СВ-Принт

Цель командировки: примеры формулировок

Цель командировки — это сформулированное во внутренних документах организации задание, на выполнение которого направляется сотрудник. Шаблоны локальных актов, касающихся служебных поездок, могут быть составлены кадровой службой самостоятельно. К формулировкам в них Налоговая служба относится с пристальным вниманием.

Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.

Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.

Законодательное регулирование

С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749.

До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:

• приказ директора фирмы;
• командировочное удостоверение, заполнение которого производилось по определенным правилам: так, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
• служебное задание, в котором была также сформулирована цель поездки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.

С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.

Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.

Кого нельзя направить в командировку

При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:

• беременных женщин;
• несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
• принятые по ученическому договору;
• участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.

Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:

• женщины — матери детей в возрасте до 3 лет;
• граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
• инвалиды или трудящиеся на особых условиях;
• граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (если это необходимо в соответствии с полученным в установленном законодательством порядке медицинским заключением);
• родители или опекун, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.

Правила определения цели

Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:

• соответствует виду деятельности и интересам компании;
• не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
• отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
• не содержит общих, расплывчатых формулировок.

Распространенные примеры

Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:

• заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
• представление интересов на судебном заседании;
• ведение переговоров с контрагентами;
• присутствие на научной конференции и представление доклада;
• обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.

План может быть представлен в отдельном документе.

Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:

• инвентаризация;
• проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
• проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.

В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.

Примеры для различных должностей и специальностей

Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:

«убываю в командировку с целью…»

Какие могут быть причины отправиться в служебную поездку у человека на руководящей должности? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.

Цели могут быть сформулирован следующим образом:

• для участия в переговорах;
• для презентации продукта;
• для заключения договора поставки оборудования и т.д.

Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.

Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:

• установка устройства или изделия;
• наладка его работы;
• обучение штата предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
• тестирование работы аппаратов;
• сервисное обслуживание или производство гарантийного ремонта;
• осуществление профилактических работ.

Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.

Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.

Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.

Главное — описать задачи конкретно, чтобы сотрудник мог профессионально и на должном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо и для оформления отчетности перед налоговой инспекцией, и для организации эффективной работы предприятия.

Как оформить командировку директору и учредителю

В служебную командировку может отправиться и генеральный директор компании, поскольку существуют вопросы, в решении которых бывает необходимо его личное присутствие. У кадровиков иногда возникают вопросы, как правильно оформить командировку директору, какие документы необходимы и кто должен их подписывать. Ответим на них, а также рассмотрим особенности оформления командировки учредителя.

Нормативная база

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется нормативными актами. Первый из них — Трудовой кодекс РФ, в частности, ст. 166. В ней дано определение командировке. Второй документ, он же и основной, — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

Основания для командировки директора

Целями служебной поездки руководителя организации могут быть следующие:

• встречи с будущими контрагентами, осуществление новых бизнес-идей;
• открытие новых представительств компании в других городах или даже странах;
• работы, связанные с открытием нового проекта, участие в переговорах с подрядчиками, заключение с ними контрактов;
• урегулирование спорных вопросов, которые появились в результате проверки филиалов или обособленных подразделений государственными органами контроля.

Основанием, зафиксированным документально, всегда выступает должным образом оформленная служебная записка.

Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку.

Оформление командировки директора и необходимые документы

Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.

Итак, порядок оформления следующий:

1. Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
2. Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9. В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.
3. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.
4. Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10. Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.
5. Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.
6. Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.
7. После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.
8. По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К авансовому отчету прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.

Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ). Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку). Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.

Кто подписывает приказ и другие документы

Все документы должен подписывать руководитель организации, соответственно, и приказ, и служебную записку генеральный директор подписывает за себя. Таким образом, получается, что он сам себя направляет в командировку.

Возложение обязанностей

В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).

Как правило, это следующие сотрудники:

• заместитель директора;
• руководитель отдела кадров;
• руководитель какого-либо подразделения или отдела;
• соучредитель, если таковой имеется;
• бухгалтер.

Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:

1. Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
2. Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ТК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.
3. Нужно получить письменное согласие сотрудника.
4. Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.

Командировка учредителя

Бывают ситуации, когда необходимо отправить к командировку учредителя. Точнее, поездку необходимо оформить как командировку, потому что учредитель едет по делам компании, а расходы необходимо учесть как командировочные. Но он не является сотрудником компании, поэтому в командировку его отправить нельзя (ст. 166 ТК РФ) и деньги под отчет выдать тоже. Если этим правилом пренебречь, то у налоговой могут возникнуть вопросы.

Чтобы оформить служебную поездку учредителя (и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС), можно воспользоваться тремя способами.

Трудовой договор

Первый способ — заключить с учредителем срочный трудовой договор и принять на какую-либо должность (например, помощник директора) с минимальным окладом. Тогда можно оформить командировку по всем правилам: с оплатой проживания и суточных.

Важно! В трудовом договоре необходимо прописать обязанности, касаемые командировки: участие в переговорах, подготовка к заключению сделок и т.д. Зарплата в данном случае не должна быть ниже МРОТ.

Гражданско-правовой договор

Второй способ — заключение договора гражданско-правового характера на каждую «командировку». В таком договоре должны быть прописаны конкретные задачи: что он должен сделать, какой результат получить.

