СВ-Принт

Трудовые книжки старого и нового образца

Обновление: 16 декабря 2016 г.

Трудовая книжка – это документ, который подтверждает факт трудовой деятельности работника и его стаж. Этот документ был введен еще в СССР в 1938 году. Применяется он и сейчас. Однако с 1938 года трудовая книжка старого образца несколько видоизменилась. На сегодняшний день применяется бланк, утвержденный в 2003 году. Рассмотрим трансформацию этого документа во времени более подробно.

Трудовая книжка

В трудовой книжке (а также во вкладыше в нее) работодателями фиксируются сведения, касающиеся трудовой деятельности каждого работника. В частности, в этом документе отражаются наименования организаций (или ФИО индивидуальных предпринимателей), в которых работал гражданин, основания его увольнений, поощрения и прочие важные события.

Форма этого документа, а также порядок включения в него сведений регулируются законодательством РФ.

Порядок ведения трудовой книжки установлен двумя нормативными правовыми актами:

• Правилами от 16 апреля 2003 года (далее – Правила);
• Инструкцией от 10 октября 2003 года (далее – Инструкция).

Действующая в настоящее время трудовая книжка (нового образца) утверждена Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н.

История изменений документа

Первая трудовая книжка появилась в 1938 году. В ней не было предусмотрено проставление печатей или подписей кадрового работника. Ее заполнение осуществлялось начиная с 1939 года для советских трудящихся. Сведения записывались в документ на двух языках: русском и языке республики.

В 1973 году был утвержден новый бланк трудовой книжки. Этот бланк был защищен водяными знаками. Ее выдача начала осуществляться со следующего, 1974 года. На последней странице появилась надпись «Гознак».

Применяемый в настоящее время бланк был утвержден в 2003 году. В нем усилена защита от подделок. К примеру, надпись на обложке светится в ультрафиолете, имеющийся шов предотвращает возможность замены листов и т.д.

С какого года применяется трудовая книжка нового образца?

Действующий в настоящее время бланк трудовой книжки применяется начиная с 2004 года. Его обложка имеет серый цвет. Основная защита страниц действующего бланка – это водяные знаки «ТК». Шов в действующем бланке не позволяет незаметно нарушить его целостность.

Нужно учитывать, что трудовые книжки, заведенные на работников до даты введения нового бланка, не утратили своей силы и их не нужно менять. Ведение же новых бланков начиная с 2004 года коснулось работников, на которых работодатель только заводил трудовую книжку. Использование для этого старых бланков влечет их недействительность.

Содержание трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой небольшой по размерам многостраничный документ.

Как уже отмечалось выше, трудовая книжка установленного образца является основным документом учета стажа и трудовой деятельности. Она содержит три раздела:

• основные сведения о работнике (титульный лист, или обложка);
• сведения о трудоустройстве, переводах и увольнении (с указанием оснований);
• сведения о поощрениях со стороны работодателей.

Выписка трудовой книжки на работника платная (это правило касается и вкладыша в книжку). Работодателю предоставлено право определять самостоятельно, будет ли он взимать такую плату или нет. Если же бланк испорчен по вине работодателя, то за выписку последующего бланка плата не взимается.

Электронные трудовые книжки с 2020 года

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года.

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

• у последнего работодателя;
• по запросу в ПФР или МФЦ;
• в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся:

• работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период:

  а) временной нетрудоспособности;

  б) отпуска;

  в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

• лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

В отношении работников, впервые поступивших на работу, начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:

• Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
• Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
• Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте здесь. С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться в этой статье.
• Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

Передавать в ПФР данные о работниках

Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Для этого утвержден проект формы сведений для предоставления в ПФР и порядок ее заполнения. Скачать их можно с сайта ПФР:

По каждому сотруднику работодателем сдается отдельный отчет СЗВ-ТД.

С 01.01.2020 форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (прием на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.

Если в 2020 году в отношении сотрудника не случится никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, первая СЗВ-ТД по такому сотруднику должна быть представлена не позднее 15 февраля 2021 года.

В подаваемой впервые форме СЗВ-ТД указываются сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы).

В 2021 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевелся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.

Для случаев увольнения и приема на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году. С 01.01.2021 направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.

Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).

Если число работников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.

Еще одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем работнику по запросу последнего. Кроме того, ее нужно будет выдать работнику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

• Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работника
• Порядок заполнения формы СЗИ-ТД

Какое наказание предусмотрено за несоблюдение правил ведения электронных трудовых книжек

Законопроектом № 748758-7 предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица. За данное нарушение в адрес работодателей будет выноситься предупреждение.

