СВ-Принт

Особенности отражения в учете представительских затрат в том, что они принимаются в расчет базы по налогу на прибыль не всегда в полном объеме. Для них предусмотрен лимит, привязанный к величине затрат на оплату труда по предприятию. Нормирование производится отдельно за каждый налоговый период.

Представительские расходы – это какие расходы?

Перечень издержек, которые могут быть показаны в учетных операциях в качестве представительских затрат, приведен в п. 2 ст. 264 НК РФ. Законодательно оговаривается, что для принятия к учету эти затраты должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Предназначение таких расходов – организация официальных встреч с партнерами по бизнесу для развития совместных проектов, увеличения продаж и создания условий для роста прибыли.

Что входит в представительские расходы:

• оплата счетов, связанных с подготовкой официальных приемов и переговоров с участием деловых партнеров из других компаний;
• затраты, понесенные в связи с проведением заседаний совета директоров.

Засчитать в качестве представительских издержек можно траты на завтрак, обед или другое мероприятие, носящее официальный характер. Представительскими могут признаваться расходы на трансфер участвующих в переговорах лиц, буфетное обслуживание и оплату услуг сторонних переводчиков на период переговоров или собраний.

Что такое представительские расходы организации? Это затраты, которые обусловлены текущими официальными мероприятиями, необходимость в проведении которых связана с реализацией мер по увеличению прибыли. Нельзя относить в состав этого типа затрат издержки развлекательного характера, оплату счетов медицинских и санаторных учреждений. Не могут признаваться официальными мероприятиями отдых должностных лиц и лечебные процедуры.

В письме Минфина от 25.03.2010, под № 03-03-06/1/176 говорится, что закупка призов, грамот и дипломов, услуги по оформлению зала не являются обоснованными представительскими тратами. Нельзя к ним относить суммы, потраченные на сувенирную продукцию (эта позиция разъяснена в Письме, изданном Минфином 16.08.2006 г. под № 03-03-04/4/136).

Смета представительских расходов

Одним из документов, обосновывающих представительские затраты может выступать смета предстоящих расходов. Она не имеет законодательно регламентированного шаблона. Бланк может составляться самостоятельно и включать такие блоки:

• место для визирования документа директором;
• информация о дате оформления сметы;
• сведения о времени проведения официального мероприятия, предполагаемом месте встречи;
• прогнозируемая численность переговорных групп с указанием статуса каждого участника (кто и чьи представляет интересы);
• статьи затрат с приведением ориентировочных сумм по ним;
• итоговая величина ожидаемых трат;
• сведения об ответственном лице, которое выполняло задачу по составлению сметной документации, графы для подписей и печати.

Налог на прибыль: представительские расходы

Затраты, признаваемые представительскими, могут быть использованы для уменьшения базы по налогу на прибыль. Для этой цели учитывается сумма, находящаяся в пределах расчетного лимита (подробнее о нормировании ). Ограничение зафиксировано на уровне 4% от издержек, связанных с оплатой труда персонала в отчетном периоде. Нормируемый показатель выводится по итогам каждого отчетного периода в течение года накопительно.

Пример

В 1 квартале бухгалтером были проведены представительские расходы в размере 105 000 рублей, во 2 квартале – 20 050 рублей, в 3 и 4 кварталах официальных собраний и переговоров не было. Затраты по оплате труда персонала компании были на таком уровне:

• в 1 квартале – 750 250 рублей;
• во 2 квартале – 802 135 рублей;
• в 3 квартале – 564 250 рублей;
• в 4 квартале – 1 020 540 рублей.

Для расчета налога на прибыль по итогам года бухгалтер может зачесть 125 487 рублей ((750 250 + 802 135 + 564 250 + 1 020 540) х 4%). Общий размер затрат представительского типа за налоговый период составил 125 050 рублей (105 000 + 20 050). В расчет налоговой базы можно включить всю сумму понесенных издержек на организацию переговоров и официальных приемов, так как их величина находится в пределах лимита на отчетный год (лимит – 125 487 рублей, что на 437 рубля больше, чем фактические затраты).

