СВ-Принт

Можно ли сдать 2-НДФЛ без ИНН работника: позиция налоговиков

На практике бухгалтеры зачастую сталкиваются с ситуацией, когда работники не могут сообщить ИНН. Связано это с тем, что сотрудники либо не знают свой номер, либо вовсе его не получали. Вообще, как отмечают авторы письма, ИНН присваивается каждому налогоплательщику (п. 7 ст. 84 НК РФ). В связи с этим учет физлиц в налоговых органах без присвоения ИНН законодательством не предусмотрен.
Для того, чтобы выяснить, какой ИНН у работника, ФНС советует зайти на сайт налогового ведомства в раздел «Электронные сервисы / Узнать ИНН». Здесь нужно ввести ФИО работника, дату рождения и паспортные данные. Если ИНН присвоен, он отобразится на экране. Если номера нет, то поле «ИНН в Российской Федерации» не заполняется. Об этом прямо сказано в разделе IV Порядка заполнения 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@). Таким образом, инспекторы не могут отказать в приеме 2-НДФЛ в случае отсутствия ИНН у налогоплательщика.
Другое дело, если в справке указан неверный ИНН (номер, присвоенный иному физическому лицу). В таком случае налоговому агенту грозит штраф, предусмотренный статьей 126.1 Налогового кодекса (см. «За неверный ИНН в справке 2-НДФЛ налоговый агент может быть оштрафован на 500 рублей»).

Обратите внимание: избежать ошибок при заполнении справок 2-НДФЛ можно с помощью веб-сервисов. В них среди прочего установлены актуальные справочники, которые обновляются без участия пользователя. При указании недопустимого значения сервис предупреждает об ошибке. Далее сервис либо автоматически подставляет верный вариант, либо подсказывает, как можно исправить ошибку.

Обязателен ли ИНН в справках 2НДФЛ?

Индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) присваивается каждому физическому лицу либо организации, учреждению, которые обязаны уплачивать в бюджет налоги или взносы.

Решение о введении таких номеров было призвано устранить путаницу в учете внесенных сумм при совпадении фамилии, имени и отчества физических лиц или наименований организаций, являющихся юридическими лицами.

Чтобы упорядочить и облегчить учет, индивидуальный номер присваивается один раз и не меняется ни при каких обстоятельствах: переезде, перемене фамилии и так далее.

Нормы закона

Законодательно присвоение любому налогоплательщику индивидуального номера закреплено НК, ст.84, п.7.

Для того, чтобы его получить, нужно принести в инспекцию заявление о присвоении ИНН, в котором указать:

• фамилию, имя и отчество;
• пол;
• полное наименование места своего рождения;
• число, месяц и год своего рождения;
• паспортные данные – серия, номер, дата и место выдачи;
• сведения о своем гражданстве.

В течение пяти дней с момента предоставления такого документа гражданина обязаны поставить на учет и выдать свидетельство определенного образца.

Порядок постановки на учет прописан в приказе ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@ Федеральной налоговой службы РФ.

Почему у работодателя может не быть этой информации?

При оформлении на новое место работы человек обязан принести туда определенные документы.

Все они перечислены в Трудовом кодексе:

• паспорт либо другой документ, который удостоверяет личность работника;
• трудовую книжку, если у человека это не первое место трудоустройства, и он не совместитель;
• СНИЛС;
• для военнообязанных – военный билет;
• диплом или свидетельство об образовании, если по должностной инструкции это необходимо.

Могут потребоваться еще дополнительные документы, но свидетельство о постановке на учет в налоговом органе не указано и в дополнительном списке.

Поэтому новый работодатель не может потребовать предоставления свидетельства и не может отказать в приеме, даже если работник сообщит об отсутствии ИНН. Можно только предложить ему пройти процедуру учета и предоставить копию документа или сообщить свой номер.

Где отмечается номер в справке?

Налоговый кодекс РФ требует от всех налоговых агентов, каковыми являются работодатели по отношению к своим работникам, предоставлять сведения о начисленных и удержанных суммах подоходного налога по окончании налогового периода.

Налоговым периодом для НДФЛ является календарный год.

Конкретный порядок предоставления сведений определен в Приказе ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@.

