СВ-Принт

Порядок учета и списания гсм по путевым листам в 2019-2020 годах

Согласно нормам ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. При этом материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст.
239 ТК РФ). Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст. 240 ТК РФ). В соответствии со ст. 241 ТК РФ работник несет материальную ответственность за причиненный ущерб в пределах своего среднего месячного заработка.
Водителем представлен в бухгалтерию путевой лист от 02.02.2012 N 90, в котором отражены показания спидометра — 46 504 км. В этот же день комиссией было произведено снятие показаний спидометра, в ходе которого было обнаружено расхождение между фактическими данными спидометра (46 132 км) и данными, указанными водителем в путевом листе. Из-за неверных данных в путевом листе недостача бензина составила 64,13 л на сумму 1837,4 руб. Можно ли привлечь работника учреждения — водителя к ответственности и взыскать с него стоимость бензина? Как совершить данные действия? Бензин был приобретен за счет сумм субсидий, выделенных учреждению учредителем на выполнение задания. Положения о материальной ответственности сторон трудового договора прописаны в разд. XI ТК РФ

Согласно нормам ст.
БРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде. Правила составления акта на списание ГСМ Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет

Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

• каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
• исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил.

Внимание

Счет представлен в виде отдельной карточки, заполненной на каждый вид дизельного топлива. В нее заносятся данные о поступлении дизельного топлива, его стоимости, расхода и остатка на конец отчетного периода

Данные счета должны совпадает с объемом, оставшегося в баках топлива, которые подтверждаются актом снятия остатков объема дизельного топлива.

При этом применяемой в настоящее время организациями госсектора методологией бухгалтерского учета не предусмотрено каких-либо особенностей для принятия к учету нефтепродуктов, приобретенных с использованием топливных карт.Следовательно, в рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете должна найти отражение операция, введенная на основании предоставленного поставщиком счета-фактуры, подтверждающего факт отпуска ГСМ по топливной карте учреждения. Принятие к учету ГСМ осуществляется в порядке п. 34 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н).В то же время фактически оплаченные топливной картой учреждения ГСМ не были использованы на нужды учреждения. Следовательно, можно говорить об ущербе, нанесенном имуществу, являющемуся нефинансовым активом (материальным запасом).

Например, при часовой выработке принимается пробег, при выработке объема выполненных работ — тоннокилометры или количество перевезенного груза. В любом случае при отсутствии спидометра на транспортном средстве первичные документы должны быть оформлены грамотно. Они иметь обязательные реквизиты, которые утверждены положениями статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

В документах необходимо отразить фактический пробег и соответствующий ему расход топлива, причем данные должны быть объективными. На генератор В конструкции любого генератора предусмотрен счетчик, который показывает число мото-/машино-часов за рабочую смену. Как правило, общее время работы двигателя вычисляется как разность показаний счетчика в начале смены и ее конце.

Хотя возможно установление норм расхода, исходя их технологического процесса производства.

Порядок списания гсм на предприятии и составление акта

Топливная карта — это техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на автозаправочных станциях (АЗС), представляющее собой носитель информации, подтверждающий право на получение определенного количества (объема) топлива в торговых точках (АЗС).Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) и п. 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.По общему правилу операции по принятию к учету материальных запасов должны признаваться в учете по мере их поступления в учреждение на основании документов, оформляемых поставщиками, например, как в рассматриваемой ситуации, на основании товарной накладной на ГСМ.

Что собой представляет документ-основание для списания ГСМ

Акт списания ГСМ – это первичный документ бухгалтерского баланса, содержащий информацию из основных документов прихода и расхода горюче-смазочных материалов.

Назначение документа в решении целого перечня поставленных задач:

• Наведение порядка в бухгалтерской документации. вы узнаете, как проводится списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;
• Соответствующее отражение информации в финансовой документации;
• Снижение возможности возникновения ошибочных данных в бухгалтерской отчетности;
• Обоснование затрат на приобретение основных средств, активов и прочего.

Важно: эта бумага имеет отношение к документации строгой отчетности, так как является основанием для проверки различных списаний ГСМ. Такого рода документация находится под неусыпным контролем ФНС, так как она нередко применяется для различного рода махинаций, так что указание в ней любых ошибочных данных вызывает подозрение и дополнительные проверки

Такого рода документация находится под неусыпным контролем ФНС, так как она нередко применяется для различного рода махинаций, так что указание в ней любых ошибочных данных вызывает подозрение и дополнительные проверки.

Прямое назначение акта – это контроль расхода топлива внутри предприятия.

Как осуществляется учет ГСМ и их списание на предприятии – смотрите в этом видео:

Кем, когда составляется и подписывается документ

Идеальный вариант формирования такого документа – ежемесячно. В его формировании участвует:

Важно: документ является юридически значимым, если он содержит подписи всех лиц, участвующих в составлении

Что такое ГСМ и какой порядок его списания

К горюче-смазочным материалам имеют отношение:

• Дизельное топливо;
• Бензин;
• Природный газ;
• Прочие виды топлива;
• Моторное масло;
• Различного рода смазочные материалы.

ГСМ списывается в основном при использовании 2-х основных нормативов проведения данного процесса:

• На основании фактического расходования материала с учетом официальных источников подтверждения количества бензина в баках;
• В соответствии с разработанными нормативами на предприятии плюс сопоставление их с законодательно установленными нормами с учетов всех особенностей – марки машины, ее износа, количества пробега.

Важно: чтобы списать определенную статью расходования горючего необходимо экономическое обоснование такого списания для налоговой. Также для списания ГСМ за основу берется следующая документация:

Также для списания ГСМ за основу берется следующая документация:

• Ведомость учета;
• Путевой лист (например, путевой лист легкового автомобиля по форме 3);
• Чек или накладная на покупку горючего.

Реквизиты акта на списание ГСМ.

