СВ-Принт

Приказ об отмене командировки

Сотрудникам организаций нередко приходится выезжать в различные служебные поездки. Но иногда запланированные командировки по разным причинам отменяются. Для того, чтобы грамотно провести отмену рабочей поездки, необходимо создать специальный приказ.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об отмене командировки .docСкачать образец приказа об отмене командировки .doc

По каким причинам может быть отменена командировка

Поводов, по которым заранее назначенная командировка впоследствии отменяется, может найтись довольно много. Наиболее распространенные:

• отсутствие актуальности поездки;
• перенос ее сроков;
• уход работника на больничный, незапланированный отпуск или отгулы (например, по семейным обстоятельствам);
• непредвиденные или чрезвычайные ситуации и т.п.

Зачем нужен приказ

Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.

Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.

Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.

Надо ли указывать в документе причину отказа от командировки

Поскольку ключевым условием создания приказа является внесение в него обоснования и основания, указание в нем реальной причины отказа от командировки (она рассматривается как обоснование) становится обязательным.

Также в приказ следует внести и основание, т.е. ссылку на пункт закона или внутреннюю бумагу предприятия (служебную записку, акт и т.п.), имеющую прямое отношение к данному распоряжению.

Формат приказа

Приказ об отмене командировки, как любой другой такой документ можно писать в произвольной форме. Связано это с тем, что на сегодня унифицированного образца для создания приказа нет. Исключение составляют ситуации, когда в организации имеется разработанный и утвержденный руководством шаблон документа – тогда, конечно, распоряжение надо делать по его типу.

Оформление документа

Оформление документа также может быть свободным. Приказ можно делать рукописным или печатным, только во втором случае подготовленное распоряжение надо обязательно распечатать. Для распечатки подойдет обычный лист бумаги или же специальный бланк с напечатанными реквизитами организации и логотипом.

Приказ следует делать в одном оригинальном экземпляре, но если надо, можно сделать дополнительные копии, которые также следует заверить надлежащим образом.

Кто должен подписать приказ об отмене командировки

Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись.

Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е. те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа).

Удостоверять готовый приказ печатью надо только тогда, когда это является условием, высказанным руководством организации.

Регистрация распоряжения

Информацию о выпущенном приказе надо внести в специальный журнал учета – он имеется в каждой организации и лежит обычно у секретаря. В журнал вполне достаточно вписать название и номер распоряжения, дату его выпуска. В случае необходимости, сведения, взятые из журнала, позволят не только подтвердить факт создания документа, но и без труда найти нужный приказ.

Хранение приказа

К распорядительной документации предъявляются определенные требования по хранению. В частности, после создания приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных лиц, документ следует подшить в папку с другими такими же актами. В ней он должен находиться в течение срока, прописанного в локальных бумагах фирмы или же период, установленный российским законодательством.

После того, как актуальность данного документа закончится, его можно передать в архив или же уничтожить (также с соблюдением указанной в законе процедуры).

Образец приказа об отмене командировки

Если перед вами встала задача по формированию приказа об отмене командировки, который вы раньше не делали, ознакомьтесь с приведенными здесь пояснениями и посмотрите пример документа – он наверняка поможет вам создать собственный бланк. Сложностей возникнуть не должно, особенно если вы будет придерживаться структуры и стиля, присущих распорядительной документации.

Первым делом впишите в приказ посередине строки:

• название организации (полное или сокращенное – неважно);
• наименование самого документа;
• его номер, дату и место его формирования.

Далее переходите к основной части. Тут напишите:

• обоснование и основание для создания распоряжения
• должность и ФИО работника, в отношении которого выпускается приказ об отмене командировки
• указание об аннулировании предшествующего распорядительного акта
• ответственного за исполнение данного приказа сотрудника

В заключение соберите все нужные подписи.

При необходимости вы можете внести в документ любую дополнительную информацию, которую считаете важной в вашем конкретном случае. Также укажите в приказе все прилагающиеся к нему бумаги.

Командировка 2015: оформляем по новым правилам

Командировка 2015: оформляем по новым правилам

В 2015 году бухгалтерам существенно облегчили труд по учету командировочных расходов. Изменения в нормативные документы в 2015 году вносились дважды: 8 января и 8 августа. Ряд документов был отменен, новые правила позволяют учитывать расходы по командировкам без лишних бумаг.

