СВ-Принт

Руководство: как считать суточные в загранкомандировках и при пересечении границы

Зачем вообще платят суточные

Сотруднику, который отправляется в деловую поездку, положены суточные. Это деньги, которые позволят ему оплачивать расходы, возникающие потому, что какое-то время он будет вынужден выполнять работу не в своем городе.

Сколько суточных платить при загранкомандировках

Правил, регламентирующих выплату суточных определенного размера, не существует. То есть компания-работодатель самостоятельно может определять сколько суточных платить в поездках по России и за рубежом и в какой валюте. Можно даже установить размер суточных при заграничной командировке в валюте определенной страны, а выплату сделать в рублях по текущему курсу.

Не стоит забывать о том, что после определенного лимита возникает необходимость уплаты НДФЛ. По правилам на 2020 год, в случае зарубежной командировки размер суточных, которые не будут облагаться налогом, составляет 2500 рублей. Поэтому, если компания решит платить сотруднику 6000 рублей, то с 3500 рублей свыше лимита будут удержаны налоги.

Как рассчитать суточные при пересечении границы

Расчет суточных по «заграничной» ставке начинается со дня пересечения границы. Здесь действует принцип страны прибытия – если после дороги сотрудник оказывается вне России, то и платить ему нужно по ставке, установленной для страны пребывания. Для учета факт пересечения государственной границы осуществляется по штампам пограничников в заграничном паспорте.

В том случае, если деловая поездка охватывает несколько стран, то суточные при таких командировках выплачиваются по ставкам, установленным для каждой из стран. День прибытия в новую страну должен оплачиваться по ставке для этой страны или региона, в который она входит.

Согласно трудовому кодексу России, работодатель обязан выплачивать суточные за каждый день командировки. Чтобы верно рассчитать суточные нужно следовать простым правилам:

• Суточные по «зарубежной» ставке нужно рассчитывать по принципу прибытия – деньги нужно выплатить по ставке для той страны, где сотрудник окажется в конце дня.
• Во избежание необходимости уплаты НДФЛ размер суточных для зарубежных поездок не должен превышать 2500 рублей.
• Для разных стран размер суточных может быть разным, платить нужно исходя из того, где сотрудник будет после завершения пути в конкретный день.

Суточные при командировках в 2019 году: размеры выплат по России, СНГ, за границу

При осуществлении хозяйственной деятельности организация может направлять своих сотрудников для выполнения поставленных руководством заданий. Когда работники находятся в служебных поездках, согласно законодательству, за ними сохраняется место работы, а работодатель производит начисление зарплаты исходя из среднего заработка. Также командируемым полагаются суточные при командировках в 2019 году, которые определяются так же как и в предыдущие годы.

Изменения по суточным в 2018-2019 году

На протяжении нескольких лет законодатели пытаются исключить из состава командировочных расходов понятие суточных, под которыми понимаются суммы выделяемые в определенном размере сотруднику в командировке на каждый день для покрытия дополнительных расходов в командировке.

В настоящее время порядок расчет, нормирование суточных в командировке, а также процесс нормирования действуют так же как и в предыдущие годы.

В 2018 году в регионах появился новый сбор — курортный сбор, который уплачивается лицами, приезжающими в данные регионы и находящимися на их территории более 24 часов.

Сегодня на курортный сбор перешли следующие субъекты федерации – Республика Крым, Краснодарский, Алтайский и Ставропольский края. В среднем его размер по регионам будет определять в сумме 50 рублей на каждого человека за каждый день пребывания.

Внимание: поэтому при направлении работников в эти регионы, необходимо в командировочные расходы закладывать суммы, предназначенные для уплаты данного обязательного платежа.

Например, если отправить в служебную поездку работника на семь дней, нужно включить в расходы суммы в среднем 350 рублей на курортный сбор.

Размер суточных при командировках в 2019 году

Суточные при командировках в 2018 году и 2019 году нормируется как самим хозяйствующим субъектом, так и со стороны государства в виде фиксации нормы суточных в НК РФ.

Каждое предприятие утверждает размер суточных из расчета каждый день в своих нормативных актах, например, в Положение по командировках. Они необходимы для правильного включения расходов по командировки в базу по налогу на прибыль.

Внимание: нормирование суточных законодательными актами принимается с целью осуществления правильного исчисления НДФЛ и социальных взносов.

Если утвержденные нормы предприятия больше действующих размеров, закрепленных в законодательстве, то с превышения их компания как налоговый агент должна исчислять НДФЛ по каждому работнику, направленному в командировку.

