СВ-Принт

Основные правила ведения делопроизводства и документооборота

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 5

Документооборот или документационное обеспечение — это движение документов от их создания или получения до исполнения или отправки в другое учреждение. Различные источники определяют взаимосвязь документооборота и делопроизводства описана по-разному. В одних источниках говорится, что документооборот — это часть делопроизводства, в других , наоборот, делопроизводство — это часть документооборота. Вообще делопроизводство- это ведение канцелярских дел в учреждении. И если рассматривать документооборот и делопроизводство, то можно сделать вывод, что в ряде случаев некоторые процессы документооборота в организации могут не попадать под требования организации делопроизводства (например, электронная переписка между сотрудниками предприятия). В работе авторы предлагают рассматривать делопроизводство как нормативные основы ведения документооборота с возможной реализацией децентрализованного процесса учета документов.

Документационное обеспечение в учреждении является основной деятельностью. Целью документооборота является осуществление управления информацией при принятии управленческих решений. Информация бывает разной, она может заключаться в сообщениях по электронной почте, в документах, которые пришли из другого структурного подразделения, распоряжения руководства и другое. К такой информации могут относиться приказы, распоряжения, уведомления о неких изменениях в учреждении. Информация, которая приходит в учреждение обрабатывается, затем оформляется в соответствии с требованиями стандартов, которые могут быть закреплены в инструкциях или положениях по документированию.

Вообще документ — это информация, которая записана на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют ее распознать. Существует многоаспектная классификация документов. Все документы разделяются на следующие потоки документов:

· Входящие документы;

· Исходящие документы;

· Внутренние документы.

Входящие документы — это те документы, которые приходят из вышестоящих органов управления, из подведомственных организаций, из других подразделений, из других организаций, и, конечно, от граждан. К таким документам могут относится приказы, распоряжения, письма, жалобы граждан и другие. Входящие документы обычно регистрируются и записываются в журнал входящих документов.

Исходящие документы — это те документы, которые отправляются из учреждения. К таким документам могут относится приказы, распоряжения подведомственным организациям, отчеты, например, вышестоящим органам управления, письма и другие. Исходящие также как и входящие регистрируются и записываются в журнал исходящих документов.

Внутренние документы — это те документы, которые из учреждения не выходят. К таким документам могут относится приказ, распоряжение начальника подчиненному, объяснительные записки, докладные и другие.

В данной работе рассмотрена классификация документов в зависимости от потоков документов. Ниже будут проанализированы разновидности каждого из потоков.

Сначала будет рассмотрена следующая классификация входящих документов:

· документы, которые не требуют ответа;

· документы, которые требуют ответ;

· документы, которые приходят из подведомственных учреждений и организаций;

· личная переписка;

· обращения граждан.

Теперь следует проанализировать исходящие документы. К классификации исходящих документов относятся следующие составляющие:

· ответы на обращения граждан;

· ответы на входящие документы, которые были присланы из других учреждений.

Последний поток документов, который еще не классифицирован- это внутренние документы. К внутренним документам относятся следующие разновидности:

· приказы;

· распоряжения;

· служебные записки;

· поручения.

По форме предъявления можно рассмотреть следующую классификацию:

· на электронных носителях, в частности письма, пересылаемые по электронной почте;

· на бумажных носителях;

· документы, которые отсылают с электронной цифровой подписью. Электронная цифровая подпись позволяет проверить, принадлежит ли подпись владельцу сертификата ключа.

По срокам рассмотрения и исполнения документы можно классифицировать на следующие части:

· регламентные;

· нерегламентные.

Регламентные документы — это документы, которые должны быть исполнены в определенный срок.

Нерегламентные документы — это документы, которые не имеют сроков рассмотрения и исполнения.

Следующая классификация документов по сфере исполнения:

· организационно-распорядительный документ;

· справочный документ;

· научно-технический документ;

· финансовый документ;

· отчетно-статистический документ.

В зависимости от структуры бывают следующие документы:

· сложно-структурированный документ;

· простой документ.

По степени допуска к документам, бывают следующие документы:

· открытые документы;

· документы с грифом ограничения доступа.

В зависимости от происхождения бывают следующие документы:

· служебные или официальные документы;

· личные документы.

