Письмо взаимозачета, образец

Соглашение о зачете денежных средств (образец)

Обновление: 4 июля 2017 г.

На территории Российской Федерации существует несколько законных способов прекращения обязательств сторон. Одним из самых распространенных методов является зачет сумм задолженности. При этом оформляться он может как соглашением, так и письмом о взаимозачете денежных средств, образец которого доступен для ознакомления по ссылке ниже.

Зачет

Положения отечественных актов законотворчества допускают прекращение взаимных денежных обязательств как осуществлением расчетов, так и путем проведения взаимозачета, а также иными способами, описанными в ГК РФ.

В случае применения зачетного варианта исполнения требований стороны хозяйственных правоотношений должны учесть, что:

  • все прекращаемые обязательства сторон должны быть однородными (например, денежные требования);
  • срок исполнения к моменту совершения описываемой сделки должен быть наступившим.

Важно отметить, что предписания законотворческих актов России допускают проведение взаимозачета денежных средств:

  • в одностороннем порядке на основании заявления или письма контрагента;
  • по соглашению сторон.

В любом случае зачет должен соответствовать велениям Гражданского кодекса России. Игнорирование данного положения может поставить законность прекращения взаимных обязательств описанным способом под сомнение и привести к признанию соглашения недействительным.

Договор о взаимозачете, как и письмо о зачете денежных средств, должен содержать следующие сведения:

  • наименования сторон взаимоотношений, подлежащих прекращению;
  • ФИО руководителей контрагентов;
  • описание оснований возникновения первоначальных взаимных требований, их размер и сроки исполнения;
  • указание на факт прекращения встречных притязаний полностью или в части с отражением сумм денежных средств, подлежащих зачету;
  • реквизиты и подписи сторон.

В соответствии со сложившейся практикой подписания договоров и иных соглашений, устанавливающих или прекращающих обязательства сторон, документ о взаимозачете рекомендуется заверить оттисками печатей лиц, его составивших.

Образец письма о взаимозачете денежных средств

Положения отечественного гражданского законодательства предусматривают возможность осуществления зачета путем заявления одним из контрагентов о таком способе исполнения взаимных обязательств.

Однако форму выражения названного намерения ни нормы ГК РФ, ни предписания иных актов нормотворчества России не содержат.

Официальный образец одностороннего зачета денег также законодательно не разработан и не утвержден.

В связи с изложенным организация вправе заявить о зачете путем направления контрагенту соответствующего письма, образец которого доступен для ознакомления по ссылке ниже.

Скачать письмо о взаимозачете денежных средств

Образец соглашения о зачете денежных средств

Помимо письма или заявления о зачете российские субъекты хозяйственных отношений имеют право составить соглашение об осуществлении взаимозачета денежных обязательств.

Требования к содержанию такого формуляра существенно не отличаются от формулировок заявления, составляемого одной из сторон взаимоотношений.

Следует отметить, что официальный образец соглашения о зачете законодательно не введен в оборот.

Поэтому стороны могут разработать произвольный документ, предусмотрев в нем существенные условия. Рекомендуем воспользоваться образцом, приведенным по ссылке ниже.

Скачать соглашение о зачете денежных средств

В заключение надо отметить, что к составлению документов, с помощью которых оформляется зачет, следует подойти со всей ответственностью. Наличие неточностей или ошибок, а равно невключение в текст обязательных сведений может повлечь недействительность взаимозачета.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.

Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность — к финансовым обязательствам.

Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.

При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами.

Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами

Своевременно и правильно оформленный акт сверки расчетов с контрагентами позволяет исключить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете. 📌 Реклама Отключить

Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не «задвоены».

Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.

Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.

Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.

Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.

📌 Реклама Отключить

За какой период необходимо осуществлять сверку расчетов с контрагентами

Перед тем как проводить сверку, следует установить период, за который следует включать данные в составляемый документ.

При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации следует провести сверку взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки взаиморасчетов.

Порядок осуществления сверки расчетов с контрагентами

Акт сверки расчетов между контрагентами составляется на основании данных двух сторон, которые принимают участие в сверке.

Организация, которая является инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта.

📌 Реклама Отключить

После этого первая организации выявляет по своим данным сумму задолженности и сообщает об этом второй организации.