Предупреждения работодателям будут выносить инспекторы Роструда, которые будут получать соответствующую информацию о допущенных нарушениях из ПФР.

Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году

Каким законом введены электронные трудовые книжки

Основным нормативным актом, регулирующим порядок перехода на электронные трудовые книжки, является Федеральный закон от 16.12.19 № 439-ФЗ (далее — Закон № 439-ФЗ). Сразу оговоримся, что термин «электронная трудовая книжка» в этом законе не используется — речь идет лишь о возможности отказаться от ведения бумажной трудовой книжки, так как все сведения о работе теперь будут дублироваться в электронной форме и храниться на серверах Пенсионного фонда. В связи с этим законодатель разрешил использовать эти сведения вместо бумажной трудовой книжки как при трудоустройстве, так и при обращении за пенсией. Именно эти сведения мы будем называть в дальнейшем «электронная трудовая книжка» или сокращенно «ЭТК».

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Согласно нормам Закона № 439-ФЗ, процесс отказа от ведения бумажных трудовых книжек займет как минимум год. И хотя законодатели привели достаточно подробный алгоритм, которого должны придерживаться работодатели и работники, неясности все равно остаются. Мы подготовили шпаргалку, в которой рассказали, что, как и когда нужно сделать для перехода на ЭТК.

Подготовительные мероприятия

Прежде всего, необходимо проанализировать локальные нормативные акты организации (положения, правила и проч.), а также должностные инструкции работников кадровой службы и бухгалтерии. Если в этих документах упоминаются такие обязанности сотрудников, как ведение, оформление и выдача трудовых книжек, то необходимо внести поправки, вызванные появлением электронных трудовых книжек.

Кроме того, потребуется прописать, как будет организована процедура перехода на ЭТК. Это значит, что в соответствующих локальных актах и (или) должностных инструкциях нужно закрепить следующие обязанности должностных лиц: подготовка и раздача (рассылка) работникам уведомлений, сбор заявлений о выборе формы трудовой книжки, выдача трудовых книжек «на бумаге» тем, кто решил перейти на электронный вариант.

На осуществление мероприятий по изменению внутренних документов работодателям отводится весь 2020 год (п. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Однако нужно помнить следующее. Без внесения соответствующих корректив в локальные акты и должностные инструкции, будет сложно (особенно в крупных компаниях) приступить к выполнению остальных этапов перехода на ЭТК, для которых законодатель установил более сжатые сроки.

Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал»

Параллельно с работой по изменению локальных актов и должностных инструкций, нужно провести еще одно подготовительное мероприятие. А именно — разработать и утвердить формы документов, необходимых для выполнения процедуры перехода на электронные трудовые книжки. Речь идет о форме уведомления работников и о форме заявления, которое должны подать работники. За основу можно взять образцы, приведенные в конце этой статьи.

После того, как подготовительные мероприятия завершены, и нормативная база работодателя приведена в соответствие с новыми положениями трудового законодательства, можно переходить к выполнению основных действий, связанных с введением ЭТК.

Извещаем работников

Этот процесс начинается с направления или вручения каждому работнику письменного уведомления. В него нужно включить две части. Первая — краткое изложение сути изменений в трудовом законодательстве, связанных с появлением электронных трудовых книжек. Вторая — разъяснение работнику его права подать заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Кого следует уведомить

В Законе № 439-ФЗ сказано о необходимости известить всех работников, без каких-либо исключений. А значит, направить уведомления нужно и тем, кто находится в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком. Адресатами уведомления будут также надомники, сезонные, временные сотрудники и т.п. Известить нужно работников всех подразделений, представительств и филиалов. Наконец, не забывайте, что руководитель организации в большинстве случаев также является ее работником. То есть его тоже нужно уведомить о возможности перейти на ЭТК.

Внешние совместители и дистанционные работники

Отдельно рассмотрим вопрос об уведомлении внешних совместителей. С одной стороны, Закон № 439-ФЗ не делает исключений для этой категории работников. Но, с другой стороны, в уведомлении нужно указать на возможность выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ или представлением сведений о трудовой деятельности в соответствии с новой статьей 66.1 ТК РФ. А по правилам статьи 66 ТК РФ оформлять трудовые книжки могут только работодатели по основному месту работы. Получается, что работодатель «по совместительству» не вправе уведомить сотрудника о выборе между бумажной книжкой и ее электронным вариантом. При этом Закон № 439-ФЗ не обязывает направлять уведомления без данной информации.

