СВ-Принт

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Составление приказа о внесении изменений в штатное расписание происходит тогда, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении изменений в штатное расписание .docСкачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание .doc

Порядок внесения изменений

Внесение изменений в штатное расписание должно происходить по определенному алгоритму.

1. Для начала на уровне руководства принимается решение о неизбежности подобных корректировок.
2. После этого на предприятии издается специальный приказ, который утверждает необходимость изменений и содержит перечень позиций, нуждающихся во внесении правок.
3. Далее эти самые правки вносятся в штатное расписание и обновленному документу присваивается очередной номер.
4. Ранее действовавшее штатное расписание отправляется на хранение в архив предприятия.

Следует отметить один важный момент: если приказ касается сокращения сотрудников, перевода их на другую должность и тому подобных корректировок, влекущих за собой изменения в условиях работы и трудовых договорах, то с такими приказами работников необходимо знакомить под роспись. Более того: без получения согласия сотрудника на некоторые перемены (к примеру, перевод), они становятся невозможны.

Для достижения этой цели, администрация предприятия должна за 60 дней до намечающегося события любым удобным способом довести до сведения работников уведомления о грядущих изменениях.

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон никоим образом не регламентирует частоту внесения правок в штатное расписание, поэтому здесь все зависит от руководства организации. В принципе при желании изменения можно вносить хоть каждый месяц (правда, такая активность может вызвать интерес со стороны трудовой инспекции), но обычно это происходит значительно реже, раз в год или по необходимости.

Редактировать штатное расписания уместно при незначительных изменениях общей деятельности предприятия.

А вот если речь идет о глобальной реорганизации компании, с полной «перетасовкой» структурных подразделений, штатных единиц и т.п., то лучше не ограничиваться изменениями штатного расписания, а составить новый документ.

Период вступления в действие измененного штатного расписания

Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.

В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.

За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.

Кто пишет приказ

Написанием приказа может заниматься любой сотрудник, имеющий нужные полномочия и обладающий навыками написания подобного рода документов. Обычно это либо юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь или сам руководитель организации. В любом случае, вне зависимости от непосредственного исполнителя, после составления документа, он должен быть передан на визирование директору компании.

Основание для приказа

В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии. Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов. В роли таковых выступают служебные записки со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы. В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:

• дать не неё ссылку,
• указав ее номер,
• дату составления,
• автора (должность и ФИО сотрудника).

Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.

Как правильно составить и оформить приказ

Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:

• наименование предприятия,
• номер и дату составления приказа,
• основание для него,
• полный список вносимых изменений.

Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).

Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание – изменение должности

Необходимость корректировки названия должности влечет за собой внесение правок в штатное расписание. Переименование должности на предприятиях с государственной долей или тарифной системой оплаты проводится в четком соответствии с Квалификационным справочником.

Частные компании, без особых условий труда, вольны самостоятельно придумывать названия, учитывая только, что от этого зависит специальный стаж. Так, выполняя некоторую юридическую работу компании, а находясь на должности только менеджера по персоналу, лицо лишается возможности подтверждения соответствующего юридического опыта работы. Законодатель сделал необязательным применение именно унифицированной формы штатного, как документа первичного учета, утвержденного Госкомстатом, а это послабление относится и к рассматриваемому вопросу.

Выделяется ряд этапов внесения правок в первичный кадровый документ, утверждающий структуру и численность работников.

1. Формирование инициативы. Должностные инструкции специалистов разного уровня в разделе «Права» должны содержать информацию о возможности инициирования такого кадрового вопроса. Кроме того, начальник отдела кадров и главный бухгалтер обязаны контролировать действующее законодательство в своей сфере и выступать с соответствующей инициативой. Служебная записка о необходимости кадровых корректировок готовится на имя руководителя или его зама по направлению, который, в свою очередь, с помощью резолюции направляет документ в работу нужного отдела.