Порядок проведения списания горючего

Чтобы выполнить списание излишнего топлива необходимо:

• Составить комиссию – основанием для этого может быть проведение осмотра транспортного средства;
• Проводиться сверка с путевым листом – который является основанием для вычисления;
• Формируется акт списания – в соответствующем формате. вы узнаете, как правильно оформить акт списания основных средств по форме ОС-3;
• Составляется приказ на списание, также с соблюдением норм законодательства.

При этом:

• Для составления приказа необходима подпись главного бухгалтера и исполнительного органа организации;
• Состав комиссии должен быть не менее, нежели из 2-х лиц, один из которых является председателем;

Важно: приказ и акт составляются с соблюдением норм законодательства, иначе это будет поводом для вопросов со стороны ФНС. Базовые нормы расхода и перечень транспорта

Базовые нормы расхода и перечень транспорта

Для составления правильных нормативов расходования горючего следует составить перечень транспорта на предприятии, это может быть:

• Грузовые, легковые авто, автобусы;
• Краны на автомобильных и гусеничных шасси;
• Погрузчики ДВС;
• Трактора, грейдеры;
• Автономные генераторы – газовые, дизельные, бензиновые;
• Обогревательные приборы работа которых выполняется на основе заправки горючим различного рода;
• Газонокосилки, бензопилы и прочие технические устройства.

При этом доступно использовать базовые нормы, установленные специалистами на предприятии с учетом особенностей и вида транспорта:

• Для легковых и грузовых авто базовая норма формируется на основании пробега;
• Для техники, которая выполняет тяжелые работы базовая норма берется из расчета выполненной работы;
• Для автономных электрогенераторов от количества выработанной электроэнергии;
• Для обогревательных приборов – от количества выработанной тепловой энергии.

Учет топлива оформление путевых листов и списания

Списание смазочного материала, тормозной жидкости, тосола вычисляются сообразно утвержденным нормам потребления. Норма расхода топлива может быть увеличена на 20%:

• при производстве капитального ремонта;
• при эксплуатировании на протяжении пяти лет.

При этом расход смазочного материала при производстве капитального ремонта оборудованных на автомобиле агрегатов, устанавливается от одной заправочной емкости системы смазки. При этом расход тормозных, охлаждающих, иных видов рабочих жидкостей находится в зависимости от объема заправленного топлива и дозаправки сообразно рекомендациям завода-изготовителя.

Закрепить свой выбор можно в учетной политике для целей налогового учета либо оформить приказом руководителя Но при этом учитывайте, что минтрансовские нормы необходимо корректировать в зависимости от региона, загруженности маршрутов, населения, времени года и т. д. Более того, по некоторым народным маркам автомобилей официальных норм нет вообще, например по Nissan Juke, Renault Duster, Hyundai Solaris, Nissan Qashqai, LADA Largus и др.

Внимание

В таком случае нормы можно утвердить самостоятельно с учетом марки, модификации эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы, перевозимых грузов, маршрутов и т. д. Так же вы вправе поступить, если показатель для служебного автомобиля, указанный в распоряжении № АМ-23-р, не устраивает (письмо Минфина России от 30 января 2013 г.

№ 03-03-06/2/12).

Расходы на гсм: документальное оформление, учет

Специальный акт для списания бензина Списание ГСМ — это хозяйственная операция, которую надо учесть, составив специальный первичный документ. Удобнее оформить его в виде акта списания ГСМ, собрав в нем данные из всех путевых листов за месяц (образец — на этой странице выше).

Учесть истраченное топливо только лишь на основании путевок нельзя — в них не прописано такое содержание хозяйственной операции, как списание расходов (п. 4 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Списание горюче-смазочных материалов по путевым листам

Так, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты: — наименование и номер путевого листа; — сведения о сроке действия путевого листа; — сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; — сведения о транспортном средстве; — сведения о водителе.

В частности, сведения о транспортном средстве включают показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).

Документальное оформление В зависимости от способа приобретения оприходование ГСМ осуществляется на основании: — накладной поставщика (Дебет 10-3 Кредит 60); — чека ККТ (с указанием количества, марки, цены и общей стоимости ГСМ), приложенного к авансовому отчету водителя (Дебет 10-3 Кредит 71).

Путевые листы: оформление и порядок списания гсм

• заполнение ведомости движения ГСМ, содержащей его поступление и использование;
• получение путевых листов, обработка заключенных в нем сведений и их занесение в вышеуказанную ведомость;
• принятие авансового отчета, выборка и сверка содержащихся в нем данных;
• составление журнал с унифицированной формой 0310003 регистрации приходных и расходных ордеров по кассе, если ГСМ закупается по талонам;
• обработка сведений, содержащихся в приказах руководства об утверждении лимита на пробег автотранспортного средства, о нормах потребления горюче-смазочных материалов и размере надбавок к ним, зимнем и летнем периодах эксплуатации автотранспорта, направлениях в командировки.

ГСМ списываются на основании вышеперечисленных актов материальным бухгалтером и специально сформированной для производства процедуры комиссией в составе трех и более человек.

Учет расходов на гсм

Если предприятие не относится к автотранспортным, то оно не обязано составлять ежедневно путевой лист. Каждое предприятие вправе установить периодичность его заполнения, исходя из своей производственной деятельности – ежедневно, ежедекадно либо ежемесячно.

Единственное условие заключается в правильном обосновании потребления ГСМ, в возможности его определения, чтобы списать на основе путевого листа. Правила Предприятию следует определиться со способом учета, чтобы иметь возможность списать израсходованное топливо.

Как правило, водитель производит заправку автотранспортного средства самостоятельно на выделенные для этих целей средства, после чего сдает авансовый отчет в бухгалтерию предприятия. К нему он прилагает чек автозаправочной станции, выданный за покупку у него топлива.

Материальный бухгалтер оприходует топливо на счет 10 «Материалы».