Служебные или официальные документы — это документы, которые составлены физическим или юридическим лицом в определенном порядке, отражающие интересы учреждения.

Личные документы — документы, которые отражают интересы определенного лица. Их еще называют именными документами.

По юридической силе бывают следующие документы:

· оригинальные документы;

· копия;

· отпуск;

· заверенные копии;

· дубликаты;

· выписки.

Оригинальные документы — это документы, которые были созданы первыми или изготовлены в единственном экземпляре, подписанные автором.

Копия документов — это документы, в которых находится полная информация оригинального документа и его вид, но данный вид документов не имеет юридической силы.

Отпуск документов — копия документа, которая изготовлена под копирку при оформлении оригинального документа и которая остается в учреждении.

Заверенные копии — копии, которые имеют юридическую силу.

Дубликаты — это повторные экземпляры оригинального документа, которые имеют такую же юридическую силу, как оригинальный документ.

Выписки — это часть документа, заверенная должностным лицом и печатью, в котором указан документ, из которого он был выписан.

По форме изложения бывают следующие документы:

· индивидуальные;

· трафаретные;

· типовые;

· примерные;

· унифицированные.

Индивидуальные документы — это документы, которые излагаются в произвольной форме.

Трафаретные документы — документы, в которых структура и часть содержания заранее были готовы, а другие части заполняются при составлении.

Типовые документы — это документы, которые описывают определенные явления и процессы. К таким относятся типовые инструкции.

Примерные документы — документы, которые используются при составлении документов по аналогичным документам.

Унифицированные документы — это документы, которые входят в какую- либо унифицированную систему.

По срокам исполнения бывают следующие документы:

· без указания срока исполнения;

· срочные.

По срокам хранения бывают следующие документы:

· документы временного хранения (до 10 лет);

· документы постоянного хранения;

· документы долговременного хранения (свыше 10 лет).

Выше рассмотрена полная классификация документов .

Рассмотренные выше документы, их движение и называется документооборотом.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются следующие этапы :

· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль исполнения;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

· отправка или направление в дело.

Теперь целесообразно рассмотреть каждый этап подробней.

Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов выполняется сотрудниками делопроизводства. Электронные письма обычно приходят каждому сотруднику, и поэтому выполняется обработка не только сотрудниками делопроизводства, но и отдельными сотрудниками.

Этап предварительного рассмотрения и распределения документов. Этот этап предусматривает распределение документов по отдельным сотрудникам, в чьем ведении тот или иной вопрос, либо кому адресован документ.

Регистрация документов играет важную роль. Этот этап нужен, чтобы какой-либо документ не был утерян и чтобы проследить исполнение данного документа.

Контроль исполнения — является следующим этапом. Он подразумевает контроль за своевременностью и качественным исполнением документов.

Информационно-справочная работа подразумевает место нахождения документа, у кого данный документ и в каких документах находится информация по какому-либо вопросу.

Исполнение документов, их составление, согласование и оформление является предпоследней стадией обработки документов.

Отправка или направление в дело является последним этапом. После того, как документ исполнен, смотрят срок документа и отправляют с подшитыми документами по данному вопросу в дело.

Выше была рассмотрена классификация документов. В связи с этим выделяются следующие виды документооборота :

· внешний;

· внутренний.

Внешний документооборот — это документооборот, в котором документы приходят из других учреждений.

Внутренний документооборот — это документооборот, в котором движение документов происходит только по данному учреждению.

В зависимости от типа организации выделяются следующие документообороты :

· централизованный — это документооборот, при котором существует единая система регистрации и учета документов;

· децентрализованный — это документооборот, в котором нет единой системы регистрации и учета документов;

· смешанный — это документооборот, в котором имеют место быть и децентрализованный и централизованный документообороты. Такой вид документооборота применяется на больших предприятиях, в которых происходит большой объем документов.

Документооборот в настоящее время не является идеальным, хоть и много о нем говорят и написано в литературе не мало. Во многих организациях существуют нерешенные вопросы, которые препятствуют улучшению управления учреждением. Поэтому движение документов в учреждении продуман не достаточно эффективно, некоторые документы проходят длинным путем к адресату, операции с этим документом дублируются. Часто путь, который документ проходит намного дольше, чем время работы над ним.

