СВ-Принт

В этой должностной инструкции торгового представителя вы найдете полный перечень обязанностей, программу обучения, а так же готовый шаблон вакансии торгового представителя.

Кто такой торговый представитель?

В первую очередь, торговый представитель – это официальное лицо компании. Данная должность еще может встречаться под названиями: агент внешней службы, торговый агент, мерчендайзер, менеджер по активным продажам. Но суть работы одна – презентация продуктов компании клиентам и ведение продаж.

Должностные обязанности торгового представителя

Основное, что должен уметь торговый представитель:

• активно работать с клиентами;
• качественно представлять товар компании;
• обеспечить продажи на закрепленной за специалистом территории.

Торговые представители – мощная внешняя служба, без которой не может обойтись ни одна серьезная компания или фирма. Практически на 80% успех развития предприятия зависит от навыков торгового агента.

Разберем подробно, что входит в должностные обязанности торгового представителя.

Работа с клиентами – 15 золотых правил представителя:

• удерживать и пополнять клиентскую базу;
• заключать договора;
• совершать регулярные визиты к клиенту согласно плану в маршрутном листе. Цель визита – сбор данных по остаткам товара и составление нового заказа;
• посещать в установленный период все точки активных и потенциальных клиентов;
• следить за полнотой ассортимента товара и его выкладкой согласно стандартам мерчендайзинга;
• своевременно обновлять рекламный материал на точках;
• вести контроль отправки товара на точку в соответствии с заказом. Должны быть соблюдены сроки отправки, товар обязан прибыть в точности по комплектности, объему и наименованию продукции;
• следить за платежеспособностью клиентов, их задолженности перед фирмой. Всегда сообщать офису о возможной задержки оплаты клиента;
• торговый представитель может выполнять у клиентов инкассацию денег за выполненный заказ;
• быстро реагировать на пожелания или претензии клиентов относительно качества и количества поставленной продукции, стараться как можно быстрее исправить ошибки;
• следить за соблюдением всех условий договора, предотвращать нарушения;
• вести работу с сотрудниками на точках, проводить консультацию или презентацию по тому или иному товару, указывая на основные характеристики и преимущества продукции;
• обучать сотрудников на точке технике продаж и особенностям представления товара конечному покупателю;
• проводить мониторинг среди конкурентов, предоставлять офису все необходимую информацию об изменениях на рынке;
• вести контроль в период дегустаций и промоакций.

Отчетная документация – лучший метод объективной оценки.

Желаете улучшить свои показатели и сделать работу еще более результативной? Ведение документов поможет реально взглянуть на результаты своих действий и составить эффективный план.

В должностные обязанности торгового представителя входят такие документальные работы:

• ведение контактов клиентской базы;
• создание ежедневных, ежемесячных и квартальных отчетов по обороту товара;
• ведение аналитического отчета по каждому клиенту отдельно, благодаря общему анализу можно вывести общую картину работы и создать оптимальный план дальнейших действий;
• создание презентационного материала для клиентов, как в бумажном, так и в электронном виде;
• предоставление отчетов по финансовым и материальным расходам.

Основные требования к кандидату на должность торгового представителя:

• незаконченное высшее или же высшее образование;
• опыт работы (желательно);
• приятная презентационная внешность;
• опрятный внешний вид, официальный костюм;
• коммуникабельность, внимательность, ответственность;
• грамотная речь;
• отсутствие вредных привычек или судимости.

ТОП 5 основных навыков, которыми должен обладать торговый представитель:

• уметь вести переговоры;
• владеть искусством убеждения;
• уметь работать с возражениями и сложными клиентами;
• находить компромисс;
• совершать холодные звонки.

Торговый представитель с нуля – как сделать из новичка квалифицированного специалиста

Обучить новоприбывшего сотрудника на должность торгового представителя довольно легко и быстро. Для этого потребуется наставничество уже опытного сотрудника компании, несколько дней и четкий план обучения:

1. ознакомление с компанией, сотрудниками и трудовым рабочим порядком – несколько часов;
2. подробное разъяснение всех должностных обязанностей торгового представителя – несколько часов;
3. знакомство с продукцией фирмы и местом работы – 1 день;
4. теоретический тренинг о технике продаж и особенностях психологических приемов – 1 день;
5. практическая испытательная работа под наблюдением ответственного лица – 2-3 дня;
6. регулярное проведение обучающих семинаров для повышения квалификации торговых представителей – в среднем 1-2 семинара в месяц.