Можно ли списывать без путевых листов

Помимо списания по путевым листам существует ряд способов, наиболее распространенными из которых являются:

• учет по лимитам;
• компенсация расходов.

При первом случае устанавливается предприятие система контроля ГСМ, то есть лимит на потребление топлива. Под понятием «учет лимита» подразумевается выделение конкретных средств на покупку ГСМ на один месяц работы автотранспорта.

Также применяются топливные карты, по которым АЗС отпускает ГСМ, оформляемые на каждый автотранспорт. Обобщенная сумма денежных средств не должна превысить установленную по лимиту норму.

Данная система оправдала себя при одинаковом маршруте автотранспорта, повторяющегося каждый день. Если образовывается перерасход ГСМ, то материальный бухгалтер составляет официальные бумаги, по которым находится сумма превышения. Она списывается в установленном порядке.

Во втором заключается договор между предприятием и сотрудником на использование личного транспорта.

В основе сделки лежат указания статьи 188 ТК, в которых излагаются условия и порядок выплаты компенсации и возмещения сотруднику.

Договор заключается при обоюдном согласии заинтересованных сторон, но вводятся ограничения по размеру компенсации на транспорт в зависимости от его марки, модели и модификации. Списывается ГСМ, сообразно установленным на предприятии нормативам.

И в заключение следует отметить, что в налоговом учете ГСМ разрешается списывать в размере фактически израсходованных средств. Но обоснованными они считаются, если расходы не превышают нормативные значения.

Предприятие вправе использовать нормы Минтранса, но в тоже время может разработать свои собственные нормативы потребления ГСМ на каждый вид транспорта, имеющийся у него. При этом обосновав их замерами ежедневного расхода топлива.

Возникающие нюансы

Сам процесс составления рассматриваемого типа акта имеет большое количество самых разных нюансов и особенностей. Со всеми ними стоит разобраться заблаговременно.

К основным вопросам, рассмотреть которые нужно, относятся следующие:

• порядок составления;
• если по бензину;
• другое топливо;
• образец составления акта списания ГСМ.

Порядок составления

Формирование документа этого типа осуществляется при соблюдении определенного алгоритма. Он включает в себя:

Составляется комиссия	Которая принимает на основании проведения осмотра определенное решение по этому поводу
Проводятся соответствующая сверка с путевым листом	На основании которого осуществляется вычисление
Формируется в соответствующем формате акт	—
Составляется приказ на списание	В определенной форме

Каждый этап важен, имеет некоторые особенности, нюансы. Например, составление приказа должно осуществляться за подписью исполнительного органа предприятия, главного бухгалтера.

Причем вне зависимости от сумм, которые фигурируют в рассматриваемом типе акта. Документ будет действителен только лишь при наличии соответствующих подтверждающих подписей.

Комиссия должна состоять не менее чем из 2 человек. Один из них должен являться председателем. Каких-либо особых требований к членам комиссии не предъявляется в рассматриваемом случае.

В противном случае акт списания может быть признан недействительным. Приказ на списание также должны быть составлен в соответствии с определенными законодательными нормами.

В противном случае будут иметь место какие-либо сложности. В первую очередь это касается именно законности подобной процедуры.

Если по бензину

Алгоритм расчета может учитывать износ автомобиля, так как в зависимости от этого устанавливается определенного типа расход топлива. Аналогичным образом обстоит дело с газом и другим топливом.

Другое топливо

Нередко на всевозможных коммерческих транспортных средствах используется не только бензин, но и более бюджетные варианты топлива. Это может быть газ, дизель.

Особенностью расчетов подобного рода является более низкий расход на каждые 100 км пути

Также важно помнить о невысокой ценней каждого литра подобного топлива. Этот момент также обязательно учитывается при расчетах

Образец акта списания ГСМ

Образец акт списания бензина на газонокосилку, а также на различного рода другую технику, применяемую в таком случае, можно без труда найти в интернете.

Составление документации подобного рода имеет большое количество самых разных нюансов. В то же время существенных затруднений это обычно не вызывает.

Поделитесь в соц.сетях:

Как списывать расходы на бензин

9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться на основании первичных учетных документов.

В настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм расходов на ГСМ, которые можно списывать на затраты. В бухгалтерском учете в расходы включается сумма всех фактических затрат организации (п.6 ПБУ 10/99).

При разработке норм расхода топлива организация может исходить из Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Минтрансом России от 29 апреля 2003 года (Руководящий документ №Р3112194-0366-03 согласован с руководителем Департамента материально-технического и социального обеспечения МНС России и применяется с 1 июля 2003 года). Данная позиция также закреплена в Письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640.

Но имейте ввиду, что базовые Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте не являются нормативным правовым актом, а носят только рекомендательный характер. Но вероятность того, что налоговые органы все же будут ориентироваться при проверках на эти нормативы, достаточно высока.

Таким образом, организация может разработать обоснованные нормы расхода топлива, отличные от утвержденных Минтрансом России, и принимать согласно этим нормам расходы на ГСМ для целей налогообложения прибыли. Порядок расчета норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации. Нормы разрабатываются техническими службами самой организации, например на основании технической документации, актов контрольных замеров расхода топлива на километры пробега и др.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. Форма путевого листа легкового автомобиля утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» и является типовой унифицированной формой (типовая межотраслевая форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля»).

Следовательно, для признания расхода по ГСМ необходимо наличие путевого листа, составленного на бланке унифицированной формы с заполнением всех обязательных реквизитов. При этом в Указаниях по применению и заполнению форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, сказано, что путевой лист действителен на один день (одну смену). На более длительный срок лист выдается в случае командировки, продолжительность которой более суток (смены).