Оформление документов в соответствии со стандартами является основополагающей частью в переписке с другими организациями, учреждениями, предприятиями. Как раз делопроизводство предназначен для правильного написания документов различных видов в разные места приема. Существуют следующие государственные стандарты оформления документов:

· ГОСТ Р 7.0.8 — 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

· ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

· ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик.

Стандарт ГОСТ Р 7.0.8 — 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения предусматривает термины и определения в области архивного дела и делопроизводства. Термины и определения, которые записаны в данном государственном стандарте должны отражаться во всех видах документации и литературе по делопроизводству и архивному делу .

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования распространяется на управление документами во всех организациях. Он распространяет свое влияние на все форматы документов и на все носители. В стандарте содержаться положения о процессах, которые связаны с документами учреждения, положения об ответственности, процедурах, политике, в нем находятся методические рекомендации по внедрению и проектированию систем управления документом .

Государственный стандарт РФ ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). К унифицированной системе организационно-распорядительной документации относятся приказы, распоряжения, письма, акты, протоколы, решения. Государственный стандарт предусматривает: требования к бланкам документов, состав реквизитов документов и требования к их оформлению, правильное расположение реквизитов. Требования данного государственного стандарта рекомендуемые, но в тоже время обязательные, потому что неправильно оформленный документ может стать причиной задержки работы организации, государственного учреждения, так как неправильно оформленный документ могут неправильно понять и отправить на доработку в то структурное подразделение, откуда он пришел. Правильное оформление документов является важной составляющей работы организации, учреждения с другими структурными единицами, особенно если это касается государственных учреждений, с которыми вы работаете или намерены работать .

ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик является межгосударственным. Страны, которые приняли данный стандарт: Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Кыргызия, Молдова, Российская Федерация, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан и Украина. Данный стандарт устанавливает реквизиты, то есть их содержание, представление, состав, электронных ресурсов, которые являются базой данных .

Делопроизводство в организации либо учреждении — это поток информации, который должен правильно быть оформлен, учтен и зарегламентирован.

У каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки.

К достоинствам делопроизводства относится, в первую очередь, оперативный доступ к необходимым документам. Оперативный доступ к необходимым документам определяет организацию как хорошо организованную, структурированную организацию, с которой легко сотрудничать. Существуют следующие преимущества делопроизводства:

· эффективность управления за движением документов;

· хранение документов по одному виду деятельности в едином месте;

· формирование архива документов.

У делопроизводства существуют как достоинства, так и недостатки. Теперь целесообразно рассмотреть следующие недостатки делопроизводства :

· устаревшая база нормативных документов, регламентирующих деятельность документационного обеспечения и ведения делопроизводства;

· слабая систематизация в подходах к реализации типовых процедур, которая не позволяет быстро исполнять или создавать документы;

· недостаточная оснащённость современными средствами компьютерной техники подразделений, которые связаны с организационно-кадровой работой;

· недостаточная или отсутствие единой коммуникативно-транспортной сети, которая объединяет хранилища документов разных подразделений организации или учреждения;

· применение недостаточно соответствующих норме электронных технологий, которые приводят на разных операциях документа (создания, обработки, хранения и контроля исполнения) к использованию неправильных решений;

· слабая эффективность системы контроля и оперативного реагирования за изменяющейся нормативной базой документационного обеспечения.

Классификация документов разнообразна и по объему считается как большая. Взаимосвязь документооборота своеобразна и многие источники конкретизируют ее по-разному. Документооборот как и делопроизводство — это самостоятельные части в учреждении. Документооборот — это движение документов в учреждении, а делопроизводство — это создание или оформление документов в соответствии с требованиями или, по-другому, стандартами. В каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки. Что касается документооборота, то идеального нет, а существуют некие усовершенствования по быстрому прохождению пути к адресату. Достоинства и недостатки делопроизводства рассмотрены.

Далее будет рассмотрено правовое регулирование делопроизводства и документооборота в Российской Федерации. Будут рассмотрены законы.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

• входящий (поступающий в организацию);
• исходящий (направленный из организации);
• внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для исходящих:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

Для внутренних:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для всех:

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

Скачать

ГОСТы по делопроизводству 2020

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Скачать

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

• номера страниц;
• предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
• абзацный отступ;
• величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
• правила выделения полужирным текстом;
• оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

• гриф ограничения доступа;
• отметка об электронной подписи;
• наименование структурного подразделения — автора документа;
• наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2020 г.)

