Передача материальных ценностей при увольнении

Содержание

Согласно установленному порядку в случае увольнения материально ответственного лица проводится инвентаризация, после которой все активы передаются преемнику. Для выполнения этих операций руководитель компании издает соответствующий приказ. О том, как правильно подготовить данный документ, подробно написано в настоящей статье.

Что это такое?

Любое юридически значимое действие, совершаемое на предприятии, должно оформляться соответствующим приказом руководителя. Не является исключением и передача товарно-материальных ценностей (ТМЦ) новому материально ответственному лицу в связи с увольнением предыдущего.

О необходимости проведения инвентаризации активов в связи с уходом работника, который отвечал за них, говорится в ч. 3 п. 27 Приказа МФ РФ от 29.07.1998 года № 34н.

О том, как правильно оформить приказ руководителя компании о передаче ТМЦ в связи с увольнением лица, несшего за них ответственность, подробно написано ниже.

Как правильно оформить?

Сразу стоит отметить, что сегодня нет каких-либо официально утвержденных правил по составлению такого рода документов. Однако при подготовке приказа должны быть учтены следующие общепризнанные требования:

  • подготавливается в письменном виде;
  • документ составляется на бумаге формата А4;
  • содержание должно чётко, ясно и кратко выражать суть;
  • обязательно наличие регистрационных реквизитов (номер и дата);
  • должен использоваться исключительно официальный стиль письма;
  • готовый документ должен содержать все необходимые подписи.

В целом, типовая форма приказа о передаче активов компании в связи с увольнением и сменой материально ответственного лица, включает в себя следующие стандартные пункты:

  1. название документа, дату и место составления;
  2. полное имя работника, дату его увольнения и занимаемую должность;
  3. Ф. И. О. нового материально ответственного лица, которому должны быть переданы ТМЦ;
  4. дату осуществления приема-передачи материальных ценностей, которые были вверены увольняющему сотруднику по соответствующему договору (указываются его реквизиты);
  5. Ф.И. О. лиц, ответственных за передачу и прием активов (обычно назначается увольняющийся работник и его преемник);
  6. состав комиссии, которая должна будет производить инвентаризацию;
  7. полное имя должностного лица, на которого возлагается обязанность по контролю за выполнением соответствующего приказа;
  8. необходимые подписи.

Существуют ли единые правила оформления?

Следует обозначить, что формы внутренней распорядительной документации хозяйствующих субъектов никак не регламентируются на законодательном уровне. Это означает, что организации самостоятельно разрабатывают и утверждают типовые бланки тех или иных документов.

Таким образом, в настоящее время нет официально утвержденной формы приказа о передаче ТМЦ в связи с увольнением материально ответственного лица. В каждой организации используются собственные образцы таких документов.

Кто подписывает?

Отдельное внимание следует уделить подписям в приказе о передаче материальных ценностей. В первую очередь его должен подписать сам руководитель компании, издавший данный документ. Кроме того, с приказом о переходе ТМЦ обязательно должны ознакомиться под роспись следующие должностные лица:

  • увольняющийся сотрудник, который ранее нес материальную ответственность;
  • новый работник, на которого возлагается обязанность по обеспечению контроля за активами компании;
  • члены, входящие в инвентаризационную комиссию, включая ее председателя;
  • лицо, на которое возложена ответственность за выполнение приказа.

В отношении каждого лица, упомянутого в приказе, должна быть указана занимаемая должность, полное имя (Ф. И. О.), а напротив проставлена личная подпись.

Учет и регистрация документа

Как уже было отмечено выше, любой приказ руководителя организации, в том числе и о передаче материальных ценностей в связи с увольнением ответственного лица, должен проходить процедуру регистрации.

Согласно п. 65 ГОСТа Р 51141-98 под регистрацией документа подразумевается запись его учетных данных в установленном порядке, которая в дальнейшем будет фиксировать факт его создания, отправления и получения.

Регистрация приказов на предприятии производится путем внесения соответствующей записи в специальный регистрационный журнал. Как правило, эта запись включает в себя следующие сведения о документе:

  • порядковый номер;
  • дату создания приказа;
  • название, кратко выражающее ее суть;
  • количество приложений (если есть);
  • Ф. И. О. ответственного лица.

