СВ-Принт

Составляя родословную, исследователь довольно быстро приходит к необходимости вести поиск в архиве. Можно приехать в архив лично, если есть такая возможность. Но часто проще составить запрос в архив и отправить его по почте. Как правильно составить запрос, чтобы через месяц получить нужную информацию? Разберем в этой статье.

Составить запрос в архив: цель обращения

Четко сформулируйте для себя цель вашего обращения в архив: что я хочу узнать?
Конечно же, «Я хочу узнать всё о прабабушке Фатинье Моисеевне Коробейниковой». Только по такому запросу вряд ли вам что-то ответят.

А вот если мы сформулируем так: «Получить запись о рождении Коробейниковой Фатиньи Моисеевны, родившейся в 1906-1910гг. в деревне Арсичи Мурашинского района Кировской области, чтобы узнать имена ее родителей». То вот на такой вопрос архив уже сможет ответить и найти информацию.

Какой архив нужен?

Определитесь в какой архив нужно отправить запрос. Это легко сделать, когда все первичные документы предков есть на руках, ведь там будет указано точное место интересующего события (например, рождения или брака) и временные рамки. Если непонятно, к какому району относится деревня или город, это легко ищется в поисковике.

Архивы бывают нескольких видов:

• Государственные: федеральные и субъектов федерации (муниципальные, районные, областные)
• Ведомственные: архивы структур и организаций, отраслевые архивы.

Поскольку я искала запись о рождении прабабушки, то мне нужно было сделать запрос в Государственный архив Кировской области (исходя из места ее рождения). Я зашла на сайт ГАКО в раздел контакты: почтовый адрес для писем (некоторые архивы до сих пор принимают только бумажные письма) и электронная почта (большинство архивов имеют электронные формы для обращения через сайт, что тоже очень удобно).

Онлайн поиск в архивах

Из контактов скопируйте правильное название архива (аббревиатура тоже подойдет), контакты (адрес, телефон, эл.почту), чтобы у вас всегда была под рукой эта информация и не пришлось заново искать в интернете, чтобы связаться с архивом.

Если вы пытаетесь установить судьбу погибшего в Великую отечественную войну прадеда, то вам понадобится архив военкомата по месту призыва или Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО). (У меня есть статья на эту тему)

Или если родственник был партийным, то его карточка о вступлении в партию должна храниться в РГАСПИ.

Какие документы есть в архиве?

У каждого архива есть опись фондов, которая поможет убедиться, есть ли вообще в этом архиве нужный вам документ. Опись фондов обычно есть на сайте архива.

Если в случае с небольшими муниципальными архивами можно попробовать уточнить по телефону наличие, например, метрической или похозяйственной книги, то областной архив не сможет дать подобную информацию, поскольку документов очень много.

Если на сайте архива нет описи фондов, то можно попробовать поискать ее на форуме или сайтах генеалогов-любителей. Если даже не найдется, то можно спросить у форумчан, наверняка, они смогут посоветовать, где искать.

Зная шифр Фонд-Опись-Дело, в архиве очень быстро исполнят запрос.

Архивная справка о рождении Константина Ивановича Новожилова в 1903 году в городе Златоусте. Составить запрос в архив получилось после получения сведений из книги одного из родственников, где были указаны имена детей Ивана Новожилова.

Не знаю шифр Фонд-Опись-Дело

Это не беда, главное в запросе в архив указать всю полную информацию (место и временные рамки). Когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то очень важно знать приход церкви, к которой относилась деревня или часть города, без этого сотрудник не сможет вам помочь, ведь архивные документы могут насчитывать сотни страниц, а без точных сведений найти запись о вашем предке практически нереально.

Например, я не знала точно Фонд-Опись-Дело, в которых могут быть метрические книги по д. Арсичи за 1906-1910 годы. Но воспользовавшись базой данных архива, уточнила, что деревня относилась к приходу Крестовоздвиженской церкви в селе Белозерье Мурашинского района.

