Резервы по отпускам

Создание резерва на оплату отпусков в налоговом учете

Какие особенности формирования резерва на оплату отпусков?

Как учитывается резерв на оплату отпусков в целях исчисления налога на прибыль?

Итоги

Какие особенности формирования резерва на оплату отпусков?

Как уже говорилось, вопрос о наличии резерва на оплату отпусков в налоговом учете решает само предприятие (ст. 324.1 НК РФ). Однако он неприемлем для хозсубъектов, ведущих учет кассовым способом (ст. 273 НК РФ).

Резерв позволяет осуществить равномерное в течение года распределение издержек по:

  • отпускным;
  • страховым взносам на них (в т. ч. на травматизм).

Указанное распределение помогает предприятиям отражать в налоговом учете практически равные показатели расходов ежемесячно. Резерв стоит сделать в тех случаях, когда в летний период у предприятия образуются убытки из-за увеличения расходов на оплату отпусков.

Об отражении перерасчета отпускных в ежеквартальном отчете по НДФЛ см. в статье «Как в 6-НДФЛ отразить пересчет отпускных?».

ВАЖНО! Возмещения за «неотгулянный» отпуск не входят в резерв (письмо Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29).

Наличие резерва так же, как его неиспользование, прописывается . Кроме того, в УП указывается:

  • методика расчета;
  • процент отчислений (далее ПО);
  • регистр.

ПО = Расходы на оплату отпуска (будущие) / Расходы на оплату труда (будущие).

Будущие суммы расходов на оплату отпуска и оплату труда — это:

  • аналогичные издержки предшествующего периода

или

  • прогнозные величины из графика отпусков и штатного расписания).

Отметим, что:

  • расходы на оплату отпуска для расчета ПО — это максимум по резерву;
  • в суммах оплаты труда не учитывают платежи по контрактам ГПХ и отпускные.

Пример 1

ООО «Мечта» отразило в УП резерв в налоговом учете на 2020 год. Для расчета ПО ООО использует показатели 2019 года. По данным бухучета за 2019 год:

  • отпускные — 800 000 руб.;
  • расходы по оплате труда — 10 000 000 руб.

Ставка по взносам — 30,2% (в т.ч. травматизм).

Отпускные вместе со взносами в 2020 году = 800 000 × 30,2% + 800 000 = 1 041 600 руб.

Оплата труда с учетом страховых взносов в 2020 году = 10 000 000 × 30,2% + 10 000 000 = 13 020 000 руб.

ПО = 1 041 600 / 13 020 000 × 100% = 8%.

ВАЖНО! Расчет ПО может быть осуществлен в совокупности по всем сотрудникам компании или по группам согласно выполняемым обязанностям (письмо Минфина России от 07.12.2012 № 03-03-06/1/632).

Резерв = ПО × фактические расходы на оплату труда

Пример расчета суммы резерва рассмотрим в следующем разделе.

Отметим, что методы создания резерва в целях бухгалтерского учета могут отличаться от вышеуказанного, в связи с чем в учете образуются временные разницы согласно ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» — отложенные налоговые обязательства (ОНО) и отложенные налоговые активы (ОНА). Если в налоговом учете резерв не создавался, то возникает ОНА, который списывается по ходу использования резерва в целях бухучета.

Проверьте правильно ли вы рассчитали резерв отпускных в налоговом учете с помощью разъяснений от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.

Как учитывается резерв на оплату отпусков в целях исчисления налога на прибыль?

С учетом п. 1 ст. 318 НК РФ суммы резерва на оплату отпусков в налоговом учете могут относится как к прямым, так и косвенным расходам, в связи с чем условия их распределения необходимо закрепить в УП (письмо Минфина России от 16.09.2013 № 03-03-06/1/38134).

В целях применения гл. 25 НК РФ суммы резерва — это расходы на оплату труда (п. 24 ст. 255 НК РФ).

Пример 2

ООО «Мечта» начислило в январе 2020 года зарплату в сумме 700 000 руб. (продолжение примера 1).

Сумма резерва на 31.01.2020 = (700 000 × 30,2% + 700 000) × 8% = 72 912 руб., данная сумма будет отражена в налоговом регистре за январь 2020 года в качестве расходов на оплату труда и учтена при исчислении налога на прибыль.

Из указанного примера видно, что сумма резерва позволяет учесть расходы на отпускные, выраженные резервом, несмотря на то что в январе в отпуске никто не находился. В связи с чем выплаты даже по массовым отпускам в последующих месяцах, будут списаны за счет равномерных отчислений в резерв и не вызовут скачок расходов по налогу на прибыль.

Следует отметить, что по окончании года проводится инвентаризация резерва (абз. 1 п. 3 ст. 324.1 НК РФ), в соответствии с которой порядок учета сумм резерва может меняться.