Очень часто путевые листы оформляются не на одну поездку, а на более длительный срок, не указывается маршрут поездки, отсутствуют показания спидометра, что ведет к нарушению требований порядка отражения операций по учету ГСМ. Такие затраты нельзя отражать в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

МТЗ 82 что влияет расход топлива на 100 км

Увеличить “средний” показатель расхода топлива может:

• Навесное оборудование, в т.ч., не рассчитанное на силовую установку агрегата;
• Неисправности мотора;
• Неисправности и нарушения работы в топливной системе;
• Скорость хода транспортного средства;
• Виды выполняемых работ — вспашка, перевозка тяжелых грузов и так далее;
• Тип двигателя — на модели МТЗ 82 и МТЗ 82.1. могут быть установлены силовые агрегаты Д-240, Д-243 и их модификации;
• Подключение/отключение полного привода;
• Работа на повышенных или пониженных передачах, общий стиль управления трактором;
• “Трудные” грунты;
• Глубина обработки земли, влажность почвы;
• Низкое качество ГСМ;
• Погодные условия.

Сократить потери дизельного топлива при работе тракторов Беларус МТЗ 82 можно, правильно настроив форсунки топливной системы, избегая манеры “агрессивного” вождения, и поддерживая трактор и навесное/прицепное оборудование в исправном техническом состоянии.

Влияние множества факторов приводит к тому, что цифра “прыгает”, однако такие “скачки” существенно затрудняют планирование и контроль расхода топлива.

Для ориентира можно использовать средние значения расхода топлива тракторов МТЗ 82, 82.1, установленные в 2012 году для продукции Минского тракторного завода Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь. Эти нормы можно перенести и на российскую действительность.p>

Норма расхода топлива на трактор МТЗ 82 — средние значения

В нормативном документе рассматриваются основные варианты использования тракторов Беларус МТЗ 82 и МТЗ 82.1 при условии работы на грунтах “средней” тяжести в приемлемых погодных условиях.

Для машин с двигателями Д-243:

МТЗ-82 с прицепом ПСЕ-Ф-12,5;

• транспортный режим — 7,7 л/маш.-час;
• транспортный режим (с выключенным передним ведущим мостом) — 7 л/маш.-час.

МТЗ-82 с тележкой ПЛ-7 и гидроманипулятором Nokka — 7,3 л/маш.-час. МТЗ-82;

МТЗ-82.1 с поливомоечной машиной МП-5А;

• транспортный режим — 6 л/маш.-час;
• работа насоса 32-3А — 5 л/маш.-час;
• работа насоса НПО-60М2 — 4,6 л/маш.-час.

МТЗ-82.1;

Для машин с двигателями Д-240:

МТЗ-82;

• транспортный режим — 5,3 л/маш.-час;
• транспортный режим с прицепом ПСЕ-Ф-12,5Б — 6,2 л/маш.-час.

МТЗ-82.1;

• транспортный режим — 5,3 л/маш.-час;
• транспортный режим с прицепом 2ПТС-4 — 6,0 л/маш.-час.

*Расход указан в дизельном топливе

Обратите внимание — расход на работу оборудования не суммируется с работой двигателя, общий расход получается при прибавке расхода на работу навесного оборудования к транспортному режиму. Для работ с прицепами указано общее значение

Остались вопросы по нормативам расхода топлива тракторов МТЗ 82 и 82.1 производства Минского тракторного завода? Задайте их нашим специалистам, позвонив по бесплатному номеру 8 (800) 775 98 22, или воспользуйтесь сервисом “Заказать обратный звонок”.

Бухгалтерский учет

Согласно п. 63 Инструкции N 25н все виды горюче-смазочных материалов учитываются на счете 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы». Их поступление отражается по дебету, а списание — по кредиту этого счета.

Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.

Списание ГСМ в рамках уставной деятельности оформляется проводкой:

Дебет счета 1 401 01 272 «Расходование материальных запасов»

Кредит счета 1 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

В рамках приносящей доход деятельности делается следующая запись:

Дебет счета 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

Кредит счета 2 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Смазочные средства, а именно масла, тормозные жидкости, тосол, списываются также по установленной норме. Исходя из Приложения N 1 к Нормам расхода топлива нормы эксплуатационного расхода смазочных средств (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля, причем нормы расхода масел установлены в литрах, нормы расхода смазок — в килограммах.

Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей, прошедших капитальный ремонт, а также для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет.

Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата. Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п.

В таблице вышеуказанного Приложения приведены предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов.

Рассмотрим на примере отражение операции по списанию ГСМ.

Пример 2. Водитель автомашины представил в бухгалтерию:

• авансовый отчет по выданной ему из кассы учреждения в подотчет сумме в размере 320 руб. на приобретение бензина. К отчету был приложен чек АЗС на сумму 304,5 руб.;
• путевой лист, подтверждающий фактический расход бензина по норме в количестве 14 л на сумму 284,2 руб.

На приобретение бензина были направлены средства, полученные от оказания платных образовательных услуг (по направлениям основного и дополнительного образования, указанным в лицензии), в рамках которых эксплуатировался автомобиль и которые не облагаются НДС. Остаток неиспользованных средств внесен в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете эти операции будут отражены следующим образом:

Cписание ГСМ по путевым листам

Для того, чтобы получить возможность включения горюче-смазочные материалов в состав расходов по налоговому учёту, необходимы первичные документы, подтверждающие факт использования их предприятием по прямому назначению. Одним из видов учёта расходов ГСМ является их списание по путевым листам.

Первичная документация

ГСМ в целях первичного учёта признаются:

• бензин;
• ДТ;
• газ (сжиженный, сжатый, нефтяной).

А также специализированные смазочные материалы и жидкости технического назначения (моторные масла, антифризы, специальные смазки).

Перед выездом на маршрут в бак автотранспортного средства заливается количество топлива, которое называется нормативным. Для каждой марки машины в отдельности это количество определяется в соответствии с нормой, утверждённой локальным актом (приказом) по предприятию. Выданное топливо заносится в специальный проездной лист водителя – путёвку. В ней проставляется количество топлива на момент выезда из гаража, пробег (км) и остаток бензина, ДТ или газа в баке по завершении сменного задания. Путёвка представляет собой основной бухгалтерский документ, подтверждающий количество израсходованных водителем в пути ГСМ для последующего списания.

