При инкассации денег кассир должен

Как проводится инкассация денежных средств

При ведении бизнеса, где расчеты проводятся наличными, важно решить вопрос о хранении денежных средств. Большие суммы перевозить самостоятельно в банк опасно. Выходом из ситуации станет инкассация.

Инкассация – зачем это нужно

Инкассация – это защищенная транспортировка любых ценностей в банк. Специалисты (инкассаторы) несут материальную ответственность за перевозку денег, ценных бумаг, платежных, финансовых и других документов на основании заключенного договора. Порядок проведения инкассации выполняют специальные службы, основываясь на Положении Банка России от 29 января 2018 г. N 630-П.

Данную услугу на платной основе оказывают охранные предприятия, у которых имеется лицензия, дающая право на инкассирование или банки, в которых у бизнесмена открыт счет.

Инкассация имеет следующие преимущества:

  • ответственность за сохранность денег и ценностей;
  • быстрая и регулярная доставка наличных или ценных бумаг вне зависимости от количества заявок;
  • обеспечение безопасной перевозки и хранения выручки, максимальная защита от злоумышленников.

Для коммерческих организаций законодательство устанавливает обязательный порядок инкассации наличных денежных средств при расчетах, платежах и проведении кассовых операций. Если деньги поступают в наличной форме сверх установленного показателя, их необходимо сдавать в банк с последующим зачислением на счет. Такая мера упрощает учет денег на предприятии, обеспечивает защиту ценностей от хищения. Чаще всего услугами инкассации пользуются магазины, рестораны и другие заведения, где поток клиентов стабилен, а при расчетах чаще используется наличный вариант.

Кто может заниматься инкассацией

Проведение инкассации возможно банком или силами внутренних служб. Банковские учреждения могут привлекать к данной деятельности специализированные организации с лицензией на инкассацию. Часто мелкие банковские структуры пользуются услугами инкассаторских служб, закрепленных за более крупными банками.

Транспортировка денег осуществляется на специальном транспорте с усиленной защитой корпуса, пуленепробиваемыми стеклами. Внутри установлены камеры, производящие запись ситуации на дорогах. Самим инкассаторам необходимо носить бронежилет и огнестрельное оружие, которое они могут применить при нападении. Также инкассаторы передвигаются в сопровождении охраны.

Процесс инкассации

Сначала банк заключает договор с предприятием, которому требуются данные услуги. В процессе сотрудничества сотрудник регистрирует заявку клиента. В зависимости от объемов выручки выделяются сумки, каждая из которых имеет порядковый номер. Обязательно согласовывается график, по которому будет производиться сдача наличности. Инкассатор при себе всегда должен иметь сумку с номером, ключи, карту-заявку, штамп предприятия и доверенность, на основании которой он может перевозить ценности.

Предприниматель устанавливает максимально допустимую сумму инкассации (лимит) так, чтобы оставшиеся наличные средства в кассе позволяли предприятию продолжать нормально функционировать. Лимит утверждается на основании приказа и согласовывается с банком.

После подписания договора бизнесмен обязан придерживаться условий относительно сдачи денег. Нарушения повлекут за собой административную ответственность. При необходимости можно только отменить лимит и перестать пользоваться инкассаторскими услугами.

Как организовывается транспортировка денег

Порядок инкассации денежных средств строится следующим образом:

  1. Работник кассы проверяет паспортные данные инкассатора, доверенность, карту-заявку, принимает сумку.
  2. Инкассатор показывает образец пломбы, заполняет сумку, прилагает документы и квитанции.
  3. Кассир заполняет документы, указав все проведенные действия в рамках инкассации.
  4. Деньги складывают в сумку. Инкассатору в присутствии кассира необходимо осмотреть ее и пломбу, чтобы убедиться в отсутствие повреждений, что доступа к содержимому нет.
  5. Кассир заполняет сопроводительные документы, ставит подпись.
  6. Ценности перевозят в банк. Если банковский день завершен, пакет могут направить в инкассаторский офис на временное хранение – данный вопрос решается на этапе заключения договора.
  7. В банке осуществляется пересчет денег, опись ценностей, проверка их подлинности и целостности. После этого сумма зачисляется на счет предприятия.

Инкассация наличности в бухгалтерском учете

Пример: розничный магазин передает дневную выручку инкассатору в размере 875 000 рублей. Стоимость услуги по договору составляет 0,12% от перевозимой суммы денег. Бухгалтер формирует проводки.

