СВ-Принт

Особенности работы централизованной бухгалтерии

Централизованный бухгалтерский учет перестал быть прерогативой бюджетных учреждений. По этому принципу работают уже и крупные частные компании, небольшие фирмы предпочитают отказываться от идеи создания собственного штата бухгалтеров и обращаются в специализированные аутсорсинговые организации.

Что такое централизованная бухгалтерия (ЦБ)

Централизованная бухгалтерия (ЦБ) представляет собой учреждение, которое выполняет функции бухгалтерских служб сразу нескольких предприятий. Такой орган специализируется на ведении бухгалтерского и налогового учета. ЦБ может быть организована в нескольких формах:

• Аутсорсинговая компания.
• Инсорсинговые услуги.
• Создание отдельного юридического лица, которое должно объединить решение всего комплекса финансовых вопросов головного предприятия и его дочерних структур.

При аутсорсинге бухгалтерская фирма по договору получает на возмездной основе полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета деятельности других юридических лиц. В случае с инсорсингом учетные функции аккумулируются в головной организации.

КСТАТИ! Отличительная черта централизации бухгалтерских служб в бюджетной сфере: выполнение обязательств реализуется в соответствии с заключенными договорами, но не предполагает оплату таких услуг.

По степени централизации можно выделить такие способы ведения учета:

• вариант с полной централизацией;
• форму частичной централизации;
• контроль деятельности в отдельном сегменте – в сфере централизованных закупок ТМЦ;
• подготовку сводной отчетной информации – все подопечные организации самостоятельно ведут учет, формируют отчеты, подают их в головной орган, который составляет сводные данные для выявления общей эффективности деятельности компании.

Необходимость создания централизованной бухгалтерии

Письмо Минфина России от 19.082003 № 03-01-01/11-241 указывает на основную цель централизации учета в бюджетной сфере: необходимость минимизации расходов и повышения эффективности работы бухгалтерских служб. К перечню задач, решаемых усилиями ЦБ, можно отнести:

• увеличение степени достоверности учетных данных;
• возможность применять к разным случаям единую методологию;
• понижение уровня налоговых рисков;
• оперативную подготовку всех видов отчетности;
• обеспечение экономии фонда оплаты труда за счет сокращения общего штата финансовых сотрудников;
• уменьшение расходов на организацию учета на предприятии.

ВАЖНО! В Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о праве руководителя хозяйствующего субъекта самостоятельно принимать решение о том, как будет вестись учет в организации: своими силами, третьими лицами или специализированными компаниями на договорной основе (п. 3 ст. 7).

Обязанности централизованной бухгалтерии

Централизованные бухгалтерские органы должны в процессе реализации своей деятельности составлять и утверждать локальные нормативные акты в форме:

• приказов и распорядительной документации, визируемых руководителем;
• коллективного договора;
• положения об учетной политике и премировании сотрудников, системе оплаты труда, об охране руда;
• правил внутреннего распорядка.

Предназначение ЦБ – ведение налогового и бухгалтерского учета. Функциональные обязанности специалистов единого финансового органа дополнительно включают:

• подготовку отчетов;
• отражение всех операций в учете не только в стоимостном выражении, но и в натуральном;
• проверку первичной документации, контроль своевременности ее оформления и представления в бухгалтерию;
• мониторинг изменений в количественном и качественном составе ТМЦ;
• контроль использования трудовых ресурсов и управление финансовыми потоками предприятий;
• реализацию расчетов с контрагентами и сотрудниками, привлеченными для выполнения отдельных работ физическими лицами.

В область задач центральной бухгалтерии может входить подача отчетной документации в контролирующие органы и ведение управленческого учета, подготовка аналитических материалов, расчет смет доходов и расходов для частных и бюджетных организаций и проверка выполнения утвержденного бюджета. Работники ЦБ могут принимать участие в инвентаризациях и оказывать консультационные услуги. Отдельный сегмент работ – систематизация и организация хранения документации обслуживаемых предприятий.

Преимущества и недостатки

Положительными последствиями внедрения централизованной бухгалтерии могут стать:

• отсутствие необходимости содержать штат финансового, планового и бухгалтерского отделов;
• управленческие расходы сокращаются;
• реализация запланированных проектов и программ происходит в сжатые сроки;
• единый подход в выполнении разных задач бухгалтерского учета;
• контролирующие действия унифицированы;
• использование ресурсной базы предприятия происходит более эффективно благодаря двойной системе мониторинга: со стороны руководства компании и специалистов ЦБ;
• не надо тратить средства и время на организацию курсов повышения квалификации и спецоценку условий труда для бухгалтерской службы;
• риски хозяйственной деятельности минимизируются, так как уровень квалификационной подготовки всех специалистов ЦБ очень высокий.

К недостаткам можно отнести сокращение возможностей для руководителя в отношении расходования средств – централизованная бухгалтерия будет соотносить все виды трат с планом доходов и расходов на текущий год. Введение дополнительных обязанностей для сотрудников ЦБ возможно только при условии увеличения платы по договору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для бюджетной сферы прямые рычаги воздействия на перечень оказываемых услуг у предприятия-заказчика отсутствуют. Степень централизации учета определяется не обслуживаемой организацией, а главными распорядителями средств и органами местного самоуправления.

Как создать централизованную бухгалтерию

Создание централизованной бухгалтерии происходит в несколько этапов:

1. Выбор правовой формы новой структуры.
2. Регистрация организации.
3. Определение функционала финансового органа и его организационной структуры.
4. Составление образца типового договора на оказание бухгалтерских услуг.
5. Составление штатного расписания и подбор персонала.
6. Оформление прейскуранта услуг.