2. Уведомление сотрудников о грядущих переменах за два месяца. Примечательно, что анализ судебной практики показывает, что письменное согласие сотрудника с новым наименованием должности и подписание им ТД могут сократить этот срок. При этом отзыв согласия, при уже подписанном дополнительном соглашении, не допускается.
Если специалист отказался от предложенного переименования, уволить его можно только по истечении двухмесячного срока.

3. Подготовка кадровой службой текста приказа.

4. Согласование. Включает в себя визирование документа начальниками структурных подразделений, которых непосредственно касается вопрос, бухгалтерией и юридическим отделом.

5. Подписание руководителем.

6. Регистрация и ознакомление с заинтересованными лицами.

Внесение записи в трудовую книжку, карточку учета, должностную инструкцию, перезаключение ТД.

Целесообразность корректировки старого расписания или утверждения нового зависит исключительно от масштабов перемен. Если они носят единичный характер то можно обойтись без утверждения нового расписания.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание – образец 2018

Шаблон распоряжения законодательно не установлен, а при его подготовке следует руководствоваться правилами делопроизводства и юридической техники. Размытые формулировки, допускающие двоякое толкование, недопустимы.

Структура приказа:

• Название, номер, дата;
• Основания и причины, к которым могут относиться внесение поправок в закон, совершенствование условий труда, оптимизация системы и т.д;
• Ссылка на изменяемы документ с обязательным указанием его реквизитов и названия;
• Распорядительные мероприятия, связанные с изданием документа, как правило, отделу кадров и бухгалтерии поручается комплекс мероприятий;
• Если есть необходимость, ссылка на отменяемые пункты основного штатного;
• Дата вступления в силу, которая может не совпадать с моментом издания.

Важно: существует правовая позиция, в соответствии с которой мероприятие невозможно если сотрудник отказался от простого переименования его должности, без особых на то оснований.

Данный локальный акт относится к документам, регистрируемым в журнале по основной деятельности, в связи с чем он подлежит постоянному хранению на предприятии. Общий срок хранения таких документов 75 лет.

Скачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

Необходимо строго отличать переименование должности от перевода сотрудника на иную работу. В первом случае условия труда специалиста, зафиксированные в договоре с ним, не меняются.

Основаниями для переименования могут стать:

• Смена названия структурного подразделения;
• Приведение названия должности в соответствие с ЕТКС если имеет место работа на вредных условиях, дающих право на льготную пенсию;
• Корректировка названия профессии в профстандартах;
• Приведение названия в соответствие с общероссийским классификатором профессий;
• Переименование на более престижное название в целях повышения мотивации.

Так, имеет место только переименование если должность инженера по охране труда меняется на специалиста по охране труда. Однако когда идет перемещение в новый отдел, то можно говорить только о переводе.

Во втором случае, сотруднику на постоянной или временной основе, могут поручаться иные обязанности. Данный процесс может не сопровождаться исправлением расписания.

Судебная практика знает случаи, когда желая исключить из коллектива сотрудника, организация затевает реорганизацию, в ходе которой происходит простое переименование должностей, без изменения функций. Анализ новой и старой должностных инструкций может убедить правосудие в неправомерности действий предприятия и как следствие восстановить лицо на работе.
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание переименование должности может помочь в правильном оформлении документа.

Скачать образец приказа об изменении должности в штатном расписании

Приказ о внесении изменений в штатное расписание в связи с изменением оклада

Должностной оклад является существенным условием трудового договора и может быть варьирован в сторону уменьшения только в связи с развитием техники производства, структурных улучшений, иных существенных преобразований, которые привели к уменьшению трудовых затрат.

За два месяца работодатель обязан уведомить сотрудника о предстоящих реформах, одновременно с этим допустимо сообщение об альтернативных вакансиях, в случае отказа лица от заключения договора на новых условиях. Увольнение сотрудника по причине несогласия с уменьшением оклада проводится по п.7 ч.1 статьи 77 ТК РФ.

