СВ-Принт

Отвлекающие факторы, и помехи в работе! Как избавиться?

Отвлекающие факторы. А теперь поговорим о том, как устранить помехи, мешающие эффективному использованию времени. Как вы, вероятно, знаете, частые бессистемные перерывы на посторонние занятия, которые не приносят никакой ощутимой пользы, являются величайшими «поглотителями времени». Когда человека отрывают окружающие или он сам отвлекается от работы, ему потом требуется 10-20 минут, чтобы вновь собраться с мыслями и войти в прежний ритм. А значит, если вас будут прерывать буквально каждые 10-20 минут, то вы и за целый день не сможете сделать ничего стоящего. Знакомая ситуация?

По своему опыту могу сказать, что в современном мире существует три основных вида отвлекающих факторов. Эти отвлекающие факторы особенно актуальны, если вы работаете дома, и особенно — если ваша работа требует использования компьютера и Интернета. Этими тремя «поглотителями времени» являются: 1) мобильные телефоны и SMS; 2) системы мгновенного обмена сообщениями (интернет-пейджеры) и Skype; и 3) электронная почта. Рассмотрим каждый из них по очереди.

Мобильные телефоны и SMS. Если вы никогда не игнорируете входящие звонки и эсэмэски, то фактически разрешаете окружающим отвлекать вас, когда им заблагорассудится. Хуже всего, если вы отвечаете на телефонные звонки и эсэмэски немедленно. Лично я делаю так: либо вообще отключаю сотовый, либо кладу его куданибудь, где он не будет мне мешать. Звуки входящих звонков у меня всегда выключены: я не хочу их слышать. В противном случае люди привыкнут к тому, что до меня всегда можно дозвониться, а, отправив эсэмэску, — получить мгновенный ответ. Почему это так опасно? Да потому, что тогда они будут считать немедленную реакцию нормой и станут поминутно беспокоить меня по мелочам. Поэтому призываю вас: отключите звуки мобильного телефона. Переведите его в бесшумный (вибро) режим и положите куда-нибудь подальше, чтобы он вам не мешал. Всё, телефона больше нет. Он больше не является вашей пятой конечностью (отвлекающие факторы). Теперь вы спокойно можете посвятить свое время углубленной, сосредоточенной работе.

Онлайн-альтернативой телефонной связи являются системы мгновенного обмена сообщениями и Skype. В общем, разнообразные программы, в которых имеется статус присутствия в сети. Стоит вам только его включить, как знакомые тут же начнут «стучаться» и отвлекать вас: «Привет, можно с тобой поговорить?» Выход в данном случае только один: включать статус присутствия только в течение нескольких часов в день. Установите для этого определенное время: скажем, вы доступны для общения только с 11:00 до 12:00 и с 16:00 до 17:00.

Кстати говоря, то же самое полезно проделать и с телефоном: настроить автоответчик таким образом, чтобы он сообщал звонящим: «Привет, сейчас я не могу подойти к телефону. Обычно я отвечаю на звонки с 11:00 до 12:00 и с 16:00 до 17:00. В это время я также доступен по электронной почте и через интернет-пейджер. Если у вас срочное дело, свяжитесь со мной в указанное время или просто оставьте голосовое сообщение. Я перезвоню вам в названные часы». Так вы сможете приучить людей не отрывать вас по пустякам и не рассчитывать, что вы обязательно снимете трубку. Привыкнув, они будут совершенно нормально воспринимать, что не смогли с вами связаться сразу и должны подождать несколько часов. В современном мире не бывает вопросов, которые не могли бы подождать как минимум пару часов.

Перейдем теперь к третьему и самому мощному отвлекающему фактору — электронной почте. В сегодняшних условиях, пожалуй, нет более страшного «пожирателя» времени и внимания, чем электронная почта. Беда, собственно, даже не в том, что почты слишком много, а в том, что у нас вырабатывается пагубная привычка постоянно ее проверять. Хуже того, почтовая программа еще и отвлекает нас уведомлениями о приходе новых сообщений, показывая всплывающие окошки и не давая расслабиться. Дзинь! Вы слышите звуковой сигнал и сразу же переключаете внимание. Нажимаете на уведомление, и на экране появляется новое письмо… В таких условиях почти невозможно не поддаться соблазну!

