Содержание
- Максимальный срок командировки по ТК РФ
- Сколько времени составляет служебная поездка
- Срок, на который максимально оформляется командировка
- Как внести изменения в продолжительность оформленной командировки
- Что делать, если необходимо продлить срок командировки?
- Аванс, выданный на командировочные расходы, при изменении сроков командировки
- Как оплачивается выходной день в командировке?
- Оплата командировок: по среднему заработку, суточных
- Законодательное регулирование
- Документальное оформление
- Расчёт командировочных
- Оплата труда и командировка
- Максимальная продолжительность командировки по ТК РФ
- Продолжительность командировки не должна превышать…
- Срок командировки
Максимальный срок командировки по ТК РФ
Трудно представить сегодня предприятие, которое время от времени, а порой и регулярно в связи со спецификой своей деятельности не посылает своих представителей для решения производственных задач, расширения сферы деятельности, обучения или просто для обмена опытом в другие регионы России или даже страны мира.
Служебные поездки, оформленные письменным распоряжением руководителя организации для выполнения поставленных целей и срок, предположительно достаточный для их реализации в местность, отдаленную от основного местонахождения предприятия, где человек работает по трудовому договору, трудовым законодательством определены как служебные командировки.
Как у работодателя, направляющего сотрудника в поездку, так и у самого работника возникают вопросы о предельных сроках, в которые можно направить сотрудника.
Руководителя интересует, что по этому поводу говорить закон с точки зрения правовой основы.
Для человека, направляемого в командировку этот факт также немаловажен, поскольку приходиться проживать вдали от дома, семьи.
Поколение, вступившее в трудовую жизнь еще во времена Советского Союза, которое и сегодня еще продолжает работать, хорошо помнит, что на основании принятой несколькими ведомствами СССР «07» апреля 1988 года Инструкцией № 62, был предусмотрен максимальный период командировки в пределах союзных республик – 40 дней.
При этом время, затраченное на поездку, в этот срок не учитывалось.
Сотрудники, занимающиеся наладочными, строительными и монтажными работами могли быть направлены в служебные командировки на срок не более одного года (п. 4 Инструкции № 62).
На основе предписаний контролирующих ведомств рекомендовалось придерживаться этих сроков и в случаях, когда работники направлялись с загранкомандировки.
Многие работодатели продолжаются учитывать эти нормы, что в принципе, не противоречит действующему законодательству.
Так, максимальный срок командировки по ТК РФ 2017, в 24 главе не упоминается вовсе.
Кроме того, начиная с 2008 года, действуют нормы, принятые в Постановлении № 749, утвержденном «13» октября 2008 года, с последующими к нему изменениями.
Пункт 4 Положения об особенностях направления в служебные командировки работников, принятого Постановлением № 749 подчеркивает, что срок командировки сотрудника определяется руководителем предприятия с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения, при этом, не оговаривая конкретных пределов.
Сколько времени составляет служебная поездка
Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка для выполнения распоряжения руководства предприятия, следовательно, по мере наступления определенного в целях события, она должна закончиться.
В пункте 4 Положения № 749дается разъяснение по поводу того, что день выезда и возвращения из командировки к месту нахождения постоянной работы включается в срок служебной командировки.
При этом если транспортное средство, на котором командированный сотрудник добирается до места назначения, отправляется из пункта его местонахождения включительно до 24 часов, этот день считается днем отъезда.
В том случае, когда время отправления транспорта, согласно посадочным билетам с 0.00 часов – днем выезда считается следующий день.
Согласно внесенным изменениям к Положению № 749, принятым Постановлением № 1595 и вступившим в действие с января 2015 года, вне зависимости от того, какие сроки командировки максимум и минимум, достаточно для оформления направления работника в служебную поездку издания письменного приказа.
В приказе, кроме указанных целей командировки, ориентировочно указывается срок ее действия в зависимости от того, сколько времени может понадобиться для их реализации.
При этом важно понимать, что фактические сроки командировки максимум и минимум могут быть изменены по ряду сложившихся обстоятельств.
Например, при наладке оборудования «Заказчика», командированный сотрудник выполнял работы в выходной день и справился с поставленными задачами раньше указанного в приказе срока.
В случае болезни работника, направленного для выполнения служебного поручения, непредвиденной задержкой в пути (например, из-за погодных условий задержали вылет самолета), срок командировки фактически будет продлен, что следует также отразить документально в дополнительно изданном приказе.
Срок, на который максимально оформляется командировка
Внимательно изучив нормативную базу, основополагающую в 2017 году, для оформления служебной поездки, считающейся командировкой, отметим основные требования:
- наличие письменного распоряжения руководителя, определяющего:
- цель отрыва сотрудника от основного рабочего места и направления в другую местность;
- сроки, достаточные для выполнения полученного задания;
- в служебную поездку за пределы населенного пункта, в котором расположено основное предприятие, может быть направлен только работник, состоящий с организацией в трудовых отношениях, согласно заключенному договору;
- должностные обязанности работника не должны быть связаны с разъездным характером.
