Учет денежных документов

Учет денежных документов в 1С: Бухгалтерии

Многие организации используют различные виды денежных документов. Но не все бухгалтеры правильно оформляют операции поступления и выбытия. В плане счетов для аналитического учета предусмотрен субсчет 50.03 «Денежные документы». Каждый документ отражается в соответствии с видом и статьей расходов на приобретение. Ведение учета операций в 1С: Бухгалтерии 8 редакции 3.0 имеет несколько особенностей.

Денежные документы подразделяют на несколько категорий:

  • оплаченные ж/д, авиабилеты;
  • топливные талоны;
  • путевки, приобретенные для сотрудников;
  • почтовые, вексельные марки;
  • другие виды денежных документов, обладающие характерными отличительными признаками.

Перечень является открытым. При необходимости бухгалтер самостоятельно пополняет категории новыми видами документов.

Следует учитывать основные требования по работе. Прежде всего, должно быть обеспечено безопасное хранение в сейфе или кассе. Кроме того, выбранный порядок учета обязательно закрепляется учетной политикой.

Поступление отражается на дебете субсчета 50.03, а выбытие – по кредиту 50.03.

Отражение операций в 1С: Бухгалтерии на примере

В качестве примера можно рассмотреть оформление через 1С: Бухгалтерию покупки железнодорожных билетов.

Два билета на поездку по ж/д стоят 3000 рублей за единицу. В стоимость включен НДС. Расходы были произведены из кассы компании.

Следует учитывать, что НДС по таким расходам принимается к вычету только при наличии БСО (для железнодорожных и/или авиабилетов) или оформленного счета-фактуры. Сумма налога (НДС) должна быть указана отдельной строкой.

Регистрация покупок проводится через подраздел «Денежные документы» раздела меню «Банк и касса». Учет, как и для кассовых операций, ведется в количественной и стоимостной форме.

Поступление денежных документов

Оформление поступивших «ценных бумаг» производится по нескольким видам операций:

  • от поставщиков;
  • от подотчетных лиц;
  • прочие виды поступлений.

Вводится подробное наименование билета с указанием маршрута. Указывается полная стоимость.

Формируется проводка Дт 50.03 Кт 76.05

Затем оформляется оплата из кассы. Для этого используется форма «Выдача наличных» с видом операции «Прочий расход».

Проведение формирует проводку: Дт 76.05 Кт 50.01

Выдача командированному сотруднику оформляется через «Выдача денежных документов». Необходимо выбрать подходящую категорию из:

  • выдачи подотчетным лицам;
  • возвратов поставщикам;
  • прочей выдачи.

При возврате рассчитываются прибыли и убытки от этой операции. В случае выдачи подотчетному лицу:

Формируются проводки Дт 71.01 Кт 50.03

Возврат купленных билетов (с расчетами прибылей и убытков)

Один из билетов был возвращен РЖД с частичной потерей денежных средств. Операция оформляется «Выдачей денежных документов». Выбирается раздел выпадающего подменю «Возврат поставщику». Вкладка «Кому» относится к контрагенту «РЖД». Указывается счет учета.

Закладка «Денежные документы» обновляется. В появившемся поле «Сумма возврата» указывается 2400 руб.

Счета проводок выбираются в разделе подменю «Счета доходов и расходов». Указывается статья «Прочие внереализационные доходы (расходы)».

После проведения документа формируются проводки.

После возврата денежных средств со счета РЖД за неиспользованный билет формируется новое «Поступление наличных». Сумма составляет 2400 руб. Вид операции – «Прочий приход». Выбирается корреспондирующий счет 76-05.

Формируются проводки Дт 50.01 Кт 76.05

В отчете «Карточка счета» субсчета 76-05 по контрагенту «РЖД» можно проверить обороты.

Специализированная форма «Движение денежных документов» используется для анализа и выявления ошибок учета. Чтобы сформировать отчет, необходимо перейти в подраздел меню «Денежные документы».

Печатная форма выглядит следующим образом.

Учет каждого документа ведется на отдельном листе кассовой книги. В соответствии с методическими рекомендациями по применению и заполнению кассовой книги, утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н, обязательно проставляется особая метка «фондовый».