Чтобы перестать отвлекаться на проверку электронной почты, я советую следующее. Во-первых, закройте почтовую программу или веб-интерфейс. Пусть это окно будет открыто только в том случае, если вы сознательно выделили время на разбор почты и написание ответных писем. Особенно важно отключить звуковые сигналы и всплывающие окна — источник нескончаемых помех в работе. Я, например, ежедневно получаю десятки и даже сотни писем. Несложно прикинуть, что если при таком количестве корреспонденции не отключить всплывающие окна и звуковые сигналы, то вы будете отвлекаться на проверку почты каждые несколько минут, что в итоге сведет вашу продуктивность на нет.

Лучше всего, если вы, следуя вышеописанному методу, будете выделять для электронной почты и телефонных звонков строго определенные часы. Я называю этот метод «регламентацией помех». Установите время, в течение которого вы сможете заниматься разбором почты и будете доступны для общения на случай, если кому-то нужно срочно с вами связаться.

Если вы научитесь бороться с тремя вышеописанными источниками помех (а это, напомню, мобильный телефон, интернет-пейджер, электронная почта, а также всевозможные разновидности этих систем), то сделаете гигантский шаг на пути к устранению «Отвлекающие факторы». В идеале желательно отключить вообще все средства связи и, как рекомендует Питер Друкер, отвести для сосредоточенной работы достаточно крупные «блоки» времени: по полтора часа, не меньше. Это вполне по плечу любому. И еще полезно использовать обычные кухонные таймеры или их цифровые аналоги. Купить такой таймер можно всего за 5-10 долларов, например на сайте amazon.com. Установите таймер на час или полтора, исключите все отвлекающие факторы и сосредоточьтесь на одной важной задаче. Это наилучший способ справиться с помехами и «поглотителями времени».

Поделитесь или сохраните себе, чтобы не забыть!

Александр Фадеев

Добавь в закладки: https://fadeev.su

Вокруг шум. Как избавиться от отвлекающих факторов и повысить продуктивность

Шум, прось­бы кол­лег и муль­ти­за­дач­ность — три глав­ных от­вле­ка­ю­щих фак­то­ра в офи­се. Пра­виль­но ор­га­ни­зо­вать ра­бо­чий про­цесс — в первую оче­редь за­да­ча ру­ко­вод­ства, а не со­труд­ни­ка. «Цех» рас­ска­зы­ва­ет, как на­ла­дить ра­бо­ту ко­ман­ды и соз­дать ком­форт­ные усло­вия для всех.

Ком­па­ния Steel­case, за­ни­ма­ю­ща­я­ся про­из­вод­ством ме­бе­ли для офи­са, в ходе ис­сле­до­ва­ния вы­яс­ни­ла, что в те­че­ние ра­бо­че­го дня со­труд­ник в сред­нем от­вле­ка­ет­ся каж­дые три ми­ну­ты. Одна из при­чин — опен­спей­сы. Из­на­чаль­но та­кое устрой­ство офи­са было за­ду­ма­но, что­бы со­труд­ни­ки охот­нее об­ме­ни­ва­лись опы­том и об­ща­лись друг с дру­гом. Од­на­ко со­глас­но от­че­ту Ox­ford Eco­nom­ics, идея обер­ну­лась пол­ным кра­хом: по­ло­ви­на ра­бот­ни­ков жа­лу­ют­ся на плохую зву­ко­изо­ля­цию и, как след­ствие, сни­же­ние кон­цен­тра­ции. Боль­шин­ство пред­по­чи­та­ет не со­об­щать о про­бле­ме на­чаль­ству и про­сто уеди­ня­ет­ся в даль­нем углу, гу­ля­ет на све­жем воз­ду­хе в пе­ре­ры­вах или слу­ша­ет фо­но­вую му­зы­ку в на­уш­ни­ках.

Мно­гие счи­та­ют, что по срав­не­нию с офи­сом уда­лен­ная ра­бо­та бо­лее ком­форт­на и вы­год­на как со­труд­ни­кам, так и ра­бо­то­да­те­лям. Это под­твер­жда­ет ряд на­уч­ных пуб­ли­ка­ций и биз­нес-кей­сов. Так, к при­ме­ру, эф­фек­тив­ность со­труд­ни­ков од­ной ки­тай­ской ту­ри­сти­че­ской ком­па­нии уве­ли­чи­лась на 13% по­сле того, как пер­со­на­лу раз­ре­ши­ли ра­бо­тать из дома. Тем не ме­нее, уда­лен­ная ра­бо­та — не един­ствен­ный спо­соб огра­дить себя от от­вле­ка­ю­щих фак­то­ров.