Данные правила действуют, когда определяется размер суточных при загранкомандировках в 2019 году.

По России

Оформление командировки сотрудников регулируется, прежде всего, нормами локального характера, закрепленными в актах самого предприятия.

Размер суточных определяется каждым субъектом самостоятельно исходя из существующих финансовых возможностей организации, а также целей командировок которые нужно достичь при направлении в служебную поездку работников.

Установленный размер компания должна зафиксировать во внутренних нормативах фирмы, например, в положении о командировках. В НК РФ определены суточные за 1 день командировки в 2019 году в сумме 700 рублей.

Многие предприятия, чтобы избежать дополнительных расчетов и уплаты дополнительных платежей предпочитают устанавливать размер суточных в этой же сумме.

Ограничение подобных расходов используется, также когда работника предстоит командировка на один день. Ведь суточные при таких командировках не выплачиваются.

Внимание: для целей исчисления налога на прибыль придерживаться норм, зафиксированных в НК РФ не считается обязательным. Если суточные на каждый день закреплены предприятием, то они в расходы включаются в полной сумме.

Отправление сотрудника в служебную поездку в страны СНГ считается частным случаем заграничной поездки. Поэтому хозяйствующему субъекту следует руководствоваться нормами, которые разработаны у него для поездок в иностранные государства.

Они также должны быть зафиксированы в локальных актах предприятия. НК РФ нормирует их в сумме 2500 рублей за каждый день командировки.

У служебных поездок в страны СНГ существует одна важная особенность — при пересечении границ с этими государствами согласно Таможенному законодательству штампы в загранпаспорте не проставляются.

Внимание: для подтверждения количества дней командировки в этих случаях используются проездные билеты.

Учитывать также следует следующее правило:

• день прибытия в страну назначения — нормируется по размеру суточных для загранпоездок.
• День возвращения в собственную страну – нормируется по размеру суточных, действующих на территории России.

За границу

Суточные при командировках в 2019 году за границу также устанавливаются внутренними нормативами организации. Кроме этого, действует Постановление №812, к котором устанавливаются размеры суточных исходя из страны нахождения работника.

Однако этот документ обязателен к исполнению только компаниями бюджетного сектора. Все остальные могут его использовать по желанию, либо на его основе разработать собственные нормативы.

Внимание: учтите, что для целей расчета налогов установлен лимит суточных в размере 2500 рублей. На сумму, превышающую этот предел, необходимо будет начислить налог НДФЛ, а также отчисления в соцфонды кроме травматизма.

Платятся ли суточные при однодневной командировке

В законе не установлено, поездку какой продолжительности можно считать командировкой. Поэтому, если работник едет в поездку только на один день, то ее можно считать служебной командировкой и выдавать за нее суточные.

Их размер должен быть закреплен во внутренних нормативах организации. При этом допускается определить размер суточных в зависимости от длительности поездки.

Важно: если сумма суточных за день будет превышать 700 рублей при поездках внутри России и 2500 рублей за границу, то с размера превышения необходимо будет удержать налог НДФЛ и начислить страховые взносы за исключением травматизма.

Порядок выплаты суточных

Размер, какой составляют суточные при командировках в 2019 году определяется на основании общего числа дней, которые работник проведет в поездке. Это количество обычно закрепляется при издании приказа на командировку.

Вся необходимая сумма суточных должна быть выдана работнику из кассы наличными деньгами либо перечислена на его банковскую карту не позднее, чем за 1 день до отправления сотрудника в поездку.

Суточные в 2019 году по России должны выплачиваться только в российских рублях, их нужно выдать:

1. По каждому дню, в течение которого сотрудник выполняет задание руководства на месте командировки. В эти дни также включаются выходные и праздники. Не имеет значения, весь день работник был занят либо несколько часов — суточные должны быть выплачены в полной мере.
2. По каждому дню, в течение которого сотрудник добирался на место командировки, либо возвращался оттуда. Сюда же включаются дни вынужденного простоя.

Если работник отправляется в иностранную поездку, то сначала необходимо разделить дни, когда он находился на территории России, и когда — в иностранном государстве. За первые дни ему должны быть выплачены суточные в рублях, а за вторые — в валюте страны, в которую он поехал.

Важно: также необходимо учитывать следующее правило — день, когда работник уезжает за границу должен считаться дней нахождения за границей, а день возвращения — днем в России.