Скачать

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Типовая инструкция по делопроизводству (2020)

Скачать

Инструкция по делопроизводству (2020) в государственных учреждениях

Скачать

Инструкция по делопроизводству (2020) в муниципальных учреждениях

Скачать

Новые правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Комментируем разделы 1–3

Эта норма закона действует с момента последних изменений, внесенных в 2017 году в Федеральный закон № 149-ФЗ. В предыдущей редакции этот пункт предусматривал утверждение Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Правительством Российской

Федерации. По этой причине еще в 2009 году были разработаны и утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила делопроизводства 2009). Сейчас это действующий нормативный документ.

В 2016 году Росархив передан в ведение Президента Российской Федерации и стал федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере. Вследствие таких изменений Росархив получил полномочия утверждать Правила делопроизводства.

В п. 1.3 Правил делопроизводства 2019 сказано, что действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления. Речь идет о субъектах права, которые обязаны применять Правила делопроизводства 2019, но круг организаций, которые могут пользоваться этим документом, не ограничен. При желании документ могут использовать в работе не только государственные органы и органы местного самоуправления, но и иные организации, в том числе и негосударственные.

СТРУКТУРА ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 2019

Нормативный документ состоит из 8 разделов:

I. Общие положения.

II. Документирование управленческой деятельности.

III. Особенности подготовки отдельных видов документов.

IV. Организация документооборота.

V. Управление документами в системе электронного документооборота.

VI. Контроль исполнения документов (поручений).

VII. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления.

VIII. Подготовка документов к передаче на хранение в архив государственного органа; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Этот раздел определяет назначение нормативного документа, сферу его действия, порядок и особенности применения.

Назначение Правил делопроизводства 2019

В п. 1.2 раздела указано, что Правила делопроизводства 2019 разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов независимо от вида носителя и подготовки документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления.

В п. 1.8 Правил делопроизводства 2019 установлено, что на основе этого документа разрабатывают инструкцию по делопроизводству, утверждаемую правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления. Инструкцию по делопроизводству до ее утверждения согласовывают так:

• федеральный орган государственной власти, иной федеральный государственный орган – с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;
• орган государственной власти и иной государственный орган субъекта Российской Федерации, орган местного самоуправления – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

Особенности применения Правил делопроизводства 2019

Требования Правил делопроизводства 2019 должны применять при работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Действие документа не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа, организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляются, соответственно, в соответствии с федеральными законами от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Нормы по организации делопроизводства

Раздел «Общие положения» также включает нормы, касающиеся организационных аспектов делопроизводства: это положения об ответственности за организацию делопроизводства и документы, положения о службе делопроизводства.

В п. 1.10 отмечено, что ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства 2019 возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

Если в государственном органе не службы делопроизводства, обязанности по ведению делопроизводства возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника). Вести делопроизводство в других структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления должны делопроизводители подразделений – государственные (муниципальные) служащие (работники) структурного подразделения. Их должностные обязанности устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

Регламентация организации работы с документами

Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами.

На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива, вернуть в архив.

Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Утверждена инструкция по делопроизводству: приказ Росстата

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных учреждениях утверждена Приказом Росархива от 11 апреля 2018 года №44. Документ зарегистрирован в Минюсте 17.08.2018 за номером 51922 и вступает в силу с 31 августа 2018 года. Ниже Вы можете скачать Инструкцию по ведению документации. Инструкция по ведению документации касаются организации работы с организационно-распорядительными документами в гос. организации независимо от вида носителя. Инструкция регламентирует порядок

• подготовки,
• регистрации,
• учета и контроля исполнения документов,
• организации их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Все организации должны разработать индивидуальные инструкции для своей организации, опираясь на данную Инструкцию Росархива. Важно то, что индивидуальные инструкции не должны противоречить Примерной инструкции по делопроизводству в государственных учреждениях.
Данная информация ориентирована на слушателей курсов повышения квалификации и профессиональной переподготовки по направлениям:

• Государственное и муниципальное управление,
• Экономика и финансы,
• Кадровое делопроизводство,
• Бухгалтерское дело,
• Менеджмент в образовании,
• Менеджмент в здравоохранении

Примерная инструкция по делопроизводству: общие требования к ведению документации в делопроизводстве госорганизациях

Согласно Инструкции необходимо вести по единым правилам документирование управленческой деятельности в организации, документооборот, контроль за исполнением документов. Здесь прописаны требования к организации работы с документами. Инструкция определяет то, как формируется документальный фонд организации и доступ к нему. Особые требования касаются того, как должны изготавливаться, учитываться, использоваться и храниться печати, штампы, бланки документов, носители электронной подписи.