В нем утверждена форм 2НДФЛ и порядок заполнения. Во втором разделе — «Данные о физическом лице-получателе дохода», первое поле называется «ИНН Российской Федерации». Сюда и должен быть внесен номер, присвоенный работнику.

О том, зачем вести реестр 2-НДФЛ, читайте в нашем материале.

В чем разница 2-НДФЛ и 3-НДФЛ? Узнайте .

Обязательно ли нужно его указывать?

До недавнего времени на вопрос о том, обязательно ли нужно указывать ИНН, не было однозначного ответа.

Порядком заполнения 2НДФЛ четко указывалось, что это поле может не заполняться, если у работника ИНН отсутствует.

У организаций, сдававших отчетность по электронным каналам связи, незаполненное поле не считалось ошибкой и поводом для отказа в приемке.

Но 23 ноября 2015 г. Федеральная налоговая служба издала письмо, где рекомендовала внести изменение в программы приемки. Документ 2НДФЛ без ИНН работника признавались ошибочными, в приеме их работодателю должно быть отказано.

Многие работодатели попали в трудное положение.

Хотя письмо налоговой службы является рекомендацией и не может отменять приказ Минфина, разработчики стали менять программы, справки, без указания ИНН, отказывались автоматически, а за каждую несданную вовремя справку грозил штраф 200 руб.

Можно ли сдавать 2-НДФЛ без ИНН в 2020 году?

Для разрешения создавшейся ситуации ФНС РФ распространила новое письмо от 27 января 2016г., где четко разъяснила правила, которых будут придерживаться все инспекции при приемке справок:

• ИНН указывается только в случае предоставления работником документа;
• при отсутствии у работодателя документа поле может остаться пустым, и такая справка пройдет формально-логический контроль в программе приема ФНС;
• передающая сторона получит предупреждение о том, что указаны не все сведения, но справка будет принята.

Таким образом, с 2020 г. ИНН в справках 2НДФЛ не обязателен.

Действительна ли справка?

Справка 2НДФЛ без ИНН физического лица является действительной и всегда была таковой.

В Налоговом кодексе право разработки формы справки и порядка заполнения делегировано Минфину, а он в своем приказе четко определил, что заполнение этого поля считается необязательным.

Письма ФНС направлены на то, чтобы принимались максимально возможные меры для указания номеров, это упрощает учет и позволяет избежать ошибок.

Можно ли и где найти данные по паспорту или другим реквизитам?

Внесение в программу начисления заработной платы ИНН сотрудника намного упростит и работу бухгалтера, и взаимоотношения с инспекцией. Поэтому можно попытаться узнать ИНН работника на официальном сайте ФНС.

На странице сервиса «Узнай свой ИНН» нужно заполнить раздел «Сведения о заявителе», указав:

• фамилию, имя, отчество;
• дату и место рождения;
• серию, номер, дату и место выдачи паспорта.

Нажав кнопку «Отправить запрос», через несколько секунд вы получите ответ.

В каких случаях обязательно нужно предоставлять 2-НДФЛ на новое место работы?

Как заполнить 2-НДФЛ иностранцу? Смотрите .

Как отразить материальную помощь в справке 2-НДФЛ? Узнайте .

Что делать, если сам сотрудник не знает номер?

На сайте налоговой службы работодатель может не получить сведений, если, например, человек не получал свидетельство.

В этом случае нужно разъяснить работнику, что в его интересах лично посетить налоговую инспекцию, предъявив документы, и оформить документ в установленном порядке.

Можно сообщить ему, что, если он попросит справку 2НДФЛ для оформления кредита или ипотеки, банк, получив документ без указания ИНН, может отказать в предоставлении займа.

Как быть, если данные указаны неверно?

Может сложиться ситуация, когда работник сообщил номер без предоставления документов, а он принадлежит другому лицу, или допущена ошибка при написании.

Иногда бухгалтеры, чтобы справка гладко прошла проверку при приеме, вписывают в поле ИНН произвольные символы.

За каждый неверно указанный номер предусмотрен штраф в 500 рублей.

Нужно быть осторожными, не вписывать ничего лишнего и от работника требовать предъявления документа, сохранять копии свидетельств работников, распечатки ответов на запросы с сайта ФНС.

Перед тем, как сдать справки, следует тщательно проверить все номера.

На сегодняшний день предоставление работником сведений об ИНН не является обязательным, работодатель может без них обойтись.

