СВ-Принт

• Кажется, будто времени на то, чтобы закончить всё необходимое, попросту нет.
• Многие люди обращаются за помощью к определённым техникам тайм-менеджмента, но некоторые из них лишь усугубляют проблему отсутствия времени.
• Вот несколько ловушек тайм-менеджмента, в которые вы можете попасться, а заодно способы их избежать.

Вы испытываете чувство, словно вы постоянно работаете, но это не приносит результатов, которых вы хотите? Вы не одиноки. Это проблема, которую должны преодолеть практически все талантливые предприниматели. К сожалению, многие люди в отчаянии пытаются применять техники тайм-менеджмента, которые лишь усложняют проблему отсутствия времени.

Избегайте следующих 11 распространённых ловушек тайм-менеджмента, в которые попадается большинство предпринимателей. Узнайте способы, которые помогут вам решить проблему плохого управления временем, и вы избавитесь от этой головной боли навсегда.

1. Отрицание факта, что у вас есть проблемы, связанные с тайм-менеджментом

Порой я говорил себе: «Будь у меня больше времени, я бы справился с X, Y и Z». Разумеется, мы не можем иметь в своём распоряжении больше 24 часов в сутки, так зачем тратить нашу ментальную энергию на пустые жалобы?

«Жалобы на то, что времени всегда не хватает, никак не смогут добавить вам времени. Они лишь на момент заставляют вас почувствовать себя лучше», — пишет Джон Машни в своей статье на Medium. «Но это чрезвычайно вредная тактика. Жалоба на недостаток времени не даёт вам осознать реальность: что-то работает неправильно».

Перестаньте говорить о том, что у вас недостаточно времени на завершение ваших задач. Вместо этого признайте, что вам необходимо лучше управлять своим временем и начать экспериментировать с техниками, которые помогут вам в достижении своих целей.

2. Пренебрежение планированием

«Важно планировать ваш день для максимальной эффективности. Не обязательно расписывать каждую минуту своего времени, но постарайтесь установить ежедневные цели, включая задачи, которые вы хотите завершить, а затем расположите их в порядке важности», — предлагает Шонсе Мэддокс из Calendar, которая рекомендует подготовку и мозговой штурм для экономии времени и энергии.

Потратьте несколько минут своего вечера на то, чтобы выложить свою одежду и приготовить еду на завтра. Просмотр календаря подготовит вас психически, сэкономит время утром и снизит усталость от решений. Вне зависимости от того, используете ли вы специальное приложение-календарь или сами набрасываете на бумаге список дел, планирование вашего дня предоставляет вам структуру, которая позволяет избавиться от постоянных мыслей о том, что делать дальше.

3. Позволять «срочному» взять верх над «важным»

Проведение границы между «срочным» и «важным» — это вызов для большинства предпринимателей. Как вы можете тушить пожар, если спешите на встречу с инвестором?

Я использую матрицу Эйзенхауэра, чтобы помочь себя расставить задачи в порядке приоритета, чтобы я не позволял срочности захватить контроль над моим распорядком. Возьмите все свои задачи и расположите их в четырёх квадратах:

• Сделать первым делом. Это самые важные обязанности, с которыми вы должны закончить сегодня или завтра.
• Запланировать. Важные задачи, которые не требуют срочности, поэтому вы можете разместить их в своём календаре.
• Делегировать. Если у вас есть необходимые задачи, которые вам не важны, то вы можете поручить их другим людям.
• Не делать. Какие задачи не важны и не требуют срочности? Удалите их из своих списков и добавьте их в список «можно заняться, если будет возможность».

4. Неправильный подход к делегированию

Предприниматели гордятся званием мастеров на все руки, но вам не обязательно участвовать в каждом этапе своего бизнеса. Будьте в курсе происходящего, но оставьте своё эго за дверью и делегируйте нужные задачи подходящим для этого людям.

Если у вас нет персонала, отдайте определённую работу фрилансерам на аутсорс. Например, вы можете нанять личного ассистента, чтобы он управлял вашим календарём, электронной почтой, профилями в социальных сетях или блогом. Личные ассистенты также могут позаботиться о личных поручениях, рекрутинге, бронировании билетов на самолёты и номеров в отелях для грядущих деловых поездок.