Поэтому мы считаем, что извещать внешних совместителей не нужно. Этот вывод можно подтвердить и тем фактом, что представление работником заявления о переходе на ЭТК (в случае, если работодатель все-таки направит уведомление) не повлечет никаких юридических последствий. Ведь работодатель «по совместительству» не сможет выдать такому работнику бумажную трудовую книжку, как того требует Закон № 439-ФЗ. Ничего не произойдет и в том случае, если работодатель «по совместительству» передаст информацию о выборе работника его «основному» работодателю. Получение сведений от другой организации не названо в Законе № 439-ФЗ в качестве основания для выдачи сотруднику бумажной трудовой книжки и переводу его на ЭТК.

Если же совместитель, получивший уведомление, не подаст заявление, то на основании пункта 2 статьи 2 Закона № 439-ФЗ следует продолжить вести его бумажную трудовую книжку. Но, очевидно, что работодатель «по совместительству» не сможет это сделать. Таким образом, уведомление внешних совместителей о выборе порядка ведения трудовой книжки не влечет никаких юридических последствий ни для работника, ни для работодателя, а, следовательно, не имеет смысла.

Аналогичная ситуация складывается и с дистанционными работниками, по которым работодатель не ведет трудовые книжки. Напомним, что статья 312.2 ТК РФ разрешает при заключении трудового договора о дистанционной работе прописать, что сведения о ней в трудовую книжку не вносятся (а если человек устраивается на работу впервые, установить, что трудовая книжка не оформляется). А значит, если достигнута такая договоренность, работодатель не сможет ни выдать работнику трудовую книжку с записью о переходе на ЭТК, ни продолжить вести трудовую книжку по прежним правилам. Поэтому полагаем, что включать в список для рассылки уведомлений надо только тех дистанционных сотрудников, по которым работодатель заполняет трудовые книжки.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Тем не менее, поскольку напрямую в Законе № 439-ФЗ не сказано, что указанные категории работников являются исключением, мы все же рекомендуем подготовить по ним уведомления. Это может пригодиться, если практика будет складываться по противоположному сценарию.

Как и в какой срок направить уведомления

Разослать (раздать) уведомления нужно не позднее 30 июня 2020 года (подп. 4 п. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Порядок направления уведомлений не установлен. Однако очевидно, что работодателю нужно иметь доказательство получения работником этого документа. Поэтому если уведомление вручается человеку лично, то он должен поставить свою подпись на каком-то документе, который останется у работодателя. Это может быть, например, лист или журнал учета вручения уведомлений, второй экземпляр уведомления, расписка в получении. Также можно направить предусмотренное Законом № 439-ФЗ уведомление по почте с описью вложения. Необходимо сохранить опись и почтовую квитанцию, где обозначены ФИО работника, адрес, дата. Также желательно распечатать информацию о доставке с сайта Почты России.

Отметим, что уведомления нужно направить всем сотрудникам, которые поступят на работу до 30 июня 2020 года включительно. Это касается и тех работников, которые ранее уже получили такое уведомление, и даже сделали свой выбор, подав заявление по прежнему месту работы.

Должен ли новый работодатель учитывать этот выбор? Все зависит от того, какой способ ведения трудовой книжки предпочел работник. Если он решил перейти на ЭТК, то новый работодатель не должен вести «классическую» трудовую книжку. Направление такому работнику нового уведомления носит чисто технический характер. Закон № 439-ФЗ никаких исключений на этот случай не сделал, но реальных последствий ни для работника, ни для работодателя это уведомление иметь не будет. Если же человек ранее написал заявление о сохранении бумажного варианта трудовой книжки, и после этого в срок до 30 июня 2020 года сменил место работы, то у него сохраняется возможность изменить свой выбор. Поэтому новый работодатель тоже должен направить ему уведомление.

Штрафы за неуведомление работников

Невыполнение обязанности по уведомлению сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве и о возможности отказа от ведения трудовой книжки на бумажном носителе, обернется для работодателя штрафом по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Напомним, что на основании этой нормы размер санкции составляет для ИП от 1 000 до 5 000 руб., для организации — от 30 000 до 50 000 руб.