В самом бланке приказа указывается дата и номер его регистрации.

Правила и сроки хранения

В п. 1 ст. 17 ФЗ РФ «Об архивном деле в РФ» написано, что организации обязаны хранить архивные документы, включая бумаги по личному составу, в течение сроков их хранения, прописанных в действующем законодательстве.

В соответствии с пп. в п. 19 раздела 1.1 приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558 приказы, касающиеся административно-хозяйственной деятельности организации, должны храниться в течение 5 лет.

В данную категорию также попадают письменные распоряжения руководителя касательно передачи ТМЦ в связи с увольнением материально ответственного лица.

Основные правила хранения документации, образующейся в ходе деятельности организации (в том числе и приказы), прописаны в разделе II приказа Минкультуры РФ от 31.03.2015 года № 526. Итак, должны быть соблюдены следующие требования:

  • документы, имеющие ограниченный срок (до 10 лет), должны храниться в структурных подразделениях организации (обычно это канцелярия), а по истечении данного периода они подлежат уничтожению;
  • бумаги, находящиеся на хранении, должны систематизироваться по ряду признаков (хронологии, тематике, структурному подразделению и т. д.);
  • документы должны быть помещены в специально оборудованное помещение, предназначенное для размещения архивных бумаг;
  • должны быть обеспечены нормативные условия хранения приказов и прочих локальных актов, а также выполнены требования по их размещению;
  • обязательно периодическое проведение проверки сохранности архивных документов.

Процесс взыскания недостачи имущества

В случае, если по результатам инвентаризации обнаружится, что каких-то материальных ценностей не хватает, недостачу могут взыскать с лица, ответственного за их сохранность. В целом, данная процедура производится в следующем порядке:

  1. В первую очередь издается приказ о проведении инвентаризации по конкретному участку. При этом обязательно формируется проверяющая комиссия.
  2. Затем реализуется сама процедура инвентаризации, в которой также принимает участие и материально ответственное лицо.
  3. В случае выявления расхождений с соответствующего сотрудника берутся письменные объяснения о причинах возникшей недостачи. Если он отказывается это делать, то подготавливается соответствующий акт.
  4. По факту отсутствия необходимого объёма ТМЦ проводится внутреннее расследование. Для этого создается специальная комиссия. В ходе данной процедуры устанавливаются виновные лица, неправомерные действия которых привели к возникновению недостачи.
  5. Завершающим этапом является издание официального распоряжения руководителя о взыскании ущерба, возникшего по вине материально ответственного лица. Это должно быть сделано в течение месяца, прошедшего с момента определения полного размере причиненного ущерба.

Виновник должен быть ознакомлен с распоряжением под роспись. Установленная сумма может быть удержана из заработной платы работника (если она не превышает средний месячный заработок) или же выплачена им отдельно.

При реализации процедуры взыскания недостачи, работодателю следует помнить о правилах, прописанных в ст. 248 ТК РФ. В противном случае работник сможет обжаловать это решение в судебном порядке.

Таким образом, факт передачи ТМЦ в связи с увольнением материально ответственного лица, должен производиться на основании приказа руководителя организации. Единого образца такого документа нет. Его типовую форму каждый хозяйствующий субъект разрабатывает самостоятельно.

Порядок увольнения материально ответственного лица

Некоторые сотрудники, занятые непосредственным обслуживанием денежных, товарных, материальных ценностей, обременены дополнительной ответственностью перед работодателем за их сохранность. С этим связано наличие определенных дополнительных правил, с соблюдением которых проводят увольнение материально ответственного лица из организации.

Перечень оснований для увольнения материально ответственного лица

Каждая организация стремится защитить свои имущественные и финансовые интересы. Один из способов сделать это – заключение договоров о материальной ответственности с отдельными категориями работников, имеющими дело с материальными и/или денежными ценностями компании.

В случае причинения по вине таких сотрудников ущерба он может быть истребован с них в полном объеме.