Срок, на который отправляется работник в командировку, руководитель определяет сам.
Предельная продолжительность командировки в пределах РФ, как собственно и за пределы Родины, в настоящее время не ограничена.
Нужно понимать, что бесконечно командировка не может продолжаться и должна быть закончена с выполнением поручения работодателя, в противном случае это может быть расценено как перевод сотрудника в другую организацию (ст. 72.1 ТК РФ).
Как внести изменения в продолжительность оформленной командировки
В жизни невозможно предусмотреть, как развернуться события.
Бывает, что направив работника в служебную поездку, надобность в достижении ее цели просто отпадает, или сотрудник выполнил порученное задание раньше срока.
Руководителю нужно отозвать работника из командировки.
Логично, что для этого создается соответствующий приказ, корректирующий сроки командировки с обоснованием причин их изменения.
Причем ни в Трудовом кодексе, ни в Положении № 749, законодатель не заостряет внимание на данном моменте и не приводит определенных требований к оформлению документации, унифицированных форм.
Поэтому, работодатель вправе письменное распоряжение издать в произвольной форме или разработанной для таких ситуаций в организации.
Донести до сведения командированному работнику, что срок его необходимости пребывания по служебному заданию изменен, можно всеми доступными средствами: в телефонном разговоре, отправив сканированную копию приказа по электронной почте и прочими.
По возвращению работника лично ознакомить с оригиналом приказа.
Что делать, если необходимо продлить срок командировки?
Если выполнение задания, полученного при направлении в поездку, требует присутствие специалиста больше установленного срока, например по техническим причинам, или человек заболел и несколько дней не мог заниматься работой, по аналогии с отзывом из командировки раньше срока может быть издан приказ о продлении служебной командировки.
Работника также под роспись ознакомят после его приезда к основному рабочему месту.
Единственный нюанс, который важно не забывать – если командированный сотрудник относится к категории лиц, имеющих определенные гарантии и льготы, требующие согласия работника на выполнение служебных обязанностей вне своего основного рабочего места, связанные с выездом на определенный срок в другую местность, согласие на продление командировки следует получить повторно.
Предварительно возможными средствами, например, по телефону, человек должен дать свое согласие задержаться для завершения порученной работы.
К таким работникам относят:
- сотрудниц, имеющих малышей, которым не исполнилось трех лет;
- родителей деток до пяти лет, воспитывающих без помощи второго супруга;
- лиц, имеющих на иждивение ребенка, признанного инвалидом;
- работников, ухаживающих за недееспособными родственниками, согласно медицинскому заключению о необходимости постороннего ухода;
- работающих инвалидов.
Аванс, выданный на командировочные расходы, при изменении сроков командировки
Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель оплачивает все материальные затраты, связанные с поездкой в командировку.
Пунктом 10 Положения № 749 предусмотрена выдача аванса для оплаты проезда к месту командирования и возвращения домой, для найма жилого помещения, суточных расходов, связанных с нахождением вне постоянного места жительства.
Понятно, что при возвращении из поездки раньше установленного срока должны остаться деньги, выданные на более длительный срок проживания и суточные расходы, которые вместе со сдачей авансового отчета необходимо внести в кассу предприятия или вернуть на расчетный счет.
По желанию сотрудника, излишек выплаченных средств может быть взыскан из его заработной платы.
Если работник выполнил производственное задание вовремя, но по своим личным делам задержался в городе (стране) и вернулся позже установленного срока, эти дни ему не компенсируются в размере проживания и суточных расходов, причем и оплата проезда на обратном пути тоже станет необоснованной.
В том случае, когда срок командировки получился более запланированного, из-за непредвиденной остановки в пути или необходимого дополнительного времени для выполнения задания, человеку должны быть компенсированы и дополнительные расходы.
Причем в случае продления срока командировки, аванс на суточные расходы и проживание в течение предположительного срока может быть переслан почтовым переводом или перечислен на банковский счет работника.
Как оплачивается выходной день в командировке?
Если работник вынужден для того, чтобы попасть в пункт назначения командировки выехать в свой выходной по графику день или нерабочий по закону (праздничный), прежде всего, нужно получить его согласие, согласно нормам трудового законодательства.
Пункт 4 Положения № 749 устанавливает, что дни выезда и возвращения из командировки входят в срок служебной поездки, то есть должны быть компенсированы все затраты (проживание, суточные).
На основании п. 5 Положения № 749 оплата труда в командировке в случае привлечения сотрудника к работе в выходные или праздничные дни производится согласно ТК РФ.