Данная должностная инструкция торгового представителя содержит все необходимые пункты для обучения агентов внешней службы. Все выше перечисленные обязанности и этапы подготовки выдержаны из опыта лучших компаний.

Как разместить объявление о вакансии
торгового представителя на более чем 40 сайтах за 1 раз

Чтобы кандидат на должность торгового представителя нашелся как можно быстрее, эффективнее всего разместить ваше объявление на максимальном количестве специализированных площадок по теме работы и вакансий. Таких как:

Однако, регистрироваться в ручную на каждой из них будет весьма муторно и трудоемко. Поэтому,проще и быстрее будет сделать это через специальный онлайн-сервис Jcat.

Какие удобства предоставляет данный сервис:

• Управление вакансиями на всех сайтах в 1 личном кабинете. То есть,чтобы обновить, продлить или снять вакансии с публикации нужно сделать всего 1 действие и изменения вступят в силу сразу на всех сайтах.
• Отклики и резюме со всех сайтов вакансий в одном списке. Выбирайте кандидатов и проводите собеседования. Сохраняйте историю работы по вакансии в личном кабинете. Система статусов позволит быстро найти нужного кандидата.
• Ответы кандидатам в 1 клик. Можно использовать встроенные шаблоны для ответа кандидатом или создавать свои.
• Отслеживание кандидатов на каждом этапе HR воронки. Деление кандидатов на группы: «Новые», «Подумать», «Телефонное интервью», «Собеседование», «Предложение о работе», «Принят на работу» — позволит не потерять кандидата ни на одном из этапов.

Попробуйте сервис Jcat по ссылке тут — это действительно удобно!

Общие положения

1. Документ регламентирует следующие аспекты профессиональной деятельности торгового представителя: должностные функции и полномочия, условия работы, права и сфера ответственности.
2. Принятие на должность и последующее увольнение торгового представителя осуществляется с помощью создания соответствующего распоряжения от имени руководителя предприятия. Данная процедура регулируется российским трудовым законодательством.
3. Непосредственным начальником торгового представителя является супервайзер.
4. При отсутствии торгового представителя (по причине командировок, болезни, отпуска), его задачи переходят сотруднику с соответствующим уровнем компетенции и необходимыми навыками – мерчандайзеру. Назначение замещения производится в соответствии с внутренними правилами предприятия.

К соискателю на должность торгового представителя предъявляются следующие требования:

• высшее (оконченное/неоконченное) или среднее специальное образование;
• наличие в/у категории В;
• владение навыками ведения переговоров;
• наличие опыта работы в торговой сфере от одного года.

Торговый представитель должен владеть следующей информацией:

• основы рыночной экономики, предпринимательской деятельности и сферы торговли;
• текущая конъюнктура рынка;
• классификация, характеристики и целевая направленность продаваемой продукции;
• стратегии ценообразования;
• основы менеджмента, микро- и макроэкономических процессов;
• принципы делового администрирования;
• способы проведения рекламных кампаний;
• основы торговли и управления;
• основы формирования и функционирования рынка;
• правила развития рынка и формирования спроса на продукцию;
• особенности конкретного сектора рынка;
• основы теории маркетинга;
• психологические особенности ведения продаж, принципы осуществления закупок и техники
• мотивации потребителей на приобретение продукции;
• внутренние распорядки на предприятии и правила по сохранению безопасности.

Торговый представитель должен обладать знаниями в области:

• этики ведения переговоров в деловом формате;
• правил создания деловых контактов;
• структуры управления организацией;
• актуальный форматов ведения отчетности;
• способов информационной обработки с применением актуальных коммуникационных средств и интернета;
• работы с персональным компьютером, программами Microsoft Office и офисной оргтехникой.

Должностные обязанности

К числу должностных обязанностей торгового представителя относятся следующие:

1. Разработка методик представления интересов организации на выбранном рыночном секторе.
2. Сбор сведений, которые дают общую характеристику принципам работы данного рыночного сектора (кривая спроса-предложения, ценообразование, политика конкурентов, потенциальные клиенты), прогнозирование путей развития рыночных секторов и оценивание перспектив этого прогресса.
3. Планирование проведения встреч с текущими клиентами, проведение переговоров по сделкам формата купля-продажа, действие от лица предприятия при подписании договоров.
4. Консультирование клиентуры и оказание квалифицированной помощи в оформлении спецификаций на продукцию, демонстрировании продукции и отправке сведений о спросе на интересующие товары.
5. Осуществление сделок формата купля-продажа, контролирование выполнения обязательств по имеющимся договорам (транспортировка продукции, ведение расчетов и отчетностей, сохранение запаса товаров на должном уровне, проведение мерчандайзинговых мероприятий на объектах).
6. Контролирование клиентов в вопросах выполнения обязательств по заключенным договорам (произведение оплаты в указанные сроки, приемка продукции), при выявлении нарушений – определение их причин и своевременное принятие мер по устранению неполадок.
7. Выявление потенциальных потребителей и продавцов, изучение сферы их нужд, консультирование по техническим и потребительским свойствам продукции, организация презентации продукции для потребителей и проведение иной активности рекламно-информационного характера.
8. Своевременное реагирование на претензии клиентов, касающиеся количества и качества поставок продукции в соответствии с договором.
9. Поддержание базы данных о текущих клиентах и степени их деловой добросовестности: ведение адресов, размеров закупок и продаж, степень финансовой стабильности, наличие претензий к предприятию касательно договоров, перечень требований к продукции.
10. Участие в создании маркетинговых стратегий и маркетинг-планов организации (по профильному рыночному сектору), участие в заседаниях, устраиваемых начальством компании для торговых представителей.
11. Посещение активных и потенциальных торговых точек в подконтрольном районе.
12. Заполнение отчетности о качестве и уровне дистрибьюции продукции и объемах продаж, прогнозирование дальнейших путей развития профильного рыночного сектора.
13. Координирование действий подчиненных сотрудников, в число которых входят мерчандайзеры, промоутеры, водители и т.д.

Права

Торговый представитель наделен следующими полномочиями:

1. Распоряжение ресурсами в финансовой и торгово-материальной сферах.
2. Подписание и заверение бумаг, которые затрагивают сферу компетенции.
3. Ознакомление с документами, которые определяют права и обязанности сотрудника, а также способы оценки выполнения профессиональных обязанностей.
4. Направление запросов начальству компании и прочим сотрудникам на предоставление сведений, требуемых для выполнения торговым представителем своих профессиональных обязанностей.
5. Требование помощи от начальства в организации создания должной организационно-технической среды и создания документации, нужной для выполнения профессиональных обязанностей.
6. Оповещение непосредственного начальства о недочетах проделанной работы и предложении способов их предотвращения в будущем.
7. Внесение инициатив по оптимизации рабочих процессов, подконтрольных сотруднику.

Ответственность

К действиям, которые повлекут за собой ответственность торгового представителя относятся следующие:

1. Некорректное исполнение или отказ от исполнения своих прямых обязанностей, которые предусматриваются данным документом – в рамках действия российского трудового законодательства.
2. Осуществление правонарушений в процессе выполнения рабочих обязательств.
3. Непредусмотренные траты выделяемых организацией средств.
4. Разглашение сведений об организации, носящих конфиденциальный статус.
5. Игнорирование требований и приказов, исходящих как от непосредственных начальников, так и от руководства компании.
6. Некорректное ведение отчетности, в т.ч. занесение в документацию заведомо искаженной информации.
7. Неоднократное превышение должностных полномочий.

Должностные обязанности торгового представителя

Торговый представитель — должностные обязанности этого сотрудника следует зафиксировать в особом документе, должностной инструкции. Попробуем разобраться в том, что именно должно содержаться в такой инструкции.

Что такое должностная инструкция торгового представителя?

Структура должностной инструкции

Кем является торговый представитель?

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Обязанности, возложенные на торгового представителя

Права торгового представителя и его ответственность

Что такое должностная инструкция торгового представителя?

Должностная инструкция — это документ, в котором закрепляются основные требования к тому, кто занимает определенную должность в компании, обязанности, возложенные на него, и права, которыми он наделен. В должностной инструкции торгового представителя фиксируются требования, предъявляемые к человеку, который:

• принимает заказы на продукцию компании;
• ведет поиск новых клиентов;
• занимается увеличением спектра продаж;
• осуществляет финансовый контроль в сфере работы с клиентурой.

Должностная инструкция не является обязательным документом, однако она чрезвычайно полезна и потому используется всё чаще.

Подпишитесь на рассылку

Структура должностной инструкции

Обязанности любого сотрудника фиксируются в его должностной инструкции. Обычно она состоит из следующих частей:

1. Общие положения. Здесь фиксируется общее описание должности, требования, предъявляемые к кандидату, а также место сотрудника в структуре компании.
2. Обязанности, возложенные на работника.
3. Права, которыми он наделен.
4. Ответственность сотрудника.

Кем является торговый представитель?