По итогам года у предприятия доходы составили 11 210 590 рублей (в том числе НДС 1 710 090 рублей), расходы по группам равны:

• затраты на изготовление продукции – 3 507 000 рублей;
• по оплате труда –3 137 175 рублей;
• амортизационные отчисления – 850 044 рублей;
• издержки представительского характера – 125 050 рублей.

Налоговая база составит 1 881 231 руб. ((11 210 590 – 1 710 090) – 3 507 000 – 3 137 175 – 850 044 – 125 050). Итоговая величина годового налога на прибыль равна 376 246 руб. (1 881 231 х 20%).

Взыскание представительских расходов в арбитражном суде

Контролирующие органы настаивают на том, что представительские издержки могут признаваться в налоговом учете только при условии, что встреча была проведена в месте, предназначенном для деловых переговоров, а не развлечений. Судебные органы допускают включение таких спорных трат в налоговую базу, если налогоплательщик сможет документально подтвердить обоснованность расходов. Например, Постановлением ФАС МО от 03.09.2013 г. под № А40-22927/12-107-106 было установлено, что использование теплохода в качестве места переговоров является обоснованным, а затраты на аренду могут быть зачтены в качестве представительских издержек.

О возможности признания в составе представительского типа затрат стоимости закупленного для встречи алкоголя свидетельствует содержание постановления от 15.01.2013 г. под № А55-14189/2012 (ФАС ПО).

Нельзя причислять к представительскому типу трат организацию встречи с представителями своих филиалов и дочерних структур. Позиция контролирующих органов в этом вопросе подтверждается судебной практикой (Постановление ФАС ВСО, датированное 11.08.2006 г. № А33-26560/04-СЗ-Ф02-3935/06-С1).

Учет представительских расходов: все официально

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие расходы можно учесть в составе представительских, а какие нельзя.

2. Как документально подтвердить представительские расходы.

3. В каком порядке представительские расходы отражаются в налоговом и в бухгалтерском учете.

Представительские расходы организации напрямую связаны с установлением и поддержанием деловых связей, поэтому их необходимость и значимость очевидны. С этим согласны и законодатели: в Налоговом кодексе РФ представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако вместе с тем указанный вид расходов является одним из самых противоречивых. Налогоплательщики всеми правдами и неправдами пытаются подвести под понятие представительских расходов затраты на самые различные мероприятия (не только официальные, но и развлекательные, спортивные и т.д.), а налоговики, со своей стороны, более пристрастно проверяют состав представительских расходов на предмет «лишних». Большое количество споров налоговых инспекций с налогоплательщиками, которые заканчивались в суде, связаны именно с правильностью включения расходов в состав представительских. Чтобы избежать таких проблем, в этой статье предлагаю разобраться, какие расходы можно уверенно учитывать как представительские и как их подтвердить, а в каких случаях нужно быть готовым отстаивать свою позицию перед проверяющими.

Какие расходы относятся к представительским

Определение представительских расходов, а также их перечень содержатся в п. 2 ст. 264 НК РФ. Согласно этой норме закона, к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

• представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,
• участников организации-налогоплательщика, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Согласно разъяснениям Минфина РФ, затраты на переговоры с физическими лицами, которые являются фактическими или потенциальными клиентами, также можно включить в состав представительских, при условии, что такие переговоры носят официальный характер и направлены на развитие сотрудничества (Письма Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351). А вот отнести к представительским расходы на проведение переговоров с представителями своих же филиалов и подразделений рискованно: суды, как и налоговые инспекции, такую позицию не поддерживают (Постановление ФАС ВСО от 11.08.2006 № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1). Кроме того, не следует забывать, что расходы на проведение корпоративных мероприятий для своих сотрудников не являются представительскими. Исключением могут быть лишь случаи, когда на корпоративное мероприятие, не носящее развлекательного характера, приглашены представители других организаций (клиентов, деловых партнеров и т.д.), подробнее об этом Вы можете прочитать в статье «Корпоратив для сотрудников – учет для бухгалтера».

В качестве представительских расходов можно учесть следующие затраты:

1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

Каких-либо ограничений по месту и времени проведения официального представительского приема Налоговый кодекс РФ не содержит. То есть переговоры могут проводиться как в рабочее, так во внерабочее время, и даже в выходные дни. Место проведения официальной встречи также может быть любым, например, рабочий офис, ресторан, бизнес-центр и т.д. Главное условие – официальный характер проводимого представительского мероприятия, который следует из подтверждающих документов.