В справке 2НДФЛ нужно правильно указать паспортные данные, другие сведения о работнике, чтобы налоговая инспекция могла правильно идентифицировать налогоплательщика.

Какие реквизиты обязательно должны быть в чеке, или Что такое ФФД?

Согласно изменениям, внесенным в Закон 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» все организации, занимающиеся продажей товаров и оказанием услуг, к 1.07.2019 обязаны иметь онлайн-кассы и отправлять фискальные документы (далее ФД) в налоговую.

В дополнение к закону выходили различные приказы — в частности, регулирующие список тегов для отображения в чеке. Первый такой приказ — № ММВ-7-20/229@ — вышел 21.03.2017. Ознакомиться с приказом и приложениями к нему вы можете .

Обратимся к таблицам в Приложении 2 к приказу № ММВ-7-20/229@.

В Таблице 1 «Наименования атрибутов реквизитов и их возможные значения» мы видим, что «Обяз.» — это «атрибут, указывающий на обязательность наличия реквизита в составе ФД и соблюдения его формата в составе ФД». Здесь есть важный момент: если значение атрибута указано вместе с символом «П», то это значит, что реквизит будет напечатан в чеке, если вместе с символом «Э» — что реквизит будет отправлен в налоговую (ПЭ означает, что реквизит будет и напечатан, и отправлен в налоговую).

Смотрим Таблицу 3. В ней расшифровывается обязательность заполнения реквизитов в зависимости от версии формата фискальных документов (далее ФФД):

• Для версии ФФД 1.0 значения «1» и «2» характеризуют обязательные поля, с «3» по «6» — рекомендованные, «7» — могут не включаться в состав ФД.
• Для версии ФФД 1.05 уже значения с «1» по «4» характеризуют обязательные поля, «5» и «6» — рекомендованные, «7» — могут не включаться в состав ФД.
• Для версии ФФД 1.1 значения с «1» по «6» характеризуют обязательные поля, и только поля, имеющие значение «7», могут не включаться в состав ФД.

Таблица 4 — «Перечень реквизитов ФД»:

• Тег 1018 — ИНН пользователя. Заголовок реквизита ФД в ПФ (в печатной форме) — «ИНН». Идентификационный номер налогоплательщика пользователя. Сюда автоматически вносится ИНН компании, юрлица, на которое зарегистрирована касса — НЕ ПУТАТЬ С ИНН КАССИРА! Это отдельный тег.
• Тег 1021 — кассир. В печатных документах — «КАССИР». Сюда должны вноситься «должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек (БСО) и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту)», то есть того, кто непосредственно работает с кассой.
• Тег 1203 — ИНН кассира. В печатных документах — «ИНН КАССИРА». Сюда должен вноситься «ИНН лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек (БСО) и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту)», то есть того, кто непосредственно работает с кассой.

Далее переходим к Таблице 19 «Реквизиты, содержащиеся в кассовом чеке (бланке строгой отчетности)» и находим интересующие нас теги:

• 1018 — П-1, Э-7 — то есть реквизит «ИНН» (напоминаем, что речь идет об ИНН организации) обязательно должен печататься в чеке, а вот его отправка в налоговую в электронном виде не является обязательной.
• 1021 — 2 (ПЭ) — то есть реквизит «КАССИР» (должность и фамилия лица, осуществившего расчет с клиентом) обязательно нужно и печатать, и отправлять в налоговую.
• 1203 — 4 (Э) — то есть реквизит «ИНН КАССИРА» рекомендуется отправлять в налоговую в версии ФФД 1.0 и обязательно отправлять в налоговую в версиях ФФД 1.05, ФФД 1.1. На чеках он не печатается.

09.04.2018 вышел приказ № ММВ-7-20/207@ — О внесении изменений в приложение № 2 к приказу Федеральной налоговой службы от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. Ознакомиться с приказом и приложением к нему вы можете .

Изменения (см. Приложение к приказу) коснулись Таблицы 19 — «Реквизиты, содержащиеся в кассовом чеке (БСО)»:

• Тег 1203 получил обязательность «7» (Э) — то есть согласно этому приказу реквизит «ИНН КАССИРА» может не отправляться в налоговую (напомним, что печатать его в чеке и раньше было не нужно).