Особенностью процесса увеличения оплаты является то, что процедуру обязательного уведомления за два месяца можно опустить и сразу после издания приказа о корректировке штатного расписания, заключить дополнительное соглашение об увеличении оклада. Между кадровой службой и бухгалтерией иногда возникает противоречие, связанное с необходимостью дополнительного издания индивидуального приказа об установлении нового оклада для каждого сотрудника. Поскольку первичными документами для расчета заработной платы являются штатное и табель учета рабочего времени, поименное издание приказа на каждого и сотрудника не требуется.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание изменение оклада работника утверждаться руководителем предприятия только при наличии согласования бухгалтера.

Приказ об изменении окладов в штатном расписании

Штатное расписание – это перечень структурных подразделений и должностей организации с указанием численности и зарплат работников. Правила заполнения штатного расписания, составляемого организацией по унифицированной форме N Т-3, приведены в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1. Если в штатном расписании что-то меняется, как правило, издается приказ об изменении штатного расписания.

Изменение штатного расписания

Внесение изменений в штатное расписание в общем случае требуется в следующих ситуациях:

• исключение вакантных должностей (подразделений) при организационных изменениях в работе организации;
• ввод новых должностей и штатных единиц при расширении производства;
• сокращение штатных единиц при сокращении численности или штата;
• изменение окладов как в сторону увеличения, так и уменьшения;
• переименование должностей (подразделений).

Изменение окладов в штатном расписании

Об этой ситуации следует поговорить отдельно. Дело в том, что изменение оклада – это изменение условия трудового договора об оплате труда (ст. 57 ТК РФ). А оно допускается:

• либо по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). Такое соглашение оформляется в письменном виде;
• либо в одностороннем порядке, если такое изменение является следствием изменения организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). То есть необходимо заранее (за 2 месяца) уведомить работников о планируемых изменениях, сотрудникам, несогласным с изменениями, предложить другую имеющуюся у работодателя работу и т.д.

И лишь после того, как будут согласованы все вопросы с работниками, можно оформить приказ об изменении штатного расписания в связи с изменением окладов.

Как изменить оклады в штатном расписании

Приказ о внесении изменений в штатное расписание в связи с изменением окладов – не единственный вариант. Если в штатное расписание вносится много изменений, то проще утвердить штатное расписание в новой редакции. Это также делается с помощью приказа об изменении штатного расписания. На 2020 г. образец такого приказа мы приводить не будем, поскольку достаточно записать в приказе: Приказываю утвердить штатное расписание в новой редакции, действующей с такого-то числа.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание – образец 2020

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с изменением окладов можно посмотреть здесь:

Пред. / След. Скачать приказ о внесении изменений в штатное расписание Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

• Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
• Я не подписчик, но хочу им стать
• Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Приказ о введении новой должности в штатное расписание

Приказ о введении новой должности в штатное расписание – обязательный для заполнения документ при введении новой рабочей единицы (или нескольких).

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о введении новой должности в штатное расписание .docСкачать образец приказа о введении новой должности в штатное расписание .doc

ШР является одной из форм защиты прав работников от произвольного увольнения. Оно документально закрепляет структуру предприятия, определяет перечень должностей и окладов сотрудников. Зачастую в развивающемся коллективе возникает необходимость создания новой рабочей единицы, не предусмотренной штатными документами. Для этого руководителем выносится приказ о введении в устоявшийся кадровый состав нового рабочего места.

Порядок вынесения приказа

Необходимость внесения изменений в структуру компании может возникнуть:

• в результате введения нового направления деятельности;
• при привлечении новых специалистов из-за модернизации производства;
• ввиду сокращения должностей;
• в связи с повышением или понижением окладов и т.д.

Трудовое законодательство не устанавливает каких-либо специальных требований для срока и порядка внесения изменений в структуру компании. Поэтому данные вопросы отводятся на усмотрение руководителя. Если в организации необходимо создать новый отдел или иное структурное подразделение, то целесообразно поменять само штатное расписание. Если нужно добавить новую штатную единицу, вполне достаточно изменить кадровое расписание путем издания соответствующего документа.

Приказ о введении новой должности может быть разработан по распоряжению руководителя организации:

• кадровой службой;
• юристами;
• секретарем.