! Обратите внимание: Запрещается учитывать в качестве представительских расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Поэтому стоит воздержаться от проведения «официальных» приемов в явно развлекательных местах: театре, боулинге, бильярдном клубе, сауне и т.д., тем более, если в них не предусмотрено ресторанное обслуживание, а также в санаториях, здравницах и т.п.

Однако даже проводя прием в «рискованном» месте, есть шанс доказать обоснованность расходов и правомерность их учета в качестве представительских, правда, уже в судебном порядке. В этом случае главным аргументом в защиту налогоплательщика являются подтверждающие документы, из которых следует официальный характер мероприятия и экономическая оправданность понесенных расходов. Например, в Постановлении ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106 суд признал, что расходы на проведение технического семинара на теплоходе с участием иностранной делегации являются обоснованными, и налогоплательщик правомерно учел их в составе представительских расходов.

Нередко представительский прием сопровождается дополнительными затратами, которые не относятся к представительским расходам:

• оформление зала, приобретение призов, дипломов для представителей других организаций, например, для награждения лучших клиентов (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176);
• подарки и сувениры, которые вручаются деловым партнерам в рамках официального приема (Письмо Минфина России от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136);
• организация программы, которая не имеет отношения к официальной части приема, например, выступление приглашенных артистов (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

2. Расходы на транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

В соответствии с позицией Минфина, к расходам на транспортное обеспечение относятся затраты на организацию доставки участников непосредственно к месту проведения официального приема. Расходы на покупку авиа- или железнодорожных билетов участникам из других стран или городов, а также расходы на их доставку в гостиницу из аэропорта (вокзала), на проживание в гостинице, на оформление виз не могут быть учтены как представительские (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, Постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).

3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.

В качестве представительских расходов могут быть учтены также расходы на покупку продуктов питания, предназначенных для официального завтрака, обеда или ужина, в том числе на покупку спиртных напитков (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Расходы на покупку чая, кофе, сахара, кондитерских изделий, которые предлагаются клиентам вне рамок официального мероприятия, например, в приемной во время ожидания и т.д., относить к представительским расходам достаточно рискованно (Письмо Минфина России от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119).

4. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Документальное подтверждение представительских расходов

Налоговый кодекс РФ не устанавливает четкого перечня документов, которыми налогоплательщики должны подтверждать представительские расходы. Согласно разъяснениям Минфина такими документами могут служить (Письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):

— первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ, услуг (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);

— документ, в котором устанавливается взаимосвязь между понесенными расходами и проведенным представительским мероприятием. В качестве такого документа можно составить отчет о проведенном мероприятии. Форму такого отчета налогоплательщики вправе разработать самостоятельно, соблюдая при этом требования к первичным документам, установленные в статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В отчете следует указать следующую информацию:

• время и место проведения представительского мероприятия;
• состав участников (представители других организаций и представители самой организации-налогоплательщика );
• сумма расходов на организацию мероприятия;
• итог мероприятия (заключение договоров и соглашений, разработка плана дальнейшего сотрудничества, установление доверительных отношений и т.д.).

Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:

• приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
• смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.

Скачать Образец приказа о проведении представительского мероприятия

Скачать Образец сметы представительских расходов

Скачать Образец отчета о проведении представительского мероприятия

Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели. Теперь речь пойдет о порядке налогового учета представительских расходов.

Общая система налогообложения

Для расчета налога на прибыль представительские расходы подлежат нормированию: они включаются в состав прочих расходов в сумме, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проводилось представительское мероприятие. Следует учитывать, что расходы на оплату труда включают в себя не только заработную плату работникам, но и оплату по договорам гражданско-правового характера, затраты на обязательное страхование, дополнительные страховые взносы, добровольное медицинское страхование и т.д. (ст. 255 НК РФ). С увеличением совокупных затрат на оплату труда в течение года возрастает и величина норматива для принятия представительских расходов. То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы.

«Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.