Хотим подчеркнуть, что у тега 1021 как была, так и осталась обязательность 2 — реквизит «КАССИР» (ФИО и должность) должен и печататься в чеке, и отправляться в налоговую. То есть и на момент выхода первого, и на момент выхода второго приказа этот реквизит был обязательным, как и печать на чеке ИНН организации (тег 1018).

Что касается «ИНН КАССИРА», то, вероятнее всего, обязательность «7» (то есть фактически его необязательность) временная, так как в предыдущей редакции этот реквизит уже помечался как обязательный. Мы следим за этим вопросом и рекомендуем заполнять «ИНН КАССИРА» уже сейчас, чтобы уже не вспоминать об этом, когда обязательность поменяется (а судя по тому, что с каждой новой версией ФФД все больше полей становится обязательными, это точно случится).

Но, если вы категорически не хотите, пока ИНН кассира можно не задавать. При этом ФИО и должность сотрудника, который будет печататься как кассир, вы все равно указывать обязаны. И здесь вы можете сами выбрать, кого задавать — каждого сотрудника, использующего кассу, либо кого-то другого (например, генерального директора).

Мы рекомендуем исключительно первый вариант. По правилам кассовой дисциплины на каждое лицо помимо генерального директора оформляется доверенность на осуществление наличных расчетов, и ФИО того, кто принимает наличность или осуществляет прием платежей в наличной или безналичной форме, должны пробиваться в кассовом чеке. С другой стороны, вряд ли рядовой покупатель будет сверять данные человека, вручившего ему чек, с тем, что написано в чеке. Это верно. Но вот в случае налоговой проверки (когда инспектор в качестве тайного покупателя сверит ФИО в чеке с ФИО кассира) может выясниться, что лицо, осуществляющее расчеты с покупателем, не соответствует ФИО, указанному в чеке, а это ведет к нарушению закона и административному штрафу.

У сотрудника нет ИНН: заполнение и сдача расчета по страховым взносам в 2017 году

Можно ли сдать расчет по страховым взносам в 2017 году по сотруднику, если у него нет ИНН? Если можно, то как заполнить такой расчет? Может ли ИФНС отказаться принимать расчет при отсутствии ИНН? Что делать, когда у работника два ИНН? Давайте разбираться.

Отчетность по взносам в 2017 году

С 2017 года расчет и уплату страховых взносов администрируют ИФНС (гл. 34 НК РФ). С отчетности за I квартал 2017 года расчет по страховым взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование нужно представлять в налоговые инспекции.

Расчет по страховым взносам обязаны сдавать в ИФНС организации или ИП, если у них есть:

• сотрудники, работающие по трудовым договорам;
• генеральный директор – единственный учредитель;
• исполнители по гражданско-правовым договорам – физические лица.

Где в расчете указывают ИНН

Форма единого расчета по страховым взносам на 2017 год утверждена Приказом ФНС России от 10 октября 2016 № ММВ-7-11/551. При его заполнении расчета в некоторых его полях может потребоваться указать ИНН физических лиц, сведения о которых включаются в расчет. Так, к примеру:

• в приложении 9 к разделу 1 нужно отражать данные об иностранцах, временно пребывающих в России, если с их выплат в 2017 году начисляются взносы на социальное страхование по тарифу 1,8 процента (подп. 2 п. 2 ст. 425, абз. 2 п. 2 ст. 426 НК РФ). По строке 50 нужно указать ИНН иностранцев, выплаты которым в отчетном периоде облагались страховыми взносами;
• в приложении 1 к разделу 2 указываются сведения на каждого члена крестьянко-фермерского хозяйства (КФХ). По строке 040 нужно указывать ИНН;
• в подразделе 3.1 раздела 3 расчета нужно указать персональные данные сотрудника, которому выплачивали доход. По строке 060 – нужно указать его ИНН.