Бухгалтерии предприятий (организаций, учреждений), где автотранспорт прямым образом связан с основной деятельностью (перевозки пассажиров, грузов и пр.), должны использовать в повседневной работе первичные бумажные документы, форма и реквизиты которых утверждены приказом Минтранса. Номер этого документа – 152, утверждён он 18 сентября 2008 года (с учётом изменений, внесённых последующими приказами – от 18.01.2017 №17, от 07.11.2017 №476).

Скачатьбланк Путевой лист легкового автомобиля (Форма № 3)

Если автотранспорт используется на предприятии в управленческих целях, либо для организации производства, для учёта и контроля его работы можно использовать путевые листы, разработанные на основании двух законодательных актов:

• закона №259-ФЗ (п.14 ст.2);
• закона о бухучёте и отчётности №402-ФЗ.

Скачатьбланк Путевой лист грузового автомобиля (Форма № 4-П)

Как правило, в предпринимательской деятельности менеджментом предприятий используется форма, утверждённая Постановлением Госкомстата №78: форма 3 – для легкового транспорта, форма 4-П – для грузовых автомобилей.

Использование путевых листов

В формах листов, которые утверждены 78-м Постановлением, есть графы, предназначенные для занесения информации о том, сколько топлива фактически использовал водитель во время рейса: остаток до его начала, расход при выполнении обозначенного в документе путевого задания, остаток по возвращении автотранспортного средства в гараж.

Тем, кто использует путёвки, основываясь на приказе №152, проставлять в них данные о движении ГСМ не обязательно. Фактическое количество израсходованного топлива – это разница между показаниями спидометра на момент выезда и возвращения, то есть исходя из километража.

Если форма ПЛ разработана на предприятии, нормативный объём израсходованных материалов рассчитывается также с помощью методики, установленной Минтрансом в распоряжении АМ-23-р. Им установлены нормы по расходованию топлива автотранспортом различных марок и моделей.

То есть, для списания с целью включения в первичный учёт в качестве затрат периода, за который составляется отчёт, используются два метода расчёта количества использованного топлива:

1. фактический;
2. нормативный.

Исключение составляет использование для заправки специализированной техники (бензопил, мотоблоков, и пр.). В этом случае вместо путевого листа составляется акт на списание.

Алгоритм действий бухгалтера

Аналогично прочим производственным запасам предприятия, горючее и различные виды смазки учитываются в бухучёте, исходя из их фактической стоимости. Расходы являются элементом раздела II ПБУ 5/01. Принять топливо в состав учёта можно на основании двух типов бумаг, которые прилагаются к авансовому отчёту:

1. Чеки автозаправочной станции (если топливо приобретается на маршруте за «наличку»).
2. Топливные талоны (при покупке по безналичному расчёту согласно договору между предприятием и фирмой-поставщиком).

Кроме того, водители могут покупать бензин или дизтопливо в пути, используя выданную на предприятии топливную карту. При использовании такого способа учёт ведётся по факту получения предприятием отчёта о количестве залитого в бак топлива от эмитента карты. Для списания используются два метода (раздел III ПБУ 5/01):

• средняя себестоимость;
• ФИФО (себестоимость ранее приобретённого количества запасов).

Третий метод, указанный в ПБУ (отдельный расчёт себестоимости всех единиц ТМЦ) в учёте ГСМ не применяется. Наиболее часто бухгалтерами используется первый метод. В этом случае стоимость остатка суммируется со стоимостью поступления, а затем делится на общий остаток на день оформления учёта ( в килограммах или литрах).

Бухучёт

Учёт в бухгалтерии ведётся по субсчёту «Топливо» (10-3) счёта «Запасы» (10) следующим образом:

• дебет – приход;
• кредит – списание.

Алгоритм: предварительно рассчитанное количество топлива перемножается со стоимостью учёта единицы в составе запасов. Итог списывается – Дт 20 (или других материальных счетов, а также 44) Кт 10-3.

Налоговый учёт

В отношении порядка формирования расходов по путёвкам есть несколько нюансов.

Первый. Нужно определить вид расходов, в составе которых учитывается факт списания (материальные или прочие). П.п.5 п.1 ст.254 предусматривает их включение в материальные затраты. Условие – товарно-материальные ценности (топливо, масла, смазки, и другие специализированные материалы) должны использоваться для технологических нужд. Другие первичные документы – передвижение транспорта, выполняющего непроизводственные задачи – входят в состав прочих расходов.

Для тех предприятий, где перевозка грузов и пассажиров – основной вид деятельности, 100 % затрат ГСМ, списываемых в налоговый учёт по путёвкам водителей являются материальными.

Второй. Требуется ли нормировать расходы в налоговом учёте? Законодатель прямо не говорит о том, что 100 % расходов может быть признано таковыми, основываясь лишь на их фактическом потреблении. Минфин в многочисленных письмах подтверждает, что количество топлива можно рассчитывать в соответствии с распоряжением №AM-23-р. То есть, обосновывая затраты, количество которых определено математическим путём.

Итак, расход можно определять и по нормативному количеству, и по фактическим затратам. Следует помнить, что пунктом 6 вышеуказанного распоряжения установлено, что субъекты имеют право самостоятельно разрабатывать, утверждать локальными актами и корректировать нормы расхода.

В кодексе нет прямых пояснений по этому поводу. Если они установлены организацией самостоятельно, превышены и учтены как понесённые сверх нормы, налоговый орган вправе не считать их расходами отчётного периода.