Записи по движению вносятся непосредственно после получения (выдачи) в журнал регистрации. Можно использовать типовую форму или разработанную самостоятельно. Журнал регистрации денежных документов должен иметь поля для подписей сотрудников, участвующих в документообороте.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

К денежным документам относятся маркированные конверты, почтовые марки, билеты и талоны

К денежным документам относятся почтовые марки, маркированные почтовые конверты, путевки, талоны на питание, билеты на транспорт.

Учет денежных документов ведется на счете 50 «Касса», субсчет 50.3 «Денежные документы». Приобретение денежных документов отражается по дебету счета 50.3. Счет по кредиту зависит от способа приобретения:

Д 50.3 К 60 – денежные документы приобретены у поставщика. Эта проводка означает возникновение задолженности перед поставщиком. Когда задолженность будет погашена, это надо будет отразить проводкой Д 60 К 51 (погасили с расчетного счета) или Д 60 К 50 (погасили наличными из кассы).

Д 50.3 К 71 — денежные документы приобретены подотчетным лицом.

Хранящиеся в кассе денежные документы могут выдаваться работникам предприятия с разными целями:

1. Для выполнения служебных поручений. Например, сотрудница канцелярии идет на почту для рассылки писем от имени компании, и ей выдаются из кассы почтовые марки. Либо сотрудник едет в командировку и ему в кассе выдают под отчет не деньги на покупку билета, а сам билет. В подобных случаях делается проводка Д 71 К 50.3 – денежные документы выданы под отчет. По выданным денежным документам подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет.

2. Для оказания материальной помощи или поощрения работника. Например, за особые трудовые достижения предприятие поощряет работника путевкой в санаторий. В этом случае делается проводка Д 73 К 50.3.

Как вести учет денежных документов

Денежные документы – особый вид материальных ценностей организации, учитываемый на активном счете 50.3. Бланки, на которых печатаются денежные документы, учитываются на забалансовом счете 006. Аналитический учет организуется по видам денежных документов. Денежные документы приобретаются за безналичный и наличный расчеты. Наличное приобретение можно осуществлять через подотчетных лиц. Отражение таких операций в документообороте организации на практике имеет ряд существенных нюансов, которые следует учитывать.

Какие документы относят к денежным

Денежные документы в организации относят к ТМЦ, поскольку они имеют стоимостной эквивалент и одновременно сопровождают движение денежных средств. Состав денежных документов законодательно определен Инструкцией по применению плана счетов №157-н от 01-12-10, п. 169. К ним относят:

  • марки;
  • санаторные путевки, туристические путевки оплаченные;
  • оплаченные талоны на ГСМ;
  • полученные извещения почты и др.

Кстати говоря! Пластиковые банковские карты не являются денежными документами организации. Выпущенная банком карта – его собственность. Учет корпоративных банковских карт ведется на забалансовом счете 002 (Методические указания Минфина №119-н от 28-12-01 п. 18).

Следует различать денежные документы и бланки строгой отчетности (БСО). В первом случае речь идет об уже осуществленных расчетах, подтверждением которых может стать бланк строгой отчетности, а во втором – о документах, которые имеют уникальные характеристики и могут в будущем подтверждать хозяйственные операции, расчеты. В то же время бланки строгой отчетности могут служить и другим целям.

Пример: оплаченные талоны на бензин – денежный документ. Бланки талонов на приобретение бензина – БСО. Бланк трудовой книжки (БСО) одновременно не является денежным документом.

Кроме того, к денежным документам организации не относят:

  • акции, выкупленные у акционеров (счет 81);
  • НМА (счет 04);
  • ценные бумаги (счет 58).

Денежные документы хранятся в кассе. К ним применяются те же правила, что и установлены для хранения наличности.

Учет денежных документов

Инструкция по применению плана счетов 157-н (п. 170) предусматривает оформление приходных и расходных операций с кассовыми документами с помощью кассовых ордеров, приходных и расходных. При этом на кассовых ордерах обязательна надпись «фондовый». Ордера по движению денежных документов регистрируются в журнале регистрации РКО и ПКО обособленно от аналогичных по движению наличности.

В кассовой книге для денежных документов также заполняются отдельные листы с пометкой «фондовый». Поступление денежных документов имеет место в случае поступления от контрагента или выявленного при инвентаризации излишка. Выбытие характеризуется расходными операциями через подотчетных лиц, списанием выявленных недостач и возвратом поставщику, если такое условие закреплено в договоре с ним, и др.