Таблица 1: записи в учете магазина при инкассации

Дебет Кредит Сумма Основание Операция
57 50.1 875 000 Расходный кассовый ордер, квитанция от инкассаторов Дневная выручка передана в банк через инкассаторов
51 57 875 000 Выписка банка, приходный ордер Выручка зачислена на счет магазина
91.02 51 1 050 Выписка банка Списана комиссия за услуги инкассаторов (прием и пересчет денег)

Таблица 2: записи в учете при выявлении недостачи

Дебет Кредит Сумма Основание Операция
57 50.1 875 000 Расходный кассовый ордер, квитанция от инкассаторов Дневная выручка передана в банк через инкассаторов
51 57 861 000 Выписка банка, акт пересчета денег инкассаторами Зачислена выручка магазина на счет за минусом недостачи (875 000-14 000)
91.02 51 1 033 Выписка банка Списана комиссия за услуги (прием и пересчет денег)
94 57 14 000 Акт пересчета Недостача отражена в учете

Особые случаи

Если деньги были переданы инкассаторам с соблюдением всех правил, но сумма не попала в банк – кто несет ответственность?

Безопасность

Несмотря на высокий уровень защиты, всегда существует риск нападения на инкассатора или аварии на дороге с последующим уничтожением денежных средств (например, если во время ДТП был пожар). Обычно такие случаи предварительно отражаются в договоре, где предусмотрены положения о форс-мажорных обстоятельствах. Как правило, уважающие себя банки страхуют подобные случаи, а потому, компенсация осуществляется за счет страховой компании.

Недостача

Если обнаружен излишек денежных средств или их недостача. Необходимо составить акт пересчета в трех экземплярах (форма для них произвольная). Подписи ставят лица, которые принимали участие в перерасчете. Один экземпляр документа находится у заведующего кассой, второй передается организации, а третий – инкассаторам.

В договоре по оказанию услуги инкассирования платежных терминалов и касс банки указывают, что они не несут ответственности за недостачу или излишек, которые обнаружены в сумке, если упаковка произведена по всем правилам, и нигде не зафиксированы повреждения.

Точно так же, как клиент требует от кредитной организации соблюдения обязательств по пересчету и хранению ценностей, происходит формирование требований со стороны банковского учреждения относительно обеспечения инкассации в соответствии с установленными правилами:

  1. Заранее оговоренные графики изъятия денежных средств и их перевозка должны выполняться неукоснительно и согласовываться на стадии заключения договора.
  2. Компания, которая пользуется услугами инкассации, должна гарантировать беспрепятственные доступ к месту передачи денег.
  3. Инкассатор должен предъявить удостоверение перед началом процедуры.
  4. Транспортировка ценностей осуществляется только на специальном транспорте и в специальных опломбированных сумках.

Справка! Если недостача наличности повторяется, банк может предложить клиенту лично присутствовать при проведении перерасчета.

Инкассация обеспечит безопасную перевозку и хранение денег на счете. Это особенно важно для компаний с большой выручкой, которые работают в регионах с высоким уровнем преступности, или при наличии конкурентов.

Учет операций по инкассации денежной выручки

Счет N 20209 «Денежные средства в пути» предназначен для учета наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, отосланных из кассы кредитной организации (филиала) другим кредитным организациям (филиалам), своим филиалам и внутренним структурным подразделениям, для подкрепления банкоматов, сданных в подразделение расчетной сети Банка России до зачисления их на корреспондентский счет кредитной организации и в других случаях, установленных нормативными актами Банка России.

На этом же счете учитывается денежная наличность, отосланная из внутренних структурных подразделений кредитной организации, и в других случаях, установленных нормативными актами Банка России, в кассу кредитной организации (филиала).

По дебету счета проводятся суммы высланных наличных денежных средств в указанных выше случаях в корреспонденции со счетом по учету кассы, а также суммы выручки, проинкассированной накануне и не пересчитанной, в корреспонденции со счетом по учету инкассированной денежной выручки.

По кредиту счета производится списание сумм при поступлении денежных средств по назначению, зачислении на корреспондентский или другой счет кредитной организации.

В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по каждому получателю, которому отосланы денежные средства, и по видам валют.

Счет N 40906 «Инкассированная денежная выручка» используется в случаях, когда по каким-либо причинам проинкассированная накануне денежная выручка не пересчитана и сумма не может быть зачислена на счет клиента и в кассу кредитной организации. Счет пассивный.

По кредиту счета проводятся суммы выручки, проинкассированной накануне и не пересчитанной, в корреспонденции со счетом по учету денежных средств в пути. После пересчета сумма со счета по учету денежных средств в пути перечисляется на счет учета кассы.