При этом нужно учитывать, что штраф за подобное нарушение может налагаться только один раз, вне зависимости от количества работников, которые не получили уведомления (постановление Верховного суда РФ от 09.08.16 № 29-АД16-9).

Бесплатно вести кадровый учет в веб‑сервисе

Получаем заявления от работников

Каждый работник, получивший уведомление, должен до конца 2020 года принять решение о том, хочет ли он перейти на электронную трудовую книжку, или намерен сохранить бумажную версию документа (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). В первом случае сотруднику придется направить в адрес работодателя соответствующее заявление в срок не позднее 31 декабря 2020 года (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Во втором случае заявление можно не подавать — работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку, если работник прямо укажет на такой вариант в заявлении, либо если он никак не выразит свое волеизъявления (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Но при этом такой «молчун» в дальнейшем уже не сможет перейти на электронную трудовую книжку (возможности подать заявление после 31 декабря 2020 года у него не будет). Если же работник осознанно отказался от ЭТК и изъявил желание сохранить бумажную версию трудовой книжки, то он сможет в любой момент передумать, и подать заявление о переходе на электронный вариант. В том числе, это можно будет сделать и после 31 декабря (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Советуем обратить внимание сотрудников на это положение закона.

Кроме тех, кто выбрал бумажный вариант трудовой книжки, а потом передумал, подать заявление о переходе на ЭТК после 31 декабря 2020 года могут следующие категории сотрудников (если, конечно, они не подали его до этой даты):

• те, кто по состоянию на 31 декабря находился в отпуске, болел, был отстранен от работы или по каким-то другим причинам не выполнял свои трудовые обязанности при сохранении за ними рабочего места;
• те, кто по состоянию на 31 декабря вообще не состояли в трудовых отношениях;
• те, кто по каким-то иным причинам не имели реальной возможности подать заявление в установленный срок.

Во всех этих случаях заявление можно направить только работодателю по основному месту работы. Об этом прямо сказано в пункте 6 статьи 2 Закона № 439-ФЗ (заметим, что это положение дополнительно подтверждает правильность сделанного выше вывода об отсутствии необходимости рассылать уведомления внешним совместителям). Если работодатель «по совместительству» получит подобное заявление после 31 декабря 2020 года, он должен вернуть его сотруднику, указав, что оно может быть представлено только по основному месту работы.

Сведения о выборе формы трудовой книжки нужно будет указывать в ежемесячном отчете СЗВ-ТД (о том, кто и когда должен сдавать этот отчет, см.: «СЗВ-ТД: введен новый отчет, который страхователи будут сдавать в ПФР с 2020 года» и «Утверждена форма СЗВ-ТД»).

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Выдача бумажных трудовых книжек тем, кто выбрал ЭТК

Рассмотрим порядок взаимодействия с работниками, которые указали в заявлении, что хотят перейти на электронную трудовую книжку. Пункт 3 статьи 2 Закона № 439-ФЗ предписывает в этом случае выдать сотруднику на руки бумажную трудовую книжку, в которой имеется запись о выборе ЭТК. При этом правила внесения такой записи и порядок выдачи трудовой книжки тем, кто отказался от бумажного варианта документа, в настоящее время не установлены. Попробуем разобраться в ситуации, и дать свои рекомендации.

В Законе № 439-ФЗ не определен срок, в течение которого нужно отдать трудовую книжку сотруднику, изъявившему желание перейти на ЭТК, но указано, что после передачи этой книжки работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. А значит, в интересах работодателя как можно скорее выдать этот документ.

Сделать это надо до наступления любого из событий, сведения о которых положено вносить в трудовую книжку — перевода, увольнения, поощрения и т.п. Иначе работодатель окажется перед неразрешимой дилеммой: с одной стороны, он должен вписать эти сведения в бумажную трудовую книжку, так как еще не освобожден от ответственности за ее ведение. А с другой стороны, — работник уже подал заявление о переходе на электронный вариант трудовой книжки и, значит, в бумажном варианте не должно появляться новых сведений. Поэтому нужно успеть отдать трудовую книжку до того дня, когда в нее придется вносить какую-либо запись.

Таким образом, наш совет: выдать трудовую книжку сотруднику, подавшему заявление о переходе на ЭТК, в максимально короткие сроки. В идеале — непосредственно в день получения такого заявления.