Правовая форма централизованной бухгалтерии

Единство бухгалтерского учета может быть достигнуто путем выделения структурного подразделения, специализирующегося на учете (бухгалтерском, налоговом, управленческом) и планировании или через создание отдельного юридического лица. В последнем случае ответственность за полноту учета возлагается на директора ЦБ. При варианте с выделением бухгалтерии в отдельное подразделение надо будет вносить в Устав изменения, добавлять в него дополнительный вид деятельности – оказание бухгалтерских услуг.

Организационная структура централизованной бухгалтерии

При разработке оптимальной организационной структуры единого органа необходимо предусмотреть:

1. Управление по подготовке отчетной документации (руководящий состав).
2. Планово-аналитический или экономический отдел.
3. Группа главных специалистов.
4. Расчетчики для начисления и учета расчетов с наемными работниками.
5. Учетчики.
6. Хозяйственное подразделение.

Типовой договор оказания услуг

Форма договора может быть разработана для оказания услуг на безвозмездной или возмездной основах. В документе надо прописать:

• функции ЦБ;
• права и обязанности сторон соглашения;
• меры ответственности за конкретные виды нарушений;
• указание лиц с правом подписи бухгалтерской документации;
• сроки предоставления в бухгалтерию первичных документов и их обработки;
• правила документооборота;
• особенности организации хранения документов и порядок работы с архивом.

Штатное расписание и персонал

В соответствии с разработанной организационной структурой бухгалтерской службы составляется ее штатное расписание. На вакантные должности подбираются высококвалифицированные специалисты общего направления деятельности и узкой специализации. Выбор работников надо организовывать на конкурсных условиях с возможностью перевода (полного или частичного) персонала дочерних структур в ЦБ. Численность штата рассчитывается с учетом предполагаемых трудозатрат в каждом сегменте учета.

Централизация бухгалтерского учета – оптимальное решение для бюджетных организаций и крупных частных предприятий. Создание такого органа позволяет высвободить дополнительные денежные ресурсы и снизить налоговые риски.

Бухгалтерия

Бухгалтерия — это штатно — структурное подразделение организации, предназначенное для сбора данных об имуществе и обязательствах предприятия.

Основные задачи, стоящие перед бухгалтерской службой организации

Основные задачи, стоящие перед бухгалтерской службой организации заключаются в следующем:

• формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности — руководителям, учредителям и собственникам имущества организации, а также внешним — инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

• обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

• предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Организационная структура бухгалтерии

Структура бухгалтерской службы зависит от вида деятельности, размеров организации и т.д.

В современных условиях сложились три основных типа организации структуры бухгалтерской службы: линейная (иерархическая), вертикальная (линейно-штабная) и функциональная (комбинированная).

При линейной (иерархической) организации структуры бухгалтерии все работники бухгалтерии получают задания и отчитываются непосредственно перед главным бухгалтером. Такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях.

При вертикальной (линейно-штабной) организации аппарата бухгалтерии создаются промежуточные звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Работники бухгалтерии получают задания от старших бухгалтеров соответствующих звеньев управления и отчитываются непосредственно перед старшими бухгалтерами.

Данная модель структуры бухгалтерии применяется в средних и крупных организациях. При этом в структуре бухгалтерии могут создаваться отделы:

• расчетный, который осуществляет учет расчетов с персоналом по оплате труда, органами социального страхования, поставщиками, покупателями и заказчиками и др.;

• материальный, который ведет учет поступления и расходования материально-производственных запасов;

• кассовый, который учитывает кассовые операции, операции по счетам в банках;

• производственный, который осуществляет учет затрат и выпуск продукции, калькулирует себестоимость продукции, составляет отчетность о затратах и выпуске продукции;

• учета готовой продукции, который осуществляет учет готовой продукции на складах и ее реализации;

• налогообложения, который ведет учет налоговых платежей и составляет налоговые декларации;

• общий, который осуществляет остальные операции и отражает их в Главной книге, составляет бухгалтерскую и статистическую отчетность.

В крупных организациях кроме перечисленных отделов могут выделяться отделы учета капитальных вложений, учета основных средств и др. Кроме того, в структуру бухгалтерии могут быть включены секторы внутреннего аудита, управленческого учета, налогового учета.

При функциональной (комбинированной) организации специальные структурные подразделения бухгалтерии создаются по участкам учетной работы, которые выполняют замкнутый цикл работ.

Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетенции.

Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в крупных организациях и организациях, в которых созданы центры ответственности на базе организации внутрихозяйственных финансово-экономических отношений.

При использовании любого типа организации структуры бухгалтерии только хорошо налаженные взаимоотношения с другими службами и подразделениями дают возможность получать необходимую информацию для управления и обеспечения контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью организации.

При необходимости (большом объеме работ) в штат бухгалтерии может вводиться должность заместителя главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимодействие главного бухгалтера с работниками и их группами.

При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который руководит бухгалтерией.

Варианты организации бухгалтерии

В зависимости от уровня сосредоточения учетных функций в бухгалтерской службе организации различают централизованный и децентрализованный варианты организации бухгалтерского дела.

При централизации учетного процесса аппарат бухгалтерской службы сосредоточен в главной бухгалтерии, где ведется синтетический и аналитический учет на основании первичных и сводных документов, поступающих из подразделений организации.

В самих подразделениях происходит лишь первичная регистрация фактов хозяйственной деятельности.

В случае децентрализации учетного процесса персонал бухгалтерской службы рассредоточен по производственным подразделениям организации, где ведется аналитический и синтетический учет, составляются отдельные балансы и отчетность цехов, филиалов, структурных подразделений.

Главная бухгалтерия в этом случае сводит балансы подразделений, выполняет консолидацию баланса и отчетности по организации, контролирует постановку учета в подразделениях организации.