По дебету счета проводятся суммы выручки, пересчитанной и зачисленной в кассу, в корреспонденции с банковскими счетами клиентов, корреспондентским счетом при перечислении средств клиентам, не имеющих счетов в кредитной организации.

В аналитическом учете открываются счета каждому клиенту.

Если кредитная организация по договорам с клиентами производит зачисление проинкассированной выручки на их счета до ее пересчета, то в этом случае возникает кредитная операция, зачисление выручки на счета клиентов должно производиться со счетов по учету кредитов, оформляемых в общеустановленном порядке.

Проводки:

· Доставлена и пересчитана выручка юридического лица в кассу кредитной организации:

Дт — 20202 Кт — расч. счет — Препроводительная ведомость

· Доставлена выручка:

Дт — 20209 Кт — 40906- Мемориальный ордер

  • · Пересчитана и зачислена в кассу проинкассированная денежная выручка:
    • 1) Дт — 20202 Кт — 20209- Приходный кассовый ордер
    • 2) Дт — 40906 Кт — расч. счет — Платежное поручение

Учет операций по результатам ревизии кассы

кассовый денежный наличность инкассация выручка учет

Проводки:

· Выявлена недостача:

Дт — 60308 Кт — 20202- Расходный кассовый ордер

  • · Погашена недостача:
    • а) Наличными:

Дт — 20202 Кт — 60308- Приходный кассовый ордер

б) Из заработной платы:

Дт — 60305 Кт — 60308 — Мемориальный ордер

· Выявлен излишек:

Дт — 20202 Кт — 70601 — Приходный кассовый ордер

А.Ю. Ларичев, обозреватель «УНП»

Порядок ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением cовета директоров ЦБ РФ от 22.09.93) разрешает организации хранить в кассе наличные деньги только в пределах лимита (его устанавливает обслуживающий банк). Сверхлимитная наличность в обязательном порядке должна сдаваться в банк (п. 5 и 6). Как правило, доставку денег от организации в банк осуществляет его инкассаторская служба. И за эти услуги банк взимает определенную плату. Рассмотрим на конкретном примере, как учесть расходы на оплату инкассаторских услуг.

Пример.

У организации заключен с банком договор инкассации. 13 ноября 2003 года кассир-операционист торговой организации в течение рабочего дня (с 10.00 до 20.00) получил наличную выручку от реализации товаров в размере 125 000 руб. Эта выручка была сдана им в конце рабочего дня в кассу предприятия. Лимит остатка наличных денег в кассе организации — 7000 руб. На начало рабочего дня остаток наличности в кассе составлял 3500 руб. В конце рабочего дня кассир передал сверхлимитную наличность инкассаторской службе банка. На следующий день — 14 ноября 2003 года — банк зачислил переданные ему наличные деньги на расчетный счет организации. По условиям договора банк взимает сумму вознаграждения за инкассацию в размере 0,6% от суммы инкассированных денежных средств (включая НДС). Эту сумму он списывает в безакцептном порядке со счета организации не позднее 1-го рабочего дня месяца, следующего за расчетным. Кроме того, по услугам на инкассацию банк выдает организации счет-фактуру. Для упрощения примера предположим, что других операций по инкассации, кроме перечисленных выше, в ноябре 2003 года у предприятия не было.

В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие проводки.

13 ноября 2003 года:

Дебет 50 Кредит 90

— 125 000 руб. — оприходована наличная выручка в кассу.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов для отражения наличных денежных средств, переданных на инкассацию, должен использоваться счет 57 «Переводы в пути»:

Дебет 57 Кредит 50

— 121 500 руб. (3500 + 125 000 —

— 7000) — выданы наличные денежные средства службе инкассации банка.

14 ноября 2003 года:

Дебет 51 Кредит 57

— 121 500 руб. — зачислены наличные деньги на расчетный счет организации.

1 декабря 2003 года:

Дебет 76 Кредит 51

— 729 руб. (121 500 руб. 5 0,6%) — списано банком вознаграждение за инкассацию.

Инкассация относится к банковским операциям (п. 5 ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 02.12.90 № 395-1 «О банках и банковской деятельности»). Банковские операции освобождены от НДС, но инкассация является исключением — эта операция подлежит налогообложению в общеустановленном порядке (подп. 3 п. 3 ст. 149 НК РФ). Поэтому бухгалтеру следует иметь в виду, что в той сумме, которую банк списывает за инкассацию, «сидит» НДС.