5. Необходимость рано просыпаться

Уделите время тому, чтобы прочитать другие статьи о тайм-менеджменте. Вы обнаружите, что один из самых распространённых советов, которыми делятся их авторы – просыпаться пораньше. Как человек, который сам практикует эту привычку, я полностью понимаю её смысл. Давайте представим, что вы проснулись на час раньше. Вы можете использовать это время для работы со своим календарём, для занятий спортом, здорового завтрака, чтения или очистки вашей электронной почты, не отвлекаясь на внешние факторы.

Но вот в чём загвоздка. Одной установки будильника на четыре утра недостаточно для тайм-менеджмента. Весь секрет здесь в том, чтобы достигнуть пиковой продуктивности и выделять временные блоки для концентрации на приоритетных задачах. Думайте об этом именно так. Если вы сова, вы будете несчастны, если начнёте просыпаться в какое-то невероятное время.

Планируйте свои дни так, чтобы работать над самыми важными задачами, когда у вас есть максимум энергии и концентрации. Если ваш пик приходится на закат, то вы должны выделять это время для концентрации на самых важных задачах. Это куда более эффективная стратегия, чем пустая борьба с внутренними часами вашего организма.

6. Отсутствие гибкости

Вне зависимости от того, насколько тщательно вы планируете свой день, вас обязательно будут отвлекать. Вот почему так важно, чтобы ваш календарь оставлял место для гибкости. Например, в какой-то день всё идёт точно по плану, пока после обеда перед вами не появляется важный клиент, сообщающий о технической проблеме с их программным обеспечением.

Мне и моей команде пришлось бы перестать работать над тем, чем мы занимались, но, к счастью, обычно у меня есть свободный час после обеда – и он всегда чем-то заполняется. В большинстве случаев работа на этот час находится во время чтения электронных писем, разговоров с командой или для того, чтобы втиснуть в этот час важного клиента, который не назначал встречу. Так или иначе, благодаря этому свободному времени в моём календаре я способен реагировать на проблемы клиентов, не перестраивая своё расписание и задачи в моём списке дел.

7. Быть «идеальным»

Все мы стремимся делать свою работу качественно, но постоянное стремление к идеальности – это нереалистично. Очень часто давление, которые мы оказываем на себя в попытке «быть идеальными», приводит нас к тому, что мы давим на других людей из-за их проблем. Оно того не стоит.

Приведём в пример Стива Джобса. Хотя его перфекционизм позволил ему создать одни из самых культовых продуктов в современной истории – это также приводило к тому, что на разработку продуктов уходило больше времени, а споры с сотрудниками возникали чаще. Будучи предпринимателем, вы уже знаете, что вы не можете позволить себе оттягивать разработку продуктов или услуг безгранично. Если вы будете откладывать выполнение работы, то будьте уверенны, что рано или поздно найдётся тот, кто вас обойдёт.

8. Чрезмерное и недостаточное выделение времени

Мы склонны неверно оценивать время, требуемое нам для выполнения задачи. Мы оцениваем, что какая-то задача займёт лишь час, в то время как эта цифра оказывается ближе к двум часам. Порой происходит наоборот, но в любом случае это вносит сумятицу в наш распорядок. Всё, что предполагалось сделать сегодня, должно быть отложено до завтра.

Не всегда легко определить, сколько замёт завершение той или иной задачи – но обычно она занимает больше времени, чем вы могли бы подумать. Лучшее решение в этой ситуации – вести учёт времени хотя бы в течение недели, чтобы увидеть, на что вы тратите своё время. Вы можете заниматься этим вручную, используя блокнот, или воспользоваться программами для отслеживания времени.

9. Ежедневно очищать ваше рабочее пространство

Значит ли это, что вы должны оставлять обёртки от еды у себя на столе? Нет. Должны ли вы брать файл или какой-то инструмент, а затем никогда не возвращать его на место? Разумеется, нет. Первое – это просто негигиенично, в то время как отказ возвращать вещи на свои места приводит к постоянному поиску нужных вещей там, где им быть не положено.

Что я имею в виду, так это то, что вполне нормально иметь лёгкий беспорядок на рабочем столе. Одно исследование обнаружило, что неубранный стол способен приводить к росту креативности. Поэтому, если у вас нет времени, нет необходимости напрягать себя из-за небольшого беспорядка. Лично я выделяю последний послеобеденный час пятницы для очистки и организации своего рабочего пространства. Конец недели обычно утомляет, а эта простая продуктивная задача позволяет мне заканчивать свою рабочую неделю на высокой ноте.