В журнале операций по прочим операциям (с использованием ф. 0504071 ) отражают на основании отчета кассира и первичной документации к нему все операции по движению денежных документов. Законом не запрещено и создание собственных журналов учета денежных документов с соблюдением в их форме всех необходимых реквизитов.

Типовые проводки по учету денежных документов могут быть такими:

  • Дт 50.3 Кт 60, 76 – получены денежные документы от поставщика, прочих контрагентов;
  • Дт 60, 76 Кт 51 – оплата денежных документов;
  • Дт 76 Кт 50.3 – продан денежный документ сотрудникам фирмы (путевка);
  • Дт 50.1 Кт 76 – работник оплатил путевку через кассу или Дт 91.2 Кт 50.3 – списаны денежные документы на расходы.

Проводки по учету денежных документов с участием подотчетных лиц рассмотрены подробно ниже.

НДС по приобретенным денежным документам следует учитывать на счете 19 только в случае, если сумма выделена в самом документе или в поступившем с ним счете-фактуре. В ином случае выделять НДС запрещено (письмо №03-07-11/01 Минфина от 10-01-13). Денежный документ приходуется на счет 50.3 по фактической стоимости его приобретения.

Денежные документы и подотчетные суммы

Приобретение денежных документов по безналичному расчету, как правило, не вызывает сложностей и вопросов у бухгалтера, в то время как операции подотчетных лиц с денежными документами имеют особенности, о которых важно помнить.

Рассмотрим пример. Пусть менеджер Сидоров А.А. получил распоряжение руководства о приобретении авиабилетов. Для этой цели под отчет ему выдано 27 тыс. руб. Билеты предназначены для работника Иванова И.И., которого фирма направила в командировку. Сидоров приобрел 2 билета: туда и обратно по цене, соответственно, 10 и 12 тыс. руб., включая НДС. Ставка НДС на авиабилеты — 10%. НДС выделен в билете.

Будут сделаны следующие проводки:

  • Дт 71 Кт 50.1 — 27000,00 руб. — выдано Сидорову А.А. в подотчет на приобретение билетов для Иванова И.И.
  • Дт 50.1 Кт 71 — 5000,00 руб. — Сидоров А.А. вернул в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы.
  • Дт 50-3 Кт 71 — 10000,00 руб.
  • Дт 50-3 Кт 71 — 12000,00 руб. — оприходованы приобретенные Сидоровым А.А. билеты.
  • Дт 71 Кт 50-3 — 22000, 00 — выданы билеты на поездку Иванову. И.И.

Сумма НДС по 1-му билету — 909,09 руб.
Сумма НДС по 2-му билету — 1090,91 руб.

Кстати говоря! Денежные документы, между хранением и использованием которых отсутствует временной интервал, не отражаются на счете 50.3, а сразу включаются в оправдательные по авансовому отчету. Например, использованный билет, приобретенный командированным сотрудником в кассе транспортного предприятия, не отражается на счете 50.3.

Обратите внимание, что в отношении талонов на ГСМ определение «денежные документы» применимо не всегда. Полученные от поставщика после предоплаты талоны должны иметь стоимостные показатели, а не натуральные, литровые. Лишь в этом случае они признаются денежными документами. Топливные карты, как еще один из вариантов приобретения топлива, денежными документами также признать проблематично, поскольку в них отсутствует стоимостной показатель.

Проводки для «денежных» талонов на ГСМ можно сделать такие:

  • Дт 60 Кт 51 — поставщику перечислен аванс.
  • Дт 50.3 Кт 60 — получены талоны.
  • Дт 71 Кт 50.3 — талоны выданы диспетчеру под отчет.
  • Дт 20 Кт 71 — диспетчер отчитался об использовании талонов. Автомобили работали в основном производстве.

Главное

Денежные документы – вид материальных ценностей, сопровождающий движение денежных средств. Учитываются на счете 50.3 по стоимости приобретения, хранятся в кассе, по правилам хранения наличных денежных средств. Движение денежных документов оформляется типовыми кассовыми документами, с пометкой на них «фондовый».
Понятия «денежные документы» и «бланки строгой отчетности» в широком смысле различны. Бланки строгой отчетности могут служить подтверждением уже оплаченных денежных документов, однако не все БСО могут являться денежными документами.