При разработке такого приказа необходимо:

1. Провести анализ общей информации:
   • о должностных обязанностях;
   • об оптимальных временных затратах;
   • о часовых нормах, предусмотренных для соответствующего типа труда.
2. Решить вопрос о допустимых часовых объемах работы (ставка, 0,5 или 0,25 ставки или менее) для нового сотрудника.
3. Разработать проект должностной инструкции.
4. Подготовить предложение на имя руководства об увеличении штата. Оно может быть направлено от имени:
   • начальника кадрового подразделения;
   • начальника отдела, в который предлагается новая единица.
5. Разработать форму приказа.

В служебной записке приводятся все данные статистики, которые удалось получить в обоснование оптимальности учреждения новых должностей.

Если новая структурная единица вводится в отдел компании, служебную записку должен подписывать начальник соответствующего отдела.

Служебная записка о необходимости введения нового рабочего места составляется начальником (или специалистом) отдела кадров:

• если новое должностное лицо будет подчиняться руководителю;
• если работник не будет иметь отношения ни к одному структурному подразделению.

К служебной записке в качестве приложения прикладывают приказ о введении новой штатной единице и подробную инструкцию с описанием обязанностей нового работника. После утверждения работодателем предложений, изложенных в докладной записке, им подписывается приказ о введении новой должности в штатное расписание.

Структура приказа

Трудовое законодательство не содержит утвержденной формы документа о введении в штат новой должности. На основании анализа требований к кадровой документации можно сделать вывод, что в приказе следует указать:

1. название организации (как в учредительных документах);
2. город составления, номер и дату составления;
3. наименование приказа (например: «Приказ о введении новой должности в штатное расписание», «Приказ о включении новой должности» и т.д.);
4. основание увеличения штата сотрудников (например, служебная записка, результаты статического анализа и т.д.);
5. наименование должности;
6. количество единиц, необходимых для выполнения имеющегося объема работы;
7. величину должностного оклада.
8. ответственных за выполнение приказа лиц (им могут быть бухгалтер или кадровый работник).

Документ должен быть подписан руководителем или уполномоченным на то заместителем. Подписанный бланк передается в отдел кадров, а его копии – в бухгалтерскую службу и отделы, в которых будут работать данные специалисты.

Возможные ошибки

При утверждении приказа о введении новой должности работодатели не должны нарушать права действующих сотрудников или соискателей. Например, часто работодатель сначала «пробует» фактически ввести новую должность и возлагает обязанности по ней на кого-либо из сотрудников. Это нарушает право работника на выполнение только тех функций, которые прописаны трудовым договором и должностной инструкцией.

Важно! Поэтому новая штатная единица должна быть введена до момента обнародования вакансии в средствах массовой информации и тем более до момента фактического допуска лиц на работу.

Также кадровые работники зачастую избегают введения отдельных изменений в должностную структуру предприятия. В этом случае каждое новое повышение оклада, сокращение или введение рабочей единицы приводит к утверждению нового штатного расписания. Однако данный документ является основой всей кадровой структуры предприятия и не должен переиздаваться из-за незначительных корректировок. Менять штатное расписание целесообразно только в случае массовых кадровых перестановок.

Сроки хранения приказа

Основные требования к срокам хранения документации предприятий и организаций установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно разделу 8, части 8.1 документы, подтверждающие необходимость привлечения новых работников, должны храниться у работодателей в течение 5 лет.

Более длительные сроки предусмотрены для хранения первичных документов об изменении окладов или введении новых ставок, которые должны сохраняться в течение 75 лет, если сами приказы о данных изменениях утеряны.

Для обеспечения прав работников на пенсионные и социальные выплаты кадровую документацию необходимо хранить в течение всего периода деятельности предприятия (но не более 75 лет). Если работодатель прекращает свою деятельность раньше, все кадровые документы целесообразно передавать в территориальные подразделения государственных архивов.

Таким образом, введение новой структурной единицы в штат работодателя имеет нюансы, которыми нельзя пренебрегать, так как это приведет к нарушению интересов сторон трудового договора или потенциальных работников.