Для документации, которая содержит тайну или персональные данные, необходимо разрабатывать локальные акты, которые утверждаются руководителем организации. На основе примерной инструкции в государственных организациях должны разработать индивидуальные инструкции по делопроизводству.

Некоторые правила документоведения в инструкции по делопроизводству

Всю работу с документацией должна вести Служба делопроизводства. Она действует на основании Положения, которое утверждает руководитель организации. Работа с документацией лежит на делопроизводителях, действующих согласно должностной инструкции. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации и организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

Инструкция по делопроизводству: правила написания официальных наименований делопроизводителю

В качестве примера, предлагаем ознакомиться с регламентом правописания в документах.

1. Написание наименований органов власти

1.1. С прописной буквы пишутся все слова и имена собственные в названиях высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти Российской Федерации:

• Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

• Конституционный Суд Российской Федерации;

• Совет Безопасности Российской Федерации;

• Правительство Российской Федерации.

1.2. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях совещательных, консультативных и иных органов при Президенте Российской Федерации, Правительстве Российской Федерации:

• Комиссия при Президенте Российской Федерации по вопросам федеративных отношений и местного самоуправления;

• Комиссия Правительства Российской Федерации по законопроектной деятельности.

1.3. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях самостоятельных структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации:

• Управление информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации;

• Президиум Правительства Российской Федерации;

• Департамент делопроизводства и контроля Правительства Российской Федерации.

1.4. Наименования отделов, входящих в состав департаментов и управлений, пишутся со строчной буквы.

При отсутствии полного названия слова департамент, главное управление, управление, комиссия, употребляемые как нарицательные, пишутся со строчной буквы.

С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб, агентств):

• Министерство иностранных дел Российской Федерации;

• Министерство внутренних дел Российской Федерации;

• Федеральная служба по труду и занятости;

• Федеральное архивное агентство.

Как пишутся сокращенные и полные наименования органов исполнительной власти?

Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. № 943/788 установлены полные и сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти, например:

Министерство регионального развития Российской Федерации – Минрегион России

Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации – Минкомсвязь России

Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды – Росгидромет

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии – Ростехрегулирование

Установлено, что полные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

проектов указов Президента Российской Федерации,

проектов постановлений Правительства Российской Федерации и иных официальных документов (международных договоров и других).

Сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

• проектов распоряжений Президента Российской Федерации,

• проектов распоряжений Правительства Российской Федерации,

• протоколов заседаний и совещаний,

• служебных писем,

• документов справочного характера,

• приложений (нетекстовых) к указам Президента Российской Федерации и постановлениям Правительства Российской Федерации,

• проектов положений о федеральных органах исполнительной власти, утверждаемых актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

Слова министерство, служба, агентство пишутся со строчной буквы во множественном числе и не в качестве имен собственных: «… предложить агентству рассмотреть вопрос о..».

2. Инструкция по делопроизводству: Написание наименований организаций

2.1. С прописной буквы пишется первое слово и входящие в название имена собственные в названиях организаций, учреждений, предприятий (далее – организации) единичного типа:

• Фонд возрождения Москвы;

• Дом книги;

• Московский городской фонд обязательного медицинского страхования.

Это правило распространяется на организации всех типов: научные, учебные, зрелищные, учреждения культуры, промышленные и торговые организации:

• Российская академия наук;

• Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела;

• Государственный центральный театр кукол;

• Дворец культуры Метростроя;

• Горьковский автомобильный завод.