В первой части должностной инструкции должна содержаться информация о том, кто такой торговый представитель. Такая должность вводится на предприятиях, ведущих оптовую торговлю какой-либо продукцией. Как правило, представитель подчиняется супервайзеру — сотруднику, руководящему группой торговых представителей, работающих на определенной территории. В том случае, если должность супервайзера в компании не предусмотрена, представитель подчиняется начальнику отдела продаж или другой аналогичной структуры. Таким образом, торговый представитель относится к числу рядовых специалистов, а не руководителей. Всё это обычно отражается в первой части должностной инструкции.

Кроме того, там же фиксируются и требования, предъявляемые к работнику. Единого стандарта требований нет: в одних компаниях желают у себя видеть только обладателей вузовских дипломов с опытом работы в сфере продаж, где-то берут всех желающих и обучают уже в процессе. Как бы то ни было, если компания устанавливает какую-то минимальную границу по образованию и профессиональному стажу, эта граница должна быть зафиксирована в должностной инструкции.

Обязанности, возложенные на торгового представителя

Обычно на торгового представителя по должностной инструкции возлагаются следующие обязанности:

1. Поиск новых клиентов, которые готовы приобрести продукцию компании.
2. Переговоры с руководством торговых точек. Цель таких переговоров — получение новых заказов на поставку, а также контроль того, как используются остатки уже поставленных товаров.
3. Демонстрация максимального ассортимента продукции, предлагаемого компанией.
4. Контроль отправки заказов по торговым точкам.
5. Отслеживание задолженности клиентов.
6. При необходимости — инкассация наличности по платежам за уже поставленный товар или по предоплате.
7. Отслеживание претензий и рекламаций по товарам, поставленным клиентам.
8. Контроль за соблюдением договоров с клиентами.
9. Поиск новых клиентов.
10. Консультация покупателей по вопросам качества, ассортимента и потребительских свойств товаров.
11. Отслеживание информации о состоянии рынка в зоне своей ответственности.
12. Контроль за проведением рекламных акций, дегустаций и других мероприятий, направленных на продвижение товара.

Права торгового представителя и его ответственность

Для того чтобы любой сотрудник (в том числе и торговый представитель) мог исполнять свои обязанности, он должен иметь и определенный объем прав. Обычно в должностной инструкции фиксируются следующие права:

• обращаться к руководству с предложениями, касающимися улучшения работы;
• требовать содействия от руководства как организации в целом, так и подразделений содействия;
• повышать квалификацию, в том числе и с помощью прохождения курсов, требующих временного освобождения от профессиональной деятельности;
• получать необходимую материальную и информационную помощь.

Помимо этого, торговый представитель наделен всем объемом прав, предусмотренных трудовым законодательством.

Кроме прав в должностной инструкции описывается и ответственность, возложенная на торгового представителя. Этот раздел может содержать как указание на общие виды ответственности, так и особенности, касающиеся работы в конкретной компании. В частности, если сотрудник выполняет инкассацию или перевозит образцы товара, с ним заключается договор об ответственности. Это имеет смысл упомянуть в инструкции.

Личные качества торгового представителя

В сложном положении оказываются работодатели. Перед тем, как сделать предложение о работе, они проводят собеседование с несколькими кандидатами на должность. Кто из них лучше? Ответа нет, зачастую приходится опираться на интуицию или другие факторы.

Хотя, казалось бы, все просто: достаточно обратиться к объявлениям о вакансии. И что мы видим? От торгового представителя требуются: коммуникабельность, ориентация на результат, ответственность, предприимчивость, желание сделать карьеру в продажах, собранность, организованность, активная жизненная позиция, лидерские качества, честолюбие, исполнительность, стрессоустойчивость, амбициозность. На мой взгляд, перебор, хотя это далеко не полный список. Я уже представил себе подобного сверхчеловека и тут же понял, что работает он далеко не в продажах. Поэтому оставим все эти продукты недюжинной фантазии сотрудников кадровых служб, и рассмотрим четыре действительно значимых личных качества успешного торгпреда..

Первое и важнейшее — это разговорчивость. Нет-нет, не общительность, как ошибочно подумают одни, и не болтливость, как предположат другие, а именно разговорчивость — ярко выраженная способность человека войти на психологически чужую территорию, в неизвестный доселе магазин, и вступить в непринужденную беседу с незнакомыми людьми. В последнем предложении ключевым является сочетание незнакомые люди.