Обязателен ли ИНН

Теперь обратимся к Порядку заполнения расчета по страховым взносам, утвержденному Приказом ФНС России от 10 октября 2016 № ММВ-7-11/551. В этом документе, в том числе, определены условия об обязательности наличия ИНН физических лиц в составе расчета. Приведем цитаты из этого документа, касающиеся ИНН:

Условия указания ИНН в расчете

• «ИНН физического лица – иностранного гражданина или лица без гражданства в приложении 9 к разделу 1 по строке указывается при наличии» – п.18.3 Порядка;
• «в строке 040 приложения № 1 к разделу 2 указывается ИНН каждого члена крестьянского (фермерского) хозяйства, включая главу крестьянского (фермерского) хозяйства (при наличии)» – п.21.3 Порядка;
• «в строке 060 подразделе 3.1 раздела 3 указывается ИНН физического лица, присвоенный данному физическому лицу при постановке на учет в налоговом органе в установленном порядке (при наличии)» – п. 22.9 Порядка.

Таким образом, получается, что официальным нормативным-документов закреплено, что ИНН физического лица в составе расчета по страховым взносам указывается только при его наличии. Если у физического лица ИНН нет, то и указывать идентификационный номер налогоплательщики в расчете по взносам – необязательно.

ИФНС обязана принять от организации или ИП расчет по страховым взносам даже если у физического лица нет ИНН. Отказать в приеме расчета налоговики не вправе.

Что считается «наличием» ИНН

ИНН присваивается физическому лицу при первичной постановке на учет в качестве налогоплательщика (п. 9 Порядка, утв. приказом ФНС России от 29.06.12 № ММВ-7-6/435):

• по месту жительства;
• по месту пребывания (при отсутствии у физлица места жительства в РФ);
• по месту нахождения недвижимого имущества или транспортного средства (при отсутствии у физлица места жительства или места пребывания в РФ).

Насколько нам известно, некоторые бухгалтеры задаются вопросом о том «что считать наличием ИНН»? Ведь работодатель может попросту не знать о том, есть ли у работника идентификационный номер. Заметим, что свидетельство ИНН (индивидуальный налоговый номер) не упомянуто в статье 65 Трудового кодекса РФ как документ, необходимый при приеме на работу. Поэтому требовать его у сотрудника при приеме – нельзя.

Более того, даже сам работник может не обладать информацией о наличии у него ИНН. Ведь налоговики могли присвоить ему номер сами (например, по месту нахождения его квартиры или автомобиля).

Программа ИФНС автоматически сверяет расчет по страховым взносам со своими данными (базами) о наличии у физического лица ИНН. И если окажется, что в расчете не указан ИНН сотрудника, а фактически он существует, то такая отчетность форматно-логический контроль не пройдет. И приемный комплекс ИФНС автоматически откажет в приеме РСВ. Поэтому если гражданин России не знает или не помнит своего ИНН, уточнить его лучше через электронный сервис на официальном сайте ФНС России www.nalog.ru («Электронные сервисы» / «Узнай ИНН»).

Если несколько ИНН: проблемная ситуация

У физического лица может быть только один ИНН (единый на всей территории РФ по всем видам налогов и сборов) (п. 7 ст. 84 НК РФ). Однако в реальной жизни у работников или подрядчиков бывает два (или более) номера. Такое может быть, если, допустим, человек, проживающий в одном регионе и состоит на налоговом учете по месту жительства, приобретает недвижимость в другом регионе. ИФНС по месту нахождения недвижимости, получив сведения о регистрации прав на эту недвижимость, поставит физлицо на учет. Если при этом в базе ИНН номера нет, налоговики присвоят ему еще один ИНН.

Такая ситуация – наиболее проблематична при сдаче расчета по страховым взносам в 2017 году. Ведь может получится, что работодатель укажет ИНН, который ему известен, а в программе ИФНС будет значится другой номер. И тогда расчет не примут, поскольку программа налоговиков посчитает расценит регистрационный номер ошибочным.

Проблема усугубляется тем, что признать какой-либо из ИНН недействительным можно лишь при участии самого физического лица. Ему потребуется обращаться в ИФНС и просить аннулировать «задвоенный» номер. Однако ИНН, по общему правилу, получают в налоговой инспекции по местожительству (п. 22 Порядка, утв. Приказом Минфина России от 5 ноября 2009 № 114н). Означает ли это, что человеку потребуется обращаться в ИФНС по месту постоянной регистрации? А если человек работает в одном регионе, а прописан в другом? Неужели ему придется ехать в другой регион ради того, чтобы решить проблему с ИНН? Ответов на подобные вопросы в законодательстве, к сожалению, нет. А «расхлебывать», к сожалению, придется бухгалтеру ☹.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.