Компания имеет право не выдавать работнику суточные при командировках в 2018 году в валюте, а выдать на руки эквивалент в рублях.

В такой ситуации работник самостоятельно при пересечении границы должен произвести обмен рублей на местную валюту. В подтверждение указанной операции работнику выдается чек, в которой указан размер приобретенной валюты и обменный курс на день совершения операции.

Если руководством фирмы принимается решение произвести продление срока командировки, то суточные за новые дни необходимо рассчитать и перечислить работнику на его банковскую карту, отправить переводом и т. д.

Внимание: по закону работник не должен использовать свои личные денежные средства в качестве суточных, даже если администрация производит их компенсацию.

Если во время командировки работник заболел, он все равно получает суточные за указанные дни в полном размере, даже если по причине болезни он не смог выполнить поставленных перед ним задач.

Налогообложение

Нормы на размер суточных закреплены в НК:

• Если работник осуществляет поездку внутри страны — 700 руб;
• Если работник отправляется в другое государство — 2500 руб.

Если работник получает суточные в пределах данных норм, то они не должны отражаться ни в каких налоговых декларациях, а также производить начисление налогов и взносов.

Но если по решению руководства суточные выплачены в большем размере, то на сумму превышения необходимо начислить налог НДФЛ.

Данный шаг необходимо выполнить в завершающий день того месяца, когда сотрудник сдал на рассмотрение свой авансовый отчет. Сумма рассчитанного налога подлежит удержанию из его зарплаты.

Размер удержанного налога подлежит отражению в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Кроме этого, на них требуется начислить взносы в соцфонды, за исключением отчислений на травматизм.

Производить определение сумм взносов необходимо в конце месяца, когда работник подал на рассмотрение свой авансовый отчет. Расчет производится путем включения размера превышения суточных в общую базу по расчету отчислений.

Внимание: при расчете налога на прибыль нет обязанности учитывать размер суточных. Они должны включаться в пределах лимитов, которые закреплены на предприятии внутренними актами, в налогооблагаемую базу. Их учет производится в тот же день, когда сотрудником был сдан заполненный авансовый отчет.

Документы для подтверждения расходов

После того, как сотрудник вернулся из служебной поездки, ему необходимо оформить и сдать отчет по командировке. К данному документы прикрепляются чеки и иные бланки, при помощи которых можно подтвердить правомерность расходования подотчетных сумм.

К ним можно отнести:

• Документы, подтверждающие найм жилого помещения для проживания в период поездки. К ним можно отнести квитанции, договор о найме частного жилья, счет из гостиницы. В каждом документе должно быть указано число дней, которые прожил работник в данном месте, а также стоимость за один день.
• Документы, при помощи которых можно подтвердить проезд к месту служебной командировки и возвращение назад в компанию. Сюда включаются проездные билеты, талоны, чеки на получение постельного белья и т. д.
• Документы для подтверждения использования услуг такси — квитанции, билеты, чеки и т. д.
• Служебная записка от работника, к которой он приложил чеки с АЗС — в случае, если в течение поездки использовался свой транспорт;
• Служебная записка, рассказывающая об отсутствии подтверждающих документов по причине утери либо других обстоятельств;
• Документы, подтверждающие иные разовые расходы (чеки из камеры хранения, на оплату сотовых телефонов и т. д.)

Внимание: непосредственно суточные при командировках в 2019 году и направления их расходования никаким образом подтверждать нет необходимости. Метки: Командировка

Источник: Журнал «Налог на прибыль: учет доходов и расходов»

Расходы, связанные с зарубежными командировками, имеют свои особенности по сравнению с командировками внутри страны. Эти особенности обусловлены прежде всего тем, что загранкомандировки требуют дополнительных затрат (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы). Кроме того, многие расходы осуществляются в валюте, а значит, в бухгалтерском и налоговом учете возникают курсовые разницы. В данной статье мы расскажем, как правильно рассчитать суточные при загранкомандировках, а также как учесть курсовые разницы, если аванс выдан работнику в иностранной валюте (в рублях).

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение). 📌 Реклама Отключить

Согласно этому документу работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3). При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4).

В силу п. 11 Положения командированным работникам возмещаются:

• расходы по проезду и найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

1. расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
2. обязательные консульские и аэродромные сборы;
3. сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
4. расходы на оформление обязательной медицинской стра­ховки;
5. иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. 📌 Реклама Отключить

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ).

Обратите внимание

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым этим работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения).