Пример списания по путевым листам

В качестве показательного расчёта количества списанных товарно-материальных ценностей по путёвкам можно привести следующий пример. Юридическое лицо (общество с ограниченной ответственностью) осуществило в сентябре 2018 года закупку и списание топлива (бензин). Количество – 100 л, цена за литр – 38 руб., без НДС. До осуществления сделки остаточный запас топлива той же марки на складе предприятия составлял 50 л, себестоимость – 44 руб./л.

Закупленный бензин по распоряжению руководителя использован для заправки автомобиля «Калина». Машина используется на служебных перевозках персонала. Приказом об учётной политике предприятия установлено, что материалы оцениваются в бухгалтерском учёте на основании метода СБС.

Поступление ГСМ

• оприходован бензин на сумму 3800 руб. (Дт 10 Кт 60)
• отражён налог на добавленную стоимость в сумме 684 руб. (Дт 19 Кт 60)

Средняя себестоимость бензина на предприятии за период составила

(50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Cписание по факту

Данные путевого листа о количестве топлива:

• на начало – 10 л;
• выдано для использования – 30 л;
• на конец – 20 л.

Несложный расчёт показывает, что использовано 20 л., то есть списать необходимо

20 л × 40 руб. = 800 руб. (Дт 26 Кт 10)

Cписание по норме

Данные полученного бухгалтерией документа с показаниями спидометра:

• на начало рейса – 2500 км;
• на конец рейса – 2550 км.

Таким образом, пробег составил 50 км.
Формула расчёта расхода (п.7 раздела II распоряжения №AM-23-р):

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Qн – норматив расхода, л;
Hs – базовая норма (на 100 км пробега);
S – фактический пробег, км;
D – поправка для региона.

Для автомобиля «Калина» Hs=8л. Региональный коэффициент, на основании которого проводится поправка, – 10%. Итоговый расход

0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Списанию подлежит 4,4 л × 40 руб. = 176 руб. (Дт 26 Кт 10).

Учитывая вышесказанное, рассчитанные в данном примере затраты на непроизводственные нужды в налоговый учёт попадают в виде прочих расходов.

Посредством учёта по путевым листам финансовая служба предприятия подтверждает факт расходов горюче-смазочных материалов, фиксирует километраж, пройденный автотранспортным средством в учётном периоде, получает данные об объёмах использования топлива. Если в составе транспортной службы предприятия есть ТС без одометра, фиксация расхода осуществляется на основании первичных документов. Для данного конкретного случая это акты бензина или дизельного топлива.

Как списывать ГСМ без путевых листов?

Правила, применяемые при учете ГСМ

Как обосновывается расход топлива?

Основной документ, подтверждающий объем списания

Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа?

Правила, применяемые при учете ГСМ

Для целей всех видов учета (складского, бухгалтерского, налогового, управленческого) горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются обычными товарно-материальными ценностями, подчиняющимися общепринятым правилам. То есть при приобретении они должны быть оприходованы, а при расходе списаны из учета. Но объем оприходования и списания должен подтверждаться документами, т. е. быть обоснованным.

Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение. Но это не означает, что весь приобретенный объем за конкретный период будет использован и его можно учесть как расход. Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего.

Таким образом, объем использованных конкретным автомобилем за период ГСМ нужно рассчитать. Он должен определяться с учетом имеющегося на начало этого периода остатка горючего в баке, залитого туда в течение периода количества топлива и остатка, имеющегося в баке на конец периода.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Залитое на заправочных станциях в бак количество ГСМ подтверждают документы на его покупку, и они же служат основанием для оприходования горючего на склад. Такими документами являются:

• Акт об объеме и стоимости выданного топлива, отчет о произведенных с ним операциях, если приобретение осуществляется с использованием топливной карты. Эти документы по окончании месяца вместе со счетом-фактурой выдает поставщик, у которого приобретены топливные карты.
• Кассовый чек, если оплата делается наличными. Они прилагаются к авансовому отчету, составляемому водителем, который купил горючее.

Само оприходование осуществляется в обычном порядке с оформлением приходного ордера, который может иметь форму М-4, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.

Как обосновывается расход топлива?

Для определения учитываемого расхода горючего потребуются:

• документ, подтверждающий объем выполненной авто работы;
• утвержденные для применения при выполнении этой работы нормы списания ГСМ.

Установление норм списания преследует как минимум 2 цели:

• обоснование количества топлива, относимого в расходы, принимаемые для целей налогообложения;
• осуществление контроля над расходованием горючего.

Нормы расхода могут разрабатываться своими силами или соответствовать утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Но в любом случае их выбор для применения надо утвердить распоряжением руководителя юрлица или ИП.

Устанавливаются нормы с учетом особенностей функций, выполняемых транспортом каждого вида (легковой, автобус, грузовой, самосвал, специализированный), причем для каждого из этих видов действует своя формула расчета и может применяться свой набор корректирующих коэффициентов, позволяющих увеличить норму списания.

Подпишитесь на рассылку

Расчет объема списываемого топлива выполняется по каждой единице авто отдельно. Данные по этому расчету сводятся в единую таблицу. Чтобы можно было получить в ней общий объем списания по ГСМ определенного вида, сведения по транспорту, работающему на нем, компонуются вместе.

Основной документ, подтверждающий объем списания

Наиболее часто для обоснования объема выполненной работы используется такой документ, как путевой лист, оформляемый на каждую единицу автотранспорта. Автотранспортные предприятия оформляют его, как правило, ежедневно.

Существует несколько типовых форм путевого листа, утвержденных Госкомстатом РФ (постановление от 28.11.1997 № 78), которые также различаются в зависимости от вида авто (легковой, грузовой, автомобили специального назначения, автобусы). Порядок заполнения и обязательных реквизитов путевых листов утвержден приказом Минтранса от 18.09.2008 №152. Но допускается разработка форм таких документов самостоятельно и оформление путевого листа на несколько дней сразу или даже на месяц (письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Самостоятельно разработанный бланк путевого листа обязательно должен содержать реквизиты, утв в приказе Минтранса №152. Данный нормативный акт недавно был обновлен. Подробнее про изменения мы рассказывали .