Итогами инвентаризации может быть:

  • полное использование резерва, что практически невозможно, т. к. резерв формируется на основании плановых данных;
  • превышение резерва над суммой фактических затрат;
  • превышение фактических расходов над суммой созданного резерва.

Результат инвентаризации отражается в акте или бухгалтерской справке.

Рассмотрим порядок учета резерва при наступлении любого из результатов:

  • Если резерв полностью исчерпан, то в учете ничего отражать нет необходимости, т. к. зарезервированные средства были использованы за счет выплаты отпускных и страховых взносов.
  • Если на конец года остался остаток резерва, то он признается внереализационным доходом (п. 5 ст. 324.1 НК РФ).

Пример 3

Сумма резерва 2020 года − 790 000 руб., фактически израсходовано 750 000 руб. (в т. ч. страховые взносы). Остаток резерва 790 000 – 750 000 = 40 000 руб., указанная сумма будет отражена в составе внереализационного дохода.

  • Если резерва не хватило на покрытие расходов, то превышение необходимо отразить в расходах на оплату труда.

Пример 4

Сумма резерва составила 790 000 руб., сумма реальных затрат — 800 000 руб. (в т. ч. страховые взносы). На покрытие расходов за счет средств резерва не хватило 800 000 – 790 000 = 10 000 руб. — расходы по оплате труда.

Следует отметить, что указанный алгоритм применим, если организация не планирует в будущем году создавать резерв. Если же о наличии резерва свидетельствует УП будущего периода, то остаток инвентаризации необходимо сравнить с резервом неиспользованных отпусков, который является уточнением резерва. Данный резерв определяется с учетом расходов на оплату неиспользованного отпуска.

ВАЖНО! Сумма уточненного резерва определяется по каждому сотруднику по формуле: Средний дневной заработок × Количество дней неиспользованного отпуска (письмо Минфина России от 11.01.2013 № 03-03-06/1/4).

  • Превышение уточненного резерва над остатком отражается в расходах по оплате труда.
  • Превышение остатка над уточненным резервом отражается во внереализационных доходах (пп. 3, 4 ст. 324.1 НК РФ).

Пример 5

На 31 декабря 2019 года остаток резерва составил 15 200 руб. УП предусмотрено формирование резерва на оплату отпусков 2020 года в налоговом учете. Оплата труда в 2019 году менеджера Молоткова составила 900 000 руб., остаток дней отпуска — 5. Тариф по взносам — 30,2% (в т. ч. травматизм).

Рассчитаем резерв по неиспользованному отпуску:

Средний дневной заработок (900 000 + 900 000 × 30,2%) / 12 / 29,3 = 3 332,76 руб.

Резерв 3 332,76 × 5 = 16 663,80 руб.

16 663, 80 – 15 200 = 1 463,80 руб.

Сумма 1 463,80 признается расходом на оплату труда, а сумма резерва 16 663,80 переносится на 2019 год.

Пример 6

На 31 декабря 2019 года остаток резерва составил 25 100 руб. УП предусмотрено формирование резерва на оплату отпусков 2019 года в налоговом учете. Расходы на оплату труда в 2019 году составили: бухгалтер Соткова — 500 000 руб. количество неиспользованных дней отпуска — 3, сотрудник отдела персонала Матвеева — 600 000 руб., неиспользованный отпуск — 4 дня.

Рассчитаем резерв по неиспользованному отпуску.

Средний дневной заработок:

Сотковой — (500 000 + 500 000 × 30,2% ) / 12 /29,3 = 1 851,54 руб.

Матвеевой — (600 000 + 600 000 × 30,2% ) / 12 / 29,3 = 2 221,84 руб.

Резерв 1 851, 54 × 3 + 2 221,84 × 4 = 14 441,98 руб.

25 100 – 14 441,98 = 10 658,02 руб. — внереализационный доход.

ВАЖНО! При определении количества дней неиспользованного отпуска контролирующие органы рекомендуют учитывать только отпуска текущего года без учета прошлых лет (письмо Минфина России от 28.10.2013 № 03-03-06/1/45507).

О расчете отпуска см. статью «Расчет отпуска в 2020 году — примеры и особенности».

Узнать, как складывается судебная практика по вопросу уменьшения налога на прибыль на величину резерва на оплату предстоящих отпусков, можно с помощью аналитической подборки от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный оналйн-доступ бесплатно.

Итоги

Создание резерва на оплату отпусков в налоговом учете необходимо прописать в УП — только в этом случае возможно его существование. Порядок отражения сумм резерва за текущий год при исчислении налога на прибыль во многом зависит от того предусмотрен УП резерв на следующий год или нет.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Резерв на оплату отпусков

Актуально на: 17 января 2020 г.