Денежные документы в бухгалтерском учете

Организация обязана обеспечить надежное хранение денежных документов, как правило, в кассе, и своевременную выдачу третьим лицам.

Приход и расход данного вида материальных ценностей оформляется соответствующим ордером и отметкой в кассовой книге со специальной пометой «фондовый». Операции с приходно-расходными ордерами подлежат обязательной регистрации в журнале организации. Аналитический учет ведется в зависимости от конкретного вида ДД по дебету/кредиту 50 счета «Касса» в коммерческих фирмах либо по счету 132 в бюджетных организациях.

Если по какой-то причине бухгалтер не отразил расход денежных документов, корректная картина приходно-расходной оценки финансового состояния юрлица искажается. Часто бывает так, что бухгалтер уволился, а руководство оказалось в сложной ситуации несводимых балансов. Требуются услуги по восстановлению бухгалтерского учета, причем чем раньше специалисты займутся коррекцией проводок и восстановлением журналов регистрации, кассовой книги, тем ниже финансовые риски.

При постоянной ежедневной работе с денежными документами важно формировать остатки на конец рабочего дня/смены, делать правильные проводки, подытоживать суммы операций. Важно, что учет по движению денежных документов и денежных средств ведется отдельно.

Внешний вид денежных документов регламентирован. Так, талоны на питание должны содержать сумму, индивидуальный номер, информацию о виде питания, штамп, подпись. На документах обязательно указывается срок действия.

Профессиональное сопровождение бухгалтерского учета предприятия включает данный вид работ. Каждая приходно-расходная операция, связанная с выдачей талонов, марок, карт и т.п., подтверждается документально, в том числе отчетами кассира. Учет ведется через журнал по прочим операциям.

Понятие «денежный документ», их виды, признаки

В процессе хозяйственной деятельности практически каждое предприятие сталкивается с использованием денежных документов. В связи с этим кассовые операции в организации могут быть связаны с оборотом не только наличных денежных средств, но и иных товарно-материальных ценностей.

Понятийная справка! Денежные документы – это документы, имеющие стоимостную оценку и относящиеся к материальным ценностям организации. Они хранятся в кассе предприятия и могу быть приобретены за наличный и безналичный расчет. За наличные денежные средства денежные документы приобретаются через подотчетное лицо.

Согласно утвержденного Плана счетов и инструкции по его применению, приказом №94н от 31.10.2000г. Министерством финансов РФ определен следующий перечень денежных документов:

  • марки для осуществления почтовых отправлений;
  • марки гос. пошлины;
  • вексельные марки;
  • билеты на проезд (авиа-, жд и др.)
  • другие денежные документы (путевки, талоны на питание, купоны на топливо и пр.)

Необходимо отметить тот факт, что список документов, которые относятся к денежным является открытым и может быть дополнен в случае необходимости.

Основными признаками денежных документов являются:

  • имеют стоимостную оценку;
  • относятся к товарно-материальным ценностям организации;
  • приобретаются организацией и хранятся в кассе, с соблюдением учета на специально отведенном счете;
  • использование денежных документов в хозяйственной деятельности должно быть экономически обоснованно и соответствовать цели организации.

Правила хранения денежных документов

Необходимым условием использования денежных документов в хозяйственной деятельности является обеспечение хранения данных документов в кассе предприятия. Данное правило определено разделом V Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации.

Правила хранения денежных документов соответствуют правилам хранения денежной наличности в кассе и регулируются нормативным документом Указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» N 3210-У» утвержденным председателем ЦБ РФ Набиуллиной Э.С. от 11 марта 2014 с изменениями от 19 июня 2017г.

За осуществление первичного учета ответственность возлагается на материально-ответственное лицо – кассир/старший кассир, главного бухгалтера, индивидуального предпринимателя, руководителя предприятия. С материально-ответственным лицом при поступлении на работу одновременно с заявлением заключается договор о полной материальной ответственности с администрацией предприятия. Договор печатается в двух экземплярах:

  • остается на предприятии;
  • забирает кассир.

Первичный учет кассовых операций в кассе ведет кассир или иной сотрудник из числа работников предприятия, с вменением ему должностных прав и обязанностей, с которыми он в свою очередь должен быть ознакомлен под роспись.