Подробнее порядок налогового учета представительских расходов предлагаю рассмотреть на примере.

***

Пример.

Расходы ООО «Актив» на проведение представительского мероприятия в I квартале составили 23 600,00 руб. (в том числе НДС 3 600,00 руб.). Во IIквартале представительских расходов не было. Расходы на оплату труда в I квартале – 320 000,00 руб., во II квартале – 370 000,00 руб. Порядок налогового учета представительских расходов будет следующим:

в I квартале:

• норматив для учета представительских расходов – 12 800,00 руб. (320 000,00 х 4%);
• норматив меньше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету можно принять 12 800,00 руб.
• НДС, подлежащий вычету – 2 304,00 руб. (12 800,00 х 18%).

в I полугодии:

***

Упрощенная система налогообложения

При УСН представительские расходы не учитываются в целях налогообложения, поскольку они не поименованы в закрытом перечне расходов, установленном статьей 346.16 НК РФ (Письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме. Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей.

Представительские услуги.

Наша компания располагает необходимым опытом и ресурсами для предоставления комплекса услуг, необходимых при внедрении Вашего бизнеса в США. В этот комплекс входят, в частности, услуги в области бухгалтерского учета, налогообложения, по предоставлению персонала, административные и директорские услуги, а также оказание помощи в первоначальной организации компаний, маркетинга Вашего продукта и организации системы продаж в США, управлении уже созданными компаниями.
Представительские услуги
Проведение переговоров от имени и по поручению заказчика с клиентами заказчика. Подготовка контрактов и других необходимых документов через адвокатов компании. Организация, встреч, деловых совещаний и т.д. по поручению заказчика. Подготовка писем и других официальных документов. Подготовка рекламных материалов компании заказчика на английском языке. Услуги переводчиков. Встреча, размещение и обеспечение делегаций заказчика всем необходимым для работы.
Маркетинг и продажи
Проведение глубокого маркетинга Вашего продукта в США. Быстрое и качественное внедрение Вашего продукта на Американском рынке и его стандартизация. Подготовка и проведение рекламных компаний. Подготовка необходимых маркетинговых материалов. Подготовка печатной рекламы. Открытие Show room. Участие в выставках и семинарах. Развёртывание сети продаж вашего продукта в США.
Бухгалтерские услуги
Внесение в исходные бухгалтерские книги компании всех доходов и издержек, ежемесячных начислений, и других данных, необходимых для финансового контроля деятельности компании. Отслеживание поступления процентов по счетам, дивидендов и роялти. Ведение всех бухгалтерских книг, балансовой и рабочей документации. Сверка чековых и сберегательных счетов. Другие бухгалтерские услуги — по необходимости.
Услуги в области налогообложения
Сбор налоговых данных для подготовки Федеральных налоговых отчетов. Подготовка и файлинг годовых франчайзных налоговых отчетов. Подготовка и файлинг годового Федерального информационного отчета по компании (форма 1120). Подготовка и файлинг ежеквартального и годового отчета по налогам на заработную плату (федерального и штатного). Подготовка и файлинг федеральных форм. Другие услуги в области налогообложения — по необходимости.
Услуги представительского персонала
От характера бизнеса и структуры компании, зависит число наемных работников, необходимых для её работы. US Business Services Corp. может оказать необходимую помощь в любых обстоятельствах. Мы предлагаем нашим клиентам подбор квалифицированного персонала фирмы. Этот персонал может выполнять при необходимости следующие функции:

• Вести бухгалтерский учет корпорации.
• Оплачивать накладные (инвойсы).
• Осуществлять связь с помощью телефона, факса, e- mail или писем.
• Вести корреспонденцию и постоянную документацию.
• Готовить и вести документацию по кредитам и сделкам.
• Составлять внутренние отчеты для компании по контрактам и т.п.
• Участвовать в собраниях Совета директоров, проводимых в корпорации.