Шум как ис­точ­ник стрес­са

На пер­вый взгляд ка­жет­ся, что все­му ви­ной — гром­кие раз­го­во­ры и от­сут­ствие зву­ко­изо­ля­ции в от­кры­том по­ме­ще­нии. Од­на­ко док­тор пси­хо­ло­гии Най­джел Осе­ланд, про­ана­ли­зи­ро­вав дан­ные ста неза­ви­си­мых ис­сле­до­ва­ний, убе­дил­ся, что гром­кость ме­ша­ет лю­дям лишь в 25% слу­ча­ев. Важ­нее кон­текст шума, от­сут­ствие кон­тро­ля над си­ту­а­ци­ей и пер­со­наль­ная чув­стви­тель­ность к по­сто­рон­ним зву­кам. Если вы хо­ти­те ре­шить про­бле­му шума в офи­се, нель­зя иг­но­ри­ро­вать осо­бен­но­сти зву­ка как фи­зи­че­ско­го яв­ле­ния и его вос­при­я­тия че­ло­ве­ком.

В схо­жем клю­че об этой про­бле­ме рас­суж­да­ют и ав­то­ры дру­го­го ис­сле­до­ва­ния — Дай­анн Бер­ри и Сай­мон Бэн­бе­ри. Они под­чер­ки­ва­ют, что по­сто­рон­ние шумы не толь­ко от­вле­ка­ют, но так­же уве­ли­чи­ва­ют стресс и умень­ша­ют уро­вень удо­вле­тво­рен­но­сти ра­бо­той.

Анна Кинг, ос­но­ва­тель ком­му­ни­ка­ци­он­но­го агент­ства In­for­mare и кон­суль­тант в об­ла­сти ди­зай­на, от­ме­ча­ет: наи­боль­ший дис­ком­форт при­но­сят зву­ки, не свя­зан­ные с на­ши­ми те­ку­щи­ми за­да­ча­ми или те, чей ис­точ­ник мы не мо­жем кон­тро­ли­ро­вать. То есть дело не столь­ко в гром­ко­сти, сколь­ко в типе шума. До­гад­ки Кинг под­твер­ди­ли ис­сле­до­ва­те­ли из Скан­ди­на­вии Ан­дерс Кьелль­берг и Бер­тил Норд­стром: они об­на­ру­жи­ли, что вне­зап­ный гро­хот раз­дра­жа­ет силь­нее, чем фо­но­вый шум. А, к при­ме­ру, звук ра­бо­та­ю­ще­го прин­те­ра или дру­гих тех­ни­че­ских устройств дей­ству­ет на нер­вы тем, кто за­нят чем-то дру­гим, но не тем, кто рас­пе­ча­ты­ва­ет до­ку­мент. Сре­ди дру­гих непри­ят­ных шу­мов ра­бот­ни­ки на­зы­ва­ют нераз­бор­чи­вую речь или ше­пот кол­лег.

Смарт­фо­ны и муль­ти­за­дач­ность

В 2017 году груп­па уче­ных про­ве­ла ис­сле­до­ва­ние, на­сколь­ко га­д­же­ты вли­я­ют на ра­бо­чий про­цесс. Во­семь­сот доб­ро­воль­цев по­де­ли­ли на три груп­пы, при этом всех по­про­си­ли от­клю­чить звук и виб­ра­цию мо­биль­ных те­ле­фо­нов. Те­ле­фо­ны участ­ни­ков из пер­вой груп­пы ле­жа­ли пе­ред ними на сто­ле, экра­ном вниз. Га­д­же­ты участ­ни­ков вто­рой груп­пы на­хо­ди­лись в сум­ках или кар­ма­нах. Тре­тью груп­пу по­про­си­ли оста­вить те­ле­фо­ны в со­сед­ней ком­на­те. За­тем каж­дой из групп дали несколь­ко за­да­ний.Со­по­ста­вив от­ве­ты на те­сты раз­ных групп, ис­сле­до­ва­те­ли об­на­ру­жи­ли сле­ду­ю­щую за­ко­но­мер­ность: те, чьи те­ле­фо­ны оста­лись в дру­гой ком­на­те, по­ка­за­ли наи­луч­шие ре­зуль­та­ты, а хуже всех спра­ви­лась груп­па, у ко­то­рой га­д­же­ты ле­жа­ли пе­ред ними на сто­ле.