Резерв на оплату отпусков – это источник выплаты отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и уплаты взносов во внебюджетные фонды, который работодатель создает в текущем периоде для использования в будущем. В нашей консультации мы расскажем, как формируется резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в бухгалтерском учете.

Кто обязан создавать резерв отпусков

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в 2020 году обязаны создавать все организации, за исключением тех, которые могут вести упрощенный бухучет (п. 3 ПБУ 8/2010, ст. 4, ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Создавая резерв отпусков, организации тем самым обеспечивают заинтересованных пользователей информацией о величине обязательства по оплате отпусков работникам на отчетную дату.

Как часто создавать резерв

Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для организации могут быть:

  • последнее число каждого месяца. Этот вариант наиболее предпочтительный, но и более трудоемкий;
  • последнее число каждого квартала. По соотношению «затраты-эффект» этот вариант можно признать наиболее оптимальным;
  • 31 декабря. Вариант самый простой, но доступен он только тем организациям, которые составляют отчетность лишь по итогам года.

Какую дату для расчета резерва выбрать, организация решает сама и закрепляет это в своей Учетной политике.

Резерв по отпускам в бухгалтерском учет и отчетности

Резерв на оплату отпусков на отчетную дату формируется по дебету тех же счетов учета, на которых организация отражает начисление заработной платы.

Операция Дебет счета Кредит счета
Начислен резерв на оплату отпусков 20 «Основное производство»
25 «Общепроизводственные расходы»
26 «Общехозяйственные расходы»
44 «Расходы на продажу»
08 «Вложения во внеоборотные активы»
и др.
96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков»

Сумма резерва отпусков в бухгалтерском балансе организации будет отражена по строке 1540 «Оценочные обязательства» в величине, равной на отчетную дату кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Резерв на оплату отпусков: проводки по использованию

Отпускные и компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также исчисленные с этих сумм взносы во внебюджетные фонды начисляются за счет резерва следующим образом:

Операция Дебет счета Кредит счета
Начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Начислены взносы во внебюджетные фонды за счет резерва 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

Если организации не хватило средств начисленного резерва, то начисление отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск со взносами в части, превышающей остаток по счету 96, будет отражаться в общем порядке по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44 и др.

Как рассчитать резерв отпусков

В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствует конкретный порядок расчета величины резерва на оплату отпусков. Поэтому этот алгоритм организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет его в своей Учетной политике.

Можно рассмотреть несколько способов определения величины резерва на оплату отпусков. Они будут рассмотрены ниже.

Но в любом случае, сперва необходимо распределить всех работников организации по группам. Принцип следующий: в одну группу объединяются те работники организации, начисление заработной платы которым отражается на одном и том же счете учета затрат. Это значит, что работники основного производства, чья заработная плата начисляется по дебету счета 20 «Основное производство», будут объединены в одну группу, а работники, чья деятельность связана с продажей товаров, — в другую, если их заработная плата начисляется по дебету счета 44 «Расходы на продажу».

Далее можно переходить к одному из 3 предлагаемых способов определения размера резерва отпусков.

Способ 1

Резерв (кредитовое сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков») рассчитывается исходя из среднего дневного заработка каждого конкретного работника.

Для этого на каждую отчетную дату (конец месяца, квартала или года, как определила организация) для каждой группы работников необходимо сделать следующее:

Шаг 1. Определить количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеет право каждый работник на эту отчетную дату.

Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок каждого работника соответствующей группы. Применяется общий порядок расчета среднего заработка для определения величины отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.

Шаг 3. Рассчитать величину отпускных, причитающихся конкретному работнику на отчетную дату, с учетом взносов во внебюджетные фонды по формуле:

Шаг 4. Сложить по всем работникам группы величину рассчитанных отпускных с учетом взносов во внебюджетные фонды.

Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

По результатам инвентаризации остатка резерва, доначисляется резерв по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96. Излишне зарезервированные в прошлом году и не использованные в отчетном году суммы резерва отпусков включаются в состав прочих доходов организации по дебету счета 96 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.1 » Прочие доходы».

Способ 2

Порядок расчета суммы резерва отпусков может быть упрощен путем определения среднего заработка не конкретного работника, а всех работников соответствующей группы.

В этом случае для определения величины резерва необходимо:

Шаг 1. Определить общее количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеют право все работники одной группы на эту отчетную дату.

Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок по каждой группе работников за отчетный период (месяц, квартал или год) по формуле:

Шаг 3. Определить сумму резерва по каждой группе работников по формуле:

Шаг 4. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков.

Как и в первом способе, найденная сумма будет являться величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Общая сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» на конец отчетного периода.