10. Работать без остановки

Масса предпринимателей гордится собой за то, что они работают невероятное количество часов в своих стартапах. Например, Илон Маск известен тем, что работает по 80 часов в неделю. Истина заключается в том, что, сколько бы вы не пытались на себя взвалить, всем людям необходимы перерывы для восстановления. Мне и самому приходилось отрабатывать 80 часов в неделю. Это жёстко и для вас, и для всех остальных.

Ваш перерыв может быть 10-минутной прогулкой, но старайтесь отсоединяться и проводить часы вне работы. Серьёзно, заставляйте себя брать перерывы и отсоединяться – купите подвижный стол и двигайте его туда и обратно по паре раз в день. Ходите на прогулки, пока вы проводите совещания по телефону – здесь всё будет полезным.

11. Никогда не искать систему тайм-менеджмента, которая работает лично для вас

Недостатка стратегий и хитростей тайм-менеджмента явно нет, но нет никакого универсального подхода для управления временем. Что работает для одного предпринимателя, может оказаться неподходящим для вас.

Экспериментируйте с разными техниками тайм-менеджмента, пока вы не найдёте систему, которая работает лучше всего для вас. Это потребует ряда проб и ошибок, но пока вы эффективно управляете своим временем, вы способны победить часы.

Психолог о бессмысленности техник тайм-менеджмента и причинах постоянного желания делать больше и лучше

– Как осознание собственной смертности изменяет то, как человек обходится со своим временем?

– На словах мы все знаем, что рано или поздно умрем. Однако факт нашей личной смерти обычно далеко упрятан от осознавания и проживания. Все умрут, но только не я. Страх смерти редко переживается напрямую, чаще всего он преобразуется. Для того чтобы справиться с этим страхом, мы покупаем больше вещей, которые можем назвать своими, и за этот счет себя расширить. Мы заводим детей, чтобы продолжиться в них, мы творим и создаем, чтобы оставить после себя след.

Зачем мы об этом говорим в русле тайм-менеджмента? Когда я не осознаю свою смертность, то я, получается, ощущаю себя бессмертным. А если я бессмертен, то могу позволить себе распоряжаться своим временем расточительно и тратить его впустую. Я могу позволить себе не реализовываться и не развиваться.

Мы проводили небольшой эксперимент: предлагали людям нарисовать линию, где начало линии символизировало бы их рождение, а конец – смерть, и просили обозначить, где на этой линии настоящий момент. Многие вне зависимости от возраста обозначили себя ближе к началу. Конечно, если я внутренне ощущаю, что у меня еще все впереди, то какая мотивация реализовывать свой потенциал?

– Значит, чтобы на глубинных уровнях разобраться со своими проблемами c управлением временем, нужно как-то начать осознавать факт собственной смерти?

– Мы говорили про особое состояние. Это состояние заключается в том, что в нем человек осознает свою конечность, при этом это осознание его не разрушает. Если это состояние достигнуто, то все многочисленные техники и лайфхаки будут отличным подспорьем и инструментами.

То есть внимание не должно быть направлено на поведенческие методы – мол, пишите списки, засекайте время. Чаще всего вы просто перестанете их делать через пару дней, как спадет запал, либо это может быть чревато повышением общей тревожности: «Как же так, ведь я опять что-то не успел из списка!» Ну и работа по структурированию жизни в какой-то момент может заменить саму жизнь.

– А что насчет личной эффективности: ходить в спортзал 5 раз в неделю или, скажем, постоянно стремиться больше читать – все эти «делать больше и делать лучше»?

– Здесь мы уходим в спекулятивную область любви к себе.

Существует тип людей, вся жизнь которых направлена на повышение эффективности, на получение признания и восхищения. Долгое время как в обществе, так и среди профессионалов носители такого характера считались здоровыми, нормальными. Ровно до того момента, когда Эрих Фромм описал рыночную ориентацию – характер, направленный на продажу, на выставление своих качеств и, говоря шире, самого себя. Как правило, у таких людей есть глубокое внутреннее убеждение, что они не являются ценными сами по себе и что их нельзя любить просто так. Для того чтобы доказать свою ценность и право на любовь, им нужно что-то делать, быть всегда первыми и получать восхищение, необходимое как воздух. Но конфликт здесь заключается в том, что, даже если такому человеку удается получить любовь и признание, он не успокаивается: ведь сейчас любят не его, а его маску, его успехи и достижения.