Вы­хо­дит, что даже само при­сут­ствие те­ле­фо­на на­по­ми­на­ет о дру­гих де­лах и за­став­ля­ет нас от­вле­кать­ся от ра­бо­ты.

«Мне толь­ко спро­сить»

Прось­бы кол­лег ча­сто от­вле­ка­ют и ме­ша­ют ра­бо­тать. По­че­му в та­ком слу­чае неко­то­рые со­труд­ни­ки не мо­гут от­ка­зать дру­гим? Дело не толь­ко в веж­ли­во­сти. Вот три наи­бо­лее рас­про­стра­нен­ные си­ту­а­ции:

Чья-то за­да­ча ин­те­рес­нее сво­ей ра­бо­ты

В ва­шей ко­ман­де есть ра­бот­ни­ки, ко­то­рые лег­ко от­зы­ва­ют­ся на по­мощь дру­гим кол­ле­гам, де­ла­ют это ре­гу­ляр­но и с боль­шой охо­той? Воз­мож­но, это сиг­нал о том, что пора раз­но­об­ра­зить ру­ти­ну и пред­ло­жить ва­ше­му под­чи­нен­но­му но­вые за­да­чи, что­бы та­лант­ли­вый и раз­но­сто­рон­ний че­ло­век не ску­чал.

Нра­вит­ся чув­ство­вать себя нуж­ным и от­зыв­чи­вым

Ино­гда люди по­мо­га­ют дру­гим, про­сто по­то­му что им нра­вит­ся это де­лать и они не уме­ют от­ка­зы­вать. До та­кой сте­пе­ни, что од­на­жды это на­чи­на­ет вре­дить их соб­ствен­ной ра­бо­те. К хо­ро­ше­му быст­ро при­вы­ка­ешь — и дру­гие со­труд­ни­ки мо­гут поль­зо­вать­ся та­кой бес­ко­рыст­ной от­зыв­чи­во­стью.

На­чаль­ство смот­рит сквозь паль­цы

По­мощь кол­ле­ге не долж­на от­вле­кать от ос­нов­ных ра­бо­чих за­дач. Если прак­ти­ка вы­пол­не­ния за­дач за дру­го­го пре­вра­ща­ет­ся в ру­ти­ну, это го­во­рит о том, что ру­ко­вод­ство либо не в кур­се про­ис­хо­дя­ще­го, либо ни­ка­ким об­ра­зом не ре­а­ги­ру­ет на си­ту­а­цию.

Как устра­нить от­вле­ка­ю­щие фак­то­ры

Бен Бри­ар­ли, биз­нес­мен и коуч, де­лит­ся со­ве­та­ми, как по­бе­дить от­вле­ка­ю­щие фак­то­ры на ра­бо­те.

Уста­но­ви­те пра­ви­ла мен­тор­ства

Зло­упо­тре­бить по­мо­щью кол­ле­ги лег­ко, ко­гда все, что для это­го тре­бу­ет­ся — это по­вер­нуть свое крес­ло на 90 гра­ду­сов или прой­ти пол­мет­ра до его сто­ла. Со­всем дру­гое дело — ко­гда нуж­но от­пра­вить за­прос по по­чте или спер­ва об­ра­тить­ся к ру­ко­во­ди­те­лю от­де­ла, что­бы он на­зна­чил по­мощ­ни­ка по те­ку­щей за­да­че. Бри­ар­ли ре­ко­мен­ду­ет фор­ма­ли­зо­вать неофи­ци­аль­ный про­цесс мен­тор­ства в кол­лек­ти­ве, если бес­ко­неч­ные прось­бы кол­лег до­став­ля­ют слож­но­сти од­но­му из со­труд­ни­ков.

Вве­ди­те штра­фы

Пра­ви­ла тре­бу­ют кон­тро­ля и… на­ка­за­ния при их несо­блю­де­нии. Уме­ние и го­тов­ность ока­зы­вать по­мощь кол­ле­гам до­стой­ны по­хва­лы, но чу­жие за­да­чи не долж­ны от­ни­мать слиш­ком мно­го вре­ме­ни со­труд­ни­ка. Дай­те по­нять лю­би­те­лям ра­бо­тать за чу­жой счет, что та­кое по­ве­де­ние не оста­нет­ся без по­след­ствий. Без пра­вил ра­бо­чий про­цесс рис­ку­ет пре­вра­тить­ся в на­сто­я­щий хаос.