Об утверждении Типового положения о централизованных бухгалтериях бюджетных учреждении СССР системы Министерства просвещения

МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ СССР

ПРИКАЗ

от 8 октября 1980 года N 134

Об утверждении Типового положения о централизованных бухгалтериях
бюджетных учреждении СССР системы Министерства просвещения

(извлечения)

Во исполнение постановления Совета Министров СССР от 24 января 1980 года N 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов» и в целях дальнейшего организационного укрепления централизованных бухгалтерий
приказываю:

1. Утвердить согласованное с Министерством финансов СССР Типовое положение о централизованных бухгалтериях бюджетных учреждений системы Министерства просвещения СССР.

2. Министерствам просвещения союзных республик до 1 апреля 1981 года разработать в соответствии с настоящим Типовым положением и утвердить по согласованию с министерством финансов республики Положение о централизованных бухгалтериях применительно к особенностям и специфике деятельности учреждений и органов народного образования республики.

Министр
М.А.Прокофьев

СОГЛАСОВАНО
с Министерством финансов СССР
Заместитель министра
В.В.Деменцев
29 сентября 1980 года N 41-05

УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства
просвещения СССР
от 8 октября 1980 года N 134

Типовое положение о централизованных бухгалтериях бюджетных учреждений системы Министерства просвещения СССР

1. Общие положения

1.1. Централизованные бухгалтерии являются прогрессивной формой организации бухгалтерского учета исполнения смет расходов бюджетных учреждений на основе централизации учетных работ, применения современной вычислительной техники, внедрения прогрессивных форм и методов учета и усиления его контрольных функций.
Централизованные бухгалтерии системы Министерства просвещения СССР способствуют наиболее эффективному и рациональному использованию государственных средств, выделяемых на народное образование, укреплению материально-технической базы обслуживаемых учреждений, оснащению их современными техническими средствами обучения, а также созданию необходимых условий для организации учебно-воспитательного процесса.
_______________
В дальнейшем централизованные бухгалтерии системы Министерства просвещения СССР будут именоваться «централизованные бухгалтерии».

1.2. Централизованные бухгалтерии организуются в порядке, установленном советами министров союзных республик. В соответствии с настоящим типовым положением министерства просвещения союзных республик разрабатывают и утверждают по согласованию с министерствами финансов союзных республик положение о централизованных бухгалтериях с учетом особенностей и специфики деятельности учреждений и органов просвещения данной республики.

1.3. Централизованные бухгалтерии организуются как самостоятельные структурные подразделения, как правило, при главных распорядителях кредитов — министерствах просвещения союзных республик, министерствах просвещения АССР, краевых, областных, окружных, городских, районных отделах народного образования. При территориальной отдаленности учреждений от местонахождения главного распорядителя кредитов, а также в тех случаях, когда это является целесообразным, допускается организация централизованной бухгалтерии при нижестоящих распорядителях кредитов.
Расходы на содержание централизованных бухгалтерий обслуживающих учреждений, которые состоят на союзном и республиканском бюджетах союзных республик, относятся на раздел N 200, § 76, а состоящие на республиканских бюджетах автономных республик и на местных бюджетах — на раздел N 200, глава 75, § 76.

1.4. Централизованные бухгалтерии ведут бухгалтерский учет исполнения смет расходов обслуживаемых учреждений и организаций, в том числе и учреждений, при которых они организованы, а также учет операций, связанных с финансированием подведомственных учреждений и ведущих бухгалтерский учет самостоятельно.
Бухгалтерский учет в централизованных бухгалтериях ведется по двойной системе в соответствии с инструкциями и методическими указаниями Министерства финансов СССР и Министерства просвещения СССР.

1.5. При централизации бухгалтерского учета существующие самостоятельные бухгалтерии в обслуживаемых учреждениях упраздняются, а их бюджетные (текущие) счета закрываются.

1.6. В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые ордера и платежные (расчетно-платежные) ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы (распорядительные надписи) подписываются руководителем органа народного образования, при котором создана централизованная бухгалтерия, или другими лицами, им для этого уполномоченными, и главным бухгалтером или его заместителем. Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, подписываются соответствующими руководителями учреждений и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями.
Документы без подписи главного (старшего) бухгалтера или его заместителя считаются недействительными и не принимаются к исполнению.
Приходные кассовые ордера действительны при наличии подписи главного (старшего) бухгалтера или его заместителя или кассира.

1.7. При централизации бухгалтерского учета за руководителями обслуживаемых учреждений сохраняются права распорядителей кредитов:
заключать договоры на поставку товаров и оказание услуг и трудовые соглашения на выполнение работ, которые должны в обязательном порядке визироваться главным бухгалтером централизованной бухгалтерии;
поручать в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды и разрешать выдачу авансов своим сотрудникам;
разрешать оплату расходов за счет ассигнований, предусмотренных сметой;
расходовать в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды учреждения;
утверждать авансовые отчеты подотчетных лиц, документы по инвентаризации, акты на списание пришедших в негодность основных фондов (средств) и других материальных ценностей в соответствии с действующими положениями;
разрешать другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

2. Структура и штаты централизованных бухгалтерий

2.1. Штаты централизованных бухгалтерий устанавливаются на основании Типовых штатов работников централизованных бухгалтерий, разработанных министерствами просвещения союзных республик, и утверждаются в порядке, установленном советами министров союзных республик.

2.2. В составе централизованных бухгалтерий могут организовываться примерно следующие группы: финансовая; материальная; учета расчетов с рабочими и служащими; учета расчетов с родителями за содержание детей в детских учреждениях.
В зависимости от объема работ финансовая группа может быть разделена на оперативно-финансовую и группу учета расчетных операций, а материальная — на группы учета основных средств, учета материальных ценностей и др.
Каждую группу возглавляет руководитель группы учета.