Важный момент: приход мог меняться. Например, эта церковь была построена в 1830 году, до этого крестить и жениться ходили в другую соседскую деревню. Данную информацию тоже следует учитывать, и в зависимости от временного периода делать запрос в архив по нужному церковному приходу.

Образец: запрос в архив

Директору КОГКУ «ГАКО»

Адрес и контакты архива

От ФИО заявителя

Паспортные данные
(серия, номер, кем и когда выдан)

Почтовый адрес с индексом
(некоторые справки и копии
архив может присылать
в бумажном варианте)

Контактный телефон заявителя

Email.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Первый вариант запроса в архив, с указанием точных архивных сведений:

Прошу предоставить электронные копии списка раскольников прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского уезда Вятской губернии 1904 г. о семьях по фамилии Коробейниковы, проживающих в населенном пункте Арсичи (Займища подле речки Раменку). (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43-66).
Поскольку полученные мною ранее копии это списка (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43) с информацией о моем предке Коробейникове Моисее Яковлевиче, а также имеющийся в этом же списке Коробейников Филипп Яковлевич (его брат), дают основание полагать, что в этой деревне проживали и другие родственники.

Второй вариант запроса в архив, без указания точных сведений:

Прошу проверить имеются ли в метрической книге за 1859-1862 год прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского уезда Вятской губернии запись о рождении Коробейникова Моисея Яковлевича в деревне Арсичи (Займища подле речки Раменку). Прошу предоставить электронные копии страниц с записью о рождении.

дата Фамилия и инициалы

Сроки исполнения запроса в архиве

• Ответ из архива придет через месяц после обращения.
• Отправлено бумажное письмо: следует прибавить еще несколько дней, которые оно было в пути.
• Спустя месяц при согласии архива на исполнение запроса, вам пришлют счет на предоплату. Некоторые архивы работают без предоплаты, а кто-то присылает бумажный вариант договора и акт выполненных работ (все зависит от внутренних положений архива).
• После оплаты аванса, нужно написать в архив (или выслать им подписанный договор), что вы оплатили (можно так же приложить копию чека).
• Через месяц придет письмо. Окончательный счет, если ответ положительный и документ найден. Или письмо о том, что ответ отрицательный, но предоплату не вернут. У некоторых архивов очередь расписана на 2 года вперед, так что поиски могут затянуться. Но архив обязательно проинформирует об этом.
• После окончательной оплаты счета вам пришлют запрашиваемый документ по электронной почте, либо бумажным письмом (в зависимости от способа, который вы укажете в запросе).

Почему документов нет в архиве, и что делать?

Причин отрицательного ответа из архива может быть масса, рассмотрим основные.

Запрашиваемые документы отсутствуют

Документы одной области могут храниться в соседнем областном архиве (это связано с административно-территориальным делением, когда районы передавались или укрупнялись, а документы не всегда своевременно передавались на хранение).

Добросовестные работники архива посоветуют, куда написать. Я разыскивала документы о Лузском сельсовете Опаринского района, который сначала входил в состав Вологодской губернии, потом Архангельской, потом Северо-Двинской, потом Кировской области. Выяснилось, что некоторые документы по этому району попали в архив Костромской области, а часть хранится в архиве Великого Устюга.

Архивная справка по Опаринскому району о составе семьи по фамилии Поповы

Документы уничтожены или утеряны

Документы могли быть уничтожены во время войны, сгорели в пожаре, затопило архив, грибок покрыл страницы книги. Здесь ничего не поделаешь. Нужно искать другие источники информации. В этом поможет изучение форумов и описи фондов архива. Найдя дополнительные источники генеалогической информации, можно составить следующий запрос в архив.

Документы есть, но нужной информации нет

Возможно искались ошибочные сведения, и ваш предок родился в другой деревне, в другом году или имел другую фамилию при рождении.