📌 Реклама Отключить

Отметим, что до 08.01.2015 (с этой даты действуют изменения, внесенные в Положение) в случаях командирования работников в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, необходимо было оформлять командировочное удостоверение. С 08.01.2015 это требование отменено.

Добавим: направление работника в командировку в страны, не относящиеся к указанным государствам, и до этой даты производилось по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.

В соответствии со ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.

📌 Реклама Отключить

Суточные во время загранкомандировок

Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17, 18 и 20 Положения.

Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

• при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
• при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.

День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:

• в иностранной валюте – при следовании работника с территории РФ;
• в рублях – при следовании на территорию РФ.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. 📌 Реклама Отключить

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения).

📌 Реклама Отключить

Пример 1

Заместитель директора Козырев С. Н. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России – 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию – 120 евро и 80 евро соответственно.

27 марта 2015 года в 23.20 Козырев С. Н. вылетел в Австрию и прибыл туда 28 марта. Пересечение границы РФ 27 марта подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

29 марта он выехал из Австрии и прибыл в Венгрию.

31 марта вернулся в Москву, о чем имеется отметка в загранпаспорте.

3 апреля Козырев С. Н. представил авансовый отчет, который в этот же день был утвержден.

Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:

• за 27 марта (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) – 120 евро;
• за 28 марта (день пребывания в Австрии) – 120 евро;
• за 29 марта (день прибытия в Венгрию) – 80 евро;
• за 30 марта (день пребывания в Венгрии) – 80 евро;
• за 31 марта (день прибытия в Россию) – 700 руб.

Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80). 📌 Реклама Отключить

Если аванс выдан в валюте

Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При этом выдача аванса может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте.

В силу п. 16Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ.

В пункте 1 ст. 9 этого закона, с одной стороны, прописано общее правило о запрете валютных операций между резидентами, а с другой – предусмотрены исключения из этого правила. В частности, разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (пп. 9 п. 1 названной статьи).

📌 Реклама Отключить

Как следует из п. 2.1 Указания ЦБ РФ № 2054-У, выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение.

При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 4, 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции (п. 5 – 7 ПБУ 3/2006).

Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

📌 Реклама Отключить

На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете?

Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.

Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006).

📌 Реклама Отключить

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример 2

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.

27 января 2015 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.

Работник вернулся из командировки 31 января, а 2 февраля представил авансовый отчет на сумму 990 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 10 евро.

📌 Реклама Отключить

Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил:

– 27.01.2015 – 73,5633 руб./евро;

– 02.02.2015 – 78,1105 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

*
К счету 50 «Касса» открывается субсчет «Касса в валюте». При этом аналитика ведется по каждой используемой валюте. 📌 Реклама Отключить

В налоговом учете организации будут отражены:

• прочие расходы, связанные с производством и реализацией, – 77 329,4 руб.;
• внереализационные доходы – 4 547,2 руб.

Если аванс выдан в рублях

В ситуациях, когда у организации нет валютного счета, она может выдать сотруднику, отправляющемуся в командировку, рублевый аванс. Сотрудник самостоятельно приобретает валюту в соответствующем подразделении банка (обменном пункте), кассовый работник которого обязан выдать данному лицу документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой и чеками.

В этом случае все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц. При покупке наличной валюты (этот факт нужно документально подтвердить) командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на приобретение конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства он истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.

📌 Реклама Отключить

В связи с этим возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать расходы работника, произведенные им в зарубежной командировке:

• на дату утверждения авансового отчета;
• на дату выплаты подотчетных сумм;
• на дату обмена работником полученных рублей на иностранную валюту?

Свои разъяснения на этот счет дали контролирующие органы (см. письма Минфина России от 31.03.2011 № 03‑03‑06/1/193 и ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408).

Суть их сводится к следующему: расходы организации следует определять исходя из истраченной работником согласно первичным документам суммы валюты по курсу обмена, который определяется по справке о покупке указанным лицом иностранной валюты. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

📌 Реклама Отключить

Таким образом, по мнению чиновников, организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты, с учетом продажи неизрасходованного остатка в валюте (полагаем, что для целей бухгалтерского учета следует отражать в расходах именно эту сумму). А для целей исчисления налога на прибыль пересчет валюты в рубли будет производиться по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Пример 3

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.

27 января 2015 года из кассы в подотчет работнику был выдан аванс в размере 76 000 руб.

В этот же день он приобрел 1 000 евро в обменном пункте по курсу 75 руб./евро.

В командировке работник потратил 990 евро, что подтверждено соответствующими документами.