Данные взяты из статьи: «Бухгалтерский учет денежных средств в кассе».

В случае осуществления приходных операций по движению денежных документов в кассе оформляется приходный кассовый ордер. Если осуществляется выдача денежных документов кассовый работник оформляет расходный кассовый ордер. Важным моментом при оформлении ПКО и РКО на денежные документы является проставление отметки «Фондовый».
Регистрация ПКО и РКО по денежным документам осуществляется отдельно от ПКО и РКО по кассовым операциям.

Бухгалтерский учет денежных документов. Типовые проводки по счету 50 субсчет 3 «Денежные документы»

В Приказе об учетной политике главный бухгалтер может предусмотреть ведение 50 счета «Касса» по субсчетам. Синтетический учет ведется на счете 50 субсчет 3. Аналитический учет ведется по видам денежных документов.

Счет 50 субсчет 3 «Денежные документы» – на этом субсчете учитывается стоимость документов, подлежащих строгому учету: почтовые марки, марки арбитражного суда, проездные билеты, приобретенные впрок, выкупленные путевки в санатории и дома отдыха и др. документы.

Учет их движения ведется в отдельной кассовой книге, на листах которой должна стоять отметка «фондовый». Следовательно, составляется отдельный кассовый отчет. Синтетический учет также ведется в отдельных учетных регистрах, но в Главной книге и во 2-ом разделе актива баланса сумма денежных документов в остатке указывается вместе с кассовой наличностью.

Заполнение кассовой книги имеет свои особенности. Не подлежат заполнению строки книги «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня». Кроме того, для учета денежных документов, выданных третьим лицам нет утвержденной формы ведомости учета их движения. Данную форму с соблюдением п. 2 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете».

(в части отражения необходимых реквизитов документа) предприятию следует разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике.

Типовые проводки по счету 50 субсчет 3 «Денежные документы»

Содержание хозяйственных операций Первичные документы Корреспондирующие счета
Дебет Кредит
1 2 3 4 6
1 Приобретены проездные билеты впрок ПКО для денежных документов, бланк билета, в журнале регистрации денежных документов сделана соответствующая запись 50/3 71
2 Выданы в подотчет проездные билеты РКО для денежных документов, бланки билетов, в журнале регистрации денежных документов сделана соответствующая запись 71 50/3
3 Приобретены почтовые марки и марки арбитражного суда за наличный расчет ПКО для денежных документов, бланки марок, в журнале регистрации денежных документов сделана соответствующая запись 50/3 50/1
4 На общехозяйственные расходы списана стоимость марок РКО для денежных документов, бланки марок, в журнале регистрации денежных документов сделана соответствующая запись 26 50/3
5 Приобретены путевки в санаторий и дома отдыха ПКО для денежных документов, бланки путевок, в журнале регистрации денежных документов сделана соответствующая запись 50/3 69/1 (51)
6 Выданы путевки работникам предприятия, выкупленные ими за наличный расчет РКО для денежных документов, бланки путевок, в журнале регистрации денежных документов сделана соответствующая запись 73/3 50/3
7 Поступили в кассу деньги за выкупленные путевки ПКО 50/1 73/3

Практическое задание по теме: «Учет денежных документов»

Задание 1. Сотрудник предприятия ООО «Планета» Ильин А.А. по поручению руководства получил задание приобрести авиабилеты для работника Колотова А.С. Для этой цели Ильину А.А. было выдано в подотчет 20 000 руб. Он приобрел 2 авиабилета по цене 10 000 руб. каждый, в том числе НДС 10%. НДС выделен в авиабилете. Ставка НДС -10%. Приобретенные авиабилеты были выданы Колотову А.С. Составить необходимую корреспонденцию счетов.

  1. Д71 К50/1 – 20 000 руб. – выдано Ильину А.А. в подотчет для приобретения авиабилетов Колотову А.С.
  2. Д50/3 К71 – 20 000 руб. – оприходованы приобретенные авиабилеты для Колотова А.С.
  3. Д71 К50/3 – 20 000 руб. – выданы авиабилеты Колотову А.С.
  4. Д19 К71 – 2 000 руб. – принят к вычету НДС по приобретенным билетам.
  5. Д44 К71 – 18 000 руб. – стоимость авиабилетов отнесена на затраты на основании авансового отчета Колотова А.С.