Ориентация на достижение стала мировым трендом и прививается всем. Поэтому сейчас каждому, наверное, важно увидеть разницу между проживанием жизни и учетом. Разница примерно такая же, как между тем, чтобы любоваться закатом и фотографировать его в Instagram, размышляя, сколько лайков соберет эта фотография.

Проблемы организации времени сотрудника и способы их разрешения с помощью технологий тайм-менеджмента

Рубрика	Менеджмент и трудовые отношения
Вид	презентация
Язык	русский
Дата добавления	25.07.2015
Размер файла	430,0 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

HTML-версии работы пока нет.
Cкачать архив работы можно перейдя по ссылке, которая находятся ниже.

Подобные документы

• Сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху». Концепции тайм-менеджмента и основные проблемы нехватки как личного, так и рабочего времени. Откуда появляется нехватка времени и как с ней бороться. Этапы внедрения тайм-менеджмента.
  контрольная работа , добавлен 08.12.2010

• Сущность и содержание тайм-менеджмента. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Анализ и пути совершенствования технологий тайм-менеджмента, применяемых в ООО «Босфор».
  дипломная работа , добавлен 01.08.2015

• Время как социально-философская категория. Основные гипотезы и проблемы организации времени. Основные направления тайм-менеджмента. Перспективы применения технологий тайм-менеджмента в школе. Планирование как фактор внедрения технологий тайм-менеджмента.
  дипломная работа , добавлен 27.11.2012

• Сущность и содержание тайм-менеджмента, исторические этапы его развития. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Реализация технологий тайм-менеджмента в ООО «Босфор».
  дипломная работа , добавлен 13.07.2015

• Анализ эффективности использования рабочего времени. Определение и основные понятия тайм-менеджмента. Его структура: целеполагание, определение приоритетов, знание инструментов планирования, привычки. Характеристика основных техник управления временем.
  реферат , добавлен 11.12.2015

• Значение тайм-менеджмента в деятельности предпринимателя. Грамотное планирование рабочего времени и рациональное распределение обязанностей между сотрудниками. Методы рационального использования времени. Основные причины стрессов у предпринимателей.
  реферат , добавлен 10.05.2012

• Исследование потерь рабочего времени на рабочем месте с помощью техники хронометража. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента. Обзор использования инструментов, техник и приемов тайм-менеджмента в отечественных и зарубежных компаниях.
  контрольная работа , добавлен 15.01.2014

• Знакомство с авторами, объект и предмет исследования проблемы организации времени. Главная проблема современных менеджеров — боязнь принятия решений. Основные принципы постановки целей, планирования и расстановки приоритетов. Способы уплотнения времени.
  курсовая работа , добавлен 06.01.2011

• Сущность, содержание и предпосылки возникновения тайм-менеджмента, основные этапы его зарождения и развития. Эволюция теории об эффективной организации времени во второй половине ХХ века. Период «классического» тайм-менеджмента в 50–90-е гг. ХХ века.
  курсовая работа , добавлен 20.01.2011

• Тайм-менеджмент как тренировка контроля над количеством времени, потраченным на конкретные виды деятельности, оценка его роли в повышении эффективности и продуктивности работы. Анализ использования рабочего времени. Структура и принципы тайм-менеджмента.
  реферат , добавлен 24.03.2013

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам

Управление временем (тайм-менеджмент) – технология грамотного распределения временных ресурсов и повышения эффективности их использования, представляющая собой определенный набор способов и методов, направленный на сокращение временных затрат на выполнение каких-либо дел без потери качества.

Объектом тайм-менеджмента является человек (руководитель, менеджер, сотрудник) и его личностные и профессиональные качества, влияющие на временные затраты при выполнении им тех или иных дел. Главной целью тайм-менеджмента является расстановка приоритетов среди стоящих перед человеком задач и выполнение в первую очередь наиболее важных из них .

Считается, что планирование своего времени и управление им — личное дело каждого. Однако способность сотрудника укладываться в сроки, расставлять приоритеты и грамотно распределять рабочую нагрузку — это залог не только личной успешности, но и эффективной деятельности предприятия.