Ст. 153 ТК РФ обязывает работодателя оплатить работу в выходные дни в удвоенном размере от обычной дневной ставки независимо от системы оплаты труда, действующей в организации, либо предоставить сотруднику день для отдыха в другое время.
Оплата командировок: по среднему заработку, суточных
Последние изменения: Январь 2020
Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов. При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой. Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?
Законодательное регулирование
Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.
ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):
- Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
- железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
- самолётом – салона эконом класса;
- автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
- Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
- наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
- сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
- цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
- Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2018 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
- в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
- на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.
Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
Документальное оформление
Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.
Начиная с 08.01.2015 командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.
Приказ о командировке
Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:
- ФИО и должность работника;
- цель командировки;
- срок поездки;
- населённый пункт;
- проблемы, требующие решения.
Бухгалтерией на основании приказа считаются командировочные дни по количеству, выдаются за них суточные и оплачиваются предполагаемые расходы на приобретение транспортных документов.
При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.
Авансовый отчёт
Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.
Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:
- транспортные билеты;
- счета, чеки и квитанции;
- комиссионные сборы;
- пошлина за получение документации;
- расходы по обмену валют;
- провоз багажа и оплата камер хранения;
- документы о проживании;
- копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
- путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.
После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.
Расчёт командировочных
Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.
Однодневная командировка
Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.
Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.
Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189.
Командировка с превышением суточных
Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.
Например, работник выбыл в командировку 05.10.2018 в 23.15, а прибыл 14.10.2018 в 00.45, суточные согласно внутреннему распорядку – 900 рублей. Тогда:
Помимо НДФЛ необходимо на суточные сверх лимита начислить сборы в социальные фонды кроме травматизма, и не включать в состав расходов, формирующих налогооблагаемую прибыль.
Чтобы полностью рассчитать командировочные выплаты, нужно добавить документально подтверждённые расходы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.
Переходящая командировка
На практике часто возникают ситуации, когда работник уезжает в командировку в одном месяце, а возвращается в другом отчётном периоде. Если поездка переходит на следующий месяц, как оплатить командировку, когда и в каком размере включить в расходы? Существуют ли ограничения при выплате аванса? – вопросы, возникающие у бухгалтеров.
Пример Например, производственный работник выбыл 28.09.2018 в соседний населённый пункт, а прибыл 03.10.2018 согласно приказу. Он предъявил транспортный билет от 28.09 на выезд в сумме 1500 рублей без НДС и от 03.10 на въезд в сумме 1400 рублей, счёт из гостиницы на сумму 5000 рублей. 27.09.2018 ему выдан аванс в размере 6000 рублей наличными. Суточные составляют 500 рублей согласно трудовому договору. Отчёт предоставил 04.10.2018.
Бухгалтерские проводки приведены в таблице:
Дата | Дт | Кт | Сумма | Операция |
27.09.2018 | 71 | 50 | 6000 руб. | Выдан аванс на командировку |
04.10.2018 | 20 | 71 | 500*6+1500+1400+5000=10900 руб. | Утверждён авансовый отчёт |
04.10.2018 | 71 | 50 | 10900-6000=4900 руб. | Произведён окончательный расчёт |
Оплата труда и командировка
Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.
Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:
- среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней;
- фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку;
- если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.
В случае привлечения к трудовым обязанностям работника в праздничные и в выходные дни по Трудовому Кодексу предусмотрена оплата в двойном размере. Если в нерабочий день зафиксировано мероприятие производственного характера, то за этот день зарплата начисляется по удвоенному тарифу или предоставляется дополнительный день отдыха.
Знание правовых аспектов начисления и оплаты командировочных расходов позволяет грамотно выстроить цепочку «кадровый учёт – бухгалтерия – работник – бюджет», высокопродуктивно работать с проверяющими структурами, оптимизировать бухгалтерский учёт и налогообложение.
Максимальная продолжительность командировки по ТК РФ
Актуально на: 10 января 2018 г.
Прежде чем рассказать о максимальной продолжительности командировки, давайте вспомним, что же такое командировка в принципе.
Согласно ТК РФ служебной командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания за пределами места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом особенности направления работников в командировки установлены Правительством РФ (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Продолжительность командировки не должна превышать…
Законодательством не уставлена максимальная продолжительность командировки. Единственное, что можно сказать о длительности служебной поездки, это то, что ее срок должен быть четко определен работодателям, т. е. командировка не может быть бессрочной. Об этом прямо сказано в Трудовом кодексе.
Срок командировки
Работодатель определяет срок командировки с учетом сложности, объема и других особенностей служебного задания, даваемого работнику, который направляется в командировку (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). Следовательно, работник может быть направлен как в однодневную командировку, так и в длительную служебную поездку.