📌 Реклама Отключить

По возвращении из командировки он обменял остаток аванса в размере 10 евро в обменном пункте по курсу 80 руб./евро.

Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.

2 февраля работник представил авансовый отчет на сумму 990 евро (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.

Курс ЦБ РФ на 02.02.2015 соответствует 78,1105 руб./евро.

Командированным работником израсходовано на покупку валюты 75 000 руб. (1 000 евро х 75 руб./евро), получено от продажи остатка аванса 800 руб. (10 евро х 80 руб./евро).

Итого работник фактически израсходовал в рублях 74 200 руб. (75 000 — 800). В бухгалтерском учете эта сумма подлежит отражению в составе расходов.

Работнику следует вернуть в кассу организации 1 800 руб. (76 000 — 74 200).

Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут рассчитаны по курсу, действовавшему на дату утверждения авансового отчета, и составят 77 329,4 руб. (990 евро х 78,1105 руб./евро).

📌 Реклама Отключить

Постоянная разница равняется 3 129,4 руб. (77 329,4 — 74 200). Постоянный налоговый актив (ПНА) составит 625,88 руб. (3 129,4 руб. х 20%).

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Суточные командировочные в РБ 2019

Командировочные расходы – затраты работника, которые ему приходится нести при нахождении в служебной командировке (вне постоянного места работы), включая время в пути.

Основанием для их выплаты являются:

• приказ руководителя о направлении в командировку;
• командировочное удостоверение;
• авансовые отчеты и прочие первичные учетные документы, в том числи квитанции, чеки и иные подтверждения фактов понесения затрат, а также выписки о движении денежных средств по карт-счетам (если расходы оплачивались банковской карточкой).

Нормы оплаты суточных командировочных устанавливаются республиканским Минфином, актуальные на данный момент значения действуют с 23 марта 2019 года.

Командировочные расходы

Лицам, находящимся в служебных командировках, согласно законодательству компенсируются траты на питание, проживание, на проезд в пункт назначения и обратно, а также расходы, которые обусловлены спецификой выполнения служебного задания или иными факторами. Сотруднику могут возместить стоимость:

• паркингов и автостоянок;
• копирования и перевода документов;
• мобильной связи;
• проезда транспортного средства по платным автомобильным дорогам;
• провоза багажа сверх норм, в пределах которых плата не взимается.

Для подтверждения таких расходов следует представить оправдательные документы. Также следует учитывать, что компенсация подобных затрат осуществляется с одобрения нанимателя.

Размер суточных при командировках в РБ

Тип	Сумма/сутки
Один день командировки	9 руб.
Расходы на проезд при отсутствии проездных документов	0,1 базовой величины в каждую сторону
в г. Минске и областных центрах	50 руб./сутки
в районных центрах	25 руб./сутки
в остальных населенных пунктах	20 руб./сутки

Срок нахождения в командировке считается со дня убытия по день прибытия (согласно расписаню соответствующих видов транспорта – поезда, самолета и пр.). Например, если сотрудник отправился в командировку в 23 часа 58 минут 10 января, прибыл на место 12 января, убыл обратно в 0 часов 05 минут 15 января, а вернулся к месту проживания и основной работы в 15 часов 25 минут 17 января, то периодом нахождения в командировке будет считаться интервал времени с 10 по 17 января.

В настоящее время норма суточных составляет 9 рублей. Если принимающая сторона оплачивает командированному сотруднику питание и обеспечивает его транспортом, суточные выплачиваются ему только за время нахождения в пути.

Расходы на проезд (включая стоимость предварительного бронирования, пользования постельными принадлежностями и прочие сопутствующие затраты) компенсируются в размере фактических сумм, подтвержденных оправдательными документами. Это касается не только междугороднего или пригородного, но также городского общественного транспорта (за исключением такси).

Если сотрудника обеспечивает жильем принимающая сторона либо она оплачивает его в безналичном порядке, компенсации по найму жилья не выплачиваются.

В любом случае за время нахождения в командировке сотруднику выплачивается его заработная плата в соответствии с трудовым договором.

Требуется ли согласие сотрудника для его отправки в командировку

Требуется, но только в том случае, если ее срок превышает 30 дней. Если же сотрудник отправляется в командировку в регион радиоактивного заражения, срок его пребывания там не должен быть более 1 года.

Командированным может являться только штатный работник, с которым заключен трудовой договор. Что касается служебных поездок сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, то все вопросы, касающиеся возможности отправки в командировку, сроков пребывания, порядка компенсации расходов и пр. решаются в соответствии с положениями данного договора.