Как сейчас вести учет командированных работников, какие документы следует оформлять по новым правилам, читайте в специальной статье экспертов Норматива.

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке больше не нужны

8 января 2015 года вступили в силу изменения, внесенные в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее Положение о командировках). Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Существенные изменения коснулись пункта 7 Положения о командировках. Ранее срок пребывания в командировке подтверждался командировочным удостоверением. С 08.01.2015 этот документ отменен. Теперь период нахождения в командировке подтверждается проездными документами. Если работник отправился в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте, срок нахождения в командировке можно подтвердить путевыми или маршрутными листами, чеками АЗС и т. д.

С 8 января 2015 года утратил силу пункт 6 Положения о командировках. А это значит, что больше не нужно оформлять служебное задание. Документ включал в себя цель поездки, место назначения. Эти сведения подтверждали необходимость командировки. Чтобы у налоговой инспекции не было лишнего повода усомниться в целесообразности командировки, рекомендуем указывать цель и место командировки в приказе.

Пункт 26 Положения о командировках также изложен в новой редакции. Теперь командированные работники не обязаны составлять отчет о выполнении служебного задания. Единственный документ, который обязан представить работник, – авансовый отчет с подтверждающими документами.

Несмотря на то что командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны к применению, организации могут их использовать для внутреннего контроля. Такой порядок нужно закрепить в соответствующем локальном акте предприятия. Руководитель организации также может предусмотреть внутренним документом обязательное составление работником отчета о результатах командировки.

Ранее в приказе на командировку в качестве основания чаще всего указывались номер и дата служебного задания. Отныне в качестве основания для служебной поездки можно отметить следующие документы:

• служебная записка руководителя отдела. В записке можно указать, что работник командируется для подписания (согласования) документов;
• договор о выполнении работ (оказании услуг), если командировки предусмотрены данным договором;

• утвержденный план служебных командировок;
• приглашение на деловой семинар или конференцию и т. п.

Служебная записка при командировке на личном, служебном или арендованном транспорте

С 8 января 2015 года появился новый обязательный документ – служебная записка ( п. 7 Постановления от 13.10.08 №749). Этот документ стал необходимым для работников, которые отправились в командировку на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле).

С августа 2015 года служебную записку работник обязан написать при поездках как на личном, так и на служебном либо арендованном транспорте (управление транспортом по доверенности).

Фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки. К записке необходимо приложить документы, подтверждающие использование указанного транспорта (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.).

Стоит отметить, что служебная записка без оправдательных документов не дает права учесть затраты по проезду до места командировки и обратно, тем самым уменьшив налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Если подтверждающие документы утеряны или просто отсутствуют, компенсировать расходы сотруднику можно только за счет собственных средств организации (письма Минфина России от 20.04.15 № 03-03-06/22368, от 27.04.15 № 03-03-06/2/24237).

Если проезд к месту командировки совершен иным транспортом (поезд, самолет и т. д.), служебная записка не обязательна.

Письменное решение руководителя

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 внесено еще одно изменение. Ранее в Положении о командировках было сказано, что работники направляются в командировки по распоряжению работодателя. Сейчас в нормативно-правовом акте прописано, что распоряжение работодателя должно быть в письменном виде. В Положении о командировках не уточняется форма решения руководителя, поэтому таким решением можно считать и приказ о направлении работника в командировку.

Отменен журнал учета командированных сотрудников

Упразднение обязательного ведения журнала связано с отменой командировочных удостоверений. Правда, удостоверения отменили с января 2015 года, а журнал – только с августа.

Работодатели, которые для удобства и контроля до сих пор используют командировочные удостоверения, могут вести и журнал учета работников, выбывающих в командировку.

Сроки командировки можно подтвердить документами по найму жилого помещения

С 8 января 2015 года фактический срок командировки определяется по проездным документам.

С августа действует новое правило, которое касается срока командировки. Если проездные документы отсутствуют, срок фактического нахождения работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения — квитанции (талоны) и другие документы, которые оформлены в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг.

Если нет ни проездных билетов, ни документов по найму жилья, командированный сотрудник должен написать служебную записку.