2.3. В крупных обслуживаемых учреждениях могут создаваться учетно-контрольные группы, входящие в состав централизованных бухгалтерий.
Эти группы обязаны обеспечить осуществление предварительного контроля, оформление всей первичной документации по бухгалтерскому учету операций данного учреждения, сохранность имущественно-материальных ценностей у материально-ответственных лиц и ряд других работ, предусмотренных распределением обязанностей работников централизованной бухгалтерии.

2.4. Механизированная обработка учетно-отчетной документации производится вычислительными установками ЦСУ СССР предприятий и организаций на договорных началах, ведомственными вычислительными установками или на вычислительных машинах, имеющихся в централизованных бухгалтериях.

2.5. В тех случаях, когда главный бухгалтер органа народного образования является одновременно главным бухгалтером централизованной бухгалтерии, централизованная бухгалтерия выполняет функции бухгалтерии органа народного образования.

2.6. Главные бухгалтеры централизованных бухгалтерий назначаются на должность и освобождаются от должности в порядке, установленном для назначения и освобождения руководителей органов народного образования по представлению этих руководителей и по согласованию с руководителем бухгалтерской службы вышестоящего органа народного образования.
Главные бухгалтеры централизованных бухгалтерий подчиняются непосредственно руководителям органов народного образования, при которых созданы централизованные бухгалтерии, а по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности — начальнику управления (отдела) бухгалтерского учета и отчетности (главному бухгалтеру) вышестоящего органа.

2.7. Работники централизованных бухгалтерий назначаются на должность и освобождаются от должности руководителями органов народного образования, при которых созданы централизованные бухгалтерии, по предоставлению главного бухгалтера этой бухгалтерии в установленном порядке.

3. Основные функции централизованных бухгалтерий

3.1. Централизованные бухгалтерии должны обеспечить:
правильную организацию исполнения смет расходов обслуживаемых учреждений;
проверку документов с точки зрения своевременности и правильности их оформления и законности совершаемых операций;
контроль за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с открытыми кредитами (ассигнованиями) и их целевым назначением по утвержденным сметам расходов по бюджету с учетом внесенных в них в установленном порядке изменений, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей;
своевременное финансирование учреждений, ведущих учет самостоятельно, а также контроль за исполнением ими смет расходов и правильной постановкой бухгалтерского учета и отчетности;
учет доходов и расходов по сметам специальных средств и учет операций по другим внебюджетным средствам;
начисление и выплату в срок заработной платы рабочим и служащим, стипендий учащимся учебных заведений;
своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения смет, с предприятиями, учреждениями и отдельными лицами;
участие в проведении инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей, своевременное и правильное выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете;
проведение инструктажа материально-ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении;
применение средств механизации для учета денежных средств, материальных ценностей, средств для расчетов и других операций;
составление и представление в установленные сроки бухгалтерской отчетности;
хранение бухгалтерских документов, регистров учета, смет расходов и расчетов к ним, а также других документов;
проведение в установленном порядке документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности в подведомственных учреждениях;
составление и согласование с руководителями обслуживаемых учреждений (при отсутствии плановых отделов или других аналогичных структурных частей) смет расходов и расчетов к ним.

4. Обязанности и права главных бухгалтеров централизованных бухгалтерий

4.1. Главный бухгалтер централизованной бухгалтерии в своей деятельности руководствуется Положением о главных бухгалтерах, утвержденным постановлением Совета Министров СССР.
Главный бухгалтер централизованной бухгалтерии, осуществляя организацию бухгалтерского учета на основе установленных правил его ведения, обязан обеспечить:
широкое исполнение современных средств механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета;
полный учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, а также своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением;
достоверный и точный учет исполнения смет расходов обслуживаемых учреждений в соответствии с установленными правилами;
правильное начисление и своевременное перечисление платежей в государственный бюджет и взносов на государственное социальное страхование;
участие в работе юридических служб по оформлению материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей и контроль за передачей в случае необходимости этих материалов в судебные и следственные органы, а при отсутствии юридических служб — непосредственное осуществление этих функций;
проверку организации бухгалтерского учета и отчетности в учреждениях, ведущих бухгалтерский учет самостоятельно, а также своевременный инструктаж работников по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа;
составление достоверной бухгалтерской отчетности на основе первичных документов и бухгалтерских записей, представление ее в установленные сроки соответствующим органам;
осуществление (совместно с другими подразделениями и службами) экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности обслуживаемых учреждений по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях экономного расходования государственных средств;
активное участие работников централизованной бухгалтерии в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение государственной дисциплины и укрепление режима экономии;
своевременное проведение совместно с другими подразделениями и службами в учреждениях, ведущих бухгалтерский учет самостоятельно, проверок и документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности и подготовку предложений по улучшению их работы;
сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в. установленном порядке в архив.

4.2. Главный бухгалтер централизованной бухгалтерии совместно с руководителем обслуживаемых учреждений обязан тщательно контролировать:
соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей;
правильность расходования фонда заработной платы, установления должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплин;
соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств;
взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины;
законность списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь.

4.3. Главный бухгалтер централизованной бухгалтерии обязан активно участвовать в подготовке мероприятий, предупреждающих образование недостач и незаконное расходование денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушения финансового и хозяйственного законодательства.
В случае обнаружения незаконных действий должностных лиц (приписки, использование средств не по назначению и другие нарушения и злоупотребления) главный бухгалтер докладывает об этом руководителю органа народного образования, при котором создана централизованная бухгалтерия, для принятия мер.