Административные услуги
Рекомендуются профессионалы в области корпоративных услуг, обладающие квалификацией и опытом для выполнения административных обязанностей в фирме заказчика. Если клиент нуждается в высоком уровне поддержки и деловом присутствии в США, наемный сотрудник может выполнять необходимые административные обязанности в качестве должностного лица корпорации.
В дополнение к основным видам услуг, оказываемых нами, мы можем также осуществлять:
Секретарские услуги
Наша компания предоставляет секретарские услуги компаниям клиентов, включая:

• подготовку и отправку в нужные сроки годовых финансовых отчетов;
• ведение корпоративной документации;
• предоставление аудиторских отчетов в Реестр компаний и налоговые органы, как это требуется местным законодательством;
• предоставление заявлений на лицензию.

Клиенты, которые используют секретарские услуги для своих компаний, могут быть уверены, что все необходимые годовые формы и отчеты будут подготовлены надлежащим образом и отправлены в реестр компаний в установленные сроки. Мы поможем Вам подготовить резолюции или протоколы Совета директоров и акционеров, сменить Совет директоров и акционеров, внести поправки в Устав и Учредительный договор компании и подготовить проекты и окончательные варианты корпоративных документов.
Другие услуги

• Аренда производственных, офисных помещений (с применением ремонтных работ и без таковых).
• Закупка необходимого оборудования и мебели для офиса или производства.
• Установка и подключение телефонных и модемных линий.
• Создание и поддержка представительства компании в Интернет.
• Услуги по direct mail и телемаркетингу, а также маркетинговые исследования.

Стоимость услуг определяется в каждом конкретном случае.

При встречах с клиентами заказчика, заказчик представляет всю необходимую информацию для переговоров, доверенность, оплачивает транспортные расходы (авиабилет, аренда автомобиля — в США в большинстве городов нет общественного транспорта). Услуги оплачиваются почасово или за каждый день работы представителя (по выбору).

Представительские расходы и налог на прибыль

Определение представительских издержек

Особенности отражения представительских затрат в налоговом учете

Влияют ли представительские издержки на расчет НДС

Итоги

Определение представительских издержек

Представительские издержки — затраты фирмы на организацию встреч, презентаций, переговоров и т. д. с целью установления деловых взаимовыгодных отношений с контрагентами, а также направленные на организацию мероприятий по сбору руководства высшего звена (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Такие траты должны быть предназначены для извлечения дохода (прибыли), а вот результат проведения подобных процедур никак не скажется на отражении издержек в числе представительских при исчислении налога на прибыль (письмо Минфина РФ от 18.04.2013 № 03-07-11/13330).

Перечень таких трат четко ограничен нормами налогового законодательства:

• организация транспортных услуг, таких как транспортировка гостей к месту проведения мероприятия и обратно;

См. также «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

• услуги переводчика;
• проведение деловой части переговоров (обеспечение необходимыми расходными материалами и канцелярией, организация буфетного сопровождения встречи и пр.).

К представительским не относятся издержки вне формальной части приема, такие как:

• организация проведения досуга;
• профилактика и терапия болезней.

Вопросы, связанные с отражением представительских издержек в составе затрат при подсчете прибыли также поясняются письмами Минфина РФ.

Так, к представительским относятся издержки:

Относится ли фуршет с алкоголем к представительским расходам узнайте .

А вот следующий список издержек включать в затраты по прибыли запрещается, и их обоснованность придется отстаивать в суде:

• проведение развлекательных мероприятий после формальной части встречи, например аренда теплохода, организация шведского стола и оплата концерта артистов, танцоров и т. д. (письмо Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796);
• декорирование помещения (письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, перечень затрат следует закрепить в смете на представительские расходы. Образец сметы можно скачать .

Особенности отражения представительских затрат в налоговом учете

Согласно абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ представительские затраты налог на прибыль уменьшают, но включаются в состав прочих издержек при расчете в пределах 4% от суммы, исчисленной за текущий налоговый период оплаты труда.

При этом представительские издержки, не учтенные в предыдущем периоде, разрешается принять в состав затрат при исчислении прибыли в течение текущего года по мере увеличения сумм, направленных на оплату труда (п. 42 ст. 270 НК РФ).

ВАЖНО! Если налогоплательщик совмещает ОСНО и вмененку, то к представительским можно причислить лишь те издержки, которые непосредственно относятся к общему режиму (письмо Минфина РФ от 09.11.2009 № 03-03-06/4/96).