Если заявление поступило от работника, который находится в отпуске или на бюллетене, работает на дому или по другой причине отсутствует в офисе, то решение о порядке выдачи трудовой книжки нужно принимать с учетом конкретных обстоятельств. Но при этом, на наш взгляд, недопустимо пересылать трудовую книжку по почте. Напомним, что этот способ можно применять при выдаче документов уволенному сотруднику, если имеется его письменное согласие (ст. 84.1 ТК РФ). Однако Закон № 439-ФЗ четко говорит, что трудовую книжку нужно выдать на руки, не предусматривая иных вариантов. Поэтому, если точно известно, что сотрудник, изъявивший желание перейти на ЭТК, не приступит к работе в ближайшее время, советуем направить ему письменное уведомление о необходимости получить на руки трудовую книжку. Также можно организовать доставку трудовой книжки курьером с передачей документа лично в руки сотрудника. При этом он должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них о том, что получил этот документ.

Перед выдачей бумажной трудовой книжки, в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК. Конкретный вид такой записи не утвержден. Поэтому рекомендуем использовать формулировки, предусмотренные в Законе № 439-ФЗ. Соответственно, в трудовую книжку можно внести следующую запись:

«Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Поскольку законодательно не установлено иное, данная запись, на наш взгляд, должна оформляться по аналогии с заключительной записью при увольнении сотрудника. Это значит, что сведения о подаче заявления вносятся в графу 3 книжки на строчку, следующую за предшествующей записью, без указания в графах 1 и 2 даты и номера текущей записи. Дату заявления тоже вписывать не надо.

В Законе № 439-ФЗ ничего не сказано о необходимости заверять данную запись подписью работодателя и самого работника. В то же время, на наш взгляд, подобное заверение (в т.ч. с проставлением печати работодателя, при ее наличии) не будет нарушением. После этого в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается заверенная подписью работника отметка о выдаче трудовой книжки.

Бесплатно вести кадровый учет и готовить всю кадровую отчетность в сервисе «Контур.Персонал»

Образец уведомления сотрудника

Общество с ограниченной ответственностью «Лабиринт-2019»

(ООО «Лабиринт-2019»)

Менеджеру отдела продаж
Илларионову В.П.

24.02.2020 № 12-ЭТК

УВЕДОМЛЕНИЕ

Настоящим уведомляем Вас о том, что с 01.01.2020 в трудовом законодательстве произошли изменения, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»). В частности, на работодателя возложена обязанность по представлению в органы Пенсионного фонда России в электронном виде всех сведений о Вашей трудовой деятельности (приеме на работу, переводах, увольнении и проч., включая реквизиты соответствующих приказов), а также трудовом стаже. Данные сведения могут быть получены Вами как непосредственно у работодателя или в органах Пенсионного фонда России, так и через многофункциональные центры оказания государственных и муниципальных услуг, либо в электронной форме с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг. Эти сведения используются вместо трудовой книжки, в т.ч. при заключении трудовых договоров (приеме на работу) и для подтверждения трудового стажа.

В период по 31.12.2020 включительно Вы имеете право путем подачи работодателю письменного заявления сделать выбор между продолжением ведением работодателем Вашей трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации или предоставлением Вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

В случае подачи заявления о предоставлении Вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, Ваша трудовая книжка, которая сейчас находится у работодателя, будет выдана Вам на руки и в последующем записи в нее вноситься не будут. Изменить данный выбор в дальнейшем не представляется возможным.

В случае подачи заявления о продолжении ведения работодателем Вашей трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации, данное право сохранится за Вами и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Но при этом Вы вправе в дальнейшем в любое время изменить сделанный выбор и подать работодателю заявление в письменной форме о предоставлении Вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

В случае, если в течение означенного срока Вами не будет подано ни одно из указанных заявлений, работодатель продолжит вести Вашу трудовую книжку в прежнем порядке на бумажном носителе в соответствии с положениями статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Но при этом возможности изменить сделанный выбор после 31.12.2020 у Вас не будет.

Руководитель отдела кадров Ляпунова И.Н. Ляпунова

Уведомление получил 20.02.2020 Илларионов И.П. Илларионов

Образец заявления работника о продолжении ведения бумажной трудовой книжки

Генеральному директору
ООО «Лабиринт-2019»

от менеджера отдела продаж
Илларионова И.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» заявляю о продолжении ведения работодателем моей трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

28.02.2020 Илларионов И.П. Илларионов

Образец заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку

Генеральному директору
ООО «Лабиринт-2019»

от менеджера отдела продаж
Илларионова И.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» заявляю о предоставлении мне работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Можно ли использовать трудовую книжку старого образца?