Об­суж­дай­те пра­ви­ла с со­труд­ни­ка­ми

Пра­ви­ла не име­ют смыс­ла, если вы не объ­яс­ня­е­те кол­лек­ти­ву, за­чем вы их вве­ли. Про­го­во­ри­те си­ту­а­цию, рас­ска­жи­те о сво­их на­блю­де­ни­ях от­но­си­тель­но от­вле­ка­ю­щих просьб и сни­же­нии про­дук­тив­но­сти по­мо­га­ю­щих, и о том, как вы ви­ди­те ра­бо­чую эти­ку. Объ­яс­ни­те, по­че­му вы ре­ши­ли фор­ма­ли­зо­вать про­цесс мен­тор­ства и будь­те го­то­вы к об­рат­ной свя­зи.

12 советов как отвлечься от работы

Как отвлечься от проблем на работе

1. Будьте пунктуальны.

Эта привычка решает ряд других проблем, в частности приучает все делать во время, повышает производительность. Хотя, есть разные причины опоздания. Итак, заставляя себя быть пунктуальными, вы программируете свой мозг на выполнение своих обещаний, а значит, и концентрироваться на главном.

1. Выполнение задач.

Выполняйте только самые важные на ваш взгляд задачи! Например, вы не станете реагировать на просьбы сотрудника выполнить его работу только потому, что вас хорошо об этом попросят, т. к. вы знаете цену своего времени!

1. Последовательность и планирование.

В первую очередь необходимо выполнять только те дела, которые помогут достичь цели всего рабочего дня. Остальные — по мере необходимости. Выберите 4 задания, которые надо выполнить сегодня и сегодня же увидеть их результат. Запишите и следуйте плану.

1. Вспомогательные средства от шума.

Если в офисе / доме царит шум и неразбериха, пользуйтесь наушниками для работы. Комфортное (тихое) место существенно повлияет на результат.

1. Музыка.

Этим советом пользуются не все, но во многих случаях это работает. Вы можете составить свой плейлист любимой / релаксирующей / вдохновляющей музыки. Это не станет отвлекать вас, а будет успокаивающим фоном, который не раздражает.

1. Точность, а не скорость.

Не старайтесь сделать быстрее, а старайтесь сделать точнее и качественнее! Во время работы люди часто пытаются сделать несколько дел одновременно, чтобы сэкономить время. В результате — это раздражает! Для каждой задачи должно быть свое время!

1. Чистый стол, свежий воздух и вода.

Это очевидно, но мы часто об этом забываем. Просто выделите 5 минут, чтобы прибраться на столе. Хорошо проветривайте комнату, так лучше работают мозги — это и физиология и психология. Также помните, что каждые максимум 2 часа следует выпивать стакан чистой воды (не чай, не газировку и не кофе), чтобы восстановить водный баланс в организме.

1. Отдыхайте.

Как отвлечься от работы и немного отдохнуть? Для этого нужно просто выйти на свежий воздух со стаканом чистой воды. Вы сразу заметите, что такой перерыв (отвлечение) дает больше шансов свежим идеям.

Мы часто думаем, что работа делается тогда, когда человек сидит в согнутом состоянии перед компьютером и что-то печатает, но это неправда. Работа происходит в голове, а для ясности мысли необходимо иногда отвлекаться на что-то новое. После отдыха легче осознавать, какие методы действенны, а какие нет.

1. Возможно, причина в другом?

Жажда или голод делают вас более раздражительным.

1. Будьте здоровы.

Следите за своим здоровьем: хорошее питание, физические нагрузки, здоровый сон. Вы заметите, как пропадет ваша раздражительность, а сил станет больше. Работа сама будет идти плавно и вовремя, если вы будете балансировать с перерывами на отдых, здоровым перекусом или просто смеяться.

1. Организуйте свою работу иначе.

Очень часто сконцентрироваться за работой не дает шум, но если вы ничего не можете поделать с шумом, лучшее решение — это признание шума и адаптация под него.

1. Найдите истинную причину.

Если вы использовали все вышеперечисленные советы, а ваша раздражительность не прошла или результат не меняется, вам стоит заглянуть глубже. Проанализируйте, что является истинной причиной: возможно, вас раздражают окружающие, или вы делаете работу, которая вам не нравится и т. п.

Надеюсь, изучив все эти советы, вы поймете, как научиться отвлекаться от работы, выберете для себя 5 основных и внедрите в свой рабочий график!

Берегите себя и будьте в балансе!