Дебет 19 Кредит 76

— 121,50 руб. (729 руб. 5 20% : 120%) — учтен НДС.

Расходы на инкассацию учитываются в составе операционных расходов как затраты, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»):

Дебет 91 Кредит 76

— 607,50 руб. (729 — 121,50) — начислено вознаграждение банку за инкассацию;

Дебет 68 Кредит 19

— 121,50 руб. — принят к вычету НДС на основании счета-фактуры, выданного банком.

В налоговом учете затраты на оплату услуг по инкассации бухгалтер может учесть либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ), либо в составе внереализационных расходов (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Допустим, что в учетной политике организации для целей налогообложения предусмотрено, что она включает затраты на банковские услуги в прочие расходы (подробнее об учете расходов на услуги банков читайте на стр. 12 «УНП» № 34, 2003). Тогда в составе прочих расходов 1 декабря 2003 года бухгалтер учтет при налогообложении прибыли 607,50 руб.

Охрана и сопровождение материальных ценностей в столице и области – услуга, которую оказывает служба компании «Группа Град».

Развитие бизнеса не ограничивается безналичные расчетом. Ежедневно в кассах торговых предприятий оседают крупные суммы наличных. Инкассация денежных средств – неизбежный процесс нормальной работы многих компаний. Перемещение наличного капитала и ценностей редко остается незамеченным злоумышленниками. Поэтому их сопровождение необходимо доверить лицам, которые смогут защитить от криминальных посягательств.

Кому нужна инкассация

Сбор и транспортировка финансов, ценных документов, золота, и других ценностей может понадобиться организациям и физическим лицам.

Для предприятий и частных заказчиков служба инкассации предлагает:

  • инкассацию денег, ценностей;
  • перевозку наличности клиента, в том числе при снятии заработной платы;
  • адресную доставку мелкой разменной монеты, банкнот требуемого достоинства;
  • перемещение ценностей, векселей, расчетных и платежных документов между филиалами организаций;
  • доставку инкассированной выручки в кассу другого кредитного предприятия;
  • прием наличных в банке частного клиента, перевоз и сдачу в кредитную организацию;
  • изъятие содержимого банкоматов, паркоматов, депозитных машин.

Услуги инкассаторов для кредитных учреждений обеспечивают:

  • перевозку ценностей из учреждений (в учреждения) Банка России, коммерческие банки;
  • сервис банкоматов, других программно-технических устройств;
  • доставку разменной монеты;
  • межрегиональные перевозки ценностей;
  • подкрепление банковской операционной кассы, его внутренних подразделений, вывоз излишков из кассы;
  • поручение от имени банка снятия наличных с корреспондентских счетов и перевоз их в кассовый узел банка-заказчика.

Стоимость услуг установки видеонаблюдения

6 000 руб. за вооруженного охранника (до 8 часов работы).

Исключение рисков

Инкассация – тщательно продуманная операция. Охранная служба планирует маршрут передвижения с минимумом остановок и объездом дорожных пробок. В процессе перевозки ведется контроль территории, исключается наличие слежки. В случае угроз происходит срочное оповещение службы реагирования и ведется быстрая подготовка к внештатной ситуации.

Для минимализации рисков инкассаторами применяются эффективные методы:

  • оперативное получение криминальных сводок о возможном наличии на пути следования преступных групп, представляющих угрозу автотранспорту;
  • выбор надежного бронированного автомобиля, проверка его технического состояния в день выезда;
  • использование защитных контейнеров, радиосвязи, портативной сигнализации;
  • оборудование автотранспорта техническими средствами: видеокамерами в кабине и контейнере с ценностями, тахографом для фиксации режима движения, антеннами GPS и ГЛОНАСС для моментального определения нахождения авто и контейнера;
  • сопровождение инкассатора службой вооруженной охраны или же предоставление транспорта для страховки автомобиля заказчика, если он желает перевозить деньги самостоятельно;
  • страхование транспортируемых грузов.

Наша ответственность

Наше охранное предприятие принимает исчерпывающие меры по обеспечению безопасности перевозимых ценностей. Грамотный подбор персонала, повышенная секретность, надежное сопровождение и взаимодействие с органами правопорядка – гарантия оперативной и бережной доставки их в нужное место. Мы предлагаем удобный график перевозок в единоразовом (по заказу) или регулярном графике.

Заказать услугу инкассации

Чтобы нанять инкассаторов ЧОП «Группа Град», воспользуйтесь любой удобной для Вас формой связи:

+7(495)501-45-77 или Оставить заявку