Как с 2015 года отчитываться по командировке

С учетом вступивших в силу изменений сотрудник, вернувшись из командировки, должен представить следующие документы:

• авансовый отчет;
• документы о найме жилого помещения либо служебную записку;
• проездные билеты либо служебную записку при командировке на служебном, личном или арендованном транспорте. К служебной записке нужно приложить путевые или маршрутные листы, квитанции, кассовые чеки и т. д.;
• документы, которые подтверждают прочие командировочные расходы (договоры, акты, накладные, чеки и т. д.).

О налоговом учете командировочных расходов читайте в статье «Налог на прибыль и командировки».

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.

В России отменены командировочные удостоверения

Российские организации больше не должны выдавать сотрудникам командировочные удостоверения. Об этом говорится в Постановлении Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».

Документ вносит изменения в Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» и в Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».

Из обоих документов исключены упоминания командировочных удостоверений. Теперь оплата командировок будет производиться на основании билетов, в которых указаны даты отъезда и возвращения. Если же работник направляется в командировку на личном автомобиле, он должен будет сообщить об этом в служебной записке. К записке надо будет приложить чеки, квитанции, путевые листы и другие документы, подтверждающие слова работника.

Напомним, в командировочных удостоверениях ставились отметки, подтверждающие прибытие и убытие сотрудника. Отметки, заверенные печатью, могли проставить в гостинице или в принимающей организации. Во время командировок в страны, для посещения которых требуется виза, удостоверения не использовались. Время отъезда и приезда определялось по отметкам, сделанным при пересечении границы.

Предполагается, что отмена командировочных удостоверений позволит снизить нагрузку на бухгалтеров и других сотрудников, работающих с документами.

В соответствии с Постановлением Правительства России № 1595 от 29.12.14 г. командировочное удостоверение отменили еще с 08.01.2015 г. С тех пор никаких значительных изменений не произошло и в 2017 г. работодатели вправе отправлять сотрудников в служебные поездки на основании одного распорядительного документа. Почему может потребоваться наличие формы Т-10? Чем подтверждать пребывание специалиста в командировке? Ответы на эти и другие вопросы – далее.

Упрощение порядка оформления командировок заключается в отмене командировочного удостоверения, а еще служебного задание и отчета работника о проделанной работе. Изменения в постановление № 749 от 13.10.08 г. внесены упомянутым выше Постановлением № 1595. По общим правилам решение о необходимости командировки по-прежнему принимается руководителем компании, который утверждает сроки, цели и место рабочей поездки (п. 3, 4 Постановления № 749).

Согласно стат. 22 ТК работодатель также вправе самостоятельно разрабатывать ЛНА предприятия, включая положение о командировках, где может быть предусмотрено составление удостоверений по рекомендуемой форме Т-10 или по собственному образцу. При этом остается обязательным оформление сотрудниками авансовых отчетов в целях подтверждения произведенных расходов и представление первичных документов по затратам (счета, чеки, квитанции, билеты и т.д.).

Несмотря на то, что командировочное удостоверение в 2017 году отменили, контрольные органы не рекомендуют предприятиям спешить отказываться от их использования. И вот по каким причинам. Этот документ (наравне с авансовым отчетом) был необходим, прежде всего для подтверждения обоснованности произведенных расходов. Ведь по стат. 252 НК налогоплательщик вправе законно уменьшить полученные доходы на расходы при условии их оправданности и документального подтверждения.

Если речь идет о командировках, то на издержки относятся как суточные, так и оплата проезда, проживания и прочих сопутствующих поездкам трат. Основным первичным документом для подтверждения по-прежнему остается авансовый отчет. Однако при отсутствии удостоверения потребуется приложить к нему косвенно подтверждающие факт поездки документы – приказ руководителя о командировке и проездные (п. 2 стат. 252 НК). Фактический период пребывания специалиста в поездке подтверждается на основании проездных документов, а при их утере – документами о найме жилья (п. 7 Постановления № 749). При отсутствии и гостиничной документации потребуется служебная записка или другой документ с отметками принимающей стороны.

Как оформить документооборот командировок

В 2017 г. в обязательном порядке для оформления командировок необходимы всего 2 документа. Первый – приказ директора о поездке (можно использовать ф. Т-9/Т-9а), второй – авансовый отчет командированного специалиста о произведенных тратах. Если администрация предприятия решит в целях контроля и подтверждения затрат использовать командировочные удостоверения, эту норму следует закрепить в ЛНА – к примеру, в учетной политике или Положении о командировках.