Для закрепления материальной ответственности сотрудника нужно (ст. 243 и 244 ТК РФ), чтобы:

  • гражданин достиг 18 лет;
  • его должность была поименована в Перечне профессий, занимающихся обслуживанием товарно-материальных ценностей (см. постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85);
  • с ним должен быть заключен договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.

Основания, по которым проводят увольнение материально ответственного, те же, что и для других категорий сотрудников (ст. 77 ТК РФ):

  • по желанию самого сотрудника;
  • по волеизъявлению нанимателя;
  • по договоренности между сторонами трудового договора;
  • по обстоятельствам, не зависящим от волеизъявления участников трудового договора;
  • в связи с окончанием срока действия трудового договора.

Но ввиду обременения такого лица дополнительными обязанностями по обеспечению сохранности ценностей, нужно проведение дополнительных процедур при расторжении с ним трудового договора.

Как уволить материально ответственное лицо по собственному желанию

Главное отличие процедуры, по которой проводят увольнение материально ответственного лица (далее также – МОЛ) по собственному желанию, – обязательная инвентаризация вверенных ему ценностей.

Кроме того, если сотрудник наделен дополнительными полномочиями на совершение каких-либо действий от имени компании, следует прекратить их. Для этого у него изымают выданную ранее доверенность.

Желательно также письменно оформить передачу дел новому материально ответственному лицу.

В общем виде процедура увольнения состоит из следующих этапов:

  1. Написание заявления на увольнение – не позднее чем за 2 недели до даты ухода.
  2. Проведение инвентаризации на участке, вверенном материально ответственному лицу (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н).
  3. Оформление результатов инвентаризации.
  4. Оформление актом передачи дел вновь принятому сотруднику или руководителю увольняемого работника.
  5. Изъятие доверенностей на выполнение юридически значимых действий от лица компании (при их наличии).
  6. Издание приказа об увольнении.
  7. Оформление трудовой книжки и внесение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде.
  8. Заполнение личной карточки сотрудника.
  9. Выдача положенной заработной платы и иных выплат, предусмотренных в компании при увольнении.
  10. Передача уходящему сотруднику в последний рабочий день трудовой книжки (справки СТД-Р) и всех необходимых документов.

ВАЖНО! Все процедуры инвентаризации и передачи дел должны быть завершены не позднее последнего дня работы увольняющегося сотрудника.

Процедура инвентаризации при увольнении по собственному желанию

Проверку соответствия фактического количества ценностей данным учета проводят на основании Указаний, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Для этого:

  • издают распоряжение о проведении инвентаризации, в котором указывают дату ее проведения и назначают состав комиссии;
  • на дату, указанную в приказе, проводят фактический пересчет вверенных увольняемому сотруднику ценностей;
  • данные проверки заносят в инвентаризационную опись (например, ИНВ-3);
  • по итогам инвентаризации оформляют сличительную ведомость, в которой фиксируют отсутствие или наличие недостач, излишков.

Присутствие материально ответственного лица при инвентаризации обязательно, кроме случаев болезни, подтвержденных документально. В этом случае инвентаризацию может проводить без участия увольняемого. Но он должен дать на это письменное согласие.

В дополнение к документам инвентаризации может быть составлен акт приемки-передачи матценностей новому сотруднику или руководителю – в произвольной форме. Он должен включать:

  1. Название организации.
  2. Ф.И.О. принимающего и передающего работника.
  3. Полный перечень ценностей – с указанием их количества и единиц измерения.
  4. Подписи увольняющегося и принимающего ценности, главного бухгалтера или руководителя компании.

Что делать в случае уклонения МОЛ от участия в инвентаризации

Бывает, что материально ответственное лицо целенаправленно уклоняется от участия в проверке фактического наличия ценностей. В этой ситуации нужно:

  1. Известить МОЛ о дате начала проведения пересчета – путем направления компанией приказа об инвентаризации (с вложением копии акта об отказе ознакомиться с ним) письмом или телеграммой в адрес увольняющегося.
  2. Составить акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте в день проведения инвентаризации.
  3. Письменно пригласить увольняющегося работника для ознакомления с итогами инвентаризации.