2.2. Название организационно-правовой формы (публичное акционерное общество, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.) пишется со строчной буквы, фирменное наименование организации, как правило, заключается в кавычки:

• акционерное общество «Восток»,

• публичное акционерное общество «Газпром»,

Слова Государственный, Российский, Федеральный в названии организационно-правовой формы пишутся с прописной буквы:

• Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Государственный университет управления»;

• Российской акционерное общество по производству цветных и драгоценных металлов «Норильский никель»;

Организация может иметь полное наименование и сокращенное наименование, закрепленные уставом (положением), например:

• публичное акционерное общество «Нефтяная компания «Лукойл» (ПАО «Лукойл»);

• Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД).

В переписке может использоваться как полное, так и официально закрепленное сокращенное наименование организации.

2.3. Со строчной буквы пишутся наименования организаций неединичного характера: городская поликлиника № 109, музыкальная школа ‎№ 3.

2.4. Со строчной буквы пишутся наименования организаций, состоящие из родового названия и фирменного наименования в кавычках: корпорация «Даль строи», издательский дом «Коммерсант»,

но пишутся с прописной буквы, если начинаются словами: Государственный, Российский, Всероссийский, Центральный, Международный:

• Российский фонд поддержки предпринимательства «Инициатива».

2.5. Сложные названия, начинающиеся с географического определения, пишутся с прописной буквы, если географическое определение входит в официальное название:

• Московская коллегия адвокатов;

• Московский театр оперетты,

но пишутся со строчной буквы, если определение не входит в название:

• московский завод «Компрессор».

2.6. С прописной буквы пишется первое слово в названиях, начинающихся порядковыми числительными: первый, второй, третий и т.п.:

• Шестой государственный подшипниковый завод.

2. 7. В названиях со словом имени или номером (№ …) со строчной буквы пишется родовое название организации и название, указывающее на специализацию:

• тонкосуконная фабрика имени Петра Алексеева,

• фабрика детской игрушки № 2.

2.8. Названия со словами Дворец, Дом пишутся:

• Дворец культуры Метростроя;

• Дворец творчества для детей и юношества;

• Дом Российской прессы.

• Центральный дом ученых;

• Санкт-Петербургский дом ученых имени А.М. Горького,

2.9. С прописной буквы пишется помимо первого слова и имен собственных, входящих в название, начальное слово той части названия, которое само по себе употребляется для обозначения той же организации, например:

• Центральный Дом журналистов (ср.: Дом журналистов),

• Государственная Третьяковская галерея (ср.: Третьяковская галерея),

• Государственная Оружейная палата Московского Кремля (ср.: Оружейная палата);

• Государственный академический Большой театр (ср.: Большой театр).

2.10. Со строчной буквы пишутся названия организаций во множественном числе и не как имена собственные: университеты Москвы, банки Московской области, авиационный завод, хлебобулочный комбинат.

2.11. Со строчной буквы пишутся названия структурных подразделений организаций (отделов, секторов, групп, лабораторий, кафедр и т.д.), а также слова президиум, ученый совет, научно-технический совет, экспертный совет и т.п.: отдел персонала, отдел силового оборудования, кафедра политологии, рекламная группа и др.

Как пишутся наименования субъектов Российской Федерации: инструкция по делопроизводству

3.1. С прописной буквы пишутся все слова в названиях республик в составе Российской Федерации:

• Республика Башкортостан;

• Республика Саха (Якутия);

• Республика Северная Осетия — Алания;

• Карачаево-Черкесская Республика.

3.2. В названиях краев, областей, автономных округов и автономной области с прописной буквы пишутся слова, составляющие индивидуальное название:

• Алтайский край;

• Вологодская область;

• Еврейская автономная область;

• Ямало-Ненецкий автономный округ.

Как пишутся названия документов: требования инструкции по делопроизводству

4.1. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях законодательных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, международных договоров и соглашений, а также документов, принятых конгрессами, совещаниями международных организаций и учреждений:

• Конституция Российской Федерации,

• Трудовой кодекс Российской Федерации,

• Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ ‎»О Государственном гербе Российской Федерации»,

• Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171″О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций»,

• Устав города Москвы,

• Закон города Москвы от 18 июня 1997 г. № 25 «Об обращениях граждан»,

• Итоговый документ Венской встречи,

• Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи.

Предшествующее сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, пишется со строчной буквы, например:

• российско-французский Договор о сотрудничестве.

Со строчной буквы пишется наименование проекта законодательного акта:

• проект указа Президента Российской Федерации «О …»;

• проект закона города Москвы «О …».