Если же фирма применяет УСНО 15% (доходы минус расходы), то при расчете налога представительские расходы не учитываются в составе затрат (письмо Минфина РФ от 11.10.2004 № 03-03-02/04/1/22).

Так как в бухучете представительские издержки включаются в состав затрат по обычным видам деятельности в полном объеме, а в налоговом сумма строго лимитирована, между БУ и НУ могут возникать постоянные или временные разницы. В связи с этим налогоплательщику необходимо вести дополнительные налоговые регистры. Форму таких документов организация разрабатывает самостоятельно с учетом своих потребностей. Утвержденный бланк необходимо закрепить в налоговой политике компании.

О том, как составить налоговые регистры, читайте в статье «Как самостоятельно разработать налоговые регистры по налогу на прибыль».

Напомним, что все издержки фирмы должны быть обоснованы экономической необходимостью и подтверждены корректно заполненными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для исполнения данного требования необходимо наличие должным образом оформленных первичных бланков, а также отчет о проведенном мероприятии (письмо Минфина РФ от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288).

Некоторые компании также составляют приказ и смету о предстоящих расходах, исполняя требование предыдущего письма Минфина РФ от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807, с целью минимизации налоговых рисков.

Если же представительские затраты носят регулярный характер, например, собрание учредителей проводится каждый квартал, то желательно утвердить соответствующее положение.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли представительские затраты при подсчете налогооблагаемой прибыли. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Образец такого положения и порядок его заполнения можно найти в публикации «Составляем положение о представительских расходах (образец).

Влияют ли представительские издержки на расчет НДС

Налогоплательщику предоставлено право принимать к вычету входной НДС при исчислении данного налога. Порядок применения вычетов регламентирован ст. 171 НК РФ. Согласно п. 7 этой статьи компании — плательщики НДС вправе принимать к вычету налог с представительских расходов, учитываемых в составе затрат при расчете прибыли.

То есть если сумма представительских расходов находится в пределах нормы, то и НДС принимается к вычету в полной мере, при наличии соответствующим образом составленных первичных документов.

Если сумма представительских затрат превышает предельно допустимый лимит, то и НДС можно принять к вычету в пределах нормы. А сверхнормативный НДС принимается в следующем квартале по мере включения в расходы по прибыли непринятых ранее затрат или списывается в состав расходов, не принимаемых к налоговому учету.

Рассмотрим на примере.

Пример

Фирма ООО «Гранд» 15.03.2016 провела переговоры с представителями сторонней организации с целью увеличения объема продаж. На организацию мероприятия было затрачено:

В бухгалтерском учете данные затраты отражаются проводками:

Сумма затрат на оплату труда за 1 квартал 2020 года равна 363 500 руб. Рассчитаем предельно допустимую величину представительских расходов для налогообложения прибыли:

363 500 × 4% = 14 540 руб.

То есть фактическая сумма расходов 16 800,84 руб. превышает предельно допустимую (14 540 руб.) на 2 260,84 руб.

Поскольку сумма, направленная на выплату заработной платы, с течением времени будет увеличиваться, то и не учтенная при расчете прибыли сумма затрат в 2 260,84 руб. может быть списана в течение текущего года. В связи с этим образуется отложенный налоговый актив (далее ОНА), порядок отражения которого регламентирован нормами ПБУ 18/02.

В бухгалтерском учете такие разницы отражаются следующим образом:

То есть на счете 19 осталось 452,16 руб. НДС, который можно будет принять к вычету в течение года по факту принятия не учтенных в 1 квартале при расчете прибыли представительских затрат. Если же по итогам года на счете 19 останется сверхлимитный НДС, то его необходимо списать на счет прочих затрат, не учитываемых при налогообложении прибыли, проводкой Дт 91.2 Кт 19.

Как зафиксировать представительские издержки в бухучете, узнайте из статьи «Учет представительских расходов – проводки».

Представительские расходы налог на прибыль уменьшают, но включаются в состав прочих затрат в пределах установленных НК РФ норм. При этом сверхнормативные суммы таких расходов формируют временные разницы между налоговым и бухгалтерским учетом и влияют на размер принимаемого к вычету входного НДС.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.