Если покидающий компанию работник так и не появился, опись оформляют без расписки сдающего дела материально ответственного лица. В ней принимающий ценности сотрудник ставит свою подпись и удостоверяет, что претензий к порядку пересчета ценностей у него нет.

ВАЖНО! Наличие выявленных недостач не может быть основанием для затягивания увольнения, а также задержек в выдаче полного расчета и всех положенных при увольнении документов. Договор с сотрудником должен быть расторгнут в строго оговоренный в заявлении срок.

Как оформить передачу дел при увольнении

Последовательность оформления передачи дел законодательно не установлена. Работодатель может закрепить ее в локальных актах.

Процесс передачи дел от увольняемого материально ответственного лица принимающему работнику или своему руководителю включает:

  • издание приказа;
  • непосредственно саму процедуру общения между передающим и принимающим;
  • подписание акта приема-передачи дел.

Для некоторых категорий работников процедура передачи дел строго регламентирована. Например, для руководителей банков (ч. 13 ст. 24 Закона от 02.12.1990 № 395-1).

Что делать при обнаружении недостачи по итогам инвентаризации

Если в результате пересчета выявлена нехватка ценностей и есть серьезные основания полагать, что в этом виноват увольняемый сотрудник, наниматель обязан провести служебную проверку (ст. 247 ТК РФ). В ходе нее выясняют все обстоятельства недостачи, устанавливают степень вины работника и сумму причиненного прямого действительного ущерба.

Этапы проверки:

  1. Подписание распоряжения о проведении проверки и создании соответствующей комиссии.
  2. Проведение всех процедур по изучению материалов инвентаризации – опрос свидетелей, рассмотрение иных имеющихся доказательств.
  3. Оформление акта по результатам исследуемых обстоятельств (подписывают все члены комиссии).
  4. Истребование с сотрудника письменных пояснений по итогам проверки.

Если сотрудник отказывается дать пояснения, должен быть составлен письменный акт об этом, тоже подписанный всеми членами комиссии.

Сумму ущерба в пределах среднемесячного заработка можно удержать при увольнении – на основании приказа работодателя. Если размер потерь больше месячного заработка, можно обратиться к сотруднику с требованием, возместить его в добровольном порядке (п. 1 и 2 ч. 1, ч. 2 ст. 243, ст. 244 ТК РФ). Если он отказывается это делать, работодатель вправе обратиться в суд для истребования компенсации причиненных убытков.

Подводим итоги

Увольнение лица, с которым заключен договор о материальной ответственности, требует выполнения дополнительных процедур.

Данные процедуры направлены на обеспечение контроля и сохранности материальных и денежных ценностей, принадлежащих работодателю.

Кроме того, мат. ответственность должна быть кому-то передана – либо преемнику увольняющегося, либо его руководителю.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как происходит увольнение материально ответственного лица по собственному желанию

На каждом предприятии существуют должности, на которые возложены определенные материальные обязательства. Заключение и расторжение трудовых отношений с такими работниками имеют как общие черты, прописанные в Трудовом кодексе, так и особенные, применимые только к ответственным за ценности работникам. Увольнение по собственному желанию материально ответственного лица происходит в общем порядке, установленным законом. Только работодатель имеет право потребовать до увольнения сотрудника провести полную инвентаризацию и передать все имеющиеся материальные ценности. Такое требование должно быть оформлено приказом или распоряжением.

Общий порядок увольнения материально ответственного лица

Если работник пожелал уволиться с материально ответственной должности, к такой процедуре применимы общие положения Трудового кодекса об увольнении. В частности, работник должен предупредить работодателя за две недели о своем намерении уйти. Хотя договором о материальной ответственности может быть прописана процедура увольнения такого работника, положения договора не могут усугублять положение работника, в сравнении с указанными в Кодексе, нормами.

Увольнение сотрудника должно происходить по общему порядку, указанному в ст. 84.1 ТК РФ. То есть, после подачи заявления, отработав положенное время, сотруднику в последний день его работы, должна быть выдана трудовая книжка и все расчетные денежные средства. Поэтому, затягивать процедуру передачи товарно-материальных ценностей от одного сотрудника к другому, не допускается. Если положена инвентаризация, то она не должна происходить более, указанных двух недель.