4.4. Главный бухгалтер устанавливает служебные обязанности для подчиненных ему работников с тем, чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и нес ответственность за их выполнение.
Работники обслуживаемых учреждений, занятые бухгалтерским учетом, по вопросам организации и ведения учета и отчетности подчиняются главному бухгалтеру.

4.5. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операции и представления в бухгалтерию или на вычислительную установку необходимых документов и сведений являются обязательными для всех обслуживаемых учреждений.

4.6. Главный бухгалтер централизованной бухгалтерии имеет право:
требовать от руководителей обслуживаемых учреждений принятия мер к повышению эффективности использования государственных средств, к усилению сохранности социалистической собственности, обеспечению правильной организации бухгалтерского учета и контроля;
проверять в обслуживаемых учреждениях соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;
подготавливать предложения о снижении размеров премий или лишения премии руководителей и работников обслуживаемых учреждений, не обеспечивающих выполнения установленных правил оформления первичной документации, ведения первичного учета и других требований по организации учета и контроля;
вносить предложения в соответствующие комитеты народного контроля о производстве денежных начетов на должностных лиц, причинивших своими неправильными действиями или нераспорядительностью материальный ущерб государству.

4.7. Органы народного образования и руководители обслуживаемых учреждений обязаны оказывать всемерное содействие главным бухгалтерам централизованных бухгалтерий в исполнении ими обязанностей и в исполнении прав, предусмотренных настоящим Положением.
Любые попытки преследования главного бухгалтера за исполнение этих обязанностей и использование прав должны решительно пресекаться, а виновные в этом лица — привлекаться к строгой ответственности.

5. Ответственность главных бухгалтеров централизованных бухгалтерий

5.1. Главный бухгалтер централизованной бухгалтерии несет ответственность в случаях:
неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились запущенность в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;
принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат установленному порядку приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей;
несвоевременной и неправильной выверки операций по бюджетным и текущим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;
нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь;
составления недостоверной бухгалтерской отчетности по вине бухгалтерии;
других нарушений положений и инструкций по организации бухгалтерского учета.

5.2. Главный бухгалтер централизованной бухгалтерии несет наравне с руководителем органа народного образования ответственность:
за нарушение правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;
за несвоевременное взыскание денежных начетов с должностных лиц на основе постановлений комитетов народного контроля;
за нарушение сроков представления месячных, квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим органам.

5.3. Дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность главных бухгалтеров централизованных бухгалтерий определяется в соответствии с действующим законодательством.
При этом дисциплинарное взыскание на главного бухгалтера централизованной бухгалтерии налагается в порядке подчиненности соответствующим вышестоящим органом управления.

6. Взаимоотношения централизованных бухгалтерий с обслуживаемыми учреждениями

6.1. Руководители учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, несут полную ответственность за законность совершаемых операций и правильность их оформления и обязаны своевременно передавать в централизованную бухгалтерию или на вычислительную установку необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (приказы, постановления, распоряжения, а также договоры, соглашения, сметы, нормативы и другие материалы).
За несвоевременное, недоброкачественное оформление и составление этих документов, задержку передачи их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за недостоверность содержащихся в документах данных, а также за составление документов, отражающих незаконные операции, ответственность несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы. Списки должностных лиц, на которых возлагается обязанность составления первичных документов и которым предоставляется право их подписи, согласовываются с главным бухгалтером.

6.2. Централизованная бухгалтерия представляет руководителям обслуживаемых учреждений необходимые им сведения об исполнении смет расходов в сроки, установленные централизованной бухгалтерией по согласованию с руководителями этих учреждений.

6.3. Работа централизованной бухгалтерии организуется по разработанным и согласованным с руководителями обслуживаемых учреждений графикам. В централизованной бухгалтерии составляется график представления обслуживаемыми учреждениями необходимых для бухгалтерского учета и контроля документов и график приема работниками централизованной бухгалтерии представителей обслуживаемых учреждений по служебным, а посетителей — по личным вопросам.

6.4. Организация работы в централизованной бухгалтерии должна обеспечить:
полное осуществление руководителями обслуживаемых учреждений — распорядителями кредитов — предоставленных им прав и возложенных на них обязанностей;
своевременную оплату счетов за приобретаемые товарно-материальные ценности и оказываемые услуги;
правильное сметное планирование и финансирование;
экономное расходование государственных средств.

6.5. Все поручения руководителей обслуживаемых учреждений, не нарушающие действующего законодательства, должны неукоснительно выполняться централизованными бухгалтериями.

6.6. Связь с централизованной бухгалтерией, кроме руководителей обслуживаемых учреждений, могут поддерживать их заместители, заведующие хозяйством, секретари, лаборанты, лица, на которых возложено заведование учебными кабинетами, учебно-опытными участками, и другие работники, назначенные ответственными за проведение отдельных мероприятий.
Централизованная бухгалтерия должна систематически проводить инструктаж работников обслуживаемых учреждений, имеющих контакт с бухгалтерией, в части правильного и четкого заполнения и оформления первичных документов и обеспечивать учреждения бланками трудовых соглашений, счетов на оплату работ, выполняемых за счет фонда заработной платы работников нештатного (несписочного) состава, актов на списание основных фондов (средств) и малоценных и быстроизнашивающихся предметов, книгами складского учета, инвентаризационными описями и другими документами.

6.7. Разногласия между главным бухгалтером централизованной бухгалтерии и обслуживаемыми учреждениями решаются руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия.

Электронный текст документа
подготовлен ЗАО «Кодекс» и сверен по:
Бюллетень нормативных актов
Министерства просвещения СССР
N 2, 1981 год

Централизованная бухгалтерия

Муниципальное казенное учреждение Ханты-Мансийского района «Централизованная бухгалтерия» (далее – Учреждение) переименовано из муниципального казенного учреждения Ханты-Мансийского района «Централизованная бухгалтерия по обслуживанию муниципальных образовательных учреждений Ханты-Мансийского района» в муниципальное казенное учреждение Ханты-Мансийского района «Централизованная бухгалтерия».