Тайм-менеджмент — это новое направление в управленческой сфере, способ сделать организацию конкурентоспособной, создав при этом сотрудникам более комфортные условия труда, что, в свою очередь, повышает их мотивацию .

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.

Дефицит рабочего времени – нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т.д. что в конечном итоге существенно влияет на эффективность работы всего предприятия.

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу — ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых задач.

3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

4. Большой поток рутинных дел, работа над которыми занимает много времени.

5. “Воры времени” — непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени — это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

— была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов);

— были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и учесть их в будущей работе);

— было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации);

— был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя

Существует множество рекомендаций по эффективному управлению временем и умению его контролировать. Руководству предприятия необходимо акцентировать свое внимание на следующих методах управления:

1) Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп». Этот метод охватывает пять стадий:

• Упорядочение заданий;

• Оценка продолжительности действий;

• Резервирование времени (в соотношении 60:40);

• Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

• Контроль учета выполненного.

Очерёдность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.

2) Установление приоритетов с помощью анализа ABC. Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трёх закономерностях:

• Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;

• Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;

• Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Для использования ABC анализа необходимо следовать следующим правилам:

• составить список всех будущих задач;

• систематизировать их по важности и установить очередность;

• пронумеровать эти задачи;

• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

• задачи категории А (15 % ) решает первый руководитель;

• задачи категории B (20 %) подлежат перепоручению;

• задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

3) Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы (рисунок 1):

• срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;

• срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;

• менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

• менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.

Рисунок 1 – Матрица Эйзенхауэра

Для компаний является важным, чтобы сотрудник умел планировать и организовывать свое время, успевал выполнять объем работ (выполнение услуг) за меньшее количество затрат рабочего времени, чем среднестатистический сотрудник. Для решения данной задачи перед организациями стоит вопрос управления временем. Таким образом, одним из важных направлений эффективности использования рабочим временем является система тайм-менеджмент, которая включает в себя комплекс методик и технологий управления временем. Данный метод позволяет:

• найти резервы времени для решения новых задач;

• выполнять все задачи в срок;

• упорядочить и формализовать свою рабочую деятельность;

• перевести работу и организацию времени на качественно новый уровень;

• анализировать ежедневный распорядок своих дел и принимать меры по его оптимизации;

• избавиться от неэффективных в плане использования времени видов деятельности;

• рационально планировать время, благодаря чему самые важные дела будут выполняться в наиболее подходящие часы и требуемые сроки .

Таким образом, можно сделать вывод, что современная рыночная экономика предполагает рациональное использование всех имеющихся ресурсов (природных, финансовых и трудовых). И в данных условиях компаниям необходимо анализировать возможности тайм — менеджмента в области эффективного использования рабочего времени.

Немаловажным является то, что следует обращать внимание на необходимость выделения среди всех задач приоритетные, то есть те, которые необходимо выполнить в первую очередь. Также при постановке и распределении задач по типам должна осуществляться ориентация на результат, который должен быть получен в результате решения задачи.

Список используемых источников:

Проблемы управления временем

⇐ ПредыдущаяСтр 11 из 24

Рассматривая данный вопрос, следует подчеркнуть, что современный специалист, чтобы добиться успеха, должен научиться рационально использовать время, свой стратегический ресурс.

И хотя время является единственным невосполнимым ресурсом, существует реальная возможность управления временем, реальная возможность самореализации человека в жизни и в профессии. И вопрос о том, как рациональнее использовать время, чтобы добиться успеха без рабочих перегрузок, без ущерба делу и своему здоровью, стоит в настоящее время достаточно остро.

Существует множество способов управления временем, психологами и менеджерами разработаны многочисленные правила, однако главное условие успешности их применения в реальной жизни — умение человека управлять собой, окружающими обстоятельствами.

Закон времени как стратегического ресурса представлен специалистами так:

ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ*(СПОСОБ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) — ПОМЕХИ

Оптимизировать время работы можно с помощью технологических манипуляций с одним из четырех компонентов формулы: целью работы, энергией, способом, помехами. Наиболее эффективен комплексный подход к решению проблемы: работа сразу с несколькими компонентами. Однако главный секрет управления временем — четкая постановка цели.