«Почему?» — спросишь ты. И я отвечу: просто общительный человек может быть душой своего круга, но замыкаться за его пределами. Торгпреду такое непозволительно, на его пути ежедневно встречаются люди, которые могут быть ему неприятны по разным причинам, например, из-за национальности владельца магазина. Или — ты наизусть знаешь всего Бальмонта, а в ключевой торговой точке делами заправляет крашеная перекисью водорода дама, матерящаяся и выплевывающая по семечке на каждом слове. В этой ситуации только по-настоящему разговорчивый человек сумеет войти в магазин, оглядеться, выбрать цель и практически сразу начать речь. Причем, составленную не из случайного набора слов, а осмысленную и логичную.

И самое худшее впечатление оставляет торговый представитель, сиротливо зажавшийся в углу магазина в ожидании «того самого момента». И тогда он еле слышно, сбиваясь на каждом слове, произносит: «Товар брать будете?» Это просто неприемлемо! Нужный человек — лицо, принимающее решение, может появиться в любой момент, и ты должен быть готов броситься к нему. Кстати, прошу не путать это качество с бесстыдством. Бесцеремонного человека видно сразу, и он в большинстве случаев проигрывает в магазинных сражениях. Болтай, но не переходи границу!

Второе существенное личное качество торгового представителя — это внутренняя независимость. Он работает не в команде, а индивидуально. Большую часть своего времени агент проводит в «полях», вне офиса, поэтому должен уметь принимать решения самостоятельно. Если же твой руководитель навязывает что-нибудь вроде «чувства локтя» или «командного духа», значит, он перепутал тебя и коллег с заводскими рабочими.

Третье качество, о котором следует упомянуть — высокая самодисциплина. Приступая к выполнению поставленных задач, приготовься к тому, что никто, кроме тебя, не сможет правильно организовать твое рабочее время, что необходимый объем работы всегда будет превышать временные возможности, что начальник не будет стоять ежеминутно за спиной и хлестать плетью, направляя в нужную сторону. Только твоя способность пересилить лень и недомогание, побороть сон и грамотно распланировать трудовой день принесет удачу. И тогда, как показывает опыт, всегда останется достаточно времени, чтобы пару часов потратить на обед, еще час — на перекур, заехать в детский сад за ребенком, забежать на строительный рынок… Можешь продолжить сам.

Четвертое качество, серьезно влияющее на успешность торгового представителя — это удивительная бесконфликтность. Полевая работа очень даже нервная! То в магазине характерами не сойдешься, бывает, что и «пошлют», а ты через неделю возвращаешься, и, как ни в чем не бывало, продолжаешь искать пути к сотрудничеству. А в офисе — супервайзер, начальники, кладовщики только и ищут повода, чтобы выразить недовольство твоей работой. А ты в ответ молчишь. Ты мудрей, ты знаешь — эмоции уйдут, останется результат.

И последнее важное качество успешного торгпреда — личное достоинство. Которое, кстати, нечасто встречается у современного человека. Но к чему я веду? Так уж сложилось, что значительная часть администрации торговых точек до сих пор остается под влиянием советской системы торговли, а потому продолжает исповедовать весьма специфичные принципы взаимоотношений с покупателями и, в особенности, с персоналом. Торговые представители не относятся ни к первой, ни ко второй упомянутой группе, и отношение к тебе будет еще хуже. Если ты не хочешь превратиться в раба какой-нибудь «Березки», бросающего все неотложные дела по первому звонку ее товароведа, а стремишься создать нормальные, уважительные, а, может, даже и партнерские отношения, веди себя достойно с первого дня. Не пресмыкайся, не склоняйся в подобострастной позе «чего изволите?», но избегай и другой крайности: собственной грубости, хамства и гордости. Никогда не забывай, что твой интерес к торговой точке всегда больше, чем ответный! Даже в распространенной в практике торгпредов ситуации отказа, в обиходе именуемой «послали», не уходи, хлопая дверью и расшвыривая в ярости чужой товар по полу. Уйди с видом «я и сам хотел удалиться». Поверь, это тебе зачтется.

И если ты не обнаружил у себя хотя бы одного из вышеперечисленных качеств, не отчаивайся: на свете есть множество других великолепных профессий. Конечно, можешь попытаться, но зачем же мучиться?

«Это, конечно, прекрасный анализ, — скажут мне, — но где же трудолюбие? Где это важнейшее качество характера хорошего работника? Как же без него?» Что я могу ответить? Труд торгового представителя полюбить очень сложно, попробуйте сами. И когда поймете, о чем идет речь, не требуйте того же от парня или девчонки, бегающих с тяжелым презентером по магазинам. Лучше вспомните о том, что взрослый человек, избирающий ту или иную работу, изначально настроен на максимально качественную, согласно его внутренним ресурсам, деятельность, и это главное. Я, к примеру, в это верю!