Полное наименование Учреждения: муниципальное казенное учреждение Ханты-Мансийского района «Централизованная бухгалтерия».

Сокращенное наименование: МКУ ХМР «ЦБ».

Учреждение является некоммерческой организацией.

Тип Учреждения – муниципальное казенное учреждение.

Учредителем и собственником имущества Учреждения является муниципальное образование Ханты-Мансийский район (далее – Учредитель).

Функции и полномочия Учредителя в отношении Учреждения осуществляют администрация Ханты-Мансийского района (далее – Администрация района) и департамент имущественных и земельных отношений администрации Ханты-Мансийского района (далее – Орган по управлению муниципальным имуществом) в порядке, установленном муниципальными правовыми актами Ханты-Мансийского района.

Учреждение является юридическим лицом с момента его государственной регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной регистрации.

Учреждение осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, иными нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Уставом ХантыМансийского района, муниципальными правовыми актами ХантыМансийского района, настоящим Уставом.

Учреждение отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении денежными средствами. При недостаточности указанных денежных средств субсидиарную ответственность по обязательствам Учреждения несет Администрация района.

Учреждение от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и неимущественные права, несет обязанности, самостоятельно выступает в суде в качестве истца и ответчика.

Учреждение имеет самостоятельный баланс и бюджетную смету.

Учреждение имеет печать с полным наименованием на русском языке, а также штампы и бланки со своим наименованием.

Место нахождения и адрес Учреждения: 628012, Российская Федерация, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ – Югра, город Ханты-Мансийск, улица Чехова, дом 68.

Учреждение создано без ограничения срока деятельности.

Учреждение находится в ведомственном подчинении Администрации района, которая осуществляет координацию его деятельности.

Бухгалтерия и бухгалтер: их роль в организации

А как у вас складываются отношения с бухгалтерией и бухгалтерами? Возможно, вы, как и многие IT-специалисты, с трудом находите с ними общий язык и, в результате, у вас регулярно возникают рабочие конфликты? Или вы, являясь подрядчиком, постоянно ощущаете со стороны главбуха неприязнь, а ваши счета почему-то оплачиваются в последнюю очередь? А, может, противоречивые требования руководства компании и главбуха ставят вас в тупик, как специалиста по внедрению программного продукта, и вы не понимаете, что с этим делать? Тогда эта статья — для вас.
Сегодня я решил поговорить о бухгалтерии, бухгалтере и его роли в организации. Предназначена она, в первую очередь, специалистам, занятым в сфере внедрения ERP, CRM, учетных систем (например, 1С) и других продуктов автоматизации бизнеса. И здесь я хочу поговорить о человеческом факторе и о правилах взаимодействия с бухгалтерией. Также уточню что в данной статье речь будет идти именно о компаниях сферы бизнеса, но не о государственных организациях.
Дело в том, что финансовые потоки, в том числе, утверждение договоров и оплату счетов в малом и среднем бизнесе очень часто держит в своих руках бухгалтер. Владелец (руководитель) бизнеса делегирует бухгалтерии полномочия, если дело касается всего, что связано с финансами. Причины очевидны – занятость руководителя, необходимость грамотного с точки зрения бухгалтерской и налоговой отчетности оформления документов, в конце концов, необходимость в непосредственном выполнении тех или иных действий, связанных с оплатой счетов. Все это оказывается в зоне ответственности бухгалтерии. И если вы не сумеете найти общий язык с бухгалтером, с подписанием документов и оплатой счетов гарантированно возникнут проблемы.
Кроме того, при внедрении любой учетной системы вы обязательно столкнетесь с первичной бухгалтерией. Вам необходимо будет разобраться, каким образом организована работа первичной документации в компании, и как происходит взаимодействие с бухгалтерией (получение документов для заказчиков, информации об оплате и т.д.). И здесь без доброжелательной помощи специалиста-бухгалтера вы рискуете получить массу сложностей, недопонимания, как следствие, переделок и доработок. И, само собой, недовольство заказчика.
Также эта статья может помочь сотрудникам компании, например, системным администраторам, сервисным инженерам или специалистам отдела продаж наладить правильные и эффективные взаимоотношения с бухгалтерией.
На любом предприятии существует два вида учета:

• Управленческий. Необходим для внутреннего контроля и принятия решений руководством организации. В качестве примера можно привести кадровые перестановки, решения о закупке оборудования, стратегическое планирование развития бизнеса и т.д.
• Регламентированный. Этот вид учета используется для отчетности перед государством. Сюда входит бухгалтерский, статистический и налоговый учет.

Что такое бухгалтерия?

Если вы начнете изучать справочники и документацию, определений бухгалтерии встретится много. Например, Википедия предлагает такое:
Бухгалтерия — штатно-структурное подразделение хозяйствующего субъекта, предназначенное для аккумулирования данных о его имуществе и обязательствах.
В учебниках вместо краткого, но сложного для восприятия текста, вы найдете целые главы, посвященные этому определению. Но для неспециалиста они также не вносят ясности.
На самом деле, отдел бухгалтерии отвечает за следующие направления:

• Бухгалтерский учет;
• Налоговый учет.

По сути, текущая деятельность бухгалтерии связана с правильным оформлением документов, отображающих все движения средств и активов. А конечная цель – это отчетность перед государством: налоговая, финансовая и статистическая.

Внутреннюю отчетность и управленческий учет возможно вести без бухгалтерских проводок, документов и отчетов определенного образца. В то время как отчетность перед государством жестко регламентирована. На это и нацелена основная функция любой бухгалтерии.