Предки прибавляли себе годы, чтобы пойти учится или служить, меняли фамилию, чтобы скрыться от преследования и т.д. Может быть родители вашего прадеда отправились крестить младенца к родне в другую приходскую церковь. А может быть причина в их вероисповедании или национальности, поэтому в православных метриках их и вовсе не будет.

Жизненные ситуации очень разные. Именно этим и интересно составление родословной: можно почувствовать себя настоящим детективом, распутывая клубок жизни предков.

Мои предки Коробейниковы были старообрядцами, не делали записи в метрических книгах православной церкви. Поэтому найти запись о рождении прабабушки Фатиньи в 1906-1910 году я никак не смогу.

Дальнейшее изучение описи фондов показало, что есть список старообрядцев по приходу Крестовоздвиженской церкви села Белозерье за 1903-1904гг. Откуда можно узнать всех родственников по фамилии Коробейниковы.

При отрицательном ответе архива (записи или документы не найдены) нужно узнать в каких еще документах могут быть интересующие вас сведения. Изучайте тематические форумы, расспрашивайте родственников и других генеалогов и обязательно докопаетесь до истины.

Ответ из архива об отсутствии записи о рождении Прокопа Егоровича Перминова из деревни Сергаченки (Василия Казакова) Вятской губернии за 1901-1903 гг.

Читайте истории о семье на канале Яндекс.Дзен

Сколько стоит запрос в архив

В зависимости от вида архива запросы могут быть бесплатными и платными. Расценки регулируются внутренними нормативными актами архива. Обычно на сайте организации есть прейскурант на все услуги.

Нужно ли подтверждать свое родство для запроса в архив?

Когда речь идет о государственных архивах, то подтверждения родства у вас не спросят.

Составить запрос в ведомственный архив можно аналогичным образом, но будьте готовы предоставить справки и документы подтверждающие ваши родственные связи с предком или родственником. Некоторые ведомства даже могут попросить нотариально заверенные копии.

Вам будут интересны другие мои статьи по генеалогии:

Составление родословной с помощью пенсионного дела умершего родственника.

Документы для составления родословной 20 века

Приемыши и принятые во двор в России в 19 веке

Полезные сайты по генеалогии

Архив:как сделать запрос, связанный с восстановлением родственных связей и созданием родословного древа

Здравствуйте, уважаемые читатели. Поскольку тема поиска своих предков стала в последние годы популярной, многие “загорелись” желанием создать свое родословное древо, написать семейную энциклопедию или книгу жизни своего рода. Сразу скажу, что ресурсов на которых можно найти рекомендации для этой работы много, стоит всего лишь задать поиск в яндексе или гугле, типа ” как составить свою родословную”, ” как создать родословную книгу”.

Архивы: как сделать генеалогический запрос

На нашем ресурсе тоже есть .

Но сейчас коротко о том, где брать материал для родословной книги. После опроса родственников, и “шуршания” по семейным архивам, пора отправляться в архив. И самое простое дело отправиться государственный архив того областного центра в котором вы проживаете. В архиве, с хорошо отработанным алгоритмом работы с семейными историками,с вами проведут собеседование. Не пугайтесь! Это для того, чтобы определить насколько вы подготовлены к работе в архиве.

Исследователь-поисковик из меня какой? Определим степень своей готовности к работе

Совершенно очевидно, что если вы идете в архив впервые, и у вас всего-то навсего жгучее желание найти информацию о предках,то для работы в архиве подготовлены вы слабо. Кстати, к фондам вас не допустят. Только в читальный зал. Но в руки попадут исторические документы. И работать с ними надо знать как.

Не чувствуете в себе силы самостоятельно работать с архивными делами?

Сделайте генеалогический запрос, и служащие архива сами найдут нужную информацию.

Какой запрос делать?

Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос — запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
Генеалогический запрос — запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.
Запрос социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

На какие запросы архив должен отвечать?
Архив обязан отвечать не на все запросы, а только на такие, при написании которых выполнены определенные правила. Запрос должен содержать:

сведения о том, кто его написал – название организации или фамилию имя и отчество гражданина,
почтовый адрес, чтобы можно было ответить на ваш запрос по почте,
тему – то есть должно быть четко сформулировано, что именно вы хотите узнать, просто пересказывать историю своей семьи и высказывать желание, что вы хотели бы узнать что-нибудь еще, бесполезно, нужен конкретный вопрос,
хронологические рамки запрашиваемой информации – просить найти всех носителей вашей фамилии во всех документах архива бессмысленно, но попросить сделать это по определенному региону и хронологическому периоду вполне допустимо.

На запросы, в которых эти условия не соблюдены, архивы, скорее всего, просто не ответят. На остальные запросы ответить они обязаны, но иногда случаются и странные случаи – один архив, например, не мог отвечать на запросы, потому что вследствие тяжелого материального положения не имел конвертов (это совершенно реальный случай).

Архивисты меня не похвалят, но я все же дам маленький совет

После того как вы отправили запрос, имеет смысл позвонить в архив и узнать, получен ли ваш запрос, а потом звонить еще неоднократно, чтобы узнавать, как дела. Повторю, это из разряда “вредные советы”, но это действительно помогает.

Сроки исполнения тематического или генеалогического запроса установят по предварительному согласованию с вами – они зависят от сложности поиска нужной информации.
Запрос пишем на имя директора архива. Строгой формы запроса нет, главное, чтобы все было написано понятно.
Не надо спешить и просить составить вам родословную, двигайтесь постепенно.
Письмо пишете такое:
Директору архива такого-то
Адрес
От (ваше ФИО и адрес)
Заявление

Я, (ФИО), (если вы предполагаете, что вам могут быть предоставлены льготы, напишите это сразу, то есть ветеран войны, многодетная мать, персональный пенсионер и т.п.) прошу помочь мне в генеалогическом поиске (если вы считаете, что это может рассматриваться как тематический запрос или запрос социально правового характера, напишите об этом здесь, для этого нужно указать причину поиска, например, в связи с вопросом о наследстве).
Мой (степень родства) (ФИО), (такого-то) вероисповедания, родился в таком-то населенном пункте такого-то числа такого-то года, что указано в (таком-то документе, допустим, в свидетельстве о браке). Прошу, используя имеющиеся в вашем архиве метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его родителях и прислать копии имеющихся документов. Оплату гарантирую (этот пункт можете опустить, некоторые архивы выполняют часть запросов бесплатно).
С уважением
ФИО
Дата.

А теперь пояснения “если”
1) Если вы не знаете точно, когда ваш предок родился, можете быть менее конкретны, тогда надо написать: «по семейному преданию родился в таком-то населенном пункте примерно в таком-то году» и, соответственно, в заявлении попросите уточнить дату рождения.

2)Если ваш предок жил не в деревне, а в городе, особенно в большом, где было много церковных приходов, желательно знать его адрес (тогда, скорее всего, он был прихожанином ближайшего к месту жительства прихода). Может быть, архив и согласится просмотреть сведения обо всех приходах, но стоить это будет очень дорого.

3)Если поступил непрофильный запрос (например, вы перепутали Великий и Нижний Новгород и отправили письмо не туда), архив направляет его в нужный архив или пишет в ответе, что вы ошиблись, объясняя, куда нужно обратиться. Реакция на непрофильный запрос по закону не должна быть более 5 дней с момента поступления запроса в архив.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними – обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить.
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы.

Остались вопросы?

На сайте Федерального архивного агентства еще ответы на вопросы связанные с запросами по восстановлению родственных связей и создания генеалогического древа. Читайте

Запрос в государственный архив

Государственный архив является учреждением, предназначенным для хранения документации, имеющей важное историческое, экономическое, культурное и иное значение. Запрос в государственный архив составляется с целью истребования информации и/или документации по вопросам различного характера.

Файлы в .DOC:Бланк запроса в государственный архивОбразец запроса в государственный архив

Как работает архив

Государственный архив выполняет несколько функций, в числе которых ответственное хранение, учет и использование документов.