Сумма командировочных за границу

Размер зависит от страны назначения. При поездках в Россию суточные составят 30 долларов, а затраты по наймы жилья компенсируют в размере до 120 долларов (для Москвы и Санкт-Петербурга – до 140 долларов). Для командировок в Австрию норма суточных – 60 евро, расходы по найму жилья будут компенсированы в сумме 130 евро, в Данию – соответственно 55 и 175 евро, в Германию – 50 и 140 евро.

Перед поездкой следует заранее поинтересоваться, какие нормы командировочных расходов действуют для конкретной страны, и в какой валюте они установлены.

Командированному за границу сотруднику наниматель может компенсировать расходы по аренде автомобиля, а также на такси (для совершения трансферов с вокзала, аэропорта и пр.) – при наличии подтверждающих документов.

Компенсация расходов водителям-международникам

Для водителей, осуществляющих международные автоперевозки, суточные и расходы на проживание без предоставления оправдательных документов компенсируются в следующем размере:

• за время пребывания в Беларуси – от одно- до пятикратного размера нормы суточных, установленной Минфином (от 9 до 45 рублей);
• за время пребывания за границей – от 25 до 150 евро.

Итоговая сумма выплат и порядок ее расчета определяется нанимателем.

Размер не облагаемых НДФЛ суточных при загранкомандировках зависит от пересечения границы

Александр Здоровенко, консультант по налогам и сборам

Журнал «Документы и комментарии» № 17, сентябрь 2010 г.

Организациям, которые направляют своих сотрудников в загранкомандировки, стоит быть особенно внимательными при расчете сумм суточных, подлежащих выплате. Ведь суммы, которые не облагаются НДФЛ, различны для командировок внутри страны и за рубеж. И здесь главное не ошибиться, за какие дни суточные исчисляются по «внутренним» нормативам, а за какие – по «заграничным». (Письмо Министерства Финансов РФ от 07.07.10 № 03-04-06/6-140)

Правовые основы выплаты суточных

Если организация направляет своего сотрудника в служебную командировку, то она обязана сохранить ему место работы (должность), средний заработок за дни нахождения в командировке, а также возместить связанные с ней расходы. Такие гарантии предусмотрены статьей 167 Трудового кодекса РФ.
К числу расходов, связанных с командировкой и подлежащих возмещению работодателями, относятся и суточные, то есть дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Размеры возмещения всех командировочных расходов, в том числе суточных, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). Следовательно, организация вправе установить и выплатить суточные в любом размере.
При этом необходимо учитывать, что под обложение налогом на доходы физических лиц будут подпадать суточные, превышающие 700 руб. за каждый день командировки на территории Российской Федерации и 2500 руб. за каждый день заграничной командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Здесь важно определить, в какой сумме подлежат выплате суточные за тот день (как правило, это первый и последний день командировки), когда работник находится как на российской территории, так и на территории зарубежного государства.

Пересечение государственной границы и суточные

Суточные возмещаются сотруднику за каждый день его пребывания в командировке. К таким дням относят выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в дороге, включая время вынужденной остановки в пути*.
* Пункт 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее – Положение).
Когда сотрудник убывает с территории России, дата пересечения государственной границы засчитывается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. А вот при возвращении на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения).
Основываясь на этих правилах, главное финансовое ведомство и проводит разграничение норм суточных, не подлежащих обложению НДФЛ. Таким образом, ключевым моментом в решении данного вопроса является дата пересечения государственной границы.
Получается, что, когда сотрудник пересекает границу в день направления в служебную командировку, суточные за этот день, выплаченные в размере, не превышающем 2500 руб., не облагаются налогом. Для последнего дня командировки из-под налогообложения будут выводиться суточные в размере только 700 руб.
Отметим, что данный принцип определения размера суточных не нов. В то время, когда расходы на зарубежные командировки нормировались на правительственном уровне, вышло совместное письмо Минтруда России и Минфина России от 17.05.96 № 1037-ИХ. В нем эти два ведомства разъяснили, что со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные начисляются по нормативу, установленному для выплаты в стране, в которую работник направлен. А вот со дня пересечения границы при въезде в Россию ему полагаются суточные по норме, предусмотренной для «внутренних» командировок. То есть за день убытия в зарубежную командировку выплачивалась определенная сумма в валюте, а за день возвращения – сумма в рублях.