Из кого состоит отдел бухгалтерии

Здесь я не буду рассматривать отдельные подразделения, подчиненные бухгалтерии – финансовый и HR (кадровый) отдел. В разрезе проблематики работы с бухгалтерией эти отделы вызывают наименьшее число проблем.
Финансовый отдел занимается строго движением средств, и взаимодействие с ним редко вызывает вопросы. Часто разработчики и технические специалисты с ним вообще не пересекаются.
Отдел кадров, хоть и относится к бухгалтерии, но является, по сути, отдельным подразделением с собственными системами автоматизации учета и другими особенностями. HR скорее относится к управленческому учету.
Основной состав бухгалтерии делится на два разновесных субъекта:

1. Главный бухгалтер.
2. Рядовой состав бухгалтерии

Невозможно рассматривать работу любой бухгалтерии без учета главного бухгалтера. Более того, именно главбух является ключевой фигурой, так как несет личную ответственность за правильную и своевременно сданную государству отчетность.
От того, как главный бухгалтер понимает свою ответственность и определяет степень личного контроля за документооборотом, в том числе, первичным, напрямую зависят все особенности работы бухгалтерии и ее взаимодействие с другими подразделениями.
Рядовой состав бухгалтерии в вопросах организации работы и взаимодействия с различными специалистами задействуется только в качестве подчиненных, ведомых сотрудников. И особой роли для построения эффективного сотрудничества с бухгалтерией не играет.
Казалось бы, что и организация работы других подразделений строится подобным образом. На самом деле, это не совсем так. Например, в отделе продаж помимо ответственности руководителя за эффективность работы в целом, существует и персональная ответственность каждого менеджера за взаимодействие с клиентами. При этом здесь нет столь строгих правил и четко оговоренной ответственности руководителя подразделения. А потому допускается много больше инициативы, различных подходов к работе и т.д.
Важно понимать, что в среднем и малом бизнесе ответственность перед государством за деятельность предприятия, отчетность и оплату обязательных отчислений (налоговых и социальных) несут два человека – руководитель компании и главный бухгалтер. О руководителе мы поговорим позже, а сейчас остановимся на главном бухгалтере.

Главный бухгалтер

Итак, главный бухгалтер – это руководитель, на котором лежит ответственность не только перед руководством компании, но и перед государством. Исходя из этого, главные бухгалтера строят обычно работу на основе таких подходов:

1. Так как главный бухгалтер несет личную ответственность за отчетность, а отчетность формируется на основе первичных документов, которыми занимается отдел продаж, значит, главный бухгалтер имеет полное право контролировать работу отдела продаж и оказывать давление в случае, если с документами возникают сложности.
   Я лично видел крупные компании с большими оборотами и числом клиентов, где весь отдел продаж работает в 1С.Бухгалтерии. Без использования любых других программных систем или даже конфигураций 1С. Это означает, что бухгалтер настолько боится нарушений в документообороте, что сумел убедить руководство пользоваться только 1С.Бухгалтерией. Хотя для продаж и управленческой аналитики это далеко не лучшее решение.
2. Главный бухгалтер на какой-то из этапов работы с документами назначает своего человека, т.е. одного из бухгалтеров. И уже сотрудник бухгалтерии контролирует правильность текущего первичного документооборота.
   Например, коммерческое предложение и внутренние документы (резервирование товара, заказ клиента) создаются в отделе продаж с использованием любых удобных систем. Но счет-фактуру, расходные товарные, транспортные, налоговые документы, акты выполненных работ и другие подобные документы имеет право выписывать только сотрудник бухгалтерии.

Основной минус первого варианта – весь учет в компании концентрируется вокруг интересов бухгалтерского учета. Используются системы автоматизации, предназначенные, прежде всего, для бухгалтерии и отчетности перед государством. В итоге, компания теряет в управленческом учете.
В программах для бухучета нет разделения на «Лиды» и «клиентов», не предусмотрены документы типа «заказ поставщику», «запрос (заказ) покупателя» или «коммерческое предложение». В результате невозможно отслеживать все этапы работы с клиентами, невозможно формировать отчетность во многих важных для анализа эффективности работы отчетов и т.д.
Второй вариант также имеет свои недостатки:

1. Размывается ответственность. Бухгалтер, занятый выпиской определенных документов, часто не успевает за действиями менеджеров по продажам. В итоге, он просто «закрывает глаза» на то, что продавцы сами формируют и отправляют необходимую документацию. И тогда этот специалист оказывается «лишним звеном». Проверить всю документацию, которую ежедневно формирует целый штат продавцов один бухгалтер просто не в состоянии. И в случае ошибок, он оказывается «виноватым без вины». Руководство об этом догадывается. И выявить виновника сбоя и связанных с ним убытков становится крайне сложно.
2. Бюрократические проволочки и упущенная прибыль. Если бухгалтер проявляет ответственность, возникают задержки и сложности с отправкой покупателю счетов на оплату и других первичных документов. Клиент работал с отделом продаж или сервисным центром, и вдруг ему нужно ждать, пока бухгалтерия выпишет счет. А бухгалтер может оказаться загружен другими запросами и документами. Снижается скорость работы и уровень сервиса, т.е. компания теряет (упускает) прибыль.