1. Ответственное хранение. Архив отвечает за переданные ему документы, предоставляет ограниченный доступ к документам, хранит конфиденциальность информации, обеспечивая безопасное хранение.
2. Учет документов. Документы, переданные на хранение в архив, систематизируются таким образом, чтобы их можно было без труда найти.
3. Использование документов. Как правило, в архивах есть читальный зал, куда обращаются посетители. Документы могут выдаваться и на руки для работы на дому или в иных учреждения. Также на основе документов архив выдает различные справки и ответы на запросы.

В общем виде все виды запросов в архив можно разделить на три группы:

• тематические (то есть запросы по поводу конкретного факта или обстоятельства);
• социально-правовые, то есть связанные с уточнением фактов, имеющих юридическое значение;
• генеалогические, то есть связанные с уточнением родословной. В некоторых государственных архивах можно заказать составление родословной. Как правило, данная услуга является платной.

Следует помнить, что часть информации о личности человека носит статус персональных данных и в удовлетворении части запросов касательно сведений о личности архив может отказать.

Как правило, запрос касательно персональных данных направляется либо субъектом, то есть обладателем данных, либо лицом или организацией, в установленном законом порядке определенными в качестве оператора персональных данных указанного субъекта. Порядок оформления согласия на обработку персональных данных регламентирует Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 года №152-ФЗ.

Если запрос касается ценных исторических или культурных данных, а также осуществляется в интересах следствия, то при составлении запроса необходимо будет приложить подтверждающие документы.

Как можно подать запрос

В настоящее время являться в архив лично, чтобы подать запрос, не обязательно. Для направления запроса можно:

• обратиться на портал Госуслуги (потребуется авторизация);
• прийти в МФЦ (услуга бесплатная);
• написать электронное письмо на адрес архива;
• написать обычное письмо, оформив отправку почтой России.

Ответы на запросы архив дает бесплатно.

Основные принципы обработки запросов архивами закреплены в Федеральном законе №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с ним запрос должен быть зарегистрирован в день поступления, а ответ на него архив должен предоставить не позднее 30-дневного срока. Если в этот срок архив не укладывается, то заявитель извещается о необходимости продления срока.

Поскольку архивные учреждения — система с разветвленной иерархией, достаточно часто заявители ошибаются и направляют запросы не в тот архив. В этом случае в течение пяти дней после получения запроса он должен быть перенаправлен в нужное место. Об этом составителя запроса также оповещают.

Как составить запрос

Законом не установлена форма для направления запросов в государственный архив. Главными условиями являются четкая формулировка, позволяющая дать однозначный ответ на запрос, и идентификация цели запроса.

На нашем сайте имеется типовой шаблон запроса в государственный архив, которым вы можете воспользоваться для своих целей.

Запрос, как правило, имеет следующую структуру:

1. начинается документ с «шапки», в которой указывается, куда направляется запрос, данные о лице, направившем запрос (Ф.И.О. или название организации, адрес, телефон, электронная почта);
2. ниже, по центру, располагается название документа «запрос» (иногда — «заявление»);
3. под названием документа со слова «прошу» излагается суть запроса. Например, «прошу вас подтвердить документально сведения о рождении и смерти моего прапрадеда, Власникова Петра Петровича, 1866 года рождения, место рождения — город Отрадный Самарской области»;
4. после изложения сути запроса указываются контактные данные для направления ответа (электронная почта, адрес);
5. завершается запрос датой и подписью составившего его лица или руководителя организации в случае, если запрос адресует юридическое лицо.

К запросам личного характера необходимо прикрепить копию документа, подтверждающего личность заявителя.

Если данных нет

В случае если архивное учреждение не располагает данными для ответа на запрос, оно в тридцатидневный срок обязано известить об этом отправителя запроса.

Аналогичным образом заявитель извещается и в случае, если запрошенная им информация обладает свойствами информации с ограниченным доступом, например, составляя коммерческую и иную тайну.