Договор может быть двух видов: оказания услуг и поручения (его заключают, если потребуется во время поездки подписывать какие-либо документы, также составляется доверенность на право подписания документов от имени компании).

В случае заключения ГПД компания должна возместить учредителю затраты на данную поездку или сама купить билеты, оплатить проживание и т.д. В первом случае на компенсацию затрат не начисляется НДФЛ и страховые взносы, данная сумма входит в налоговые расходы организации. Все расходы должны быть подтверждены первичкой, НДС к вычету принять будет нельзя, т.к. в документах будет фигурировать только учредитель.

Если компания сама оплачивает проезд и проживание, то вычет НДС будет возможен, т.к. документы будут оформлены на имя компании.

Наличные для поездки выдаются не под отчет, а просто из кассы в качестве средств, необходимых для осуществления ГПД. В расходно-кассовом ордере должны быть указаны дата и номер этого договора.

Без договора

Никаких договоров заключать не понадобится, если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя. Существуют типы сделок, которые директор не может заключать самостоятельно:

• крупные (это сделки с имуществом, стоимостью свыше 25% от стоимости имущества предприятия);
• с заинтересованностью;
• которые прописаны в уставе ООО как требующие одобрения.

Если причина поездки — одна из этих сделок, то ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку (ст. 252 НК РФ). Обычно такие расходы учитывают как прочие или внереализационные.

Так как средства шли не на оплату личных расходов учредителя, а на оплату расходов компании, не требуется уплата НДФЛ и страховых взносов. НДС можно принять к вычету.

Как ответить на вопрос «Вы готовы к командировкам?»

Когда потенциальный работодатель спрашивает вас, готовы ли вы к командировкам, лучше ему ответить «да». Ведь если вам задают такой вопрос, значит, велика вероятность значительного числа поездок, связанных с работой. Настолько значительного, что это может повлиять на вашу домашнюю и личную жизнь.
Лучший способ отвечать на вопросы работодателя — воодушевлённо и с энтузиазмом. Другое дело, действительно ли вы готовы сказать «да»?
Идеально, если вы ответите на собеседовании, что будете делать всё возможное, чтобы выполнять свою работу на «отлично», но вам нужна определённая информация, прежде чем вы сможете принять окончательное решение.
Задайте некоторые вопросы, ответы на которые помогут вам определиться.
1. Сколько времени будет занимать дорога?
Это довольно существенная информация, которая вам понадобится для принятия решения. Какая часть рабочей недели будет потрачена на дорогу? Одна ночь в неделю вдали от дома — это совсем не одно и то же с работой, в которой командировки занимают 75% рабочего времени.
2. Как рассчитывается время в командировке?
Если работодатель говорит, что путешествия будут составлять 25% вашей работы, проследите за тем, как рассчитывается это время. Означают ли эти 25%, что вы будете отсутствовать дома подряд 4 месяца в году или что поездки будут назначаться один – два раза в неделю и так каждую рабочую неделю года? Между этими вариантами огромная разница.
3. Все ли расходы оплачиваются?
Выясните также, какие расходы в командировке покрывает работодатель. Спросите:
 Придётся ли вам использовать в поездках собственный автомобиль?
 Полагаются ли бонусы или оплата сверхурочных за ночные переезды?
 Сколько суточных вы будете иметь для покрытия таких затрат, как еда и непредвиденные расходы?
4. Путешествует ли с вами семья?
Вопрос не только в том, что ваш супруг или другие члены семьи должны хорошо себя чувствовать вместе с вами в командировке. Хотя и это тоже важно для семейной гармонии, но дело в другом: можете ли вы обеспечить родным полноценную заботу, комфорт. Например, если вы все вместе находитесь несколько дней в неделю в командировке, детям может понадобиться дополнительный детский сад.
Если в вашей семье один автомобиль, но он будет использоваться для работы, это может означать, что будет нужен другой автомобиль или альтернативный план передвижения. Когда дело дойдёт до интенсивного графика рабочих поездок в вашей домашней жизни, придётся взвесить все «за» и «против».
Ответы могут быть такими.
Всегда важно быть честным. Нет смысла говорить, что вы готовы к командировкам, когда вы к ним не готовы, потому что если вы получите эту работу, вам всё равно придётся от неё отказаться.
Если вы кандидат на начальном уровне без обязательств и семьи, то вашим хорошим ответом может быть следующий: «Я могу много путешествовать. И у меня есть в этом большой опыт за студенческие годы и за то время, когда я путешествовал по миру после университета».
Более опытные семейные кандидаты могут ответить так: «Я готов ездить в командировки в течение недели, но мне нужны выходные, чтобы проводить время с семьёй. Нужно ли будет путешествовать по выходным? Если да, то как часто?».
На собеседовании ваш ответ в любом случае должен быть положительным (вы же читали условия работы?), в противном случае не тратьте своё время и время работодателя. Если вам предлагают работу, используйте информацию, которую вы собрали во время собеседования. Возможно, вы даже сможете обсудить более высокую заработную плату или, например, большую сумму командировочных в обмен на время, проведённое в дороге.
Работали ли вы когда-нибудь на должности с большим количеством командировок? Или у вас было предложение такой работы, но вы вынуждены были отказаться? Почему?