Цель является одним из основных элементов любого вида деятельности: для того чтобы принять решение, выбрать средства, произвести действия, адекватные конкретной сфере деятельности и конкретному времени, необходимо иметь представление о конечном результате труда.

Кроме четкой формулировки цели, необходимо выстроить такой алгоритм достижения поставленной цели, который в максимальной степени будет способствовать получению результата и соответствовать и особенностям сферы деятельности, конкретной ситуации, и особенностям самого человека.

Такой алгоритм, составленный с целью оптимального распределения времени, может включать список действий, направленных на получение результата, средства и способы достижения заявленной цели. Одним из условий эффективного использования алгоритма является его индивидуальность: учет особенностей составляющего алгоритм человека и учет конкретной ситуации. Желательно составить индивидуальный график работоспособности, следование которому поможет человеку более рационально расходовать свой энергетический ресурс и вовремя пополнять его.

Таким образом, усилия, направленные на постановку цели, разработку алгоритма и способов деятельности, использование энергосберегающих технологий, будут способствовать повышению эффективности деятельности специалиста. Однако для оптимизации времени работы необходимо сократить влияние возможных помех, или поглотителей времени, среди которых специалисты выделяют внутренние и внешние помехи.

Обратите внимание на то, что внутренние помехи связаны с психологическими проблемами самого человека.

Внешние помехи — с неэффективностью организационной структуры, ее слабым функционированием и с социально-психологическими причинами.

Нечеткая постановка цели является одним из важнейших «поглотителей» времени и возглавляет список факторов, препятствующих потерям времени на рабочем месте.

Приведите примеры помех времени.

Для становления компетентности во времени необходимо перейти от поиска виноватых (среди подчиненных, руководства) к конструктивному разделению ответственности.

Чаще всего человек способен сам проанализировать причины своего иррационального отношения ко времени, выявить страх.

Для топ-менеджеров характерны страхи утраты контроля и потери своего статуса. Это вызывает защитное поведение, стремление раздувать штат менеджеров, контролирующих друг друга, проводить множество совещаний.

Менеджеров среднего и нижнего звена часто посещает страх неопределенности стоящих перед ним задач, сроков, ответственности.

По мнению Джулии Моргенстерн, секрет управления временем очень прост: «Сначала запланируй, что сделать, затем сделай, что запланировано».

Для реализации этого совета необходимо:

— написать ВСЕ, что надо сделать (например, пять звонков, три визита — все нужно расписать подробно);

— оценить временные рамки на каждую составляющую (время на каждый звонок, визит), затем суммируй;

— решить, что реально возможно сделать (может, на все надо времени в два раза больше);

— действовать, не откладывая.

Для того чтобы выстроить действительно реалистичный план, Д. Моргенстерн предлагает воспользоваться формулой 4 «D»:

— Delete — отменить то, без чего можно обойтись;

— Delay — отложить на время (лучше — на определенное);

— Delegate — поручить кому-либо;

— Diminish — сократить (прочитать не всю книгу, а только необходимую часть).

Таким образом, каждый человек, ставя перед собой цель, планируя свою деятельность, должен провести определенную аналитическую работу, оценить степень необходимости изменений, связанных с управлением временем, принять ряд решений о характере этих изменений, выбрать основные направления, конкретные приемы и методы стресс-менеджмента.

О том, что у человека появились проблемы управления временем, могут свидетельствовать симптомы, на появление которых необходимо быстро отреагировать: переутомление, суета, «авральный» стиль работы, необходимость регулярно брать работу домой и др.

Рассмотрите факторы, провоцирующие проблемы управления временем:

— индивидуальные особенности: личная неорганизованность, слабая мотивация к труду, недостаток воли, неуверенность в себе, боязнь ответственности, отсутствие приоритетов в делах, попытка решить все вопросы сразу, недостаток профессионализма;

— межличностные взаимодействия: ориентация на развитие отношений в ущерб делу, на соревнование, недостаток руководства, недостаток информации;

— организационно-структурные проблемы: недостатки планирования, нечеткость, противоречивость указаний, недостаток полномочий, аритмия производства, проблемы контроля (недостаточный, неуместный, тотальный), недостаток технического обеспечения и др.

Каждый человек для достижения компетентности во времени (умения реализовывать задуманные им дела в заранее установленные сроки) должен создать собственную систему управлению временем, которая подходит именно для него, и придерживаться ее.