Способ 3

Третий способ расчета величины резерва предполагает определение норматива отчислений в резерв, который рассчитывается по итогам прошлого года. Этот норматив будет определяться как доля расходов на отпускные и компенсации работникам каждой группы в общей величине расходов на оплату труда этой группы за год.

Для этого необходимо:

Шаг 1. На 31 декабря предыдущего года определить норматив отчислений в резерв на оплату отпусков по группе работников по формуле:

Этот норматив будет неизменен в течение всего текущего года, даже если организация будет корректировать величину резерва ежемесячно или ежеквартально.

Шаг 2. На каждую отчетную дату текущего года рассчитывать сумму отчислений в резерв по группе работников по формуле:

Резерв на оплату отпусков – это оценочное обязательство по оплате предстоящих отпусков.

Резерв на оплату отпусков является источником выплаты отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и уплаты взносов во внебюджетные фонды, который работодатель создает в текущем периоде для использования в будущем.

Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете

Кто обязан создавать резерв отпусков

Все организации, за исключением организаций, которые вправе вести упрощенный бухучет, обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков и признавать оценочное обязательство по оплате предстоящих отпусков.

Цель создания резерва по отпускам заключается в том, чтобы показать, что на отчетную дату у организации есть обязательство перед работниками по оплате отпусков.

Как часто создавать резерв по отпускам

Резерв отпусков создается на отчетную дату.

Резерв по отпускам создается:

  • или на последнее число каждого месяца (каждую отчетную дату);

  • или на последнее число каждого квартала;

  • или только на 31 декабря каждого года. Этот вариант могут применять лишь те организации, которые представляют участникам только годовую отчетность.

Выбор даты для расчета резерва закрепляется в учетной политике.

Создание резерва по отпускам в бухгалтерском учете

Отчисления в резерв делаются на последнее число месяца, квартала или года в дебет тех же счетов, на которые начисляется зарплата работникам. Проводка будет такая:

Отражение в бухгалтерском учете

Дебет счета 20 «Основное производство» (08 «Вложения во внеоборотные активы», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») — Кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков»

Начислен резерв на оплату отпусков

Использование резерва по отпускам в бухгалтерском учете

Отпускные и компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также начисленные на их сумму страховые взносы начисляются за счет резерва так:

Отражение в бухгалтерском учете

Дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» – Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва по отпускам

Дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» — Кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

Начислены страховые взносы на сумму отпускных за счет резерва по отпускам

Если начисленного резерва не хватает и сальдо на счете 96 стало нулевым, то отпускные и компенсацию за неиспользованный отпуск нужно начислять в дебет счетов учета затрат 20 (08, 23, 26, 44).

Расчет резерва по отпускам

Порядок расчета величины резерва на оплату отпусков нормативно не закреплен.

Каждая организация должна разработать и закрепить его в своей учетной политике.

Можно использовать один из трех самых распространенных способов.

Способ 1.

Резерв (кредитовое сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков») рассчитывается исходя из среднего дневного заработка работников.

Способ 2.

При использовании этого способа сначала надо распределить всех работников по группам, в зависимости от того, в дебет какого из счетов бухгалтерского учета начисляется их зарплата.

Например, зарплата работников, непосредственно занятых в производстве продукции, отражается по дебету счета 20 «Основное производство», зарплата административно-управленческого персонала (в том числе директора и бухгалтера) отражается по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы», зарплата менеджеров по продажам отражается по дебету счета 44 «Расходы на продажу».

После этого, отчисления в резерв (кредитовый оборот счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков») рассчитывается исходя из доли расходов на отпускные работников каждой группы в общей сумме расходов на оплату труда этой группы.

Способ 3.

Тре­тий спо­соб рас­че­та ве­ли­чи­ны ре­зер­ва пред­по­ла­га­ет опре­де­ле­ние нор­ма­ти­ва от­чис­ле­ний в ре­зерв, ко­то­рый рас­счи­ты­ва­ет­ся по ито­гам про­шло­го года. Этот нор­ма­тив будет опре­де­лять­ся как доля рас­хо­дов на от­пуск­ные и ком­пен­са­ции ра­бот­ни­кам каж­дой груп­пы в общей ве­ли­чине рас­хо­дов на опла­ту труда этой груп­пы за год.

Резерв по отпускам и бухгалтерская отчетность

Сумма резерва отпусков в бухгалтерском балансе организации будет отражена по строке 1540 «Оценочные обязательства» в величине, равной кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Резерв на оплату отпусков в налоговом учете

Налогоплательщик, принявший решение о равномерном учете предстоящих расходов на оплату отпусков работников для целей налогообложения, обязан отразить в учетной политике для целей налогообложения:

  • принятый им способ резервирования;

  • предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.

Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет, в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов с таких расходов.

При этом процент отчислений в резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.