В части применения для обоснования объема списываемых ГСМ все варианты путевых листов объединяет несколько моментов. Каждый из них:

• оформляется на определенное авто;
• описывает выполняемое им задание;
• содержит указание на вид используемого топлива;
• отражает остатки горючего при выезде и возвращении, а также объемы залитого в бак за период действия путевого листа горючего;
• указывает на фактически выполненный объем работы с разделением его по специфике (пробег без загрузки, с грузом, с работающим оборудованием, время работы спецоборудования при стоянке, вес груза, число ездок, количество и вес прицепов).

Все указанные данные достаточны для того, чтобы, применяя утвержденные нормы расхода, рассчитать количество необходимого для осуществления этой работы топлива, а также сравнить полученные расчетные данные с фактически израсходованным количеством горючего. Поэтому именно этот документ финансовое ведомство считает наиболее подходящим для обоснования выбывающего из учета объема ГСМ и указывает, что его отсутствие приводит к возникновению у физлица, использующего служебный транспорт без путевого листа, облагаемого НДФЛ дохода (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа?

А можно ли списывать ГСМ без путевых листов? Минфин допускает (письмо от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354), что объем выполненной работы может быть подтвержден и другим способом. Например, данными системы ГЛОНАСС или иных подобных систем, которые позволяют достоверно установить путь, поделанный автомобилем.

Кроме того, не будет обязательным наличие путевого листа, если маршрут строго определен и не допускает отклонений. Например, это может оказаться применимым к оценке расхода горючего для служебной развозки, изо дня в день доставляющей работников к месту работы и обратно по одному и тому же маршруту. Число таких поездок всегда находится под контролем. Соответственно, с учетом однозначной их протяженности и привязки к каждой из них объема топлива в фиксированном размере, рассчитанного по нормам, общий объем списания тоже будет обоснован.

Таким образом, определенные варианты, позволяющие не применять путевой лист для обоснования количества списываемого горючего все-таки есть, но их не так много. И объясняться по ним с проверяющими придется наверняка. А вот в ситуации, когда путевой лист оформлен, лишних вопросов при проверках можно избежать.

О том, влияет ли объем расходуемых ГСМ на величину компенсации за использование сотрудником личного автотранспорта, читайте .

***

ГСМ представляют собой разновидность товарно-материальных ценностей, к которым применяются обычные правила учета ТМЦ: их надлежит сначала оприходовать, а затем списать, обосновав объем списания. Осложняет ведение учета топлива то, что оно, как правило, приобретается вне места дислокации владельца транспорта (юрлица или ИП), сразу поступая в бак работающего авто, и должно учитываться применительно к каждой единице авто.

Обоснованным объем списания оказывается тогда, когда количество израсходованных ГСМ определено применительно к характеру выполненной авто работы по соответствующим этой работе нормам расхода топлива. Нормы расхода разрабатываются владельцем самостоятельно или берутся из рекомендованных Минтрансом. А единственным документом, способным подтвердить объем сделанной авто работы, Минфин России считает путевой лист. И его оформление является предпочтительным несмотря на то, что в определенных случаях этот объем может быть подтвержден и иным способом.

Как происходит списание ГСМ по путевым листам

Путевой лист – проверенный временем и учетной практикой документ. Он позволяет учитывать расход транспортными средствами ГСМ, проводить списание, обосновывать включение затрат на ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете. По данным путевых листов рассчитывается объем потребляемого автомобилями топлива, а зная его стоимость, можно определить и показатель затрат на ГСМ. Каков порядок использования путевых листов в учете и расчетов по ним, какова нормативная база списания – этим вопросам посвящена наша статья. Кроме того, на примере будет показано, как списать ГСМ бухгалтеру по данным путевых листов.

Что представляет собой путевой лист

Списание топлива, как и других видов ТМЦ, осуществляется на основании акта на списание. Путевые листы, так называемые путевки, сами по себе не являются основой для списания ГСМ, но вышеназванный акт составляется именно по данным, содержащимся в них.

Путевой лист имеет несколько унифицированных форм, отражающих особенности автомобиля, тарификации работы водителя, организационно-правовой формы применяющей его фирмы: на легковое авто, легковое авто ИП, грузовые автомобили, спецмашины и пр.

Применение этих форм в учете:

• обязательно для фирм-перевозчиков, если перевозки являются основным видом их деятельности (пр. №152 от 18/09/08 г. Минтранса);
• необязательно, если автомобиль используется для производственных, служебных нужд фирмы.

Во втором случае допустимо разрабатывать собственные бланки путевок, с учетом требований ФЗ-402 «О бухучете», однако на практике для учета и списания ГСМ часто берутся все те же унифицированные бланки. Стоит отметить, что с 1.03.19 г. приказом Минтранса №467 в порядок заполнения ПЛ внесены изменения, к примеру, отменяется возможность заполнения одного документа на месяц, как было раньше. Организации, не являющиеся транспортными, могут оформлять этот документ с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить затраты на ГСМ, не руководствуясь приказами Минтранса. Такой вывод можно сделать из писем Минтранса, и судебных решений (пост. ФАС ВВО А38-4082/2008-17-282-17-282 от 27/04/09 г.). Путевые листы фиксируются в журнале их учета.

Бухгалтерский и налоговый учет ГСМ

Если обратиться к бланку путевого листа и к требованиям, содержащимся в приказе №152, путевой лист отражает следующие сведения, необходимые для учета ГСМ:

• остаток топлива в баке, выдачу, остаток на момент закрытия ПЛ;
• данные спидометра на начало и на конец движения.

Расход ГСМ можно исчислить как непосредственно по этим данным, так и по нормативам, определяющим, сколько топлива использует тот или иной автомобиль на километр пути (нормы Минтранса, документы АМ-23-Р от 14/03/08 г., НА-51-р от 6/04/18 г.).