Доброе утро, коллеги. Принимаем работника у него трудовой книжки, директор нашел чистую трудовую образца СССР. Я сказала что не можем, так как сейчас уже другие книжки. Права я? Хотя они идентичны серенький.
ответ нашла не можем
Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 66 ТК РФ форма трудовых книжек устанавливается Правительством РФ. Во исполнение этой нормы Правительством РФ принято постановление от 16.04.2003 N 225 (далее — Постановление), которым утверждена новая форма трудовой книжки, а также правила ведения и хранения трудовых книжек.
Пунктом 2 Постановления предусмотрено, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 года, при этом трудовые книжки ранее установленных образцов (утвержденных постановлением СНК СССР от 20.12.1938 N 1320 «О введении трудовых книжек», постановлением СМ СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих», постановлением СМ СССР от 21.04.1975 N 310 «О трудовых книжках колхозников»), уже имеющиеся у работников, не теряют своей силы.
То есть действительными будут являться только те трудовые книжки старого образца, которые на 01.01.2004 года уже были выданы работникам, — их не нужно переоформлять на трудовые книжки нового образца. Однако выдача новых трудовых книжек, а также дубликатов (при утрате), вкладышей к трудовой книжке с этой даты должна производиться только по новому образцу, в противном случае трудовая книжка будет считаться недействительной.

Электронные трудовые книжки утверждены: что делать работодателям?

Комиссарова Т. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Долгие обсуждения по поводу электронных трудовых книжек закончились – с 1 января все работодатели без исключения должны на них перейти. По мнению экспертов, электронные трудовые книжки имеют много преимуществ перед бумажными: нельзя потерять, испортить, скрыть. Кроме этого, работодателю не нужно покупать бланки, проверять подлинность, а работникам обеспечивается удобный доступ к сведениям об их трудовой деятельности. И наконец, в электронных книжках легко исправить ошибки. Все это однозначно облегчит жизнь и кадровикам, и самим работникам. Но прежде придется провести определенную работу. Какую – расскажем в этом материале.

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими федеральными законами, которые вступают в силу 1 января 2020 года:

• от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – вносятся изменения в ряд статей кодекса и вводится новая ст. 66.1;

• от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» – вводится обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему ПФ РФ сведения о трудовой деятельности работников.

Кроме этого, ПФ РФ уже разработал, но пока не утвердил:

• проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;

• порядок заполнения формы СЗВ-ТД;

• проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;

• порядок заполнения формы СЗИ-ТД;

• формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников».

Пока проекты можно посмотреть на сайте ПФ РФ.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронные трудовые книжки – рабочее название, на самом деле это «сведения о трудовой деятельности»:

1. Информация о работнике.

2. Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.

3. Место работы.

4. Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение), произведенного в отношении работника.

5. Должность, профессия, специальность, квалификация работника, структурное подразделение, к которому он относится.

6. Вид поручаемой работы.

7. Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа).

8. Причины расторжения трудового договора.

То есть практически все сведения, содержащиеся в бумажных трудовых книжках, за исключением сведений о поощрениях.

Собирает и хранит эти сведения орган ПФ РФ. Как отметил ПФ РФ, передавать их организациям нужно аналогично другой отчетности. При этом работодателей и работников заверяют, что информационная система ПФ РФ аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных и исключает их изменение, уничтожение или потерю.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.

А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.

При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.

Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.

Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.

Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.

Как работнику получить сведения о его трудовой деятельности?

Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).

Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.

Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.

Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.

Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:

• в МФЦ;

• в ПФ РФ;

• на портале госуслуг.

Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Действия работодателей по переходу на электронные трудовые книжки

Как подготовиться к переходу на новый формат? Приведем алгоритм действий.

Шаг 1. Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного

Любое нововведение в конкретной организации начинается с утверждения плана мероприятий. В данном случае он может содержаться в приказе по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников. Приказом установите также лиц, ответственных за такие мероприятия, и их сроки.

Кроме того, издайте приказ о назначении работника, ответственного за электронные сведения. Это может быть как специалист по кадровой работе, так и другой сотрудник организации.

Шаг 2. Обеспечение технической готовности к представлению сведений

На этом этапе проверьте, готово ли ваше программное обеспечение для передачи электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФ РФ.

Заведите адрес электронной почты, куда работники смогут присылать заявления о выдаче сведений и откуда вы сможете отправлять их в электронном виде.

