и служебной
Докладная записка направляется в адрес генерального директора, то есть по своеобразной вертикали. А служебная записка – это обмен информацией между работниками равного статуса. ОКУД не включает в себя сведений о служебных записках, поэтому она составляется работниками по личной инициативе.
Разница между докладной запиской и объяснительной
Объяснительная тоже направляется в адрес вышестоящего руководства, но главным отличием здесь является цель. То есть дать разъяснения сложившейся ситуации, чтобы сделать вывод о наличии (отсутствии) противоправных действий со стороны работника. Как и в случае с докладной, генеральный директор будет принимать решение, но это относится лишь к рассмотрению дисциплинарных нарушений. Объяснительная записка отражена в ОКУД и пишется по просьбе начальства.
ВАЖНО! Инициатива к написанию докладной записки может исходить как от работника, так и по требованию уполномоченных лиц в зависимости от ситуации. Этот документ имеет юридическую силу.
Функции докладной записки
Главная цель – передать директору главную информацию, за которой последуют определённые действия. Функции документа могут быть разными:
- Урегулировать спорные или конфликтные ситуации между сотрудниками одного статуса или между начальством и подчинёнными.
- Решить проблемы как на производстве, так и в административном управлении.
- Рационализаторские предложения, способные существенно улучшить работу производства.
- Чтобы разрешить долговременные конфликтные ситуации, то есть сообщить о своей позиции.
- Выразить несогласие с принятым ранее решением руководства.
- Направить жалобу об отказе работников следовать указаниям своего непосредственного начальника.
- Направить отчёт о проделанной работе.
- Решить вопрос о неправомерной передаче обязанностей.
- Довести до руководства случаи нарушения рабочего порядка.
- Сообщить о ситуациях, которые повлекли за собой материальный вред или травмы на производстве.
- Сообщить об отличительных результатах работы, которые требуют реакции вышестоящего начальства (премии, поощрения, награды).
При анализе документации любой из организаций, можно обнаружить несколько наиболее часто составляемых докладных.
По содержанию:
- информируемая, то есть оповестить руководство о текущем состоянии дел и необходимости принятия решения: выполнение работ (или части), сложные нюансы, варианты разрешения проблемных ситуаций;
- отчётная – сообщение об окончании всей работы или её части, а также о просьбе изложить дальнейшие распоряжения или разрешения спорных моментов;
- инициативная – составитель докладной излагает свой взгляд на скорое и успешное проведение работ или решения проблемных ситуаций.
По адресату:
- внешняя – документ отправляется от имени руководства одной организации в другую;
- внутренняя – вышестоящему руководству внутри одной организации.
СПРАВКА! В зависимости от предполагаемого адресата меняется и вид докладной записки. Внешняя записка составляется на фирменном бланке организации.
По фактам:
- о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
- о недобросовестном выполнении своих должностных обязанностей;
- о некорректном поведении, провокации конфликта, оскорблений;
- об отличных результатах работы, достойных внимания (поощрения, премия или награда).
Как правильно составить докладную
Инициировать написание записки может любой сотрудник предприятия. Но не стоит забывать о правилах субординации. На имя генерального директора документ составляет руководитель структурного подразделения. Нижестоящие сотрудники должны сначала обсудить возникающие вопросы со своим непосредственным начальником. А уже последний, если посчитает необходимым, сообщит об этом в главную дирекцию.
Сотрудникам разрешается напрямую направить документ генеральному директору, но с подписью непосредственного начальника. Исключение – жалоба на начальника подразделения. В этом случае его подпись не требуется.
Структура записки
Структура докладной записки имеет некоторые моменты, которые обязательны к соблюдению:
- События, причины, факты, из-за которых пришлось составить докладную. То есть получателю сразу должно быть понятно, что произошло.
- Варианты решения проблем и пути выхода из сложившейся ситуации, предлагаемые автором.
- Выводы и рекомендации автора.
Оформление
Требования к составлению докладной записки отражены в ГОСТ 6.30-2003. Документы, составленные с ошибками, могут потерять юридическую силу. Соответственно, при возникновении спорных ситуаций, не смогут выступить в качестве доказательственной базы.
Оформление внутренней докладной
Внутренняя докладная пишется как на компьютере, так и собственноручно на листе формата А4. Специальный бланк для неё не предусмотрен. В ней должно быть отражено:
- Наименование подразделения, от которого направляется записка. Эти сведения размещают в верхнем левом углу.
- Получатель записки (фамилия и инициалы), его должность и наименование подразделения. Указываются в правом верхнем углу.
- Название документа должно быть размещено посередине листа (допускается выравнивание по левому краю) и написано заглавными буквами, то есть ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
- Ниже указывается дата подписания докладной в формате день, месяц, год арабскими цифрами.
- Далее коротко излагается суть записки.
- Содержание составляется тремя обособленными блоками.
- В конце указывается должность автора, ставится его подпись с расшифровкой.
Оформление внешней докладной
Внешняя докладная записка – это, по сути, исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанные сведения в правилах внутренней докладной, распространяются и на внешнюю, но с добавлением нескольких моментов:
- Обязательное присутствие сведений об организации-отправителе.
- Данные об организации-получателе должны включать в себя наименование организации, индекс и полный адрес.
- Обязательно указание города, где был составлен документ.
- Подзаголовок, размещаемый ниже названия документа. Например, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, а ниже – «Касательно…» или «О…». То есть читающий сразу поймёт, о чём дальше будет идти речь.
- Документу присваивается исходящий номер в канцелярии предприятия.
- Обязательное отражение информации о составителе (исполнителе) письма с указанием контактного номера телефона.
Адресат внимательно изучают всю информацию, содержащуюся в докладной записке, и принимает решение. Дальнейшие указания он пишет на том же листе докладной. Это решение называется резолюцией, которая обязывает выполнять требования руководства.
Виды докладных записок. Скачать готовые бланки
На практике существует несколько видов докладных, которые чаще всего встречаются в деятельности организаций. Например, сообщение о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка, о неисполнении работников своих прямых обязанностей и о недобросовестном поведении.
Докладная записка о нарушении рабочих правил
Наиболее часто встречающий вид докладной записки. Только через неё фиксируется факт дисциплинарного нарушения. Этот документ является официальным его подтверждением, и поможет применить соответствующие дисциплинарные взыскания по отношению к виновному. В ней отражаются данные о проступке и о мерах, которые нужно применить. Например, об опоздании или несоблюдения требований администрации.
Скачать бланк – образец докладной записки о нарушении рабочих правил
Докладная записка о неисполнении своих прямых трудовых обязанностей
Такая докладная сообщит вышестоящему руководству, что работник не выполняет (или плохо выполняет) свои прямые трудовые обязанности, отражённые в трудовом договоре и должностной инструкции. В конце документа отражается просьба о дисциплинарном воздействии. Без докладной любые санкции в отношении работника признаются недействительными.
Скачать бланк – образец докладной записки о неисполнении трудовых обязанностей
Докладная записка о некорректном поведении
Уведомить начальство о недопустимом или некорректном поведении сотрудника на своём рабочем месте тоже можно при помощи докладной. Требования к наказанию виновника составляются таким образом, чтобы в будущем подобные ситуации не повторялись.
Обратите внимание, что такую записку может написать и сотрудник на своего непосредственного начальника вышестоящему руководству, когда тот допускает некорректное поведение в отношении своих подчиненных.