Продолжительность служебной командировки: как считается срок поездки
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда/самолета/другого транспорта от места постоянной работы командированного сотрудника, а днем приезда — дата прибытия транспорта в место постоянной работы. При этом если станция/аэропорт находятся за чертой населенного пункта, необходимо учитывать время, которое потребуется работнику, чтобы добраться до/от станции/аэропорта (п. 4 Положения). Фактический срок нахождения работника в служебной поездке определяется по представленным им проездным документам (п. 7 Положения).
Как рассчитать командировочные выплаты (расходы)
Работа некоторых сотрудников неразрывно связана со служебными командировками. Иногда более 50% рабочего времени они проводят в разъездах. Это строители, аудиторы, водители, ну и конечно руководители. Поэтому бухгалтеру важно понимать, как правильно сделать расчет командировочных расходов и зарплаты (среднего заработка) во время командировки в 2020 году.
Кого нельзя отправлять в командировку
Как правило, согласие работника для направления его в командировку не нужно (согласно ст. 166 ТК РФ). Однако есть некоторые категории сотрудников, которых нельзя направлять в командировку без их согласия. Это:
- мамы, у которых дети младше 3-х лет;
- родители, у кого ребенок – инвалид;
- родитель, который один воспитывает ребенка до 5 лет.
Что должен оплатить работодатель командированному сотруднику
В соответствии с нормами трудового законодательства работодатель должен возместить сотруднику (ст. 168 ТК РФ):
Порядок и нормы возмещения работникам командировочных расходов работодатель устанавливает самостоятельно в коллективном договоре или внутреннем нормативном акте.
Расчет командировочных
Для того, чтобы бухгалтеру верно рассчитать командировочные, прежде всего надо сделать расчет дней в командировке. Это необходимо для определения величины суточных.
Вот расчет командировочных (суточных) с примером:
Сотрудника направляют в командировку с 5 по 12 февраля (5-ое число – дата отъезда в командировку, 12-ое число – дата возвращения). И так получается 8 дней командировки. Значит, суточные работнику положены за 8 дней:
Если в компании установлен размер суточных для командировок по РФ – 700 руб., работник получит суточные 5600,00 руб. (8 дней × 700,00 руб.).
За время командировки за работником сохраняют его рабочее место и средний заработок.
Расчет среднего заработка
В командировке расчет среднедневного заработка ведут по формуле:
Порядок расчета командировочного среднего заработка утвержден постановлением Правительства РФ № 922 от 24.12.2007. В расчет среднего заработка включают все выплаты, за исключением отпускных, пособий по временной нетрудоспособности и некоторых других.
По общему правилу расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу командировки. В расчет среднего заработка для командировочных берут только рабочие дни. Из общего количества дней исключают дни, за которые сотрудник получал выплаты, не учитываемые в расчете среднего заработка (например, по больничному).
Вот пример расчета командировочного среднего заработка:
Сотрудник направлен в командировку с 5 по 8 февраля 2020 г. Значит, его расчетный период – с 1 февраля 2019 по 31 января 2020.
Из расчетного периода исключают 11 дней больнички по уходу за ребенком и 28 дней ежегодного отпуска.
И так расчетный период равен 247 рабочих дней (с 01.02.2019 по 31.01.2020) минус 11 дней и минус 28 дней = 208 рабочих дней.
В течение расчетного периода работник получил:
- 700 000,00 руб. – заработная плата;
- 50 000,00 руб. – отпускные;
- 10 000,00 руб. – по временной нетрудоспособности.
Среднедневной заработок:
3365,38 руб. (700 000,00 руб. / 208 рабочих дней).
Оплата за время командировки составит за 4 дня:
13 461,52 руб. (3365,38 руб. × 4 дня).
Расчет командировочных за границу отличается от российской командировки только размером суточных. Среднедневной заработок считают одинаково, независимо от страны командирования.
Командировка в выходной день
Если сотрудник направлен в командировку в выходной день, то здесь действует такой порядок.
Например, работник улетает в командировку в воскресенье, чтобы в понедельник в 10 ч. утра присутствовать на совещании. Или другой пример, когда работник отработал всю неделю в командировке с понедельника по пятницу, однако билет обратно купил только на поздний вечер пятницы и в место назначения приехал уже в субботу.
В обоих случаях заработную плату за выходные дни не выплачивают. За выходные работник получит только суточные.
Если в выходной день, который выпал на день командировки, сотрудник работал, то такой день должен быть оплачен в двойном размере. Если же по обычному графику работника этот выходной для всех день для командированного – обычный рабочий день, его оплачивают по среднедневному заработку.
Итоги
В нашей статье был приведен пример расчета среднего заработка для командировки, а также пример расчета суточных и самих дней служебной поездки.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.