Шаг 3. Разработка форм уведомлений и заявлений работников

До 30 июня 2020 года (включительно) вы должны уведомить каждого работника об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи заявления сделать выбор между бумажной или электронной формой.

Унифицированной формы такого уведомления нет, поэтому разработайте ее сами. Как образец можете использовать следующую форму:

Уважаемый ________________!

Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 1 января 2020 года сведения о Вас как о работнике, выполняемой Вами работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении МКУ «***» передает в ПФ РФ. Пенсионный фонд формирует и ведет сведения о трудовом стаже в электронном виде.

В связи с этим бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности.

Вы имеете право сохранить трудовую книжку в бумажной форме. Для этого до 31 декабря 2020 года напишите заявление по образцу, находящемуся в отделе кадров. В этом случае после 1 января 2021 года мы продолжим вести вашу трудовую книжку и одновременно передавать сведения в ПФ РФ.

Если вы не напишете заявление в течение 2020 года, вы получите бумажную трудовую книжку на руки. После этого МКУ «***» освобождается от ответственности за ее хранение. Все сведения будут учитываться и храниться только в электронном виде.

Директор
	(подпись)	(Ф. И. О.)

С уведомлением ознакомлен
	(подпись)	(Ф. И. О.)

Заявление работника может быть таким:

Заявление

Прошу продолжить хранить в организации и вести мою трудовую книжку в бумажной форме в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Шаг 4. Проверка бумажных трудовых книжек

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок:

• в личных данных работников (Ф. И. О., даты рождения, образование, специальность);

• в датах приемов, переводов, увольнений;

• в названиях организаций и должностей;

• в реквизитах приказов о приемах и увольнениях;

• в формулировках и ссылках на статьи законов в записях об увольнении;

• в записях о постоянных переводах.

Шаг 5. Внесение дополнений в локальные акты организации

В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придется внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть.

Приведем пример изменений в ПВТР.

2. Прием на работу.

2.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.

2.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

<…>

4. Обязанности работодателя.

4.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:

– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

4.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
– при увольнении – в день прекращения трудового договора.

4.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя ___________.

4.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Дополнения придется внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчетности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников.

Шаг 6. Подготовка к сдаче отчетности

Чтобы сведения о трудовой деятельности работников поступали в ПФ РФ, вам придется сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД. Как и форма СЗИ-ТД, эта форма разработана, но пока не утверждена.

С 1 января 2020 года представляйте сведения не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работники принимались на работу, переводились или увольнялись. Если сведения о работнике представляются впервые, одновременно представьте сведения о его трудовой деятельности в вашей организации по состоянию на 1 января 2020 года.

К сведению: если численность работников организации 25 и более, подаваемые сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации с меньшей численностью могут сдавать отчет на бумажном носителе или в электронном варианте, подписанном электронной подписью.

С 1 января 2021 года кроме ежемесячного отчета СЗВ-ТД нужно будет подавать отдельные сведения о приеме и увольнении работников. И делать это нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Сведения о трудовой деятельности в виде электронного документа формируются с использованием программно-технических средств, применяемых для автоматизации своей деятельности, или с использованием бесплатной программы на сайте ПФ РФ.

Имейте в виду, что за нарушение сроков представления отчетности вас могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства пока по общей ст. 5.27 КоАП РФ, а впоследствии будет принята и специальная.

Шаг 7. Уведомление работников о переходе на электронную форму

Вручите работникам под подпись уведомления до 1 июля 2020 года. Вместе с тем объясните, что такое электронная трудовая книжка, чтобы работники смогли правильно выбрать, как и где они будут получать соответствующие сведения.

Не забудьте о работников, находящихся в декретах и отпусках. Можно направить им уведомления заказным письмом с уведомлением.

Шаг 8. Выдача работникам бумажных трудовых книжек

После 1 января 2021 года выдайте бумажные трудовые книжки работникам, которые не подали заявление об их сохранении (продолжении их ведения). Факт выдачи следует зафиксировать под подпись работника в книге учета движения трудовых книжек.

На тех работников, кто напишет заявление до 31 декабря 2020 года, продолжайте вести трудовые книжки.

При этом учтите, что подать такое заявление по истечении указанного срока могут работники, которые не успели его подать из-за болезни, отпуска, были отстранены от работы и которые, имея трудовой стаж, до 31 декабря 2020 года не состояли в трудовых отношениях.