Существует еще один вариант работы главного бухгалтера, который я считаю оптимальным: бухгалтерия не вмешивается в управленческий учет.
В этом случае бухгалтера занимаются исключительно бухгалтерскими документами (выписывают доверенности, контролируют правильность проведенных документов и наличие необходимых оригиналов с печатями и подписями). Т.е. бухгалтерия осуществляет общий контроль за той частью документооборота, которая требуется для отчетности, а также выписывать те документы, которые никто другой выписать не может.
В остальном управленческий учет и текущий документооборот не входят в сферу интересов и жесткого контроля со стороны бухгалтеров. Это позволяет наиболее гибко настроить системы автоматизации для различных подразделений, получить все преимущества качественного управленческого учета. И на сегодняшний день я не встречал лучшего решения для эффективной работы бизнеса.

Причины разных подходов

Понятно, что выбор вариантов документооборота зависит от главного бухгалтера. Руководитель компании чаще всего самоустраняется от формирования процессов взаимодействия с бухгалтерией, так как считает, что это – зона ответственности специалистов по бухучету. Руководитель отдела продаж может пытаться оказать влияние на главбуха, но решение принимает не он.
Но выбор варианта реализации документооборота напрямую зависит от личности и степени профессионализма главного бухгалтера.
Если главный бухгалтер компании является настоящим специалистом в своем деле, он четко понимает цель работы компании, т.е. получение прибыли, и строит свою работу таким образом, чтобы помогать, а не мешать бизнесу.
На самом деле, даже не нужно быть бухгалтером, чтобы понимать – всю первичную документацию проконтролировать невозможно. За исключением случая, когда выпиской этих документов занимаются только бухгалтера. Но этот путь снижает качество и конкурентоспособность бизнеса либо «раздувает» штат бухгалтерии до нерентабельных размеров. А на это уже не пойдет ни один разумный руководитель. Много проще автоматизировать обмен данными между системами и контролировать документооборот на уровне отчетов и выборочных проверок наиболее важных документов.
Также стоит понимать, что многие бухгалтера, даже будучи вполне опытными специалистами, стремятся «завязать» на себя как можно больше процессов, чтобы стать в компании незаменимыми. Это нормальное и вполне понятное человеческое желание – обезопасить свое будущее и стабильно высокий доход. И здесь важно, чтобы подобные желания не выходили за разумные пределы.

Почему так сложно быть главбухом

Одна из самых больших проблем главных бухгалтеров, приводящая к сложностям во взаимодействии с ними, в том числе, при автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, это несоответствие ответственности главного бухгалтера и его заработной платы.
Например, руководитель отдела продаж получает ставку плюс определенный процент, и несет ответственность за возможные ошибки в работе только перед руководством компании. Руководитель бизнеса также получает определенную прибыль в зависимости от успехов компании. Главный бухгалтер получает только ставку (иногда с фиксированной премией) без «плавающей» составляющей вообще, а отвечает за возможные ошибки не только перед руководством, но и перед государством.
Исходя из этого фактора и нужно строить взаимоотношения с главным бухгалтером. Помните об их ответственности и относитесь к попыткам «перестраховываться» с пониманием.

Причины проблем взаимодействия с бухгалтерией

1. Низкая квалификация бухгалтеров. Сегодня нередко можно увидеть в компании главбуха, который едва владеет основами бухгалтерского учета. Как ни парадоксально, но эту должность может занимать даже человек без высшего образования, просто по окончании бухгалтерских курсов. Основная причина таких управленческих решений – руководитель выбирает бухгалтера «под себя». Нашим бизнесменам важнее не квалификация бухгалтера, а возможность ему доверять.
2. Низкая квалификация руководителя и сотрудников компании. Отсутствие базовых знаний в области бухгалтерского учета у руководящего состава приводит к тому, что и сотрудников не особо стремятся обучить первичной бухгалтерии. Впрочем, многие сотрудники и сами не особо интересуются этой областью знаний. В итоге, бухгалтер часто вынужден забирать оформление всей «первички» в свои руки, так как иначе при составлении документов будут допускаться регулярные грубые ошибки.
3. Высокие нагрузки и ответственность бухгалтеров, несоизмеримые с зарплатой. Компания развивается, продажи растут, количество документов и отчетов также. А зарплата бухгалтеров остается на одном уровне. Даже премиальные редко распространяются на это подразделение. Естественно, что с одной стороны, бухгалтер будет перестраховываться, чтобы защитить себя от ошибок. Интересы компании для него будут вторичны. С другой стороны, из-за высокой загруженности оформление первичной документации и оплата счетов будут откладываться «на последнюю очередь». Отчеты для бухгалтера – на первом месте.

Рекомендации для специалистов по внедрению и автоматизации

Исходить в общении с главным бухгалтером компании необходимо из перечисленных выше проблем и понимания огромной ответственности специалиста. При этом есть простые рекомендации, которые помогут найти общий язык тем, кто по тем или иным причинам вынужден взаимодействовать с бухгалтерией в процессе автоматизации бизнес-процессов, внедрения нового ПО, сервисного обслуживания и т.д.

1. Почитайте хотя бы немного о бухгалтерском учете. Не поленитесь полистать учебники и разобраться хотя бы в основах. А если вы занимаетесь программным обеспечением в том числе для бухгалтеров на постоянной основе, можно даже окончить курсы бухгалтеров. Это поможет вам говорить с ними на одном языке: вы будете понимать их проблемы, они – предлагаемые вами решения.
2. Постарайтесь свести время консультаций с бухгалтерами к минимуму. Помните об их высокой загруженности, а также о том, что за консультации им никто не доплачивает. Если вы обладаете базовыми знаниями бухучета, изучите работу компании на уровне документов и консультаций с сотрудниками того же отдела продаж, и только потом придете в бухгалтерию за финальными консультациями и согласованиями, вам будут благодарны.

И самое главное, помните: бухгалтерский учет и документооборот в компании выстраивает главный бухгалтер. От его личности зависят особенности самой структуры. А от того, насколько вы сумеете найти с этим человеком общий язык, успех вашего сотрудничества с компанией в целом.