Закон запрещает задерживать увольнение работника и выдачу ему расчета. За это работодателю грозит как финансовая ответственность, также и административная, вплоть до приостановления деятельности фирмы.

Нужна ли инвентаризация

Закон «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательное проведение инвентаризации на предприятии, если материально ответственное лицо, обслуживающее материальные ценности, поменялось. Или, в данном случае происходит увольнение работника. Сложность может возникать тогда, когда сотрудник увольняется, а принимать ценности некому, так как замену ему еще не нашли. Ведь уполномочить любого сотрудника работодатель не может. Только определенные должности на предприятии могут быть материально ответственными, и с ними должен быть заключен соответствующий договор.

Все эти нюансы должны быть прописаны в договоре о материальной ответственности сотрудника. В том числе, порядок его увольнения, проведения инвентаризации при увольнении по собственному желанию. Либо же в самом договоре, либо по распоряжению руководителя, могут быть установлены лица, которые уполномочены на прием материальных ценностей, которые передает сотрудник при увольнении.

На основании Методических указаний по бухгалтерскому учету № 119н, материально-ответственное лицо должно перед своим увольнением сдавать акт о материальных ценностях бухгалтеру. А пункт 258 данных указаний, кроме этого, содержит положение о том, что такие должности как заведующий складом, кладовщик, да и вообще все материально ответственные лица, могут быть уволены со своих должностей только после проведения инвентаризации.

Передача же ценностей, как правило, происходит по акту. Данный акт должен быть подписан главным бухгалтером, и руководителем предприятия, либо же, руководителем отдела иди склада.

Порядок проведения инвентаризации установлен указанными нормативно-правовыми актами. В частности, пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета устанавливает также обязательную инвентаризацию при смене материально ответственного сотрудника. Только вот ни один из данных нормативно-правовых актов не возлагает на самого работника обязательств по проведению инвентаризации. Привлеченным он может быть к этой процедуре на основании изданного Распоряжения работодателя. В данном распоряжении руководитель должен сослаться на пункты договора о материальной ответственности сотрудника, и на указанные выше акты.

Как передавать ценности

При увольнении материально ответственного лица, происходит передача всех материальных ценностей, за которые он отвечал другому материально ответственному лицу по акту. Форма акта о передаче материально ответственного при увольнении не установлена законодательно, то есть, нет так называемой унифицированной формы. Поэтому, при составлении нужно учитывать Методические указания, а также специфику работы ответственного лица. В акт необходимо вписать всех присутствующих при инвентаризации, и в нем они должны поставить свои подписи:

  1. главный бухгалтер;
  2. руководитель предприятия;
  3. руководитель склада, отдела;
  4. несколько уполномоченных лиц от предприятия;
  5. лицо, которому передаются ценности.

Руководитель организации подписывает данный акт о передаче ценностей, а также документ об инвентаризации. После принятия акта, при условии отсутствия к нему претензий, он считается таковым, что сдал ответственную должность и не имеет задолженности перед предприятием за уничтожение или хищение, пропажу таких ценностей.

Оформление увольнения сотрудника

В последний день работы материально ответственного лица, ему нужно выдать трудовую книжку, документы, связанные с работой, нужные справки по запросу сотрудника, а также все причитающиеся ему суммы выплат. К таковым относятся компенсация за отпуск, заработная плата. Если во время двухнедельной отработки сотрудник не был на работе по причине своей болезни, отказать в увольнении ему не могут. Увольнение сотрудника нужно провести приказом. Отсутствующий сотрудник может дать свое согласие на проведение инвентаризации.

Если по какой-то причине, сотрудник отказался от передачи ценностей, а не уволить его нельзя, некоторые работодатели проводят увольнение, после чего инициируют иск в суд. В этом случае, уже материально ответственное лицо должно будет доказать тот факт, что материальные ценности им были переданы, и что недостача произошла не по его вине (если таковая имело место быть). В этом случае, спор из трудового, перерастает в имущественный, поскольку касается компенсации причиненного предприятию ущерба в виде денежной суммы.

Была информация интересна или полезна? Да297 Нет31 Поделиться в сети