4.2. С прописной буквы пишется название документа (устава, положения, регламента, инструкции и др.), если название составляет одно целое с заголовком к документу:

• Положение о Министерстве природных ресурсов Российской Федерации,

• Устав Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова,

• Программа развития малого предпринимательства,

• Инструкция по делопроизводству.

4.3. Со строчной буквы пишется название документа, имеющие заголовок, заключенный в кавычки, за исключением названий, указанных в п. 4.1:

• В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 447 «Об утверждении…»,

• На основании инструкции пользователя «Ввод информации в базу данных «Учет персонала» … .

4.4. При первом упоминании названия документа в тексте приводится его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту или наименование органа, утвердившего его и дата утверждения, например:

• В связи с принятием Федерального закона от 29 июня 2015 г.‎№ 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»…

• В соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом ГУП «Мосводоканал» 20 декабря 2013 г., …

При повторном упоминании документа в тексте допустимо ограничиваться упоминанием одного названия, без указания даты и номера, например:

• В соответствии с Федеральным законом «О стандартизации в Российской Федерации»…

При упоминании в тексте Конституции Российской Федерации, кодексов Российской Федерации, а также конституций (уставов) субъектов Российской Федерации дата их принятия и номер, как правило, не приводятся, например:

• Конституция Российской Федерации;

• Бюджетный кодекс Российской Федерации;

• Устав города Москвы.

В текстах многостраничных документов после первого полного наименования документа вводится его сокращенное наименование в скобках, далее в тексте документа используется сокращенное наименование документа, которое пишется с прописной буквы:

1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства финансов Российской Федерации (далее – Инструкция) разработана в соответствии с …

В целом документ состоит из 126 страниц печатного текста, куда также входит 29 Приложений (скачать Примерную инструкцию)

Приглашаем 2 октября 2018 года на образовательный семинар «Налоговая оптимизация в условиях последних изменений НК РФ».

Что нужно знать про новые правила делопроизводства в органах власти

27 декабря 2019 года Минюст России зарегистрировал приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 (далее – Приказ № 71, Правила), который вводит новые правила делопроизводства в органах власти. Рассказываем об особенностях начала его действия, что он регулирует, и применении Правил на практике.

Вступление в силу

Приказ № 71 начинает действовать с момента вступления в силу постановления Правительства РФ о признании утратившим силу п. 1 прежних Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477).

На кого распространяется

Новый свод правил делопроизводства в органах власти должны применять:

• федеральные органы государственной власти;
• иные федеральные государственные органы;
• органы государственной власти и иные госорганы субъектов РФ;
• органы местного самоуправления.

Какие документы охватывает Приказ № 71

Новые правила делопроизводства для органов власти на единой правовой основе регламентируют:

• правила создания документов;
• технологии работы с ними;
• организацию текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа госвласти, органа местного самоуправления.

Требования Приказа № 71 распространяются на бухгалтерскую, кадровую и другую специальную документацию в части:

• общих принципов работы с документами;
• подготовки документов к передаче на архивное хранение.

В частности, Приказ № 71 определяет:

• порядок документирования управленческой деятельности;
• процесс организации документооборота;
• процедуру управления документами в системе электронного документооборота;
• порядок контроля исполнения документов (поручений).

Также в Правилах подробно расписаны процессы подготовки документов к передаче на хранение в архив госоргана и выделения к уничтожению документов с прошедшими сроками хранения.

На что не распространяется Приказ № 71

Действие новых Правил делопроизводства в органах власти не распространяется на:

• организацию работы с документами, содержащими государственную тайну;
• ведение делопроизводства по обращениям граждан/организаций (этот вопрос регулирует Закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»);
• организацию работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности этого органа (данный вопрос регулирует Закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»);
• организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных/муниципальных услуг (этот вопрос Закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»).

Как действовать

На основе Правил нужно разработать инструкцию по делопроизводству и затем утвердить её правовым актом государственного органа/органа местного самоуправления. Но до этого её нужно согласовать с территориальным органом Росархива или государственным (муниципальным) архивом.

В органах исполнительной власти субъектов РФ, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота, можно применять инструкцию, устанавливающую единый порядок делопроизводства.

Несёт ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Приказа № 71 руководитель органа власти либо лицо, исполняющее его обязанности.