Нормы носят рекомендательный характер, и, если фирма может обосновать иные цифры расхода топлива либо автомобиля, который эксплуатируется, нет в нормативных документах, законодательство подобное не запрещает.

Обоснование расхода можно оформить на основе:

• технической документации ТС;
• контрольных замеров расхода топлива в различных погодных и сезонных условиях, оформленных актами комиссии.

Допустимо утвердить один норматив, а затем применять к нему коэффициенты, к примеру, повышающего характера, в зимний период. Использование норматива расхода ГСМ предполагает регулярные инвентаризации, сверку фактического расхода с расчетными данными. Расценивают топливо для учета затрат чаще всего по средней стоимости.

Стоимостное сальдо ГСМ добавляется к стоимости вновь оприходованных ГСМ. Полученное значение делится на сумму оставшихся и поступивших ГСМ в натуре. Топливо учитывается на активном счете 10/3 и списывается в дебет «затратных» счетов 20, 25, 44 и др.

В НК РФ отсутствуют жесткие указания по поводу применения фактических либо расчетных, на основе норм, данных для включения ГСМ в затраты. Для целей НУ законодательство не запрещает использовать и метод «по факту» и нормирование расходов. Документ АМ-23-Р содержит указание на то, что нормы могут использоваться и в целях НУ, с использованием данных о километраже из путевого листа (Общие положения, п. 3).

Определенно можно сказать, что, если организация утвердила нормы расхода топлива, но не соблюдает их и включает завышенные суммы расхода в затраты по НУ, контролирующие органы обратят на это внимание как на нарушение и пересчитают налог в сторону доначисления.

На заметку! Кроме путевых листов, для списания ГСМ используют данные тахографов, ГЛОНАСС, систем GPS. Они могут применяться как вместо путевых листов, так и в комплексе с ними.

Пример расчета

Поясним на условном примере порядок списания топлива по путевым листам. У ООО «Алмаз» числится на остатке бензин определенной марки 70 л по цене 42 руб. В текущем месяце было закуплено 100 л топлива той же марки по цене 40 руб., выдано в расход — 40 л. ГСМ списывается по средней стоимости.

Средняя стоимость списания будет равна:

• 70 * 42 = 2940 руб.;
• 100 * 40 = 4000 руб.;
• 2940 + 4000 = 6940 руб.;
• 70 + 100 = 170 л;
• 6940 / 170 = 40,82 руб.

По фактическому расходу топлива затраты считаются так:

• В путевом листе отражен остаток топлива в баке 5 л, залили 40 л, остаток после рейса — 10 л.
• Фактический расход: 5 + 40 — 10 = 35 л.
• Расценив этот расход по исчисленной себестоимости, получим затраты ГСМ: 35 * 40,82 = 1428,70 руб.
• Пусть автомобиль используется для служебных целей заместителем директора, тогда затраты спишутся Дт 26 Кт 10/3 на ОХР.

• Д – поправочный коэффициент в процентах, установленный в организации;
• S — пробег;
• Hs – норма расхода на 100 км.

Сезонный коэффициент D (зимний, повышающий, отражающий повышенный расход бензина) не применяется. Норма расхода для данной модели — 8,8 л. Зафиксированы показания спидометра при выезде — 2510, при возвращении — 2565.

Расчет:

Как видно из вышесказанного, вариантов и нюансов списания ГСМ на основании путевок может быть много. Все они должны отражаться в приказе на списание ГСМ. Документ, подписанный руководителем, служит руководством к действию для бухгалтера компании и обосновывает применение той или иной методики списания, применение корректирующих коэффициентов.
Приказ на списание ГСМ не имеет унифицированной формы, составляется по общим правилам делопроизводства.

Образец приказа

ООО «Алмаз»
ПРИКАЗ №3

г. Москва

1 июня 2019 г.

Об установлении норм расхода топлива на легковые автомобили

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить норму расхода дизельного топлива на:

• 21108 «Премьер» (ВАЗ-21128) 9 литров в час;
• Сайбер 2.4 (Chrysler) 11 литров в час.

2. С 15 октября по 15 апреля увеличить установленные нормы на 11%.
3. Списание ГСМ производить один раз в месяц согласно акту списания.
4. Ответственным за исполнение назначить главного бухгалтера Сидорову А.И.

Директор ООО «Алмаз»: Петровский К.П.
С приказом ознакомлена:
Главный бухгалтер Сидорова А.И.

ФАЙЛЫ
Скачать образец приказа о списании ГСМ по путевым листам .doc

Кратко

1. Путевые листы используются для составления акта на списание ГСМ.
2. Данные путевых листов позволяют списывать ГСМ как по нормам, так и по фактическому расходу топлива.
3. Организация может руководствоваться нормами расхода, утвержденными Минтрансом, а может разработать собственные экономически обоснованные нормы расхода.
4. Нормы расхода топлива утверждаются приказом руководителя организации.
5. Особое внимание уделяют обоснованию расходов для целей налогового учета.

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2019 — 2020 годах

Понятие ГСМ

Что такое путевой лист

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Бухгалтерский учет ГСМ

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Пример списания ГСМ по путевым листам

Итоги

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О том, как корректировался путевой лист, мы писали у нас на сайте:

• «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
• «С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме»;
• Путевые листы: с 1 марта 2019 порядок выписки меняется.

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены .

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

О путевых листах для ИП читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Скачать образец акта о списании ГСМ

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

• по средней себестоимости;
• по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Дт	Кт	Сумма, руб.	Операция (документ)
		3 800	Оприходован бензин (ТОРГ-12)
			Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 – 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Дт	Кт	Сумма, руб.	Операция (документ)
			Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:

Qн= 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Qн — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Дт	Кт	Сумма, руб.	Операция (документ)
			Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.