Если вторая организация согласна с величиной задолженности, то первая организация оформляет акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую фирму.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить следующим образом:

  1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.
  2. Бухгалтер второй компании вносит свои данные, и таким образом выявляются расхождения.
  3. Сторона, у которой выявлены ошибочные данные в учете, вносит необходимые изменения в учете.
  4. После этого, первая организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
  5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Форма акта сверки взаиморасчетов

В акте сверки отражаются хозяйственные операции, совершенные между двумя контрагентами за определенный период, и выводится сумма задолженности. 📌 Реклама Отключить

В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа.

Поэтому, форму акта сверки взаиморасчетов организация разрабатывает самостоятельно.

При этом форму следует утвердить как приложение к учетной политике.

Отметим, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как не влияет на финансовое состояние сторон.

Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не обязательно.

При оформлении акта сверки, рекомендуется указывать следующую информацию:

  • наименование документа — акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);
  • реквизиты договора, заключенного между сторонами;
  • дату и место составления документа;
  • номер документа;
  • период, за который проводилась сверка;
  • сумму задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;
  • суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);
  • даты совершения хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);
  • реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные) Такими документами являются накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.;
  • сумму задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;
  • наличие расхождений в учетных данных сторон;
  • подписи и печати сторон.

Основную часть акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, лучше всего оформить в виде таблицы, которая состоит из двух частей. 📌 Реклама Отключить

В левой части таблицы отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности организации — составителя документа.

Она включает в себя четыре столбца.

В первом столбце указывается порядковый номер записи, во втором столбце — краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом столбцах- ее денежное выражение по дебету или кредиту.

Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.

Таким образом, в акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период.

После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется итоговая сумма задолженности (конечное сальдо) на определенную дату.

Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.

📌 Реклама Отключить

Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.

Акт сверки может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Письмо (заявление, уведомление) о зачете взаимных требований в порядке ст. 410 ГК РФ

——————————————————————¬ ¦ ПИСЬМО (ЗАЯВЛЕНИЕ, УВЕДОМЛЕНИЕ) О ЗАЧЕТЕ ¦ ¦ ВЗАИМНЫХ ТРЕБОВАНИЙ В ПОРЯДКЕ СТ. 410 ГК РФ ¦ ¦ ¦ ¦ «___» __________ 200_ г. ¦ ¦ ¦ ¦ Согласно договору от «___» ______ 200_ г. N __ ООО ___________ ¦ ¦ обязалось ___________________________________________________, ¦ ¦ (указать предмет договора, накладные, счета-фактуры) ¦ ¦ а ОАО ________ уплатить денежную сумму в размере ____________, ¦ ¦ в т.ч. НДС в размере ________________________________________. ¦ ¦ (указать ставку НДС) ¦ ¦ Согласно договору от «___» ______ 200_ г. N __ ОАО ___________ ¦ ¦ обязалось ___________________________________________________, ¦ ¦ (указать предмет договора, накладные, счета-фактуры) ¦ ¦ а ООО _____________________ уплатить денежную сумму в размере ¦ ¦ ____________, в т.ч. НДС в размере __________________________. ¦ ¦ (указать ставку НДС) ¦ ¦ До настоящего времени указанные обязательства по оплате ¦ ¦ сторонами не исполнены и у ООО ___________, и ОАО ____________ ¦ ¦ существует взаимная задолженность в размере__________________. ¦ ¦ Наличие указанной взаимной задолженности подтверждается Актом ¦ ¦ сверки взаимной задолженности от «___» ____________ 200_ г. ¦ ¦ Настоящим письмом уведомляем Вас о том, что мы на основании ¦ ¦ ст. 410 ГК РФ осуществляем зачет взаимных требований в размере ¦ ¦ _________________, в т.ч. НДС в размере _____________________. ¦ ¦ Согласно указанной статье для зачета достаточно заявления ¦ ¦ Одной стороны. ¦ ¦ Взаимные обязательства сторон по оплате, вытекающие из ¦ ¦ указанных выше договоров, прекращаются в размере_____________, ¦ ¦ в т.ч. НДС в размере ________________. ¦ ¦ С этого момента стороны считают себя свободными от указанных ¦ ¦ выше обязательств в размере, прекращенном зачетом. ¦ ¦ ¦ ¦ Директор __________________/ __________________/ ¦ ¦ ¦ ¦ Главный бухгалтер __________________/ __________________/ ¦ ¦ ¦ ¦ М.П. ¦ L——————————————————————